Arbejdsmiljø i byggeprojekter, en guide til alle aktører i byggeprojekter

Transkript

1 Arbejdsmiljø i byggeprojekter, en guide til alle aktører i byggeprojekter Formål Denne guide er målrettet alle involverede i byggeprojekter både når der bygges om og bygges nyt. Guiden har til formål at hjælpe med at skabe overblik over projektet, herunder i forhold til indtænkningen af bl.a. arbejdsmiljøet i alle faser. Ombygning og nybygning skal planlægges og gennemføres, så hensynet til bl.a. sikkerhed, hygiejne og arbejdsmiljøet i forbindelse med den efterfølgende anvendelse er tilgodeset. Guiden er et værktøj, der er udarbejdet for at støtte ledelsen, medarbejderne og MEDorganisationen, med bl.a. at sikre arbejdsmiljøet, når de skal indgå i byggeprojekter. Guiden forventes desuden at kunne inspirere projektorganisationen, ledelsen, planlæggere, rådgivere og projekterende til at inddrage brugerne på en god og effektiv måde. Guiden gennemgår byggeprojektets faser fra planlægning over projektering til aflevering. For hver fase beskrives, hvem der er aktører og deres roller. Der er lagt særlig vægt på at beskrive: Hvordan man kan udnytte medarbejdernes erfaringer MED - organisationens opgaver Gode råd til den gode byggeproces Der henvises i øvrigt til Regionens Byggeregulativ, der beskriver den administrative og politiske behandling af alle Region Sjællands bygge- og anlægssager. Arbejdet med arbejdsmiljø i forbindelse med bygge- og anlægssager i Region Sjælland tager i øvrigt udgangspunkt i både visioner for sygehusvæsenet i Region Sjælland 2020 og arbejdsmiljøpolitikken for Region Sjælland. En af visionerne for sygehusvæsenet i Region Sjælland 2020 er at være en attraktiv arbejdsplads med arbejdsformer og miljøer, som inspirerer og udfordrer medarbejderne. Ved sygehusbyggeri og ombygninger i Regionen anvendes viden om, hvordan bygninger og arkitektur skaber den bedste helende fysiske ramme. Arbejdsmiljø og sikkerhed prioriteres højt ved tidligt at involvere medarbejdere og eksperter. I visionen for arbejdsmiljøarbejdet i Region Sjællands arbejdsmiljøpolitik er anført at vi vil være styrende i arbejdet med vores arbejdsmiljø, således at vi arbejder sundhedsfremmende, forebyggende og ser resultater af arbejdet. Vi har sunde, sikre og attraktive arbejdsmiljøer, hvor medarbejdernes tryghed, trivsel og engagement kommer til udtryk ved, at de deltager aktivt med viden, kunnen og talent, når arbejdspladsen skal løse sine opgaver og udvikle sig. Side 1

2 Indhold Indledning Hvert år forvandles en lang række områder i Regionens ejendomme midlertidigt til byggepladser. Såvel ombygning som nybyggeri åbner muligheder for at forbedre arbejdsmiljøet, tænke i nye baner og slippe af med kendte arbejdsmiljøproblemer. Men man risikerer også, at byggeriet skaber nye problemer, hvis arbejdsmiljøet ikke tænkes ind fra starten. Medarbejderne ved, hvor skoen trykker Når man vil sikre et godt arbejdsmiljø, er det afgørende at involvere ledere, medarbejdere og MEDorganisationen. For det er de daglige brugere, der er eksperter i, hvordan lokalerne anvendes til daglig. De kender både arbejdsopgaverne og eventuelle problemstillinger i arbejdsmiljøet til bunds. Når de daglige brugeres erfaringer inddrages grundigt og tidligt i planlægningen betyder det bl.a. et bedre arbejdsmiljø i de nye eller ændrede lokaler. De daglige brugere er bl.a.: Patienter, beboere og pårørende Interesseorganisationer Medarbejdere Ledere MED-organisation Hygiejne-, sikkerheds- og arbejdsmiljøorganisation Alle byggeprojekter består af en række faser. Særligt i de første faser er det vigtigt, at brugerne involveres og spiller en aktiv rolle. Det er her bygherren træffer de fleste af de beslutninger, der får konsekvenser for projektets udformning, herunder arbejdsmiljøet. Omkostningerne ved at foretage justeringer af projektet er ligeledes begrænsede i de første faser. Ved at involvere brugerne i byggeprocessen opnår vi: At fremme dialogen mellem brugere, bygherre og rådgiver At få nye ideer At skabe interesse, ejerskab og viden om byggeriet At sikre kvaliteten i byggeprojektet Guiden omhandler primært indtænkning af arbejdsmiljøforhold i de nye rammer. Guiden beskæftiger sig ikke med arbejdsmiljøforhold under selve byggeriet. Side 2

3 Figuren viser sammenhængen mellem muligheder for påvirkning og omkostninger i projektets faser Byggeriets faser, overordnet beskrivelse Ethvert byggeri gennemgår en række faser, der beskrives uddybende senere. I alle byggeriets faser træffes der beslutninger, som får betydning for slutresultatet og byggeriets funktionalitet, herunder arbejdsmiljøet. Brugernes viden og input skal være med til at sikre det bedst mulige grundlag for de nødvendige beslutninger. Bruger inddragelsen er størst i perioden fra udarbejdelse af programoplæg og frem til godkendt projektforslag, hvor alle afgørende valg træffes. Brugerne involveres typisk i projektet med to repræsentanter udpeget af områdemed-udvalget til den gennemgående brugergruppe og ved deltagelse i de nedsatte arbejdsgrupper, der tager sig af de konkrete spørgsmål. Deltagelsen i disse foraer er repræsentativ, hvilket betyder at man ikke kun repræsenterer sin egen arbejdsplads, men at man skal sikre at viden på tværs indtænkes. Fase 1. Idéoplæg Her beskrives de første tanker og idéer med henblik på eventuel beslutning om opgavens realisering for afsætning af rådighedsbeløb på Regionens investeringsoversigt Fase 2. Programoplæg Når det er besluttet at foretage ny- eller ombygningen, går planlægningen i gang. Her skal bygherren tage stilling til alle overordnede spørgsmål. Fase 3. Projektforslag I denne fase udarbejdes der et katalog med de detaljerede krav til bygningens funktioner (Byggeprogrammet). Desuden kvalificeres overslaget over byggeudgifter og tidsplanen. Når byggeprogrammet og projektets økonomi er på plads, udarbejdes der projektforslag, som bygherren skal godkende. Side 3

4 Projektforslaget indeholder alle for projektet afgørende valg, der gør det muligt at træffe endelig beslutning om opgavens miljømæssige, æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løsning. Fase 4. Projekteringen Når bygherren har godkendt projektforslaget, går de projekterende, typisk en totalrådgiver (arkitekt- og ingeniørfirmaer), i gang med at lave tegninger, beregninger og tekniske beskrivelser af bygningen. Resultatet af projekteringen er et detaljeret udbudsmateriale, der beskriver byggeopgaven i tekst og tegninger Fase 5. Udbud og kontrakt Udbudsmaterialet sendes i udbud. De tilbud, der kommer tilbage, bliver vurderet og sammenlignet ud fra deres indhold og pris. Bygherren vælger derefter, hvilke entreprenører og leverandører, der skal skrives kontrakter med. Fase 6. Udførelsen I denne fase bliver byggeopgaven til virkelighed. Fase 7. Aflevering og drift Når byggearbejdet er færdigt, er der en afleveringsforretning. Her bliver fejl og mangler noteret, og man aftaler, hvordan de skal udbedres. Principhandlingsplan for større byggeopgaver: Projektfaser, interne: Ideoplæg Program Projektforslag Projektering Udførelse Drift Projektfaser, eksterne: Disp. forslag Projekt forslag Programoplæg Byggeprogram Forprojekt Hovedprojekt Udbud Opførelse Aflevering Organisatoriske faser: Virksomhed/RR V/RR V/RR V/RR Projektgruppe Projektgruppe og Brugergruppe. Projektgruppe Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Deltagere i byggeprojekter I et byggeprojekt er der forskellige deltagere, som hver har deres rolle: Bygherren, i henhold til Region Sjællands organisering af bygge- og anlægssager, varetages denne opgave af projektets styregruppe, der sammensættes af: Ledelsesrepræsentant fra den operative enhed Evt. en ledelsesrepræsentant for den aktuelle geografi Side 4

5 Ledelsesrepræsentant for Byggeafdelingen (KU Byg) Styregruppen er ansvarlig for at projektets overordnede rammer, herunder at de økonomiske, tidsmæssige og bygningsmæssige forhold overholdes. Brugergruppen, i henhold til Region Sjællands organisering af bygge- og anlægssager, sammensættes denne af: En ledelsesrepræsentant for hvert af de fagligt berørte områder i virksomhedsområdet En arbejdsmiljørepræsentant udpeget af MED-udvalget En medarbejderrepræsentant udpeget af MED-udvalget Brugergruppen definerer indholdet og følger op på krav og ønsker ud fra den fremtidige aktivitet inden for de fysiske rammer. Brugergruppen vurderer brugsmæssige kvaliteter ved foreslåede løsninger. Brugergruppen er ansvarlige for at inddrage nødvendige interne og eksterne interessenter og nedsætter det nødvendige antal arbejdsgrupper, for specifikke områder / funktioner. Brugergruppen følger projektet gennem hele forløbet og modtager løbende status m.h.t., de fremsatte krav og ønsker. Projektgruppe, i henhold til Region Sjællands organisering af bygge- og anlægssager, sammensættes denne af: En repræsentant for det tekniske område i virksomhedsområdet En repræsentant fra virksomhedsområdets administration En byggekonsulent fra Byggeafdelingen (KU Byg) Til projektgruppen tilknyttes en projektleder fra den eksterne rådgiver. Projektgruppen er ansvarlig for og faciliterer processen. Arbejdsgrupper. I henhold til Region Sjællands organisering af bygge- og anlægssager, er brugergruppen ansvarlig for at inddrage nødvendige interne og eksterne interessenter ved at nedsætte det nødvendige antal arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne består således som udgangspunkt af sundhedsfagligt personale, teknikere og andre specialister, der er udpeget som repræsentanter for deres faglighed og forventes at bidrage med viden på tværs og i nødvendigt omfang at informere / drøfte forhold i egen organisation. Det er her at sikkerhedslederen / arbejdsmiljøkonsulenten for virksomhedsområdet inddrages for at sikre inddragelse af arbejdsmiljøviden. Arbejdsgrupperne skal typisk vurdere / komme med forslag til / bidrage med viden om: Hvilke krav stilles til den overordnede funktionalitet? Hvad betyder det for indretningsprincipper? Hvordan inddeles / indrettes rum principielt af hensyn til opnåelse af bedst muligt overblik, understøttelse af arbejdsgange og effektiv drift? De kliniske-, tekniske- og driftsmæssige behov Det dimensionerende udstyr skal sikres plads hvilke konsekvenser skal overvejes? Hvad er behovet for konkrete rumtyper? Bygherrerådgiver. Den tilknyttede Byggekonsulent fra Byggeafdelingen fungerer som intern bygherrerådgiver på projektet, hvilket bl.a. betyder at denne er ansvarlig for: Side 5

6 At projektorganisationen med Styregruppe, projektgruppe, brugergruppe og arbejdsgrupper, er etableret og mødes i nødvendigt omfang At indstillinger fremlægges til rette fora i Regionens organisation, herunder sagsfremstillinger til direktionen og det politiske niveau At Regionens organisation rettidigt behandler og levere de nødvendige input til projektet At Regionens organisation rettidigt informeres om og deltager i granskning af projektet i forbindelse med faseskift. Herudover tilknyttes der ved de fleste projekter er ekstern bygherrerådgiver på projektet, hvilket bl.a. betyder at denne er ansvarlig for: Den overordnede procesplanlægning, herunder organisering og kontrol af det samlede projekt, hvilket bl.a. omfatter styring af økonomi, kvalitet, tid og risici Varetagelse af den styrende og koordinerende rolle i relation til projektets eksterne leverandører, herunder tekniske rådgivere og myndigheder Gennemførelse af granskning og vurdering af de projekterende rådgiveres produkter afsluttende med de nødvendige indstillinger til styregruppen Varetagelse af de aftale- og entrepriseretslige forhold i samarbejde med de tekniske rådgivere. Til udarbejdelsen af selve projektet tilknyttes en eller flere tekniske rådgivere. Rollen som teknisk rådgiver varetages typisk enten i delt rådgivning eller som totalrådgivning. Ved delt rådgivning indgås der en rådgiveraftale med både arkitektrådgiver og ingeniørrådgiver og koordineringen af arbejdet mellem disse foretages af den eksterne bygherrerådgiver. Ved totalrådgivning indgås der kun én rådgivningsaftale og totalrådgiveren tilknytter selv de nødvendige underrådgivere. Den eller de tekniske rådgivere forestår den egentlige projektering, der bl.a. omfatter: Med afsæt i idéoplægget konkretiseres krav og brugerønsker i programoplægget med efterfølgende projektforslag og detailprojektering at det endelige projekt svarer til de stillede krav til kvalitet, tid, omfang og økonomi udarbejdelse af nødvendigt projektmateriale (tegninger, beskrivelser, budget mv.) og undervejs i projektet fremlægges overskueligt og forståeligt materiale, med redegørelse for hvordan krav og ønsker foreslås opfyldt udarbejdelse af statiske beregning og ansvar for, at den relevante lovgivning overholdes ansøgning om byggetilladelse og andre tilladelser udarbejdelse af udbudsmateriale, indhentning af tilbud og udarbejdelse af entreprisekontrakter tilsyn med byggeriet under udførelsen Til at styre byggeriets samlede tids- og kvalitetsmæssige forløb tilknyttes en Byggeleder. Byggelederen styrer udover det tids- og kvalitetsmæssige forløb også det økonomiske forløb tillige med dokumentationen heraf. Byggelederen sikrer desuden koordineringen af fælles byggepladsmæssige aktiviteter. Rollen som byggeleder varetages typisk af enten bygherrerådgiveren, totalrådgiveren eller af en specielt tilknyttet rådgiver. Til at den kvantitative og kvalitative kontrol af byggeriet tilknyttes et fagtilsyn. Side 6

7 Fagtilsynet udarbejder en tilsynsplan og forestår den kvantitative og kvalitative kontrol af byggeriet i form af stikprøvevis tilsyn iht. tilsynsplanen. Rollen som fagtilsyn varetages typisk af den tekniske rådgiver for det pågældende fag. I henhold til At-vejledninger om bygherrens ansvar skal der udpeges en arbejdsmiljø- / sikkerheds-koordinator både under udarbejdelsen af projektet (projekteringsfasen) og under den egentlige udførelse af byggeriet. Rollen som arbejdsmiljø- / sikkerheds- koordinatoren varetages typisk af bygherrerådgiveren eller den tekniske rådgiver i projekteringsfasen og af byggelederen eller en specielt tilknyttet rådgiver under udførelsen af byggeriet. Til den fysiske udførelse af projektet tilknyttes en eller flere entreprenører. Entreprenørerne varetages typisk enten af en totalentreprenør (der også omfatter projektering), hovedentreprenør (en entreprenør med alle fag), storentreprenører (hver entreprenør omfatter flere fag) eller fagentreprenører (en entreprenør pr. fag). Det er således entreprenøren, der udfører byggearbejdet har ansvaret for, at byggeriet er i overensstemmelse med de tegninger og tekniske beskrivelser, som er udført af de tekniske rådgivere. Byggeriets faser, indhold, aktører og roller I dette afsnit gennemgås faserne i byggeforløbet, med en uddybning af hvad der sker, hvem der deltager og hvilken rolle de forskellige aktører forventes at varetage. Fase 1. Idéoplæg Her beskrives de første tanker og idéer med henblik på eventuel beslutning om opgavens realisering for afsætning af rådighedsbeløb på Regionens investeringsoversigt. Idéoplægget indeholder typisk: Beskrivelse og analyse af projektets formål og idégrundlag i relation til planlægningen for området. Lokalisering af eventuelle særlige indsatsområder og beskrivelse af projektets kapacitets- og arealkrav. Overordnet hovedtidsplan for projektet. Overordnet økonomisk skøn over anlægsudgifter og driftsudgifter. Idéoplægget udarbejdes typisk af virksomhedsområdets ledelse med bidrag fra planlægnings- og drifts- afdelingerne. Allerede i idefasen skabes grundlaget for et godt arbejdsmiljø på byggepladsen og i det færdige byggeri, hvorfor det i de overordnede ideer til rammerne skal indtænkes hvordan arbejdet kan organiseres og hvilken betydning det vil få. I denne fase er projektorganisationen endnu ikke etableret, hvorfor der som udgangspunkt ikke er brugerinvolvering. Fase 2. Programoplæg Når det er besluttet at foretage ny- eller ombygningen, går planlægningen i gang. Her skal bygherren tage stilling til alle overordnede spørgsmål. Side 7

8 Programoplægget er det dokument, hvor tanker og idéer med projektet konkretiseres. Inden da foreligger der som hovedregel et idéoplæg. Programoplægget indeholder typisk: Beskrivelse af projektets konkrete formål, behov og funktion, herunder afgrænsning og beskrivelse af målgruppe. Antal brugere, antal m 2, lokaler, inventar/apparatur m.v. Geografisk placering, samt en redegørelse for evt. tinglyste forhold, samt redegørelse for evt. funktionelle sammenhænge med eksisterende anlæg. Hovedtidsplan for projektet. Økonomisk overslag vedrørende anlægsudgifter og driftsudgifter baseret på antal brugere og det forudsatte arealbehov. Endvidere overslag over omkostninger til fremmed bistand. Fastlæggelse af projektorganisation og nedsættelse af projektgruppe med projektets interessenter. Beskrivelse af eventuelle særlige miljøforhold. Beskrivelse af projektets krav til driftskapacitet, og indstilling om afvigelser fra godkendelsesprocedurer. Stillingtagen til erhvervelse af arealer. Risikoanalyse og vurdering Ved mindre byggeopgaver, med en forventet anlægsudgift under 10 mio. kr., ansøges Regionsrådet om anlægsbevilling til projektets realisering Ved større byggeopgaver, med en forventet anlægsudgift over 10 mio. kr., ansøges Regionsrådet om anlægsbevilling til udarbejdelse af projektforslag Som anført er det typisk i forbindelse med udarbejdelse af programoplægget at projektorganisationen etableres med styregruppe, brugergruppe og projektgruppe. Programoplægget udarbejdes typisk af projektgruppen evt. i samarbejde med bygherrerådgiver og teknisk rådgiver idet omfang disse er udpeget til projektet. I denne fase, hvor der primært tænkes visioner og drømme, indgår regionens visioner for sygehusbyggeri, arbejdsmiljø og hygiejne. Fase 3. Projektforslag Når programoplægget er godkendt af Regionsrådet, skal der i første omgang udarbejdes et katalog med de detaljerede krav til projektet (Byggeprogrammet). Det er i denne fase at arbejdsgrupperne etableres og involveres. Byggeprogrammet er grundlaget for projekteringen og indeholder typisk: Beskrivelse af projektet samlede omfang Rumprogram, med angivelse af krav til rumstørrelser, anvendelse og installationer, samt indbyrdes afhængigheder Krav til og omfanget af inventar Krav til hovedforsyninger, herunder el, vand, varme, ventilation, IT og sanitet Side 8

9 Krav til arkitektur og byggeteknik Krav til arbejdsmiljø, herunder hygiejne og indeklimaforhold Krav til bæredygtighed Krav og ønsker til adgangsforhold, parkering og udearealer. Forhold til plangrundlag og myndighedsgodkendelser Revideret økonomisk overslag vedrørende anlægsudgifter og driftsudgifter Revideret tidsplan Risikovurdering Til at kvalificere dette arbejde, kan man gennemføre funktionsanalyser af arbejdsgange og aktiviteter. Desuden kan man støtte sig til erfaringer fra lignende byggerier. Byggeprogrammet udarbejdes typisk af den tekniske rådgiver i samarbejde med bl.a. projektgruppen, brugergruppen og de nedsatte arbejdsgrupper. Det er brugerne (medarbejderne), der sidder med viden om de arbejdsmiljømæssige erfaringer fra de nuværende forhold, herunder hygiejne og indeklimaforhold. Det er således også i denne fase at viden fra Regionens program til RISikovurdering Af Væsentlige Arbejdsmiljøpåvirkninger (RISAVA) inddrages. RISAVA indeholder bl.a. en oversigt over de forskellige rum og arbejdsprocesser, herunder væsentlige arbejdsmiljøpåvirkninger, risici samt gældende regler og vejledninger. Når byggeprogrammet og projektets økonomi er på plads og godkendt af styregruppen, udarbejdes der projektforslag, som for de store projekter skal godkendes af Regionsrådet. Projektforslaget omfatter således en bearbejdelse af det godkendte byggeprogram i en sådan grad, at der med udgangspunkt i de stillede alle krav er truffet beslutninger og indarbejdet til et egentligt løsningsforslag. Det udgør et så gennemarbejdet forslag, at bygherren kan træffe endelig beslutning om opgavens miljømæssige, æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løsning. Projektforslaget indeholder typisk: Detaljeret redegørelse for grundens arealer, bebyggelsesprocent, parkeringspladser og oplysninger om friarealernes udnyttelse. Redegørelse for foretagne bundundersøgelser. Disponering af byggegrund, bygningsarealer og rum. Beliggenhedsplan, plan-, snit- og facadetegninger eventuelle perspektivtegninger samt rumtegninger. Endelig afklaring af konstruktive og installationstekniske principper og redegørelse for løsninger og virkemåder. Rumskema for hvert rum med detaljerede oplysninger om installationer og fast inventar. Detaljeret forslag til materialevalg for de enkelte bygningsdele. Redegørelse for placeringer af hovedforsyningsledninger og afvandingsmuligheder. Opdateret tidsplan for projektering og udførelse. Ajourført økonomisk overslag for projektet, gældende for såvel anlægsudgifter og driftsudgifter. Side 9

10 Valg af udbuds- og entrepriseform Redegørelse for eventuelle særlige miljøforhold. Beskrivelse af projektets krav til driftskapacitet og indstilling om afvigelser fra godkendelsesprocedurer. Stillingtagen til erhvervelse af arealer. Redegørelse for tinglyste rettigheder og servitutter, herunder krydsende ledninger, forurening mv. Revurdering af risikoanalyse og vurdering. Til og fravalgsliste, der gør det muligt at udvide eller reducere i projektet efter indhentning af tilbud på udførelse. Ved større byggeopgaver, med en forventet anlægsudgift over 10 mio. kr., søges sammen med godkendelsen af projektforslaget om anlægsbevilling til projektets realisering Projektforslaget udarbejdes typisk af den tekniske rådgiver i samarbejde med bl.a. projektgruppen, brugergruppen og de nedsatte arbejdsgrupper. Ved udarbejdelse af projektforslaget er det vigtigt at inddrage de kommende brugeres erfaringer. De kommende brugere er de eneste, der har detaljeret viden om og erfaringer med de praktiske arbejdsopgaver, der skal udføres i bygningen. Deltagerne medbringer hver deres specialviden og skal sammen udvikle ideer til brugbare løsninger. Ideerne kan bl.a. anskueliggøres ved at lave skitser, modeller og mock ups, der sikrer, at parterne forstår det samme ved et bestemt krav og det tilhørende løsningsforslag. Dette foregår i brugergruppen og de nedsatte arbejdsgrupper. Samarbejdet skal sikre at de endelige løsningsforslag er kvalificeret, og dermed giver det bedste projekt. Fase 4. Projekteringen Når projektforslaget er godkendt af Regionsrådet, går de tekniske rådgivere, i gang med at lave tegninger, beregninger og tekniske beskrivelser af bygningen. Først udarbejdes forprojektet, der indgår som en integreret del af hovedprojektet. Forprojektet omfatter en viderebearbejdning af projektforslaget i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for myndighedsgodkendelse. Hovedprojektet fastlægger herefter entydigt opgaven med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser samt for udbud kontrahering og udførelse. Hovedprojektet indeholder således komplet tegnings- og beskrivelsesmateriale til grundlag for myndighedsgodkendelse og senere udbud, herunder tilbudslister. Tidsplanen for byggefasens gennemførelse ajourføres sammen med det økonomiske overslag. Projekteringen skal foretages under iagttagelse af sikkerhedskoordinationen. Projekteringen gennemføres typisk af den tekniske rådgiver. For at sikre at projektet er udarbejdet i overensstemmelse med de godkendte projektforslag sendes tegningerne til gennemsyn (granskning) i projektgruppen, brugergruppen og hos øvrige nøglepersoner, herunder driftsorganisationen og evt. arbejdsmiljø- og hygiejneorganisationen. Det Side 10

11 er sidste chance for at påpege uhensigtsmæssige tekniske løsninger, som bør rettes inden udførelse af byggeriet påbegyndes. Hvis der, for eksempel som følge af besparelser, foretages større ændringer i projektet, er det vigtigt at brugergruppen og de nedsatte arbejdsgrupper vurderer eventuelle konsekvenser for den fremtidige drift, herunder arbejdsmiljø og hygiejne forhold. Fase 5. Udbud og kontrakt Efter udarbejdelse af hovedprojekt, sendes projektet i udbud og der indhentes tilbud om arbejdets udførelse. Tilbud indhentes efter retningslinierne i lovgivning om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren eller bestemmelserne i EU s udbudsdirektiver. De tilbud, der kommer tilbage, bliver vurderet og sammenlignet ud fra deres indhold og pris. Der træffes i styregruppen, efter indstilling fra projektgruppen, administrativ beslutning om, hvilken tilbudsgiver der skal have arbejdet overdraget. Hvis opgaven mod forventning ikke kan gennemføres inden for den godkendte økonomiske ramme, også med anvendelse af den godkendte til og fravalgsliste, uden at det går ud over byggeriets kvalitet, således at det godkendte projektforslag ikke kan efterkommes, sendes sagen til fornyet godkendelse i Regionsrådet med forslag om revideret projekt og eller anlægsøkonomi. Hvis der, som følge af besparelser, foretages større ændringer i projektet, er det vigtigt at brugergruppen og arbejdsgrupperne vurderer eventuelle konsekvenser for den fremtidige drift, herunder arbejdsmiljø og hygiejne forhold før sagen sendes til fornyet godkendelse i Regionsrådet. Fase 6. Udførelsen I denne fase bliver byggeopgaven til virkelighed. Byggeafdelingen overvåger, at rådgivningsydelserne udføres i overensstemmelse med rådgivningsaftalen. Inden byggeriet igangsættes gennemføres der projektopfølgning, hvor projektet granskes af byggeledelse, fagtilsyn og de udvalgte entreprenører, for eventuelle fejl og mangler, herunder gennemføres projektgennemgangsmøder med de enkelte entreprenører. Det er en ekstern rådgiver der forestår byggeledelse og fagtilsyn. Fase 7. Aflevering og drift Når byggearbejdet er færdigt, afholdes der afleveringsforretning. Her bliver fejl og mangler noteret, og man aftaler, hvordan de skal udbedres. Inden aflevering foretages mangelgennemgang af rådgiveren, som indkalder entreprenøren til afleveringen og udfører kontrol med mangelafhjælpningen. Byggeregnskab Byggeregnskab udarbejdes og godkendes som anført i regionens kasse- og regnskabsregulativ samt registreringspraksis for regionen. 1 års eftersyn 1-års eftersynet af byggeriet foretages af rådgiveren, som indkalder entreprenøren til gennemgangen og udfører kontrol med mangelafhjælpningen. 5 års eftersyn 5-års eftersynet af byggeriet foretages, idet rådgiverens og entreprenørens ansvar forældes efter 5 år. Side 11

12 Eftersynet foretages af en bygningssagkyndig, der har erfaring i bygningseftersyn og bygningsprojektering, og som er uafhængig i forhold til opførelse og driften af byggeriet. Byggeafdelingen og brugerne deltager i gennemgangen. Supplerende materiale Her gives et par eksempler på værktøjer og forhold som kan anvendes i forbindelse med forberedelse og planlægning af byggeprojekter. RISAVA I Region Sjælland er der for at understøtte udarbejdelse af Arbejds Plads Vurdering (APV) anskaffet et risikostyringssystem RISAVA (RISikovurdering Af Væsentlige Arbejdsmiljøpåvirkninger), der indeholder en oversigt over forskellige typer af rum og arbejdsprocesser samt hvilke risici der er ved de pågældende rum og processer, samt hvilke regler der gælder for disse. RISAVA bruges ved byggeprojekter som værktøj til at tage højde for væsentlige arbejdsmiljøbelastninger i forbindelse med rumindretning. Tegningsforståelse Den væsentligste kommunikation / formidling i et byggeprojekt består af at rådgiverne udarbejder tegningsmateriale med tilhørende beskrivelser. Dette materiale udarbejdes med udgangspunkt i projektforslagets beskrivelse. Tegninger udarbejdes typisk som situationsplan, plantegning, snittegning eller detailtegning. Situationsplan viser matriklen med bygningens placering og udenoms arealernes disponering. Plantegningen er en tegning, hvor byggeriet ses fra oven, her er taget principielt skåret af. En snittegning er principielt en gennemskæring af bygningen fra kælder til tag, hvor byggeriet ses fra forskellige vinkler. En detailtegning tydeliggør løsningen af detaljer i byggeriet. For at gøre det nemmere at overskue de forskellige plan løsninger arbejdes der i brugerarbejdet med opstilling af mock-ups, der er modeller af rum og områder som typisk opbygges af lette Side 12

13 materialer i fuld skala og gør det muligt i praksis, at vurdere om rummet er indrettet hensigtsmæssigt. Herudover foregår stort set al projektering i dag digitalt, enten i traditionelle 2D tegninger eller i 3D digitale bygningsmodeller (BIM modeller). Udviklingen fra 2D til 3D har styrket det digitale værktøj som dialogværktøj. Informations- og kommunikationsteknologi (IKT) Ved byggeprojekter foregår al kommunikation som udgangspunkt digitalt via en projektweb. Adgangen til dokumenter differentieres, således at den enkelte alene har adgang til relevant information. Brugeruddannelse I Region Sjælland etableres der et kursus tilbud, der har til formål at klæde deltagerne i ny- og ombygningsprojekter på til at kunne varetage og leve op til den rolle, som de er tildelt i projektorganisationen. Indholdet i dette kursus er: Overordnede rammer for byggeri i Region Sjælland Byggeriets forskellige faser og beslutninger Aktører, roller og ansvar, samt samarbejdet mellem disse Hvilke beslutninger træffes i de enkelte faser, herunder hvornår og hvordan indtænkes arbejdsmiljøet Tegningsforståelse RISAVA som fælles dialogværktøj Side 13