Brugervejledning LP-modellens Kortlægningsundersøgelse T1 og T2
Indholdsfortegnelse Brugervejledningens opbygning... 3 1. Vejledning til T1 skoler, der kortlægger for første gang... 3 A. Kortlægningsundersøgelsen LP-modellen (T1 og T2)... 3 A.1 Hvem skal deltage?... 3 B. LP-Koordinatorens opgaver (T1)... 3 C. Oprettelse og Administration af brugernavne... 4 C.1 Hvordan oprettes brugernavne til en klasse? (+brugernavn for klasselærere) (T1)... 4 C.2 Hvordan oprettes brugernavne til skolelederen, lærere og pædagoger? (T1)... 9 C.3 Hvordan henter/downloader man brugerliste? (T1)... 13 C.4 Hvordan distribuerer man brugernavne? Flettebrevsfunktionen (T1 og T2)... 14 C.5 Hvordan slettes et brugernavn (T1 og T2)... 18 C.6 Hvordan slettes en klasse (T1 og T2)... 19 2. Vejledning til T2 skoler, der kortlægger for anden gang... 21 A. LP-Koordinatorens opgaver (T2)... 21 B. Oprettelse og administration af brugernavne... 21 B.1 Hvordan oprettes brugernavne til nye lærere/pædagoger? (T2)... 21 B.2 Hvordan oprettes nye klasser 0. til 5. klasse (T2)... 24 B.3 Hvordan opretter man nye sammenlagte klasser? (T2)... 27 B.4 Hvordan flytter man eksisterende brugere til nye klasser? (T2)... 27 B.5 Hvordan ændrer man navne på eksisterende klasser? (T2)... 31 B.6 Hvordan henter/downloader man ny brugerliste? (T2)... 33 3. Rapportering læsning og tolkning af resultaterne... 36 4. Kontaktpersoner... 36 2
Brugervejledningens opbygning Denne brugervejledning er inddelt i to hovedafsnit afsnit 1, som fortrinsvist er for T1-skoler, dvs. skoler som kortlægger for første gang, og afsnit 2, som fortrinsvist er for T2-skoler, dvs. skoler som kortlægger for anden gang. Der vil efter de enkelte afsnit være angivet i parentes T1 eller T2 eller begge, alt efter afsnittets relevans for skolerne. Afsnit 3 og 4 er for alle skoler. 1. Vejledning til T1 skoler, der kortlægger for første gang A. Kortlægningsundersøgelsen LP-modellen (T1 og T2) Kortlægningsundersøgelser til evaluering af LP-modellen foretages altid i tidsrummet 15. oktober til 15. december, i det år skolen starter (kaldes T1), og den gentages i samme periode 2 år senere (kaldes T2). Databasen er således åben for registrering (oprettelser af brugere og besvarelser) i 8 uger. Skolens leder modtager koderne til kortlægning i en e-mail på åbningsdagen A.1 Hvem skal deltage? Alle elever fra 0. til 10. klassetrin deltager i undersøgelsen. Klasselærere for elever på disse klassetrin skal svare på nogle spørgsmål om hver enkelt elev Alle lærere, pædagoger og skolelederen på skolen skal svare på spørgsmål om skolen og om egen undervisning og forhold på skolen. Klasselærerne skal huske at have fraværslister klar, idet de skal svare på spørgsmål om elevernes fravær fra sommerferien og frem til tidspunktet for skemabesvarelsen. Fra 7. 10. klassetrin gælder desuden, at sidst angivne karakterer i fagene dansk (skriftlig), matematik og engelsk (skriftlig) indgår i kortlægningen. Det er skolens leder, der beslutter om kortlægningen skal gennemføres. B. LP-Koordinatorens opgaver (T1) Det er LP-koordinatorens opgave at gå ind på www.lp-modellen.dk, logge ind i skolerummet og via menupunktet kortlægning/adgang til undersøgelsen registrere deltagerne. Det indebærer registrering af de enkelte klasser på skolen, samt angivelse af antallet af elever i hver klasse (se c.1), og desuden registrering af det samlede antal lærere og pædagoger (se c.2). Når dette er registreret, skal LP-koordinatoren downloade brugerlisten (se c.3) for at koble brugernavne til elever og lærere og pædagoger. I brugerlisten skal eleven kobles til et unikt, individuelt brugernavn. Når eleven skal besvare spørgsmålene til kortlægningen, registrerer han/hun sig med sit eget brugernavn og forbliver på denne måde anonym. På samme måde som med eleverne skal koordinatoren koble skoleledernavn, lærernavn og pædagognavn sammen med brugernavn. Vær opmærksom på at skolelederen samt alle lærere og pædagoger skal kobles til et brugernavn (se c.1). Desuden skal klasselærere kobles til unikke brugernavne for hver enkelt elev i klassen i 3
forbindelse med spørgsmål angående denne elev. (se c.2). Det er vigtigt, at brugerlisten med information om kobling af navn og brugernavn kun findes på skolen og ikke er tilgængelig i selve systemet. Denne information skal arkiveres på skolen både på papir og elektronisk. Det er afgørende, at der udenfor systemet bliver foretaget en registrering af navn på alle elever, lærere og pædagoger, der skal være med i kortlægningen. Brugerlistens formål er at give mulighed for dette. I brugerlisten skal navnene på alle elever, lærere og pædagoger kobles til individuelle brugernavne. Det er LP-koordinatorens opgave at oprette og administrere brugerlisten, hvori navnene på den enkelte elev, lærer, pædagog og skolelederen knyttes til hvert deres unikke brugernavn. Alle, som er deltagere på den enkelte skole, får derved deres eget brugernavn. Brugerlisten betyder, at forskerne dermed ikke har adgang til navnene på de, der deltager, hvilket gør kortlægningen anonym netop anonymiteten er en vigtig faktor i digitale undersøgelser, og LP-modellens kortlægninger lever op til Datatilsynets henvisninger til cirkulære om persondataloven. LP-koordinatoren skal være særligt opmærksom på administrationen af brugerlisten, når skolelederen, elever, lærere, og pædagoger er koblet til deres individuelle brugernavne. Det er væsentligt, at denne kobling mellem skolelederen, den enkelte elev, lærer eller pædagog og det tilknyttede brugernavn forbliver intakt, og derfor skal brugerlister med navn og brugernavn arkiveres på skolen. Dette er vigtigt af flere grunde For det første vil det gøre det muligt for både lærere/pædagoger eller elever at trække sig ud af kortlægningen, efter at de har svaret på spørgsmålene. For det andet vil disse lister med navn på lærere, pædagoger og elever samt brugernavn være afgørende i den næste kortlægningsundersøgelse. For det tredje skal skolerne kunne se, hvordan de har udviklet sig. For det fjerde skal den enkelte lærer, pædagog og elev have det samme brugernavn på begge kortlægningsundersøgelsestidspunkter. Nye elever i næste undersøgelse vil få deres egne brugernavne. C. Oprettelse og Administration af brugernavne For at sikre, at alle deltageres besvarelse registreres individuelt, skal alle deltagere have et unikt brugernavn tilkoblet. Oprettelse af brugernavne foregår digitalt via koordinatorrummet under menupunktet Kortlægningsundersøgelse. C.1 Hvordan oprettes brugernavne til en klasse? (+brugernavn for klasselærere) (T1) For at oprette brugernavne til en klasse, skal du have følgende oplysninger: Klassens trin, navn samt antallet af elever med underskrevet samtykkeerklæring (hvis man har valgt at indhente disse). Det er vigtigt at skelne mellem det egentlige antal af elever i klassen, og antallet af elever med samtykkeerklæring. Ved oprettelse af brugernavne til elever, oprettes der desuden et brugernavn til klasselærere for hver enkelt elev. Klasselærere har altså et unikt brugernavn for hver elev i deres klasse. 4
Når du har logget ind med tilsendte brugernavn og adgangskode, dukker følgende billede op: Du vil kunne se en oversigt over klasserne i vinduet til højre, når du har oprettet dem. Klik på Indtast klasse Følgende billede dukker op: 5
1. Vælg trin i rullemenuen klassetrin 2. Indtast klassenavn f.eks. a eller b 3. Klik på Gem Billedet ændrer sig og ser sådan ud: 6
Klik på opret Billedet ændrer sig og ser sådan ud: 7
Indtast antallet af elever og klik på ok. Hvis du har oprettet 5 elever, vil listen se ud som billedet herunder: 8
Bemærk! Nu er der oprettet brugernavn for både elever og klasselærere. Når klasselæreren skal svare på spørgsmål vedrørende en elev, er det vigtigt, at hun/han bruger klasselærerbrugernavnet, som hører til eleven. Bemærk, at eleven og klasselæreren har den samme talkombination i brugernavnet. Det er kun det første bogstav, som skiller brugernavn for elev fra brugernavn for klasselærer, E for elever og K for klasselærere. Klik på Tilbage for at gå tilbage til listen med klasser. C.2 Hvordan oprettes brugernavne til skolelederen, lærere og pædagoger? (T1) Alle lærere og pædagoger samt skolelederen på skolen skal svare på spørgsmål om skolen og om egen undervisning. Du skal registrere antallet af lærere og pædagoger og skolelederen. Disse lærere må ikke forveksles med klasselærere. Brugernavne for klasselærere blev jo oprettet sammen med brugernavne for elever (se c.1). Klik dig tilbage til startbilledet (eller log ind igen): 9
Klik på Rediger 10
Følgende billede dukker op: Klik på Opret Billedet ændrer sig og ser sådan ud: 11
1. Indtast antallet af lærere og pædagoger under Opret antal 2. Klik på Ok 3. Klik på Tilbage På forsiden kan du så se, hvor mange lærere/pædagoger du har oprettet (inviteret). 12
C.3 Hvordan henter/downloader man brugerliste? (T1) Brugerlisten er en excel fil, hvori alle brugernavne på lærere/pædagoger/skoleleder og elever/klasselærere stå oplistet. Det er den fil, som koordinatoren skal bruge til at koble brugernavne sammen med rigtige navne. Vigtigt! Hvis du tidligere har hentet/downloadet brugerlisten og er begyndt at koble brugernavne sammen med navne, eller at eleverne/lærerne/pædagogerne/skolelederen er begyndt at svare, er det vigtigt at du IKKE overskriver denne liste. Det vil altså sige, at hvis du får brug for at oprette flere brugere undervejs, skal du gemme brugerlisten som en NY fil! Dette er vigtigt på baggrund af det unikke forhold mellem den enkelte deltager og dennes brugernavn. Ændres dette kan der ikke drages sammenligninger mellem kortlægningsundersøgelserne. Klik på Brugerlister i vinduet nederst til højre 13
Du får følgende dialogboks: Klik på Gem (OBS: Hvis du bruger en anden browser end Internet Explorer ser dialogboksen måske anderledes ud.) Klik dig frem til den mappe, hvor du vil gemme brugerlisten. HUSK, at denne liste skal bruges igen til næste kortlægningsundersøgelse, så det er vigtigt, at den er tilgængelig, selv om din computer bliver skiftet, eller en anden person overtager rollen som LP-koordinator. 1. Giv filen et mere logisk navn 2. Klik på Gem 3. Åbn filen igen 4. Indskriv navn på elever/klasselærer og lærere/pædagoger. 5. Gem filen C.4 Hvordan distribuerer man brugernavne? Flettebrevsfunktionen (T1 og T2) Når du er færdig med at oprette alle brugere, og har koblet dem med navne i brugerlisten (excelfilen), skal du gå til startsiden på kortlægningsportalen: 14
Her vil du se, at knappen flettebrev vises både under Registrering af lærer/pædagoger og under Registrering af klasser (elever og klasselærere). Flettebrevene ser således ud (elev/klasselærer): For elever/klasselærere kan man øverst se et brevhoved, som indeholder et ID-nummer (det samme som brugernavnet blot uden forbogstav), samt identifikation af, om koden tilhører en elev eller en klasselærer se hvor krydset står. For lærerne/pædagogerne er der intet brevhoved, men brugernavnet står i brevet. Brevene indeholder altså både brugernavnet til eleven/klasselæreren eller læreren/pædagogen og en instruktion til, hvordan de skal gøre for at komme til kortlægningsundersøgelsen. Når du laver flettebreve for eleverne, genereres der et elevbrev for hver elev i klassen samt et klasselærerbrev til klasselæreren for hver elev i klassen. Det vil altså sige, at hvis klassen har 20 15
elever, udskrives der 40 flettebreve i alt de 20 til eleverne og resten 20 til klasselæreren, idet hun/han skal bruge en unik kode for hver elev. Knappen flettebrev vises flere steder i kortlægningsportalen, og det betyder, at der er flere muligheder for at udskrive flettebreve. Der er følgende muligheder: 1. Udskriv flettebreve for alle på en gang Klik på fra startsiden af kortlægningsportalen enten under Registrering af lærere/pædagoger eller under Registrering af klasser (elever og klasselærere). Vær opmærksom på, at denne mulighed kan betyde meget store dokumenter, når det drejer sig om eleverne, hvis der er mange elever på skolen. 2. Udskriv flettebreve for enkelte lærere/pædagoger Klik på Rediger under Registrering af lærere/pædagoger, ving af ved de lærere/pædagoger som du vil udskrive flettebreve for og klik på 3. Udskriv flettebreve for enkelte klasser/klasselærere eller enkelte elever/klasselærere Klik på den klasse, som du vil udskrive flettebreve for. Klik på, og du udskriver flettebreve for hele klassen/klasselæreren. Ønsker du kun at udskrive flettebreve for udvalgte elever, så ving af ud for disse og klik på Det er nu muligt at uploade sin brugerliste til systemet, således at elevernes og lærernes/pædagogernes rigtige navne også står på flettebrevene. Der skal altså IKKE påføres navne på flettebrevene manuelt, idet de kommer til at stå der automatisk, når man bruger sin brugerliste. I alle 3 ovennævnte tilfælde mødes du af følgende billede, når du klikker på Ving af i checkboksen ud for Brug Excel-brugerliste. Knappen Gennemse bliver nu markeret. Klik på den og følgende billede dukker op: 16
Find din brugerliste, der hvor du har gemt den, og klik på Åben. Billedet ændrer sig, og ser nu således ud: Klik på Upload fil, og bagefter på OK-knappen. Dine flettebreve vil nu åbne sig i word, og du får følgende dialogboks: 17
Klik på Gem og gem word-dokumentet i en mappe på din computer. Du skal nu printe flettebrevene ud, og de er klar til at uddele til eleverne, lærerne og pædagogerne. C.5 Hvordan slettes et brugernavn (T1 og T2) Listen over klasser kan se sådan ud: Klik på navnet på klassen (I eksemplet her kan du klikke på 4a og 5b) Listen med den valgte klasses brugernavne dukker op: 18
1. Klik i boksen ved siden af det brugernavn, du vil slette. (Du kan vinge flere af.) 2. Klik på slet 3. Klik på Tilbage for at gå tilbage til listen med klasser. OBS Ønsker du at slette en lærer eller pædagogs brugernavn, gøres det på samme måde. Åbn listen over lærere/pædagoger brugernavn, klik i boksen ved siden af det brugernavn, du vil slette og klik på slet. C.6 Hvordan slettes en klasse (T1 og T2) For at slette en klasse må du først slette alle brugernavnene (se c.5) i klassen. Når du har gjort det vil klassen stå med 0 inviterede. 19
Klik i boksen ved siden af den klasse, du vil slette, og klik på slet. 20
2. Vejledning til T2 skoler, der kortlægger for anden gang A. LP-Koordinatorens opgaver (T2) Det første man som LP-koordinator skal gøre i forbindelse med anden kortlægning (T2) er at finde brugerlisten fra sidste kortlægningsundersøgelse (T1) frem. Denne liste indeholder brugernavne og navne på størstedelen af deltagerne i undersøgelsen, og det er derfor meget vigtigt, at den ikke overskrives i forbindelse med at hente brugerliste til nye deltagere (se b.6) Dernæst er der følgende opgaver for LP-koodinatoren: Oprettelse af nye lærere/pædagoger og eventuelt skoleleder (se b.1) Oprettelse nye 0. til 5. klasser (se b.2) Oprettelse af nye sammenlagte klasser, hvis der er sket sammenlægninger (se b.3) Flytte eksisterende bruger i nye klasser (se b.4) Ændring af navne på eksisterende klasser (se b.5) Rydde op i systemet fjerne klasser/lærere/pædagoger, der ikke skal deltage Hente ny brugerliste (se b.6) Distribution af brugernavne (se b.7) B. Oprettelse og administration af brugernavne For at sikre, at alle deltageres besvarelse registreres individuelt, skal alle deltagere have et unikt brugernavn tilkoblet. Størstedelen af brugerne (lærere/pædagoger og elever/klasselærere) er allerede oprettet, og nu handler det om oprettelse af nye brugere samt redigering af de eksisterende klasser. Dette foregår digitalt via koordinatorrummet under menupunktet Kortlægningsundersøgelse. B.1 Hvordan oprettes brugernavne til nye lærere/pædagoger? (T2) Når du har logget ind med tilsendte brugernavn og adgangskode, dukker følgende billede op: 21
Du vil kunne se de eksisterende lærere/pædagoger i vinduet til højre under Inviterede Klik på Rediger Følgende billede dukker op: 22
Klik på Opret Indskriv antallet af nye lærere/pædagoger Klik på Gem Billedet ændrer sig og ser sådan ud: 23
Klik på Ok og Tilbage for at komme til startbilledet. OBS: De nye bruger ligger nederst i listen. B.2 Hvordan oprettes nye klasser 0. til 5. klasse (T2) Klik på Indtast klasse under Registrering af klasser (elever og klasselærere). Billedet ændrer sig og ser således ud: 24
Vælg klassetrin (fra 0. til 5.) i rullelisten Indtast klassenavn fx 2a eller 4Z Klik på Gem Billedet ser således ud: 25
Klik på Opret for at oprette eleverne i klassen Indskriv antallet af elever i klassen og klik på Ok Billedes ændrer sig og ser nu sådan ud: 26
Klik på Tilbage B.3 Hvordan opretter man nye sammenlagte klasser? (T2) Er der sket sammenlægninger af klasser siden sidste kortlægningsundersøgelser, skal man oprette nye klasser. Hvis fx 5a, 5b og 5c fra sidst er blevet til 7a og 7b, så skal der oprettes to nye 7. klasser a og b. Klasserne oprettes som vist i b.2 og nye elever (hvis der er kommet nogen) oprettes også som vist i b.2. De eksisterende brugere fra de 3 gamle 5. klasser skal nu flyttes til de 2 nye 7. klasser. B.4 Hvordan flytter man eksisterende brugere til nye klasser? (T2) Når man har oprette de nye klasser, som vist (b.2) og beskrevet (b.3), skal man flytte de eksisterende brugere (dvs. de 5. klasse elever, som nu er blevet til 7. klasse elever). 27
Klik på den gamle 5. klasse fx (Tidligere) a, som du skal flytte bruger fra under Registrering af klasser (elever og klasselærere) Billedet ser således ud: 28
Sæt kryds i boksen ud for de elever, som skal flyttes og klik på Flyt brugere Billedet ser nu sådan ud: 29
Vælg den nye 7. klasse, som du har oprettet og klik på Ok - vent og klik på Tilbage. Du kan nu se i oversigten, at eleverne er flyttet, ved at antallet af inviterede (elever) i den nye klasse, er blevet større. 30
B.5 Hvordan ændrer man navne på eksisterende klasser? (T2) Når du logger på kortlægningsportalen i forbindelse med anden kortlægningsundersøgelse (T2), så vil de klasser, som du oprettede for to år siden, stadig være i portalen. Klasserne er rullet 2 år frem klasserne står altså på det rigtige klassetrin, men med klassen gamle navn (Tidligere) a. Det vil sige, at den klasse, som for to år siden var 4a, nu vil fremstå som 6. klassetrin (Tidligere) a. Klassen er i mellemtiden blevet til 6.a og skal derfor omdøbes navnet på klassen skal ændres! 31
Klik på 6. klassetrin (Tidligere) a under Redigering af klasser (elever og klasselærere) Billedet ændre sig og ser sådan ud: 32
Indskriv det nye klassenavn 6a og klik på Gem klik på Tilbage B.6 Hvordan henter/downloader man ny brugerliste? (T2) Brugerlisten er den excel fil, hvori alle brugernavne på lærere/pædagoger/skoleleder og elever/klasselærere står oplistet. Det er den fil, som koordinatoren skal bruge til at koble nye brugernavne sammen med rigtige navne. Når skolen foretager kortlægning for anden gang (T2), har koordinatoren allerede en liste fra sidste gang, som indeholder størstedelen af brugernavne koblet med navne på lærere/pædagoger og elever/klasselærere. NB! ALLE, som var med i sidste kortlægning skal bruge det samme brugernavn som sidst! Denne liste skal altså forblive intakt dvs. at den ikke må overskrives. Når du downloader ny brugerliste i kortlægningsportalen for anden gang (T2), vil du KUN kunne se nye brugere, som du netop har oprettet dvs. nye 4. og 5. klasser, nye elever/klasselærere og lærere/pædagoger. Den nye brugerliste MÅ IKKE gemmes oveni den gamle. Du har altså 2 brugerlister en med de gamle brugernavne, som er koblet med rigtige navne, og en med nye bruger, som skal kobles med rigtige navne. For den nye brugerliste gælder det lige som sidst, også: Vigtigt! Hvis du tidligere har hentet/downloadet brugerlisten og er begyndt at koble brugernavne sammen med navne, eller at eleverne/lærerne/pædagogerne/skolelederen er begyndt at svare, er det vigtigt at du IKKE overskriver denne liste. 33
Det vil altså sige, at hvis du får brug for at oprette flere brugere undervejs, skal du gemme brugerlisten som en NY fil! Dette er vigtigt på baggrund af det unikke forhold mellem den enkelte deltager og dennes brugernavn. Ændres dette kan der ikke drages sammenligninger mellem kortlægningsundersøgelserne. Klik på Brugerlister i vinduet nederst til højre 34
Du får følgende dialogboks: Klik på Gem (OBS: Hvis du bruger en anden browser end Internet Explorer ser dialogboksen måske anderledes ud.) Klik dig frem til den mappe, hvor du vil gemme brugerlisten. 6. Giv filen et mere logisk navn 7. Klik på Gem 8. Åbn filen igen 9. Indskriv navn på elever/klasselærer og lærere/pædagoger. 10. Gem filen 35
3. Rapportering læsning og tolkning af resultaterne Der kan hentes forskellige rapporter på resultaterne af kortlægningsundersøgelsen, når resultaterne er færdigbehandlet af forskerne. Der vil være en særskilt brugervejledning til Læsning og tolkning af resultaterne, som du kan hente inde i kortlægningsportalen, når den er klar. 4. Kontaktpersoner Henvendelser omkring indhold af kortlægningsundersøgelsen og de enkelte spørgsmål rettes til: Projektchef Ole Hansen olh@ucn.dk tlf.: 7269 0413. Henvendelser angående adgang, web og teknisk funktion rettes til en af nedenstående: Projektkoordinator Louise Thierry Pedersen ltp@ucn.dk tlf.: 7269 0425. Conexus - lp-support@conexus.no 36