Regnskabsinstruks for regnskabsafslutning 2014 for Norddjurs Kommune ALLE BRUGERE KAN BOGFØRE I GAMMELT REGNSKABSÅR (2014) TIL OG MED DEN 15. JANUAR 2015. EFTER DENNE DATO ER DER LUKKET FOR BOGFØRING I 2014. version 4.0
INDHOLDSFORTEGNELSE Følgende kan gælde for alle brugere: 1. Forsupplementsperiode 2. suppelmentsperiode 3. Kontering på konto 9.17 mellemregning mellem årene 4. Salgsstyring regningsudskrivning 5. Afstemning af statuskonti 6. Tilskud i forbindelse med fleksjob 7. Anlægskartotek oplysninger om til-/afgange Følgende gælder for fagforvaltningernes personale: 8. Lukning af regnskabsperioderne 9. Ældreboliger m.v. 10. Anlægsregnskaber 11. Nedskrivning, afskrivning hensættelser til tab på tilgodehavender m.m. 12. Udførelse af opgaver for andre myndigheder 13. Regnskabsmæssig redegørelse for omkostningskalkulationerne ved kommunal leverandørvirksomhed af personlig og praktisk bistand 14. Sektorbeskrivelser og noter til regnskabet 15. Statsrefusion 16. Dyre enkeltsager 17. Materialeplan 18. Revisionen 2
1. Forsupplementsperiode Regnskabsbilag, der modtages i 2014, men ønskes bogført i 2015-regnskabet, kan bogføres i 2015 fra 1. december 2014. 2. suppelmentsperiode Regnskabsbilag (faktura, udgiftsbilag og posteringsbilag) der ønskes medtaget i 2014-regnskabet, skal senest være bogført den 15. januar 2015. Bilag der ikke er bogført denne dag, overføres til regnskabsåret 2015. 3. Kontering på konto 9.17 mellemregning mellem årene Se venligst bilag 1 bagerst i dokumentet. 4. Salgsstyring - regningsudskrivning Sidste frist for udsendelse af opkrævninger vedrørende 2014 er 15. januar 2015. Det er fakturadatoen, som styrer, hvilket regnskabsår bogføringen sker i. For yderligere information omkring supplementbogføring kan KMD s pixi-vejledning læses på http://nykundenet.kmd.dk/systembrugere/oekonomi/opusoekonomi/documents/vejledninger/2014%20- %20Vejledning%20i%20bogføring%20af%20forsupplement%20og%20supplement%20version%203.3. pdf 5. Afstemning af statuskonti For at sikre, at regnskabet udviser et retvisende resultat, skal der foretages afstemning af alle konti på den finansielle status ved regnskabsårets udgang. Afstemninger, som skal følge retningslinjerne i henhold til Principper for økonomistyrings underbilag for afstemning af statuskonti http://www.norddjurs.dk/media/448904/afstemning_af_statuskonto_herunder_terminer_for_afstemning. pdf skal indsendes til Frank Kim Jensen (fkj@norddjurs.dk) senest den 16. marts 2015. Afstemningerne for regnskabsåret 2014, må tidligst foretages den 1. marts 2015, (dog med undtagelse af dem til det sociale regnskab, de skal afleveres til Britt Kjeldsen (brf@norddjurs.dk) sammen med materialet til det sociale regnskab). Dette er for at være sikker på at alt er bogført inden afstemningen foretages. Økonomi og Indkøb vil efter den 22. marts kontrollere afstemningerne med henblik på, at saldoen stemmer overens med den endelige statusbalance for 2014. Økonomi og Indkøb vil i december måned 2014 udsende en oversigt over afstemninger til samtlige der er ansvarlige for afstemning. Den afstemningsansvarlige er ansvarlig for, at der ikke forefindes gamle poster på afstemningen og at der igennem årets løb er fulgt op på kontoen. 6. Tilskud i forbindelse med fleksjob Løn og Bogholderi afleverer beregningsmateriale til Udbetalingscenteret senest 3 dage før jul og Udbetalingscenteret vil herefter foretage beregninger m.m. og returnere materialet til de respektive områder senest med udgangen af uge 1 i 2015. 7. Anlægskartotek oplysninger om til-/afgange I forbindelse med regnskabsafslutningen skal der ske en ajourføring af kommunens anlægskartotek. Den enkelte institution/afdeling har ansvaret for, at kartoteket er reguleret for henholdsvis tilgange og afgange inden for institutionens/afdelingens område således, at der kan foretages korrekte afskrivninger i driftsregnskabet og registrering på kommunens statusbalance. Økonomi og Indkøb udsender i december måned 2014 en mail til samtlige institutioner og afdelinger m.v., som skal besvares med oplysninger om, hvorvidt der har været til- og/eller afgange. Fristen for ajourføring er den 15. januar 2015. 3
8. Lukning af regnskabsperioderne Kontoplangruppen foretager lukning af regnskabsperioderne i henhold til aftale med Økonomi og Indkøb. 9. Ældreboliger m.v. Optagelse af regnskaber vedrørende ældreboliger m.v. i kommunens årsregnskab skal være afsluttet senest den 15. januar 2015 - dog frist til 30. januar 2015 for så vidt angår optagelse og afstemning af posteringer i finansiel status. 10. Anlægsregnskaber Af hensyn til udarbejdelse af oversigt over igangværende anlægsarbejder, der indgår som bilag til årsregnskabet, bør flest mulige anlæg afsluttes inden udgangen af supplementsperioden den 15. januar 2015. 11. Nedskrivning, afskrivning hensættelse til tab på tilgodehavender m.m. Vedrører funktionerne 9.22, 9.23, 9.25 og 9.52. Nedskrivning af tilgodehavender vedrørende disse funktioner skal i 2014 ske direkte via balancekontoen og foretages i samarbejde med Økonomi og Indkøb senest den 30. januar 2015. Nedskrivningen kan ved regnskabsårets slutning foretages som en procentdel af de forskellige typer af tilgodehavender baseret på historiske erfaringer og skal kunne dokumenteres. 12. Udførelse af opgaver for andre myndigheder Oplysninger om opgaver udført for andre offentlige myndigheder samt værdien af disse, skal være Økonomi og Indkøb i hænde senest den 13. februar 2015. 13. Regnskabsmæssig redegørelse for omkostningskalkulationerne ved kommunal leverandørvirksomhed af personlig og praktisk bistand I kommunens årsregnskab skal der hvert år optages en oversigt, der angiver hvorledes kommunen senest har beregnet priskravene ved leverandørvirksomheden af personlig og praktisk hjælp. (jf. 14 og 15 i bekendtgørelse nr. 1614 af 12. december 2006 og Socialministeriets vejledning om personlig og praktisk hjælp, træning, forebyggelse m.v. - vejledning nr. 2 til serviceloven af 5. december 2006). I kommunens årsregnskab optages endvidere en redegørelse for de faktiske omkostninger ved leverandørvirksomheden, herunder eventuelle afvigelser i forhold til omkostningskalkulationen, jf. 20 i bekendtgørelsen. Der er ikke opstillet nærmere formkrav for oversigten. Det er således de i forvejen udarbejdede omkostningskalkulationer og redegørelser, der optages i regnskabet. Frist for fremsendelse til Økonomi og Indkøb er den 27. februar 2015. 14. Sektorbeskrivelser og noter til regnskabet De centrale budgetmedarbejdere skal, i samarbejde med fagforvaltningerne, udarbejde sektorbeskrivelser og noter til regnskabet. Frist for fremsendelse til Økonomi og Indkøb er den 6. marts 2015. 15. Statsrefusion Der skal udarbejdes en foreløbig rest- /endelig afregning over statsrefusionen (vær obs. på nye tidsfrister på foreløbig restafregning på refusion skal være ministerierne i hænde senest den 15. februar 2015), herunder særlig dyre enkeltsager, som skal godkendes af revisionen efter at regnskabet er lukket. Frist for aflevering til revisionen er den 20. februar 2014. 16. Dyre enkeltsager Decentrale medarbejdere skal aflevere (maile) oplysningerne fra regnearkene med indberetninger omkring dyre enkeltsager til Britt Kjeldsen senest den 3. februar 2015. Ikke-afholdte udgifter må optages i regnearket, såfremt kravet mod kommunen kendes (antal dage og takst) og opgaven (opholdet) er udført. Hvis der er usikkerhed om regningens størrelse, må beløbet ikke medtages. Beløbene i regnearket skal periodiseres på måneder. 17. Materialeplan I december 2014 fremsendes detaljerede materialeplaner fra revisionen til brug i forbindelse med regnskabsafslutning og revision. Økonomi og Indkøb giver besked til de personer, der skal aflevere i henhold til materialeplanerne. 4
Det forventes, at afdelingscheferne orienterer deres respektive afdelinger, institutioner m.v., om tidsplanen m.v., og efterfølgende de respektive fagudvalg om regnskabsresultatet for udvalgenes områder. 18. Revisionen Revisionen reviderer det sociale regnskab fra den 24. februar til den 28. februar 2015. Alt materiale vedrørende det sociale regnskab (ifølge materialeplan) skal afleveres til Britt Kjeldsen senest den 13. februar 2015. For yderligere oplysninger kontakt: Frank Kim Jensen fkj@norddjurs.dk Britt Kjeldsen brk@norddjurs.dk (det sociale regnskab) 5
Bilag 1: 9.28.17 Mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår. Saldoen skal svare til summen af: De tilgodehavender, der eksisterer ved årets udgang, men som først indbetales i nyt regnskabsår. De skyldige beløb vedrørende gammelt regnskabsår, der er registreret ved årets udgang, men først udbetales i nyt regnskabsår, Forudbetalte beløb i gammelt regnskabsår vedrørende nyt regnskabsår, Forud indbetalte beløb i gammelt regnskabsår vedrørende nyt regnskabsår. De nye regler som gælder fra regnskab 2013 9.28.17 Mellemregning med foregående og følgende regnskabsår. Saldoen skal svare til summen af: Forudbetalte beløb i gammelt regnskabsår vedrørende nyt regnskabsår, Forudindbetalte beløb i gammelt regnskabsår vedrørende nyt regnskabsår. Ved regnskabsafslutningen skal saldoen på funktion 9.28.17 i det gamle regnskabsår svare til summen af posteringer på funktion 9.28.17 i nyt regnskabsår med modsat fortegn. Saldoen kan både være positiv og negativ og kan derfor både være såvel et aktiv som et passiv. Registreringen foretages dog under dranst 8 under alle omstændigheder. Ministeriet mangler en mindre ajourføring af beskrivelsen i afsnit 7.0 om bogføring efter transaktionsprincippet. Dvs. at man fremadrettet skal gøre følgende. Udgifter: 1. Udgifter, der er afholdt senest på balancedagen, men som egentlig vedrører næste år, skal betegnes som en periodeafgrænsningspost, og derfor føres på konto 9.17. 2. Har du udgifter der vedrører indeværende regnskabsår 2014, men først skal betales i 2015, skal de konteres på konto 95601002 gældsforpligtigelser. Indtægter: 1. Betalinger, der er kommet senest på balancedagen, men som egentlig vedrører indtægter i de efterfølgende år, skal klassificeres som periodeafgrænsningsposter, altså føres på konto 9.17. 2. Har du indtægter der vedrører indeværende regnskabsår 2014, men som først er til indbetaling efter 31.12.2014, skal de konteres på konto 91401099 tilgodehavender. Eksempler på periodisering: 1. Der udbetales løn til tjenestemænd vedr. januar 2015 i december 2014. Konteres på konto 9.17 flyttes på plads i 2015. 2. Der betales abonnement til Tidsskrift XX for 2015 i december 2014. Konteres på konto 9.17 flyttes på plads i 2015. 3. Udsendelse af regning vedr. Mellemkommunale betalinger 2014 i januar 2015. Konteres på konto 9.14 flyttes på plads i 2015 4. Faktura fra snerydning vedr. arbejde udført i januar 2015. Konteres på konto 9.56 flyttes på plads i 2015. 5. Faktura modtaget i januar 2015 fra Murmester vedr. reparation efter oktober orkanen Konteres på konto 9.56 flyttes på plads i 2015. 6. I december 2014 modtages faktura til betaling i 2015 vedr. køb af kopimaskine, som leveres i februar 2015. Konteres på konto 9.56 flyttes på plads i 2015. 6