AARHUS UNIVERSITET Møde den 27. januar 2014, kl. 12.00-14.00 Jens Baggesens Vej 51-53, 8200 Aarhus N Bygning 5221, lokale 318 Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Dagsorden Dagsorden for ekstraordinært ASU-møde den 27. januar 2014 1. kl. 12.00-12.05: Godkendelse af dagsorden Punkter til drøftelse: kl. 12.05-13.40 ASU-sekretariatet Lizzi Edlich AU HR, Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Dato: 21. januar 2014 2. Status på budgetproces14 (30 min.) Motivering: Der lægges under dette punkt op til en åben drøftelse og gensidig information om budgetprocessen indtil videre. Side 1/2 3. Den videre budgetproces (30 min.) Motivering: Der lægges under dette punkt op til orientering om og drøftelse af proces og kommunikationsplan for den kommende tid, herunder de kommende LSU møder, samtaler og opfølgning. 4. Psykisk APV (35 min.) Bilag 1-4: 1) Evaluering af APV 2012, 2) Proces- og kommunikationsplan for AU ADM 2013-2014, 3) Udklip af ASU-referat 11.10.2012, 4) Udklip af ASUreferat 14.3.2013. Motivering: HSU har igangsat en proces mhp. evaluering af fysisk og psykisk APV 2012. Hensigten med evalueringen er, at arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisationen får mulighed for at komme med deres anbefalinger til APV 2015 uden, at der flyttes fokus fra de igangværende handlingsplaner. Det indstilles, at ASU ved brug af den i bilagsmaterialet medsendte spørgeguide drøfter og formulerer udvalgets anbefalinger til APV2015. Som baggrundsmateriale er vedlagt APV-procesplan samt udklip af referat af møder, hvor ASU har drøftet den psykiske APV. AU HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljøenheden Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk/hr
AARHUS UNIVERSITET Øvrigt materiale vedrørende APV 2012, herunder de benyttede spørgeskemaer, kan ses ved at klikke på dette link: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/ Side 2/2 Punkter til orientering kl.: 13.40-13.55 5. Orientering fra HSU-mødet den 9. januar 2014 Motivering: Der har været afholdt møde i Hovedsamarbejdsudvalget 9. januar 2014. Der gives en orientering om mødet. 6. Orientering om udpegning af analysepanel Motivering: Medlemmer til det analysepanel, der skal se på administrativ understøttelse og faglig organisering er fundet. Administrationens to medlemmer af panelet, Louise Gade og Niels Damgaard Hansen, giver en kort orientering. 7. Kl. 13.55-14.00: Eventuelt
Ekstraordinært ASU-møde 27. januar 2014 Bilag 1 Evaluering af processen for den psykiske APV 2012 Efter drøftelser på et fælles HAMU og HSU møde i november er det blevet besluttet, at arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisationerne skal have mulighed for at komme med deres anbefalinger til APV 2015. Dette gøres via en APV evaluering af såvel den fysiske som psykiske APV 2012. Til dette formål kan spørgeguiden danne grundlag. Evalueringen vil blive drøftet på næste fællesmøde mellem HAMU og HSU, d. 6. marts 2014, hvorfor deadline på evalueringen er d. 7. februar 2014. Evaluering fra HAMU og HSU: Spørgeskemaet og rapporterne På møderne i HSU og HAMU var der en del kritik af det forhold, at de nedskrevne kommentarer ikke blev gengivet i rapporten. Der kom følgende konkrete forslag: En større sproglig præcision i spørgeskemaet. Mulighed for at påføre ris og ros i forskellige felter og have mulighed for afkrydsning til offentliggørelse. Kommentar-feltet fjernes ved næste APV. Evalueringspointe ift. kommentarerne: Inden psykisk APV 2015 skal det i HSU og HAMU konkret drøftes, hvordan kommentarerne håndteres. Det afgørende er en fælles forventningsafstemning og fælles opfattelse fra dataindsamlingens start. Planlægnings- og opfølgningsdelen Udarbejdelse af handlingsplaner er en væsentlig del af den psykiske APV. Arbejdet med handlingsplaner på AU foregår på flere niveauer og i et samarbejde med mange interessenter. Der er på møder blevet fremført, at arbejdet med APV-handleplanerne forløber efter planen, og at der er tale om en god proces alle bidrager engageret i. Det er blevet fremført, at selve APV processen har været medvirkende til en større lydhørhed. Evalueringspointer vedr. opfølgning: APV processer på AU skal være involverende og udvalgene (HSU og HAMU) bør evaluere sit eget arbejde en gang om året.
Psykisk og Fysisk APV evaluering spørgeguide Psykisk APV Evaluering af spørgeskemadelen og rapportdelen Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i APV 2015? (fx sammenlignelighed af spørgsmål (med APV 2009), mulighed for særkørsler mm) Hvad er hovedområdets vigtigste anbefaling(er) til APV 2015? Evaluering af procesdelen (jf. Eksemplariske APV planlægnings- og opfølgningsforløb fx ift. temamøde om psykisk APV, følgegruppe organiseringen, samarbejdet mellem AMO og SU, bottom-up processen, handlingsplaner ud fra IGLO modellen mm) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i APV 2015? Hvad er hovedområdets vigtigste anbefaling(er) til APV 2015? Fysisk APV Evaluering af spørgeskemadelen Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i APV 2015? (fx ift. information om processen, relevante og dækkende spørgsmål og svarmuligheder, passende spørgeskemalængde, modtagelse af link til datarapporter mm) Hvad er hovedområdets vigtigste anbefaling(er) til APV 2015? (fx ift. at ændre, fjerne eller tilføje spørgsmål/svarmuligheder) Evaluering af handlingsplansdelen Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i APV 2015? (fx ift. brugen af handleplansprogrammet Surveyxact APV eller Excel til handleplansarbejdet) Hvad er hovedområdets vigtigste anbefaling(er) til APV 2015? (fx ift. justeringsforslag ift. processen omkring fysisk APV)
APV PROCES- OG KOMMUNIKATIONSPLAN FOR AU ADM 2013-2014 Ekstraordinært ASU-møde 27. januar 2014 Bilag 2 Februar 2013 D. 20. februar: Ledermøde om APV i Foulum med deltagelse af HR partnere og AU KOM s kontaktpersoner. Mulighed for at drøfte resultater og strategi for den videre formidling. D. 21. februar: o APV kontaktgrupperne på VD-områderne indkalder LSU og LAMU til morgenmøder og vicedirektørerne giver en kort præsentation af resultaterne. o Alle medarbejdere i AU Administration får en direct mail fra Jørgen Jørgensen kl. 12 omkring resultaterne med et link til rapporterne. o Rapporterne for den psykiske APV offentliggøres kl. 14. Alle vicedirektører sender direct mail til medarbejderne i deres VD-område omkring VD-områdetsresultater og den videre proces. VD-områderne afholder ledergruppemøder 21. eller 22. februar med henblik på at klæde lederne på til lokale personalemøder omkring resultaterne. Møderne afholdes inden udgangen af februar. Områderne beslutter selv, hvilke mødeformer, der er praktisk muligt og giver bedst dialog om resultaterne. AU HR og AU KOM vil tilrettelægge processer i deres enheder, som tager højde for at medarbejderne i disse enheder har den primære opgave at understøtte forretningen i håndteringen af APV APV følgegruppen er indkaldt til møde d. 28. februar for at drøfte akutte indsatsområder, kommunikation/koordinering med VD-områderne og processen herfra. Akutte tilfælde, som f.eks. mobning og chikane, skal håndteres straks, herefter sker den konkrete opfølgning løbende. Kommunikation: På medarbejdere.au.dk lægges d. 21. februar nyhed vedr. den samlede administration. I de følgende dage lægges nyheder op omkring de enkelte VD-områder. Fokus er på anerkendelse af evt. problemer, på de ting der fungerer godt samt den kommende proces/handlingsplan. Disse artikler sendes også ud via Administrationens Nyhedsbrev. AU KOMs kontaktpersoner udarbejder artiklerne i samarbejde med VD erne. Det særlige debatforum flyttes til medarbejdere.au.dk og tilføjes en særlig APV-tråd. Her er det vigtigt, at både universitetsdirektøren samt de enkelte vicedirektører påtager sig et ansvar i forhold til at svare på konkrete debatindlæg, der måtte vedrøre hhv. den overordnede administration eller det enkelte VDområde. Debatten samt øvrig dækning af APV en overvåges løbende af AU KOM og Presseenheden, der mødes dagligt for at koordinere indsatsen både i forhold til intern og ekstern kommunikation. Marts 2013 Kick off på VD områderne. Den enkelte vicedirektør skal sikre en god proces, som involverer medarbejderne. Processen aftales i de lokale APV kontaktgrupper. Det anbefales, at alle medarbejdere i VD områderne involveres enten via fælles møder eller parallelle enhedsmøder. Administrationschefer holder møder på administrationscentrene om resultaterne på centrene, når der foreligger kørsler herfor Handlingsplansarbejdet for den psykiske APV igangsættes på alle VD områder. Dette indebærer analyse og kvalificering af data. Excel-handlingsplansskabelonen fra Eksemplariske APV planlægnings- og opfølgningsforløb bruges. AAMU færdiggør parallelt den årlige arbejdsmiljødrøftelse. 1
Kommunikation: Kontaktpersonen for de enkelte VD-områder vurderer i samråd med vicedirektøren, om der skal produceres nyheder til medarbejdere.au.dk vedr. det konkrete arbejde med handlingsplaner på hvert VD-område. Det skal også overvejes, om de lokale særkørsler giver anledning til konkrete opfølgende historier på medarbejdere.au.dk. April 2013 APV følgegruppen mødes d. 18. april kl. 14-16 Maj 2013 Hvert VD område har sendt sin psykisk APV excel-handlingsplan i høring hos APV følgegruppen og medarbejderne og publicerer den et fysisk og elektronisk sted, der kun er tilgængeligt for medarbejderne og lederne. Høringen afsluttes d. 31. maj. Handlingsplanerne opdateres løbende minimum månedligt frem til august. Juni 2013 APV følgegruppen mødes 18. juni kl. 14-16 August 2013 Handlingsplanerne for den psykiske APV påbegyndes evalueret skriftligt på alle VD områder. September 2013 APV følgegruppen mødes 6. september 12.30-14.30 Handlingsplanerne for psykisk APV samles til én ADM psykisk APV handlingsplan Handlingsplanen sendes til FALK og HAMU Kommunikation: Den samlede APV handlingsplan for administrationen kommunikeres ud via artikler på medarbejdere.au.dk, i Universitetsledelsens samt Administrationens nyhedsbrev. Oktober 2013 VD områderne implementerer handlingsplanerne og påbegynder de langsigtede og tværgående forbedringer af arbejdsmiljøet. November 2013 APV følgegruppen mødes 7. november kl. 10-12 og drøfter udviklingen på det psykiske og fysiske arbejdsmiljø ud fra opdateringerne af APV handlingsplanerne. Dette materiale bruges i Den lovpligtige Årlige Arbejdsmiljødrøftelse 2013. Fælles HAMU/HSU møde Januar 2014 APV følgegruppen mødes 15. januar kl. 12.30-14.30 og drøfter status for handlingsplansarbejdet, den videre proces og evaluerer forløbet 2
Kommunikation: Status og evaluering meldes ud via artikel på medarbejdere.au.dk samt evt. videointerview med universitetsdirektøren. APV følgegruppens formål er at koordinere og formidle hovedområdets proces for opfølgningen på APV resultaterne, således at den inddrager alle aktører (ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsorganisationen) i APV opfølgningen. AU HR og AU KOM understøtter processen med deres faglighed. Psykisk APV kan med fordel drøftes månedligt i FALK Inden møderne i APV følgegruppen skal der være afholdt møde i APV kontaktgrupperne på VDområderne. VD områderne kan med fordel drøfte psykisk APV månedligt på ledermøderne 3
Ekstraordinært ASU-møde 27. januar 2014 Bilag 3 Udklip af referat af ASU-møde 11. oktober 2012 b. APV-følgegruppe drøftelse og udpegning af 2-3 ASU repræsentanter (JJ) Jørgen Jørgensen fortæller, at Psykisk APV snart kommer ud og der er der er grund til at tro, der skal være et opfølgningsarbejde, hvorfor en følgegruppe kan være en god idé og der er allerede nu lavet oplæg. Han henviser til oplæg og opfordrer til dialog om særlige temaer som ASU finder, der skal suppleres med fordi det giver mening for os som administration. Derefter skal der besluttes deltagere, hvis ASU bakker op. Der spørges til opfølgning på fysisk APV og Anders Krogh Moestrup fra Arbejdsmiljø svarer, at fysisk APV handler om store og små problemstillinger, rettet mod de enkelte lokale arbejdsmiljøgrupper. Jørgen Jørgensen understreger, at der ikke laves samlet papir om fysisk APV, da man håndterer det lokalt. Da man diskuterede hvorvidt samarbejdsorganisation og arbejdsmiljøorganisation skulle slås sammen, blev det nævnt at fysisk arbejdsmiljø er et anliggende kun for arbejdsmiljøorganisationen mens psykisk APV er et fælles anliggende for begge, fortæller Louise Gade. Søren Dam spørger, om økonomi ikke gør fysisk APV til et fælles anliggende, fx hvis det trækker fra alle vinduer i en bygning, og vinduerne skal udskiftes. Hertil svarer Jørgen Jørgensen, at hvis der sker noget på det bygningsmæssige, skal det i FAMU, mens den udvendige vedligeholdelse, hvorunder udskiftning af vinduer hører, varetages af Bygningsstyrelsen. Herefter spørger Jørgen Jørgensen, om der er stemning for at deltage i en følgegruppe til psykisk APV og nævner, at det i notatet er foreslået at han er formand et hverv han gerne tager gerne i følgeskab af 2-3 medlemmer fra ASU. På medarbejdersiden har Søren Dam meldt sig klar, det samme har Knud Holt Nielsen, og man vil spørge Jens Winther Kristensen, om han er interesseret i at være med eller stå stand-by. Anders Krogh Moestrup afslutter punktet med en bemærkning om, at alle modtager elektronisk spørgeskema til psykisk APV i november.
Ekstraordinært ASU-møde 27. januar 2014 Bilag 4 Udklip af referat af ASU-møde den 14. marts 2013 3. Psykisk APV Jørgen Jørgensen orienterede om, at APV-følgegruppen indtil videre har holdt to møder. Gruppen har gennemgået resultaterne af APV en med særligt fokus på administrationen og har valgt at koncentrere sig om tværgående problemstillinger. Af konkrete områder nævntes code of conduct samt håndtering af sager vedrørende mobning og chikane. Jens Winther Kristensen sagde supplerende, at flere medarbejdere har oplevet en ikke-kollegial behandling af tidligere kolleger. Han sagde videre, at et andet tværgående indsatsområde er en fælles både ledelsesmæssig og kollegial opmærksomhed på kolleger, som kan være i fare for at få stress, dvs. fokus på forebyggelse. Jens Winther Kristensen spurgte, i hvilket omfang AU HR kan stille med ressourcer ifm. udmøntning af APV-handlingsplaner. Birgit Roesen undersøger sagen. Jens Winther Kristensen anbefalede, at medarbejdere og ikke mindst de lokale samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter inddrages i det lokale APV-opfølgningsarbejde. Gitte Bak Ditlefsen fandt, at den udsendte proces- og kommunikationsplan indeholder meget lidt vedrørende den løbende kommunikation til medarbejderne. Hertil svarede Birgit Roesen, at der er lagt op til betydelig medarbejderinddragelse undervejs i processen, bl.a. på medarbejdermøder, hvor alle deltager. Processen i sig selv indeholder en del kommunikation, selv om det måske ikke er skrevet eksplicit i proces- og kommunikationsplanen. Jens Winther Kristensen sagde, at medarbejderne generelt er glade for deres arbejde og deres nærmeste leder. En del af de frustrationer, der kommer til udtryk i APV en, stammer efter hans opfattelse fra udfordringer i relation til forandringsprocessen. Der havde været meget information undervejs, men noget tyder på, at medarbejderne ikke har købt præmissen. Jens Winther Kristensen opfordrede ledelsen til højere grad af medarbejderinddragelse ifm. evt. større, fremtidige omorganiseringer og sagde i samme forbindelse, at organisationen nu har brug for arbejdsro. Jørgen Jørgensen sagde, at der ikke er planer om flere omorganiseringer i den størrelsesorden, som AU har været igennem. Åbenlyse uhensigtsmæssigheder skal rettes op, men fokus vil være på at konsolidere organisationen og vise resultater samt opbygge kompetencer og samarbejdsrelationer. Der arbejdes med det i FALK-kredsen, hvor der også er opmærksomhed på de udfordringer, der har vist sig i samspillet mellem administrationen og brugerne i de videnskabelige miljøer. Knud Holt Nielsen opfordrede i forbindelse med evt. kommende organisatoriske justeringer ledelsen til at være opmærksom på de vanskeligheder, som medarbejderne giver udtryk for, når der skal kommunikeres og arbejdes på tværs af organisationen. Bl.a. er der flere steder uklarhed vedrørende beslutningskompetence, hvilket giver propper i systemet. Jørgen Jørgensen svarede, at der arbejdes på det, men at det er et langt sejt træk. En væsentlig pointe i den nye struktur er, at beslutninger skal træffes så tæt på brugerne som muligt, men de nye ledere skal have tid til at udfylde deres ledelsesmæssige råderum.
Niels Damgaard Hansen var enig i, at der er problemer, når der skal arbejdes på tværs af organisationen men tilføjede, at det er blevet bedre og, at udviklingen går i den rigtige retning. Der er behov for at arbejde på relationerne mellem front-office og institutterne samt mellem front-office og back-office. En anden udfordring, som APV en efter Niels Damgaard Hansens opfattelse peger på er sammenhængen mellem vicedirektørområderne. Jens Winter Kristensen bad om, at ASU får tilsendt APV-udskrifter fra alle vicedirektørområder. Birgit Roesen ville undersøge, om det lader sig gøre. Claus Palle sagde, at APV en også peger på bekymring i forhold til AUs forskellige geografier. Uden for 8000 C er der noget, der tyder på, at troen på fremtiden ikke er stor, hvilket der efter hans opfattelse bør gøres noget ved. Niels Damgaard Hansen oplyste, at han har fået lavet særkørsler for administrationscenter ST, som er et af de områder, der har en spredt geografi. Der vil i løbet af den kommende tid blive lavet konkrete tiltag ift. administrationscentret.