Forsvarets Personeltjeneste Vejledning e håndtering af skabeloner og påtegning Bedømmer og påtegner FPTLE & FA1 31-03-2012
Vejledningen er en hjælp til bedømmer og påtegner til e håndtering af skabeloner og påtegninger. Vejledningen omfatter fletning af data fra DeMars, alternativ manuel indtastning af bedømtes persondata, brug af skabeloner for bedømmelser og udtalelser, samt fremsendelse til Forsvarets Personeltjeneste. Skabelonerne virker kun i Windows 7. Skabeloner og fletning bygger på eksisterende funktionaliteter i DeMars og Word. For at reducere ventetid anbefales det, at andre programmer og filer lukkes, mens der arbejdes med skabeloner og fletninger. Det er muligt i stedet for fletning at indtaste bedømtes data manuelt i skabelonerne BEDØMMER 1. Opret en FIL mappe Fokus på dit P-drev 2. Fletning af bedømtes data fra DeMars 1 Check eventuelt om du kan hente rapport ZPTC257 i DeMars se vejledning på FOKUS hjemmesiden, link Vejledning i rettelse af flettefejl fra DeMars til Word Start vejledning afsnit 1, link: Oprettelse af bedømmelse/personudtalelse MED FLETNING 3. Manuel indtastning af bedømtes data Nedenstående data om den bedømte skal indtastes i skabelonen ved manuel indtastning: Start vejledning afsnit 2, link: Oprettelse af bedømmelse/personudtalelse MED MANUEL indtastning Bedømmelsen/udtalelsen skal ikke underskrives af hverken bedømmer/bedømte/påtegner. Bedømte vil - når sidste påtegner har godkendt og sendt bedømmelse til FPT - modtage bedømmelsen/udtalelsen via e-boks fra FPT. PÅTEGNER Start vejledning afsnit 8,link: Påtegning Den bedømtes udstikker fremgår af DeMars: PA20 (transaktionskode) - Organisatorisk tilhørsforhold (infotype 0001) - Personale. 1 Fletning af en medarbejder tager ca. 2 min. Fletning af 25 medarbejdere tager mellem 5-10 min. 2
Indhold 1. Oprettelse af bedømmelse/personudtalelse MED FLETNING af bedømtes stamdata fra DeMars... 4 1.1 Vælg DeMars rapport ZPTC257 og flet til skabelon.... 4 1.2 Eventuelle fejlmeddelelse... 8 1.3 Oprettelse af skabeloner med indflettede DeMars stamdata... 8 2. Oprettelse af bedømmelse/personudtalelse MED MANUEL indtastning af bedømtes stamdata...11 3. Stamdata på bedømmer...13 4. Bedømmelse gennemføres...13 5. Rette stamdata på bedømte...14 6. Afslutte bedømmelse/udtalelse og fremsend til påtegner eller FPT...15 6.1 Afslut bedømmelse/udtalelse...15 6.1 Fremsendelse til påtegner...16 6.1 Fremsendelse til FPT...17 7. Opbevaring af gennemført bedømmelse/udtalelse...17 8. Påtegning...17 8.1 Fremsendelse til næste påtegner...19 8.2 Sidste påtegner...20 8.3 Fremsendelse til FPT...20 8.4 Opbevaring af gennemført bedømmelse/udtalelse med påtegning...21 9. Fejlmeddelelser...21 9.1 Fejl ved åbning af skabelon...21 3
1. Oprettelse af bedømmelse/personudtalelse MED FLETNING af bedømtes stamdata fra DeMars Skabelonerne kan hentes her: LINK Skabelonerne skal gemmes lokalt på computeren på skrivebordet. Husk at der kan være opdateringer til skabelonen så den skal hentes ned fra gang til gang. 1.1 Vælg DeMars rapport ZPTC257 og flet til skabelon. Rapport ZPTC257 Åben Demars (Billedet vist standardopsætning) og skriv ZPTC257 i rubrikken Tryk Enter eller tjektegn!! Vælg enhed eller MA nr. Hvis du skal bedømme alle MA i din enhed anvend OrgStruktur. (pkt 3.2.1). Hvis du skal bedømme enkelte MA anvend selektionsbetingelse medarbejdernummer. 4
Mulighed 1: Vælg en enhed: Tryk på fortsæt (enter) Vælg enhed. Mulighed 2: Vælg en MA: Indtast medarbejdernummer på den medarbejder der skal bedømmes. Mulighed 3: Vælg flere MA ere: 1. Tryk på knappen med den gule pil. 2. Medarbejdernumrerne indtastes. 3. Tryk på uret. 5
Rapport ZPTC257 udarbejdes Tryk på uret. Kontrol af DeMars liste Kontroller at listen er rigtig. Obs: hver medarbejder må kun være på listen en gang ellers vil brevfletningen ikke virke. Gennemfør fletning med skabelon Tryk på symbolet tekstbehandling for at komme videre med fletningen. Kontroller at bullit er markeret ved Standardbrevbehandling med MS Word. 6
Sæt bullits ved Eksist. Word-dokument og Intet password Vælg skabelonen fra skrivebordet husk at vælge filtypen alle filer. Der kan være ventetid mens skabelonen åbner. Ved fejl se pkt. 1.2. 7
1.2 Eventuelle fejlmeddelelse Nogle brugere modtager fejlmeddelelsen Styring af Word-dokument via OLEautomation er ikke mulig. Årsagen til fejlen er, at der mangler at blive udfyldt to parameter-id i egne brugerdefinitioner i DeMars. Se vejledning for installering af parameter-id på FOKUS hjemmeside se LINK e-håndtering af flettefejl 1.3 Oprettelse af skabeloner med indflettede DeMars stamdata Åben skabelon Når word er åbnet vælges faneblad FOKUS. 8
Vælg opret dokumenter -såfremt der åbnes et pop-up vindue med meddelelse om alvorlig fejl gå til pkt 9.1 Fejl ved åbning af skabelon Gem udfyldt skabelon Vælg stedet hvor de udfyldte skabeloner skal gemmes. Det skal enten være på P- drevet eller på en USB-nøgle. Såfremt der ikke allerede er oprettet en FOKUS mappe, kan denne oprettes nu. Dokumenterne dannes. Afhængig af hvor mange medarbejdere der skal bedømmes kan det tage noget tid (ca 5-10 min for 25 oprettelser) så hav lidt tålmodighed. Fokusskabelon lukker af sig selv når FOKUS på alle de valgte medarbejdere er dannet. Filerne er nu klar til at gennemføre bedømmelserne på hver enkelt medarbejder. FILEN MÅ IKKE OMDØBES 9
Når filen/filerne åbnes kommer følgende dialogboks. Tryk på nej. Vælg faneblad FOKUS (i menulinjen øverst på siden). Fletningen har medført at alle stamdatafelter på den bedømte medarbejder er udfyldt. Forsæt til afsnit 3, link: Stamdata på bedømmer 10
2. Oprettelse af bedømmelse/personudtalelse MED MANUEL indtastning af bedømtes stamdata Åben skabelon Vælg opret dokumenter. -såfremt der åbnes et pop-up vindue med meddelelse om alvorlig fejl gå til pkt 9.1 Fejl ved åbning af skabelon Bekræfter manuel indtastning Tryk på ja. Stamdata på bedømte Udfyld data i pop up skemaet. Det er vigtigt at data udfyldes, som det fremgår af eksemplerne. Er formatet rigtigt bliver F.eks. xxxxxx grønt 11
Efter bedømtes data er indtastet kommer følgende pop up skema. Tryk ja hvis alle data er indtastet og korrekte ellers tryk nej. Ret herefter data og tryk ja Du bliver nu bedt om at gemme dokumentet. Således sikres det korrekte filnavn og FOKUS dokumentet er nu forberedt med stamdata på respektive medarbejder. 12
3. Stamdata på bedømmer Udfyld data på bedømmer. Data bliver gemt på din PC, så næste gang du skal udfylde en skabelon vil felterne automatisk blive udfyldt. Skal data rettes retter du direkte i teksten og data gemmes til næste skabelon 4. Bedømmelse gennemføres Bedømmelse/udtalelse udfyldes Udfyld resten af bedømmelsen vær opmærksom på at alle felter inklusiv tekstfelter skal være udfyldt før du kan gemme den. Såfremt der ikke er nogen bemækninger til et tekstfelt kan du f.eks. skrive Intet at bemærke. Dato for gennemførsel af bedømmelse/udtalelse Klikke ud af feltet Dato for bedømmelse. Datofeltet skal se ud som feltet i med den røde ring inden bedømmelsen kan gemmes. Ellers bliver feltet ikke registreret som udfyldt og du får ikke lov til at gemme. 8. = oplysningspligt Obs:I skabelonen er der en række tekstfelter som skal udfyldes. Hvis du ikke kan skrive i tekstfeltet Klik her for at angive en tekst, skal du føre musen op over tekstfeltet og dobbeltklikke, som vist ovenfor. Herefter klikker du en enkelt gang i tekstfeltet og nu kan du skrive igen. 13
5. Rette stamdata på bedømte Såfremt man har behov for at rette i bedømtes stamdata, er det muligt ved brug af ret bedømte stamdata knappen 14
6. Afslutte bedømmelse/udtalelse og fremsend til påtegner eller FPT 6.1 Afslut bedømmelse/udtalelse Når alle felter er udfyldt og bedømmelsen skal sendes videre til første påtegner trykkes der på knappen afslut og send til 1. påtegner Tryk på ja herefter kan der ikke længere rettes i bedømmelsen Hvis alle felter ikke er udfyldt kommer følgende meddelelse. Tryk ok og udfyld de manglende felter. Tryk derefter på afslut og send til 1. påtegner. 15
Gem den udfyldte fokus. Husk at den skal gemmes enten på p-drev eller USB-nøgle. Bedømmelse/udtalelse bliver nu gemt under et bestemt filnavn med angivelse af CPR nr., den periode bedømmelsen/udtalelsen dækker samt bedømtes udstikker i FPT. 6.1 Fremsendelse til påtegner Såfremt du er samtaleleder bliver du spurgt om bedømmelsen/udtalelsen skal påtegnes. Skal den påtegnes tryk ja. Hermed bibeholdes filen som et Word dokument og der klargøres en mail til videre fremsendelse til respektive påtegner. Obs.: der må ikke rettes i filnavnet. Hvis der er ændret i filnavnet ved modtagelse i FPT, vil bedømmelsen blive returneret til sidste påtegner. Outlook åbnes automatisk og en mail med bedømmelsen/udtalelsen vedhæftet klargøres. Påtegners mailadresse påføres og mailen skal herefter fremsendes til påtegner. Påtegner har kun mulighed for at skrive i påtegningsdelen. E-post sikkerhedsmærkning: INGEN MÆRKNING 16
6.1 Fremsendelse til FPT Såfremt bedømmelse/udtalelsen ikke skal fremsendes til påtegning, tryk nej. Hermed omdannes filen automatisk til PDF format og der klargøres en mail til videre fremsendelse til FPT-KTP-FOKUS (FTR-P). 7. Opbevaring af gennemført bedømmelse/udtalelse De FOKUS der er gemt på et P-drev eller USB nøgle må gemmes i henhold til FOKUS bestemmelsens 405-1 punkt. 14.1. 8. Påtegning Modtagelse af mail Når der modtages en mail med en fil til påtegning, åbnes det vedhæftede direkte eller gemmes på P-drevet eller USB-nøgle. 17
Gennemfør påtegning Filen åbnes og faneblad Fokus vælges. Udfyld data på påtegner samt selve påtegningen. Afslut påtegning Hvis du er sidste påtegner: Tryk på Afslut og send til FPT og gå til vejledningens afsnit 8.2. Hvis du ikke er sidste påtegner tryk på Afslut og send til påtegner (2, 3 eller 4 påtegner). 18
Vælg ja påtegningen kan herefter ikke længere redigeres. Er du ikke sidste påtegner tryk nej. Er du sidste påtegner tryk ja og gå til vejledningens pkt. 8.3. 8.1 Fremsendelse til næste påtegner Indsæt næste påtegners mailadresse Husk at vælge INGEN MÆRKNING som sikkerhedsmarkering. Obs.: Der må ikke rettes i filnavnet. 19
8.2 Sidste påtegner Tryk på afslut og send til FPT. Afslut påtegning. Vælg ja påtegningen kan herefter ikke længere redigeres. 8.3 Fremsendelse til FPT Outlook åbner nu automatisk en mail med bedømmelsen/udtalelsen vedhæftet som PDF fil. Husk at vælge INGEN MÆRKNING som sikkerhedsmarkering. Adressen FPT-KTP-FOKUS (FTR-P) er allerede valgt. Obs.: Der må ikke rettes i filnavnet. Hvis der er ændret i filnavnet ved modtagelse i FPT 20
vil bedømmelsen blive returneret. FPT fremsender herefter til MA e-boks, arkiverer i MA FOKUS-personsagen i Captia og registrerer dato for bedømmelsen/udtalelsen og periode i DeMars. 8.4 Opbevaring af gennemført bedømmelse/udtalelse med påtegning De FOKUS der er gemt på et P-drev eller USB nøgle må gemmes i henhold til FOKUS bestemmelsens 405-1 punkt. 14.1. 9. Fejlmeddelelser 9.1 Fejl ved åbning af skabelon Ved tryk på ja fås denne fejl. Tryk OK. Luk alle word skabeloner ned og åben skabelon igen 21