Aarhus Kommune, Socialforvaltningen, Tilsynsenheden Tilsynsrapport for varslet tilsyn Bostedet Ellengården 15. Maj 2012 7. juni 2012 Oplysninger om tilbuddet Tilbuddets navn Bostedet Ellengården Tilbudstype og form Ellengården drives efter paragraf 110 i Lov og social Service, og er et tilbud til familier, som har brug for et midlertidigt ophold på grund af hjemløshed, eller som ikke kan opholde sig i egen bolig. Bostedet Ellengården er organiseret som en selvejende institution tilknyttet foreningen Jysk Børneforsorg/Fredehjem. Adresse Bethesdavej 81, 8200 Aarhus N Telefonnummer 89 40 10 50 E-mail adresse ellengaardensfamiliepension@msb.aarhus.dk Web adresse http://www.aarhus.dk/borger/bolig-og-byggeri/botilbud/kriseramte/kriseramte.aspx Lederens navn Jacob Thiesen Antal pladser: På Bostedet Ellengården er der 10 familielejligheder og 3 værelser til enlige uden medbragte børn. Bostedet Ellengården er normeret til 6 udslusningsboliger i bebyggelsen Ellenbo samt 5 eksterne udslusningsboliger placeret forskellige steder i Aarhus, - aktuelt drives dog 7 lejligheder eksternt. Oplysninger vedrørende det aktuelle tilsyn Tidspunkt for tilsynets start og afslutning Dette varslede tilsyn finder sted 15. maj 2012 i tidsrummet fra kl. 9 til kl. 13.45. Hvornår og hvordan er tilsynet varslet Efter dialog med Jacob Thiesen 3. april 2012 er tilsynet aftalt, og samme dag varslet ved brev. Beboerne på Ellengården, i Ellenbo og i udslusningslejlighederne er ved af brev af 27. april 2012 fra forstanderen inviteret til dialog med tilsynet den 15. maj mellem 9.30 og 10. Brevet indeholder også kontaktoplysninger til tilsynsmyndigheden. Deltagere i tilsynet Ved besigtigelsen af Ellengården deltager de beboere og de medarbejdere, som er til stede ved tidspunktet for tilsynet.
Ved tilsynsmødet deltager: Jacob Thiesen, Forstander. Dorthe Mikkelsen, Stedfortræder og faglig leder. Rikke Berg Hemicke, pædagog og medlem af Kompetenceudviklingsgruppen på Ellengården. Birgitte Lund Pedersen, pædagog og medlem af Kompetenceudviklingsgruppen. Simon Pedersen, pædagog og TR for SL. Erik Nielsen, administrativ medarbejder/ pædagog. Marianne Nordman, pædagog, arbejdsmiljørepræsentant og kontaktperson til Ungdommens Røde Kors. Ved besigtigelsen deltager forstander Jacob Thiesen. Fra Tilsynsenheden deltager tilsynsførende Marianne Toft og Gunner Simonsen. Tilbuddets brugergruppe Fra Aarhus Kommunes hjemmeside hentes følgende beskrivelse af tilbuddets målgruppe og formålet med opholdet: Bostedet Ellengården er en boform, som tilbyder midlertidigt ophold til familier med børn under 18 år og enlige kvinder uden børn, som har særlige sociale problemer, ikke har eller ikke kan opholde sig i egen bolig, og har brug for aktiverende støtte, omsorg og efterfølgende hjælp. Formålet med et ophold på Ellengården er, at beboeren tilbydes støtte og omsorg i trygge rammer, så den enkelte får de bedste muligheder for at skabe sig en fremtid med størst mulig ro og stabilitet. Der ydes i den forbindelse akut krisehjælp, fysisk beskyttelse samt rådgivning og vejledning i det omfang, der er behov herfor. Forudsætningen for at få tilbudt ophold på Ellengården er, at man er aktiv boligsøgende, idet det tilstræbes, at opholdet på Bostedet Ellengården ikke overstiger fire måneder, at man kan tage ansvar for sig selv og kan klare de praktiske opgaver i boligen, at man har overskud til at passe egne børn, at man er villig til at deltage i udarbejdelsen af en udredning og opholdsplan og indstillet på at samarbejde med sin kontaktperson. Materiale der har indgået i forberedelse og bearbejdelse af tilsynet Oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen. Oplysninger om tilbuddet fra Bostedet Ellengårdens hjemmeside. Tilsynsrapporter fra varslet tilsynsbesøg den 13. september 2010, og uanmeldt besøg den 1. marts 2012. Tidsplan og deltagerliste ved tilsynsmødet, udarbejdet 27. april 2012. Referater fra MED-udvalgsmøder 23. november 2011 og 29. februar 2012. Procedure for løbende APV på Bostedet Ellengården af 15. marts 2011. Arbejdsmiljøhandlingsplan dateret 1. maj 2011. Oplæg af 29. februar 2012 til MED-udvalget om sundhed og trivsel på Ellengården Sundheds- og trivselspolitik for medarbejder på Bostedet Ellengården af 1. marts 2012. Alkoholpolitik for Bostedet Ellengården af 15. marts 2012. Dagsorden og referat fra personalemøder 7. marts og 2. maj 2012. Referat fra teammøder 28. marts og 11. april 2012. Referat fra møde i Kompetence Udviklingsgruppen 18. april 2012. 2
Materiale vedrørende kerneydelse, kompetenceafklaring og kompetenceudvikling. Kopi af udredning og opholdsplan vedrørende de familier, der den 1. maj 2012 har været indskrevet længst på henholdsvis Ellengården, Ellenbo og i udslusningstilbuddet. Formular til brug for orientering af beboer, hvor man har været nødt til at låse sig ind i lejlighed, udarbejdet 24. december 2010. Beskrivelse af Ellengårdens samarbejde med Ungdommens Røde kors, 27. april 2012. Program for temadag 21. marts 2012 om Den Systemiske Metode Familiesamtalen. På hvilke måder har det været muligt at opleve det sociale liv og samspil i tilbuddet Dette varslede tilsyn finder sted en hverdagsformiddag, hvor de tilsynsførende ved rundvisningen alene møder og har dialog med en enkelt beboer ved Ellengården, som også fremviser den lejlighed, som familien disponerer over under opholdet. Senere opleves det sociale liv og samspil, som udspiller sig mellem fem beboere ved dialogmøde med de tilsynsførende. Afdelingen Ellengården og et ledigt lejemål ved Ellenbo er besigtiget ved dette tilsyn. Efter tilsynets valg er de eksterne lejligheder ikke besigtiget. På hvilke måder har der været kontakt og dialog med tilbuddets brugere, pårørende, medarbejdere og ledelse Der har her været kontakt til og dialog med fem af de indskrevne beboere ved Ellengården. Der har ikke været kontakt til pårørende. Der har ved såvel besigtigelsen som ved tilsynsmødet været kontakt til og dialog med de medarbejdere og ledere, som har været til stede og deltaget i mødet. Modtagere af denne rapport Tilsynsenheden sender denne rapport til forstander Jacob Thiesen, som sikrer at rapporten er til rådighed for Bostedet Ellengårdens brugere og medarbejdere. Tilsynsenheden anbefaler, at rapporten er genstand for orientering og drøftelse på kommende afdelingsmøder, MEDudvalgsmøder og bestyrelsesmøder. Tilsynsenheden sender tilsynsrapporten til socialdirektør Erik Kaastrup-Hansen, og til Socialforvaltningens ledelse ved Steinar Eggen Kristensen og Lotte Lyhne, samt til Driftsområdet Familier, Børn og Unge ved søjlechef Ann-Britt Wetche. Tilsynsrapporten vil være tilgængelig på Aarhus Kommunes hjemmeside: www.aarhuskommune.dk/tilsyn Pædagogik, omsorg og pleje Tilbuddets pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige målsætninger og praksis På tilsynet orienteres om, at arbejdet i den daglige praksis er organiseret således, at familien får tildelt en kontaktperson, som har ansvar for at udrede familiens støttebehov under opholdet, og sammen med familien udarbejde en opholdsplan. Denne opholdsplan fremsendes til myndighedsrådgiver underskrevet af familien, kontaktperson og ledelsen på tilbuddet. Man har ved bostedet en systemisk tilgang, og denne tankegang er også bag initiativerne i forhold til kompetenceudvikling for personalet. Som eksempel på dette nævnes en afholdt temadag om Den Systemiske Metode Familiesamtalen, at der er udarbejdet ny interviewguide til udredning af familiernes forhold, hvor familiesamtale er en del af systematikken. Det næv- 3
nes, at skriftlighed og dokumentation er vigtig i samspillet med myndighedsområdet, og man tilstræber derfor at opholdsplanerne bliver udarbejdet forholdsvis hurtigt efter indflytningerne. Der foreligger et fagligt fundament, som kontinuerligt udbygges og nuanceres. Eksempelvis er kerneydelserne Omsorg og Støtte, Råd og vejledning, Krise og Udvikling beskrevet med differentierede indsatsområder i de enkelte faser af et opholds forløb; mødet med kontaktetablering, anden fase med vedligeholdelse af kontakten og kontrakt om forløbets indhold, og en afsluttende fase med forberedelse af udflytning. Der orienteres om, at det altid er en balance og en vurdering, hvor meget man skal intervenere i en familie, som har ophold på et tilbud, der har status af et herberg for hjemløse, og ikke er et behandlingshjem. En medarbejder formulerer forståelsen af opgaven på følgende måde; det er ikke familierne, som er problematiske det er det at finde de rigtige løsninger, som er den faglige udfordring. Ellengården har i foråret modtaget en kvinde medbringende et handicappet barn. Kvinden har status af kvoteflygtning og kommer direkte fra en flygtningelejr i Yemen; har intet med og har brug for hjælp til alt. Kvindens situation har berørt de øvrige indskrevne familier, som har været omsorgsfulde og hjælpsomme. Denne opgave beskrives som spændende, men også som svær og tidskrævende. En medarbejder giver udtryk for, at den sædvanlige faglighed også har kunnet anvendes ved modtagelsen af denne familie. Det opleves vanskeligt og frustrerende for tilbuddet, at planen for en kvinde med så få forudsætninger for at kunne overskue og mestre forløbet af en almindelig hverdag, er etablering i egen bolig med få timers støtte om ugen. Ud fra materiale fra tilbuddet og efter dialog med beboere, medarbejdere og ledelse ved tilsynet, er det tilsynets opfattelse, at Bostedet Ellengården er i en konsoliderende fase i forhold til målsætninger og praksis. Medarbejdere udviser stort engagement og giver udtryk for at være en del af en arbejdsplads i en god og spændende faglig udvikling. Aktiviteter og kontakt Ved dette tilsyn undersøges hvordan tilbuddet spiller sammen med civilsamfundet, eksempelvis lokalområde, skole, klubber og erhverv, samt de frivillige organisationer. Som en del heraf ses der på, hvilke muligheder brugerne ved det enkelte tilbud har for deltagelse i det almindelige samfundsliv. Dette både i form af aktiviteter, der ikke er organiseret og iværksat af tilbuddet og aktiviteter, der er organiseret og iværksat af tilbuddet, med et inkluderende perspektiv. Samtidig undersøges det, i hvilken udstrækning og hvordan tilbuddet motiverer og understøtter brugernes deltagelse heri. Aktiviteter for familierne planlagt af personalet er kun valgt i et mindre omfang. Der er dog mulighed for samling i fælles opholdsstue, og der er fælles kaffebord søndag morgen, ligesom der arrangeres farvelkaffe ved fraflytning. I forhold til frivillige er der lavet aftale om at Spillopperne, som er betegnelsen for frivillige fra Ungdommens Røde Kors kommer systematisk på Ellengården, og særligt laver noget for og med børnene, herunder ture ud af huset. På Ellengården er der udarbejdet et notat om baggrunden for samarbejdet, og en beskrivelse af hvad samarbejdet egentlig består af, ligesom der er skitseret dilemmaer i forhold til at have frivillige i huset. 4
På tilsynet drøftes nogle af disse dilemmaer, og på baggrund af denne dialog vil tilsynet anbefale, at Bostedet Ellengården udarbejder en egentlig frivilligpolitik, herunder afklarer eksempelvis de frivilliges råderum, tavshedspligt, straffeattest, afgrænsning af opgaver og ansvar. Sprogbrug og omgangsformer i tilbuddet Efter dialogen med beboere og med medarbejdere er det de tilsynsførende indtryk og vurdering, at beboerne føler sig respekteret og anerkendt i mødet med medarbejderne, at medarbejderne har et indfølende sprogbrug og en respektfuld omgangsform i forhold til kontakten med familierne. Brugerindflydelse Det oplyses ved tilsynet, at det naturligt er begrænset hvad beboerne i et midlertidigt tilbud kan få indflydelse på, men at de områder, hvor indflydelse er relevant drøftes på månedlige beboermøder. Her er der mulighed for at informere beboerne om vilkår under opholdet, og for at drøfte eventuelle forslag til forbedringer. Sundhed, sygdom, medicinering og hygiejne Forhold om sundhed, sygdom, medicinering og hygiejne har ikke været genstand for særlig undersøgelse ved dette tilsyn. Forholdene giver ikke anledning til bemærkninger. Brugerøkonomi Familierne er selvforsørgende under opholdet på tilbuddet, og skal betale for opholdet. Der er en administrativ medarbejder, som fysisk er placeret strategisk i forhold til at have et overblik over, hvem der kommer til og går fra afdelingen, som varetager denne opgave. Der orienteres om, at bostedet nu har rådighed over nogle af de eksterne lejligheder, som fremlejes. Dette administreres ligeledes herfra. Magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten Tilsynet undersøger ved dette tilsyn, hvordan der arbejdes med konflikthåndtering ved de enkelte tilbud, herunder magtanvendelse og håndtering af og opfølgning ved sådanne episoder, samt kendskab til regelsæt om magtanvendelse. Tilbuddet er ikke omfattet af reglerne om magtanvendelse over for døgnanbragte børn og unge, og personkredsen som indskrives er ikke omfattet af reglerne om magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten over for voksne. I forhold til håndtering af konflikter orienteres i dialogen ved tilsynet om betingelserne, hvor nogle familier bliver pålagt opholdet af myndighedsområdet, at tilbuddets opgave derfor er kontrollerende, og at der her naturligt er indbygget en konflikt. I andre familier afdækkes der forhold under opholdet, eksempelvis børn som mistrives, hvor man ser sig nødsaget til at underrette myndighedsområdet om forholdene. Man er her nødt til at være konfronterende, men er bevidste om ikke at være konfliktoptrappende når man præsenterer familien for sine bekymringer. Det vurderes, at Bostedet Ellengården har en forståelse for kompleksiteten i, og redskaber til at håndtere, at man på den ene side kan være konfronterende i forhold til problematiske forhold i en familie, og på den anden side kan opnå tillid og fortrolighed i samarbejdet med familierne. Der opleves stor bevidsthed om den position og den rolle, som medarbejderne tager ved samtalerne, og der er mulighed for at kunne få kollegial og ledelsesmæssig sparring som 5
opfølgning på vanskelige samtaler, ligesom der er arrangeret systematisk supervision i personalegruppen. Samarbejde med pårørende Der er som udgangspunkt ikke et formaliseret samarbejde med de indskrevne familiers pårørende. I de enkelte forløb motiveres familien til at tage kontakt til mulige ressourcepersoner i deres netværk. Eksternt samarbejde Under opholdet samarbejder tilbuddet med alle de tilbud, foranstaltninger og myndigheder, som en familie kan have kontakt med; sagsbehandlere, daginstitutioner, skoler, læger, psykiatere, lokal- og distriktspsykiatri, familiebehandlere med videre. Klager over tilbuddet Det oplyses ved tilsynet, at der ikke er indgivet klager over Ellengårdens tilbud i perioden siden seneste varslede tilsyn i september 2010. Beboernes indtryk af tilbuddet De tilsynsførende har ved det varslede møde dialog med fem beboere, som alle er indskrevet ved Ellengården. Der møder ikke beboere fra Ellenbo eller de eksterne lejligheder. De fremmødte beboeren har forskellige erfaringsgrundlag; en har boet her i 11½ måned og de øvrige noget kortere. Nogle er lige flyttet ind, og andre er aktuelt ved at fraflytte. Beboerne giver samstemmende udtryk for at være meget tilfredse med det tilbud, som de modtager. Der udtrykkes tilfredshed med muligheden for at få egen toværelses lejlighed, som man kan disponere over, og der udtrykkes stor tilfredshed med muligheden for at kunne komme i kontakt med medarbejderne, når man måtte ønske dette. Det opleves, at der altid er en at snakke med, som har tid og overskud til at forholde sig til det, som man søger hjælp til. En beboer fortæller, at det modspil, som vedkommende har fået på Ellengården, har været medvirkende til en personlig afklaring og til en positiv udvikling, som også kan bruges til at træffe bedre valg i tiden efter opholdet. Alle giver udtryk for, at blive behandlet med respekt og værdighed, og vil gerne foreslå et ophold på Ellengården til andre familier, som kommer i lignende vanskeligheder. Forespurgt er der ikke nogen af de tilstedeværende som har forslag til, hvordan indholdet i tilbuddet kan gøres bedre. Der er dog en enkelt beboer, som nævner, at medarbejderne bør tale mere sammen, så der er entydighed om reglerne, eksempelvis i definitionen af hvem der er gæster, og hvem der ikke er gæster i forhold til deltagelse i fælleskaffen søndag formiddag, hvor gæster ikke er velkomne. En beboer ved de tre værelser til enlige uden medbragte børn giver udtryk for, at det ind i mellem kan være vanskeligt at skulle dele toilet og bad med to andre, og kunne derfor ønske sig, at der blev etableret et toilet mere ved dette afsnit. Tilbuddets fysiske og organisatoriske rammer Fysiske rammer Ved besigtigelsen af Bostedet Ellengården får de tilsynsførende det indtryk, at de fysiske rammer er meget velegnede til formålet, og fremstår velholdte og præsentable. 6
Struktur Bostedet Ellengården er organiseret med forstander og stedfortræder, og der er egen administration på adressen. Det formelle samarbejde er organiseret i MED udvalg, og der er valgt tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant. Referater fra MED - udvalgsmøder efterlader indtryk af et velfungerede samarbejde, hvor relevante forhold vedrørende tilbuddets drift kan drøftes i åbenhed. Referaterne har en karakter, så medarbejdere, som ikke har deltaget i MED udvalgsmøderne, har gode forudsætninger for at tilegne sig indholdet. Internt samarbejde og kommunikation Der orienteres ved tilsynet om, at personalet nu samles fra to teams til et team, og med forventning om, at alle således kan få et dybere indblik i alle de indskrevne familiers problematik, og derfor kan forholde sig mere relevant til de interne henvendelser, som kommer fra beboerne, når man er på døgnvagt. Der bliver længere i mellem at man kan drøfte den enkelte familie på møderne, men nu bliver der mulighed for, at alle kan deltage i de faglige drøftelser. Arbejdstilrettelæggelse Der er prioriteret således ved Ellengården, at der er flest medarbejdere på arbejde i hverdagene inden for almindelig arbejdstid, hvor det er muligt at få kontakt til myndighedsområdet og andre. Det fremgår af personalemøde referat at prioriteringen i mellem at bruge resurser i weekend eller til hverdag har været drøftet, at der i organiseringen også er plads til at individuelle medarbejderønsker i den sammenhæng kan imødekommes. Ved tilsynet drøftes og nuanceres fordele og ulemper ved at prioritere det ene frem for det andet, og der udtrykkes opmærksomhed på ikke at påtage sig flere opgaver, end man kan klare med de resurser, der er til rådighed. Dialogen efterlader indtryk af, at der er fundet en balance, som såvel medarbejdere som ledelse er tilfredse med. Arbejdsmiljø Af referater fra MED -udvalg og af materiale fra APV proces vurderes det, at Bostedet Ellengården forholder sig aktivt til at udvikle og fastholde et godt arbejdsmiljø for medarbejderne. Det er besluttet at man i 2012 har sundhed og trivsel som tema for arbejdsmiljøområdet. Der foreligger en arbejdsmiljøhandlingsplan fra maj 2011 med initiativer i forhold til såvel psykisk som fysisk arbejdsmiljø. Det er tilsynets indtryk at der er fulgt op på denne handlingsplan. Fastholdelse og rekruttering af nye medarbejdere Ved tilsynsmødet præsenterer de tilstedeværende medarbejdere enkeltvis egen faglig baggrund. Ud fra det oplyste er personalegruppen ved Bostedet Ellengården karakteriseret at stor erfaring, og med mange forskellige kompetencer, som har relevans i forhold til arbejdets karakter og indhold. Personaleudvikling personaleuddannelse Ved Ellengården er der nedsat en kompetenceudviklingsgruppe bestående af medarbejdere og ledelsesrepræsentanter, som prioriterer og tilrettelægger intern efteruddannelse for personalet. Gruppen har i foråret arrangeret en halv temadag med oplæg om kompetenceafklaring og kompetenceudvikling. Der arbejdes også med Familiesamtale opkvalificering af interviewguide i forbindelse med udarbejdelse af opholdsplan og udredning. Der udtrykkes fra medarbejder positive forventnin- 7
ger til, at det bliver nemmere at strukturere tiden og at få et overblik over behovet for støtte og hjælp, således at der hurtigere kan laves konkrete aftaler. Øvrige emner tilbuddet ønsker fremført Ved afslutningen af tilsynet har tilbuddet mulighed for at fremføre emner, som ikke er blevet berørt under tilsynet. Der nævnes ikke sådanne emner ved dette tilsyn. Kvalitet og udvikling af tilbuddet Igangværende eller planlagte udviklingstiltag Ud over den tidligere nævnte udvikling af kontaktpersonarbejdet med familiesamtaler, har Bostedet Ellengården flere parallelle udviklingstiltag. Der arbejdes med videreudvikling af det faglige fundament i form af en såkaldt drejebog. Der arbejdes med det organisatoriske fundament i form af en Medarbejderhåndbog. Sideløbende med dette bliver der taget hånd om at vedtage en række politikker, hvor det findes hensigtsmæssigt, eksempelvis en alkoholpolitik. Tilsynets vurdering Dette varslede tilsyn ved Bostedet Ellengården efterlader et indtryk af et velfungerende tilbud til familier, som har brug for et midlertidigt ophold, og hvor de fem beboere, som der er dialog med, samstemmende giver udtryk for at være meget tilfredse med det tilbud, som de modtager. Opsamlende kan nævnes: At Bostedet Ellengården er i en konsoliderende fase i forhold til målsætninger og praksis. At medarbejdere udviser stort engagement og giver udtryk for at være en del af en arbejdsplads i en god og spændende faglig udvikling. At beboerne føler sig respekteret og anerkendt i mødet med medarbejderne. At medarbejderne har et indfølende sprogbrug og en respektfuld omgangsform i forhold til kontakten med familierne. At Bostedet Ellengården har en forståelse for kompleksiteten i, og redskaber til at håndtere, at man på den ene side kan være konfronterende i forhold til problematiske forhold i en familie, og på den anden side kan opnå tillid og fortrolighed i samarbejdet med familierne. At Bostedet Ellengården forholder sig aktivt til at udvikle og fastholde et godt arbejdsmiljø for medarbejderne. På tilsynet drøftes dilemmaer i forhold til frivilliges opgaver og ansvar, og på baggrund af denne dialog vil tilsynet anbefale, at der udarbejdes en egentlig frivilligpolitik på tilbuddet. Der er under forberedelse, udførelse og bearbejdelse af dette tilsyn ikke set eller hørt om forhold, som giver anledning til påbud eller henstillinger, men tilsynet har følgende anbefaling: At Bostedet Ellengården udarbejder en egentlig frivilligpolitik, herunder afklarer eksempelvis de frivilliges råderum, tavshedspligt, straffeattest, afgrænsning af opgaver og ansvar. 8