26. juni 2014 26 Torsdag den 26. juni 2014 kl. 15.30 afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. Sager til efterretning/orientering. 1. forhandlingsprotokol. Referat fra bestyrelsesmøde den 8. maj 2014. 2. Revisionsprotokol. Intet at tilføje 3. Efterretningssager. 3.a. BL, LBF samt lovgivning (3375, 3391, 3392). BL orienterer nr. 2514, 2714, 2914. Bidrag dispositionsfonden udgør for 2015 kr. 554 pr. lejemålsenhed, indtil det samlet udgør kr. 5.530 pr. lejemålsenhed. Overenskomster er nu endeligt vedtaget. Samlet lønstigning på 5,5% over en 3-årig periode. 3.b. Udlejning: Generel status vedr. udlejning:
26. juni 2014 27 Der er udsendt aourføringsopkrævninger til 257 med fornyelse i juni og 255 med fornyelse i juli 2014. I perioden 29/4 18/6 2014 har 190 valgt at komme på ventelisten. Vi har udlejet 5 boliger via den fleksible venteliste. 2 lejligheder er tildelt via 62 Der er stadig kun få på ventelisten til 82 m 2 og 105 m 2 på 2. sal i afd. 22. Ingen lejetab siden sidste møde. Klagesager. I den forløbne periode er der behandlet 12 klager vedr. husorden og 9 over husdyr. Vi har haft mange sager vedr. hunderegler i afd. 13 efter det er blevet tilladt at have hund på besøg. Problemstillingen blev drøftet. Tilladelser til bygningsændringer. Der er givet 1 tilladelse i afd. 25 til overdækning af terrassen og 1 i afd. 25 til malerbehandling af trapperækværk. Udlejningsoversigt (3372, 3380, 3383, 3396). Der foreligger udlejningsoversigt pr. 1/5, 15/5, 1/6 og 15/6 2014. Fraflytninger (3399). I perioden 2/5 17/6 2014 har der været 45 fraflytninger, hvor der er udbetalt kr. 398.190,33. Der er udsendt regninger på kr. 43.506,14 vedr. 6 fraflytninger. Skyldig husleje m.m. udgør kr. 42.293,20. Tab på fraflytninger (3400). Der har i perioden 1/5 17/6 2014 været 1 stk. på kr. 4.263,84.
26. juni 2014 28 Der foreligger oversigt over udviklingen i afdelingernes opsparing til tab på fraflyttere pr. 17/6 2014. 3.c. Afdelinger, herunder: Afdelingsbestyrelsesmøder (3395, 3378, 3376, 3386, 3382, 3388). Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 2 den 5/6 2014. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 11 den 12/5 2014. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 22 den 5/5 2014. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 22 den 2/6 2014. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 23 den 22/5 2014. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 23 den 4/6 2014. Beslutninger truffet på afdelingsmøderne (3390): Der foreligger oversigt over beslutninger truffet på årets afdelingsmøder. Husdyrhold (3397, 3371, 3394, 3384): Der foreligger oversigt over husdyrregler i afd. 13, 19 og 23. Diverse (3387, 3379, 3389): Formanden i afd. 3 flytter pr. 1/8. Derefter er der kun 2 i afdelingsbestyrelsen, hvilket jfr. almenboligloven ikke er nok til at opretholde afdelingsbestyrelsen. Hovedbestyrelsen overtager afdelingsbestyrelsens opgaver indtil videre. Carl Højer Foss trækker sig fra afdelingsbestyrelsen i afd. 23. Suppleant Valborg Christensen indtræder i stedet for. Der foreligger skrivelser fra advokatfirmaet Thuesen, Bødker og Jæger vedr. klager over ejendomsvurderingen i afdeling 11. Til efterretning/godkendt
26. juni 2014 29 Sagen ligger p.t. i Skatteankenævnet og der må forventes en sagsbehandlingstid på 9-15 måneder. 3.d. FF/FU (3373). Der foreligger referat fra lokalt FU møde den 6/5 2014. 3.e. Diverse (3374, 3393, 3401). Der foreligger referat fra SU møde den 12/5 2014. Der foreligger skrivelse fra Esbjerg Kommune vedr. genbrugsinformation til viceværter og boligforeninger. Der foreligger information fra Esbjerg Kommune om forslag til affaldsplan 2014 2018. Vi har ingen bemærkninger til høringsudkastet. Muligt EDB-samarbejde: Det, på et tidligere bestyrelsesmøde, beskrevne potentielle EDB-samarbejde bliver alligevel ikke til noget. 4. Bygge- og renoveringssager. 4.a 4.d. Afd. 1, 5, 7 og 11 Projekterne er afsluttede. Dokumentation på kloakrenovering i afd. 11 er endnu ikke 100 % på plads. Afd. 13 Kloakrenovering. Renoveringen bliver mere omfattende end først antaget. Vi er ved at indhente tilbud. Afd. 23 Der arbejdes med udarbejdelse af helhedsplan og besøg af Landsbyggefonden til september. Afd. 33, Slåenvej Byggeriet er afleveret til os den 24/6 2014. Generelt Der er sat en del malerarbejde i gang i mange afdelinger.
26. juni 2014 30 Teknisk afd. er igang med en gennemgang af alle afdelinger sammen med viceværterne. 4.e. Accept af tilbud. Siden sidste bestyrelsesmøde er følgende arbejder accepteret: Etablering af containergård i afdeling 5. Belysning på skure i afdeling 11. Forlængelse af bøgehækken i afdeling 16. Etablering af 7 p-pladser i afdeling 23. Etablering af ca. 50 m 2 parkering i afdeling 25. 5. Økonomi/Personale. 5.a. Kapitalforvaltning (3377, 3385). Der foreligger oversigt over resultatet af kapitalforvaltningen pr. 30/5: Afkastet blev: Selskab Måneden År til dato Danske Capital 0,33% 1,47% Handelsbanken 0,55% 2,06% 5.b. Økonomi (3381). Afkast fra Bolindaktie, nom. kr. 10.000. Udbytte blev på 28%. 5.c. Personalesager. Henrik Andersen er ansat som elev pr. 1/9 2014. Til efterretning/godkendt. 6. Sager til behandling. 6.a. Kursus for afdelingsbestyrelser (3398).
26. juni 2014 31 Der blev fremlagt 2 forslag til afholdelse af kursus for afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Det blev aftalt, at der arbejdes videre med et heldagsarrangement. 6.b. Forslag til vedtægtsændringer. Punktet blev slettet af dagsordenen. 7. Eventuelt. Poul-Erik Hansen gav en orientering om Projekt Headspace. Det starter op den 15/8, men det er endnu ikke afklaret, hvorledes boligforeninger kan hjælpe til. Skriftlige forretningsgange. Opstartsmøde afholdt med Deloitte. Der laves en prioritering af, hvilke forretningsgange, der skal laves først. Dato for dialogmøde: det foreslås afholdt d. 9/10 2014. Poul-Erik Hansen gav en orientering om partnerskabsaftale med Esbjerg Kommune. Projektet vedrører Hedelundgårdparken (Jobstormerne). Der er ansat en SSP-medarbejder. Der bliver afholdt møde til september. Udover Poul-Erik Hansen deltager Karen Jacobsen, afdelingsformand i afdeling 22 i projektet. Knud Schmidt nævnte fugtproblemer i en lejlighed i afd. 11. Der skulle gerne være fundet en løsning på problemet. Fugten kommer tilsyneladende fra nabolejligheden. Reparationen kommer med under kloakrenoveringen. Til efterretning/
26. juni 2014 32