KL Danske Regioner Økonomi- og Indenrigsministeriet Social- og Integrationsministeriet Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Finansministeriet 2.4 Initiativbeskrivelse Fuldt digitaliseret kommunikation på tværs af sundhedsvæsenet Delinitiativ 2.4a Fuld teknisk implementering af MedCom-meddelelser i regioner og kommuner Målsætning Som et led i Strategi for digital velfærd aftales en målsætning for implementering af MedCom-meddelelser i alle regioner og alle kommuner: Med udgangen af 2013 er alle relevante MedCom-meddelelser 100 pct. teknisk implementeret for patienter i både regioner og kommuner. Der følges løbende op på fremdriften i forhold til målsætningen. Formålet med målsætningen er at sikre fuld teknisk implementering af MedCommeddelelser i regioner og kommuner. Målsætningen ligger i forlængelse af både regionale pejlemærker og kommunale målsætninger på feltet. En fællesoffentlig målsætning for udbredelsen understreger den gensidige afhængighed, kommuner og regioner har i arbejdet med udbredelsen. Indikatorerne for implementering findes allerede defineret i regi af MedCom. Beskrivelse af initiativ Der er opstillet målsætninger for den tekniske udbredelse af MedCommeddelelser på sygehusene i den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi 2011-2015. Målsætningen lyder, at inden udgangen af 2012 er alle MedCom-standarder fuldt udbredt på samtlige regioners sygehuse. Dette mål indgår også som pejlemærke i Regionernes Sundheds-it (RSI). Kommunerne har forpligtet sig i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi til fuld implementering af en række centrale MedCom-beskedtyper. Det bemærkes, at målsætningen i regioner og kommuner knytter sig til, at MedCom er gået fra såkaldte korrespondancebeskeder til beskeder med mere fast indholdsdefinition, som samtidig sikrer, at beskedindhold i høj grad standardiseres på tværs af regioner og kommuner. Indsatsen i kommuner og regioner er allerede langt, således er løsningen mange steder allerede i fuld anvendelse, eller der ligger planer for implementering. Initiativet understreger, at der mellem parterne er enighed om at sikre forudsætningerne for bred udbredelse af brugen af MedCom-beskederne, og at det er en fælles opgave.
Organisering Den løbende monitorering forelægges bestyrelsen for national sundheds-it. Relevant status forelægges Styregruppen for strategi for digital velfærd. Proces for implementering Initiativet iværksættes medio 2013, og der følges op kvartalsvist, indtil 100 pct. s målsætningen er opnået. Parterne iværksætter korrigerende aktiviteter, såfremt fremdriften ikke holdes. 2
Delinitiativ 2.4b Analyse af indikatorer for organisatorisk understøttelse af MedCom-kommunikationen Målsætning I løbet af de seneste 15 år er anvendelsen af MedCom-beskeder som digital kommunikation mellem sektorer i sundhedsvæsnet steget støt. Som et led i Strategi for digital velfærd er det et mål, at sundhedspersonale som udgangspunkt benytter sig af MedCom-meddelelser til at udveksle oplysninger tværsektorielt, der knytter sig til standardforløb ved overdragelse af patienter mellem sektorerne: Målsætningen er, at alle kommuner og regioner i forbindelse med fastsættelse og opfølgning på sundhedsaftalerne fastlægger modeller for organisatorisk understøttelse af tværsektorielt samarbejde, herunder håndtering og opfølgning på MedCom-meddelelser. Den aftalte model skal være i fuld anvendelse senest 2014. Der følges op med indikatorer for anvendelse. Digitalisering af den tværsektorielle kommunikation indebærer dels udfordringer i forbindelse med organisatorisk implementering, dels udfordringer i forbindelse med den tekniske implementering, jf. initiativ om fuld teknisk implementering af MedCom-meddelelser i kommuner og regioner. Det er centralt for realisering af gevinsterne ved digital kommunikation, at den organisatoriske understøttelse er på plads. Opgørelser af antal meddelelser fordelt på regioner og kommuner, som er udarbejdet i forbindelse med evaluering af kommunalreformen, viser, at anvendelsen af meddelelserne varierer. En del af variationen skyldes, at man mellem nogle kommuner og regioner har arbejdet længe med organisatorisk at understøtte beskedkommunikationen, mens denne indsats i andre dele af landet vil være en ny opgave. På det enkelte sygehus kan kommunikationsformen med kommunerne variere alt efter, hvilken kommune, kommunikationen sker med. Det kan bidrage til at skabe usikkerhed om koordineringen af patientforløb. Parterne bag Strategi for digital velfærd ønsker at sikre, at de kvalitative og forløbsmæssige gevinster ved meddelelserne realiseres i hele landet, og det er vurderingen, at disse gevinster i høj grad er bundet op på, at der lokalt er en fælles forståelse af, hvordan beskederne bedste kan bruges til at understøtte dialog, opgaver og samarbejde i det daglige. Modeller for godt samarbejde vil naturligt variere afhængig af samarbejdstradition, organisering mv., men parterne er enige om, at der med fordel kan opstilles en tjekliste over organisatoriske og samarbejdsmæssige forhold, som parterne bør have klar aftale om. Det skal bidrage til mere systematisk og bedre organisatorisk understøttelse af de eksisterende MedCom-beskeder og anvendelsen heraf. Endvidere forventes det at være muligt at belyse effekten af den organisatoriske implementering ved en række indikatorer på effektmål. 3
Beskrivelse af initiativ Der antages at være to hovedårsager til, at der endnu ikke er fuld organisatorisk understøttelse af MedCom-kommunikation: 1. Den tekniske implementering af beskederne er gennemført, men den organisatoriske brug af beskederne er ikke indarbejdet i arbejdsgange på sygehuse og i kommuner, og kommunikation foregår derfor fortsat papirbaseret eller pr. telefon. 2. Beskederne understøtter ikke sundhedsvæsenets forretningsmæssige behov. Det kan fx skyldes, at beskederne ikke kommer tilstrækkeligt hurtigt frem. Dette kan også skyldes, at det ikke er alle steder i landet, at man har taget den nyeste version af beskederne i brug. Initiativet forventes at have en række procesrelaterede gevinster for personalet i sundhedsvæsenet i form af nemmere og mere fleksibel kommunikation mellem sygehus og kommune. Det giver fleksibilitet for personalet, bl.a. ved at forgæves telefonopkald eller afsendelse af papirbreve kan undgås. Endvidere forventes der en række kvalitative gevinster i form af bedre sammenhæng og koordination af indsatsen for den enkelte patient. Analyse Der igangsættes en todelt analyse. Inden indgåelse af aftale om Strategi for digital velfærd udpeges konkrete indikatorer, som viser graden af implementering i den enkelte kommune og region og i landet som helhed. Indikatorerne omfatter som minimum følgende parametre: Antal og andele afsendte og modtagne beskeder på relevante beskedtyper. Løbende monitorering på rettidig afsendelse af beskeder og rettidig aflæsning af beskeder i kommuner og regioner. På baggrund af disse indikatorer samt dialog med regioner og kommunerne skal der: Formuleres en tjekliste for de centrale organisatoriske og samarbejdsmæssige forhold, der bør være håndteret parterne imellem (udarbejdes med afsæt i eksisterende modeller for samarbejde). Foretages en baselinemåling for niveauet af organisatorisk implementering af MedCom-standarderne i regioner og kommuner til brug for senere opfølgning. Designes en proces for løbende monitorering. Sigtet med initiativet er, at regionerne og kommunerne i regi af sundhedsaftalerne indgår aftaler om frister, tilgængelighed, svartider mv. vedr. den daglige brug af beskederne. Der sigtes imod, at den udarbejdede tjekliste kan danne basis herfor. 4
Tjeklisten bør som udgangspunkt stille krav til to niveauer af organisatorisk implementering; dels aftaler på ledelses- og kompetenceniveau, og dels aftaler om håndtering i forbindelse med selve processen knyttet til det konkrete patientforløb. De fastsatte målsætninger samt lokale aftaler om milepæle og deadlines for implementering og ibrugtagning koordineres og forankres i regi af sundhedsaftalerne. Analysens udgangspunkt er, at data på indikatorerne kan trækkes i regioners og kommuners eksisterende systemer, centrale sundhedsregistre og MedComstatistikker. I første omgang opstilles indikatorer for implementering af målsætningen i forbindelse med indgåelse af aftale om Strategi for digital velfærd i september 2013. Disse baseres på eksisterende og centrale datakilder. I forlængelse af økonomiaftalerne valideres indikatorer, tjeklister mv. i samarbejde med kommuner og regioner. Analysens konklusioner forelægges den nationale bestyrelse for sundheds-it, som bl.a. giver anbefalinger til: Hvordan indikatorer for implementering af MedCom-standarder kan indarbejdes i det regionalt forankrede initiativ vedr. målbillede for anvendelse af den kliniske it-arbejdsplads. Hvordan indikatorer kan implementeres i kommunalt regi. Hvordan sundhedsaftalerne kan bruges som redskab til at understøtte den organisatoriske implementering af MedCom-standarder. Organisering Bestyrelsen for sundheds-it får kvartalsvist forelagt status på fremdriften. Styregruppen for strategi for digital velfærd vil løbende og mindst halvårligt blive orienteret om fremdriften. KL og Danske Regioner har ansvaret for at iværksætte korrigerende aktiviteter, såfremt initiativets målsætninger ikke kan indfries rettidigt. Proces for implementering Analysen er tilrettelagt med henblik på aftale om målsætning og konkrete indikatorer i forbindelse med aftale om Strategi for digital velfærd i september 2013. Opfølgning på indikatorerne for organisatorisk implementering begynder i 3. kvartal 2013 i bestyrelsen for national sundheds-it. Inden udgangen af 2014 har alle kommuner og regioner i forbindelse med fastsættelse og opfølgning på sundhedsaftalerne implementeret modeller for organisatorisk understøttelse af tværsektorielt samarbejde. 5
Delinitiativ 2.4c Videre udbredelse og videreudvikling af MedCom-beskeder knyttet til psykiatrien og socialområdet Målsætning Der er i de seneste 15 år opbygget en solid og robust it-infrastruktur omkring MedCom-kommunikationsstandarderne, der benyttes til elektronisk udveksling af recepter, henvisninger, udskrivningsbreve og anden beskedbaseret kommunikation mellem sundhedsvæsenets parter. Initiativet har til formål at skabe beslutningsgrundlaget for at opstille mål for udbredelse af eksisterende beskeder til samarbejde om patientforløb, der knytter sig til psykiatrien i regionerne og det sociale område i kommunerne. Beskrivelse af initiativ Standarderne understøtter en række situationer, hvor sygehuse og kommuner har behov for at udveksle oplysninger om patienter i forbindelse med fx indlæggelse og udskrivning. Brugen af beskederne i samarbejdet mellem region og kommune har i dag primært sigte på stationære, somatiske patienter, der er i kontakt med sundhedssøjlen i kommunerne. Der er derfor behov for at få beskederne ibrugtaget i samarbejdet om psykiatriske patienter samt patienter, der i kommunerne hører under det sociale område. Fordelene ved anvendelse af MedCom-meddelelserne er, at oplysninger tilgår de relevante aktører rettidigt, ligesom det gør sygehuse og kommuner uafhængige af fax, telefon og åbningstider og bidrager til ensartede samarbejdsprocesser. Der er i 2013 af MedCom gennemført en kortlægning af kommunikationen mellem regioner og kommuner om psykiatriske patienter. Den viser, at kun 16 kommuner i dag anvender MedCom-meddelelser på social-, psykiatri- og handicapområdet og med meget lille volumen, hvorfor der kan være tale om fejlagtigt afsendte meddelelser. Kommunikationen foregår derfor hovedsageligt ad andre kanaler. Der vurderes derfor at være et særdeles stort potentiale i at udbrede meddelelserne til også at omfatte samarbejdet om den psykiatriske patient og patienter med berøring til det øvrige socialområde i kommunerne. Regionerne skelner ikke mellem psykiatriske og somatiske forløb, og har derfor klargjort til beskedkommunikation med kommunerne på alle hospitaler. Der eksisterer i dag en række tekniske begrænsninger i kommuner med understøttelsen, fordi MedCom-beskederne kun er implementeret i de kommunale EOJ er, som i hovedreglen ikke anvendes på socialområdet og heller ikke i socialpsykiatrien. Som et led i initiativet afdækkes derfor forudsætninger og muligheder for implementering af MedCom-standarderne i kommunerne, herunder i digitalisering af handicapområdet og udsatte voksen-området (DHUVsystemet), således at tværsektorielt samarbejde med MedCom-beskeder også kan omfatte samarbejde om psykisk syge borgere.
Som led i analysen sættes mål for hensigtsmæssig udbredelse af beskedbaseret kommunikation mellem sektorerne om patienter, der håndteres henholdsvis i psykiatrien i regionerne og af socialområdet i kommunerne. Målsætningerne om teknisk og organisatorisk implementering af MedCom-meddelelser skal dermed på sigt eventuelt udvides på baggrund af analysens resultater. Organisering Opgaven forankres i regi af den nationale bestyrelse for sundheds-it, som godkender og fastlægger de nærmere rammer for analysen. Til at følge analysen nedsættes en følgegruppe med repræsentation fra regioner og kommuner. MedCom er projektleder på initiativet. Fremdriften på initiativet forankres i bestyrelsen for national sundheds-it. Resultaterne af analysen med forslag til evt. relevante fremadrettede indsatser forelægges for Styregruppen for strategi for digital velfærd, der også beslutter udmøntningen af midler på baggrund af en indstilling fra den nationale bestyrelse for sundheds-it. Proces for implementering Fase 1: September 2013- februar 2014 Fase 2: Marts 2014-maj 2014 Analysen iværksættes i september 2013 og afsluttes marts 2014. Analyse afsluttes, og evt. initiativ på baggrund af resultater beskrives, herunder forslag til udvidelse af målsætninger om teknisk og organisatoriske udbredelse. Alternativt skal forelægges forslag til understøttelse, som ikke er MedCombaseret, hvis dette vurderes mere hensigtsmæssigt. Resultatet foreligger rettidigt til at indgå i ØA15, hvis relevant. 7