Tilsynsrapport Oktober 2013 Søegaard Vallekildevej 121 4534 Hørve Sekretariat og Digitalisering Tilsynsenheden Dato for tilsyn: 1. oktober 2013 Institutionen repræsenteret ved: Tilsynet foretaget af: Leder Mads Søegaard Tilsynskonsulent Bjarne Spanggaard
Om tilsynets gennemførelse Tilsynet er varetaget af Tilsynsenheden i Odsherred Kommune ved seniorkonsulen Bjarne Spanggaard. Tilsynet er gennemført ud fra samtaler med Søegaards leder Mads Søegaard. Der er ved denne lejlighed kun gennemført en delvis fysisk gennemgang af stedet. Til grund for denne rapport ligger en gennemgang af tidligere tilsynsrapport og kommentarer derfra, tilsammen med en mere generel drøftelse af stedets fysiske rammer, organisation og drift samt den pædagogiske praksis, personaleforhold og arbejdsmiljø. Samtalen foregik, som også tidligere, i en åben og imødekommende atmosfære, og en stemning af energi og engagement. Ved ankomst hilste tilsynet på de tilstedeværende beboere og personale og det var tydeligt, at de var vel forberedt på tilsynsbesøget. Tilsynsrapporten har været til høring i botilbuddet Søegaard. Om tilsynets helhedsindtryk Søegaard vurderes at have et generelt højt fagligt niveau med engagerede medarbejdere og en god og veldefineret professionel faglig profil. Strukturen i organisationen, med møder, supervision og metodeudvikling fremmer og synliggøre mulige behandlingsinitiativer og udvikling af medarbejdernes faglige forudsætninger. Der er etableret et internt elektronisk kommunikationssystem, der understøtter organisationens pædagogiske og administrative behov for dokumentation. Der er god overensstemmelse mellem de udsagn der fremkom under samtalen og de oplysninger tilsynet på forhånd havde indsamlet. Det fremstår klart, at Søegaards ledelse, herunder også Søegaards bestyrelse, løbende sikre, at strukturen og medarbejdernes faglige forudsætninger modsvarer beboernes behov. Samlet vurdering Søegaard er et miljøterapeutisk tilbud til normaltbegavede unge og yngre voksne fra 15 år og opefter, som alle har behov for længerevarende og omfattende pædagogisk/psykologisk behandling. Der kan være tale om unge med alvorlige emotionelle og sociale vanskeligheder, herunder personlighedsforstyrrelser og/eller sindslidelser. Der lægges vægt på et respektfuldt og imødekommende miljø, hvor det overordnede mål er at afklare den unges ressourcer og derudfra støtte den unge i at skabe et for den enkelte meningsfyldt voksenliv, hvor den unge bliver i stand til at deltage aktivt i det omgivende samfund. På Søegaard får beboerne en mulighed for dagligdag med faste rutiner og menneskeligt nærvær. Der lægges vægt på at skabe en naturlig og god hverdag, som giver beboerne tryghed og mulighed for udvikling. Der er fokus på beboernes stærke sider og der arbejdes med identitet, nye livshistorier og handlemuligheder på en positiv og respektfuld måde. Forudsigelighed er vigtigt, for at beboerne kan finde egen ramme og egen struktur i hverdagen. Der er en generel god skriftlighed omkring det behandlingsmæssige arbejde, hvilket nu i højere grad suppleres af dokumentation i forhold til organisation, personaleforhold, herunder arbejdsmiljø, politikker m.v. Der er styr på medicinhåndtering, procedure omkring magtanvendelse og dokumentationen i forhold til kommunerne, herunder handleplaner og statusrapporter. Samarbejdet med forældre og pårørende oplyses at være fint, både det formelle og det uformelle. Søegaard har en hjemmeside med fronten udadtil, som er god og informativ. Botilbuddet Søegaard fremtrådte ved besøget pænt, rent og ryddeligt og der ses en god vedligeholdelsesstandard. Sikkerheden for beboere og medarbejderne er i orden og flugtveje ryddet. Der er udarbejdet en beredskabsplan indeholdende sorg/kriseplan. Interviewguide tilsyn 2/24
Institutionens aktuelle tilstand Ingen bemærkninger Forbedringsområder og mindre væsentlige bemærkninger Væsentlige bemærkninger mulige problemer af betydning Kritisk tilstand afværgeforanstaltning påkrævet Fysiske rammer herunder brand og beredskab. Organisation og drift. Pædagogisk praksis og brugerindflydelse. Personaleforhold og arbejdsmiljø. Supplerende bemærkninger og vejledning om evt. afhjælpningsforanstaltninger Fysiske rammer Ingen Bemærkninger. Organisation og drift. Ingen bemærkninger. Pædagogisk praksis og brugerindflydelse: Ingen bemærkninger. Personaleforhold og arbejdsmiljø. Ingen bemærkninger. Interviewguide tilsyn 3/24
Fysiske rammer 1 Institutionens fysiske beliggenhed og fysiske rammer Grundlag og vurdering 1.a Udendørs fysiske rammer Søegaard er beliggende i Vallekilde, en lille landsby ikke langt fra Hørve, med gode transportmuligheder til Holbæk og Nykøbing. Tilbuddet Søegaard består af 4 huse i Vallekilde og 1 i Holbæk, fordelt således: Vallekildevej 119, 119 med 3 pladser Vallekildevej 120, Alfred med 3 pladser Vallekildevej 121, Fælleshuset med 3 pladser Vallekildevej 223, Mosehuset til møder og aktiviteter med de unge Peder Billesvej 88, Holbæk, Billebo med 5 pladser, primært udslusningspladser. Vallekildevej 121 fungerer som fælleshus, med køkken og fællesarealer og central administration og er Søegaards knudepunkt og huset der knytter Søegaards samlede tilbud sammen. På husets 1. sal er der indrettet 3 værelser. De 3 øvrige huse ligger i umiddelbar nærhed af fælleshuset, hvoraf de 2 huse har 6 værelser og det sidste hus er et aktivitetshus. Alle har eget værelse, og derudover er der køkken, badeværelse samt opholdsrum i alle husene. Derudover råder Søegaard over endnu et hus beliggende i Holbæk, Midtvejshuset Billebo, ca. 25 km fra Vallekilde. Billebo benyttes som et tilbud til en gruppe af unge, som kan profitere af et mindre bofællesskab som udslusning fra husene i Vallekilde. 1.b Indretning Husene er godt indrettet og velegnet til formålet. 1.c Udnyttelse af fysiske rammer Fælleshuset og Midtvejshuset Billebo er besigtiget og godt udnyttet. 1.d Sikring af flugtveje Ok. 1.e Alarmer Der er sat røgalarmer op i alle huse, herunder også i Billebo. 1.f Andet 1.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 4/24
2 Bygningssyn 2.a Seneste bygningssyn Søegaard er ikke omfattet af kommunens bygningssyn. 2.b Nuværende/planlagte ombygninger 2.c Planlagt vedligeholdelse 2.d Andet (Evt anden offentlig myndigheds tilsyn, rapporter e.l. 2.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 3 Brand og beredskab 3.a Beredskabsplan Der er udarbejdet en beredskabsplan, samt en tilhørende Sorg/Kriseplan, som er lagt ind på Søegaards elektroniske system (www.danjournal.dk). Beredskabsplan, samt sorg/kriseplan er blevet udleveret til tilsynet. 3.b Evakueringsplan / øvelse og information til nyansatte Evakueringsøvelse er gennemført, men det er aftalt og indgår i Beredskabsplanen, at man i tilfælde af brand har fælles mødested ved tilbuddets flagstang. 3.c Brandtilsyn Er ikke omfattet af kommunalt brandtilsyn. 3.d Brandøvelse Er ikke gennemført. 3.e Førstehjælp De fleste medarbejdere har førstehjælpskursus. 3.f Andet 3.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 4 Levnedsmiddelkontrol Er ikke omfattet af kontrol fra Fødevarestyrelsen. 4.a Seneste kontrolbesøg og resultatet heraf Interviewguide tilsyn 5/24
4.b Andet 4.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Påbud: Organisation, drift og forretningsgange 5 Drifts og udviklingsaftale Grundlag og vurdering 5.a Opfølgning på drifts og udviklingsaftale Søegaard er en selvejende institution og drives som fond. Der er ikke driftsaftale med kommunen. 5.b Udviklingstendenser Søegaard har gennem årene udviklet sig til en solid og fagligt velfunderet organisation, med et differentieret behandlingstilbud, hvori indgår et fint samarbejde med bl.a. Center for Specialundervisning for voksne (CSU) og Erhvervsuddannelsescentret (EUC) begge beliggende i Holbæk. 5.c Projekter Søegaard har tidligere medvirket i udarbejdelsen af et projekt med overskriften Styrket aktiverings og behandlingsindsats for socialt udsatte og sårbare unge i alderen 16 25 år, med henblik på opstart i 2010. Oplæget er udarbejdet til brug for et intensiveret samarbejde med den offentlige sektor, om de unge som har vanskelig ved at indgå i de etablerede tilbud. Der er tale om en kombination af undervisning, værested, afklaring af evt. beskæftigelsesmuligheder og basal viden om det begyndende voksenliv. Projektet er i drift og Søegaard har haft 1 beboer i projektet via Jobcentret, som nu er afsluttet med et positivt resultat. 5.d Andet Der er yderligere planer om at etablere et møde og undervisningslokale på 1. salen i Fælleshuset, som aktuelt er uudnyttet. 5.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 6/24
6 Institutionens økonomi 6.a Aktuelt forbrug Søegaard har en god og sund økonomi. Der er fremsendt årsrapport for 2012, som udviser et overskud på godt 450.000. Budget 2014 er ligeledes fremsendt med en forventet takstfremskrivning på 1,3 %. 6.b Andet Fonden Søegaard søgte i marts måned 2011 om erhvervelse af ejendommen Vallekilde 119, som Fonden Søegaard på det tidspunkt var lejer af. Odsherred Kommune har den 11. maj 2011 fremsendt godkendelse heraf. Købet af ejendomme afstedkom en generel reduktion af Søegaards takster med godt 600 kr. pr. måned. 6.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 7 Forretningsgange i.f.m. institutionens økonomi 7.a Hvem administrerer institutionens økonomi Søegaard har en bogholder og samarbejder med Trekroner Revision A/S. 7.b Kasse og regnskabsregulativ Der er nedfældet retningslinjer for adgang til netbank for alle almindelige driftskonti. Der er ligeledes retningslinjer for attestation med angivelse af beløbsgrænser for attestationsberettigede personer. 7.c Bestyrelsens godkendelse af budget og regnskab (selvejende) 7.d Plan for økonomistyring i institutionen (intern & ekstern) Bestyrelsen er altid ind over regnskab og budgetter. Bankudskrift afstemmes månedsvis med bogføring af den. Kasse optælles af leder og afstemmes månedligt. 7.e Andet 7.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 7/24
Pædagogisk praksis og brugerindflydelse 8 Brugersammensætning Grundlag og vurdering 8.a Antal indskrevne Søegaard er godkendt med 9 pladser i Vallekilde og 5 i Midtvejshuset Billebo. Der er aktuelt indskrevet hhv. 9 og 4 beboere. 8.b Alder Søegaard er godkendt til aldersgruppen fra 15 år og opefter. Aktuelt er de ungen i alderen 17 21 år. 8.c Målgruppe og kerneydelse Målgruppen er normalt til velbegavede unge som alle har behov for længerevarende og omfattende pædagogisk/psykologisk behandling. Nogle kommer hjemmefra og andre unge kommer med én eller flere indlæggelser bag sig. Der er tale om unge med alvorlige emotionelle og sociale vanskeligheder, herunder personlighedsforstyrrelser eller sindslidelser. 8.d Overensstemmelse mellem institutionens tilbud i forhold til nuværende/kommende målgruppe Ja Nej Bemærkninger: Der er dog indskrevet 1 ung mand diagnosticeret med forstyrrelser indenfor autismespekteret. Årsagen til at Søegaard og kommunen valgte at indskrive den unge mand, skyldtes at ungdomspsykiatrisk afdeling vurderede at hans primær problematik var psykiatrisk, altså han var psykotisk og havde brug for faste rammer og en gennemarbejdet struktur i hverdagen. 8.e Andet 8.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 9 Nedskrevet målsætning 9.a Overordnet målsætning At afklare den unges ressourcer og derudfra støtte den unge i at skabe et, for den enkelte, meningsfyldt voksenliv, hvor den unge bliver i stand til at deltage aktivt i det omgivende samfund. Interviewguide tilsyn 8/24
9.b Pædagogisk målsætning At tilvejebringe muligheder indenfor hvilke den unge kan udvikle sig emotionelt, socialt og intellektuelt, således at der skabes mulighed for symptomlettelse, større jegstyrke og modet til forandring. 9.c Målsætning for afdelingerne/grupper 9.d Hvordan praktiseres målsætningerne Grundlæggende er målsætningen den samme, der tages dog højde for den enkeltes aktuelle potentiale og personlige udviklingstrin, hvilket konkret også kommer til udtryk i om man bor i fælleshuset, i et af de nærliggende huse eller i midtvejshuset Billebo. Behandlingen i Søegaard tager sit afsæt i den miljøterapeutiske tænkning og er baseret på en kombination af åben systemteori og psykodynamisk udviklingspsykologi. Der arbejdes med etablering, opretholdelse og udvikling af den unges relationer til omverdenen og der arbejdes således med følgende mål: At mindske angst, At opbygge større jegstyrke, At styrke evnen til kontakt og tilknytning til andre unge og voksne, At opnå succes ved indlæring af nye færdigheder, At tilegne sig større forståelse af omverdenen, At få et rimeligt og realistisk forhold til familie og venner. For enkelte unge suppleres behandlingen med individuel psykoterapi, hos ekstern psykolog. 9.e Andet 9.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 10 Barn/ung/voksen 10.a Hvordan er barnets/den unges tilknytning til de voksne organiseret. Hver af de unge har en kontaktperson, som er koordinerende i behandlingsarbejdet og udarbejder behandlingsoplæg til behandlingskonferencerne. 10.b Deltager barnet/den unge i praktiske opgaver De unge indgår i de almindelige dagligdags funktioner og har opgaver i den forbindelse. Ved fællesspisning er der indkøb og madlavning, som støttes af medarbejderne og foregår således sammen med medarbejderne. Interviewguide tilsyn 9/24
10.c Har børnene/de unge faste pligter Som udgangspunkt er de unge pligtige til at deltage i de funktioner der er nødvendiggjort af fællesskabet, dog kan den enkelte unge være i en konkret situation, som vanskeliggør en selvstændig og aktiv deltagelse. 10.d Børne/ungemøder Der er husmøde på forskellige dag i de forskellige huse, én gang om ugen. 10.e Medindflydelse Søegaard afvikler månedlige beboermøder. Her evalueres bl.a. afholdte aktiviteter og ferieture, og det tilstræbes, at inddrage de unge i planlægningen af kommende aktiviteter/opgaver og rejser. Der føres referat på disse møder, som hænger ved informationstavlen i Fælleshuset, hvor dagsorden til det kommende beboermøde også fremgår, så de unge kan orientere sig. Herudover skrives referatet ind i Danjournal, så alle medarbejdere kan se hvad der er blevet besluttet på beboermødet. 10.f Samtale med barn/ung Den unge har én ugentlig samtale med sin kontaktperson, som har til formål at muliggøre relationsdannelse og skabe rum for samtale om det den unge føler behov for. 10.g Andet 10.h Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 11 Forretningsgang vedr. brugernes økonomi BØRN & UNGE 11.a Udbetaling af lomme og tøjpenge; hvem og hvor ofte 11.b Vejledning i brug af lommepenge For de under 18årige benyttes takstabel udsendt af KL. Indgår som en del af behandlingsarbejdet. 11.c Anden udbetaling til brugerne Interviewguide tilsyn 10/24
11.d Skriftlig procedure Er beboeren under 18 år benyttes som ovenfor beskrevet KL s taksttabel, hvilket der bliver orienteret om i forbindelse med visitationen. Det er en procedure, som også fremgår af et skrift om forventninger til de unge på Søegaard. Proceduren er kendt og indgår i det samlede koordinerende behandlingsarbejde, med kontaktpersonen som tovholder. 11.e Andet 11.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 12 Forretningsgang vedr. brugernes økonomi VOKSNE 12.a Er der udarbejdet skriftlige retningslinjer/ procedure for håndtering af beboermidler Er beboeren over 18 år fastlægges egenbetalingen og rådighedsbeløb af visiterende kommune og gerne i forbindelse med visitationen. Egenbetalingen vil primært dække boligudgiften, idet beboerne selv råder over kostdelen. Beboerne modtager hjælp til at administrere rådighedsbeløbet, som udover kostdelen, skal dække personlige fornødenheder, herunder medicin og tandlæge, samt tøj og lommepenge. 12.b Har brugerne kendskab til disse retningslinjer/ procedure og følges de Det er en procedure, som fremgår af et skrift om forventninger til de unge på Søegaard. Proceduren er kendt og indgår i det samlede koordinerende behandlingsarbejde, med kontaktpersonen som tovholder. 12.c Anden udbetaling til brugerne 12.d Ansvarsfordeling vedr. administration og regnskab 12.e Beboerbetaling for kost, rengøring, aktiviteter, etc. Se ovenfor (12.a) 12.f Andet (eks. revision) Interviewguide tilsyn 11/24
12.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 13 Behandlingsplaner / handleplaner 13.a Har alle en behandlingsplan/handleplan for de over 18 årige Ja Nej Bemærkninger: Behandlingsplanerne ligger i et medarbejderværktøj, Danjournal, kontrolleret af Datatilsynet. 13.b Referat fra behandlingsmøder /konferencer vedr. barn/ung Der udarbejdes altid referat af behandlingskonferencerne, som bruges i det videre behandlingsarbejde. 13.c Løbende justering af planerne Planerne justeres på behandlingskonferencerne. 13.d Andet 13.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 14 Aktivitetstilbud 14.a Generelt om dagligdagen Hverdagen er kendetegnet ved at have en høj grad af forudsigelighed. Aktiviteterne er planlagte og aftalte, men der er naturligvis også plads til spontane indfald. De fleste unge følger typisk et skoleforløb eller et praktikforhold. De dage, hvor den unge ikke er ude af huset iforb. med skole eller anden beskæftigelse, forventes de at arbejde på at følge Søegaards dagsstruktur. 14.b Formål og tilrettelæggelse af aktiviteter I det miljøterapeutiske arbejde indgår alle de elementer af aktiviteter den unge konfronteres med, således at aktiviteten understøtter den unges mulighed for at arbejde med egen udvikling og træning i at skabe sig et meningsfyldt voksenliv med egen livsbemestring. Interviewguide tilsyn 12/24
14.c Eksterne aktiviteter Søegaard har mange forskellige aktivitetstilbud i hverdagen, og også i weekender og ferieperioder for de unge, der ikke tager hjem. Der arrangerer f.eks. morgenmotion, styrketræning og badminton i den nærliggende sportshal, udflugter og ferierejser. 14.d Tvungen/frivillig deltagelse 14.e Andet 14.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 15 Kostpolitik 15.a Er der en kostpolitik Søegaard har klare holdninger til den kost de unge får og den indvirkning kosten har for den enkeltes velbefindende. Der er ikke nedskrevet en kostpolitik, men Søegaard er dog inde i overvejelser om at gøre det. 15.b Tilberedning centralt/lokalt Der er ugentlig fællesspisning som foregår i fælleshuset, men ellers tilberedes maden ude i husene hvor de unge bor. 15.c Kostplan Der udarbejdes madplan for en uge af gangen og man er på vej med at indføre madplan for en måned af gangen. Planen er opsat i køkkenet i Fælleshuset. Individuelle kostplaner udarbejdes i samarbejde med diætist fra Ungdomspsykologisk Ambulatorium eller det lokale lægehus for de unge, hvor denne indsats er nødvendig. Herudover er Søegaard i gang med en spændende udvikling ift. arbejdet med de unges ernæring (kosten på Søegaard generelt) og dennes betydning deres sindslidelse/emotionelle vanskeligheder og almene fysiske velfærd. 15.d Brugers indflydelse og medvirken Se ovenfor. 15.e Andet 15.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 13/24
16 Seksualitet 16.a Regler og retningslinjer Det er en regel, at de unge IKKE må sove sammen fra søndagtorsdag. Fredaglørdag og lørdagsøndag er o.k., hvis begge er indforstået med dette. Man er på Søegaard meget opmærksomme og aktive i forhold til problematikker omkring det at være kærester og det at sove sammen eller hos hinanden. Erfaringsmæssigt vides, at det kan give vanskeligheder i forbindelse med at få startet rettidigt næste dag. 16.b Seksualoplysning/undervisning Indgår i behandlingsarbejdet. 16.c Prævention 16.d Andet 16.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 17 Alkohol/narkotika 17.a Information Indgår i behandlingsarbejdet. 17.b Politik for området Søegaard oplyser at de har 0tollerence i forhold til hash og anden form for misbrug. Ingen alkohol til de under 18årige, og overfor de over 18årige søges indarbejdet et naturligt forhold til alkohol. Der er dog ingen alkohol på hverdagene uanset alder, bortset fra til fællesspisning om mandagen, hvor det er o.k. med et 12 glas vin for de over 18 år. 17.c Andet 17.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 18 Børn/unge & Voksne brugere med anden etnisk oprindelse Interviewguide tilsyn 14/24
18.a Politik på området Ikke aktuelt for Søegaard. 18.b Integration 18.c Forældresamarbejde, tolk 18.d Andet 18.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 19 Medicingivning og opbevaring 19.a Administrativ vejledning vedr. håndtering af medicinopgaver, standarder og lokale vejledninger Søegaard har en vejledning om medicinhåndtering, senest revideret den 3. oktober 2012. Vejledning er udleveret til tilsynet. 19.b Opbevaring Al medicin, såvel håndkøbsmedicin som lægeordineret, opbevares i aflåst skab i køkkenalrummet i fælleshuset. De unge har hver deres skuffe med deres eget indkøbte medicin, samt deres doseringsæsker for en uge af gangen. De unge over 18 år, kan have en aftale om at opbevare deres egen medicin i doseringsæsker på eget værelse, dog kun for en uge af gangen. 19.c Er reglerne kendte og følges de Ja. 19.d Andet Medarbejderne følger lægens/psykiaterens instruks om den ordinerede medicin nøje. Udskrift af den aktuelle ordination lægges altid i skuffen hvor den unges medicin opbevares. Ordinationen skrives desuden ind i Dan Journal under den enkelte beboers medicinkort. Medarbejderne orienterer lægen/psykiateren om relevante observationer, herunder om observationer af evt. bivirkninger eller andre problematiske tilstande som følge af medicineringen. 19.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 15/24
20 Brugersikkerhed 20.a Eftersyn og vurdering af hjælpemidler og andet materiel, herunder senge, madrasser, samt klemmerisiko ved bevægelige dele 20.b Efterspørgsel på nye hjælpemidler Ikke aktuelt for Søegaard. 20.c Andet 20.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 21 Hygiejne og rengøring 21.a Personlig hygiejne, herunder regler og retningslinjer, samt årlig vurdering og revision af skriftlige procedurer Det oplyses, at man er meget opmærksom på hygiejnespørgsmålet, som for Søegaards målgruppe kan være en problematik i sig selv. 21.b Skriftlige procedurer ved sygdom, akut sygdom samt dødsfald. 21.c Smitsomme sygdomme I disse tilfælde kontaktes Embedslægen. 21.d Brug af engangshandsker 21.e Rengøringsplaner 21.f Andet 21.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 16/24
22 Oplysningsmateriale til nye brugere, børn/unge og pårørende 22.a Serviceinformation, hjemmeside o.l. Søegaard har en opdateret hjemmeside, hvor afdelinger, målgruppe og metode fremgår. Det oplyses, at hjemmesiden fortsat er under revision. Der udfærdiges endvidere løbende information til beboere, pårørende og kommuner m.fl. Søegaard har endvidere udarbejdet brochuremateriale til samarbejdspartnere og brugere. 22.b Oplysninger om internt kommunikationssystem 22.c Oplysning om regler og retningslinjer Indgår i visitationen og den første præsentation. 22.d Andet 22.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 23 Samarbejde med forældre / pårørende 23.a Forældrebestyrelse / pårørenderåd 23.b Opfølgning på sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd Der er ingen forældrebestyrelse. 23.c Tilgængelighed 23.f Andet Søegaard har et fint samarbejde med forældre og pårørende, som altid er velkomne til at kontakte Søegaards leder for at blive orienteret om den unge eller om beslutninger vedrørende den unges ophold på Søegaard. Mindst én gang årligt inviteres til forældremøde, hvor også sagsbehandler deltager. Her bliver statusrapport, udarbejdet af Søegaard, gennemgået. For de under 18årige er der en ringeaftale én gang om ugen, hvor forældre kan kontakte medarbejdere med henblik på orientering. Interviewguide tilsyn 17/24
23.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 24. Bestyrelsesmøder (selvejende) 24.a Referat fra sidste møde Tilsynet har fået referat fra Søegaards bestyrelsesmøde afholdt den 15. november 2013. Dagsorden 1. Gennemgang af referat fra sidst 2. Økonomisk oversigt pr. 30.09.13 3. Beboerstatus 4. Medarbejderstatus 5. Prisfastsættelsesbudget 2014 6. Bæredygtighed Økologi 7. Dato for næste bestyrelsesmøde 8. Eventuelt. 24.b Opfølgning af sager fra bestyrelsesmøder Af referatet ses en tydelig relevant opfølgning på både aktuelle og mere langsigtede spørgsmål, herunder selvfølgelig organisation og økonomi, men også vigtige spørgsmål i tiden, som markedsføring, bæredygtighed og økologi. Endvidere ses bestyrelsens interesse for det fremtidige Socialtilsyn og for kvalitetssikring. I den anledning er kort orienteret om Center for Kvalitetsudvikling, Region Midtjylland. Sidst men ikke mindst interessen for den sidste og aktuelle tilsynsrapport fra tilsynet i Odsherred Kommune. 24.c Tilgængelighed 24.d Andet Søegaard er en selvejende institution (Fond) med en bestyrelse, bestående af 5 medlemmer, alle med relevante faglige kvalifikationer. 24.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 25 Intern skole Ikke aktuelt for Søegaard. 25.a Godkendelse af undervisningsplaner Interviewguide tilsyn 18/24
25.b Årlig opsamling og rapportering 25.c Samarbejde mellem skole/institution og hjem 25.d Andet 25.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Påbud: 26 Magtanvendelse 26.a Antal magtanvendelser siden sidste tilsyn 26.b Skriftlig procedure for opfølgning på magtanvendelser Søegaard har ikke udøvet magtanvendelse i flere år tilbage. Ja Nej Bemærkninger: Søegaard er bekendt med reglerne om indberetning af magtanvendelser. Der er udleveret materiale om tilladt og ikke tilladt magtanvendelse og emnet indgår i Søegaards Beredskabsplan om vold og trusler, kriseberedskab m.v. 26.c Andet (herunder evt. statistik) Når der ansættes en medarbejder på Søegaard, så udleveres bekendtgørelserne, både for børn og unge samt for voksne, sammen med ansættelseskontrakten. 26.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 27 Klagesager 27.a De af forvaltningen kendte klager siden sidste tilsyn 27.b De af forvaltningen ukendte klager siden sidste tilsyn 27.c Hvad omhandler de og hvordan er de løst Ingen. Ingen. 27.d Procedure for behandling og opfølgning på klager Af brochurematerialet fremgård en klagevejledning. Interviewguide tilsyn 19/24
27.e Andet 27.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Personaleforhold og arbejdsmiljø 28 Personale Grundlag og vurdering 28.a Personalesammensætning: Faggrupper, uddannet, ikkeuddannet. Personalet fordeler sig på det samlede tilbud med: 14 medarbejdere på Søegaard og 4,95 medarbejdere på Billebo, og består af lærere, sygeplejersker og pædagoger med tilknyttet støttefunktioner, som socialrådgiver og praktisk personale. Der arbejdes med en teamstruktur, med veldefinerede og differentierede roller. Herudover er afsat midler til psykiatrisk bistand, svarende til 160 timer årligt. 28.b Brug af vikarer Søegaard har tilknyttet 2 faste vikarer. Vikarforbruget er dog meget lavt, idet sygefraværet er reduceret til et minimum. 28.c Personaleflow Meget lavt. 28.d Arbejdsplaner / arbejdstidstilrettelæggelse Der er udarbejdet en rå arbejdsplan, som på medarbejdermøderne søges tilrettet i forhold til den enkelte medarbejder. Evt. bytte skal gennem ledelsen. 28.e Stillingsbeskrivelser el. beskrivelse af stillingskategorier 28.f Lokalaftaler Søegaard har ikke indgået overenskomst og har derfor ingen lokalaftaler. 28.g Andet 28.h Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 20/24
29 Personalepolitik 29.a Kompetence og ansvarsfordeling Ingen skriftlig. 29.b Personalemøder Der er medarbejdermøde 1 gang pr. måned, som også indeholder drøftelser om udvikling af det miljøterapeutiske behandlingsarbejde. 29.c MUS Søegaard afholder medarbejderudviklingssamtaler ca. hver 8.9. Måned. Disposition udleveret. 29.d Kursusfordeling Søegaard har fastlagt et internt 2årigt miljøterapeutisk uddannelsesforløb i et samarbejde med SEDAC, som Søegaard selv er medstifter af. SEDAC er et uddannelsesfællesskab mellem 5 opholdssteder med fokus på at tilbyde en fortløbende miljøterapeutisk uddannelse for opholdsstedernes medarbejdere og ledelse. Konsulenter på uddannelsen er cand. psych. Anne Hollænder, specialist og supervisor i psykoterapi og børnepsykologi og cand. psych. Heidi Rose specialist og supervisor i psykoterapi og børnepsykologi. Begge med erfaring fra miljøterapeutiske behandlingsinstitutioner. 29.e Supervision På Søegaard afholdes supervision hver 4. uge og behandlingskonference hver 4. uge, således at disse to mødeformer er forskudt med 14 dage imellem hver. Ledelsen deltager ikke i supervisionen men på behandlingskonferencerne, som i øvrigt også rummer elementer af supervision. Herudover afholdes der egentlige medarbejdermøder og miljøterapeutmøder, som ligeledes veksler med 14 dages mellemrum. 29.f Introduktionsforløb for nye medarbejdere Der indgår introduktionsforløb og medarbejderne vil ikke indgå i den fastlagte normering den første måned. 29.g Problemer i strukturen 29.h Andet 29.i Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 21/24
30 Sygefraværspolitik 30.a Opgørelse over sygdom (statistik) Søegaard har et meget lille sygefravær. Der er en stor omsorg for hinanden, når presset bliver for hårdt og evt. afspadsering drøftes. 30.b Politik ved højt fravær 30.c Andet 30.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 31 Rygepolitik 31.a Skriftlig politik Søegaard har nedfældet en rygepolitik, som fremgår af nyoprettet personalehåndbog og fremgår endvidere af medarbejdernes ansættelseskontrakt. 31.b Andet 31.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 32 Misbrugspolitik 32.a Skriftlig politik Søegaard har ikke nedskrevet en misbrugspolitik. 32.b Andet 32.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. Interviewguide tilsyn 22/24
33 Uddannelsespolitik og kompetenceudvikling 33.a Foreligger der en kompetenceudviklingsplan Søegaard er en del af et uddannelsesfællesskab mellem 5 opholdssteder (SEDAC) som har fokus på, at tilbyde en fortløbende miljøterapeutisk uddannelse for opholdsstedernes medarbejdere og ledelse. De enkelte opholdssteder gives mulighed for at arbejde på egen videreudvikling ved: At introducere nye medarbejdere i miljøterapi, udviklingspsykologi og tænkning om organisation og ledelse, At tilbyde medarbejderne undervisning på et niveau, der er relevant for at den enkelte kan arbejde på sin egen udvikling som miljøterapeut, At tilbyde lederne fortsat mulighed for at arbejde på egen udvikling. 33.b Interne kurser Se ovenfor. 33.c Eksterne kurser 33.d Skriftlig formuleret uddannelses krav og forventninger til praktikanter 33.e Andet (evt. fokus på etniske forhold) Ikke drøftet. 33.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 34 APV 34.a Hvornår er sidste APV gennemført og hvordan følges op på denne Søegaard har gennemført APV og resultatet er i 2013 lagt på Søegaards DanJournal. Derudover ligger APVen i APVmappen på kontoret i fælleshuset (Vallekildevej 121), hvilket medarbejderne er bekendt med. Tilsynsførende fra Arbejdstilsynet har været på besøg den 6. november 2012. Der var ingen bemærkninger og Søegaard har fået en Grøn Smiley på Arbejdstilsynets hjemmeside. Interviewguide tilsyn 23/24
34.b Fysisk arbejdsmiljø Der er endvidere udarbejdet en beredskabsplan, samt en tilhørende Sorg/Kriseplan, som er lagt ind på Søegaards elektroniske system (www.danjournal.dk). Beredskabsplan, samt sorg/kriseplan er blevet udleveret til tilsynet. 34.c Efterspørgsel på nye hjælpemidler 34.d Psykisk arbejdsmiljø Se ovenfor 34.b 34.e Arbejdsulykker 34.f Andet 34.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke. 35 MEDarbejde Er ikke relevant for Søegaard 35.a Struktur Enstrenget Tostrenget Bemærkninger: 35.b Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MEDudvalget 35.c Andet 35.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Påbud: Interviewguide tilsyn 24/24