Introduktion til Fælles Sprog III

Introduktion til Fælles Sprog III Social- og sundhedsfaglig dokumentation med borgeren i centrum Projektet Fælles Sprog III (FSIII) blev etableret primo 2012 og har siden arbejdet på at udvikle en kommunal standard for sundhedsfaglig og socialfaglig dokumentation. Version 1 af FSIII-standarden vil dække dokumentation af borgeren ved udredning og levering af ydelser i forbindelse med hjemmepleje, træning og rehabilitering under serviceloven samt hjemmesygepleje under sundhedsloven (ydelser efter serviceloven 83 og 86 samt sundhedsloven 138). FSIII-standarden dækker både den dokumentation der udføres af henholdsvis myndigheden (visitationen) og leverandøren (udføreren). Det gør det muligt, at medarbejdere fra forskellige sektorer og fagområder kan (gen)bruge de samme oplysninger om borgeren. Formålet med FSIII er at bidrage til sammenhæng, kvalitet og effektivisering i den kommunale socialfaglige og sundhedsfaglige indsats rettet mod borgeren. Dette skal ske ved at gøre det nemmere for medarbejderne at opdatere og genbruge oplysninger i borgerens omsorgsjournal på tværs af fagområder. Når FSIII-standarden er færdigudviklet og stillet til rådighed for kommunerne, vil FSIII projektet bistå med vejledning og uddannelse af medarbejdere samt implementeringsstøtte. FSIII-standarden bygger videre på, reviderer og erstatter helt Fælles Sprog II, som mange kommuner har implementeret de seneste år. Fælles Sprog II var først og fremmest en metode, der er udviklet til at sikre gode afgørelser på myndighedsområdet. Med FSIII sættes der herudover fokus på leverandørernes opgaver og dokumentation af indsatser. Baggrund for FSIII I den kommunale dokumentation på social og sundhedsområdet anvendes der i høj grad fritekst. Den samme information gentages ofte, blot beskrevet på forskellig vis. Medarbejderne kan opleve, at det kan være vanskeligt at få et samlet aktuelt overblik over borgeren, samtidig med at der anvendes megen tid på opslag og søgning i dokumentationen. Samlet set og med udgangspunktet i KL s digitaliseringsstrategi i 2011 - og fortsat i 2014, er der på det kommunale ældre- og sundhedsområde en brændende platform kendetegnet ved: Stigende udgiftspres, der udfordrer kommunernes effektivitet og mulighed for at prioritere og styre indsatsen. Stigende kompleksitet i opgaverne, der øger behovet for kompetenceudvikling og samarbejde på tværs af sektorer. Stigende problemer med at rekrutterer og fastholde kvalificeret arbejdskraft. Stigende krav om, at borgeren er aktiv i varetagelsen af egen sundhed og behandling af sygdom. Det er aftalt, at kommunerne skal implementere Fælles Sprog III inden udgangen af 2017. Aftalen er indgået i forbindelse med økonomiaftalen for 2014, hvor KL tiltrådte de fællesoffentlige strategier Digitalisering af sundhedsvæsenet 2013-2017 og Digital velfærd 2013-2017. Fordele ved FSIII FSIII-standarden anvender klassifikationer og faste begreber til struktureret dokumentation af borgere på tværs af kommunens organisering. Derudover består FSIII-standarden af en procesmodel, der understøtter struktureret arbejde med dokumentationen. Struktureringen og klassifikationen gør det muligt at genbruge og opdatere data, trække konsistente data til erfarings- og effektvurdering i det daglige arbejde. Og den danner grundlag for udvidet og 1

struktureret ledelsesinformation til kommunernes styring af social- og sundhedsområdet. FSIII-standarden skaber ensartethed i dokumentationen, hvad enten man dokumenter inden for service- eller sundhedsloven. Bedre kvalitet i de dokumenterede data om borgeren vil understøtte medarbejderne i deres daglige arbejde, hvor strukturerede data vil give et samlet overblik over borgerens tilstand, leverede indsatser samt og hvilke aktører der er involveret i opgaveløsningen FSIII understøtter også, at der kan udveksles data, ikke kun mellem kommunale forvaltninger og kommunerne, men også med andre sektorer FSIII-standarden FSIII-standarden giver en anvisning på, hvad FSIII er, og hvordan FSIII fungerer som dokumentation. Standarden er primært rettet mod it-leverandørerne af omsorgsjournaler og indeholder beskrivelser, der gør det muligt for it-leverandørerne at omforme standarden til it-løsningerne, der hjælper social- og sundhedsmedarbejderne med at arbejde i henhold til FSIII. Til de kommunale beslutningstagere indenfor social- og sundhed suppleres standarden med forskellige former for informationsmateriale, der vil hjælpe kommunerne med at overgå til FSIII og udføre nødvendige arbejdsmæssige og organisatoriske ændringer. Principperne i standarden er: Emnebaseret (og kronologisk) dokumentation Fokus på borgeren frem for på fagligheder og funktioner Data om borgeren opdateres frem for oprettelse på ny Hovedelementerne i standarden er: Procesmodel viser delprocesser ved udredning af borgeren samt ved planlægning, udførelse og opfølgning på kommunens indsatser til borgeren. Procesmodellen er grundlaget for at kunne genbruge oplysninger om borgeren på tværs af sektorer og faggrupper. Informationsmodel viser sammenhængen mellem FSIII-begreber Begrebsbeskrivelser beskriver de oplysninger, der skal til for at dokumentere borgerens tilstand, tildelte indsatser m.m. Principper for at understøtte udvikling og implementering af FSIII Brugsscenarier supplement til det øvrige materiale i standarden. Illustrerer hvordan arbejdsgange og dokumentation kan udmøntes i praksis. Ud over standarden stilles der et klassifikationssæt (subset delmængde) med bl.a. ICF og SNOMED CT til rådighed, når standarden skal implementeres i omsorgsjournalerne. Borgerens tilstand Tilstand er et centralt begreb i FSIII og medfører en ny måde at anskue borgeren på. Borgerens tilstand sammenholdt med kommunens indsatser bliver groft sagt omdrejningspunktet i FSIII-dokumentationen. Borgerens tilstand vurderes løbende, og det dokumenteres, når der sker ændringer. Dette er basalt set FSIII i praksis. En borgers tilstand kan dokumenteres i form af graden af funktionsevne, for eksempel evnen til at komme omkring i eget hjem og problemorienteret ved sundhedsrelaterede problemer, der eksempelvis er afledt af en bestemt sygdom. Udfordringer På kommunalt niveau vil Implementering af FSIII medføre organisatoriske ændringer, og for medarbejderne vil det betyde en anden måde at anskue borgeren og dokumentere på. For at opnå fordelene ved struktureret dokumentation udført efter FSIII-procesmodellen, vil det bl.a. kræve, at der arbejdes ud fra en fælles plan for 2

borgeren, idet planen skal anvendes af alle faggrupper indenfor hjemmepleje og sygepleje. Dette kan være en udfordring for faggruppers traditioner og rutiner, og det vil også stille specifikke krav til medarbejdergruppernes adgang til data i omsorgsjournalerne. Anvendelse af klassifikationer vil kræve introduktion og undervisning i brugen for den enkelte medarbejder, der skal vænne sig til at bruge mindre fritekst i dokumentation og i stedet overvejende dokumentere ved at vælge begreber fra ordliste. For kommunerne vil FSIII betyde en meromkostning til anskaffelse af FSIII it-understøttelse i omsorgsjournalerne, herunder meromkostning til håndtering af FSIII-udbud/bestilling. Kommunerne må påberegne udgifter til teknisk implementering og test samt evt. migrering af borgerdata. Projektorganisering FSIII projektet er et fælles KL/KOMBIT projekt under ledelse af en styregruppe og med KL-projektledelse. Ud over deltagelse i styregruppen bistår KOMBIT projektet ift. forretningsstrategi og leverandørhåndtering. Styregruppens medlemmer: KL. Afdelingschef Ralf Klitgaard Jensen (Formand) KL. Kontorchef, Social og Sundhed, Christian Harsløf KOMBIT. Forretningsudviklingschef Poul Ditlev Christiansen Ballerup Kommune. Sundhedschef Inge Kristensen (pr. 1/1 2014) Rudersdal Kommune. Vicekommunaldirektør Birgitte Nystrup (pr. 1/1 2014) Sønderborg Kommune. Senior- og sundhedschef Bente Larsen (pr. 1/1 2014) FSIII projektet understøttes ved etablering af en følgegruppe med kommunale chefer (operationelt niveau), der kan fungere som bindeled mellem sikringsfasegruppen (praktikerniveauet) og styregruppen (strategisk niveau). KL s direkte kontakt til kommunerne i anliggender vedr. FSIII vil ske gennem de af kommunerne udpegede FSIIIkontaktpersoner. Analyse- og høringsfase I september-oktober 2013 var FSIII-standarden i høring i kommunerne. Af høringen fremgik det, at der er stort behov for, at FSIII dækker dokumentation af rehabilitering. Da visionen er, at FSIII på sigt skal kunne understøtte den dokumentation, der er nødvendig og giver værdi i dagligdagen, besluttede projektets styregruppe at inkludere dokumentation af rehabilitering iht. servicelovens paragraffer i FSIII-standarden, uden det ville få alvorlige konsekvenser for projektets tidsplan. Projektet har siden arbejdet på at afdække kommunernes erfaring og indsigt i behovet for dokumentation af rehabilitering, blandt andet gennem afholdelse af to workhops med deltagelse af seks kommuner, der har erfaringer med rehabilitering. Læs mere om resultaterne fra høringen her: http://www.kl.dk/menu/horing---falles-sprog-iii-standardenid150904/?id=150904 Sikringsfasen Efter bearbejdning af de mange konstruktive tilbagemeldinger fra høringen er FSIII-standarden omformet til en udgave, der kan tages i anvendelse i FSIII-projektets sikringsfase. Sikringsfasen startede i marts 2014 og består af to spor - et udviklingsspor og et klassifikationsspor. Udviklingsspor Det ene spor i sikringsfasen er et udviklingsspor baseret på projektets forretningsstrategi. Hensigten er, at itunderstøttelsen af FSIII-standarden udvikles i samråd med henholdsvis it-leverandører af de kommunale omsorgsjournaler og eventuelt andre interesserede samt kommuner. Som støtte i udviklingssporet er der etableret en sikringsfasegruppe med kommunale praktikere. KKR-digitaliseringsnetværket har bistået med udpegning af de 3

kommunale repræsentanter fra hver af de fem regioner, i alt 15 deltagere. Samtidigt er der sikret ligelig kommunal repræsentation i forhold til hvert af de tre eksisterende omsorgsjournalsystemer. I løbet af udviklingssporet revideres FSIII-standarden løbende, således at der ved afslutningen foreligger en version af FSIII-standarden, der repræsenterer den udviklede it-understøttelse. Det vil være i forhold til denne version, at der udarbejdes evalueringsrapporter af den enkelte it-leverandørs FSIII-baserede løsning samt en vurdering af, hvor godt it-leverandøren understøtter målene for FSIII. Klassifikationsspor Derudover etableres et klassifikationsspor. I dette spor skal der ske udvælgelse og kvalificering af de subsets (delmængder) af klassifikationerne, primært ICF og SNOMED CT, der skal anvendes i FSIII-standarden. I sporet har der været afholdt møder med NSI (Serum instituttet) og MedCom i forhold til det kommende koordinerende arbejde med FSIII klassifikationer. Opgaven vedr. ICF subsets varetages af Marselisborgcenteret, Folkesundhed og Kvalitetsudvikling. Der arbejdes med Delphi-metoden til gradvis indsnævring af de klassifikationskoder, som der er behov for i praksis at bruge i dokumentationen indenfor socialområdet. Udvælgelsen foretages af en større gruppe af kommunale praktikere fra hele landet. SNOMED CT varetages af Aalborg universitet, Institut for Medicin og Sundhedsteknologi. Arbejdet med udvælgelse af subsets, der dækker praksis på sundhedsområdet, vil omfatte indsatskataloget over sygeplejefaglige indsatser udarbejdet af Partnerskabsprojektet i KL-regi. Arbejdet indgår tillige i universitetets forskning indenfor SNOMED CTområdet. Aalborg Universitet arbejder desuden med en basis-informationsmodel for FSIII, der er kompatibel med KL s itrammearkitektur. Dermed arbejdes der i retning af den vedtagne strategiske målsætning om fælles struktur på de kommunale områder. I klassifikationssporet skal det udredes hvordan klassifikationsservicen kan anvendes af kommunerne og itleverandører af omsorgsjournaler. derudover skal der ske en afklaring af en governance- og driftsmodel, dvs. der skal tages beslutning om hvem der ejer, drifter, vedligeholder og videreudvikler såvel, klassifikationer, mapninger, klassifikationsservices og lign. Inden afslutning af klassifikationssporet (forventeligt primo 2015) skal produkterne fra klassifikationssporet testes og yderligere kvalitetssikres, bl.a. med involvering af kommunale praktikere. Tidsplan Projektets tidsplan var oprindeligt et udviklings- og implementeringsforløb over 3 år fra 2012 til 2014. Med ændret scope og de yderligere nødvendige afklaringsfaser, som projektet har været igennem, er tidsrammen udvidet til ultimo 2015. Faser og projektforlængelse er finansieret gennem omprioritering af den afsatte økonomiske ramme. Jan. 2012 feb. 2013: Standardisering og afklaring. Feb. 2013 sep. 2013: Foranalyse & dataindsamling. Udarbejdelse af høringsversion af FSIII-standarden. Okt. 2013 mar. 2014: Udsendelse høringsmateriale. Bearbejdning af FSIII-standarden ift. indkomne høringssvar. Indarbejdelse af rehabilitering iht. serviceloven i standarden. Jan. apr. 2014: Planlægning af sikringsfasen. Handlingsplan for sikringsfasen i samarbejde med KOMBIT. Apr. dec. 2014: Opstart af sikringsfasens to spor: Udviklingsspor. Udvikling af it-understøttelse af FSIII i samarbejde mellem leverandører af omsorgsjournalsystemer og kommuner. 4

Klassifikationsspor. Udvælgelse, kvalitetssikring og test af udvalgte subsets i FSIII-standarden. Opstilling af model for governance og drift Jan dec. 2015: Udvikling af it-understøttelse af FSIII-standarden v/ it- leverandører af de kommunale omsorgsjournalsystemer KL, d. 29. september 2014 Kontaktperson Ulla Lund Eskildsen ule@kl.dk 5