Udbudsbetingelser 60/10 kv Transformere 1
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Generelle forhold... 3 3 Udbudsmateriale... 5 4 Den udbudte ydelse... 7 5 Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning... 8 6 Udvælgelse af tilbudsgivere... 12 7 Udarbejdelse af tilbud... 12 8 Aflevering af tilbud... 15 9 Forhandlingsforløbet... 16 10 Tilbudsevaluering... 18 2
1 Indledning 1.1 AURA El-net A/S (herefter AURA ) udbyder rammeaftaler om anskaffelse af 60/10 kv transformere i henhold til udbudsbekendtgørelse fremsendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 30. september 2016. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter forsyningsvirksomhedsdirektivet 1. AURA forbeholder sig ret til at tildele rammeaftalerne på baggrund af tilbudsgivernes indledende tilbud, og således ikke optage forhandling med tilbudsgiverne, jf. punkt 9.1. Herudover forbeholder AURA sig retten til at tildele rammeaftalen efter modtagelsen af første reviderede tilbud, jf. punkt 9.2. AURA forventer at prækvalificere 6 tilbudsgivere til at afgive tilbud på rammeaftalerne. 1.2 Baggrund Den udbudte ydelse omfatter 8 årige rammeaftaler vedrørende levering, montering og opstilling af 60/10 kv transformere. AURA ønsker at indgå rammeaftaler med tre leverandører. Som led i udbuddet skal tilbudsgiver afgive tilbud på levering, montering og opstilling af de tre første transformere leveret under rammeaftalen, hvoraf der skal leveres to 60/10 kv transformere til 60/10 kv stationen Risdalsvej, Risdalsvej 47, 8260 Viby J og en 60/10 kv transformer til 60/10 kv station Saxild, Tuskærvej 12, Saxild, 8300 Odder. Den udbudte ydelse er nærmere beskrevet i kravsspecifikationerne. Rammeaftalerne skal indgås på grundlag af det udkast til rammeaftale, der er vedlagt udbudsmaterialet. Den endelige rammeaftale vil blive tilrettet i overensstemmelse med de vindende tilbud. Procedure for tildeling af rammeaftalen er beskrevet i punkt 4.1. Ved tildeling af en konkret opgave indgås der en særskilt kontrakt, og der udarbejdes særskilte kravspecifikationer og datalister, der nærmere beskriver den konkrete opgave. Proceduren for tildeling af en kontrakt (mini-udbud) er beskrevet i punkt 4.3. 2 Generelle forhold 1 Europaparlament og rådsdirektiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF. 3
2.1 AURA AURA er: AURA El-net A/S Knudsminde 10 8300 Odder CVR-nr. 25 70 69 00 For en nærmere beskrivelse af AURA henvises til AURA s hjemmeside https://elnet.aura.dk AURA er under udbuddet repræsenteret af projektleder Thomas Bech Asaa. 2.2 Kontaktpersoner AURA har tilknyttet Bech-Bruun som udbudsrådgiver. AURA kontaktperson vedrørende dette udbud er derfor Advokat Tina Braad Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftligt via e-mail til Tina Braad på tbr@bechbruun.com. Henvendelser skal mærkes: AURA udbud af rammeaftaler - Transformere. Der henvises endvidere til punkt 3.2 vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet. 2.3 Tidsplan Udbudsproceduren kan forventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 30. september 2016 Annoncering af udbuddet 21. oktober 2016 Sidste frist for indlevering af spørgsmål forud for ansøgning om prækvalifikation, jf. dog punkt 3.2 25. oktober 2016 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblade forud for prækvalifikation, jf. dog punkt 3.3 31. oktober 2016, kl. Ansøgningsfrist 12:00 7. november 2016 Prækvalifikation 4
14. november 2016 Sidste frist for indlevering af spørgsmål, jf. dog punkt 3.2 16. november 2016, kl. 12.00 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblad, jf. dog punkt 3.3 22. november 2016, kl. Indlevering af tilbud 12:00 28-29. november 2016 1. forhandlingsmøde 6. december 2016, kl. Indlevering af revideret tilbud 12:00 8.december 2016 Udvælgelse af tilbudsgivere til 2. forhandlingsmøde 12. december 2016 2. forhandlingsmøde 16. december 2016 Indlevering af endeligt tilbud Uge 52 2016 Forventet orientering om resultatet af udbudsforretningen 5. januar 2017 Forhandling vedrørende køb af de første tre transformere Uge 2 2017 Forventet kontraktindgåelse Tilbudsgiverne bedes reservere den 28. og 29. november 2016 til deltagelse i 1. forhandlingsmøde, der gennemføres over to dage, og den 12 december 2016 til deltagelse i 2. forhandlingsmøde. 3 Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets omfang Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser ESPD Rammeaftale Kravsspecifikation - 60/10 kv transformere med stikforbindelser Kravsspecifikation - 60/10 kv transformere med gennemføringer Dataliste - 60/10 kv transformere med stikforbindelser Dataliste - 60/10 kv transformere med gennemføringer Tilbudsliste Kapitalisering af tab Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer i udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer i kravsspecifikation og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiverne opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Ændringer til udbudsmaterialet samt besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet offentliggøres løbende på AURA s hjemmeside https://elnet.aura.dk/udbud. 5
3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet AURA opfordrer tilbudsgivere til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via e-mail til advokat Tina Braad på tbr@bechbruun.com. Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til AURA s forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige, blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på AURA s hjemmeside https://elnet.aura.dk/udbud. Spørgsmål inden indlevering af ansøgning om prækvalifikation Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte ydelse, som ønskes besvaret inden fristen for indlevering af prækvalifikationsansøgning, skal stilles senest den 21. oktober 2016. Henvendelser, som modtages efter den 21. oktober 2016, vil således ikke blive besvaret forud for fristen for indlevering af ansøgning om prækvalifikation. Spørgsmål i tilbudsperioden Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte opgave skal være stillet senest den 14. november 2016. Henvendelser, som modtages efter den 14. november 2016, kan således ikke garanteres besvaret. 3.3 Rettelsesblade I tilfælde af, at AURA finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysninger i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt til samtlige tilbudsgivere i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade offentliggøres på AURA s hjemmeside https://elnet.aura.dk/udbud. Der vil ikke blive offentliggjort rettelsesblade i perioden den 25. oktober 2016 til den 31. oktober 2016, som er fristen for indlevering af ansøgning om prækvalifikation. 6
Der vil desuden ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 16. november 2016, kl. 12 med mindre der indkommer spørgsmål, som det ikke er muligt at besvare inden den 16. november 2016, kl. 12 som følge af tidspunktet for spørgsmålenes fremsættelse. 4 Den udbudte ydelse 4.1 Rammeaftaler Den udbudte ydelse omfatter rammeaftaler vedrørende levering, montering og opstilling af transformere. Der indgås rammeaftale med tre leverandører. Rammeaftalerne tildeles efter tildelingskriteriet i punkt 10.1. Efterfølgende vil konkrete indkøb til udførelse i henhold til rammeaftalen tildeles ved en genåbning af konkurrencen mellem leverandørerne på baggrund af de i punkt 4.3 fastsatte kriterier herfor. 4.2 De første leverancer Udbuddet omfatter også levering, montering og opstilling af de tre første transformere, hvoraf der skal leveres to 60/10 kv transformere til 60/10 kv stationen Risdalsvej, Risdalsvej 47, 8260 Viby J og en 60/10 kv transformer til 60/10 kv station Saxild, Tuskærvej 12, Saxild, 8300 Odder. De konkrete kontrakter på indkøb af tre transformere tildeles efter tildelingskriteriet i punkt 10.3 og ud fra en vurdering af underkriterierne i punkt 10.4. AURA har ikke i forbindelse med indkøb af de første tre transformere supplerende krav til datalisterne eller kravsspecifikationerne og indkøbene vil derfor blive gennemført efter de vedlagte datalister og kravspecifikationer. Tilbudsgiverne skal således i forbindelse med tilbud på rammeaftalerne, også afgive separate tilbud på de tre transformere. Tilbudsgiverne kan i forbindelse med tilbud på de tre transformere tilbyde AURA en rabat, hvis tilbudsgiver får tildelt kontrakt på alle tre transformere. Det er således ikke givet, at den samme tilbudsgiver får tildelt kontrakt på alle tre transformere. Vurderingen af, hvilken/hvilke tilbudsgivere, der skal tildeles kontrakterne på de første tre transformere, vil således blive foretaget på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudsbetingelsernes punkt 10.3, i hvilken forbindelse en eventuelt tilbudt rabat vil blive inddraget ved vurdering af, hvilken løsning der samlet set for AURA frembyder det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Se for en uddybning heraf udbudsbetingelsernes punkt 10.5. AURA forbeholder sig retten til at gennemføre forhandlinger med tilbudsgiverne om tildeling af kontrakt på de tre transformere. 7
De første tre transformere skal leveres i løbet af 2017. 4.3 Efterfølgende køb på rammeaftalen mini-udbud AURA køber på rammeaftalerne ved at genåbne konkurrencen mellem de tre leverandører. Ved genåbning af konkurrencen gennemfører AURA såkaldte mini-udbud. Proceduren for mini-udbud iværksættes ved, at AURA inviterer alle leverandører på rammeaftalen til at afgive tilbud på det konkrete indkøb. Mini-udbuddene gennemføres som udbud med forhandling. Ved mini-udbud vil det konkrete indkøb blive tildelt efter tildelingskriteriet i punkt 10.3 og ud fra en vurdering af underkriterierne i punkt 10.4. Leverandørerne vil blive inviteret til at afgive tilbud på baggrund af de opdaterede specifikationer, som AURA måtte fastsætte i forbindelse med mini-udbuddet. AURA vil fastsætte specifikationerne med udgangspunkt i de specifikationer (kravspecifikation og dataliste), der fremgår af til nærværende udbud, dog naturligvis således, at der vil blive taget højde for den teknologiske udvikling i markedet. I forbindelse med mini-udbuddene er leverandøren ikke berettiget til at afgive tilbud, der i teknisk forstand må anses for ringere for AURA målt i forhold til de tilbud leverandørerne har afgivet i forbindelse med dette udbud. Leverandørernes oprindelige tilbud danner således en mindstegrænse for, hvad leverandørerne kan tilbyde i fremtidige mini-udbud. Dette gør sig ikke gældende i forhold til underkriteriet pris, da leverandørerne i forbindelse med mini-udbuddene vil få mulighed for at tilbyde en ny pris. I forhold til det konkrete indkøb af tre transformere, der gennemføres i forbindelse med indgåelsen af rammeaftalen, jf. punkt 4.2, er leverandørerne dog bundet af den pris, der tilbydes på rammeaftalen. De tilbudte priser for de tre udbudte transformere må således ikke overskride den tilbudte pris på rammeaftalen. AURA vil ved henvendelse til leverandørerne på rammeaftalen fastsætte fristen for afgivelse af tilbud i forbindelse med mini-udbuddet. Processen vil foregå elektronisk per e-mail. Leverandørerne må påregne, at tilbudsfristen i forbindelse med mini-udbud kan være kort. Tilbudsfristen vil dog i intet tilfælde være kortere end 14 arbejdsdage, og AURA vil i forbindelse med afholdelse af mini-udbud alene fastsætte meget korte frister, hvis AURA vurderer, at dette er sagligt begrundet. 5 Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning 5.1 Sprog Ansøgning om prækvalifikation skal afgives skriftligt på dansk. 8
5.2 Mindstekrav Ansøgere skal opfylde følgende mindstekrav for at kunne blive prækvalificeret: Ansøgers omsætning i det seneste regnskabsår skal være minimum 15 mio. kr. ekskl. moms. Ansøgers resultat før skat skal i det seneste regnskabsår have været positivt. Ansøger skal inden for de seneste 3 år kunne dokumentere minimum 2 referencer på levering af transformere, som svarer til de udbudte 60/10 kv transformere. 5.3 Udformning af ansøgning om prækvalifikation ESPD 5.3.1 Tilbudsgiver skal i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation aflevere udfyldt ESPD med følgende oplysninger: Navn, adresse, kontaktdata m.v. Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del II afsnit A. Følgende dele af ESPD del II afsnit A skal dog ikke udfyldes: Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt Hvis det er relevant, afgives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør ønsker at afgive tilbud på Ansøgers repræsentanter Oplysning gives ved at udfylde ESPD del II afsnit B. Udnyttelse af andre enheders kapacitet Ansøger skal oplyse, om ansøger baserer sig på underleverandører eller andre for at kunne opfylde mindstekrav til egnethed, jf. punkt 5.2, eller udvælgelseskriterierne, jf. punkt 6.2. Oplysning afgives ved at udfylde ESPD del II, afsnit C. Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører (andre enheders kapacitet) i forhold til den økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske formåen, herunder i forhold til opfyldelse af mindstekrav, jf. punkt 5.2, skal ansøger vedlægge sin ansøgning om prækvalifikation et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren med de oplysninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B, del III og IV. Desuden skal ansøger udfylde ESPD del V. 9
Udelukkelsesgrundene Ansøgere, der befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1, nr. 1-6, samt 135, stk. 3, er afskåret fra at afgive tilbud. Ansøger skal derfor erklære, at ansøger ikke befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1, nr. 1-6, samt 135, stk. 3. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A og B. Ansøgers opmærksomhed henledes på, at udelukkelsesgrundene i udgangspunktet er udfyldt med et Nej. Ansøger behøver således ikke at udfylde ESPD del III, afsnit A og B, med mindre ansøgeren er omfattet af en af udelukkelsesgrundene. Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal oplyse ansøgers samlede årsomsætning, ansøgers egenkapital, ansøgers resultat før skat samt ansøgers soliditetsgrad. Oplysningerne skal afgives for de seneste 3 tilgængelige regnskabsår og afgives ved at udfylde ESPD del IV afsnit B. Såfremt ansøger ikke har rådighed over de krævede nøgletal inden for de seneste 3 regnskabsår, skal ansøger oplyse hvornår ansøger blev etableret. Dette gøres ved at udfylde feltet Set-up of economic operator Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal beskrive tilbudsgivers væsentligste referencer vedrørende levering af transformere inden for de seneste 3 år. Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del IV, afsnit C. Udvælgelse af tilbudsgivere Ansøger skal angive hvorledes ansøger opfylder udvælgelseskriterierne, jf. punkt 6.2. Oplysningen afgives ved i ESPD del V at svare Ja samt beskrive hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriterierne. Beskrivelsen kan ske ved at henvise til oplysningerne i ESPD afsnit IV del B og C samt eventuelle underleverandører. Afsluttende erklæringer Ansøger skal erklære, at de oplysninger, der er angivet i ESPD en er nøjagtige og korrekte. Dette sker ved at udfylde ESPD del VI. 10
Såfremt ansøgningen afgives af et konsortium, skal alle konsortiedeltagere aflevere særskilt udfyldt ESPD. Vedrørende udfyldelse af ESPD kan der i øvrigt generelt henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Det elektroniske ESPD Sådan virker det - marts 2016 samt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Det Fælles europæiske udbudsdokument 2015. Vejledningerne kan findes på www.kfst.dk. 5.3.2 Yderligere oplysninger Ud over udfyldt ESPD, herunder eventuel ESPD for underleverandør og konsortiedeltager, jf. punkt 5.3.1, skal ansøgningen vedlægges følgende materiale: Referenceliste med angivelse af tilbudsgivers væsentligste referencer vedrørende levering af transformere inden for de seneste 3 år. Såfremt ansøgning afgives af et konsortium, skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse og med angivelse af en konsortiedeltage, med hvem AURA kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne. Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører (andre enheders kapacitet), skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at underleverandøren (enheden) stiller sine ressourcer til rådighed for AURA i forbindelse med opgaven. Opmærksomheden henledes på, at såfremt ansøger baserer sin økonomiske og finansielle formåen på en underleverandør (andre enheders kapacitet), skal den pågældende underleverandør (anden enhed) hæfte solidarisk med ansøger for kontraktens opfyldelse. Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt ansøger baserer sin tekniske og faglige formåen på underleverandører (andre enheders kapacitet), skal den/de pågældende underleverandører udføre den del af kontrakten, som underleverandørens kapacitet relaterer sig til. Såfremt ovennævnte oplysninger ikke vedlægges, eller såfremt der ikke vedlægges ESPD er for underleverandører og konsortiedeltager, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men vurderingen af ansøgningen vil ske på baggrund af ansøgers kompetencer og de oplysninger, der fremgår af det af ansøger udfyldte ESPD. 5.4 Aflevering af ansøgning om prækvalifikation AURA skal modtage ansøgning om prækvalifikation senest den 31. oktober 2016 kl. 12.00. Ansøgningen skal fremsendes til: Bech-Bruun 11
Att.: Tina Braad Værkmestergade 2 8000 Aarhus C tbr@bechbruun.com Ansøgningen kan fremsendes pr. e-mail. Såfremt ansøgningen fremsendes med post eller afleveres personligt, skal ansøgningen afleveres på usb-stik i pdf-format. Ansøgningen skal være mærket FORTROLIGT AURA TILBUD PÅ TRANSFORMERE. 6 Udvælgelse af tilbudsgivere 6.1 Antallet af tilbudsgivere AURA vil prækvalificere 6 tilbudsgivere. 6.2 Udvælgelse Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgers økonomiske kvalifikationer og ansøgers referencer vedrørende levering af transformere der svarer til de udbudte 60/10 kv transformere med hovedvægten på ansøgers referencer. 7 Udarbejdelse af tilbud 7.1 Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives på dansk, ligesom al skriftlig og mundtlig kommunikation i forbindelse med afgivelse af tilbud og deltagelse i forhandlingerne skal være på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. 7.2 Vedståelsesfrist/accept Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. Hvis tilbudsfristen undervejs i udbuddet udskydes, udskydes vedståelsesfristen med et tilsvarende antal dage. Vedståelsesfristen for det reviderede tilbud, der skal afgives senest den 6. december 2016, er den 22. februar 2017. 12
AURA anser ikke en aftale for indgået og udbudsforretning for afsluttet, førend kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. 7.3 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang og kvalitet. Vedlægges de i punkt 7.3.1-7.3.5 krævede oplysninger ikke i fuldt omfang, betragtes tilbuddet ikke som ukonditionsmæssigt, men de manglende oplysninger vil få indflydelse på vurdering af tilbuddet. Tilbuddet skal indeholde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige bi-ydelser. Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), ønskes det, at tilbuddet/tilbuddene følger nedennævnte disposition: 7.3.1 Identifikation af tilbudsgiver m.v. Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner. Oplysning om eventuelle væsentlige underleverandører/underentreprenører med tilsvarende angivelse af navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner. 7.3.2 Forbehold og forudsætninger Forbehold over for udbudsmaterialet samt AURA s krav skal angives særskilt under overskriften Forbehold. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes desuden på, at AURA ikke vil kunne tildele kontrakten til et tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, herunder over for AURA s kontraktudkast eller som indeholder forhold, som ikke kan prissættes. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. oven for punkt 3.2, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 13
Tilbudsgiver skal desuden under overskriften Forudsætninger angive hvilke forudsætninger, der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare. 7.3.3 Pris Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af den i udbudsmaterialet vedlagte tilbudsliste. Alle poster på tilbudslisten skal være udfyldt i deres helhed. De i tilbudslisten angivne priser skal være i danske kroner ekskl. moms men inkl. alle omkostninger, herunder til told, afgift og forsikring m.v. Herudover skal tilbudsgiver udfylde bilaget, kapitalisering af tab. De i bilaget angivne felter udfyldes af tilbudsgiver skal udfyldes i deres helhed. 7.3.4 De kvalitative underkriterier Til brug for vurdering af underkriteriet Konstruktion og tekniske løsninger skal tilbudsgiver vedlægge følgende materiale: Beskrivelse af tilbudsgivers opfyldelse af underkriteriet Konstruktion og tekniske løsninger, jf. punkt 10.2.2. Udfyldt dataliste med angivelse af de værdier, tilbudsgiver tilbyder 7.3.5 Yderligere oplysninger Tilbuddet skal desuden vedlægges følgende materiale: Beskrivelse af tilbudsgivers FAT test, herunder kravspecifikationernes punkt 7 Beskrivelse af tilbudsgivers SAT test Derudover skal de tilbudsgivere, der udskilles til at deltage i andet og afsluttende forhandlingsmøde sammen med deres endelige tilbud vedlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet i forbindelsen med prækvalifikationen. Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1, nr. 1-6 og 135, stk. 3, kan tilbudsgiver fremlægge: Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument, udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1. 14
Et certifikat, udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land, som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 3. Udsteder det pågældende land ikke certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, jf. udbudslovens 153. Danske tilbudsgivere kan som bevis fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Som dokumentation for at tilbudsgiver opfylder mindstekravene for at kunne prækvalificeres, kan tilbudsgiver fremlægge tilbudsgivers seneste regnskab eller en revisorerklæring med angivelse af de pågældende nøgletal. 7.4 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen er AURA uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af AURA. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen. 7.5 Fortrolighed og ejendomsret 7.5.1 Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere m.v., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for 3. mand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. 7.5.2 Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er AURA s ejendom. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsforretning uden AURA s forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. 8 Aflevering af tilbud 8.1 Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget senest den 18. november 2016, kl.12:00. 15
8.2 Tilbud skal fremsendes til: Bech-Bruun Att.: Tina Braad Værkmestergade 2 8000 Aarhus C tbr@bechbruun.com Tilbuddet kan fremsendes pr. e-mail. Såfremt tilbuddet fremsendes med post eller afleveres personligt, skal tilbuddet vedlægges en digital pdf-udgave på usb-stik. Tilbuddet skal være mærket FORTROLIGT AURA TILBUD PÅ TRANSFORMERE 8.3 Åbning af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 9 Forhandlingsforløbet 9.1 Det indledende tilbud AURA forbeholder sig ret til at tildele kontrakten Rammeaftalen på baggrund af tilbudsgiverens indledende tilbud. Såfremt AURA ikke benytter denne adgang til at tildele kontrakten Rammeaftalen på baggrund af tilbudsgiverens indledende tilbud, vil AURA forud for tildeling af kontrakterne Rammeaftalerne føre forhandlinger med tilbudsgiverne. Forhandlingerne forventes i forhold til de afgivne tilbud yderligere at kunne afdække og udvikle den samlede kvalitet af de tilbudte transformere. 9.2 Strukturen i forhandlingsforløbet Strukturen i forhandlingsforløbet vil være følgende: Indledende gennemgang af tilbud Efter modtagelse af tilbud vil tilbuddene blive gennemgået og den enkelte tilbudsgiver vil modtage et indledende brev med angivelser af forhold i tilbuddet, som AURA enten ønsker præciseret/uddybet eller tilbudsgiverens stillingtagen til. 16
Første forhandlingsmøde Første forhandlingsmøde afholdes den 23. november 2016. På forhandlingsmødet vil tilbudsgiveren få adgang til at præsentere deres tilbud, og der vil med udgangspunkt i AURA s indledende brev blive ført forhandlinger med tilbudsgiveren. Tilbudsgivers reviderede tilbud Efter forhandlingsmødet udsendes referat af mødet samt eventuelt yderligere spørgsmål til tilbudsgiveren. Tilbudsgiveren udarbejder herefter på grundlag af forhandlingsmødet et revideret tilbud, som skal afleveres den 30. november 2016, kl. 12.00. AURA forbeholder sig ret til at tildele kontrakten Rammeaftalerne på baggrund af tilbudsgivers reviderede tilbud. Udskillelse af tilbudsgiver Såfremt AURA ikke benytter adgangen til at tildele kontrakten Rammeaftalerne på baggrund af det reviderede tilbud, vil AURA på baggrund af en vurdering af det reviderede tilbud i henhold til tildelingskriteriet, jf. punkt 10.1, udvælge de 4/5 tilbudsgivere med hvem, der skal gennemføres et andet og afsluttende forhandlingsmøde. Tilbudsgiverne vil modtage orientering om hvilke 4/5 tilbudsgivere, der er udvalgt til det andet og afsluttende forhandlingsmøde den 5. december 2016. Anden forhandling AURA forbeholder sig retten til, at gennemføre anden forhandling som en skriftlig forhandling. Såfremt AURA ikke benytter adgangen til at gennemføre anden forhandling som en skriftlig forhandling, vil tilbudsgiveren på andet forhandlingsmøde få adgang til at præsentere det reviderede tilbud, og der vil med udgangspunkt i dette tilbud blive ført forhandlinger med tilbudsgiveren. Endeligt tilbud Efter det andet forhandlingsmøde/den skriftlige forhandling udsendes eventuelt afsluttende spørgsmål til tilbudsgiveren. Såfremt der er gennemført et forhandlingsmøde udsendes desuden referat af mødet. Tilbudsgiveren udarbejder på dette grundlag deres endelige tilbud, som skal afleveres senest den 9. december 2016, kl. 12.00. 17
Kontrakt på tre transformere Efter tildeling af rammeaftalerne, forbeholder AURA sig retten til at gennemføre forhandlinger med vinderne af rammeaftalen, inden AURA tildeler kontrakt på de tre transformere. Grundlaget for disse forhandlinger er leverandørernes endelige tilbud på rammeaftalen. AURA forbeholder sig retten til at gennemføre disse forhandlinger som en skriftlig forhandling. Såfremt der gennemføres forhandlingsmøde udsendes der et referat fra mødet. Rammeaftaleleverandørerne udarbejder på dette grundlag deres endelig tilbud på de tre transformere, som skal afleveres senest den 5. januar 2017, kl. 12:00. Tilbudsgivers tilbud vil under forhandlingerne blive behandlet fortroligt, og oplæg samt priser fra det enkelte tilbud vil ikke blive videregivet til de øvrige tilbudsgivere. Oplysninger og oplæg fra den enkelte tilbudsgiver vil dog kunne medføre, at AURA anser det for nødvendigt at revidere og/eller konkretisere kravene i udbudsmaterialet, og sådanne ændrede krav vil kunne gøres til genstand for forhandlinger med samtlige tilbudsgivere. Det præciseres i øvrigt, at ovennævnte forhandlingsforløb udelukkende udgør AURA s forventninger til forhandlingsforløbet på udbudstidspunktet. AURA forbeholder sig således adgang til at reducere antallet af forhandlingsmøder til ét, såfremt indholdet af de modtagne tilbud tilsiger, at der kan træffes tildelingsbeslutning på baggrund af ét forhandlingsmøde. Såfremt antallet af forhandlingsmøder ændres til ét, vil der ikke ske udskillelse af tilbudsgivere. 10 Tilbudsevaluering 10.1 Tildelingskriterier - Rammeaftalen Rammeaftalen vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet og ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Pris: 30 40 % Konstruktion og tekniske løsninger: 60-70 % 10.2 Beskrivelse af underkriterier - Rammeaftalen Som det fremgår af kravspecifikationerne samt datalisterne har AURA angivet en række krav. Evalueringen foretages på grundlag af opfyldelsesgraden af de i kravspecifikationerne og datalisterne angivne krav, og på grundlag af underkriterierne beskrevet ovenfor. AURA vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: 18
10.2.1 Pris Ved vurderingen af underkriteriet Pris vil AURA lægge vægt på følgende delkriterie: Tilbudssum leverance Kapitalisering af tab Ved beregningen af kapitalisering af tab indgår en af AURA beregnet kapitaliseringsfaktor for tomgangstab, samt en af AURA beregnet kapitaliseringsfaktor for belastningstab. Tomgangstab Kapitaliseringsfaktoren for tomgangstab udgør en beregning af de udgifter, der er forbundet med at den tilbudte transformer er i tomgang uden belastning. Udgifterne til en transformer i tomgang beregnes som en tilbagediskontering af de samlede udgifter til tomgangsforbrug ved konstant tilslutning i tomgang i transformerens levetid. Belastningstab Kapitaliseringsfaktoren for belastningstab udgør en beregning af de udgifter, der gennemsnitligt er forbundet med at den tilbudte transformer belastes. Udgifterne til belastningstabet af en transformer beregnes som en tilbagediskontering af de samlede udgifter til belastningstab i transformerens levetid. Samlet pris (kapitaliseret) For at beregne kapitalisering af tab skal det af tilbudsgiver tilbudte tomgangstab for hver af de tilbudte transformere ganges med en kapitaliseringsfaktor for tomgangstab, og det af tilbudsgiver tilbudte belastningstab for hver af de tilbudte transformere skal ganges med en kapitaliseringsfaktor for belastningstab. Den samlede pris (kapitaliseret) for den tilbudte transformer, som anvendes ved evalueringen af tilbuddene, beregnes herefter ud fra følgende formel: Tilbudssum 16/20 MVA (pris for ét stk.) + kapitaliseret tomgangstab + kapitaliseret belastningstab + Tilbudssum 10/12,5 MVA + kapitaliseret tomgangstab + kapitaliseret belastningstab Til brug for vurdering af underkriteriet: Pris skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt tilbudsliste, jf. punkt 7.3.3. Herudover skal tilbudsgiver udfylde bilaget, kapitalisering af tab, jf. punkt 7.3.3. 10.2.2 Konstruktion og tekniske løsninger Underkriteriet Konstruktion og tekniske løsninger omfatter en vurdering af følgende forhold: Kvaliteten af datalisterne Viklingskobler fabrikat og type jf. kravspecifikationernes punkt 3 19
Tilslutninger, type og udførelse, jf. kravspecifikationernes punkt 3 Lydeffektniveau, jf. kravspecifikationernes punkt 3 Korrosionsklasse, jf. kravspecifikationernes punkt 3.3 Garantiperiode, jf. kravspecifikationernes punkt 9 Generel opfyldelse af kravspecifikationerne i forhold til den tilbudte løsning, jf. kravspecifikationernes punkt 1-9 Til brug for vurdering af underkriteriet Konstruktion og tekniske løsninger skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt datalister. Herudover skal tilbudsgiver vedlægge sit tilbud en besvarelse af punkt 1-9 i kravspecifikationerne. 10.3 Tildelingskriterier kontrakt ved træk på rammeaftalen Ved træk på rammeaftalen vil kontrakt blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet og ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Pris: 60-70 % Konstruktion og tekniske løsninger: 30-40 % 10.4 Beskrivelse af underkriterier - kontrakt ved træk på rammeaftalen Som det fremgår af kravspecifikationerne samt datalisterne har AURA angivet en række krav. Evalueringen foretages på grundlag af opfyldelsesgraden af de i kravspecifikationerne og datalisterne angivne krav, herunder AURA s eventuelle supplerende krav til kravspecifikationerne samt datalisterne, og på grundlag af underkriterierne beskrevet ovenfor. AURA vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: 10.4.1 Pris Ved vurderingen af underkriteriet Pris vil AURA lægge vægt på følgende delkriterie: Tilbudssum leverance Kapitalisering af tab Ved beregningen af kapitalisering af tab indgår en af AURA beregnet kapitaliseringsfaktor for tomgangstab, samt en af AURA beregnet kapitaliseringsfaktor for belastningstab. Tomgangstab Kapitaliseringsfaktoren for tomgangstab udgør en beregning af de udgifter, der er forbundet med at den tilbudte transformer er i tomgang uden belastning. Udgifterne til en transformer i tomgang beregnes som en tilbagediskontering af de samlede udgifter til tomgangsforbrug ved konstant tilslutning i tomgang i transformerens levetid. 20
Belastningstab Kapitaliseringsfaktoren for belastningstab udgør en beregning af de udgifter, der gennemsnitligt er forbundet med at den tilbudte transformer belastes. Udgifterne til belastningstabet af en transformer beregnes som en tilbagediskontering af det samlede udgifter til belastningstab i transformerens levetid. Samlet pris (kapitaliseret) For at beregne kapitalisering af tab skal det af tilbudsgiver tilbudte tomgangstab for hver af de tilbudte transformere ganges med Kt, og det af tilbudsgiver tilbudte belastningstab for hver af de tilbudte transformere skal ganges med Kb. Den samlede pris (kapitaliseret) (vurderingssummen) for den tilbudte transformer, beregnes herefter ud fra følgende formel: Tilbudssum + kapitaliseret tomgangstab + kapitaliseret belastningstab Til brug for vurdering af underkriteriet: Pris skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt tilbudsliste, jf. punkt 7.3.3. Herudover skal tilbudsgiver udfylde bilaget, kapitalisering af tab, jf. punkt 7.3.3. 10.4.2 Konstruktion og tekniske løsninger Underkriteriet Konstruktion og tekniske løsninger omfatter en vurdering af følgende forhold: Kvaliteten af datalisterne Viklingskobler fabrikat og type jf. kravspecifikationernes punkt 3 Tilslutninger, type og udførelse, jf. kravspecifikationernes punkt 3 Lydeffektniveau, jf. kravspecifikationernes punkt 3 Korrosionsklasse, jf. kravspecifikationernes punkt 3.3 Garantiperiode, jf. kravspecifikationernes punkt 9 Generel opfyldelse af kravspecifikationerne i forhold til den tilbudte løsning, jf. kravspecifikationernes punkt 1-9 Til brug for vurdering af underkriteriet Konstruktion og tekniske løsninger skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt datalister. Herudover skal tilbudsgiver vedlægge sit tilbud en besvarelse af punkt 1-9 i kravspecifikationerne. 10.5 Supplerende information vedrørende vurderingen af tilbud ved det konkrete træk på rammeaftalen, der er udbudt sammen med Rammeaftalen Vurderingen af tilbuddene afgivet i forhold til det konkrete indkøb, der, jf. punkt 4.2, foretages samtidig med udbuddet af Rammeaftalen, vil blive vurderet efter tildelingskriteriet i punkt 10.3 og ud fra en vurdering af underkriterierne i punkt 10.4. Det skal dog i denne forbindelse præciseres, at indkøbet anses som to separate indkøb/aftaler af 2 stk. 16/20 MVA transformere ( aftale A ) henholdsvis 1 stk. 10/12,5 transformer ( aftale 21
B ), og der vil blive foretaget en selvstændig vurdering for disse to aftaler. Det er således ikke givet, at den samme tilbudsgiver får tildelt kontrakt på alle tre transformere. Det præciseres ligeledes, at vurderingssummen i forhold til underkriteriet Pris, ved indkøbet af de 2 stk. 16/20 MVA transformere udgøres af den samlede pris for begge transformere tillagt kapitaliseret tomgangstab samt kapitaliseret belastningstab for begge disse transformere. AURA vil foretage en tildeling af kontrakterne til den kombination af tilbud på aftale A og aftale B, der samlet set opnår den højeste score i henhold til tildelingskriteriet i punkt 10.3. Ved denne vurdering vil den af tilbudsgiverne eventuelt tilbudte rabat ved tildeling af kontrakt på alle tre transformere (både aftale A og aftale B ), blive inddraget. Dette medfører, at selvom tilbudsgiver X måtte have opnået den højeste score på aftale A, og tilbudsgiver Z har opnået den højeste score på aftale B, men tilbudsgiver Z har tilbudt en rabat ved tildeling af kontrakten på alle tre transformere, der samlet set indebærer, at denne kombination af tilbud opnår den højeste score, vil begge aftaler A og B blive tildelt tilbudsgiver Z. 10.510.6 Evaluering og behandling af tilbud Ved bedømmelse af de modtagne tilbud i henhold til det kvalitative underkriterie Konstruktion og tekniske løsninger vil følgende skala blive anvendt: Point 10 9 8 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 22
Point 0 Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet) Ved vurderingen af underkriteriet Pris, herunder de enkelte delkriterier, vil tilsvarende blive anvendt en pointskala fra 0-10, hvor 0 gives for det tilbud, som kun netop er økonomisk acceptabelt, mens at 10 gives for den bedst tænkelige pris i forhold til den udbudte opgave. Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse 2 yderpunkter. Den bedst tænkelige pris defineres som den lavest tilbudte konditionsmæssige pris, mens at det netop økonomisk acceptable tilbud, er et tilbud, der er 50 % dyrere end den laveste tilbudte konditionsmæssige pris. Såfremt der mod forventning måtte være et større prisspænd end 50 % mellem tilbuddene, gives karakteren 0 til det dyreste konditionsmæssige tilbud. 10.610.7 Orientering Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelse til de vindende tilbudsgivere, om at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af en stand-still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor AURA har afsendt elektronisk underretning til tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen. 23