Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 21-10-2014 kl. 19-22.00 hos Erik Kreuzfeldt, Svaneparken 327, Ikast Indkaldte: Johannes Elbæk (afbud), Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Tony Lauge Sand (afbud) (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Dagsorden: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste referat Uddybning/beslutning Godkendt. Fuldmagt til Lisa til den digitale postkasse til brug for børneattester Anja undersøger nærmere. 3. Ikast Volley cup 20-21. september Efterårscamp i efterårsferien Kort evaluering Velkomstseddel til lederne, når de kommer inkl. internetkode, spisetider, bustider, oprydning. T-shirt: Ros. Forslag om årstal og tryk bagpå. Max. deltagere 430-450. Husk at rydde op efter ledermødet. Indbydelse til egne spiller skal ud til 1. træning. Deadline for tilmelding skal indgå. Husk at aflåse rum, vi ikke bruger. Godt med servicefolk til toiletter osv. midt på dagen plus oprydning til sidst. Kamptid kl. 8.00 søndag morgen er ikke godt. Godt m. mange nye hjælpere både kids- og ISIforældre. Nyt logo? Vi fik et flot overskud på stævnet - nok det bedste hidtil. Det er supergodt gået af alle spillere og frivillige hjælpere. Familien Kreuzfeldt + tre hjælpere klarede efterårscampen, den gik også godt. 4. Drengeafdelingen Udfordringer: Bane onsdag kl. 20 Træner man kl. 19.30-22.00 + tors 20.30-22.00 + tage med ud til kampe HU14-træningen om mandagen bliver fremover fra 18-19.30. 5. Kidsafdelingen Påskønnelse af kidstrænere Drøftes igen næste gang. 6. Ny turneringsstruktur Høring v. DVBF vedr. ny turneringsstruktur jf. mail fra Anja d. 26-09-2014. Udfyldt vi tjekker med trænerne om der er kommentarer. 7. Søgning af DM Hvilket går vi efter? 1
U18 afholdes 11.- 12. april 2015 U14 afholdes 18.- 19. april 2015 U16 afholdes 9.- 10. maj 2015 Deadline for en motiveret ansøgning er 1/11-14. Vi søger både U18 og U16 (mht. U14 er hallerne optaget). EK sikrer ansøgning. HUSK grå tape til hallen. 8. Volley TV Det koster 200 at få sat op + 45 pr. år. + 700 dollars (ca. 4000 kr.) for en dims. 9. Træningscentret Randers har et fedt træningscenter. EK og MB undersøger, om vi kan få noget tilsvarende. Både mht. samarbejde m. skole, sikkerhed, pris/tilbud osv. 10. Skole-DM På Hyldgård. Vi hjælper med maden. 11. Ny hal på Hyldgård Det overvejes, om vi skal forsøge noget der. 12. PR v. EK Intet nyt 13. Nyt fra Ungeudvalget Intet nyt v. TLS 14. Sponsorarbejde v. JE Intet nyt 15. Opfølgning på generalforsamling 2014 (fast punkt se bilag 1) 16. Nyt fra ungdomsudvalget v. PK og TLS 17. Nyt fra kidsudvalget v. AK 18. Økonomi 19. Eventuelt og næste møde Udsat. Trøjesæt til drengene aftaler mangler. HU14 bestiller i numrene 30 og opefter. Intet nyt. Intet nyt. Næste møde: Mandag den 10-11-2014 kl 19 hos Anja (evt. hos Lisa i stedet). Julefrokost: 9. januar kl. 18.00. Tjekkes m. trænerne. Lederuddannelse: Ansøgningsfrist 1. nov. AK søger. Kommunens julefrokost: Ja. 2
Bilag 1: Huskere fra generalforsamlingen 24-02-2014 (mere) faste regler omkring kørselsgodtgørelse for trænere og evt. spillere. systematisere skoleturneringer og bruge penge på det, idet det er godt til rekruttering. Der er dog også skolereformen at tage hensyn til. Hensigtserklæring: Bestyrelsen kigger muligheden for at have egen bus, så vi kan køre med (kids)spillere. Der blev dog ikke truffet egentlig besluttet på generalforsamlingen om at foretage indkøb. Input til klubbens jubilæumsfest efteråret 2014: Buffet Stylet fest Billeder af klubben gennem tiden Kage (også glutenfri) Sommergrillfest m. beachvolleyturnering Fælles volleyarrangement for alle m. pizza og is. Dagsforløb: Fodboldgolfturnering (hjem til Ikast mixhold i alle aldre). Forskellige former for udfordringer (tovtrækning, flødebollespisning, riesenkaramel, spisning kun med munden osv.). Fest om aftenen m. en form for spisning og underholdning v. unge/senior Sommerfest grill-havefest. Beachturnering Bål Aftenaktiviteter Volleyweekend Popcorn Sodavand (Faxe) ------------------------------- ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt 3
opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Sæsonopstart. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t-shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart: Afsat 5.000 kr. i budget til PR. Trænere næste sæson: Jørgen og Mats (Peder) inviteres med til mødet. Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK www.alleboern.dif.dk tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Buspriser undersøges v. Anja (jf. april-mødet) Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde 4
Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 5