Udarbejdelse af strategier for hændelsesorientering En vejledning til kommunernes og ATP s opgaver Version 1.0 februar 2015 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/9
Klik her for at angive tekst. Indhold 1. Indledning og formål... 3 2. Introduktion til hændelsesorientering... 3 3. Rationalet for etablering af en strategi for hændelsesorientering... 4 3.1 Forretningen og hændelsesorientering... 4 3.2 Hændelsesorientering og it-understøttelse af forretningen... 5 3.3 Potentielle gevinster ved etablering af hændelsesorientering... 5 4. Strategiens opgave, scope og mulig fokusering... 6 5. Implementering af strategien... 8 6. Referencer... 9 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/9
1. Indledning og formål Denne note indeholder råd og vejledning til hvordan kommunerne kan udarbejde en strategi for hændelsesorientering. Noten indeholder dermed ikke selve strategien. Noten er målrettet kommuner, der ønsker en strategi for at hændelsesorientere udvalgte it-systemer i deres egen systemportefølje. Forud for at etablere en sådan strategi, skal kommunen derfor afgøre om hændelsesorientering ønskes realiseret for egne systemer. Notens afsnit om rationale er tænkt til at kunne bidrage til at afgøre dette. Formålet med noten er at gøre kommunerne i stand til at beslutte hvordan hændelsesorientering skal realiseres herunder med hvilke midler, og dermed definere en strategi for hændelsesorientering. Notens afsnit om strategiens scope og implementering er tænkt til at kunne bidrage til dette. Kommunerne skal desuden mere konkret gøres i stand til at opstille retningslinjer for, hvilke it-systemer der bør omfattes af hændelsesorientering, og sætte en forventet tidslinje herfor. Støttesystemernes Arbejdsgruppe om Hændelser har medvirket væsentligt til udarbejdelsen af noten. Arbejdsgruppens deltagere har leveret indholdet på et arbejdsgruppemøde i oktober 2014. KOMBIT har efterfølgende foretaget sammenskrivningen til nærværende note. Arbejdsgruppen har efterfølgende reviewet noten op til et arbejdsgruppemøde i december 2014. Noten indeholder en kort introduktion til hændelsesorientering, forslag til rationalet for at udarbejde en strategi for hændelsesorientering, strategiens opgave og scope, samt implementering af strategien. 2. Introduktion til hændelsesorientering Der foreligger mange forskellige definitioner på hændelsesorientering. Til nærværende formål forstås hændelsesorientering som at orientere it-systemer imod at kommunikere indbyrdes når en hændelser opstår, ved at levere hinanden informationer om den opståede hændelse. Det it-system, hvori hændelsen opstår, skal ikke være bekendt med hvem der er interesseret i at kende til hændelsens opståen men skal blot annoncere det. Interesserede modtagere af hændelsens informationer skal ikke kende til systemet hvori hændelsen opstår men skal blot angive en interesse i at blive informeret. Infrastrukturen der understøtter hændelsesorientering er ansvarlig for resten. Hændelsesorientering er et komplement til serviceorientering, hvor it-systemer orienteres imod kommunikation via services der udstiller funktionalitet eller adgang til data, men hvor den interesserede og kilden for data typisk kender hinanden. Hændelsesorientering anses i nærværende sammenhæng ikke som en erstatning af serviceorientering. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/9
Støttesystemet Beskedfordeler understøtter hændelsesorientering i de kommunale og fælleskommunale fagsystemer. Der henvises i øvrigt til dokumentet Introduktion til Støttesystemet Beskedfordeler (se [INTRO]). 3. Rationalet for etablering af en strategi for hændelsesorientering Før hændelsesorientering af de kommunale it-systemer realiseres, skal der ligge et afklaret rationale herfor. Rationalet for hændelsesorientering indeholder følgende væsentlige kvalitative elementer: Et forretningsmæssigt rationale for at sikre en effektiv forvaltning Et it-mæssigt rationale for at sikre omkostningseffektiv forretningsunderstøttelse Disse beskrives kort i de følgende afsnit. Derefter følger eksempler på de potentielle gevinster ved hændelsesorientering, som en businesscase for etablering af hændelsesorientering bør forholde sig til, og eventuelt kan bruge som baggrund. 3.1 Forretningen og hændelsesorientering Rationalet for hændelsesorientering i en kommune bør tage udgangspunkt i en forretningsstrategi. Særligt relevant er følgende: Helhedsorienteret sagsbehandling bedre mulighed for at dele info på tværs og sikre det digitale samarbejde mellem kommuner, regioner og stat. Bedre og mere rettidig sagsbehandling begrænse tilfælde hvor der f.eks. udsendes breve til en afdød. Højere grad af automatiseret sagsbehandling, herunder af de tværgående sagsgange relevante informationer tilflyder fagsystemerne automatisk f.eks. til tildeling eller genberegning af ydelser. Det er centralt at hændelser skal være forretningshændelser og ikke tekniske hændelser. Herved forstås, at hændelser skal udsendes når kommunen (forretningen) registrerer data (fx oplyser en sag) med information om hvad der skete (dvs. sag oplyst ), i stedet for tekniske hændelser der typisk informerer om at et felt ændrede sig ( feltet aktør har fået en ny værdi ) men ikke på hvilket forretningsgrundlag dette skete. Hvis en borger skifter adresse kan der både være tale om en flytning eller at vejen fx har skiftet navn. Forretningshændelsen skal indikere, hvilket tilfælde der er tale om idet konsekvenserne er forskellige i disse tilfælde. Forretningshændelser bør være bestemt af det forretningsobjekt, og den forretningsproces de indgår i. Et udgangspunkt for afsendelsen af hændelser vil derfor være de begivenheder, forretningsobjektet kan udsættes for fx sag oprettet, sag oplyst, sag afgjort som en del af forretningsprocessen. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/9
Derfor er en fælles model for forretningsobjekt- og forretningsprocesmodellering vigtig. Det er netop det arbejde, der ligger i Kommunernes Fælles Rammearkitektur forstået som fælles forretningsforståelse. Støttesystemerne herunder Beskedfordeler bidrager til at understøtte processerne. 3.2 Hændelsesorientering og it-understøttelse af forretningen Det it-mæssige rationale bidrager til omkostningseffektiv understøttelse af forretningen. Særligt relevant er følgende: Løs koblet arkitektur i kommunen, der lettere tillader videreudvikling og nyanskaffelser og gør det lettere at være leverandør i markedet Bedre overblik over og styring af kommunens it-arkitektur, hvor punkt-tilpunkt integrationer reduceres De afsendende systemer skal kun levere information om hændelsen ét sted i stedet for at levere informationer til alle interesserede modtagere via services hvilket giver færre integrationer og lavere kompleksitet Mulighed for mere omkostningseffektiv tilpasning af forretningen, f.eks. til lovgivning, da konsekvenserne bedre kan begrænses til det enkelte system 3.3 Potentielle gevinster ved etablering af hændelsesorientering En businesscase for etablering af hændelsesorientering må forventes at skulle retfærdiggøre både forretningsmæssige og it-mæssige gevinster. Der er flere potentielle gevinster ved at adoptere hændelsesorientering i kommunens systemportefølje, bl.a. følgende: En mere smidig sagsbehandling er mulig, da informationsgrundlaget for sagsbehandlingen nu er lagt frem i en hændelsesorienteret infrastruktur. Medarbejderen kan koncentrere sig om sin jobfunktion og skal ikke fremsøge data på kryds og på tværs. Fra proces til proces kan man gå til ægte digitale processer, hvor hændelser kan være bindeledet. Mulighed for bedre håndtering af situationer hvor fx udbetaling af ydelser til borgere skifter område (fx fra barseldagpenge til sygedagpenge) og dermed fagsystem, uden at der efterfølgende skal inddrives dobbelt udbetalt ydelse Forenkling af den kommunale it-infrastruktur med færre punkt-til-punkt integrationer i stedet er det tilstrækkeligt at aflevere beskeder til beskedsystemer som fx Beskedfordeler. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/9
Det er omkostningsmæssigt og projektmæssigt lettere at udskifte systemer, hvor hændelsesbeskeder er veldefinerede. Hændelsesorientering kan selvfølgelig ikke stå alene, idet der også er behov for andre integrationsformer. Leverandøren kan fokusere på deres fagsystem og skal ikke bekymre sig om øvrige aktører/systemer. Der er dermed mulighed for flere leverandører der billigere kan komme ind på markedet, med mulighed for konkurrencedygtige priser og løsninger. Hertil kommer potentialet for mere rettidig sagsbehandling så færre personsager og mediesager opstår, samt potentielt et lavere administrativt økonomisk og driftsmæssigt overhead som konsekvens af færre og enklere integrationer i systemporteføljen. 4. Strategiens opgave, scope og mulig fokusering En strategi for hændelsesorientering kan ikke stå alene, men skal være en del af en overordnet strategi for interoperabilitet, med henblik på bedre understøttelse af forretningens behov. Dette afsnit beskriver hvilken opgave, strategien bør løse, strategiens rækkevidde, samt forslag til fokusering af strategien for at sikre at den lettere implementeres i praksis. Strategien skal blandt andet sikre at det prioriteres hvilke systemer der skal kunne benytte hændelser, og hvornår det skal ske. Her tænkes ikke nødvendigvis på konkrete systemer og konkrete tidspunkter, men på typer eller klasser af systemer (fx beskæftigelse) og forretningsmæssige tidspunkter (når der anskaffes eller genanskaffes næste gang). Strategien bør ligeledes forholde sig til, i hvilket omfang den fælleskommunale Beskedfordeler anvendes, og i hvilket omfang en lokal beskedfordeler skal i spil. Den lokale beskedfordeler kan bl.a. bistå med at høste gevinsterne omkring lavere administrativt overhead omkring integrationer og understøtte et bredere leverandørmarked. En hensigtsmæssig strategi for hændelsesorientering til kommunerne kendetegnes af at den: Passer til kommunens størrelse og den skal være skalerbar Tager afsæt i konkrete behov, og adresserer hvilke systemer, hvornår og hvordan systemerne åbnes for hændelsesorientering Fastsætter en ambition det drivende bag hændelsesorientering, fx økonomi eller it-arkitektur, og viser en vej med inkrementelle skridt hen imod hændelsesorientering Fastholder sammenhæng mellem investering og resultat Er kort og operationel den skal kunne implementeres KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/9
Strategien skal forholde sig til en række konkrete områder: Det kommunale regi og omgivelser (Skat, UDK, hospitaler, praktiserende læger mv.) Koblingen til advisering af sagsbehandlingspersonalet, når it-systemerne ikke selv foretager automatiseret sagsbehandling Udfasningen af monopolbrudssystemerne og KMD s infrastruktur hertil Anskaffelser af systemer, indkøb via SKI 02.19 aftalen m.m., for at understøtte hændelsesorientering f.eks. via integrationskrav i udbud. Incitamentet for systemejerne ved at anvende en hændelsesorienteret arkitektur Især ved brug af lokale beskedfordelere er der mulighed for gradvis realisering af hændelsesorientering, der klargør kommunen til udveksling af beskeder på tværkommunalt niveau med støttesystemer Beskedfordeler. En lokal beskedfordeler vil dog kræve ressourcer og governance hvis den introduceres i kommunen. Strategien bør ikke være teknisk og systemorienteret imod én bestemt implementering af en beskedfordeler. Der må forventes en bred vifte af implementeringer af beskedfordelere særligt også lokalt og strategien bør ikke være fokuseret på en enkelt, men tage hensyn til føderation. Strategien kan fokusere på kommunale arbejdsgange i forbindelse med hændelsesorientering for at sikre at strategien bliver operationel. Strategien kan i den henseende inkludere: Prioritering af hvor der kan høstes størst gevinst - når børnesygdommene er eliminerede, kan man udbrede hændelsesorienteringen Udnyttelse af den hændelsesorientering der realiseres med implementering og ibrugtagning af KY, KSD og SAPA Forberedelse på systemer og processer der ligger ud over KY, KSD og SAPA Fastlæggelse af, hvorvidt og hvornår en lokal beskedfordeler skal introduceres, med eventuel føderering til den centrale Beskedfordeler En prioritering af arbejdsgange kunne tage udgangspunkt i række kendetegn ved processer med potentiale. Der skal ikke nødvendigvis laves kortlægning af alle arbejdsgange men derimod finde dem med f.eks. følgende karakteristika: Store krav til meget stor præcision, men evt. sjældent forekommende Stor volumen og mange systemer KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/9
Stor grad af gentagelser af det samme arbejde o o o o Dobbeltindtastninger Meget print To skærme Osv. 5. Implementering af strategien Strategien for hændelsesorientering implementeres ikke væsentligt anderledes end andre strategier. Dette afsnit indeholder en opremsning af de elementer der vil bidrage til en succesfuld implementering. Væsentlige implementeringselementer omfatter: Ledelsesinvolvering og -accept skal tilvejebringes fra starten, med tilhørende budget. Udarbejdelse af en egentlig businesscase skal afklares med ledelsen. Eventuelt kan lavthængende frugt identificeres og gennemføres som et proof-of-concept projekt. Dette kan udgøre et grundlag for at en efterfølgende businesscase kan baseres på reelle erfaringer om realisering af gevinster ved hændelsesorientering. Ansvaret for implementering af strategien skal fastlægges inden start, og placeres organisatorisk ét sted. Implementeringen kan med fordel styres ved at nedsætte et projekt. Når strategien er implementeret kan hændelsesorientering evt. overgå til forvaltning og governance. Fagpersoner fra kommunens fagområder bør inddrages og uddannes som ambassadører for hændelsesorientering i de respektive fagområder. Kommunikationen til fagområderne er vigtig for at sikre at hændelsesorientering tænkes ind. I det omfang, der anvendes lokale beskedfordelere og dermed lokalt definerede beskeder, skal der implementeres governanceprocesser for styring af den lokale beskedfordeler og indholdet af de lokalt definerede beskeder. Implementering af hændelsesorientering stiller naturligt krav til ressourcer og kompetencer herunder: Juridisk indsigt til at afgøre hvilke systemer der må modtage hvilke data. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/9
Bred konceptuel forståelse hvad er hændelsesorientering? og hvorfor?. Etablering af den nødvendige infrastruktur, governance, og drift. Fagansvarlige skal sætte sig ind i, hvilken viden har mit fagområde brug for fra andre områder, og hvordan kan vi så bruge den viden/beskeden. Inddragelse af hændelsesorientering i kommunens anskaffelser, herunder udbud, via tekniske, udbudsmæssige og juridiske kompetencer. Driftskompetencer, så som overvågning af at processer (og hændelsesbeskeder) forløber planmæssigt. Hvis en proces er automatiseret på tværs af systemer, og der er taget forretningslogik ud, opstår der et behov for tværgående overvågning og rapportering. Hvornår er en proces gennemført, hvornår er den gået i stå forretningen er i højere grad afhængigt af infrastrukturen. Et systemoverblik i kommunen skal etableres og anvendes som basis. Projekter/løsninger så som OS/2 samarbejdets KITOS kan på sigt bruges til at vise, hvilke it-systemer, der har hvilke objekter/byggeblokke implementeret, og dermed også hvilke forretningshændelser de udstiller og er interesseret i. 6. Referencer [INTRO] Introduktion til Støttesystemet Beskedfordeler, KOMBIT, https://sharekomm.kombit.dk/p024/delte%20dokumenter/introduktion%20til%20st% C3%B8ttesystemet%20Beskedforder.pdf KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 9/9