Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale: Mødelokale 201, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde Fraværende: Carsten Dinsen Andersen Gruppemøder: 20. februar 2006 19
Indholdsfortegnelse Åbent møde: 21 1. Orientering fra formanden. 21 2. Forslag til vilkår for intern Kontrakt- og lønsumsstyring i Ny Tønder Kommune. 22 3. Oprettelse af trafikselskaber i Region Syddanmark. 24 4. Opfølgning på de sammenlagte byråds-/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. 25 5. Revurdering af 2006 anlægsbudgetterne for sammenlægningskommunerne. 26 6. Forslag til strategi for budget 2007. 28 Bilagsliste 30 20. februar 2006 20
Åbent møde: 1. Orientering fra formanden. Journalnummer / JA SagsID: 1061314 Åben sag Baggrund/sagsfremstilling: Orientering fra formanden for Sammenlægningsudvalget. Indstilling: Orienteringen tages til efterretning. Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2006 Intet. 20. februar 2006 21
2. Forslag til vilkår for intern Kontrakt- og lønsumsstyring i Ny Tønder Kommune. Journalnummer 81.15.P27 / SH SagsID: 1091960 Åben sag Baggrund/sagsfremstilling: Med signaler fra det politiske visionsseminar den 12. november 2004 i Skærbæk Fritidscenter med politikere fra sammenlægningskommunerne, blev der i januar 2005 nedsat en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde forslag til Intern Kontakt- og lønsumsstyring som en styreform i Ny Tønder Kommune. I arbejdsgruppen deltog repræsentanter fra de seks kommuner og dækkede næsten alle fagområder. Arbejdsgruppens første udkast blev fremlagt på en konference i Brundtlandcentret den 8. marts 2006. Deltagerkredsen var politikere fra sammenlægningskommunerne. Formålet med at indføre intern kontrakt- og lønsumsstyring er at: give et bedre grundlag for dialog mellem kommunalbestyrelse, ledere og medarbejdere. tvinge kommunen til at synliggøre både det aktuelle serviceniveau det brugerne skal have og opleve og udviklingsmålene. øge fokus på opfølgning og resultatvurdering til brug for videreudvikling. tvinge kommunen til at tage udgangspunkt i borgernes og brugernes behov, ønsker og situation. tydeliggøre parternes roller, opgaver, ansvar og ikke mindst de gensidige forventninger. øge det ledelsesmæssige fokus på området. Konkret betyder det, at den kontraktstyrende/lønsumsstyrende institution/ afdeling får betydelige ledelsesmæssige frihedsgrader i forhold til arbejdstilrettelæggelse, organisering, faglig udvikling og ikke mindst den daglige prioritering af ressourcerne. Samtidig får kommunalbestyrelsen direkte mulighed for konkret at vurdere og fastlægge, hvilken service brugerne skal have. Endelig får kommunalbestyrelsen mulighed for at drøfte service og økonomi i en sammenhæng. Arbejdsgruppens forslag til vilkår for kontraktstyrende enheder i Ny Tønder Kommune, der er godkendt af Den Administrative Styregruppe de 7. september 2005, fremlægges hermed Sammenlægningsudvalget til godkendelse. Bilag: Tidsplan for Kontrakt- og lønsumsstyring i Ny Tønder Kommune (1090706) 20. februar 2006 22
Kontrakt- og lønsumsstyring i Ny Tønder Kommune (1004141) Eksempel på kontrakt.doc (960026) Indstilling: Det indstilles, at Vilkår for kontraktstyrede enheder ved Ny Tønder Kommune med tilhørende bilag og Tidsplan for godkendelse af vilkår, herunder udsendelse i høring i perioden fra 24. februar til 30. marts 2006 behandles og videresendes til Sammenlægningsudvalget med anbefaling. Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2006 Det indstilles, at vilkår for kontraktstyrede enheder ved Ny Tønder Kommune med tilhørende bilag principgodkendes. Peter Christensen tager forbehold ud fra et ønske om politisk at forholde sig til normeringer. tidsplan for godkendelse af vilkår, herunder udsendelse i høring i perioden fra 24.2. til 30.3.2006, anbefales godkendt med den tilføjelse, at vilkårene for kontraktstyrede enheder også sendes til høring hos nuværende ledere i de 6 kommuner. 20. februar 2006 23
3. Oprettelse af trafikselskaber i Region Syddanmark. Journalnummer 00.01.00.A23 / SH SagsID: 1090074 Åben sag Baggrund/sagsfremstilling: Mail med bilag i forbindelse med Forberedelsesudvalget for Region Syddanmarks høring vedrørende oprettelse af trafikselskab(er) i Region Syddanmark. Bilag: Brev høring trafikselskaber130106.doc (1090687) Notat om procedure for dannelse af trafikselskab(er) i Region Syddanmark 07. debruar 2006.doc (1090688) Modeller for organisering af kollektiv trafik i Region Syd ver.august05.doc (1090689) Brev trafikselskaber090106.doc (1090690) Indstilling: Formanden for Sammenlægningsudvalget indstiller, at Peter Christensen udpeges som Ny Tønder Kommunes medlem af det foreløbige repræsentantskab. Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2006 Indstillingen anbefales. Endvidere anbefales Forberedelsesudvalget for Region Syddanmarks forslag om, at der dannes to trafikselskaber, et for den jyske del af regionen, og et andet for den fynske del af regionen. 20. februar 2006 24
4. Opfølgning på de sammenlagte byråds-/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. Journalnummer 00.01.00.A26 / SH SagsID: 1045989 Åben sag Baggrund/sagsfremstilling: Sammenlægningsudvalget er tiltænkt en særlig godkendelsesbeføjelse overfor visse af de hidtidige kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner, herunder iværksættelse af større anlægsinvesteringer og tillægsbevillinger. Kommunalbestyrelserne skal løbende informere Sammenlægningsudvalget om den økonomiske udvikling, herunder likviditetsudviklingen, i de 6 kommuner. Sammenlægningsudvalget kan også ændre væsentlige økonomiske dispositioner foretaget af de enkelte kommunalbestyrelser i forbindelse med vedtagelse af budget 2006 med henvisning til at den pågældende disposition ikke er i overensstemmelse med den nye kommunes fremtidige interesser. Den ændrede beslutning må imidlertid ikke medføre merudgifter for den/ de berørte kommuner. Hvis Sammenlægningsudvalget gør brug af disse muligheder, kan det have konsekvenser for både Sammenlægningsudvalgets budget og den nye kommunes første budget. Til brug ved den løbende opfølgning, har Sammenlægningsudvalget den 24. januar 2006 godkendt proceduren for den løbende opfølgning af den økonomiske udvikling i de 6 kommuner, der indgår i sammenlægningen, hvorefter der skal fremsendes en redegørelse hver den 20. i måneden. Der fremsendes derfor redegørelse ultimo januar 2006. Der henvises til dokument 1051453, der fremlægges på mødet. Love og regler m.v.: Lov om revision af den kommunale inddeling, 20. Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006. Sammenlægningsudvalgets beslutning af 5. januar 2006 om fastsættelse af procedure ved godkendelse af de sammenlagte kommunalbestyrelsers økonomisk dispositioner. Indstilling: Det indstilles, at redegørelsen, der fremlægges på mødet, tages til efterretning og videresendes til Sammenlægningsudvalget. Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2006 Redegørelse, dok. nr. 1051453, blev omdelt på mødet. Redegørelsen anbefales taget til efterretning. 20. februar 2006 25
5. Revurdering af 2006 anlægsbudgetterne for sammenlægningskommunerne. Journalnummer 00.01.S05 / SH SagsID: 1091916 Åben sag Baggrund/sagsfremstilling: Sammenlægningsudvalget er tiltænkt en særlig godkendelsesbeføjelse overfor visse af de hidtidige byråd/ kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner, herunder iværksættelse af større anlægsinvesteringer og tillægsbevillinger. På mødet den 24. januar 2006 besluttede Sammenlægningsudvalget, at udsætte ansøgningen om frigivelse af rådighedsbeløb, således at anlægsarbejder indtil videre ikke kan igangsættes. Med henblik på at skabe det nødvendige overblik over igangsætning af anlægsprojekter i 2006, har Sammenlægningsudvalget besluttet at respektive byråd/ kommunalbestyrelser samt underfagudvalg skal foretage prioritering af de vedtagne investeringsoversigter for 2006. Prioriteringen skal omfatte såvel det skatte- som det brugerfinansierede område. Den foretagne prioritering forventes herefter behandlet i underudvalg Økonomi på mødet den 20. februar 2006 og Sammenlægningsudvalget den 23. februar 2006. Økonomi/personaleforhold: Kommunernes samlede investeringsoversigter for 2006 indeholder: På det skattefinansierede område, bruttoudgifter På den brugerfinansierede område, bruttoudgifter 52,1 mio. kr. 32,6 mio. kr. Sammendrag af prioriteringen fremlægges på mødet. Love og regler m.v.: Lov om revision af den kommunale inddeling, 20. Bekendtgørelse, om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006. Sammenlægningsudvalgets beslutning af 5. januar 2006 om fastsættelse af procedure ved godkendelse af de sammenlagte kommunalbestyrelsers økonomisk dispositioner. Indstilling: Det indstilles, at underudvalg Økonomi behandler sammendraget, som fremlægges på mødet, med henblik på Sammenlægningsudvalgets beslutning på mødet den 23. februar 2006, så sammenlægningskommunerne kan igangsætte de nødvendige anlægsprojekter. 20. februar 2006 26
Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2006 Diverse oversigter over anlægsprojektet i 2006 blev omdelt på mødet. Kommunerne forespørges, til brug for underudvalg Økonomis ekstraordinære møde den 23.2.2006 kl. 13.00, om der er projekter på anlægsoversigterne, som ud fra et juridisk perspektiv, skal igangsættes inden 1. april 2006. 20. februar 2006 27
6. Forslag til strategi for budget 2007. Journalnummer 00.01.S01 / SH SagsID: 1091795 Åben sag Baggrund/sagsfremstilling: Administrationen har på baggrund af den godkendte budgetprocedure udarbejdet forslag til strategi for udarbejdelse af budget 2007. Sammenlægningsudvalget vedtog på mødet den 24. januar procedure for budgetlægningen 2007 samt overslagsårene 2008-2010. Heraf fremgår det at Udvalget på mødet den 23. februar skal behandle følgende emner Principper og niveau for indhentning af effektiviseringsgevinster Principper for arbejdet med serviceharmonisering Principper for budgettering af nye opgaver Indhentelse af effektiviseringsgevinster, serviceharmonisering og budgettering af nye opgaver indgår som en integreret del af budgetlægningen for 2007. Disse emner er lagt tidligt i budgetprocessen for at tilfredsstille behovet for At få afstemt forventningsniveauet i forhold til de enkelte fagområder At få skabt et basis budget for den nye kommune som forventes at kunne finansieres At få skabt et økonomisk råderum til imødegåelse af ubekendte størrelser og til tværgående prioritering. Baggrunden for de forslåede principper skal også ses i lyset af det budgetoverslag for 2007 som Ny Tønder opererer med pt., et driftsunderskud på ordinær drift på kr. 55 mio. Love og regler m.v.: Lov om revision af den kommunale inddeling, 20. Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006. Sammenlægningsudvalgets godkendte 2007-budgetprocedure af 24. januar 2007. Bilag: Budget 2007 - strategi og styringsprincipper (1079548) Notat vedr. budgetlægningsprocedure (1062901) Tidsplan med justeret kalender for sammenlægningsudvalg (1060472) 20. februar 2006 28
Indstilling: Det indstilles, at underudvalg Økonomi behandler forslag til strategi for budget 2007 med henblik på Sammenlægningsudvalgets behandling på mødet den 23. februar 2006. Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2006 Forslag til strategi for budget 2007 anbefales godkendt. 20. februar 2006 29
Bilagsliste 3. Oprettelse af trafikselskaber i Region Syddanmark. 1. Brev_høring_trafikselskaber130106.doc 2. Notat om procedure for dannelse af trafikselskab(er) i Region Syddanmark 07. debruar 2006.doc 3. Modeller for organisering af kollektiv trafik i Region Syd ver.august05.doc 4. Brev_trafikselskaber090106.doc 6. Forslag til strategi for budget 2007. 1. Budget 2007 - strategi og styringsprincipper 2. Notat vedr. budgetlægningsprocedure 3. Tidsplan med justeret kalender for sammenlægningsudvalg 20. februar 2006 30
Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale: Tønder Rådhus - mødelokale 201 Starttidspunkt for møde 15:00 Sluttidspunkt for møde Fraværende: Carsten Dinsen Andersen Gruppemøder: 520. februar 2006 30
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af tillægsbevillinger til drift - sammenlægningskommunernes beslutninger i februar. 32 Bilagsliste 34 520. februar 2006 31
1. Godkendelse af tillægsbevillinger til drift - sammenlægningskommunernes beslutninger i februar. Journalnummer / NBA SagsID: Åben sag Baggrund/sagsfremstilling: Sammenlægningsudvalget er tiltænkt en særlig godkendelsesbeføjelse overfor visse af de hidtidige byråd/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner, herunder iværksættelse af tillægsbevillinger til drift. Sammenlægningskommunerne har som konsekvens heraf fremsendt et antal ansøgninger om godkendelse af tillægsbevillinger til drift. Der henvises til vedhæftede bilag. Sammenlægningsudvalget skal senest den 11. marts 2006 meddele sammenlægningskommunerne om udvalgets beslutning. Hvis kommunerne ikke modtager svar senest denne dato, betragtes ansøgningerne som godkendt og kommunerne kan gennemføre beslutningen. Økonomi/personaleforhold: Den økonomiske konsekvens af ansøgningerne, som angivet i dokument nr. 1069763, er samlede udgifter til drift på 350.000 kr. Det drejer sig om yderligere ressourcer til miljøområdet nedbringelse af venteliste over miljøsager på landbrugsområdet, som forudsættes finansieret af likvide aktiver. Det bemærkes, at Højer Byråd endnu ikke har behandlet sin del af ansøgningen. Den samlede ansøgning fra sammenlægningskommunerne er en konsekvens af en beslutning i VEUS s bestyrelse den 14. december 2005. Derudover en opnormering af dagplejen i Løgumkloster Kommune på 18,5 ugentlige timer svarende til en yderligere lønsum på 100.000 kr. finansieret af dagsplejens budget. Der er således udtryk for samlede udgifter på 350.000 kr., der ikke tidligere er taget bevillingsmæssig stilling til, og som dels er udtryk for en forringelse af sammenlægningskommunernes samlede økonomiske situation, dels er udtryk for en ny ubalance/overskridelse af den tilladte realvækst i 2006. Love og regler m.v.: Lov om revision af den kommunale inddeling 20. Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006. Sammenlægningsudvalgets beslutning af 5. januar 2006 om fastsættelse af procedure ved godkendelse af de sammenlagte byråd/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. 520. februar 2006 32
Bilag: Sammendrag af ansøgninger til Sammenlægningsudvalget om tillægsbevillinger til drift (1069763) Indstilling: Det indstilles, at underudvalg Økonomi videresender ansøgningerne til Sammenlægningsudvalget til behandling på mødet den 23. februar 2006. Sammenlægningsudvalget skal senest den 11. marts 2006 meddele Udvalgets beslutning til kommunerne. Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2006 De foreliggende tillægsbevillinger anbefales godkendt. Evt. kompenserende besparelser vil blive revurderet senere. 520. februar 2006 33
Bilagsliste 1. Godkendelse af tillægsbevillinger til drift - sammenlægningskommunernes beslutninger i februar. 1. Sammendrag af ansøgninger til Sammenlægningsudvalget om tillægsbevillinger til drift 520. februar 2006 34