1 Introduktion til FileMaker Pro 4.0/4.1 Hvad er en database? En database er en samling data, som er organiseret på en systematisk måde og er tilgængelig i digital form. Med andre ord er det en slags elektronisk kartotek. I forhold til et papirkartotek eller et tekstbehandlingsdokument har en database følgende fordele: - man kan sortere sine data efter flere kriterier - man kan søge hurtigere og mere præcist i sine data - man kan vælge at vise udvalgte dele af sine data. I erhvervslivet bruges databaser hovedsagelig til opbevaring af data om kunder eller produkter. Men databaser kan også bruges til at opbevare sproglige data, og dermed til at oprette ordbogsdatabaser (også kaldt terminologiske databaser ) 1. Når man taler om databaser, er det vigtigt at skelne mellem forskellige nøglebegreber, nemlig struktur, udseende og indhold. Når man opretter en database starter man med at definere strukturen (ved at definere felter ), og derefter bestemmer man, hvordan den skal se ud (i form af forskellige layouts ). Når det er på plads, kan man gå igang med at indtaste sine data. Struktur En database består af poster eller kort ( records ), som svarer til hver enkelt person i en adressebog. Hver post består af en række felter, her fornavn, efternavn, gade, postnummer... poster / kort (records) felter (fields) Layout Ved at oprette forskellige layouts kan du vise de samme data (eller dele af dem) på forskellige måder uden at ændre dem. Du kan f.eks. vælge at se alle data om en bestemt kunde, eller kun se kundens navn og telefonnummer. 1 Database er overbegrebet for de forskellige slags baser. Vær opmærksom på, at FileMaker bruger ordet kartotek. Her bruges "database" og "kartotek" som fuldstændige synonymer!!
Indhold Når databasen er oprettet, kan man indtaste sine data på en række kort. Hvert kort svarer til en post, f.eks. en kunde i en kundedatabase. 2 Obs: Struktur, layout og indhold er stort set uafhængige af hinanden. Det betyder, at man kan ændre indhold eller layout uden at ændre struktur, eller ændre struktur, uden at det går ud over indholdet. Dog skal man være opmærksom på, at hvis man sletter felter i strukturen (under "Filer/Definér felter"), bliver alt indhold i disse felter også slettet! Men bare rolig: det får du en advarsel om! Generelt om FileMaker Pro 4.0/4.1 FileMaker Pro er udviklet både til Macintosh og til Windows. De 2 versioner er næsten 100% kompatible, hvilket betyder at samme database kan bruges både i Macintosh- og i Windowsmiljø. Dog skal man være opmærksom på, at der kan opstå problemer med billedformater. Hvis du vil være sikker på at kunne se dine billeder på begge platforme, skal du vælge internetformaterne.jpg og.gif. Vær opmærksom på, at FileMaker Pro gemmer automatisk. Det betyder, at du ikke behøver at gemme før du afslutter, men det indebærer også, at dine data er tabt, hvis du kommer til at slette dem. Derfor er det en god idé at tage en back-up kopi af din database en gang imellem. Brug for hjælp? Sammen med programmet kommer et øveprogram, som er oprettet i FileMaker. Det hedder øvelse.fp3. Det er udmærket til at få et indtryk af, hvad programmet kan. Prøv det! (Du finder det under Start\Programmer\FileMaker Pro 4.*\FileMaker Pro Øvelse) Der er en hjælpefunktion i programmet (menuen Hjælp)
3 Hvordan opretter man en database? 1. Opret strukturen i en ny database Når du vælger Nyt i menuen Filer dukker det en af de to dialogbokse op (alt efter opsætning): figur 1 figur 2 Hvis figur 1 dukker op, skal du vælge Opret et nyt tomt kartotek, og så vil figur 2 komme frem. Du skal bestemme, hvilket drev og hvilken mappe kartoteket skal placeres i, give det et navn 2 og klikke på Gem. Husk: Når filen er oprettet, gemmer den sigselv automatisk, på godt og ondt! Derefter skal du definere strukturen i din database ved at oprette en række felter. Indtast feltnavnet, klik hvilken felttype det er og klik på Opret. figur 3 2 Hvis du vil undgå kompatibilitetsproblemer med ældre styresystemer, er det en god idé at give filnavnet højst 8 bogstaver (ikke æ, ø, å), punktum og fp3 til sidst (eks.: database.fp3 ), men det er ikke noget krav.
4 Når det første felt er oprettet, bliver feltnavnet markeret, og du kan nu oprette næste felt efter samme fremgangsmåde. Hvis du vil lave om på et feltnavn eller felttype, skal du bare markere linien, rette og klikke på Gem i stedet for på Opret. Du kan også slette felter (ved at markere en linie og klikke på Slet, men PAS PÅ: alt indhold i dette felt vil også blive slettet. Forskellige felttyper: Når du opretter et nyt felt, skal du samtidig bestemme felttypen. Formålet er bl.a. at optimere sorteringsmulighederne. De fleste felter indeholder tekst, og derfor er den mest almindelige felttype "Tekst". Til en oplysning om f.eks. en pris vil man vælge et felt af typen "Tal" Til fødselsdatoer er det oplagt med et felt af typen "dato". Til billede og lyd skal man bruge felttypen container. Felttyperne kalkulation og summering bruges, hvis man f.eks. vil lægge nogle tal sammen på et kort eller på tværs af posterne. Endelig skal man vælge global, hvis feltet skal indeholde det samme i alle poster. Særlige indstillinger: De fleste felter vil være af standardtypen, men du har mulighed for at definere særlige indstillinger for de felter du opretter, ved at klikke på Valg efter at du har oprettet et felt (i samme dialogboks). figur 4: validering figur 5: auto-indsæt Validering: Her kan du f.eks. bestemme, om et felt skal være unikt, eller om det ikke må være tomt, osv. Du kan også oprette værdilister, som skal danne grundlag for afkrydsningsfelter eller pop-up-menuer. Mere om det i "appendiks" på side 10.
Auto-indsæt: Her kan du automatisere noget af indtastningen ved at bestemme at nogle oplysninger automatisk skal lægges ind i et felt, f.eks. oprettelsesdatoen, forfatterens navn, kortets nummer osv. 5 Obs. Du har altid mulighed for at lave om på feltdefinitioner og -indstillinger ved at vælge Definer felter i menuen Filer. Men husk, at du sparer tid ved at planlægge strukturen i databasen, inden du går i gang. 2. Databasens layout Når du arbejder med FileMaker, hopper du frem og tilbage mellem 4 forskellige tilstande (på engelsk modes ). Det gør du i menuen Tilstand eller ved at trykke en genvejstast. Her er en oversigt over de 4 forskellige tilstande : Vælg tilstand når du skal Genvejstast Gennemse gennemse eller indtaste data kommando 3 + B Find søge efter data kommando + F Layout ændre udseendet af din database kommando + L Udskriftskontrol se hvordan en udskrift ville se ud kommando + U Hver gang du skal ændre noget i layoutet, skal du starte med at skifte til tilstand Layout. Her har du mulighed for at hente eller fjerne felter, flytte dem, ændre deres størrelse osv. Obs.: Når du er i tilstand Layout, ændrer du kun databasens udseende, og det har ingen indflydelse på hverken struktur eller indhold. Der er ingen risiko for at komme til at slette data eller felter. Layoutets byggedele Et layout består af flere byggedele, normalt sidehoved, kortindhold og sidefod det er den plads som ét kort optager og hvor de forskellige felter bliver placeret. Felterne må ikke overskride den stiplede linie over til sidehoved eller sidefod. Den stiplede linie til højre svarer til sidebredde. det som står her vil stå øverst på hver side der bliver udskrevet det som står her vil stå nederst på hver side der bliver udskrevet Man kan gøre delene større eller mindre, alt efter behov. Hvis du overvejer at udskrive dine data, er det en god idé at tilpasse kortindholdets størrelse til felterne, så du undgår en masse luft mellem posterne. 3 kommando svarer til Ctrl-tasten på en PC og på æbletasten på en Mac.
Feltstørrelse og -placering - For at flytte et felt klikker du i midten af feltet for at markere det, holder musetasten nede og trækker feltet hen til den nye placering. Du kan markere flere felter ad gangen ved at holde Shift-tasten nede, mens du markerer de ønskede felter. Du kan også markere vha. musen alene. - For at ændre et felts størrelse klikker du præcist på et af hjørnerne og trækker til du opnår den ønskede størrelse. - For at justere flere felter i forhold til hinanden skal du markere felterne og derefter vælge Angiv justering i menuen Arrangér. Her har du mulighed for at vælge, hvordan dine felter skal justeres (Top/Midt/Bund eller Venstre/Centreret/Højre). Hvis du gerne vil have lige stor afstand mellem dine felter, skal du vælge Fordel. 6 Når du er i tilstand Layout, råder du over en række værktøjer, som du kan bruge til at ændre det aktuelle layout med. Markér først det felt, som du vil ændre på! Klik på A, og derefter et sted i layoutet, for at skrive tekst Klik på en af de 4 knapper, hvis du gerne vil tegne en streg eller en form Klik her for at oprette en knap (se i øvrigt "appendiks 2" på side 9) Klik og træk ind i layoutet for at indsætte et nyt felt i dit layout Klik og træk ind i layoutet for at indsætte en ny byggedel Klik her for at vælge fyldfarve og -mønster til felt eller tegning Klik her for at vælge farve, tykkelse og mønster til streg eller feltrammer Du kan også ændre et felts egenskaber ved at markere det og vælge menuen Format, hvor du finder en række tekstformateringsmuligheder (skrifttype, -størrelse, -snit, -justering, -farve) og andre mere specifikke former for formatering (bl.a. under Feltformat).
7 Hvordan bruger man en database? 1. Åbning (og lukning) af en database Vælg Åbn i menuen Filer og indtast filnavnet. Tast evt. adgangskode. Når databasen er åben, kan du enten indtaste data eller foretage en søgning. Når du er færdig, lukkes databasen ved at vælge Luk i menuen Filer. Hvis du gerne vil lukke hele programmet, vælger du Afslut. 2. Indtastning og import af data Data kan enten indtastes eller importeres fra andre eksisterende databaser (eller regneark), forudsat de foreligger i passende format. Du skal være i tilstand Gennemse for at kunne indtaste eller importere nye kort. Indtastning: Man opretter et nyt kort ved at vælge Nyt kort i menuen Tilstand, eller taste Ctrl+N. Du hopper fra felt til felt ved hjælp af tabulatortasten. Bemærk, at du kan ændre tabuleringsorden under menuen Tilstand. Du kan slette et kort ved at vælge Slet kort i menuen Tilstand. Import: Hvis du har nogle data gemt i en anden type database eller i et regneark har du gode muligheder for at importere dem i din nye database ved at vælge Importer kort i menuen Filer. 3. Søgning For at starte en søgning skal du skifte til Find i menuen Tilstand, eller bruge genvejstasten Ctrl+F. Derved bliver alle felter blanke og du kan klikke i det felt du gerne vil søge i, indtaste dit søgeord og derefter trykke på returtasten. I venstre margen kan du se, hvor mange kort svarer til din søgning, og du kan bladre mellem dem ved at klikke på mappeikonet. Raffineret søgning: Søgemulighederne i en database er langt bedre end i tekstfiler. Du kan lave avancerede søgninger (svarende til AND, OR og NOT) og bruge forskellige symboler til at begrænse eller udvide din søgning. Det gør du bl.a. ved at vælge nogle af de funktioner, som findes under knappen symboler. Når du har foretaget en søgning, er det kun de fundne kort, du kan se. Men det betyder selvfølgelig ikke, at de andre kort er væk. Hvis du gerne vil se alle kort igen (= annullere din søgning), skal du vælge Find alle i menuen Søgning.
4. Sortering af data Du kan sortere dine data efter forskellige kriterier. Du kan nøjes med at sortere de data, du har fundet frem til i din seneste søgning, eller du kan vælge at sortere samtlige data i kartoteket. En ny sortering annullerer den tidligere. Vælg Sorter i menuen Tilstand, og vælg hvilket felt du gerne vil sortere efter (ved at dobbeltklikke på det, og tryk derefter på knappen Sorter. 8 5. Udskrivning af data En database skal selvfølgelig helst bruges i sin digitale form, men hvis du af en eller anden grund gerne vil udskrive hele databasen eller dele af den, kan det lade sig gøre. Dog er det en god idé at checke sine layouts for luft/spildplads. Det mest hensigtsmæssige i denne situation er at udarbejde et særligt layout, som kun skal bruges til udskrivning af data, og hvor du sørger for at fjerne pladsspild, bl.a. vha. af funktionen Forskydning i menuen Format (i Layout-tilstand) I tilstand Udskriftskontrol kan du se, hvordan en udskrift af dine aktuelle data ville se ud på papiret. Husk, at stå i det rigtige layout, når du udskriver. Programmet udskriver kun det "fundne sæt", dvs. resultatet af en søgning. Hvis du gerne vil udskrive alle data, skal du først vælge Find alle i menuen Søgning. Husk at sortere dine data før du udskriver dem! Hvis du kun vil udskrive ét kort, skal du være opmærksom på at vælge Aktuelt kort i udskrivningsdialogboksen. Litteraturliste - Sørensen, Henrik Selsøe: Databaser og andre informationskilder, in Oversættelseshåndbogen, Munksgaard, 1995 - Vestergaard, Bente: Sprogteknologiske værktøjer, kap. 7, IDG Bøger, 1998
Appendiks 1: Oprettelse af værdilister 9 For at spare tid og sikre ensartethed ved dataindtastning, kan du definere ofte anvendte værdier i tekst-, tal-, dato-, og tidsfelter som rullemenuer eller rullelister, eller som afkrydsningsfelter eller alternativknapper. Når du derefter indtaster data, kan du vælge på en liste over prædefinerede værdier. Værdilister knyttes ikke til en bestemt feltdefinition, men kan deles af flere forskellige felter. Værdierne i værdilisten kan enten være brugerdefinerede eller baseret på værdierne i et felt i det samme kartotek eller i et andet. Når du har defineret en værdiliste, kan den bruges til validering af et vilkårligt felt. Sådan definerer du en værdiliste: 1. Skift til tilstand Layout og vælg det felt på layoutet, hvori du vil anvende en værdiliste, og vælg derefter Feltformat i Format menuen. 2. I dialogen Feltformat skal du under Type vælge Rulleliste ved brug af værdiliste <værdi>, og vælg derefter Definer værdilister i rullelisten. 3. I dialogen Definer værdilister skal du indtaste et navn til listen i Værdilistenavn, og derefter klikke på Opret. 4. Definer værdilisten. For at Oprette en liste af værdier Vælge blandt eksisterende værdier i et andet felt Vælge blandt eksisterende felter i et andet felt skal du gøre følgende: Vælg Brug andre værdier, og indtast derefter hver værdi på en separat linie, i den rækkefølge de skal vises. Tryk på Retur for at adskille de enkelte værdier Vælg Brug værdier fra feltet, og klik derefter på Angiv felt. I dialogen Angiv felter til værdiliste skal du, hvis du vil vælge fra et felt i et andet kartotek, klikke på Angiv felt og derefter vælge et kartoteksnavn. Under Brug værdier fra dette felt skal du klikke på et feltnavn og derefter på OK I dialogen Angiv felter til værdiliste skal du vælge Vis også felter fra, klikke på et feltnavn og derefter klikke på OK Vælg denne indstilling, hvis du vil vise værdierne fra et tilhørende felt ud for værdierne i værdilisten. Som en hjælp ved inddateringen kunne du f.eks. vise elementnavne ved siden af elementnumre 5. Klik på Gem, og derefter på Færdig. Husk på følgende: - Du kan hurtigt åbne dialogen Definer værdilister ved at vælge Definer i Filer menuen og derefter Værdilister. - Du kan formatere en værdiliste som afkrydsningsfelter, alternativknapper, en rullemenu eller en rulleliste i Layout-tilstand. (Se næste afsnit) - Du kan også definere en værdiliste eller knytte værdilister til felter i dialogen Validering (af Definer felter) eller i dialogen Sortering. - Du kan redigere en værdiliste i Gennemse-tilstand. Formatering af felter med værdilister Når du har defineret en værdiliste, kan du foretage følgende ændringer: - Vise værdierne i en rullemenu, en rulleliste, som alternativknapper eller som afkrydsningsfelter. - Indsæt eventuelt elementet Andet i afkrydsningsfelter, alternativknapper, rullemenuer og rullelister, så du kan indtaste en værdi, der ikke findes på listen. - Indsæt eventuelt elementet Rediger i afkrydsningsfelter, alternativknapper, rullemenuer og rullelister, så du kan redigere værdierne på listen. <denne side er frit redigeret efter FileMaker Pro-brugermanualen>
10 Appendiks 2: Automatisering af databasen: knapper og scripts De fleste handlinger, som kan foretages ved hjælp af menuer eller genvejstaster, kan også udføres ved hjælp af knapper. Knapper gør databasen lettere og hurtigere at bruge, både under indtastning og søgning. For at definere en knap skal man først tegne den og derefter knytte en bestemt handling til den. Knapper kan udføre både enkelte og komplekse handlinger: Hvis knappen kun skal udføre én handling, kan man nøje med at tegne knappen og tilknytte den den pågældende handling (se A). Hvis knappen derimod skal kunne udføre en serie af handlinger, skal der først skrives en instruks, som derefter skal kobles til knappen (se B). A. Knappen skal kun udføre én handling Når man står i tilstand Layout, skal man klikke på knap-ikonet og derefter tegne sin knap på layoutet vha. musen. Lige så snart man slipper museknappen, dukker en dialogboks op, hvor man har mulighed for at bestemme, hvilken handling knappen skal udføre: Vælger man f.eks. kommandoen Luk, vil databasen lukkes når man klikker på knappen. Vælger man Skift til Layout-funktionen, skal man også angive hvilket eksisterende layout, man skal skifte til. Når man har valgt en kommando, klikker man OK, hvorefter markøren blinker på knappen. Det betyder, at man kan skrive den tekst, som skal stå på knappen. Bagefter klikker man udenfor knappen og skifter til tilstand Gennemse for at afprøve knappen. (NB: Knapper virker ikke i Layout-tilstand!) B. Knappen skal kunne udføre flere handlinger Hvis en knap skal kunne udføre flere handlinger, skal man starte med at definere en instruks (engelsk: script), som indeholder de forskellige kommandoer. For at definere en instruks vælger man Scriptmaker i menuen Instruks. Først giver man sin instruks et navn og klikker på Opret. Derefter klikker man på Slet alle for at gøre "rent bord": Vinduet til højre tømmes, og man kan gå i gang med at vælge kommandoerne fra vinduet til venstre. Til sidst klikker man på OK og Færdig. Derefter tegner man en knap i det aktuelle layout og vælger kommandoen Udfør instruks "xxx" (se eksemplet).