BYRÅDETS TEMADRØFTELSE OM STYRING, STRUKTUR OG SAMARBEJDSKULTUR Side 1 af 12
Læsevejledning Nedenfor finder du det primære materiale til den kommende temadrøftelse i Byrådet vedr. Styring, struktur og samarbejde. Materialet indeholder Styringsudvalgets foreløbige overvejelser i forhold til temaerne: Politikudvikling med Byrådet i førersædet Mødestruktur for de faste udvalg, ændring i antallet af udvalg, brugen af 17.4 udvalg og anvendelsen af vederlag. Politisk ledelsesinformation Drøftelserne på temamødet vil tage udgangspunkt i dette materiale. Derudover er der vedlagt en større mængde bilag i hæftet Bilagssamling til baggrundsmateriale for Byrådets temadrøftelse om styring, struktur og samarbejdskultur. Disse bilag er dels relateret til: Tema 1. Politikudvikling med Byrådet i førersædet i form af en oversigt over Hvem beslutter hvad i Aarhus kommune, Tema 3: Politisk ledelsesinformation i form af udklip for årsberetning for 2014 regnskabet. Samt orienteringsbilag indeholdende pejlemærkerne for styringsudvalgets arbejde. Det første bilag vedr. Hvem beslutter hvad bør du forholde dig indholdsmæssigt til, hvorimod du ikke behøver at læse det andet bilag vedr. Politisk ledelsesinformation, men blot forhold dig til om den måde, hvorpå regnskabsresultaterne er præsenteret på rent formidlingsmæssigt skaber overblik og mening. God læse lyst. Side 2 af 12
Tema 1: politikudvikling med Byrådet i førersædet Det blanke papir en metafor til politikudvikling Styringsudvalget har i forbindelse med arbejdet med pejlemærke 1, Et politisk afsæt hvor byrådet sætter retning og følger op, drøftet muligheden for, at byrådet inddrages tidligt i politikudvikling. Intentionen er, at byrådspolitikerne i højere grad har mulighed for at sætte den politiske retning og har serveretten forbindelse med politikudvikling. En afgørende forudsætning for at dette kan ske er, at der skabes tid til dette inden for den nuværende tidsmæssige ramme for byrådets arbejde. Styringsudvalget har bl.a. afsøgt, hvordan andre kommuner arbejder med politikudvikling. Styringsudvalget er bl.a. blevet inspireret af Skanderborg og Hedensted, der begge arbejder med politikudvikling ud fra det blanke papir, hvor politikudviklingen starter med en temaoverskrift og ingen rammesættende beskrivelser fra administrationens side. Denne tænkning har udvalget drøftet i forhold til, hvordan den kan overføres til Aarhus Kommune som en grundlæggende metafor eller tilgang til politikudvikling, der forpligtiger de enkelte afdelinger til at inddrage politikerne tidligt i politikudviklingen. Styringsudvalget har drøftet det blanke papir som en metafor for politikudvikling ud fra følgende karakteristika: En overskrift for temaet ingen rammesættende oplæg eller notater fra embedsværket. En åben og faciliteret dialog målet er ikke enighed eller beslutninger men undersøgelse af et politisk tema. Kodeks for godt samarbejde er en forudsætning. (Respekt, tillid, samarbejde) Dialogen kan være en kort holdningstilkendegivelse på et tema eller en indledende dialog til en længere proces. Output for det blanke papir forpligter i forhold til den videre politikudvikling. At politikudviklingen ses i en fireårig cyklus i relation til en hel byrådsperiode, således at politikudviklingen hovedsageligt sker i starten af perioden. Udover at arbejdet med det blanke papir giver politikerne mulighed for at sætte retning tidligt i politikudviklingen, egner tilgangen sig også særligt godt til at skabe mere ligeværdige undersøgende dialoger, der understøtter samskabelse mellem politikere, borgere og eksperter m.fl., jf. også intentionerne i bl.a. Kommune forfra. Hvordan magistratsafdelingerne konkret designer de enkelte procesforløb for politikudvikling kan være mangeartet og afhænger af intentionen med politikken, herunder f.eks. om den er tværgående. Der vil ligeledes fra gang til gang være forskel på, om det blanke papir bruges i byrådet i forbindelse med temadrøftelser, gennem de stående udvalg eller alternativt via nedsættelse af 17.4-udvalg. Side 3 af 12
Hvem beslutter hvad ser byrådet de rigtige sager? For at understøtte byrådets mulighed for (og skabe plads til) at være mere politikudviklende, har Styringsudvalget kortlagt og drøftet, hvilke sager der bliver forelagt byrådet as is. Spørgsmålet om, hvem der beslutter hvad, er reguleret i lovgivningen, i styrelsesvedtægten, i decentraliseringsordningen, i byrådsbeslutninger og i praksis. Byrådet er øverste myndighed i kommunen. Det er altså byrådet, der bestemmer, hvem der beslutter hvad i Aarhus Kommune, medmindre det er fastlagt i lovgivningen. Byrådet har vedtaget en styrelsesvedtægt, som overordnet delegerer kompetence i Aarhus Kommune. I styrelsesvedtægten for Aarhus Kommune er den under Magistraten hørende umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender henlagt til de enkelte magistratsmedlemmer til udførelse på disses ansvar inden for rammerne af meddelte bevillinger og i overensstemmelse med reglementer mv., der er fastsat af byrådet. Udgangspunktet er således, at den enkelte rådmand/borgmester har kompetencen og ansvaret i de sager, der hører under dennes afdeling. Det er hermed den enkelte rådmand/borgmester, der har ansvaret for, at de relevante sager forelægges byrådet. En række sager skal imidlertid forelægges byrådet eller Magistraten, uanset hvor kompetencen som udgangspunkt ligger efter styrelsesvedtægten. En sag skal forelægges byrådet: Når det er bestemt i loven, at kompetencen ligger hos byrådet og ikke kan delegeres (fx hvis der står i loven, at byrådet i et møde skal beslutte). Når byrådet har besluttet, at en bestemt sagstype skal forelægges byrådet. Hvis sagen er principiel, har væsentlige konsekvenser, eller hvis der i øvrigt er tvivl om byrådets holdning til sagen (dette følger i dag af praksis). Det er således ofte et konkret skøn, om en sag skal forelægges byrådet, og det er som anført rådmanden/ borgmesteren, der har ansvaret for, at de relevante sager forelægges byrådet. Der er vedlagt en række oversigter, som beskriver sagstyper og sager, som skal forelægges byrådet efter de nuværende regler, byrådsbeslutninger og praksis. Der vil herudover være et større antal sager, som ud fra et konkret skøn skal forelægges byrådet. Byrådet har desuden besluttet, at en række sagstyper skal forelægges Magistraten eller et udvalg, at byrådet tilbagevendende skal orienteres om visse forhold, samt at bestemte procedurer skal følges i bestemte sager. Det er også beskrevet i oversigterne. Oversigterne er lavet ud fra den viden, der umiddelbart har været mulig at afdække, og er derfor ikke nødvendigvis udtømmende. Der er lavet én oversigt pr. magistratsafdeling samt tre generelle oversigter om økonomi, personale og diverse, som gælder for alle magistratsafdelinger. Side 4 af 12
Styringsudvalget ønsker på baggrund af ovenstående en dialog med byrådet omkring perspektiverne og udfordringerne i at bruge det blanke papir i forhold til politikudvikling. I forbindelse af drøftelsen om politikudvikling bør hvem beslutter hvad inddrages i drøftelserne, herunder overordnede overvejelser i forhold til om det er de rigtige sager, der forelægges byrådet på tværs af afdelingerne, og hvordan der kan arbejdes videre med hvem beslutter hvad, så det understøtter og skabes mere plads til politikudvikling. Side 5 af 12
Tema 2: Mødestruktur for de faste udvalg, ændring i antallet af udvalg og brugen af 17.4 udvalg Mødestruktur for de faste udvalg I aftalen vedr. styring, struktur og samarbejdskultur er der enighed om, at der skal ske en styrkelse af de faste udvalg, herunder udvikling af udvalgenes mødeform og mulighed for at bidrage til politikudvikling. I den forbindelse har Styringsudvalget drøftet forskellige modeller for en fælles mødedag for de faste udvalg for at styrke muligheden for at holde fællesmøder på tværs af udvalgene. Dette praktiseres i flere andre kommuner, bl.a. Skanderborg og Frederiksberg. En samlet mødedag kan udover at skabe mulighed for tværgående drøftelser også gøre planlægningsarbejdet nemmere for byrådsmedlemmerne og hjælpe med til at afgrænse mødeaktiviteterne af hensyn til job, uddannelse og familie. Det kan bidrage til at gøre byrådshvervet mere attraktivt og på sigt lette rekrutteringen af kandidater til byrådet. Omvendt er der også ulemper forbundet med en fælles mødedag, såsom bindinger i konstitueringen. Til drøftelsen på byrådets temamøde opstilles to modeller for en fast mødedag ud fra følgende præmisser: Alle udvalgsmøder afvikles samme dag hver anden uge (model 1) eller hver uge (model 2). Der opereres i modellerne med fem faste udvalg. Det endelige antal i den kommende byrådsperiode vil afhænge af, om Økonomiudvalget kan nedlægges samt om Social- og Beskæftigelsesudvalgene kan sammenlægges. Teknisk Udvalg vil fortsat skulle holde ugentlige møder. Møder á 2 timers varighed samt 30 min. pause mellem mødeblokkene til oprydning og skift af lokation. Starttidspunktet i de to scenarier er sat til kl. 14, men et tidligere starttidspunkt kan overvejes. Det vil levne plads til eksempelvis 17,4-udvalgsmøder senere på dagen. Model 1: To samtidige møder hver anden uge (TU fortsat hver uge) Tidsrum Mødelokale A Mødelokale B 14:00 16:00 Udvalg 1 Udvalg 2 Pause 16:30 18:30 Udvalg 3 Udvalg 4 Pause 19:00 21:00 Udvalg 5 Model 2: Ingen samtidige møder Tidsrum Mødedag uge 1 Mødedag uge 2 14:00 16:00 Udvalg 1 Udvalg 1 Pause 16:30 18:30 Udvalg 2 Udvalg 4 Pause 19:00 21:00 Udvalg 3 Udvalg 5 Side 6 af 12
Reduktion i antallet af faste udvalg Styringsudvalget har drøftet muligheden for at sammenlægge og eventuelt nedlægge enkelte faste udvalg for på den måde at skabe mere rum og tid til politikudvikling samt anvendelse af 17.4-udvalg. Sammenlægning af beskæftigelses- og socialudvalgene Tidligere har det ikke været muligt at sammenlægge beskæftigelses- og socialudvalgene pga. lovgivningen. Da lovgivningen er blevet ændret, er der nu ikke noget til hinder for en sammenlægning. Derfor har Styringsudvalget drøftet denne mulighed og ønsker at høre byrådets overvejelser i forhold hertil. Nedlæggelse af Økonomiudvalget Styringsudvalget har indledt en dialog med Social- og Indenrigsministeriet om muligheden for at nedlægge Økonomiudvalget. Ministeriets umiddelbare tilkendegivelse går på, at der i en magistratsstyret kommune skal være faste udvalg. Antallet af faste udvalg og deres sagsområder ligger derimod ikke fast. Herefter bliver problemstillingen ifølge ministeriet, om Økonomiudvalgets opgaver kan overtages af andre organer i kommunen. Det gælder særligt med hensyn til de sager, som byrådet hidtil har henvist til Økonomiudvalget for en nærmere prøvelse. Hvis Økonomiudvalget nedlægges, vil byrådet i stedet kunne henvise en sag til et af de andre udvalg eller til (yderligere) behandling i Magistraten. Borgmester og rådmænd skal stå til disposition for det udvalg, som sagen måtte blive henvist til. Dermed vil byrådet fortsat have mulighed for at få efterprøvet og oplyst en sag nærmere af et uafhængigt organ, inden byrådet træffer endelig beslutning i sagen. Ovenstående skal ses i sammenhæng med, at Magistraten er udvidet med tre øvrige medlemmer og derfor har en bredere politisk repræsentation. Styringsudvalget ønsker byrådets input til overvejelserne om Økonomiudvalget. Anvendelsen af 17 stk. 4-udvalg Styringsudvalget ønsker en generel drøftelse af, hvordan 17.4-udvalg i fremtiden skal anvendes i Aarhus Kommune. For at kvalificere drøftelsen er der i det følgende en kort beskrivelse af den nuværende brug af 17.4-udvalg, samt hvordan udvalgene bruges i andre kommuner. Baggrunden for 17 stk. 4-udvalg 17 stk. 4. i kommunestyrelsesloven giver kommunalbestyrelsen mulighed for at nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forbedrende eller rådgivende funktioner for kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget eller de stående udvalg. I bestemmelsen står der videre, at kommunalbestyrelsen bestemmer de særlige udvalgs sammensætning og fastsætter regler for deres virksomhed Side 7 af 12
Det betyder, at det af lovbestemmelsen ikke er givet, hvad et 17 stk. 4-udvalg skal beskæftige sig med, hvem eller hvor mange medlemmer, der kan sidde i udvalget, eller for hvor lang tid udvalget er nedsat. 17 stk. 4-udvalg bliver følgelig anvendt forskelligt fra kommune til kommune, men også med stor variation inden for den enkelte kommune. Eksisterende 17 stk. 4-udvalg i Aarhus Kommune I Aarhus Kommune er der aktuelt erfaringer med tre 17 stk. 4-udvalg: Medborgerskabsudvalget, Internationaliseringsudvalget og Styringsudvalget. Ud over at alle tre udvalg er nedsat af byrådet efter 17 stk. 4. i kommunestyrelsesloven og har policyudvikling som genstandsfelt, er de forholdsvis forskellige, når det gælder deres opgaver, antallet af medlemmer, medlemssammensætningen og den tidsperiode, de er nedsat for. Deres forskellige karakteristika er gengivet i tabellen herunder. Forskellighederne afspejler, at 17 stk. 4-udvalgene i Aarhus Kommune nedsættes ad hoc, og at deres opgaver, antallet af medlemmer, medlemssammensætning eller tidsperiode ikke følger en på forhånd vedtaget plan. Navn Opgaver Medlemmer Tidsperiode Medborgerskabsudvalget 8 borgere: Udvalgt blandt 750 tilfældige borgere i Aarhus Kommune Internationaliseringsudvalg 7 øvrige medlemmer udpeget af Magistraten. I alt 3 medlemmer Styringsudvalget Seks opgaver givet i et byrådsvedtaget kommissorium: Formulere forslag til medborgerskabspolitik Udvikle et bredt og alsidigt katalog over borgerinddragelsesmetoder Gentænke kommunikationen mellem borger og kommuner Arbejde videre med mangfoldighedens dag Udvikle en model for anvendelse af deltagerbudgetter Varetage inddragelse af etniske minoritet Kommissoriet er overordnet fastlagt i byrådsindstillingen med ordlyden: Udarbejde strategier og forslag til initiativer, der kan styrke Aarhus internationale tiltræknings- og gennemslagskraft. Kommissoriet er overordnet fastlagt i byrådsindstillingen med ordlyden: Styringsudvalget skal for det første beskrive den nuværende styringskæde fra byrådet til og med institutionsniveau. For det andet skal I alt 16 medlemmer. 8 politikere: 1 fra hvert af partierne i byrådet I alt 10 medlemmer 3 politikere udpeget af byrådet Alle 3 er politikere udpeget af byrådet 2 år: 2014 2015. 2 år: 2015-2016 1 ½ år: 2015 til medio 2016 Side 8 af 12
udvalget efter dialog med bl.a. udvalgene, Magistraten, direktørgruppen og medarbejderne fremsætte forslag og anbefalinger til den fremadrettede styring af Aarhus Kommune. Andre kommuners brug af 17.4-udvalg Skanderborg Kommune arbejder systematisk og strategisk med anvendelsen af 17.4- udvalg. I starten af en ny byrådsperiode vedtager byrådet i Skanderborg en udviklingsstrategi med ti temaer, der danner rammen om byrådets arbejde. Ud af de ti temaer organiseres arbejdet med fem af dem i 17 stk. 4-udvalg ( særlige udvalg ). De resterende temaer forankres i de faste udvalg. De særlige udvalg i Skanderborg Kommune er kendetegnet ved at: De arbejder tidsmæssigt forskudt i hver seks måneder Der afholdes et møde om måneden af to timer Der sidder fem byrådsmedlemmer Der sidder borgere, virksomheder m.fl. med en viden og ressource i forhold til det specifikke tema Der udarbejdes kommissorier for arbejdet, der ligesom udvalgets sammensætning fremsendes til godkendelse i byrådet Andre aktører inviteres med i arbejdet via dialogmøder mv. Deltagelse i et 17.4-udvalg honoreres med vederlag. Skanderborg Kommunes model for 17 stk. 4-udvalg adskiller sig dermed væsentlig fra den måde Aarhus Kommune anvender 17 stk. 4-udvalg. Hvor 17 stk. 4-udvalg i Aarhus Kommune nedsættes løbende og uden en bagvedliggende plan, er både antallet af 17 stk. 4-udvalg, deres opgaver og tidsperiode fastlagt for en hel byrådsperiode ad gang i Skanderborg Kommune. Forudsætningen for Skanderborg Kommunes model er, at byrådet enstemmigt i starten af hver byrådsperiode vedtager en udviklingsstrategi. Der er således enighed om, hvilke temaer der skal prioriteres og nyde det fokus, som et 17 stk. 4-udvalg giver. Læs evt. mere om Skanderborgs udviklingsstrategi her. På baggrund af ovenstående ønsker Styringsudvalget en drøftelse af, hvordan 17.4- udvalg på sigt kan anvendes i Aarhus Kommune. Afslutningsvis vil det ligeledes være relevant, at byrådet forholder sig til, hvorledes eventuelle vederlag anvendes ved ændringer i udvalgsstrukturen. Til drøftelsen er reglerne om vederlag kort gengivet nedenfor. Udvalgsvederlag Efter lovgivningen er der en samlet ramme til udvalgsvederlag svarende til 180 % af vederlaget til borgmesteren. Rammen kan anvendes til vederlag til byrådsmedlemmer i såvel de faste udvalg, 17, stk. 4-udvalg, samt børn- og ungeudvalget (tvangsforanstaltninger mv.). Vederlaget til formænd for de faste udvalg samt børn- og ungeudvalget indgår ikke i rammen på 180 %. Side 9 af 12
Det er op til byrådet at bestemme, hvordan vederlagene skal fordeles mellem de forskellige udvalg. Fordelingen skal foretages forud for og med virkning for mindst ét regnskabsår ad gangen (normalt sker fordelingen for hele valgperioden). Fordelingen kan dog ændres i forbindelse med, at der foretages ændringer i udvalgsstrukturen, herunder at der nedsættes et 17, stk. 4-udvalg i løbet af valgperioden. Hvis antallet af faste udvalg reduceres, vil det således være op til byrådet at bestemme, hvordan den frigjorte del af rammen skal anvendes. Styringsudvalget ønsker (på baggrund af drøftelsen af antallet af faste udvalg og drøftelsen af anvendelsen af 17. stk. 4-udvalg) byrådets overvejelser om anvendelsen af vederlag, herunder fordele og ulemper ved anvendelse af vederlag til 17. stk. 4-udvalg. Side 10 af 12
Tema 3: Politisk ledelsesinformation Som et tredje tema sættes der fokus på Politisk ledelsesinformation, herunder det nye hjælperedskab, TARGIT-app en. Samt gentænkning af regnskabsproceduren og sammenhæng mellem mål og midler. I forbindelse med Styringsudvalgets arbejde med pejlemærke 1, et politisk afsæt, hvor byrådet sætter retning og følger op, er der blevet kortlagt og arbejdet med de informationer, byrådet modtager med status på kommunens mål. Både i form af de store afrapporteringer, budgettet, regnskabet og andet, men også den løbende information byrådet, magistrat og udvalg får om status og målopfyldelse. Desuden er der set på inspiration fra andre kommuner. Det er afgørende, at byrådet løbende får de relevante oplysninger, som gør det muligt at sætte en retning, men også at følge op på det. Derudover er det også væsentligt, hvordan oplysningerne anvendes, drøftes og hvilke tilbagemeldinger, der når ud i magistratsafdelingerne. I forbindelse med den økonomiske politik er der lagt vægt på målstyring og kvartalsvis opfølgning i udvalgene foruden den årlige opfølgning i forbindelse med regnskabet. App til politisk ledelsesinformation For at styrke den tværgående ledelsesinformation har der været en proces med udarbejdelse af en app med ledelsesinformation til byrådsmedlemmerne i 2015. App en blev frigivet i en første version til byrådet d. 16. december 2015, hvor den blev lanceret af Styringsudvalget. App en bygger på oplysninger om de syv Aarhusmål samt informationer om befolkningsudvikling, kommunens økonomi og personale. Det er et fleksibelt værktøj under udvikling, hvor de nyeste informationer er tilgængelige, mens der arbejdes på at lægge de sidste mål og data ind i systemet. Værktøjet giver mulighed for at bearbejde og krydse forskellige data med tilgængelige filtre for at se på specifikke områder eller perioder. Formålet er at give alle byrådsmedlemmer mulighed for til enhver tid let at tilgå og bruge de nyeste data på de udvalgte områder og finde relevante oplysninger, links og rapporter. Regnskab Der er også arbejdet med at gentænke regnskabsmaterialet. En arbejdsgruppe har set på, hvordan afrapportering af regnskabet og formidlingen af det kan gøres på andre måder. Det er ændringer, der kan indarbejdes på både den korte og den lidt længere bane. Den første delopgave i projektet (den korte bane) er en årsberetning, som har til formål at forbedre formidlingen og skabe overblik af det samlede regnskabsmateriale inkl. målopfyldelsen i form af et resume. Denne vil blive udarbejdet med den kommende regnskabsaflæggelse for 2015. Et konkret eksempel på skabelonen for årsberetningen er vedlagt som bilag til drøftelse. Side 11 af 12
Efterfølgende og frem mod regnskab 2016 vil der blive arbejdet med et bredere fokus herunder i hvilket omfang, der kan saneres i det samlede regnskabsmateriale på over 600 sider. Målet er en meget betydelig sanering og forkortning af materialet fra Regnskab 2016. På baggrund af ovenstående ønskes der en drøftelse med byrådet af, om de nuværende tiltag på tilfredsstillende vis understøtter byrådets mulighed for at sætte retning og følge op, samt hvad der skal til for, at byrådet i endnu højere grad oplever sig velinformeret og har mulighed for at sætte retning og følge op. Side 12 af 12