En drejebog et eksempel Kaj Nøhr, KPF arkitekter Styring og kommunikationsværktøj Drejebogen skal være synlig for alle byggesagens parter og bane vejen for et gennemsigtigt byggesagsforløb, med ejerskab og konsensus omkring kvalitet, tid og økonomi. Det skaber de bedste arbejdsbetingelser for alle byggesagens parter. Overskrifterne i drejebogen kan være: 1.Processer 2.Kompetencer 3.Milepæle 1
Processer Processer angiver de faser som projektet skal gennemløbe, deres rækkefølge og indhold. Dette skal sikre at der tænkes 360 grader rundt om de problemstillinger eller projektforhold som er nødvendige på det pågældende projektstadie. Der kan angives: Projektfaser Indhold i fasen > kobling til tjekliste Redskaber i fasen Fora hvori der arbejdes->kobling til kompetencer/organisation Risikoområder Aktion på risici ->kobling til kompetencer/organisation (ansvar)- >proceslogbog Fra starten udarbejdes overslag, som løbende detaljeres og ajourføres, hver gang forudsætninger og påvirkninger ændres. Rækkefølge Kobling til milepæle/tidsplan Kompetencer/organisation Det er væsentligt at processerne kobles til det organisatoriske led, dvs. projektorganisation og den ansvarshavende del. Det kan være en fordel at angive med hvilke værkstøjer samt i hvilke fora forskellige forhold skal behandles og afklares. 2
Milepæle Drejebogen sammenkobles med en tidsplan, der er en vekselvirkning mellem proces og delbeslutninger, så det sikres at fx politiske terminer, udbudstekniske terminer og praktiske terminer overholdes. Tidsplanen ajourføres løbende, så fremdrift og plan sammenholdes, så der kan foreslås initiativer til opretning af evt. afvigelser. Eksempel faseskift 2 360 grader - processer PROCESSER FASE: HOVEDPROJEKT Endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser samt for udbud, kontrahering og udførelse: - Udarbejde endelig byggesagsbeskrivelse - Arbejdsbeskrivelser og tilbudslister - Færdiggøre hoved-, oversigts-, bygningsdels-, detail- og tavletegninger samt diagrammer - Ajourføre beregninger for etageareal, afstemme endelig bebyggelsesprocent, akustik, statik, energiramme mv. - Endelig afklaring med myndigheder - Endelig afklaring af risikobehæftede forhold - Granskning, kvalitetssikring og udbudskontrolplan - Tidsplan for arbejdets udførelse - EU Udbudsbekendtgørelse med verificerede minimumskriterier - Bygherregodkendelse og forventningsafstemning før udbud - Tilbudsindhentning, samlet budget og totaløkonomi - Entreprenørdialog, besparelser/tilkøb, håndtering af entreprenørforudsætninger/forbehold - Afstemning med bygherre - Kontrahering og bekendtgørelse om kontrakter (EU) - Projektopfølgning og skema B PROCESSER FASE: BYGGELEDELSE Styring af byggeriets samlede tids-, kvalitetsmæssige samt økonomiske forløb samt dokumentation heraf. Koordinering af fælles byggepladsmæssige aktiviteter. - Tilrettelæggelse og udførelse - Byggepladsplan og logistikplan - PSS, sikkerhedskoordinering og dokumentation - Bestemmelser for tilsyn, koordinering og dokumentation - Styring af tid - Samlede økonomiske forløb og byggeregnskab - Myndigheder - Orientering af bygherre -Indsamling af D&V - Afleveringsforretning & 1. års eftersyn -KS FASE: FAGTILSYN Kvantitative og kvalitative kontrol. Udarbejder tilsynsplan - Kontrolopgaver, tilsynsnotater og rapporter - Tilvejebringer oplysninger - Byggemøder - Mangellister samt udbedring - Samlede budget efter tilbudsindhentning - Myndigheder - Tidsplan og stadeafrapportering - Opgørelser og kontrol -Skema C 3
VIGTIGE TEMAER anbefaling Vær forudseende, det indebærer bl.a: at tænke analytisk og inddrage erfaringer konsekvent at stille spørgsmålstegn (også ved det indlysende) at tænke i helheder og næste skridt hele tiden at tænke 360 grader omkring projektet (så løsninger på et problem ikke skaber et nyt). tænke løsninger før problemet opstår, herunder konsekvensvurdere og tilpasse så løsning står mål med problemet at være omhyggelig og følge op Vigtige temaer anbefalinger Det er vigtigt af afstemme forventninger mellem parterne, så alle har det samme billede af målet og vejen derhen. Bygherren, rådgiver og entreprenør skal grundlæggende have det samme indre billede af hvem gør hvad, hvordan og det endelige resultat. Klart definerede mål og værdier er udgangspunktet for at alle arbejder i samme retning, ellers er der for mange afstikkere på vejen. Det er dynamiske proces som udføres igennem hele byggesagens forløb. Hvem hvad - hvordan Mål Hvem hvad - hvordan Mål Bygherre % Rådgivere Entreprenør Bygherre Rådgivere Entreprenør 4
FRA SELVSVING TIL SAMSPIL 5