Danske Funktionærers Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 76 Tirsdag den 10. marts 2015 kl. 17.00 Hos Domea, Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formandsskabet... 2 3.2 Fordeling af besparelse på administrationsbidraget... 3 3.3 Bestyrelsesforhold... 3 3.4 Boligorganisationens årsregnskab... 4 3.5 Revisionsprotokol... 4 3.6 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.7 Udlejningsforhold... 5 3.8 Gavepolitik... 5 3.9 Status på byggesagerne... 6 3.10 Domeas Landskonference 2015... 6 4 Boligorganisationens afdelinger... 6 4.1 Årsregnskaber... 6 4.2 Gadehavegård ansøgning til områdefornyelse... 7 4.3 Sølvkær stop af helhedsplan... 8 5 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Bente Nees Susanne Pia Hansen Peter Hansen Tanja Hornehøj (afbud) Henrik Schram Petina Larsen Poul Erik Jensen (Afbud) Uffe Dybdal Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, Domea Carsten Pedersen, Domea Lars Gruby, Domea Jacob Olsen, Domea Udsendt den 17. marts 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 3. februar 2015. Det indstilles, at referatet godkendes Bente Ness ønskede, at det bliver ført til referat, at for afdelingsbestyrelsen i Morelhaven er det vigtigste i forhold til at blive tilknyttet et servicecenter ikke, at det skal gå så hurtigt som muligt. Det vigtigste er derimod, at det planlægges grundigt, således at alt er klart og fungerende fra servicecenterets start 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formandsskabet Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Adelsteen orienterede om, at han er blevet ringet op Annette Kruse, afdelingsformand for Hannebred. Hun oplyste, at afdelingen ønsker at fortsætte med deres nuværende ordning, hvor de betjenes af en eksternt ansat ejendomsmester, og at de er knap så interesseret i at komme ind under Servicecenter København. Michael Jørgensen orienterede om, at organisationsbestyrelsen har sagt ja til, at afdelingen skal være en del af servicecenteret, og at beslutningskompentencen hertil tilhører organisationsbestyrelsen. Men dette har i sig selv kun administrative konsekvenser for afdelingen. Afdelinger under et servicecenter serviceres administrativt fra servicecenteret og betaler sin andel hertil baseret på lejemålsenheder. Hvordan driften ude i den enkelte afdeling tilrettelægges drøftes mellem servicecenteret og afdelingsbestyrelsen. Hanebred kan derfor efter alt dømme fortsætte med rent driftsmæssigt at blive serviceret som nu. Men det bør tage udgangspunkt i en dialog mellem servicecenteret og afdelingen. Peter Hansen efterspurgte et regnestykke for de økonomiske konsekvenser for afdelingen ved de forskellige løsninger, og det blev aftalt at Domea laver et sådan. John Adelsteen orienterede om, at Ørnegårdparken har skrevet, at de også ønsker at fortsætte som hidtil. Carsten Pedersen sagde, at der netop er Side 2 af 8
blevet ansat en ny ejendomsmester, og at planen fremadrettet under alle omstændigheder må formodes at indebære en lokalt baseret drift, da det næppe er hensigtsmæssigt at servicere en afdeling i Gentofte fra Valby, hvad det driftsmæssige angår. John Adelsteen spurgte ind til den tidligere diskussion om betjeningsbeskrivelser af installationer i lejemålene. Michael Jørgensen orienterede om, at det ikke er Domeas opfattelse, at der er tale om et generelt problem, og det blev aftalt, at der strammes op i de afdelinger, hvor det evt. halter. John Adelsteen spurgte til status på voldgiftssagen i Klosterparken. Carsten Pedersen orienterede om, at den er afsluttet, og at regnskabet for hele byggesagen er på trapperne. John Adelsteen spurgte til status på henvendelsen til BL vedr. beredskabsplaner for automatiske udsugningsanlæg i afdelingerne. Petina Larsen oplyste, at hun vil rejse sagen på BLs repræsentantskabsmøde. 3.2 Fordeling af besparelse på administrationsbidraget På bestyrelsesmødet d. 26. november 2013 blev konsekvenserne af Domeas nedsættelse af administrationshonoraret på gennemsnitligt 20% fra 1. januar 2016 for DFB drøftet. For DFB er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 22% svarende til en årlig besparelse på kr. 1.920.850. Det skal i forlængelse heraf nævnes, at DFB allerede har forhandlet sig til en besparelse i den gældende forretningsføreraftale i forhold til Domeas standardpriser. I forhold til Domeas gældende standardpriser nedsættes administrationsbidraget for DFB med 27% svarende til 2.542.942 kr. Det er bestyrelsen for DFB, der bestemmer, hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne, og formandskabet ønsker at drøfte dette med den øvrige bestyrelse med udgangspunkt i et forslag som eftersendes. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om fordelingen af besparelsen på administrationshonoraret. Punktet blev udskudt til mødet d. 19. marts. 3.3 Bestyrelsesforhold Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2016 Peter Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2015 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2016 Uffe Dybdal Medlem Repræsentantskabet 2016 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2015 Henrik Schram Medlem Repræsentantskabet 2016 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2016 Tanja Hornehøj Medlem Ansatte 2015 Side 3 af 8
Med Domea som forretningsfører. Afgangsordenen indebærer, at Peter Hansen, Bente Ness og Petina Larsen er på valg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Peter Hansen, Bente Ness og Petina Larsen oplyste at de alle ønsker genvalg. 3.4 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. oktober 2013 til 30. september 2014 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr. 404.327 Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 14 til 33. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Michael Jørgensen gennemgik regnskabet, og bestyrelsen godkendte det efterfølgende. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2013 til 30. september 2014 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollatet blev godkendt. 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 14 til 33 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Bestyrelsens årsberetning blev godkendt. Side 4 af 8
3.7 Udlejningsforhold For de enkelte afdelingerne kan ventelisten hvad angår familieboliger opgøres som nedenfor. Selvom der er flere afdelinger med relativt tynde ventelister, så er der generelt set ikke aktuelle udlejningsvanskeligheder, hvis der ses bort fra Markedspladsen, hvor der pt. er 2 tomme boliger. Afdeling Boliger Aktive på venteliste opnoteret Aktive pr. bolig 93/01 Bolbrohaven 30 317 2045 10,6 93/04 Charlottegården 405 280 1932 0,7 93/09 Prags Boulevard 268 275 1773 1,0 93/13 Morelhaven 41 70 875 1,7 93/14 Markedspladsen 57 17 552 0,3 93/15 Ordrup Jagtvej 15 201 1330 13,4 93/16 Hellerupvej 20 125 1110 6,3 93/17 Harsdorffsvej 16 271 1513 16,9 93/18 Rosenhaven 20 41 695 2,1 93/19 Sølvkær 50 38 766 0,8 93/43 Gadehavegård 987 512 2251 0,5 93/50 Bryggergården 36 171 1384 4,8 Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej 93/52 29 3 83 0,1 93/55 Nybrovænge Almen 12 47 662 3,9 93/58 Spotorno 42 223 1281 5,3 93/60 Hanebred 28 292 2010 10,4 93/70 Købmandsgården 21 95 814 4,5 93/73 Klostergården 52 104 331 2,0 93/77 Ørnegårdsparken/Vandtårnet 160 72 184 0,5 I alt 2289 3154 21591 1,4 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.8 Gavepolitik Side 5 af 8
Bestyrelsen har tidligere drøftet en gavepolitik. Det har ikke været muligt at finde et referat herfra. På det seneste bestyrelsesmøde tilbød Bente Ness fremadrettet at være ansvarlig for udmøntning af gavepolitikken. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte indholdet af en gavepolitik samt den konkrete udmøntning heraf Det blev aftalt, at Bente Ness laver et forslag til en opdateret gavepolitik, og punktet tages op på første møde efter repræsentantskabsmødet. 3.9 Status på byggesagerne De byggesagsansvarlige bestyrelsesmedlemmer giver en kort status på de enkelte byggesager. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen indstiller til Domea, at der indtænkes energibesparelser i DFBs byggeprojekter. John Adelsteen orienterede om, at han har modtaget en henvendelse fra Domeas byggeafdeling om muligheden for et nybyggeri i Lynge i Allerød Kommune, og at han har sagt OK til at gå videre med sagen. Bente Ness orientrede om, at der er første spadestik til april for Rådhusgrunden. Henrik Schram orienterede om at vedr. Sommerlyst, så er udbudsgrundlaget fremsendt i februar. Skema B indsendes til april, og byggeriet forventes at gå i gang til juli. 3.10 Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. 1. oktober 2013 til 30. september 2014. Side 6 af 8
Afdelingernes regnskaber er vedlagt som bilag. Domea vil på mødet kort gennemgå udvalgte regnskaber, og bestyrelsen har mulighed for at spørge ind til regnskaberne: Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber under forudsætning af afdelingernes godkendelse. Bestyrelsen godkendte regnskaberne med forbehold for afdelingsbestyrelsernes godkendelse i de afdelinger, hvor det endnu ikke er sket. 4.2 Gadehavegård ansøgning til områdefornyelse I forbindelse med udarbejdelse af områdefornyelse for Gadehavekvarteret, har Høje- Taastrup Kommune udarbejdet et program i dialog med områdets beboere. I programmet er der prioriteret et projekt om at skabe et nyt fælles aktivområde på tværs af kvarteret, hvilket involverer en del af Gadehavegårds matrikel. Projektet indbefatter ændringer på offentligt areal, som kommunen finansierer. Derudover vil det, for at projektet kan få en væsentlig sammenhængende effekt i kvarteret, også medføre ændringer på Gadehavegårds arealer. Med henblik på at skaffe finansiering til disse ændringer, har afdelingsbestyrelsen besluttet, at der skal søges midler hos Landsbyggefondens infrastrukturpulje. Ansøgningen kan jf. LBF godt fremsendes uafhængig af en fysisk helhedsplan, så længe der er gjort overvejelser omkring forhold, der skal med i en egentlig helhedsplan på et senere tidspunkt. LBF anbefaler at sende en ansøgning inden sommer. Projektets aktiviteter kan sammenlignes med projekt Råderum i 9304 Charlotteager, hvor der også gennemføres en forbedring af infrastrukturen i afdelingen. Projektet har en beløbsramme på mellem kr. 40-50 mil.. Projektet forventes at medføre en minimal eller ingen huslejestigning for beboerne i afdelingen. Det endelige projekt skal vedtages på et beboermøde. Ansøgningen vil indeholde en analyse af de infrastrukturelle udfordringer, som tager sit udgangspunkt i programmet for områdefornyelse i Gadehavekvarteret, hvor der overordnet beskrives, hvordan den infrastrukturelle situation og planmæssige situation er for området. Dette suppleres med en beskrivelse af Gadehavegårds område, hvor det i ord og diagrammer beskrives, hvordan man i dag bruger veje, stier og pladser og hvilke udfordringer, der er forbundet hermed. Forslaget til løsningen i ansøgningen skal vise det hovedgreb, der fortæller, hvordan en ny forbindelse på tværs kan være med til at give bebyggelsen større kvalitet og sammenhæng med de omkringliggende bolig- og byområder. Fremtidssikringsanalysen for Gadehavegård er udført i 2009, og skal opdateres til nutidige forhold. Denne opdatering vedlægges ansøgningen som beskrivelse af afdelingens fokus på, hvad en fremtidig fysisk helhedsplan skal indeholde. Ansøgningen til LBF udarbejdes af SBS Arkitekter som tidligere har udarbejdet fremtidssikringsanalyse for afdelingen i 2009. SBS Arkitekter arbejder ligeledes sammen med Høje Taastrup Kommune omkring den samlede områdefornyelse i kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, om selskabets dipositionsfond skal bidrage med et lån på kr. 125.000,- til ansøgningsprocessen. Beløbet tilbagebetales til dispositionsfonden, hvis projektet endelig vedtages på afdelingsmøde. Bestyrelsen godkendte indstillingen. Side 7 af 8
4.3 Sølvkær stop af helhedsplan Domea har modtaget følgende skrivelse fra afdelingsformand Trine Brodzikowski: Afdelingsbestyrelsen har på møde med deltagelse af Bygherrerådgiver Lars Schmidt Domea Byg og Kundechef Bent Gordon, drøftet det hensigtsmæssige i en forsættelse af afdelingens ansøgning vedr. Helhedsplan til Landsbyggefonden. Det har ved de seneste undersøgelser vist sig, at de mange registrerede indvendige revner ikke skyldes fejl i konstruktioner eller andet. Revner er almindeligt kendt i byggerier med indvendige vægge af letbeton elementer. Undersøgelser og beregninger er udført af Rambøll, som også arbejder med Helhedsplanen. Afdelingen har og skal bruge mange penge på de nødvendige undersøgelser til at underbygge Helhedsplanen. Vinduer, indvendige revner og skader på sokkel er det os oplyst, at Landsbyggefonden ikke giver støtte til. Det er således for afdelingsbestyrelsen svært at se, hvorfor der skal bruges ressourcer på Helhedsplanen. Det overordnede ansvar for afdelingen er repræsentantskabet, hvorfor vi nu beder organisationsbestyrelsen godkende, at der ikke arbejdes videre med Helhedsplanen og Landsbyggefonden. På afdelingens vegne Trine Brodzikowski Afdelingsformand Det indstilles, at bestyrelsen at træffe beslutning om arbejdet med helhedsplanen i Sølvkær skal stoppes. Bestyrelsen bakker op om indstillingen fra afdelingsbestyrelsen. 5 Eventuelt Det blev aftalt, at bestyrelsen mødes kl. 17 til et formøde før repræsentantskabsmødet. Carsten Pedersen oplyste at Spotorno har fået en bestyrelse. Bente Ness efterspurgte et fast punkt om status på udvalgte afdelinger. Det blev aftalt, at på det første møde efter repræsentantskabet orienterer Domea om Bryggergården. Side 8 af 8