Boligselskabet Kolding 17. september 2015 Referat fra bestyrelsesmøde mandag, den 8. september 2015, i mødelokalet, Skovvejen 64 A, 6000 Kolding. Deltagere: Organisationsbestyrelsen: Afbud: Erik Andersen, Tonny Bech, Bjarne Olesen, Christian Sørensen Linda Henriksson, Asta Blok og Sten Pedersen.. Fra Boligkontoret Danmark: Morten Køhlert (ref.) DAGSORDEN: 1. Protokol fra sidste møde. 2. Revisionsprotokollen 3. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer. 4. Meddelelser fra forretningsføreren. Brandsagen i afdeling 22 (Rapporter fra DBI og Grontmij) Byggesager: Udskiftning af tage i afdeling 2 og 21. (Licitationsresultat og rådgiver kontrakter) Gennemgang af regnskab 2014 for Helhedsplan. 5. Orientering om status for udlejningssituationen. 6. Afdelingerne. 7. Eventuelt, herunder mødeplan. Referat: Ad. punkt 1: Protokol fra sidste møde. Protokollen gennemgået og underskrevet Ad. punkt 2: Revisionsprotokollen. Intet til behandling. Ad. punkt 3: Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer. Intet til behandling Ad. punkt 4: Meddelelser fra forretningsføreren. Brandsagen i afdeling 22. (Rapporter fra DBI og Grontmij udsendt inden mødet) MK gennemgik notaterne fra DBI og Grontmij herunder hvilke løsningsforslag de to rapporter anbefaler. Bestyrelsen drøftede notaterne og besluttede at anbefale Kolding kommune at DBI og Gronmij løsningsforslag etableres i afdeling 22. MK orienterede om møde med sagsbehandleren i Kolding kommune den 3. september hvor sagen blev drøftet. Det forventes at Kolding kommune kommer med et påbud i sagen i uge 37/38. I forbindelse med påbuddet skal der udarbejdes udbudsmateriale samt foretages tilsyn 1
med arbejdet. Bestyrelsen besluttede at Peter Schmidt skal udarbejde udbudsmateriale og forestå tilsynet med arbejdet da han allerede er inde i sagen. Forespørgsel fra Kolding kommune vedr. handicap boliger. MK orienterede om møde med Kolding kommune vedrørende forespørgsel om boliger til handicappede, primært i afdeling 2. Kolding kommune har et ønske om boliger tæt på brugere af botilbuddene i Skovvænget. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og er positive over forslaget. Udskiftning af tag i afdeling i afdeling 2 Der er nu afholdt licitation i byggesagen i afdeling 2. Resultatet af licitationen betyder at sagen i gangsættes når Kolding kommune har givet tilsagn. Rådgiver aftale med Arkitekt Ole Fabricius blev underskrevet. Udskiftning af tag i afdeling i afdeling 21. Der er nu afholdt licitation i byggesagen afdeling 21. Resultatet af licitationen betyder at der mangler ca. xxx.xxx kr. i forhold til budgettet. MK orienterede om mulighederne for igangsættelse af sagen. Bestyrelsen besluttede at give afdeling 21 et lån i dispositionsfonden på kr. xxx.xxx. Lånet betales løbende tilbage ved overskud i afdelingen i forbindelse med regnskabsafslutning. Rådgiver aftale med Arkitekt Ole Fabricius blev underskrevet. Regnskab i ByLivKolding 2014. MK gennemgik regnskabet for ByLivKolding for 2014. Efter diverse spørgsmål blev regnskabet taget til efterretning. Tilbud om E syn. Elektronisk syn et nemt og professionelt driftsværkstøj Der sker heldigvis løbende ændringer og forbedringer i driften, og vi lover ikke for meget, når vi påstår, at digitaliseringen og overgangen til elektronisk syn er en omfattende forbedring og effektivisering af gennemførelsen af synsforretningen, samtidig med at det vil medvirke til en øget service overfor fraflytteren. Det elektroniske syn sætter strøm til ind- og fraflytningssynet, og dermed sikres en hurtig og professionel afvikling af synet, hvilket der kan opnås en tidsbesparelse på. Tidsbesparelsen opnås i hovedtræk ved, at de involverede medarbejdere i forbindelse med ind- og fraflytningssynet, sparer tid ved at gøre alt det administrative papirarbejde færdigt i forbindelse med selve synsforretningen, idet man ikke efter ind- og fraflytningssynet skal hjem og prissætte samt gøre synsrapporter færdige, rekvirerer håndværkere og udsende synsrapporter etc. Det sker nemlig i takt med, at selve den elektroniske synsrapport udfyldes i forbindelse med ind- og fraflytningssynet. Ydermere sker der en effektiv arkivering af tidligere synsrapporter som altid er tilgængelig ved synet. Opmåling af boliger Den fulde effekt af elektronisk syn opnås ved at opmåle fladerne i de forskellige typer boliger i Boligselskabet Kolding. Det gør den fordi, det dermed sikres, at de data som skal bruges i forbindelse med elektronisk syn, er korrekte. Det betyder, at boligafdelingerne i Boligselskabet Kolding og fraflytterne alene betaler for de faktiske antal m2 vægflade, som der eksempelvis skal males i boligerne i forbindelse med istandsættelse af en flyttebolig. Ved at få opmålt jeres boliger, er det endvidere muligt via det elektroniske syn modul, at yde den service overfor fraflytteren, at der ved afslutningen af fraflytningssynet kan oplyses en meget nøjagtig pris for fraflytningen indeholdende fraflytters og boligafdelingens andel af den 2
samlede istandsættelsesudgift. Der vil dog være noget arbejde som følge af misligholdelse som der stadig skal indhentes pris på. Det er ydermere muligt, at sende den udfyldte synsrapport på e-mail ved afslutningen af indflytnings- eller fraflytningssynet. Dermed er der sikkerhed for overholdelse af tidsfrister samt korrekt arkivering af billeder i EG:bolig. Samlet set bidrager elektronisk syn til en hurtigere og mere sikker gennemførsel af synet. Kombiner udbud af håndværkerydelser i flytteboligerne med Elektronisk syn. Det er naturligvis ikke uden omkostninger at opmåle boligerne samt indføre elektronisk syn, men ved at kombinere udbud af håndværkerydelser i flytteboligerne med indførsel af elektronisk syn og opmåling af boligerne, vil finansieringen af opmålingen af boligerne være tjent hurtigt hjem. Hvis vi forudsætter, at der i Boligselskabet Kolding på samme måde som hos de øvrige boligselskaber vi har gennemført udbud af håndværkerydelser for, kan opnås en besparelse på mellem 20 % og 30 %, så vil investeringen i opmåling af Boligselskabet Kolding forskellige typer boliger være tjent ind i løbet af år. Alternativt til udbud tilbyder Boligkontoret, at forhandle priser med jeres nuværende håndværkere for på den måde, at sikre de rigtige priser. Baggrunden er at elektronisk syn fungerer optimalt med både mængder og enhedspriser på jeres mest benyttede behandlinger. Nedenfor er 10 gode grunde til at kombinere Elektronisk syn (herunder opmåling af forskellige typer boliger) med udbud af håndværkerydelser: 1.I sparer penge (boligafdelingerne og dermed beboerne). 2. Jeres fraflyttere sparer penge, og eventuelle tab mindskes. 3. Jeres medarbejdere sparer tid. 4.I sikrer overholdelse af tidsfrister i forbindelse med synet. 5. Større tryghed for fraflytter ved en færdig opgjort flytteregning ved synet. 6.Mindre papirarbejde for jeres medarbejdere. 7.Klare og gennemsigtige aftaler med håndværkere og leverandører. 8.Sikkerhed for korrekt arkivering og dokumentation i klagesager. 9.Større arbejdsglæde for jeres medarbejdere. 10. Let adgang til at sikrer bevisbyrde ved fotodokumentation af mislighold. Antal fraflytninger i selskabet I 2014 har der været gennemført 159 fraflytningssyn i Boligselskabet Kolding og omtrent ligeså mange indflytningssyn. Ved at arbejde med elektronisk syn er det muligt, at lette arbejdet med godt 320 syn årligt, hvilke sikrer besparelser både for afdelingerne, selskabet og fraflytterne. Ydermere er der en ikke ubetydelig tidsbesparelse at hente for jeres medarbejdere, tid som kan benyttes til at løse flere opgaver i afdelingerne. 3
Potentialet i Boligselskabet Kolding: Boligafdelingernes gennemsnitlige udgift til normalistandsættelse xx.xxx kr. (50% af udgiften) Besparelse på mængderne 7.5 % (gennemsnit af 5-10%) Antal fraflytninger 159 stk. (2013 tal). En besparelse på 7,5 % betyder, at boligafdelingerne i gennemsnit kan spare 795 kr. pr. fraflytning, hvilket årligt anslås at beløbe sig til en besparelse på kr. 126.405 kr. årligt. Dertil skal lægges den besparelse, som det gennemførte udbud / forhandling af håndværkerydelserne i flytteboligerne bidrager med. Sidst men ikke forventes synsmedarbejderne og det administrative personale årligt at kunne spare 100 timer, som kan benyttes til at løse andre opgaver i boligafdelingerne og dermed spare penge på udgifterne til ekstern hjælp. Tilbuddet fra Boligkontoret Danmark indeholder: Opmåling af de enkelte typer boliger Opdaterede og målfaste plantegninger på alle boliger Indlæsning af data i EG:Bolig Uddannelse af jeres medarbejdere og løbende support Projektledelse og kvalitetskontrol i hele projektfasen Adgang til alle applikationer herunder rekvisitionsmodulet Opgaven med opmåling og implementering af e-syn sker i et partnerskab mellem IT firmaet InCom og Boligkontoret Danmark. Arbejdet er organiseret således at Boligkontoret Danmark står for analyse af antal typer boliger, opmåling og registrering af bygningsdele samt kvalitetssikring og projektledelse. InCom varetager indlæsning til EG:bolig via et særligt udviklet program, optegning af boligerne samt fejlretning. Eftersom arbejdet med e-syn fremadrettet løses i et partnerskab mellem Boligkontoret og InCom har I garanti for en lav fejlmargen på opmålingerne og et tæt samarbejde med Boligkontoret således at vi tilrettelægger en proces som imødekommer jeres ønsker og behov. Pris for opmåling, implementering og uddannelse Opmåling foretages af Boligkontoret Danmark i samarbejde med InCom. Vi opmåler alle typer boliger og der leveres målfasteplantegninger på alle lejemål. InCom står for opmåling og kvalitetssikring af samtlige typer boliger. Prisen er udregnet på baggrund af følgende data: 4
Samlede udgifter for hele Boligselskabet Kolding Antal unikke boligtyper 112 Antal lejemål 771 Antal oprindelige byggesager 11 Antal afdelinger 9 Pris inkl. moms hele selskabet Pris inkl. moms pr. lejemål Undervisning og udstyr xxx.xxx kr. x.xxx kr. x.xxx kr. pr. medarbejder Dermed beløber den samlede udgift for implementering af elektronisk syn sig til xxx.xxx kr. inkl. moms. Inkluderet i prisen er: Komplet opmåling af samtlige boligtyper (opmåling og kategorisering af bygningsdele). 2D og 3D tegninger af samtlige boliger som kan benyttes i forbindelse med udlejning. Indlæsning af leverandører og håndværkere. Undervisning og support I tilbuddet tages der højde for at der kan være flere typer boliger end først antaget når arbejdet påbegyndes, hvilket kan påvirke prisen for hele selskabet. Der kan ligeledes være færre typer som vil medføre en reduktion i prisen. Finansierings muligheder Boligkontoret anbefaler Boligkontorets regnskabsafdeling anbefaler at Boligselskabet Kolding benytter sig af de opsparede midler i selskabets arbejdskapital til at finansier e-syn som et engangstilskud til afdelingerne. Til dato er der opsparet 1.970.985 kr. hvor udgiften til e-syn udgøre 35,1 % af de samlede opsparede midler. Lån fra dispositionsfonden (10 års lån) Dispositionsfonden kan i henhold til driftsbekendtgørelsens vælge at yde lån til egne administrerede afdelinger. Finansiering i egne midler Afdelingen kan vælge at afholde udgiften til E-syn via lån i egne midler. Udgiften kan derefter afskrives i driften over maksimalt 10 år. Finansiering i driften Afdelingen kan vælge at driftsføre udgiften i det år e-syn gennemføres eller afskrive udgiften til e-syn over en årrække. 5
Bestyrelsen drøftede mulighederne i at implementere E syn i afdelingerne. Der var en diskussion om muligheden for at spare penge på implementeringen, herunder også det nuværende niveau på håndværkerpriser. Bestyrelsen besluttede at der indhentes tilbud på istandsættelsen af en fraflytningslejlighed ved en maler udenfor området. (Mk sørger for dette) Bestyrelsen besluttede desuden at beslutningen omkring implementeringen af E syn besluttes på næste bestyrelsesmøde. Ad. punkt 5: Orientering om status for udlejningssituationen. UDLEJNINGSSITUATIONEN PR. DATO: 03.09.2015 Afd. Opsigelser Antal tilbud Annoncering Tomgange pr. d.d. Haderslevvej Der har lige været 6 opsigelser Skovvejen Tøndervej/Zahns gade Vesterager Opsigelsesniveau et: Der har været mange i juli måned vedr. ungdoms boligerne. Ellers almindeligt niveau. Mange opsigelser i juli måned pt. få opsigelser 1 opsigelse siden sidst Birketing 3 opsigelser siden sidst er udlejet Nyhavn m.fl. 1 opsigelse siden sidst Baldershøj 4 opsigelser alle lejet ud Kolding Kommune har taget 3 til flygtninge og 3 er lejet ud via venteliste. Der er flere der har skrevet sig på venteliste og der er pt. ikke nogen lejligheder, som endnu ikke er udlejede Stor efterspørgsel på ungdomsboliger. Boligportal.dk Korte perioder på ungdomsboliger ne ellers ingen tomgange Venteliste Venteliste Lang venteliste. Meget lang venteliste, udlejes ved tilbudsrunder. Korte perioder Holbergsvej De 2 ledige lejligheder på 1. sal er lejet ud pr. 1.9. Kommunen har 100 % anvisningsret. Vi har her to ledige boliger på 1. sal (huslejen på disse dækkes også af kommunen) Engdalen opsigelser Meget lang venteliste. Udlejes ved 1. udbudsrunde. Generelle betragtninger Stor efterspørgsel efter lejligheder i Kolding. 6
Ad. punkt 6: Afdelingerne. Afdeling 1. Asta mener at der er problemer med registrering af udleverede nøgler. Det er besluttet at der udleveres 4 nøgler ved indflytning. Mk aftaler med ejendomsmester at dette efterleves. Afdeling 10. Afdelingen ønsker at det undersøges om beboerne kan opkræves direkte af Almindantenneforening såfremt dette er muligt igangsættes dette. Mk undersøger mulighed for at afholde 1. hjælps kursus for beboerne. Afdeling 10. Tilbud fra BDKs Energi og Miljø afdeling om udarbejdelse af forbrugsregnskaber. Bjarne tager tilbuddet op i afdelingsbestyrelsen og vender tilbage med svar på tilbuddet. Ad. punkt 7: Eventuelt, herunder mødeplan. MK udarbejder forslag til fleksible udlejningsregler i afdeling 10 og 22 som sendes til Kolding kommune. Bestyrelsen besluttede at behandle/revidere Boligselskabets målsætninger på næste møde MK udsender de nuværende målsætninger ca. 14 inden mødet med henblik på gennemgang inden mødet. Der var en debat om standarden i de enkelte afdelinger ved indflytning. MK tager emnet op med driftspersonale på næste driftsmøde. Næste møde: Bestyrelsesmøde den 27. oktober kl. 10.00, Skovvejen 64 A. (Målsætninger) Bestyrelsesmøde den 1. december kl. 10.00, Skovvejen 64 A. Bestyrelsesmøde den 18. december kl. 11.00, Skovvejen 64 A. (Julefrokost for personale) 7