Spørgsmål / svar pr. 12. juni 2012 vedr. Annoncering 1-23-4-101-7-12 Leje af Statisk og Dynamisk trykfordelende luftmadrasser Revideret den 14. juni 2012, spørgsmål/svar 12
Spørgsmål 1 Spørgsmål til Delaftale 1 og Delaftale 2: Vil det blive vægtet positivt såfremt leverandøren kan tilbyde et program der med udgangspunkt i Regionens nuværende situation og i tæt samarbejde med relevante nøglepersoner i Regionen, effektivt bidrager med, at sikre implementering af den Danske Tryksårspakke. Programmet indeholder en løsning der kan medvirke til udarbejdelsen af de nødvendige handlingsplaner og kan måle effekten af implementeringen for at sikre at Regionen får effekt af de midler der er investeret i de af udbuddet omfattede produkter? Svar 1 Nej, dette vil ikke indgå i betragtningen. Spørgsmål 2 Spørgsmål til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer/Løsningsbeskrivelse Punkt 1.1.2 CE-mærkning og standarder Er det korrekt opfattet, at tilbudsgiver skal medsende dokumentation for, at rengøringsprocedure og hygiejnehåndtering overholder DS2451-8: 2001 Styring af infektionshygiejne i sundhedssektoren. Del 8: Krav til vask og håndtering af tekstiler til flergangsbrug? Svar 2 Ja, det er korrekt. Spørgsmål 3 Spørgsmål til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer/Løsningsbeskrivelse Delaftale 1 punkt 1.26: Madrassen skal være automatisk regulerende i forhold til patientens vægt og Delaftale 2 Punkt 2.42: Madrassen skal kunne regulere automatisk i forhold til patientens vægt European Pressure Ulcer Advisory Panel (EPUAP) beskriver i deres guidelines fra 2009 nødvendigheden af kontinuerlig optimal aflastning. Da sengens indstillinger og patientens lejring jævnligt ændres vil det betyde, at madrassens tryk mod patienten også ændres løbende. For at sikrer optimal trykaflastning af hensyn til patientens sikkerhed og forbruget af personaleressourcer er det derfor nødvendigt, at trykket i madrassen løbene justeres. Såfremt en madras blot laver en indstilling af modtryk når en patient første gang placeres på madrasser vil der være tale om et øjebliksbillede og når patientens lejring eller senges indstillinger ændres vil denne indstilling ikke være korrekt. Med baggrund i ovenstående: Er det korrekt forstået, at madrassen kontinuerligt og uden manuel tilpasning skal tilpasse sig ændringer i patientens vægt og lejring, samt ændringer i sengens indstilling?
Svar 3 Spørgsmål 4 Ja, det er korrekt forstået. Spørgsmål til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer/Løsningsbeskrivelse Delaftale 1 Punkt 1.25: Der skal være batteri-backup. Den bør kunde holde 1 time og Delaftale 2 Punkt 2.27: Der skal være batteri-backup. Den bør kunde holde 1 time Svar 4 Spørgsmål 5 Svar 5 Spørgsmål 6 Svar 6 Spørgsmål 7 Er det korrekt forstået, at batteri-backup en skal kunne opretholde madrassens normale funktion (alternerende / vekslende / pulserende) når strømforsyningen afbrydes? Og at den bør kunne opretholde madrassens normale funktion (alternerende / vekslende / pulserende) i (mindst) 1 time? Ja, det er korrekt forstået. Spørgsmål til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer/Løsningsbeskrivelse Delaftale 2: Dynamisk trykfordelende luftmadrasser Vi kan i kravspecifikationerne til denne delaftale ikke se, at der stilles nogen krav til produkternes trykaflastende egenskaber overhovedet. Da produktets trykaflastende effekt må antages, at være den altoverskyggende kerneydelse også for denne delaftale antager vi, at de manglende krav er en forglemmelse. Udbyder bedes oplyse hvilke krav der stilles til dokumentation for produkternes trykaflastende effekt for så vidt angår Delaftale 2? Ja, det er en forglemmelse. Der skal stå som i punkt 1.17 Opgiv modtryk målt over tid i rygleje og i sideleje, dokumenteret i forhold til mindst 5 målepunkter. Vedlæg dokumentation fra uvildigt institut Spørgsmål til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer/Løsningsbeskrivelse Delaftale 1 Punkt 1.18: Produktet skal være statisk indstilleligt grundet plejeog forflytning af patienter. Da denne delaftale netop omhandler statiske produkter antager vi, at der med dette krav menes, at madrassen skal kunne gøres hård med henblik på at lette pleje og forflytning af patienter? Udbyder bedes bekræfte dette? Ja, dette bekræftes. Spørgsmål til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer/Løsningsbeskrivelse Delaftale 1 Punkt 1.20: Ved low airloss bør den statiske tilstand kunne bevares i 10-15 min. og Delaftale 1 Punkt 1.21: Ved low airloss skal madrassen automatisk tilbagefø-
res til pulsation efter statisk indstilling efter max. 15 minutter Svar 7 Spørgsmål 8 Vi er lidt i tvivl om hvad udbyder mener med dette krav, men antager, at der igen (jvf. Spørgsmål til Punkt 1.18) er tale om en funktion der gør madrassen hård i forbindelse med pleje- og forflytning af patienten? Udbyder bedes bekræfte denne antagelse? Hvad menes der med tilbageføres til pulsation når det er et statisk produkt? Ja, dette kan bekræftes. Der menes at madrassen skal være hård og derefter tilbageføres til low air loss. Spørgsmål til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer/Løsningsbeskrivelse Delaftale 1 Punkt 1.17: Opgiv modtryk målt over tid i rygleje og i sideleje, dokumenteret i forhold til mindst 5 målepunkter. Vedlæg dokumentation fra uvildigt institut. Spørgsmål 1: Da dette krav gælder for et statisk produkt, bedes udbyder forklare hvad der menes med målt over tid? Det vil for os give rigtig god mening, at stille et krav om trykmåling målt over tid under Delaftale 2 Dynamisk trykfordelende madrasser, hvor der netop sker bevægelser i madrassen, der ændrer modtrykket/interfacetrykket over tid. Udbyder bedes fremkomme med sin holdning til ovenstående udsagn? Spørgsmål 2: Den førende internationale faglige sammenslutning af kliniske eksperter indenfor sårbehandling, Tissue Viability Society har dannet international konsensus omkring valg af målepunkter. Overfor producenter i medicoindustrien slås det fast: 1. Test skal foretages i rygleje (supine position) 2. Sensorer skal placeres under sacrum og under hæle. Ref: Laboratory measurement of interface pressures applied by active therapy support surfaces: A consensus document Tissue Viabilyty Society (2010). Journal of Tissue Viability; 19(1):2-6
Med baggrund i ovenstående: Svar 8 Spørgsmål 9 Svar 9 Spørgsmål 10 Svar 10 Spørgsmål 11 Svar 11 Spørgsmål 12 Svar 12 revideret den 14. juni 2012 1. Af hensyn til ligebehandlingsprincippet bedes udbyder oplyse hvilke 5 målepunkter der ønskes foretaget trykmålinger på? 2. Hvilken klinisk begrundelse er der for dette valg? 1. Der ønskes ikke et øjebliksbillede, men derimod en kontinuerlig måling over en tidsperiode. Det er korrekt at punkt 1.17 skal stå under delaftale 1 og 2, statisk og dynamisk trykfordelende luftmadrasser. 2. Der ønskes målepunkter for: nakke, skuldre, korsben, hofte og hæl. Ang. skønnet årsforbrug: Er det antal madrasser eller er det liggedage? Det skønnede forbrug er antal liggedage. Der efterspørges 7 størrelser i hver klasse. Kan I angive forbrug i hver størrelse? Der kan jo være stor forskel i pris på en madras på 200xm og 210 cm. Det er ikke muligt at angive forbrug på hver størrelse, da statistikkerne vi kun har, er på de tre kilo grupper. Ønskes der en madras på 80 og 85 cm til borgere over 200 kg? Disse borgere kan jo ikke være i så små senge Statiske og dynamiske luftmadrasser på 80 og 85 cm til borgere over 200 kg indgår ikke længere i udbuddet og slettes fra tilbudslisten. Ønsker 3 leverandører, og sygehusene kan selv vælge. Hvor længe binder et sygehus sig for aftalen med 1 leverandør når de først har valgt, kan de frit vælge til og fra mens aftalen løber? Ja, hospitalerne vurdere selv, hvilken af de 3 leverandører som de på baggrund af de tre opstillede underkriterier funktionalitet, ergonomi og pris skønner er den bedste leverandør for det pågældende sygehus. Bindingsperioden er på 6 måneder. Hospitalerne binder sig således til at benytte en leverandør i 6 måneder af gangen. Såfremt leverandøren: er forsinket mere end 2 gange, ikke levere det aftalte indhold eller, at al dokumentation samt brugsanvisninger ikke foreligger på dansk vil det være muligt at komme ud af aftalen med leverandøren inden de 6 måneders udløb. Dette vil indgå i kontrakten. Spørgsmål 13 Punkt 2.10: angiv nøjagtig fyldningstid med patient på. Det afhænger da lidt af patientens vægt og kropsbygning, så hvad skal vi angive? Kan en ca. tid ikke være ok.?
Svar 13 Spørgsmål 14 Svar 14 Spørgsmål 15 Svar 15 Spørgsmål 16 Svar 16 Spørgsmål 17 Svar 17 Spørgsmål 18 Svar 18 Spørgsmål 19 Fyldningstiden bedes opgives for en patient på 90 kg. Punkt 2.13 Hvilken dokumentation ønskes. Det fremgår som regel af CE- godkendelse at de lever op til EN 60 601 så vil det være nok. EN 60 601 er en harmoniseret standard og der er derfor en formodning om at man er godkendt til CE-mærkning. Dog skal der stadig CE-mærkning på. Altså er det ikke nok at produktet lever op til EN 60 601. Punkt 2.16. Hvilket aflastningssystem der er anvendt. Hvad mener I med det? Der ønskes en beskrivelse af det aflastningssystem leverandøren anvender. Punkt 2.19. Pulsationsfunktion skal enten være 1/2 eller 1/3. Mener i vekseltryk i 1 /2 eller 1/3 eller hvad? Kan en madras med vekseltryk 1/4 komme i betragtning? Nej, dette kan ikke komme i betragtning, da der er for stort et mellemrum mellem lamellerne. Punkt 2.27. Der skal være batteri-backup. Hvis der er indbygget et andet sikkerhedssystem så madrassen holder luft i op til 8 timer, og patienten ikke kan komme til at ligge på sengens lamellerne, kan det så accepteres. Leverandøren bedes forklare hvordan produktet virker. Fx om det er kontinuerlig max inflated mv. Punkt2.48. Afmelding skal kunne ske både telefonisk og elektronisk. Vi har forstået efter informationsmødet at man ønsker Matrix-model uden til og afmelding. Skal dette punkt så ikke udgå? Nej, dette punkt skal ikke slettes, da det skal være muligt for kunden at kontakte leverandøren vedr. nedjustering af hospitalets lagerbeholdning. Alle prisændringer skal gå igennem Indkøb og Medicoteknik hvor vi vil forholde os kritiske til prisændringerne. Punkt 2.24 Ved low airloss skal madrassen automatisk tilbageføres til pulsation efter statisk indstilling efter max. 15 min. Hvad mener I med det Hvis en pumpe har statisk/max funktion og den går tilbage efter 20-25 min vil det ikke være ok, patienten ligger jo ikke stille i den tid da det jo som regel er ved pleje eller forflytning denne funktion bruges. Svar 19 Der kan accepteres en tilbageførsel til pulsation på max 20 min. Spørgsmål 20 Udbudsbetingelser punkt 1.18: Der ønskes opretholdelse af lager med et forudbestemt antal madrasser på 1-2 centraldepoter pr. matrikel. For at tilbudsgiver kan beregne omkostninger til lagerbindinger bedes ordregiver oplyse forventet ønsket lagerstørrelse pr. matri-
kel. Svar 20 Det er ikke muligt at afgive en forventet lagerstørrelse per matrikel, da dette afhænger af endnu ukendte faktorer, såsom hvor tit leverandørerne kan komme og skifte madrasserne. Spørgsmål 21 Kontraktbilag 1 punkt 1.46/1.47 Der ønskes beskrevet procedure for levering og afhentning i bilag 10. Ordregiver bedes oplyse hvor i udbudsmaterialet vi finder bilag 10?. Svar 21 Det er en fejl, at vi beder om besvarelse på bilag 10. Besvarelserne skal vedlægges som et bilag. Spørgsmål 22 Kontraktbilag 2 Tilbudslisten I kontraktbilag 1 ønskes der oplyst ydre mål for madrasserne. Men i tilbudslisten er der kun angivet muligheden for at give pris på to længder på madrassen (200cm og 210cm). For at sikre konkurrence og så mange bud som muligt bedes ordregiver acceptere madras mål med +/- 3cm på de angivne størrelser. Svar 22 De indre mål (ikke fyldt tilstand) skal være kendte og må ikke afvige de angivne størrelser. Ydre målene (fyldt tilstand) skal ligeledes opgives. Der accepteres en afvigelse på 3 cm ved ydre mål. Spørgsmål 23 Kontraktbilag 2 Tilbudslisten Forventer ordregiver at tilbudsgiver kan levere en madras indenfor samtlige vægtkategorier. Hvorledes vil ordregiver, såfremt tilbudsgiver kun afgiver pris i en vægtkategori, så måle underkriteriet pris?. Svar 23 Såfremt der ikke bliver givet tilbud på samtlige pos. pr. delaftale, bliver der simuleret en pris ved at den (de) dyreste tilbudte vare(r) på samme pos. forhøjes med 3 %. Spørgsmål 24 Kontraktbilag 2 Tilbudslisten Kan der tilbydes to typer madrasser med samme målangivelser og indenfor samme vægtkategori? Svar 24 Det er tilladt at tilbyde to typer madrasser med samme målangivelser og indenfor samme vægt kategori, hvis det er til samme pris. Spørgsmål 25 AT bekendtgørelse om arbejdets udførelse nr. 559 af 17. juni 2004 med senere ændringer. Hvilken dokumentation ønskes for dette? Svar 25 Spørgsmål 26 Det er ikke nødvendigt, at uvildigt institut dokumenterer i forhold til ATbekendtgørelsen om arbejdets udførelse. Der er i forbindelse med afprøvning, at den bruges overordnet i den samlede vurdering af produkterne. Vedrørende kontraktens afsnit 14 - forsinkelse. Den gængse madrasbredde i Europa er 90 cm. Idet der efterspørges bredder på
80 og 85 cm. i dette udbud betyder det, at en eventuel ny leverandør skal have madrasserne fremstillet til formålet. Det er således ikke muligt for nye leverandører at fremskaffe madrasser indenfor tidsrummet uge 39 (forventet kontraktindgåelse) og uge 42 (forventet kontraktstart). Kan ordregiver på baggrund af ovenstående acceptere et tillæg til kontraktens afsnit 14.1.1. der lyder således: Kunden vil altid acceptere en forsinkelse på op til 26 uger regnet fra tidspunktet for kontraktstart. I perioden fra kontraktstart og 26 uger frem, er Kunden således ikke beretiget til at foretage dækningskøb for Leasinggiverens regning jvf. Kontraktens afsnit 14.1.3. Svar 26 Nej, dette kan ikke accepteres. Spørgsmål 27 Vedrørende Kontraktbilag 2, Tilbudsliste, Delaftale1 og Delaftale 2. Vil ordregiver redegøre for betydningen af kolonnerne i Tilbudslisten til Delaftale 1 og 2. Svar 27 Antal vareprøver: skal kun medsendes hvis der er opgivet tal herfor. Det er ikke tilfældet i dette udbud. Forhandlerens varenr.: Leverandørens eget varenummer ønskes oplyst. Forhandlerens varebeskrivelse: Der ønskes leverandørens egen beskrivelse af varen på dansk. Størrelse: Her bedes om madrassens indre mål. Brand/fabrikat: Her ønskes der brand betegnelse, hvis der er en samt fabrikat. Indhold i salgsenhed: Der ønskes at vide, hvor mange eventuelle løse dele der er per enhed. Typesalgsenhed: Her ønskes det at vide hvorledes madrasserne er pakket. Netto pris excl. moms pr. døgn: Her ønskes den pris leverandøren måtte byde på det enkelte positionsnummer. Priserne skal opgives per døgn og skal være excl. moms. Spørgsmål 28 Vedrørende efterlevelse af de indgåede rammekontrakter. Hvordan vil ordregiver sikre, at der ikke i kontrakternes løbetid tilbydes alternative løsningsmodeller og priser til de enkelte hospitaler som det tidligere et set? Svar 28 Alle prisændringer skal gå igennem Indkøb og Medicoteknik. Spørgsmål 29 Vedrørende de efterfølgende ordrer (aftræk) under rammeaftalerne. Vil ordregiver oplyse, hvem der efterfølgende har fuldmagt til - på det enkelte hospitals vegne - at indgå aftale om aftræk. Navn, stilling, emailadr, tlf nr. Svar 29 Nej, dette vil først blive oplyst når hospitalerne har valgt den leverandør de
ønsker. Spørgsmål 30 Vedrørende de efterfølgende ordrer (aftræk) under rammeaftalerne. Kan et hospital benytte mere end en rammeaftale? Svar 30 Det er for de enkelte sygehuse kun muligt at vurdere en af de 3 leverandører per delaftale. Se endvidere spørgsmål 12. Spørgsmål 31 Vedrørende skønnet årsforbrug. Vil det være muligt at få oplyst skønnet årsforbrug pr. størrelse på statisk og dynamisk? Svar 31 Se spørgsmål 10. Spørgsmål 32 Vedrørende skønnet årsforbrug. Vil det være muligt at få oplyst skønnet årsforbrug pr. hospital? Svar 32 Ja, dette er vedlagt som bilag 1. Statistikken er opdelt i de tre kilo grupper per hospital. Spørgsmål 33 Vedrørende Kontraktbilag 1 krav 1.46 og 2.49. Hvordan skal døgnservice forståes i forbindelse med en matrikel-model? Svar 33 Døgnservice skal udgår. I stedet skal der stå at det skal være muligt mellem 8-16 at kunne kontakte leverandøren, såfremt der skal ske ændringer i lagerbeholdningen eller ved hasteordre. Spørgsmål 34 Gennemsnitlig liggetid pr. madras. Vil det være muligt at få oplyst en gennemsnitlig liggetid pr. madras. Det vil sige, hvor mange dage patienten ligger på madrassen inden den går retur? Svar 34 Nej, dette er ikke muligt. Spørgsmål 35 Vedrørende Kontraktbilag 1 krav 1.3, 1.4, 2.3 og 2.4 Er ordregiver indforstået med, at opmærkning kan være på enten madras eller betræk? Svar 35 Nej, opmærkning skal både være på madras og betræk. Det er ikke tilstrækkeligt, hvis kun en af delene er opmærket. Spørgsmål 36 Vedrørende Kontraktbilag 1 krav 1.25 og 2.27 Skal batteri-back-up være integreret i pumpen? Svar 36 Ja, det skal den, da antal apparater skal mindskes. Spørgsmål 37 Vedrørende Kontraktbilag 1 krav 1.31 og 2.32 Ordregiver bedes uddybe hvad der menes med disse to krav. Svar 37 At der skal afgives mål på madrassen når denne er i fyldt tilstand. Spørgsmål 38 Vedrørende Kontraktbilag 1 krav 1.47, 1.48, 2.50 og 2.51 Ordregiver bedes redegøre for forskellen på 1.47 og 1.48 samt 2.50 og 2.51. Svar 38 Forskellen på disse er at man i punkt 1.47 og 2.50 ønsker at leverandøren skal
Spørgsmål 39 Svar 39 Spørgsmål 40 kunne komme alle dage altså om leverandøren kan komme mandag, tirsdag, onsdag torsdag og fredag. Leverandøren skal således i 1.48 og 2.51 skrive hvor mange dage om ugen denne vil komme og skifte madrasserne ud. De der vil flest dage om ugen vil få den højeste score. Vedrørende Udkast til Kontrakt afsnit 6.4 - Reduktion af leasinggiverens pris. På spørgemødet fremgik det, at de priser leverndørerne angiver i tilbuddet ikke kan sænkes i kontraktperioden. Kan ordregiver bekræfte, at afsnit 6.4 udgår? Nej, dette punkt vil ikke blive slettet, idet der stadig skal ske en nedjustering af priser hvis fx der grundet en effektivisering i virksomheden sker prisnedsættelse. Se i øvrigt spørgsmål 28. 2.27 Batteri Back Up dejligt at se at I vægter dette, da det giver patienten en sikkerhed ved transport internt i huset eller fra overflytninger mellem hospitaler. Vi undre os over I kun kræver 1 times batteri Back Up. Det er ikke lang tid i forhold til den egenskab en batteri back up skal bruges. Svar 40 Spørgsmål 41 Svar 41 Spørgsmål 42 Svar 42 Spørgsmål 43 Svar 43 Fastholder i dette bør-krav eller vil I præcisere dette mere som et krav med længere tids batteri back up? Nej, vi fastholder mindstekravet. Dog vil det blive vægtet positivt såfremt batteriet kan holde længere. Hvorledes tildeler I point for børkrav? Tildeling sker på baggrund af det opstillede i punkt 1.20 tildelingskriterium med underkriterier. Vi tildeler point udfra det i tilbuddet fremsendte, herunder besvarelse af kravspecifikationen, tilbudspræsentation og demonstration af produktet. Det vil være en brugergruppe bestående af fagpersoner fra relevante hospitaler i regionen, der evaluerer de kvalitative kriterier Ved valg af 3 leverandører, hvorledes sikrer den enkelt sig for indkøb af madrasser, hvis eet eller flere hospitaler undervejs overbevises om at bruge en af de andre leverandører. Det er hospitalernes egen vurdering og det kan derfor ikke sikres at et hospital ikke vil vælge en anden leverandør. Hospitalerne er meget forskellige og derfor vil de ikke nødvendigvis træffe samme vurdering. Det kan være svært at være lagerførende svarende til behov også for leveringstid når det ikke kan garanteres hvor mange hospitaler der vil indgå samarbejde og i hvor lang tid!? Regionen har forståelse for det er svært at være lagerførende på en rammeaf-
Spørgsmål 44 Svar 44 tale, da Leverandøren ikke kan forudsige ordregivers konkrete aftræk. Regionen vil såfremt der er problemer selvfølgelig være forstående overfor eventuelle indkøringsproblemer. Vedrørende frist for modtagelse af tilbud. Idet fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet er rykket frem fra 31/5 til 14/6 efterlader det tilbudsgiverne med relativt kort tid til implementering af spørgsmål/svar. Vil ordregiver på det grundlag udskyde fristen for modtagelse af tilbud fra den 27/6 til den 11/7? Nej, tidsfristen vil ikke blive forlænget, da der ikke er blevet ændret ved nogle af udbuddets grundelementer.