Boligselskabet BSB Søllerød R E F E R A T til organisationsbestyrelsesmøde, som blev afholdt torsdag den 7. februar 2013, kl. 16.00-21.00. Mødet afholdtes hos Boligkontoret Danmark, Røjelskær 15, 2. sal, 2840 Holte. Der blev serveret en sandwich under mødet. Deltagelse: Karsten Høy-Petersen, Christian Scheelhardt, Søs Nygaard og fra Boligkontoret driftschef Finn Weidekamp og chefkonsulent Gitte Weien. Afbud meddelt fra Susanne Riedel og Lisbet Riis. Referat udsendt d. 8. februar 2013. D A G S O R D E N: 1 Forhandlingsprotokol...2 2 Revisionsprotokol...2 3 Meddelelser...2 4 Regnskabsgodkendelse for perioden 01.10.11-30.09.12...2 5 Selskabssager...3 6 Eventuelt herunder kommende møder...4 1
1 Forhandlingsprotokol Referatet fra mødet 6. november 2012 er til godkendelse og bedes medbragt. Beslutning: Forhandlingsprotokollen blev godkendt og underskrevet. 2 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen medbringes til gennemsyn på mødet. Revisionen henstiller til, at henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse øges i afdeling 1 og 3. Udgangspunkt en revisionsprotokol uden bemærkninger med uddybende bemærkninger: Punkt 5 vedr. fælles forvaltningen, hvor gældende regler er overholdt. Punkt 7 om opsamlet resultatkonto. Henstilling fra formanden om henvendelse af disse beløb. Punkt 8 om henlæggelser til vedligeholdelse. Bestyrelsen opfordrer afd. 1 til fortsat forøgelse af henlæggelserne og overfor afd. 3 henstilles der til at henlæggelserne øges væsentligt. Punkt 9 om henlæggelser til tab ved fraflytning er ikke tilstrækkeligt for afd. 3, og bestyrelsen opfordrer til forøgelse af henlæggelserne. Punkt 14 er der ingen bemærkninger vedr. forretningsgange og interne kontroller. Punkt 21 om målsætninger, hvor revisionen konstaterer, at disse er behandlet og vedtaget i bestyrelsen. Boligselskabets indestående er pr. 30. September 2012 kr. 4.568.045. Beslutning: Revisionsprotokollen blev godkendt og underskrevet. 3 Meddelelser a. Nyt fra Formanden - Der har været afholdt et positivt dialogmøde med Rudersdal kommune. - Der er udarbejdet nye energimærkningsrapporter for alle tre afdelinger. Rapporterne er gyldige i 10 år. Der er flere områder i afdelingerne, hvor der kan spares energi. Afdeling 1 har fået energimærke E Afdeling 2 har fået energimærke D Afdeling 3 har fået energimærke B Der er en tydelig sammenhæng på alderen af afdelingerne og det energimærke de har fået. I de to ældste afdelinger er der således rigtig mange områder, hvor man kan spare energi. Rapporten har et afsnit, der hedder: Energikonsulentens bedste anbefalinger hvor en forholdsvis lille investering hurtigt tjenes hjem. Alle tre afdelinger anbefales også at montere solceller med et areal på 50 m 2. b. Nyt fra Boligkontoret Danmark - Repræsentantskab i Boligkontoret Danmark lørdag 8. juni 2013 i København på SAS Hotel Radisson Blu Amager. - Ny driftschef Finn Weidekamp. - Ny varmemester. Finn Weidekamp præsenterede sig selv og hans observationer af ejendommene samt at hans primære indsats i starten er indkøring af den nye varmemester René Nielsen, der starter 1. marts 2013. Forventningsafstemning om budgetkontrol med kommentar, aktivitetslister og mødedeltagelse med afdelingsbestyrelserne. Funktionsbeskrivelser i alle tre afdelinger ønskes udarbejdet hurtigst muligt. Årlig godkendelse af håndværkerliste. Efterkontrol efter håndværkerbesøg blev omtalt. 2
Der er aftalt, at afdelingsbestyrelserne enkeltvis afholder møde i april 2013. Markvandring afholdes med deltagelse af varmemester og driftschef inden møde med afdelingsmøderne. Afd. 1 er aftalt til kl. 16 torsdag den 18. april 2013 hos Søs Nygaard. Afd. 2 er aftalt til kl. 16 mandag den 15. april 2013 hos Karsten Høy-Petersen. Afd. 3 sender Gitte forslag om dato til formanden for afdelingen. I marts måned afholder Finn møde i dagtimerne med varmemester og orienterer afdelingsbestyrelserne herom. Tirsdag 14. Maj 2013 kl. 16 Evaluering af driftschef og varmemester. c. Debitorer Oversigt bliver omdelt på mødet. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Beslutning: Meddelelserne blev taget til efterretning af bestyrelsen. 4 Regnskabsgodkendelse for perioden 01.10.11-30.09.12 Der er udsendt udkast til årsregnskab for alle afdelinger og boligorganisationen samt revisionsprotokollatet. Boligkontoret medbringer de trykte blokregnskaber til underskrift på mødet. 2011 / 2012 Under skud Over skud Opsamlet resultat Henlæg. planlagt vedligehold Henlæg. Fraflyt Henlæg. til imødegåelse af tab Arbejds kapital Disp. fonden Boligorganisationen 273 168.028 724.857 Afd. 01 94.077 210.674 403.359 161.387 39.040 Afd. 02 212.009 506.672 1.204.863 68.122 137.976 Afd. 03 34.160 87.515 128.470 72.070 8.205 Der er udsendt regnskabsudkast til afdelingsbestyrelserne, og disse forventes at have godkendt afdelingernes regnskaber forud for mødet. Organisationen har et overskud og ikke et underskud, hvilket er ændret i referatet. Alle tre afdelinger har rating A. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen behandler årsregnskabet samt tilhørende revisionsprotokol og godkender dette, samt indstiller regnskabet til repræsentantskabets godkendelse. Beslutning: Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. 5 Selskabssager 3
a. Selskabsbudget 2013-2014 Udgiften til administration af kortvaskeri forsvinder, da kortet er skiftet ud med mønter Vandregnskab for afd. 2 påbegyndes i denne budgetperiode, og derfor er der en ny udgift hertil i budgettet. ministrationsbidraget til Boligorganisationen fra afdelingerne er beregnet til kr. 4.100,- hvilket er en stigning med 1,6%. Henlæggelser til arbejdskapitalen er aftalt til kr. 155,- pr. lejemålsenhed. Der henlægges ikke til dispositionsfonden ud over det pligtmæssige, da minimumskravet (kr. 4.460,-) er opfyldt idet henlæggelserne er 14.588 kr. pr. lejemålsenhed. Da der ikke er pligt til henlæggelser til dispositionsfond, vil bestyrelsen i 2013 have fokus på anvendelse heraf og i arbejdet med målsætningerne. Der er afsat beløb til uddannelse af varmemester i organisationen. Selskabets budget blev gennemgået og bestyrelsen godkendte budgettet for selskabet. b. God selskabsskik Som opfølgning på bestyrelsesmødet i november 2012: Forretningsorden er suppeleret med etiske regler og gavetakster samt ekstern kommunikation. Vedtagen forretningsorden vedlægges. Målsætninger er behandlet og godkendt vedrørende Ledelse og beboerdemokrati samt indkøb. Vedtagne målsætninger vedlægges som bilag. Forretningsordens ændringer blev gennemgået og taget til efterretning af bestyrelsen, at der er vedtaget ny forretningsorden 6. november 2012. Kort gennemgang af hvilke nye målsætninger, der er vedtaget på mødet. Der arbejdes videre med målsætninger på kommende september møde i 2013. Bestyrelsen tog de nye målsætninger til efterretning. c. Formandens beretning til repræsentantskabet Kort gennemgang af beretningens forventede indhold. Bestyrelsen godkendte udkast til beretningen. d. Repræsentantskabsmødet 19. marts 2013 kl. 16 Har bestyrelsen forslag til det ordinære repræsentantskabsmøde. Valg til Boligkontorets repræsentantskabsmøde lørdag 8. juni 2013 På valg til organisationsbestyrelsen: Formand Karsten Høy-Petersen Næstformand Christian Scheelhardt Suppleanter Jesper Christiansen, Linda Andersen, Thomas Jensen Til Boligkontorets repræsentantskabsmøde indstiller bestyrelsen Karsten Høy-Petersen og Søs Nygaard til deltagelse. Både formand og næstformand er indstillet på genvalg. Bestyrelsen vil gerne tilstræbe, at alle tre afdelinger er repræsenteret i organisationsbestyrelsen, så der foreslås det, at der gives mulighed for at vælge en observatør fra afdelinger, som ikke er valgt ind i bestyrelsen. Dette ændres i forretningsordenen for selskabet. Konkret bliver formanden for afd. 3 tilbudt at deltage som observatør. Punkt til dagsorden Velkomst til varmemester og driftschef hvor begge deltager, således at varmemesteren bliver præsenteret og kan fortælle om sine første uger. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen behandler budgettet og godkender dette. 4
Beslutning: Budgettet blev godkendt af bestyrelsen. 6 Eventuelt herunder kommende møder Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder: Møde Dato Organisationsbestyrelsesmøde afholdes på afdelingskontoret, Røjelskær 15, Holte 18. september 2013 kl. 16.00 (orientering om afd.budget, målsætninger) 5. februar 2014 kl. 16.00 Mødet i november lægges sammen med september mødet, hvor en gruppering af målsætninger behandles. Det er op til Boligkontoret at udvælge, hvilke der er i revisionens interesse. Det kan være indarbejdning af tidligere vedtagne økonomiske målsætninger. Mødeplan for Repræsentantskabsmøde: Møde Dato Repræsentantskabsmøde 19. marts 2013 kl. 16.00 Referent Gitte Weien 5