Direktionssekretariatet Redegørelse status IT-området
Indholdsfortegnelse. 1. Indledning... 1 2. IT-infrastruktur.... 2 2.1. Status infrastruktur.... 2 2.2. Netværk.... 3 2.2.2. Nørre Djurs Kommune.... 3 2.2.3. Handlinger/tiltag.... 4 2.3. Forbindelseslinie Grenaa-Glesborg-Allingåbro... 4 3. PC-ere/tynde klienter... 5 3.1. PC-ere... 5 3.2. USB-nøgler... 5 3.3. Handlinger/tiltag... 6 4. Printere.... 7 4.1. Handlinger/tiltag... 7 5. Programmer.... 8 5.1. Generelt.... 8 5.1.1. Handlinger/tiltag.... 8 5.2. Særlige fagprogrammer.... 8 5.3. Særlige programmer fra gamle kommuner... 9 5.3.1. Handlinger/tiltag.... 9 5.4. Outlook... 10 5.4.1. Handlinger/tiltag.... 10 6. Datakapicitet.... 11 7. IT-afdelingens funktion.... 12 7.1. Helpdesk... 12 7.1.1. Handling/tiltag.... 12 7.2. Information til brugerne... 13 7.2.1. Handlinger/tiltag.... 13 7.3. Superbrugerorganisation... 13 7.3.1. Handling /tiltag.... 13 7.4. Kursuslokale.... 14 7.5. Rådighedssystem.... 14 7.5.1. Handlinger/tiltag.... 14 7.6. Indkøb maskiner og programmer m.v... 14 8. Distancearbejdspladser.... 15 9. Handlingsoversigt.... 16 10. KMD-systemer.... 17 11. Dialogmøder.... 18
1. Indledning. Nærværende redegørelse er udarbejdet på foranledning af kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt på grund af gentagne klager over IT-systemet herunder en artikel i Århus Stiftstidende. I det følgende redegøres for og gives en status på IT-området, ligesom der redegøres for initiativer, der efter direktionssekretariatets og IT-afdelingens opfattelse bør iværksættes for at sikre en stabil drift på området. Redegørelsen er udarbejdet af direktionssekretariatet i samarbejde med IT-afdelingen, og på grundlag af en teknisk rapport udarbejdet af IT-afdelingen. Redegørelsen er opbygget således, at der gives en redegørelse/status på hvert enkelt område med en angivelse af, hvilke foranstaltninger, der eventuelt bør iværksættes på området. Der vises endvidere i afsnit 9 en skematisk oversigt over de initiativer/tiltag der bør iværksættes, og det foreslås, at der foretages kvartalsvis opfølgning på handlingsplanen. Direktionssekretariatet har i samarbejde med IT-afdelingen gennemført en række dialogmøder med repræsentanter for afdelingen og institutioner m.fl. Dialogmøderne er omtalt i afsnit 11. 1
2. IT-infrastruktur. Sammenlægningsudvalget godkendte i møde den 26. januar 2006 et forslag fra IT-fokusgruppen om IT-infrastrukturen i Norddjurs Kommune. Infrastrukturen omfatter i denne forbindelse: Datakommunikation internt og eksternt Netværk Servere og serverprogrammel (serverarkitektur, styresystemer, mailservere, databaseservere, backupservere, filservere, terminalservere, distributions- og administrationsprogrammel) Brugerarbejdspladser (tynde/tykke klienter) Kontorprogrammel herunder e-post og kalender, kontorpakker, blanketsystem og lovsystem Telefoniområdet (omstillingscentre, kabling og telefonapparater). Sammenlægningsudvalget godkendte videre, at Windows anvendes som styresystem med en Citrix overbygning at der anvendes VMWare for at reducere antallet af servere, og for at reducere driftsopgaverne, få en mere hensigtsmæssig udnyttelse af lagerenheder, backupenheder, køleanlæg og nødstrømsanlæg samt en reduktion af elforbruget. Med udgangspunkt i sammenlægningsudvalgets godkendelser og med direktionens godkendelse indhentede IT-fokusgruppen tilbud fra tre leverandører på at udføre opgaven med etablering af ITinfrastrukturen i Norddjurs Kommune. Alle tre firmaer var efter fokusgruppens vurdering i stand til at gennemføre opgaven, og valget faldt på KMD. Opgaven med at etablere infrastrukturen blev gennemført i sommeren 2006, og var afsluttet ca. 1. oktober 2006, hvorefter systemet skulle virke fra og med den 1. januar 2007, og bl.a. for at sikre dette blev der efteråret 2006 foretaget udskiftning af samtlige netværkskabler på rådhuset i Allingåbro, og opsat nye switche i Allingåbro og Glesborg. 2.1. Status infrastruktur. Efter en nogenlunde fejlfri start konstateredes der i foråret 2007 tiltagende problemer på infrastukturområdet således f.eks.: hastighedsproblemer frysning opstartsproblemer virus på servere m.m. 2
Der blev foretaget en lang række undersøgelser for at lokalisere årsagerne til disse problemer, og bl.a. blev det konstateret, at det fysiske netværk på rådhuset i Grenaa gav en række problemer, hvorfor dette blev gennemgået og rettet for fejl at der i forbindelse med opsætning af infrastruktursystemet var en række uhensigtsmæssigheder, der blev rettet bl.a. ved ekstern assistance (ikke leverandøren). at det var nødvendigt at udarbejde en ny IP-plan, og den nye IP-plan blev implementeret i juni 2007, hvilket har været medvirkende til, at en del uhensigtsmæssigheder blev elimineret. De nævnte problemer medførte store driftsforstyrelser, der virkede meget forskelligt hos brugerne, således var nogle brugere ude af systemet, medens andre brugere kunne anvende systemet. Ifølge opgørelser foretaget af IT-afdelingen har det samlede system været nede i sammenlagt ca. 2½ dag med den konsekvens, at ingen brugere har kunnet anvende systemet. Herudover har enkelte brugere af forskellige årsager været ude af systemet i perioder. De mange tiltag der blev foretaget i forbindelse med problemer omkring infrastrukturen, har bevirket, at infrastrukturen nu virker tilfredsstillende. 2.2. Netværk. 2.2.1.Trådløst netværk. Som nævnt i afsnit 2.1. blev netværket opgraderet, således at dette nu er gældende for hele kommunen. Af en række forskellige grunde blev det besluttet, at bevare Rougsø Kommunes trådløse netværk, således at signalerne til en række institutioner og personer i den gamle Rougsø Kommune modtages via det trådløse netværk. Det var IT-fokusgruppens opfattelse, at denne ordning skulle være af midlertidig karakter bl.a. af disse grunde: svarer ikke til den øvrige del af infrastrukturen ved nedbrud m.v. skal der anvendes særlige teknikere konflikter med frekvenser anvendt af Rougsøs Net. 2.2.2. Nørre Djurs Kommune. Alle institutioner i den tidligere Nørre Djurs Kommune er opkoblet via Cisco VPN Consentratoren, og dermed almindelige TDC ADSL linier. 3
2.2.3.Handlinger/tiltag. De institutioner og personer, der er opkoblet på Rougsø Kommunes trådløse netværk, skal have etableret en anden forbindelse f.eks. ADSL opkoblinger. Der er tale om 14 institutioner og 2 personer (kommunalbestyrelsesmedlemmer). Opkobling til ADSL KIK vil medføre en etableringsudgift på ca. 65.000 kr., og en årlig driftsudgift på ca. 100.000 kr. For så vidt angår institutionerne i den tidligere Nørre Djurs Kommune udskiftes de nuværende ADSL linier til ADSL KIK linier, hvilket vil medføre en etableringsudgift på ca. 50.000 kr., og en årlig driftsudgiftsforøgelse for institutionerne under ét på ca. 40.000 kr. 2.3. Forbindelseslinie Grenaa-Glesborg-Allingåbro. I den af sammenlægningsudvalget godkendte infrastrukturplan på IT-området indgik, at forbindelse mellem rådhuset i Grenaa og administrationsbygningerne i Allingåbro og Glesborg skulle etableres ved, at kommunen lejer sig ind på den fiberkabelforbindelse det tidligere Århus Amt etablerede for at forbinde amtets sygehuse, og som KMD har lejet sig ind på. Norddjurs Kommune har på grundlag heraf lejet sig ind på fiberforbindelse hos KMD. Der har været en række problemer med denne forbindelse, og der har været tvivl om, hvorvidt KMD leverede den aftalte plads på forbindelsen. Problemerne har navnlig vedrørt hastigheden i GIS-systemet. Der er bl.a. i samarbejde med KMD foretaget en række undersøgelser, og foretaget en række tiltag for at optimere hastigheden. Efter det oplyste, har disse tiltag nu bevirket, at hastigheden i GIS-systemet er forbedret, og der arbejdes stadig med problemet. KMD har opsagt den indgåede aftale om leje af fiberforbindelsen. Da en anden leverandør har tilbud en væsentlig bedre forbindelse end den hidtidige, er det besluttet at indgå aftale med denne leverandør. Etablering af den nye forbindelse vil ske i løbet af foråret 2008. 4
3. PC-ere/tynde klienter. IT-fokusgruppen drøftede en del, hvorvidt brugerne skulle anvende PC-er eller tynde klienter, og flertallet i fokusgruppen var af den opfattelse, at i forbindelse med udskiftning af pc-ere og nyetablering af arbejdspladser skulle der kun anskaffes tynde klienter bl.a. med følgende begrundelse: hurtigere opstart og simplere at koble op til Citrix/PowerFuse lille computer uden blæser (støjfri) data sikret ved tyveri, da alle data gemmes centralt ringe mulighed for virusangreb billig i anskaffelse og drift minimering af strømforbrug nemmere at håndtere og supportere ingen mulighed for installation af programmer Det var således fokusgruppens indstilling, at kun nogle få brugere skulle anvende en pc-er, og at disse få brugere skulle udpeges af de enkelte afdelingsledere efter en konkret behovsvurdering. Fokusgruppens indstilling blev oprindeligt godkendt af Den Administrative Styregruppe, men beslutningen blev udvandet ved løbende konkrete enkeltbeslutninger i direktionen. 3.1. PC-ere. Som anført i afsnit 3. anvender mange brugere i såvel administrationen som på institutionerne pcere af forskellige mærker og årgange. På nogle af maskinerne er ikke installeret anti-virusprogram, hvilket bl.a. medførte virusangreb, der betød, at det interne netværk på en række institutioner i den gamle Grenaa Kommune gik ned. Dette har medført, at IT-afdelingen har gennemgået alle pc-ere på institutioner i den tidligere Grenaa Kommune, og renset disse for virus, ligesom der er installeret anti-virusprogrammer på maskinerne. I en del tilfælde er maskinerne udskiftet med tynde klienter eller ændret til at fungere som tynd klient. Det er ved gennemgangen konstateret, at der på mange maskiner findes programmer, der ligeledes findes på Citrix-serverne eller hvor, der på Cirix-serverne findes programmer, der kan løse de tilsvarende opgaver. Der er tale om ganske mange programmer, for hvilke der betales licens. Programmer installeret på en pc medfører længere opstartstid jf. punkt 5.1. sidste afsnit. Bærbare computere sidestilles i denne forbindelse med pc-ere. Bærbare computere bør kun anvendes og anskaffes til brug for medarbejdere, der arbejder i marken. 3.2. USB-nøgler. USB-nøgler er et arbejdsredskab som vil være nødvendigt at anvende i en række situationer. Det er vigtigt at understrege, 5
at USB-nøgler skal anskaffes af IT-afdelingen og rekvireres herfra af sikkerhedsmæssige grunde at USB-nøgler skal renses for virus af IT-afdelingen at den pc USB-nøglen skal anvendes på, skal være renset for virus af IT-afdelingen, og der skal være installeret antivirus program på maskinen at USB-nøgler ikke må anvendes som en slags distancearbejdsplads, hvilket vil sige, at en medarbejder ikke på en nøgle må tage data m.v. med hjem med henblik på at arbejde på egen pc-er. 3.3. Handlinger/tiltag. Det er direktionssekretariatets og IT-afdelingens opfattelse, at der skal foretages følgende tiltag: at hver afdelingschef udarbejder en liste over de medarbejdere, der måske har behov for en pc-ere (tyk klient). Der skal for hver person udarbejdes en beskrivelse over de arbejdsfunktioner, som den pågældende udfører, og som ikke kan løses ved anvendelse af Citrix at IT-afdelingen i samarbejde med direktionssekretariatet og den pågældende afdelingschef/medarbejder foretager en vurdering af, om opgaverne kan løses i Citrix-systemet, og ved anvendelse af en tynd klient at alle godkendte tykke klienter gennemgås af IT-afdelingen med henblik på opdatering af styresystem og antivirusprogrammer at pc-ere hos medarbejdere, der ikke er godkendt efter nr. 1 og 2 udskiftes (hvis udslidte) eller ændres til tynde klienter at anskaffelse af bærbare computere nøje overvejes. 6
4. Printere. IT-afdelingen har konstateret, at der rundt omkring findes mange lokale printere, som direkte er tilsluttet en pc i stedet for tilsluttet via netværket. Dette er uhensigtsmæssigt bl.a. af den grund, at de er vanskelige at supportere. 4.1. Handlinger/tiltag. Der foreslås følgende handlinger: alle nyindkøbte printere tilsluttet via netværket alle nyindkøbte printere skal leveres med signerede drivere til Windows Server 2003 eksisterende lokale printere skal løbende udskiftes eller tilsluttes netværket via en printerserver boks. 7
5. Programmer. 5.1. Generelt. Udgangspunktet er, at alle programmer skal være placeret på serverne og tilgås vis Citrix-systemet. Kan det pågældende program ikke anvendes i Citrix-systemet eller findes der ikke et tilsvarende program, kan programmet lægges på en pc-er (tyk klient) jf. foran under afsnit 3.2. Bl.a. i forbindelse med gennemgangen af pc-ere som følge af virusangreb jf. afsnit 3.1. er det konstateret, at der på mange pc-ere findes programmer, som enten ikke anvendes i det kommunale system eller hvor et andet program, der findes i Citrix-systemet lige så godt kunne anvendes. Det er endvidere konstateret, at der i et vist omfang anskaffes programmer, som IT-afdelingen ikke har været inddraget i, hvilket er uhensigtsmæssigt, og i øvrigt i strid med den vedtagne politik. Det skal i øvrigt anføres, at programmer installeret på en pc medfører længere opstartstid, hvilket vil sige, at jo flere programmer, der ligger på en pc, jo længere vil opstartstiden være. 5.1.1.Handlinger/tiltag. Der foreslås følgende handlinger: i forbindelse med IT-afdelingens gennemgang af pc-ere i forbindelse med virustest o registreres de programmer, der er installeret på pc-en, o hvorefter IT-afdelingen i samarbejde med direktionssekretariatet og de respektive afdelingschefer og medarbejdere undersøger, om der i Citrix-systemet er programmer, der kan anvendes til den pågældende opgave, o og hvis dette er tilfældet fjernes programmet fra pc-en og eventuelle licensaftaler opsiges det indskærpes, o at ved ønske om køb af programmer eller systemer, skal IT-afdelingen kontaktes for at sikre, o at der ikke er programmer i Citrix-systemet, der kan anvendes til opgaven o at leverandøren af programmet kan opfylde kommunens kravspefikation til programmer o at såfremt, det besluttes at anskaffe programmet eller systemet, indgår IT-afdelingen aftale med leverandøren, underskriver og opbevarer denne Adobe Acrobat 8.0 professional anskaffes og installeres på en server, hvortil der gives adgang for medarbejdere, der er specielt godkendt dertil. 5.2. Særlige fagprogrammer. Der anvendes i nogle tilfælde særlige fagprogrammer som f.eks. Zealand Care og Tabulex, og det er i den forbindelse vigtigt at iagttage følgende: IT-afdelingens opgaver i forbindelse med disse fagprogrammer er alene at sikre, at serverne hvorfra programmerne afvikles funktionerer, medens problemer med programmet må løses af brugerne i samarbejde med leverandøren af programmet. 8
Det er vigtigt, at IT-afdelingen deltager i forhandlinger med leverandøren af sådanne programmer i forbindelse med eventuel anskaffelse af et program for at sikre, at programmet opfylder de forudsætninger som Norddjurs Kommune stiller til et program, der skal indlægges på kommunens servere. 5.3. Særlige programmer fra gamle kommuner. IT-afdelingen drifter nogle systemer fra de gamle kommuner, der ikke er valgt som system i Norddjurs Kommune. Der er primært tale om følgende systemer: FICS, der er et ESDH-program anvendt af Rougsø Kommune Concorde og Navision, der er pc-programmer anvendt af Rougsø Kommune til brug for bogføringsopgaven for Djursland for Fuld Damp og Naturcenter Randers Fjord. WinPPR, der er et slags ESDH-system, der blev anvendt på PPR-området af de tidligere kommuner. Af de nævnte systemer volder det en række problemer at sikre funktionaliteten for så vidt angår FICS. Det er problematisk at køre dette system fra IT-platformen. I FICS databasen ligger en lang række dokumenter fra Rougsø Kommune, som navnlig vedrørende socialområdet stadig er aktuelle forstået på den måde, at de skal indgå i ikke afsluttede sager eller nye sager for personer, hvor der tidligere har været en tilsvarende sag. Det er derfor nødvendigt, at der sikres adgang til disse data. Det har været et ønske fra socialområdet, at alle medarbejdere kunne få adgang til systemet. 5.3.1.Handlinger/tiltag. FICS. Som det fremgår foran under afsnit 5.3. har det været meget vanskeligt at få dette system til at fungere optimalt fra IT-platformen. De data, der ligger i programmet, skal henføres til et arkiv, hvorfra dataene kan hentes. Det foreslås, at der oprettes en server, hvor dataene arkiveres et antal brugere får adgang til serveren den sag, hvorpå dokumenterne ligger kopieres, og indlægges i en sag i Acadre. På den måde vil behovet for at anvende FICS-arkivet efterhånden blive uaktuelt. 9
Concorde og Navision. Det er undersøgt, om disse programmer kan indsættes i Citrix-systemet, og det er undersøgt i samarbejde med økonomiafdelingen, om bogføringsopgaven for Djursland for Fuld Damp og Naturcenter Randers Fjord kan samles på et af programmerne. Concorde og Navision kan ikke anvendes fra Citrix-platformen. WinPPR. I fokusgruppen på IT-områdets indstilling om programanvendelse i Norddjurs Kommune indgik det pågældende program ikke som et permanent program, og dette skulle i Norddjurs Kommune kun anvendes i en kortere periode. Der er reelt tale om, en form for et ESDH-system, og da kommunen kun skal anvendes et ESDHsystem nemlig Acadre, bør WinPPR snarest nedlægges og dataene overføres til Acadre. Programmet udfases senest med virkning fra den 30. juni 2008. 5.4. Outlook. I forbindelse med beslutningen om at anvende Outlook som post- og kalendersystem, blev det besluttet, at brugerne maksimalt skal kunne opbevare 150 mb date i Outlook. Begrundelsen herfor er bl.a., at denne størrelse er gratis, og at Outlook ikke er et arkiveringssystem. Der har til IT-afdelingen været en række henvendelser vedrørende kapaciteten for opbevarelse af data, idet det anføres fra flere sider, at ikke alle modtagne mails vedrører sager, der oprettes i Acadre. 5.4.1.Handlinger/tiltag. Det foreslås, at grænsen for postkassernes størrelse på 150 mb. bevares, dog bevares kapaciteten for direktionens medlemmer jf. tidligere beslutning at IT-afdelingen arkiverer alle breve og aftaler, som er ældre end en nærmere fastsat grænse, i pst-filer. Herefter vil brugerne kunne få adgang til disse filer. Denne løsning er gratis. Den anførte grænse fastsættes efter en nærmere vurdering. 10
6. Datakapicitet. Ved etableringen af terminalserver platformen blev der foretaget en række beregninger over mængden af data, der skal gemmes på platformen. Kapaciteten blev beregnet til 3,1 TB. Det indgik i denne forbindelse, at adgangen til gamle data skulle foregå udenfor driftsmiljøet. I løbet af sommeren blev det konstateret, at kapaciteten på platformen ikke var tilstrækkelig til de gemte data, hvorfor kapaciteten blev udvidet til ca. 10 Tb. Såfremt mængden af data, der gemmes på platformen fortsætter med at stige, skal der ske yderligere udvidelse af kapaciteten, og det skønnes, at udgifterne hertil vil udgøre ca. 1,5 mill. kr. Det er IT-afdelingens opfattelse, at der gemmes alt for mange data på G- og H-drevene, og at der i mange tilfælde er tale om, at dataene opbevares flere steder f.eks. på et af de nævnte drev og i en Acadre-sag. Det er videre opfattelsen, at mange brugere har overført alle data fra de gamle kommuner (M-drevet) til G-drevet. 6.1. Handlinger/tiltag. Der foretages følgende: brugerne anmodes om at foretage en oprydning på H- og G-drevene samt i Outlook jf. afsnit 5.4.1., og fremover sikre, at de samme dokumenter ikke gemmes flere steder IT-afdelingen bemyndiges til efter en nærmere vurdering at fastsætte en øvre grænse for, hvor meget der kan gemmes på de enkeltes H-drev direktionssekretariatet foretager en oprydning på F-drevet, og adgangen til at gemme på dette drev begrænses til direktionssekretariatet og IT-afdelingen. Herved sikres, at dette drev kun anvendes til formålet, der navnlig var at gemme skabeloner, der anvendes af hele administrationsområdet. 11
7. IT-afdelingens funktion. IT-afdelingen er et serviceorgan, der skal servicere alle områder i kommunen på IT- og telefoniområdet. Der har været fremsat en del kritik af IT-afdelingen på dette område berettiget, mindre berettiget og ikke berettiget. Det er i den forbindelse vigtigt at understrege, at IT-afdelingen skal drage omsorg for, at sikker drift etableres d.v.s. at systemerne virker optimalt, medens det ikke er IT-afdelingens opgave at vejlede brugerne i betjening af programmer f.eks. udarbejdelse af formler m.v. i regneark o.l. Det blev fra starten besluttet, at henvendelse til IT-afdelingen skulle ske via et Helpdesk system, der beskrives nærmere nedenfor i afsnit 7.1. 7.1. Helpdesk. Som nævnt blev det besluttet, at henvendelser til IT-afdelingen skal ske via Helpdesk, der altid overvåges af medarbejdere i afdelingen. Henvendelserne prioriteres af IT-afdelingens medarbejdere ud fra henvendelsens karakter. I perioden fra den 1. januar 2007 til den 18. oktober 2007 har der været i alt 9.378 registrerede henvendelse i Helpdesk. Herudover kommer henvendelser, der er foretaget direkte til afdelingens medarbejdere. Det fremgår, at 2.064 henvendelser svarende til 22 procent blev løst inden for en time, og at 4.425 henvendelser blev løst inden for en arbejdsdag. De resterende 31 procent svarende til 2.889 henvendelser har det således taget mere end en arbejdsdag at løse. Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at opdele henvendelserne på arter, men en ikke uvæsentlig del af henvendelserne vedrører glemte adgangskoder, og spørgsmål om betjening af programmer. 7.1.1. Handling/tiltag. Det foreslås, at henvendelser primært sker til Helpdesk at der udarbejdes aftaler mellem IT-afdelingen og aftaleenhederne, hvori beskrives hvilke opgaver IT-afdelingen varetager for netop denne aftaleenhed. Der udarbejdes en basisaftale, og der kan oprettes uddybende aftaler med de enkelte aftaleenheder, såfremt dette findes nødvendigt. I aftalerne indgår, at der skal afvikles jævnlige informationsmøder mellem aftaleenheden og IT-afdelingen, og det kan i den forbindelse aftales, at der nedsættes brugergrupper. 12
at Helpdesk funktionen ændres, således at det bliver muligt at udtrække mere specificeret statistik 7.2. Information til brugerne. Det er en del af afdelingens opgaver som serviceorgan- at informere brugerne om planlagte ændringer, planlagte systemnedbrud m.v. forventet varighed o.l. -, og det må konstateres, at denne opgave ikke er løst optimal. 7.2.1. Handlinger/tiltag. IT-afdelingen vil bestræbe sig på at informere brugerne om 7.3. Superbrugerorganisation. o planlagt nedlukning af hele systemet eller dele af systemet, og så vidt muligt varigheden heraf o andre uregelmæssigheder i forbindelse med systemerne o opgradering af systemer/programmer m.v. Som der fremgår af afsnit 7 og 7.1. modtager IT-afdelingen en række henvendelse vedrørende betjening og anvendelse af diverse programmer f.eks. programmerne i kontorpakken (tekstbehandling, regneark, præsentation m.v.), som belaster afdelingens medarbejdere, og som medarbejderne i mange tilfælde ikke har viden til at kunne løse. Vejledningsopgaver m.v. vedrørende disse programmer bør foretages af superbrugere. Der er ikke i kommunen oprettet en egentlig superbrugerorganisation. Direktionssekretariatet har i nogen tid overvejet mulighederne for uddannelse af medarbejderne i programmerne i bl.a. kontorpakken, og har i den forbindelse haft drøftelser med flere leverandører af undervisningsprogrammer m.v. 7.3.1. Handling /tiltag. Det foreslås, at direktionssekretariatet tager initiativ til oprettelse af en superbrugerorganisation, og udarbejder forslag til hvilke programområder, der skal medtages, og hvordan organisationen skal sammensættes. at direktionssekretariatet fortsætter arbejdet med undersøgelse af uddannelsesmulighederne, og fremkommer med forslag til behandling i direktionen og MED-organisationen. 13
7.4. Kursuslokale. IT-afdelingens medarbejdere anvender en del tid på at sætte udstyr op i forbindelse med kursus m.v. i rådssalen. Dette er uhensigtsmæssigt, og det er derfor besluttet at inddrage et af mødelokalerne på Torvet til undervisningslokale med faste installerede Pc-ere (15 stk.) Kursuslokalet er færdigindrettet og ibrugtaget. 7.5. Rådighedssystem. IT-afdelingen er bemandet i den normale arbejdstid, der gælder for administrationens medarbejdere. Der er således ingen service fra afdelingen uden for den normale arbejdstid, hvilket, ved nedbrud m.v., kan have betydning for medarbejdere, der arbejder uden for den normale arbejdstid. Det har endvidere den konsekvens, at ved planlagte udskiftninger m.v., der medfører, at nettet lukkes ned, foregår dette inden for den normale arbejdstid, hvilket, hvis der er tale om nedlukning af længere varighed, ikke er hensigtsmæssigt. Der må foretages en vurdering af, om der skal oprettes et system, hvor medarbejderne i ITafdelingen står til rådighed, og kan indkaldes ved nedbrud e.l., ligesom det må fastsættes retningslinier for, hvornår medarbejderne kan beordres til at arbejde uden for normal arbejdstid, når der skal ske nedbrud af længere varighed. 7.5.1. Handlinger/tiltag. Det foreslås, at IT-afdelingen i samarbejde med direktionssekretariatet og HR-afdelingen foretager en vurdering af mulighederne for et rådighedssystem m.v., og udarbejder forslag herom. 7.6. Indkøb maskiner og programmer m.v. Ved alle former for indkøb på IT-området skal IT-afdelingen involveres som anført flere andre steder i redegørelsen, og der skal i alle tilfælde foretages en vurdering af såvel anskaffelsesudgifterne som de efterfølgende driftsudgifter. Såvel udgifterne til anskaffelse som drift skal afholdes af bestilleren. 14
8. Distancearbejdspladser. Retningslinier for distancearbejdspladser blev vedtaget af direktionen i møde den 6. december 2006, og af retningsliniernes afsnit 3 fremgår, at distancearbejdspladser tilbydes: direktører afdelingschefer teamledere og øvrige medarbejdere, når der foretages indstilling af en direktør eller afdelingschef på grundlag af en vurdering af den pågældende medarbejders arbejdsopgaver m.v. Der er oprettet langt flere distancearbejdspladser end forventet ved udarbejdelsen af retningslinierne for distancearbejdspladser. Der stilles fra en del brugere af distancearbejdspladser forventninger om en service fra ITafdelingens medarbejdere, der rækker ud over det, der var forudsat ved retningsliniernes udarbejdelse. IT-afdelingen yder følgende service/support i forbindelse med distancearbejdspladser: IT-afdelingen sikrer, at der udleveres token og vedligeholdelse af denne IT-afdelingen sørger for at give fornøden vejledning i anvendelse af token IT-afdelingen sikrer, at forbindelse til kommunens systemer virker IT-afdelingen yder ikke service/support i forbindelse med private systemer installeret på pc-en f.eks. netbanksystemer, trådløst udstyr i private hjem o.l. 15
9. Handlingsoversigt. I skemaet nedenfor er beskrevet de handlinger, der er foreslået i de afsnit 2-8 foran. Handlingsoversigt IT-området. Afsnit Handling Tidspunkt Økonomi Etablering Drift 2.2.3. Nedlæggelse af trådløst netværk Rougsø 010108-300608 65.000 100.000 2.2.3. Ændring af ADSL linier til ADSL KIK Nørre Djurs 010108-300608 50.000 40.000 3.2. Udskiftning af pc-ere med tynde klienter 010108-300608 3.2. Udarbejdelse af liste over medarbejdere med pc 011207-300608 3.2. Vurdering af arbejdsopgaver og Citrix 011207-300608 3.2. Gennemgang af godkendte pc-ere for virus m.v. 020108-310308 4.1. Nyindkøbte printere tilsluttes netværket Løbende 4.1. Lokale printere tilsluttes netværket 020108-310308 5.1. Registrering og gennemgang af programmer på pc 020108-310308 5.1. Adobe Acrobat 8.0 professional installeres April 08 5.3.1. Oprettelse af server til FICS data Gennemført 5.3.1. Undersøgelse om Concorde og Navision contra Citrix Gennemført 5.3.1. WinPPR nedlægges og indgå i Acadre 300608 5.4.1. Arkivering af breve m.v. Outlook pst.filer 011207-30.04.08 6.1. Brugerne anmodes om at rydde op på G- og H-drev 011207 6.1. Brugerne foretager oprydning i Outlook 011207-301207 6.1. IT-afdelingen fastsætter øvre grænse for H-drev 012207-301207 6.1. Direktionssekretariatet foretager oprydning F-drev 012207-301207 7.1.1. Udarbejdelse af aftaler med aftaleenheder og IT-afd. 011207-300608 7.1.1. Helpdesk funktionen ændres statistikmæssigt 020108-311208 7.3.1. Direktionssekretariatet udarbejder forslag til superbrugerorganisation 011207-300508 7.3.1. Direktionssekretariatet undersøger uddannelsesmuligheder 011207-300508 7.4. Kursuslokale på Torvet etableres Gennemført 70.000 7.5.1. IT-afdelingen m.fl. Vurderer rådighedssystem 011207-300508 Det bemærkes, at der kan forekomme udgifter for de enkelte aftaleenheder, men dette vurderes til at være af mindre omfang. Beløbet på 40.000 kr, under 2.2.3 til drift forudsættes afholdt af institutionerne. For så vidt angår etableringsudgifterne vedrørende nedlæggelse af trådløst netværk i den gamle Rougsø Kommune og ændring af ADSL linier i den gamle Nørre Djurs Kommune forventes disse at kunne finansieres over den afsatte IT-pulje på anlægsområdet på 1,6 mill. kr. 16
10. KMD-systemer. Der har gennem den overvejende del af året 2007 var tale om mange og på nogle systemer daglige nedbrud på forskellige KMD-systemer. Sekretariatschef Ove Nielsen holder jævnlige møder med kommunens KMD-konsulent Dina Raabjerg, og den nævnte problemstilling er drøftet på et par af disse møder. Det er oplyst, at problemet skyldes kapacitet på de centrale servere. På et møde med Dina Raabjerg den 18. februar 2008 blev det oplyst, at problemerne nu er løst, at at systemerne nu skulle køre stabilt, hvilket også kan konstateres ved, at der nu kun forekommer få nedbrud på systemerne. 17
11. Dialogmøder. Direktionen besluttede i møde den 21. november 2007, at direktionssekretariatet foranlediger afholdt dialogmøder inden for hvert enkelt direktørområde (for afdelinger, grupper af institutioner m.v.), der gennemføres i december 2007 og januar 2008. Der er i den nævnte periode holdt dialogmøder med følgende afdelinger/institutioner: økonomiafdelingen og HR-afdelingen (3. januar 2008) plan- og byggeafdelingen, forsyningsafdelingen (3. januar 2008) natur- og miljøafdelingen og vej- og parkafdelingen (3. januar 2008) borgerservice (3. januar 2008) jobcenter (4. januar 2008) kulturafdelingen, sundhedsafdelingen og forsyningsafdelingen (4. januar 2008) skoler, SFO fra den gamle Grenaa Kommune og UU-Djursland (den 7. januar 2008) beskæftigelsesafdelingen (den 7. januar 2008) dagspleje, pladsanvisning og undervisningsafdelingen (8. januar 2008) børne- og familieafdelingen (herunder tandplejen) (den 8. januar 2008) direktionssekretariatet (den 8. januar 2008) skoler, SFO fra Rougsø, Sønderhald og Nørre Djurs kommuner (den 9. januar 2008) fællessekretariat miljø- og teknikområdet (den 9. januar 2008) vokseninstitutioner Rougsø, Sønderhald og Nørre Djurs kommuner (9. januar 2008) daginstitutioner Grenaa Kommune (den 9. januar 2008) daginstitutioner Rougsø, Sønderhald og Nørre Djurs kommuner (10. januar 2008) plejeområdet (10. januar 2008) socialområdet (10. januar 2008) vokseninstitutioner (10. januar 2008) beredskabet (15. januar 2008) I møderne har deltaget repræsentanter for de nævnte afdelinger og institutioner. Direktionsekretariatet har på møderne været repræsenteret ved henholdsvis projektleder Tove Bonnerup og fuldmægtig Jette Kusk Simonsen. IT-afdelingen har været repræsenteret med en medarbejder på alle møder. Der er udarbejdet referat fra samtlige møder. Der er på nogle af møderne fremført forhold der vedrører hjemmesiden. Direktionssekretariatet vil tage kontakt til de medarbejdere, der har fremført forhold vedrørende hjemmesiden med henblik på en nærmere orientering. I skemaet nedenfor er udarbejdet en sammenfatning af de på møderne rejste problemstillinger, hvem der er ansvarlig for løsning, og status på det pågældende problem. 18
Problemstilling Ansvarlig for løsningen Status Kan programmet Concorde indsættes i Citrix-systemet? IT- afdelingen undersøger Kan bogføringsopgaven for Djursland for Fuld Damp og Naturcenter Randers Fjord samles på enten Concorde eller Navision? Fejlmeddelelse ved udskrivning fra de nye multimaskiner. IT-afdelingen/udviklingsafdelingen/økonomiafdelingen Printerdriver er ikke god nok afventer nyt fra Japan Nej - ikke i Citrix Nej, det kræver egen server. Brug evt. KMD-ØS Ikke løst (afventer Japan) Ikke IT-afdelingen Fax-muligheder fra multimaskinen i HR-afdelingen Klaus Dahlin Installeres snarest Flere medarbejdere skal hver dag vælge standardprinter Meldes til helpdesk Ikke endeligt løst. IT-afdelingen har projektet. En medarbejder i HR- har problemer med at logge på KMD-Opus. Skal have nyt kendeord hver dag. En medarbejder har mistet Lokal løndannelse ved overgang til tynd klient En del medarbejdere fra gl. Grenaa får en del spammail, idet mail-adressen her har været åben. Når der (renseanlæg) skrives A3 ud på printer kommer der altid 2-4 blanke stykker papir ud. PC en ved Bønnerup renseanlæg virker ikke. Når (renseanlægget) skriver Word-dok. eller pdf-dok. ud kommer en dialogboks til adgangskode. Meldes til helpdesk Meldes til helpdesk Gl. Grenaa mail-adresse er nu lukket ned IT-afdelingen har set på det, men det virker ikke. Ny linie bestilt (ikke leveret p.t.) Ved Fornæs Renseanlæg er teksten i Word forsinket Acadre og KMD Byggesag virker ikke Der er ikke integration Der er ikke integration p.t. Acadre og CVR virker ikke IT-afdelingen/Tove Opslag i CVR virker nu. Ved login skal der skiftes fra HUGIN til Norddjurs IT-afdelingen AutoCad og Indesign bør være i Citrix IT-afdelingen Alle afd.chefer forespurgt. Ikke svar fra alle derfor ikke løst p.t. Netværksprinteren i entreprenørgaarden Allingåbro virker ikke afventer adsl-forbindelse Entreprenørgaarden mangler tilbagemeldinger fra Itafd. Ønske om at kunne tilrette egne opsætninger og personlige indgange ikoner m.v. Genkendelige printernavne Ved nedbrud forsvinder de personlige indstillinger af og til. Der mangler medarbejdere på telefonlisteviseren på telefonen IT-afdelingen Kan ikke ændres i Citrix-miljøet På f-drevet er en fortegnelse over printeres placering. IT-afdelingen IT-afdelingen Ikke muligt i Citrix. På f-drevet er en fortegnelse over printeres placering. Ikke muligt at garantere at dette aldrig vil ske! Ikke løst p.t. Acadre kører langsomt IT-afdelingen/Tove Bonnerup 19
Login og password skal skrives to gange. Der er indkøbt et single sign on, som mangler at blive installeret. IT-afdelingen Ikke løst p.t. Indgår i planlægningen (sikker drift). GIS kører alt for langsomt Forbindelse til Danmarks Miljøportal IT-afdelingen IT-afdelingen kender ikke problemet Skabeloner og tomt Worddokument har ikke ens opsætning med hensyn til automatisk orddeling bør være ens. IT-afdelingen Ved nedbrud gendanner Word ikke automatisk filer. IT-afdelingen Ønsker om flere skabeloner i Word ( følgeseddel, fax.m.v.) Direktionssekretariatet KPS-blanketter anvendes Uhensigtsmæssigt at man ved overførsel af billeder m.v. fra smartcard eller usb-nøgle skal lukke computeren ned og genstarte. IT-afdelingen Kun Citrix skal lukkes ned ikke PC en. Opsætning af token giver problemer IT-afdelingen Problemet er løst med vejledning. På brevskabelonens side 2 skal der ikke stå Norddjurs Kommune med adresse osv, men bare sidetal Direktionssekretariatet Der står udelukkende sidetal på efterfølgende sider. Kopimaskinen i borgerservice i Grenaa går ligesom alle de øvrige kopimaskiner i dvale. Uhensigtsmæssigt, når der er kunder og maskinen skal kunne være klar til brug. Problemer med politiets programmer. Rådhusbetjente Borgerservice tager kontakt til nabokommunen. Alle kopimaskiner har denne dvalefunktion. Iflg. borgerservice er problemet løst. Skærmene går ofte i pause ønsker længere interval. IT-afdelingen Er opsat til 20 min. som anses for passende for at overholde gældende regler vedr. datasikkerhed. Skattekort skal kunne udskrives på begge sider. IT-afdelingen Alle bør straks ramme domænet Norddjurs IT-afdelingen Ørsted Bibliotek har hastighedsproblemer falder af og til ud. IT-afdelingen vil sætte en hastighedsmåling i værk. GIS kører fortsat meget langsomt Problemer med at få printere med op ved tynde klienter er ofte nødt til at logge af og på igen. Problemer med Tabulex især TEA og oftest, når der opdateres. Søndre-, Vestre- og Mølleskolen her kører systemet meget langsomt. IT-afdelingen og eksternt konsulentfirma. IT-afdelingen IT-afdelingen IT-afdelingen har iværksat måling på linien. UU Djursland printerproblemer nede 2 ud af 3 dage IT-afdelingen Telefonsystemet er endnu ikke tilrettet 89 -numre i beskæftigelsesområdet IT-afdelingen Ikke løst p.t. 20
KMD dagplejesystem og KMD børne- og voksensystem arbejder meget langsomt i Glesborg IT-afdelingen En del pc ere er udskiftet med tynde klienter, som har afhjulpet problemet. Får 3 meddelelser, når en sag meldes til Helpdesk IT-afdelingen Drøftes internt i IT-afdelingen. Der skal kun fremsendes kvittering til brugeren ved sagens modta-gelse og ved sagens afslutning Sundhedsplejerskerne har ikke adgang til deres kalender, når de er ude hos familierne. En enkelt har dog! IT-afdelingen Dokumenter låses af sig selv i Acadre Tove Bonnerup I version 4.0 er der en fejl, således at dok., der videresendes pr. mail eller udskrives automatisk låses. Der er nu opsat dialogboks, der spørger om dok. skal låses Canon-kopimaskiner skriver ud i farver selv om man beder om sort/hvid. PPR har 2 programmer, der er væk fra de gamle kommuner. RIAP Vejledninger i brug af ip-telefonerne Kps-blanketterne kan ikke åbnes igen, når man gemmer dem på egen desk. Problemer med fælleslogin på plejecentre og hjemmeplejen, således at en medarbejder kan skrive i en anden medarbejders navn Liste til børnehaverne med de mail-adresser, som den enkelte børnehave har både institutionsmail og personlige mail-adresser Rådhusbetjente Tove Bonnerup IT-afdelingen undersøger om bruger er oprettet som flerbruger. IT-afdelingen Iflg. PPR skal der ikke søges efter disse programmer. Er kopieret fra borgerservice, Grenaa Blanketterne kan gemmes og åbnes på drev ved at sige annuller til dialogboksen efter gem i Acadre. Kan kun løses ved IT-disicplin hos brugerne. Ikke IT-afdelingen. Direktionssekretariatet kan oprette fælles distributionslister og de enkelte institutioner kan selv oprette kontaktpersoner/grupper efter behov. Nørager og Bønnerup børnehaver vil gerne have programmet BB-soft, da flere børnehaver har det. Leif Raaby undersøger om der er licens til programmet Fax til udbetalingsområdet Klaus Dahlin/Tove Bonnerup Som det ses af skemaet er der kun få problemstillinger, der ikke er løst. De ikke løste problemstillinger løses, i det omfang de kan løses, så hurtigt det er muligt. Direktionssekretariatet, den 28. marts 2008. 21
22