ALLERØD KOMMUNE Kultur og Idrætsudvalget Møde nr. 35 Mødet holdes torsdag den 06. december 2012 kl. 07:30 på Rådhuset i Mødelokale C. Medlemmer: Formand Flemming Villadsen (A), Næstformand Jens Grønne (R), Lea Herdal (F), Emma Glæsel (C), John Jensen (D) 1. Bemærkninger til dagsordenen... 1 2. Dialogmøde med Danmarks Biblioteksforening... 2 3. Meddelelser... 3 4. Selvbetjeningsløsning på Lynge Bibliotek... 4 5. Øget anvendelse af Kirkehavegaard... 5 6. Anlægsregnskab vedr. vandbehandlingsanlæg i Engholm Svømmehal... 7 7. Tema for udviklingspuljen 2012 og 2013... 8 8. Fordeling af timer i Ravnsholthallen... 10 9. Aktivitets/foreningshus og bibliotek... 12 10. Kulturpolitik... 14 11. Frigivelse af anlægsbevilling til Allerød Musikskole... 16
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 1 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 1. Bemærkninger til dagsordenen Sagsnr.: 12/15618 Tema Sagsbeskrivelse Økonomi og finansiering Dialog/høring Nej
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 2 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 2. Dialogmøde med Danmarks Biblioteksforening Sagsnr.: 12/15618 Tema Orientering. Danmarks Biblioteksforening har ønsket et møde med Kultur og Idrætsudvalget. Foreningen repræsenteret ved Henrik Vestergaard og Kirsten Boelt er inviteret til kl. 7.30 i mødelokale C. Sagsbeskrivelse Økonomi og finansiering Forvaltningen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. Dialog/høring Nej
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 3 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 3. Meddelelser Sagsnr.: 12/15618 Orientering. Tema Status på anlægsprojekter Brugerundersøgelse på biblioteket Bibliotekets arrangementsprogram for 2013 Sagsbeskrivelse Dialog/høring Nej
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 4 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 4. Selvbetjeningsløsning på Lynge Bibliotek Sagsnr.: 12/15618 Tema Orientering. Udvalget orienteres om planer og status for den nye selvbetjeningsløsning på Lynge Bibliotek. Bibliotekschef Anette Aalund er inviteret til mødet. Sagsbeskrivelse I løbet af januar 2013 åbner det nye selvbetjente bibliotek i Lynge. Åbningstiden øges med 36 timer om ugen og det betyder, at borgerne nu får adgang til biblioteket 60 timer om ugen. I de 24 timer er der betjening og i de resterende 36 timer kan brugerne selv lukke sig ind på biblioteket med sundhedskort eller lånerkort. For at gøre biblioteksbesøget nemt og overskueligt, arbejdes der med en ny indretning af stedet samt med planer om, at biblioteket kan bruges aktivt til forskellige aktiviteter. Økonomi og finansiering Forvaltningen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. Dialog/høring Nej
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 5 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 5. Øget anvendelse af Kirkehavegaard Sagsnr.: 12/9796 Tema Sagsbeskrivelse Beslutning. Udvalget besluttede den 16. august, at der skal gøres en indsats for at opnå en øget anvendelse af Kirkehavegaard. Forvaltningen har udarbejdet et til nye retningslinjer for brug af Kirkehavegaard, som udvalget bedes tage stilling til med henblik på indstilling til Økonomiudvalget og byrådet. Kultur og Idrætsudvalget drøftede på sit møde den 16. august i forlængelse af beslutning i Økonomiudvalget den 12. juni tre forskellige scenarier for den fremtidige anvendelse af Kirkehavegaard. Kultur og Idrætsudvalget besluttede scenarie A: Den nuværende profil for og brug af KHG fastholdes. Anvendelsen kan formentlig øges via øget markedsføring af mulighederne samt en lettere adgang til bookning. På den baggrund vil Forvaltningen lade Kirkehavegaard indgå i kommunens nye bookingssystem, som alle godkendte foreninger i kommunen får adgang til via kommunens hjemmeside fra primo 2013. Dermed bliver det enklere for foreningerne at få oversigt over mulighederne og adgang til bookning. Forvaltningen og Allerød Bibliotek vil derudover markedsføre Kirkehavegaards muligheder yderligere via kommunens hjemmesider mv. Forvaltningen foreslår at ændre de nuværende retningslinjer for brug af Kirkehavegaard, der er godkendt af byrådet den 18. april 2001 (se bilag 1). Med ændringen kan udlån og udleje af lokaler i KHG ske uden begrænsning dog således at kulturelle formål har forrang til lokalerne frem for eksempelvis private fester. Forslag til nye retningslinjer er vedlagt som bilag 2. Forvaltningen foreslår derudover, at Lokalhistorisk Arkiv som tidligere ansøgt får brugsret til de lokaler i hovedbygningen, som førhen har været anvendt til administration for Allerød Spildevand A/S. Lokalerne skal bruges til udstilling af genstande af lokalhistorisk interesse.
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 6 Forvaltningen foreslår, at udvalget godkender de nye retningslinjer for brug af Kirkehavegaard, som fremgår af bilag 2, og at Lokalhistorisk Arkiv får brugsret til det ansøgte lokale i hovedbygningen. Økonomi og finansiering De beskrevne initiativer og til nye retningslinjer kan rummes indenfor de nuværende økonomiske rammer. Dialog/høring 1 retningslinjer 2001 2 nye retningslinjer 3 Priser for anvendelse af Kirkehavegaard Beslutning Kulturog Idrætsudvalget den 8112012 Beslutning Økonomiudvalget 20102013 den 13 112012 Udvalget indstiller Forvaltningens godkendt i Økonomiudvalg og byråd, idet der tilføjes et bilag med oplysning om nuværende lejebetingelser af Kirkehavegaard (priser, rengøring mv.). Forslag om at sagen tilbagesendes til Kultur og Idrætsudvalget med de faldne bemærkninger godkendt.
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 7 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 6. Anlægsregnskab vedr. vandbehandlingsanlæg i Engholm Svømmehal Sagsnr.: 10/8742 Tema Beslutning. Kultur og Idrætsudvalget anmodes om at indstille anlægsregnskabet for renovering af vandrensningsanlægget i Engholm Svømmehal godkendt i Økonomiudvalget. Sagsbeskrivelse Byrådet meddelte den 8. september 2011 en anlægsbevilling på 2,4 mio. kr. til renovering af vandrensningsanlægget i Engholm Svømmehal. Arbejdet er afsluttet med et samlet regnskab på 2.122.901 kr. fordelt med 288.702 kr. i 2011 og 1.834.199 kr. i 2012. Anlægsregnskabet afsluttet således med et mindreforbrug på 277.099 kr. Økonomi og finansiering Forvaltningen foreslår, at anlægsregnskabet indstilles godkendt i Økonomiudvalget Samlet anlægsbevilling 2.400.000 kr. Samlet anlægsudgift 2.122.901 kr. Anlægsregnskabet afsluttes således med et mindre forbrug på 277.099 kr. Dialog/høring Anlægsregnskab vandbehandling
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 8 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 7. Tema for udviklingspuljen 2012 og 2013 Sagsnr.: 12/9868 Tema Beslutning. Ifølge den vedtagne kompetencefordelingsplan skal Kultur og Idrætsudvalget årligt godkende temaet for udviklingspuljen under det folkeoplysende område. Udvalget godkendte den 7. juni 2012 et tema omhandlende projektet Idræt, Bevægelse og Lege SFO er under forudsætning af, at byrådet i 2013 afsatte midler til projektet. Byrådet har i budget 2013 ikke afsat midler til projektet, hvorfor udvalget bedes tage stilling til nyt til tema fra Fritidsnævnet. Sagsbeskrivelse Fritidsnævnet har den 1. november 2012 indstillet, at temaet for udviklingspuljen for 2012 og 2013 skal være Sund livsstil. Fritidsnævnet drøftede i den forbindelse muligheden for at støtte et initiativ om Sund mad i idrætshallerne i et mindre omfang end tidligere drøftet. Nævnet henviser i den forbindelse til, at Allerød Kommune er blevet godkendt som Frontløber i det nationale projekt Sund mad i idrætshallerne. Byrådet har imidlertid besluttet ikke at afsætte penge til projektet i 2013. Fritidsnævnet ønsker at få mulighed for at støtte projektet Sund mad i idrætshallerne i et mindre omfang end forslået i budgettet for 2013 og maksimalt med 20.000 kr. Der er i 2012 afsat 50.000 kr. til udviklingspuljen. Puljens størrelse for 2013 er endnu ikke fastlagt, idet rammen til det folkeoplysende område ikke er fordelt. Forvaltningen foreslår at Fritidsnævnets indstilling til tema godkendes. at der kan gives tilskud til et projekt om sund mad i idrætshallerne med maksimalt 20.000 kr. i 2013. at den resterende sum på 30.000 kr. administreres af Fritidsnævnet på baggrund af konkrete ansøgninger indenfor temaet.
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 9 Økonomi og finansiering Udgiften finansieres af udviklingspuljen, hvor der er afsat 50.000 kr. Dialog/høring Nej
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 10 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 8. Fordeling af timer i Ravnsholthallen Sagsnr.: 12/20642 Beslutning. Tema Byrådet har i forbindelse med budget 2013 besluttet, at der skal indkøbes et tennisgulv. Økonomiudvalget og byrådet har den 22. november 2012 truffet beslutning om at frigive rådighedsbeløbet på 250.000 kr. afsat i 2013 til indkøb af tennisgulv. Kultur og Idrætsudvalget anmodes om at træffe beslutning om fordeling af tider i Ravnsholthallen, hvor tennisgulvet placeres. Sagsbeskrivelse Allerød Byråd besluttede i forbindelse med budget 2013 at bevilge 250.000 kr. til indkøb af et tennisgulv. Forvaltningen har herefter forhandlet med forskellige foreninger med hensyn til fordeling af tid, så gulvet kan anvendes mest muligt. Forhandlingerne har ført frem til, at tennisgulvet kan placeres i Ravnsholthallen med mulighed for brug i følgende tidsrum: Mandag fra kl. 16.00 Tirsdag fra kl. 16.00 19.00 Onsdag fra kl. 16.00 Fredag fra kl. 16.00 Lørdag fra kl. 18.00 Søndag fra kl. 18.00 Det har ikke været muligt at flytte tider, så tennisgulvet kan ligge uafbrudt fra fredag eftermiddag til søndag aften. Der skyldes, at det ikke er muligt at finde tid til Allerød Fodbold Klub andre steder uden at det er forbundet med yderligere udgifter og/ eller større aflysninger og flytning af andre foreningers aktiviteter og turneringer. Om lørdagen anvendes tiden kl. 16.00 18.00 af flygtningebørn efter aftale med Allerød Fodbold Klub. Denne anvendelse falder ikke ind under kommunens anvisningsforpligtigelse, hvorfor det er muligt at give denne tid til tennisklubberne. En flytning af Allerød Fodbold Klubs nuværende træning fredag
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 11 eftermiddag/aften i ravnsholthallen til Lillerødhallerne indebærer: At der skal indkøbes materialer til Allerød Fodbold Klub i størrelsesordenen af 15.000 kr. (Beløbet kan afholdes af rådighedsbeløbet til indkøb af tennisgulv). At Allerød Fodbold Klub skal hjælpe med nedtagning af bander fredag aften i Lillerødhallerne. At Linedancernes aktiviteter i Lillerødhallerne fredag aften flyttes til Blovstrødhallen. Forvaltningen foreslår: At udgiften til placering af Allerød Fodbold Klub i Lillerødhallerne finansieres af det frigivne rådighedsbeløb At Allerød Fodbold Klub deltager ved nedtagning af bander i Lillerødhallen fredag aften efter træning At aktiviteterne fredag aften i Lillerødhallerne flyttes til Blovstrødhallen At tennisgulvet placeres i Ravnsholthallen At tennisklubberne tilbydes de angivne tider mandag til søndag. Økonomi og finansiering Udgiften til følgeudgifter i forbindelse med flytning af Allerød Fodbold Klub afholdes af det afsatte rådighedsbeløb på 250.000 kr. i 2013 til indkøb af tennisgulv. Dialog/høring Der har været gennemført dialog med Allerød Tennis Klub, Allerød Idræts Union og Allerød Fodbold Klub om placering af tennisgulvet. Nej
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 12 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 9. Aktivitets/foreningshus og bibliotek Sagsnr.: 12/18428 Beslutning. Tema Kultur og Idrætsudvalget anmodes om at tage redegørelsen for det hidtidige arbejde med det overordnede byggeprogram for aktivitets /foreningshus og bibliotek til efterretning og godkende den videre proces. Bascon A/S og planchef Poul Rasmussen er inviteret til at deltage i mødet kl. 9. Sagsbeskrivelse På et møde for foreninger i Allerød Kommune den 5. november 2012 blev processen med udarbejdelse af et overordnet byggeprogram igangsat, og i den forbindelse blev der inviteret til en interviewrunde med de interesserede foreninger. Rådgivningsfirmaet Bascon A/S har tilrettelagt processen og gennemført ovennævnte interviews. Kultur og Idrætsudvalget er politisk styregruppe for den samlede proces, mens Arbejdsgruppen med repræsentanter fra Forvaltningen, biblioteket og interessenter sammen med Bascon A/S har ansvaret for udarbejdelsen af det overordnede byggeprogram. Der er planlagt tre møder i den politiske styregruppe: mødet den 6. december, hvor der gives en processtatus, mødet den 17. januar 2013 med en midtvejsstatus og endelig godkendelse af program den 7. februar 2013. Der planlægges herefter et orienteringsmøde for de involverede foreninger m.fl. Bascon A/S giver på udvalgsmødet en redegørelse for resultatet af de gennemførte interviews og fremlægger den videre proces med udarbejdelse af overordnet byggeprogram. Forvaltningen anbefaler, at udvalget tager redegørelsen til efterretning og godkender den fremlagte procesplan.
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 13 Dialog/høring Nej
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 14 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 10. Kulturpolitik Sagsnr.: 12/11839 Beslutning. Tema Kultur og Idrætsudvalget godkendte på mødet den 8. november 2012 til skabelon, samt udkast til visioner og målsætninger for en ny kulturpolitik. Udvalget anmodes om at godkende udkastet til kulturpolitikken, så den kan sendes i høring. Sagsbeskrivelse Det er ambitionen at formulere en politik, der tager højde for, hvordan behovene ser ud i dag, og hvordan kommunen bedst muligt kan understøtte og udvikle de tendenser, der er i kommunens kulturliv. Kulturpolitikken består af et forord, en indledning og en overordnet visionsdel. Derefter præsenteres de fem fokusområder: Teaterliv og biograf Bibliotek Det musiske område Kulturarv og natur Formidling og synliggørelse Der er opstillet målsætninger og handleplaner for hvert enkelt fokusområde. Forvaltningen foreslår: at udkastet til kulturpolitikken godkendes at kulturpolitikken sendes i høring blandt relevante aktører at kulturpolitikken sendes i offentlig høring via kommunens hjemmeside og annoncering i Allerød Nyt at sagen genoptages efter høringsfristens udløb. Økonomi og
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 15 finansiering Dialog/høring Kulturpolitikken sendes i høring hos relevante aktører, samt på kommunens hjemmeside via annoncering i Allerød Nyt. Kulturpolitik udkast til KIU
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 16 KULTUR OG IDRÆTSUDVALGET 11. Frigivelse af anlægsbevilling til Allerød Musikskole Sagsnr.: 12/19361 Beslutning. Tema Udvalget anmodes om at indstille til Økonomiudvalg og byråd, at der frigøres en anlægsbevilling på 0,5 mio. kr. til projektering af om og tilbygning af Allerød Musikskole. Bevillingen fremgår af byrådets investeringsoversigt for 2012. Sagsbeskrivelse Byrådet afsatte 0,5 mio. kr. i investeringsoversigten for 2012 til Projekt Flyglet. Forvaltningen har nu indledt arbejdet med projektering af om og tilbygning af Allerød Musikskole og anmoder derfor Kultur og Idrætsudvalget om at frigive det afsatte beløb i investeringsoversigten. Forvaltningen foreslår, at udvalget indstiller til Økonomiudvalg og byråd, at der frigives 0,5 mio. kr. til projektering af om og tilbygning af Allerød Musikskole. Økonomi og finansiering Bevillingen finansieres af det afsatte beløb på 0,5 mio. kr. på investeringsoversigten for 2012 Projekt Flyglet. Dialog/høring Nej Allerød Rådhus den 30. november 2012
Kultur og Idrætsudvalget torsdag den 06. december 2012 17 Flemming Villadsen Formand