NOTAT Dato Klik her for at angive tekst. Økonomisk afdeling Koncernservices Køge Kommune har igennem de senere år omlagt en række funktioner fra en decentral løsning til en fælles, samlet koncernservice, hvor én enhed løfter opgaven for hele koncernen/organisationen. Fordelene er ved en koncernservice frem for decentral løsning er effektivisering/rationalisering, kvalitetsforbedring reduktion af sårbarhed Køge Rådhus Torvet 1 4600 Køge www.koege.dk Tlf. 56 67 67 67 Kontakt: Pernille Skærbæk Tlf. +45 56 67 20 33 Mail fkf@koege.dk Centralisering giver endvidere lettere adgang til at gennemføre særlige tiltag og understøtte tværgående organisatorisk tænkning. I det følgende er kort beskrevet nogle funktioner/opgaver, som kunne interessante at afdække nærmere med henblik på vurdering af koncernservicepotentialet. 1. Koncernstyring af kommunens vognpark... 2 2. Administration af de kommunalt ejede almene ældreboliger... 2 3. Forsikring og forebyggende skadesarbejde... 2 4. Multifunktionsmaskiner og printere... 3 5. Kantinedrift/produktionskøkkener... 3 6. Strategisk udbud... 4 7. IT- projektledelse og digitalisering... 4 8. Økonomiservice... 5 Side 1 / 6
1. Koncernstyring af kommunens vognpark Kommunens forskellige forvaltninger og institutioner råder sammenlagt over ca. 250 indregistrerede køretøjer. De største ejere er ETK, Hjemmeplejen og Redningsberedskabet. Der har ikke hidtil været en fælles koordinering eller styring af de forskellige enheders køb af køretøjer, eller driften heraf. Som et led i kommunens arbejde med at blive certificeret som grøn transportkommune er der ved at blive udarbejdet en analyse af mulighederne for en egentlig "fleet management", hvor indkøb og drift af biler koordineres. Der vil kunne foretages en bedre udnyttelse af den eksisterende bilflåde, den vil kunne reduceres, der kan arbejdes med el-biler og der kan sikres en mere effektiv drift og vedligeholdelse af bilflåden. ETK, som i forvejen har mange køretøjer og et effektivt værksted, kunne være central spiller i etableringen af et "kørselskontor". En foreløbig opgørelse viser et besparelsespotentiale på omkring 1 mio. kr. 2. Administration af de kommunalt ejede almene ældreboliger Køge Kommune ejer 326 almene ældreboliger fordelt på 12 adresser. Det er Social- og Sundhedsforvaltningen, der anviser beboere til boligerne, ETK for vedligeholdelse og syn af lejligheder, medens lejekontrakter, budget og regnskab er udliciteret til DAB. Økonomiafdeling og Byrådssekretariat involveres i forbindelse med det almindelige tilsyn med almene boliger. De kommunalt ejede almene boliger hører til Ejendoms- og Driftsudvalget, medens boligselskabs-ejede almene boliger refererer til Økonomiudvalget. Det bør undersøges om den nuværende administration af de kommunalt ejede almene boliger kan forenkles. Det kan ske både ved forenklinger i fordelingen af opgaver mellem forvaltninger internt i Kommunen. Men det kan også ske ved enten at hjemtage opgaven fra DAB, - eller - som det var praksis i Skovbo Kommune - overdrage den samlede opgave til et boligselskab. Eventuelle besparelser ved omlægningen vil komme beboerne til gode i form af lavere husleje. Der vil således ikke umiddelbart være besparelser på det kommunale budget. 3. Forsikring og forebyggende skadesarbejde Køge Kommune har i mange år været selvforsikret. Der er dog tegnet samlede forsikring ved større hændelser som brand og vandskade m.v. Alle kommunens skader behandles centralt af kommunens risikokoordinator, der er placeret i Teknik- og Miljøforvaltningen. Arbejdsskader behandles ligeledes i det centrale forsikringskontor. Selvforsikringen har gennem de sidste 3-4 år indebåret betydelige besparelser, som dels er tilgået kommunekassen, dels er anvendt til forebyggende foranstaltninger i form af alarmerings- og overvågningsanlæg m..v. Ved sidste udbud af forsikringsopgaven her i 2015 er der opnået en yderligere besparelse på næsten 2 mio. kroner. Dette er et resultat af risikostyringsarbejdet, som har minimeret antallet af skader betydeligt. Side 2/6
Koncernstyringen af forsikringsområdet har vist sig at være en stor succes og det vil derfor blive overvejet, om der kan sættes yderligere ind på området, herunder omkring arbejdsskader. 4. Multifunktionsmaskiner og printere Stort set alle kommunale arbejdspladser, centrale som decentrale, har kopimaskiner/printere/multifunktionsmaskiner. Der har ikke hidtil været en fælles koordinering eller styring af de forskellige enheders køb af maskiner, eller driften heraf. Der er derfor ikke overblik, hvor mange og hvilke maskiner, det drejer sig om. Kommunen indgik i 2012 en forpligtende SKI-aftale på multifunktionsmaskiner og printere, og i den forbindelse blev Rådhusets maskinpark optimeret og tilpasset. Dvs. at antallet af maskiner og maskintyper blev tilpasset de konkrete behov. Det har afledt en økonomisk besparelse og en øget brugertilfredshed. Det vurderes, at potentialet ved en tilsvarende optimering af de decentrale institutioners multifunktionsmaskiner og printere kan være højt. Det kan i tillæg overvejes, om man fra centralt hold skal bistå de decentrale institutioner med en løbende optimering ved nykøb af multifunktionsmaskiner og printere, herunder vejledning om finansiering fx gennem kommuneleasing. Endelig kan det overvejes om det kan være relevant med en central itsupport af de decentrale multifunktionsmaskiner og printere. SKI-aftalen skal fornys i 2015. Kompetencerne til at optimere og supportere denne opgave vurderes at være til stede internt i organisationen, men skal selvfølgelig i givet fald indgå i en samlet prioritering af resurserne. Ydelserne vil også kunne købes hos eksterne konsulenter. 5. Kantinedrift/produktionskøkkener Køge Kommune har kantiner/produktionskøkkener flere forskellige steder: På Børneudvalgets område har vi 19 kommunale produktionskøkkener og 7 drevet ve via andre driftsformer. Til at drive de 26 køkkener er ansat køkkenledere svarende til 25,78 fuldtidsstillinger inkl. vikar). Køkkener indgår ofte i det pædagogiske arbejde. Køkkenerne bespiser 2105 børn (pr.1/2 2015) fordelt på 841 vuggestuebørn, 1246 børnehavebørn og 18 indsatsgruppebørn. Et enkelt dagtilbud får mad via ekstern leverandør, mens resten af de i alt ca. 3100 børn har madpakke med. På Social- og Sundhedsudvalgets område produceres døgnkost på Agerbækhuse og dagkost til Blumesvej. Der er ansat 4 fuldtidsmedarbejdere og 1 i flekjob på Agerbækhuse og en halvtidsmedarbejder på satellitten Føllehavegård. Der bliver desuden lavet mad (døgnkost) på Pedersvænge, Lyngtoften og Hegnetslund, hvor indkøb og madlavning er en del af den pædagogiske involvering og plan, men der er ikke tale om egentlige produktionskøkkener. Side 3/6
ITC har en kantine, hvor der er 1 fuldtidskøkkenleder ansat og brugerne deltager i produktionen. På værestederne er der mindre køkkener som en del af aktiviteterne. Der laves bl.a. varm mad en eller et par dage om ugen. På Økonomiudvalgets område leverer Rådhusets køkken mad til Rådhuset, Strandpromenaden og Vandrerhjemmet og har til dette formål er ansat 6 personer på fuldtid, 1 i flexjob, 1 elev p.t. 1 ekstra vikar). På Vandrerhjemmet har 1 fuldtidsansat + nogle personer i løntilskud, som indgår i et team, der både står for anretning af mad + rengøring på vandrerhjemmet. Rådhusets køkken laver mad til Rådhusets og Strandpromenadens medarbejdere, og står for mødeforplejning på alle tre adresser. På Ejendoms- og Driftsudvalgets område har kantinen på ETK har tilknyttet 1 person på fuldtid, hvor dog kun ca. halvdelen af arbejdstiden er knyttet til madproduktion. På Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget område findes kantiner på CDI - for 35 medarbejdere og op mod 60 elevkantine og på UUV personalekantine for 45 medarbejdere. På Kulturudvalgets område har de fleste haller køkken i et vist omfang med personale ansat. Hallerne er imidlertid selvejende. Teaterbygningen laver ikke varm mad selv, men leverer morgenmad, sandwich, smørrebrød og frokostbuffet til kurser og foreninger som kommer i huset. Svømmeland h ar et cafekøkken, som er forpagtet ud. Tapperiet har et minikøkken i tilknytning til cafeen, men har ikke egentlig madproduktion. Cafeen er drevet af frivillige. Som på andre områder kan der være stordriftsfordele ved at samle madproduktionen, og det kunne være umagen værd at afdække mulighederne ved at samle den kommunale madproduktionen eller dele heraf. Dette er fx sket på ældreområdet, der får leveret mad fra én ekstern leverandør. 6. Strategisk udbud Som nævnt tidligere har samling af udbudsfunktionerne givet gode resultater. En yderligere indsats kan ske gennem strategisk planlægning af udbud og indsats i forhold til controlling. Konkrete forslag til nye udbud på tværs af organisationen kunne være tøjvask (personale) og grafisk bistand og tryk. 7. IT- projektledelse og digitalisering IT-afdelingen har syv medarbejdere, der arbejder med ledelse af afdelingens egne projekter, samt ledelse af projekter i forvaltningerne. Herudover ydes der støtte til udarbejdelse, vedligeholdelse og realisering af kommunens digitaliseringsstrategi og til koordinering internt og koordinering med de nationale digitaliseringsinitiativer. Den nationale dagsorden for offentlig digitalisering startede forsigtigt med e- dagene for år tilbage. Det har udviklet sig til nationale strategier med løsninger, der er obligatoriske for borgerne. I takt med denne udvikling har det været nødvendigt for Køge Kommune at have medarbejdere, der har disse Side 4/6
opgaver som særligt fokusområde. Et eksempel er, at vi p.t. er ved er forberede indføring af systemer, der skal erstatte KMD s defacto monopol (sygedagpenge, kontanthjælp og KMD s sagssystem). De nationale digitaliseringsstrategier videreudvikles. P.t. arbejdes der på en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi og en ny fællesoffentlig digitaliseringsstrategi. Arbejdet med at digitalisere den kommunale forretning kommer således til at fortsætte. Køge Kommune er i samarbejde med 13 andre sjællandske kommuner i gang med at undersøge mulighederne for et samarbejde omkring den digitale udvikling. Tanken er, at vi ved at samarbejde om anskaffelse, indføring og forvaltning af de samme systemer, kan gøre det bedre og billigere. En stor del af Køge Kommunes IT-opgaver løses allerede som en koncernservice, og der arbejdes løbende med tilpasninger. 8. Økonomiservice I Køge Kommune løses i dag økonomiserviceopgaver på de tre niveauer: - i Økonomisk Afdeling, - i de økonomiske sekretariater i fagforvaltningerne - i de decentrale enheder/institutioner uden for rådhuset Koncernservice på økonomiområdet har ellers i stigende omfang vundet indpas i kommunerne efter kommunalreformen. Der er næppe tvivl om, at krisen og de stramme økonomiske rammer har understøttet denne udvikling. Det samme gælder de øgede statslige krav til kommunernes økonomistyring/ administration. Endelig giver den øgede digitalisering på en gang muligheder og udfordringer, som i mange tilfælde vurderes bedst at kunne håndteres i fælles faglige enheder. De 98 kommuner organiserer økonomiopgaverne på meget forskellig vis, men en klar trend er, at økonomiske, administrative opgaver samles i færre og større enheder. De seneste 5 år er der dog også i Køge Kommune foretaget organisatoriske tiltag, som går i retning af samling af økonomiadministrationen. Det gælder fx den delvise centralisering af opkrævningsopgaven. Som en del det videre arbejde med koncernservice undersøges muligheden for en yderligere centralisering af kommunens økonomiske, administrative opgaver herunder: - Betalinger - Regningsudskrivning - Bogføring - Statusafstemninger - Opkrævninger - Regnskabsaflæggelse Side 5/6
- Indkøb - Refusionsindberetninger - Momshåndtering - Økonomisk rådgivning og vejledning af decentrale enheder - Opus support og undervisning Det overordnede mål hermed er at: at reducere den økonomifaglige sårbarhed samt at tiltrække og fastholde kvalificerede økonomimedarbejdere at sikre en høj kvalitet i den daglige økonomiadministration og - styring med anvendelse af færrest mulige administrative ressourcer, at understøtte og servicere de faglige enheder på en sådan måde, at disse kan fokusere indsatsen på kerneopgaverne, at udvikle og implementere nye (digitale) administrative løsninger, der kan frigøre ressourcer i organisationen, at understøtte en helhedsorienteret og tværgående økonomisk tænkning i organisationen,. Side 6/6