9. udbud af buskørsel EU-Udbud nr. 2015/S 245-446077 Udbudsbetingelser Udbud af kontrakt om lokal- og bybuskørsel i Sønderborg Kommune Sydtrafik Banegårdspladsen 5 DK-6600 Vejen Marts 2016
Udbudsbetingelser Bestående af følgende afsnit: 1. Indledning 2. Den udbudte kørsel 3. Udbud med forhandling 4. Tilbuddets indhold 5. Prisindeks 6. Tidsfrister og tidsplan 7. Henvendelser og spørgsmål 8. Køreplanændringer 9. Personaleforhold 10. Krav til busser 11. Driftsstart 12. Underleverandører 13. Driftsledelse, rutebilstationer og garageanlæg 14. Mindstekrav og forbehold 15. Alternative tilbud 16. Sikkerhedsstillelse 17. Aktindsigt 18. Kriterier for valg af tilbud og tildeling af kontrakt 19. Kontraktindgåelse 20. Tilbuddets udformning 21. Skematisk tidsplan Bilag til udbudsbetingelser Bilag A Bilag B Bilag C Bilag D Tilbudsblanket A-kontrakt Busoplysningsskema, tilbudsafgivelse Drift og organisation Forhåndstilsagn om garantistillelse Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 1
1. INDLEDNING Ordregiver for denne udbudsforretning er: Sydtrafik Banegårdspladsen 5 DK 6600 Vejen Tlf.: (+45) 76 60 86 00 Sydtrafik er et fælleskommunalt trafikselskab i den jyske del af Region Syddanmark. Selskabets vision er at være et kunde-, markeds- og samarbejdsorienteret trafikselskab, der drives omkostningseffektivt og med fokus på innovation og udvikling. Busdriften udgør den væsentligste aktivitet i virksomheden, der også omfatter togdrift (Vestbanen) samt Flextrafik. For 2016 er det samlede budget på 961 mio. kr. Deraf udgør busområdet 685 mio. kr. til drift af 844.000 køreplantimer. Den konkrete trafikudøvelse tilvejebringes på grundlag af vognmandskontrakter. Det er en del af disse kontrakter, der udbydes i 9. udbud. Det samlede udbudsmateriale, som udgør Sydtrafiks 9. udbud, består af 4 dele: Udbudsbetingelser med bilagene A, B, C og D A-kontrakt med bilagene 1-17 Beskrivelse af pakke 937 Supplerende materiale til information Beskrivelsen af pakke 937 indeholder en detaljeret beskrivelse, der omfatter: Generelle oplysninger om pakken Kontraktgrundlag Vognløb Personaleoplysninger Køreplaner Rutekort Kontrakten med bilag og pakkebeskrivelsen fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Kontrakten med den valgte leverandør underskrives i forlængelse af udbudsforretningens afslutning. Sydtrafik forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Sydtrafik bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Yderligere oplysninger, rettelser mv. vil i så fald blive fremsendt samtidig pr. e-mail til tilbudsgiverne i anonymiseret form. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil indgå som en del af udbudsmaterialet. Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 2
Udbudsbetingelserne anvendes kun i forbindelse med tilbudsgivning og forud for indgåelse af kontrakt og indeholder primært vilkår, vejledninger og krav til tilbudsgiveren for afgivelse af tilbud. Kontrakten om buskørsel fastlægger de krav, der vil være gældende for kørslens udførelse, og angiver, hvordan forholdet mellem Sydtrafik og vognmanden reguleres. 2. DEN UDBUDTE KØRSEL Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til EU's forsyningsvirksomhedsdirektiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og er d. 18. december 2015 offentliggjort som Supplement til Den Europæiske Unions Tidende med udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S 245-446077. Den udbudte kørsel er nærmere beskrevet i beskrivelsen af pakke 937. Denne beskrivelse indeholder bl.a. oplysninger om kontrakttype, kontraktlængde, krav til busser, køreplaner, vognløbsplaner og en beregning af kørselsomfanget samt oplysninger om personaleforhold. I tilknytning til busdriften vil der på salgssted lokaliseret på Sønderborg Busstation tillige skulle foretages betjening af kunder. Betjeningen omfatter udover salg af rejsehjemler bl.a. vejledning af kunderne. Driftsopgaven er nærmere beskrevet i bilag 15 til A-kontrakten. 3. UDBUD MED FORHANDLING Alene prækvalificerede virksomheder kan afgive tilbud. Alle tilbudsgivere, der har afgivet rettidigt tilbud, vil blive indbudt til mindst ét forhandlingsmøde. Dette forhandlingsmøde forventes at blive afholdt d. 1. juni 2016 eller d. 3. juni 2016 på Sydtrafiks adresse. På forhandlingsmødet vil Sydtrafik oplyse om styrker og svagheder i det modtagne tilbud i forhold til tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterier, jf. nedenfor under punkt 18. Tilbudsgiver vil på mødet få mulighed for at komme med input til udbudsmaterialet. Der vil ikke blive forhandlet om mindstekrav eller grundlæggende elementer. Et forhandlingsmøde afsluttes med, at tilbudsgiver får mulighed for at afgive et nyt tilbud. Sydtrafik vil i opfordringen til afgivelse af nyt tilbud angive, om der efterspørges et revideret indledende tilbud eller et endelig tilbud. Hvis Sydtrafik finder det formålstjenligt, kan der blive afholdt flere forhandlingsrunder. Sydtrafik tager stilling til dette umiddelbart efter afholdelse af den foregående forhandlingsrunde og før fristen for aflevering af revideret tilbud. Tid og sted for sådanne yderligere forhandlingsrunder vil blive meddelt af Sydtrafik i rimelig tid. Sydtrafik vil på baggrund af forhandlingerne vurdere, om der er behov for præciseringer eller tilpasninger af udbudsmaterialet. Hvis det er tilfældet, vil Sydtrafik udsende det reviderede udbudsmateriale til tilbudsgiverne som grundlag for afgivelse af revideret tilbud. Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 3
Tilbudsgiver modtager ikke vederlag eller anden godtgørelse for sin deltagelse i forhandlingsforløbet. 4. TILBUDDETS INDHOLD Tilbud skal udformes i overensstemmelse med det angivne i punkt 20. Der henvises tillige til det angivne i afsnit 14 om mindstekrav. De tilbudte priser skal afgives på tilbudsblanketten, der fremgår som Bilag A til nærværende udbudsbetingelser. Blanketten anvendes til såvel indledende tilbud som til eventuelt efterfølgende reviderede tilbud samt til afgivelse af endeligt tilbud. Tilbuddet skal afgives på dansk og priser skal afgives i danske kroner (DKK), inkl. eventuel moms og afgifter. Tilbudsblanketten skal udfyldes af tilbudsgiver ved afgivelse af de på tilbudsblanketten efterspurgte delpriser, herunder også delpriser for drift af Sønderborg Busstation. Den samlede tilbudspris beregnes automatisk På tilbudsblanketten, bilag A, angives således den tilbudte pris pr. køreplantime til dækning af chaufføromkostninger, betalingen pr. køreplantime til dækning af øvrige variable omkostninger og betalingen pr. busmåned pr. driftsbus (reservebusser ikke medregnet) til dækning af faste omkostninger. De specificerede tilbudspriser refererer til betalingsmodellen i A-kontraktens 19, og det er disse priser, der indføjes i kontrakten og danner grundlag for den løbende afregning. De øvrige dokumenter, der indgår i tilbuddet, jf. punkt 20 nedenfor, skal udfyldes af tilbudsgiver i overensstemmelse med vejledningsteksten i de enkelte dokumenter. Tilbudsgiver skal på tilbudsblanketten oplyse om eventuelle underleverandør og om omfanget af disses kørsel. 5. PRISINDEKS Priser i tilbuddet angives i prisniveauet for marts 2016, svarende til gas-omkostningsindekset 1 på 108,2. Der reguleres for udviklingen fra tilbudsgivningen til kontraktstart ved kontraktens ikrafttræden, og herefter hver måned, jf. 21 i A-kontrakten. Reguleringen sker efter et sammenvejet indeks, jf. kontraktens bilag 1 for gasbusser. Regulering af betaling for den delvise drift af Sønderborg Busstation foretages ligeledes efter ovennævnte indeks. 1 Gas-omkostningsindekset beregnes og offentliggøres hver måned af Trafikselskaberne i Danmark. Link: http://www.trafikselskaberne.dk/trafikselskaberne.dk/udbud/gasomkostningsindeks/ Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 4
6. TIDSFRISTER OG TIDSPLAN Det indledende tilbud skal være Sydtrafik i hænde senest tirsdag den 17. maj 2016, kl. 12.00, dansk tid på følgende adresse: Sydtrafik Banegårdspladsen 5 6600 Vejen Tilbud, der afleveres personligt, skal afleveres i omstillingen, lokale 414 på 3. sal. Tilbud skal afgives i 1 underskrevet fysisk (papirbaseret) eksemplar (original). Sydtrafik ser desuden gerne, at der derudover afleveres 2 fysiske (papirbaserede) kopier og én elektronisk kopi (USB-stik eller lignende). Tilbud må ikke afleveres pr. e-mail. Hvis der er forskel mellem indhold af tilbuddet i den elektroniske form og i papirudgave, er udgaven i papirform (originalen) gældende. Efter tilbudsfristens udløb udarbejder Sydtrafik en detaljeret tidsplan for forhandlingsforløbet. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Beslutning om kontrakttildeling forventes senest at finde sted medio september 2016 og indgåelse af kontrakt forventes at ske ultimo september 2016. Tilbuddet skal vedstås indtil den 31. december 2016. 7. HENVENDELSER OG SPØRGSMÅL Alle henvendelser vedr. udbuddet skal rettes til økonom Jørgen Fischer på Sydtrafiks adresse, telefon 76 60 86 80 eller pr. e-mail på jf@sydtrafik.dk. Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet / forståelsen af udbudsmaterialet eller vedr. proceduremæssige spørgsmål skal stilles skriftligt pr. mail til Sydtrafik (jf@sydtrafik.dk). Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar herpå sendes til alle tilbudsgivere og gælder derefter som en del af udbudsmaterialet. Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål hos Sydtrafik er man-dag den 2. maj 2016. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål forventes besvaret løbende og senest 6 dage før tilbudsfristen Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 5
På Sydtrafiks hjemmeside, www.sydtrafik.dk, er det muligt for interesserede at registrere mailadresse. Interesserede vil herefter blive direkte informeret om kontrakttildeling, når der er truffet endelig beslutning herom. 8. KØREPLANÆNDRINGER Tilbuddet baseres på køreplanerne i udbudsmaterialet inkl. eventuelle senere ændringer. Ændringer i forhold hertil i de endelige køreplaner vil udløse regulering efter kontraktens bestemmelser. Eventuelle større ændringer af køreplanerne, der er afklaret, inden tilbud skal afgives, meddeles de prækvalificerede operatører. Ændringerne gælder derefter som en del af udbudsmaterialet, og være det, der skal afgives tilbud på. Sådanne ændringer til køreplanerne i udbudsmaterialet vil ikke blive meddelt senere end den 29. april 2016. Køreplanerne i udbudsmaterialet inkl. eventuelle senere meddelte ændringer, jf. ovenfor, vil også være udgangspunktet for beregningen af ændringer i kørselsomfanget i henhold til 4 i kontrakten. 9. PERSONALEFORHOLD Virksomhedsoverdragelseloven Uanset om betingelserne for, at der er sket en virksomhedsoverdragelse i virksomhedsoverdragelseslovens forstand, er opfyldt eller ej, skal reglerne i Lov nr. 710 af 20. august 2002 om Lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse og EU overførselsdirektivet følges. Det busselskab, der opnår kontrakt og overtager kørslen fra den afgående kontrakthaver, vil derfor være stillet som erhverver af en virksomhed i lovens forstand. Dette indebærer, at kontrakthaveren umiddelbart indtræder i de pligter, som påhvilede tidligere busselskaber i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmelser om løn- og personaleforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, eller (3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold, jf. lovens 2, stk. 1. De nødvendige oplysninger vedrørende det personale, der skal overtages, er angivet i pakkebeskrivelsen. Oplysningerne er givet af det nuværende busselskab og oplyses uden ansvar for Sydtrafik. Hvis det efterfølgende viser sig, at disse oplysninger er mangelfulde eller fejlagtige, skal det nye busselskab godtgøre, at dette har en væsentlig økonomisk betydning. Der vil herefter blive foretaget en regulering af prisen i perioden, indtil de pågældende aftaler m.v. vil kunne opsiges med sædvanligt varsel. Tilbuddet skal beregnes på grundlag af de oplysninger om personaleforhold m.v., som fremgår af pakkebeskrivelsen. 10. KRAV TIL BUSSER De driftsbusser, der indsættes ved kontraktstart eller i kontraktperioden, skal opfylde de krav til bustype, busstørrelse, alder og emissioner m.v., der er angivet i pakkebeskrivelsen for pakke 937 samt i bilag 3. Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 6
11. DRIFTSSTART Kørslen påbegyndes ved driftsdøgnets start den 25. juni 2017 og/eller i forbindelse med skolestart medio august 2017. Startdato for de enkelte vognløb fremgår af pakkebeskrivelsen, og i øvrigt som angivet i udbudsmaterialet. Kontraktløbetiden er 10 år. Sydtrafik har option på forlængelse af kontrakten i op til 2 år med et år ad gangen, jf. A-kontraktens 27, stk. 2. Driften af Sønderborg Busstation starter ligeledes den 25. juni 2017 og løber i samme periode som buskørslen. Der gælder dog særlige vilkår for opsigelse af driftsopgaven for Sønderborg Busstation. Se A-kontraktens 31, stk. 4. 12. UNDERLEVERANDØRER Antagelse eller udskiftning af underleverandør samt væsentlige ændringer i omfanget af underleverandørers kørsel skal godkendes af Sydtrafik. Vognmanden er eneansvarlig overfor Sydtrafik og har det fulde ansvar for den kørsel, der udføres af underleverandører, jf. herunder A-kontraktens 1, stk. 7. 13. DRIFTSLEDELSE, RUTEBILSTATIONER, GARAGEANLÆG M.V. Lokal driftsledelse skal være lokaliseret i Sønderborg Kommune bl.a. af hensyn til lokal personaleledelse og hurtig håndtering af tekniske problemer. Ansvaret for at indgå aftaler om drift af rutebilstationer, påhviler Sydtrafik. Vognmanden skal betale for chaufførfaciliteter på rutebilstationerne. Beløbene, der modregnes i den månedlige afregning, fremgår af bilag 13. Vognløb og stationeringer i udbudsmaterialet danner grundlag for afregning. Det står imidlertid vognmanden frit at anvende andre vognløb og stationeringer. I den forbindelse sørger vognmanden selv for tilvejebringelse af garageanlæg/opstillingspladser og personalefaciliteter. Opmærksomheden henledes i den forbindelse på, at det vil være muligt at etablere en del af disse faciliteter i tilknytning til gasfyldestationen som Sønderborg Kommune etablerer i Ragebøl. Nærmere oplysninger herom findes i pakkebeskrivelsen. Meddelelse om placeringen af garageanlæg/opstillingspladser skal fremsendes til Sydtrafik senest 2 måneder efter kontraktindgåelse eller senest 5 måneder før driftsstart af hensyn til bestilling af WLAN til Rejsekort. Driften af Sønderborg Busstation udbydes på nedenstående vilkår: Tilbudsgivere skal tillige afgive tilbud omfattende driften af Sønderborg Busstation. Tilbudsgiver er forpligtet til at stille chaufførfaciliteterne til rådighed for andre vognmænds chauffører. Omfanget af driftsforpligtelsen er beskrevet i bilag 15. Tilbud skal afgives på tilbudsblanketten i bilag A, punkt (5a) og (5b). Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 7
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på driften af busstationen i form af en fast månedlig betaling. Det tilbudte vederlag for driften af busstationen skal også afgives ud fra det i afsnit 5 angivne om prisindeks. Opmærksomheden henledes på, at huslejen betales af Sydtrafik. I tilbud på driften skal således alene medtages personaleudgifter, forbrugsudgifter og øvrige løbende driftsudgifter jf. bilag 15. 14. MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Kravene i udbudsmaterialet er opdelt i to kategorier: 1. Krav 2. Mindstekrav Krav kan fraviges af tilbudsgiver. Krav indgår i tilbudsvurderingen. Mindstekrav skal opfyldes i det endelige tilbud, idet fravigelser herfra ikke accepteres. Der kan således i det endelige tilbud ikke fraviges fra eller tages forbehold over for mindstekrav. Opfyldes et mindstekrav ikke i det endelige tilbud, betragtes tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt og vil blive afvist. Mindstekrav indgår ikke i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav: At der ikke kan tages forbehold over for kontrakten, der er at anse som et mindstekrav At Bilag A Tilbudsblanket skal være indeholdt i tilbuddet og de deri angivne felter er udfyldt At Bilag B Busoplysningsskema skal være indeholdt i tilbuddet i udfyldt stand At Bilag C Drift og organisation skal være indeholdt i tilbuddet i udfyldt stand At tilbuddet indeholder forhåndstilsagn om garantistillelse. Bilag D kan anvendes som skabelon At mindstekrav i bilag 3, afsnit 3.1.4, om antal af døre overholdes i forhold til den bustype, der vælges (TB1, TB2 eller LB2) At mindstekrav i bilag 3, afsnit 3.1.8 om medtagning af 4 cykler, overholdes når pladsen ikke anvendes til kørestol(e) eller barnevogn(e) At tilbud skal afgives ud fra det antal busser og køreplantimer, der fremgår af oversigten og beskrivelsen af pakke 937 Sydtrafik betragter således mindstekravene som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet kan være grundlæggende elementer. Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 8
Forbehold over for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at tilbuddet vil blive anset for ikke-konditionsmæssigt og dermed blive afvist. Det er i forbindelse med vurderingen af konditionsmæssighed uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret i det endelige tilbud. Ovenstående vilkår om mindstekrav og grundlæggende elementer gælder alene for det endelige tilbud, idet det for det indledende tilbud og eventuelle reviderede indledende tilbud alene gælder, at tilbuddet skal være modtaget rettidigt. Såfremt det indledende tilbud, eller eventuelle reviderede indledende tilbud ikke modtages rettidigt, vil tilbudsgiveren blive udelukket fra videre deltagelse i udbuddet. 15. ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud. 16. SIKKERHEDSSTILLELSE Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen fremsende et bindende tilsagn fra et pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab om, at pengeinstituttet eller kautionsforsikringsselskabet vil stille en anfordringsgaranti på DKK 125.000 pr. driftsbus. Garantien skal dække perioden fra kontraktstart til ½ år efter kontraktophør. Selve garantistillelsen på DKK 125.000 pr. driftsbus skal foreligge, inden Sydtrafik kan godkende kontrakten. Garantien skal indestå indtil seks måneder efter kontraktens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Sidste frist for fremsendelse af garantistillelse er på tidspunktet for kontraktunderskrift. I bilag D fremgår en skabelon, som tilbudsgivers garantistiller kan anvende ved udformning af forhåndstilsagn om garantistillelse 17. AKTINDSIGT Sydtrafik kan videregive oplysninger, såfremt dette er påkrævet i henhold til lovgivningen eller en afgørelse er truffet herom af en domstol eller offentlig myndighed, herunder f.eks. den danske stat, konkurrencemyndighederne eller EU-kommissionen. 18. KRITERIER FOR VALG AF TILBUD OG TILDELING AF KONTRAKT Tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige vil blive anvendt for valg af tilbud og tildeling af kontrakt. Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 9
Der vil blive anvendt følgende underkriterier med den angivne vægtning: Pris (70 %) Busmateriel (15 %) Drift og organisation (15 %) Ved vurdering af underkriteriet Pris lægges vægt på den laveste samlede tilbudstekniske pris opgjort og beregnet i bilag A i celle I-38, baseret på de tilbudte priser anført i bilag A Ved vurdering af underkriteriet Busmateriel lægges vægt på nedenstående delkriterier: I hvilket omfang og med hvilket indhold det tilbudte ud fra det i bilag B angivne imødekommer de i bilag 3, afsnit 3.1.6 og 3.1.8 angivne krav til passagerkapacitet baseret på totalkapacitet, retvendte siddepladser, ikke retvendte siddepladser og klapsæder, idet høje kapaciteter vurderes positivt. I hvilket omfang og med hvilket indhold det tilbudte ud fra det i bilag B angivne imødekommer de i bilag 3, afsnit 3.1.8, angivne krav til perronkapacitet, baseret på antal kørestole, barnevogne og cykler det er muligt at medtage, idet højt antal vurderes positivt. I hvilket omfang og med hvilket indhold det tilbudte ud fra det i bilag B angivne imødekommer følgende krav: - Krav til ind- og udstigningshøjder, jf. bilag 3, afsnit 3.1.5, idet lave højder vurderes positivt. - Krav til indvendige trin- og podesterhøjder, jf. bilag 3, afsnit 3.1.5, idet lave højder vurderes positivt. - Krav til fri dørbredde, jf. bilag 3, afsnit 3.1.4, idet stor bredde vurderes positivt. - Krav til gangbredde, jf. bilag 3, afsnit 3.1.9, idet stor gangbredde vurderes positivt. - Krav til knæling, jf. bilag 3, afsnit 3.1.5, idet reduktion i ind- og udstigningshøjden vurderes positivt. - Krav til klimaanlæg, jf. bilag 3, afsnit 3.1.12, idet det vurderes positivt at der tilbydes busser med installeret klimaanlæg. Ved vurdering af underkriteriet Drift og organisation lægges vægt på, i hvilket omfang og med hvilket indhold nedenstående krav imødekommes ud fra det angivne i Bilag C, idet det vurderes positivt, hvis kravene imødekommes: Krav til den udførende enheds organisering og ledelse, baseret på: - Kompetencer, jf. bilag C, pkt. 1.1. - Driftsovervågning, jf, bilag C, pkt. 1.2. - Kommunikation i tilbudsgivers organisation, jf. bilag C, pkt. 1.3. Krav til miljø- og arbejdsmiljøforhold, baseret på: - At busvaskeanlæg genanvender vand og at der anvendes miljømærkede vaskemidler, jf. bilag C, pkt. 2.1. - At virksomheden har planer for sikring af et godt arbejdsmiljø, jf. bilag C, pkt. 2.2. Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 10
- At virksomheden forebygger vold og trusler samt har et kriseberedskab, jf. bilag C, pkt. 2.3. Krav til uddannelse, baseret på: - Uddannelse og oplæring af chauffører og andet personale, jf. bilag C, pkt. 3.1. - Politik for faglærte chauffører, jf. bilag C, pkt. 3.2, idet en stor andel vægtes positivt. 19. KONTRAKTINDGÅELSE Udfyldt kontrakt vil blive fremsendt af Sydtrafik. Kontrakten udfærdiges i 2 eksemplarer, der begge underskrives, og således at et eksemplar opbevares af Sydtrafik og et eksemplar af vognmanden. Det tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, optages som bilag. 20. TILBUDDETS UDFORMNING Tilbuddet skal bestå af de dokumenter, der fremgår nedenfor. Dokumenterne bør fremgå af tilbuddet i den anførte rækkefølge og gerne adskilt af faneblade. Bilag A Bilag B Bilag C Bilag D Tilbudsblanket A-kontrakt Busoplysningsskema(er) samt busindretningsskitse(r) Drift og organisation Skabelon til afgivelse af forhåndstilsagn om garantistillelse Udfyldt og underskrevet af garantistilleren 21. SKEMATISK TIDSPAN PRÆKVALIFIKATION Udbudsbekendtgørelse offentliggjort 18. december 2015 Ansøgningsfrist for anmodning om prækvalifikation 26. februar 2016 kl. 12.00 Meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald prækvalificerede 18. marts 2016 ansøgere opfordres til at afgive tilbud UDBUD Udbudsmateriale fremsendes til de udvalgte ansøgere 18. marts 2016 Frist for afgivelse af tilbud 17. maj 2016 kl. 12.00 FORHANDLING Første forhandlingsrunde 1. juni eller 3. juni 2016 Forhandlingsperiode og afgivelse af reviderede tilbud Juni 2016 August 2016 *) KONTRAKT Tildeling af kontrakt September 2016 *) Kontraktunderskrivelse September 2016 *) Driftsstart 25. juni 2017 *) Forventede tidspunkter Ver. 18.03.2016 Udbudsbetingelser - side 11
Bilag A - Tilbudsblanket A-kontrakt Tilbudsgiver Navn CVR nr. Adresse Postnr. By Telefon Kontaktperson E-mail Tilbuddets omfang Tilbuddet omfatter pakke nr. 937, I tilbuddet indgår: 61.627 køreplantimer/køreplanår 39 driftsbusser (kontraktbusser) Tilbudspris Tilbuddet angives i prisniveau for marts 2016 (1) Betaling til dækning af chaufføromk., 19, stk. 2 kr./køreplantime (2) Betaling til dækning af øvrige timeafhængige omk., 19, stk. 3 kr./køreplantime (3) Betaling til dækning af busafhængige omk., 19, stk. 4 kr./busmåned (4) Samlet gennemsnitlig timepris: Beregnes automatisk kr./køreplantime Drift af Sønderborg Busstation: (5a) Drift af salgssted, chaufførfaciliteter m.v. kr./år (5b) Drift af ventesal kr./år (5) Drift af Sønderborg Busstation i alt (5a)+(5b) Beregnes automatisk kr./år (6) Samlet pris for hele tilbuddet Beregnes automatisk kr./år Underleverandør Påregnes anvendt underleverandør Hvis "Ja": Andel af køreplantimer i % Ja Nej Navn(e) på eventuel(le) underleverandør(er): Underskrift Undertegnede er indforstået med, at buskørslen og driften af Sønderborg Busstation udføres på de vilkår, der fremgår af A-kontrakten samt af udbudsmaterialet med bilag i øvrigt. Tilbuddet vedstås indtil 31. december 2016. Dato Underskrift på vegne af tilbudsgiver Vedlagt materiale Sæt X Bilag B - Busoplysningsskema inklusiv busindretningsskitse Der udfyldes et skema pr. bustype - også reservebusser Bilag C - Drift og organisation Bilag D - Forhåndstilsagn om stillelse af anfordringsgaranti
Bilag B - Busoplysningsskema, tilbudsafgivelse Vedrørende Sydtrafiks 9. udbud - Pakke nr. 937, Tilbudsgiver Tilbud nr. Udfyldt af Dato Busoplysningsskema nr. Busmateriel Busmodel Fabrikat 1. indregistreringsdato Bustype (TB1, TB2, LB2) jf. A-kontraktens bilag 3 Døre (for, midt, bag) fx 1-2-0, 2-2-1 Brændstof Naturgas/biogas Euro norm Kapacitet (eksklusiv chauffør) Totalkapacitet Siddepladser ex. Klapsæder heraf fremadvendte Ståpladser Klapsæder Maks. antal kørestole Maks. antal barnevogne Maks. antal cykler (Antal kørestole, hvis der kun er kørestole på perronnen) (Antal barnevogne, hvis der kun er barnevogne på perronnen) (Antal cykler, hvis der kun er cykler på peronnen) Komfort Indstigningshøjde fordøre [cm] Udstigningshøjde midterdøre [cm] Udstigningshøjde bagdøre [cm] Fri dørbredde, fordør(e) [cm] Fri dørbredde, midterdøre [cm] Gangbredde ml. podestre [cm] Maks. indvendig trinhøjde [cm] Ja Nej Klimaanlæg (sæt X) Maks. Podesterhøjde [cm] Ja Nej Busindretningsskitse vedlagt (sæt X) Knæling [cm] Bemærkninger
Bilag C DRIFT OG ORGANISATION [Tilbudsgiver bedes herunder beskrive, i hvilket omfang og med hvilket indhold tilbudsgiver vil opfylde de stillede krav. Besvarelserne indgår i kontrakttildelingsvurderingen af Drift og organisation. Tilbudsgivers besvarelse af de stillede krav bedes anført i de gulmarkerede felter nedenfor] Leverandørens imødekommelse af Sydtrafiks krav til drift og organisation fremgår af afsnittene nedenfor. 1. Medarbejdere, organisering og ledelse 1.1 Det er et krav, at kontraktens ydelser udføres af medarbejdere, der har de nødvendige kompetencer til at varetage de daglige opgaver. [udfyldes af tilbudsgiver] 1.2 For at sikre en høj grad af forsyningssikkerhed er det et krav, at der er etableret driftsovervågning herunder et betryggende beredskab i forbindelse med busnedbrud samt i tilfælde af sygdom hos chauffører eller andet personale. [udfyldes af tilbudsgiver] 1.3 Det er et krav, at relevante driftsinformationer kommunikeres hurtigt og effektivt i tilbudsgivers organisation samt til og fra Sydtrafik. [udfyldes af tilbudsgiver] 2. Miljø- og arbejdsmiljøforhold 2.1 Det er et krav, at der etableres vaskeanlæg til busserne, der genanvender vand, samt at der anvendes miljøvenlige vaskemidler. [udfyldes af tilbudsgiver] 2.2 Det er et krav, at virksomheden sikrer og planer for at fastholde et godt arbejdsmiljø for alle medarbejderne. [udfyldes af tilbudsgiver] 2.3 Det er et krav, at virksomheden forebygger vold og trusler samt har et kriseberedskab i forbindelse med voldsepisoder. [udfyldes af tilbudsgiver]
3. Uddannelse 3.1 Det er et krav, at der indgås uddannelsesaftaler for chauffører med henblik på uddannelse af faglærte chauffører. [udfyldes af tilbudsgiver]
Bilag D - Forhåndstilsagn om garantistillelse Tilbudsgiver: Navn: Adresse: Postnr.: CVR nr.:, By: Forhåndstilsagn om garantistillelse Vi bekræfter hermed at ville stille anfordringsgaranti på DKK 125.000 pr. kontraktbus, såfremt ovennævnte tilbudsgiver vinder kontrakt på kørslen i Sydtrafiks 9. udbud om lokal- og bybuskørsel i Sønderborg Kommune. Den samlede garantistillelse vil ved 39 kontraktbusser udgøre DKK 4.875.000 og udformes i henhold til A-kontraktens 1, stk. 8. Forhåndstilsagn om garantistillelse stilles af: Navn: Adresse: Postnr.: CVR nr.:, By: Dato: Underskrift: