SOFIA Tilgængeliggørelse og brug af digitalt skabte arkivalier Sofia på nettet og systemet bag Ann-Kristin Egeland Lone Smith Jespersen www.digitalbevaring.dk
Emner www.digitalbevaring.dk Demonstration af sofia.sa.dk version 1.0 Styring af adgang med adgangsbegrænsninger Aktuel brug af sofia.sa.dk Udviklingsbehov og muligheder Hvor mange bruger digitale arkivalier? Sofias styrker Hvordan laves en søgeformular (DIP)? Demonstration af det oprindelige Sofiasystem (Offline)
Sofia på nettet Udvidelse af Sofia-systemet med en web-applikation Udviklet i 2012 (resultatkontraktmidler) Åbnet ved udgangen af 2013 på adressen sofia.sa.dk På nuværende tidspunkt godt 30 umiddelbart tilgængelige arkiveringsversioner Brugeren kan se dokumenter med dokumentation og bruge prædefinerede søgeformularer Kopiering og udskrift er ikke mulig www.digitalbevaring.dk
Styring af adgang til digitale arkivalier med adgangsbegrænsninger NemLogin den fællesoffentlige login-løsning til NemID En borger skal anvende NemID og en medarbejder i en organisation NemID Medarbejdersignatur
Aktuel brug af sofia.sa.dk De største interessenter er myndigheder for at spare ressourcer til at holde fx gamle e-journaler i live for lejlighedsvise opslag Datatilsynet har sagt nej til generel løsning, hvor myndighed er dataansvarlig og SA dataleverandør (i stedet for myndighed selv eller anden dataleverandør) På nuværende tidspunkt ligger der flere konkrete ansøgninger fra myndigheder hos Datatilsynet En enkelt myndighed har for flere år siden fået tilladelse til at slå op i egne arkiverede systemer på læsesalen de anvender nu sofia.sa.dk Der er på nuværende tidspunkt ingen omtaler af eller links til sofia.sa.dk
Udviklingsbehov og -muligheder Arkiveringsversioner efter SIARD (DK) Mulighed for at se og søge i metadata (detaljerede data om tabelindhold) Optimering af dokumentvisning og søgeformularer Afspilning af umiddelbart tilgængelige digitaliserede lyd- og videofiler Integration til arkivdatabasen DAISY.. Mulighed for at brugeren selv udarbejder søgeformularer Forskellige indgange til forskellige brugere EU-projektet E-ARK s DIP for strukturerede data vil være inspireret af Sofia-systemet
Emner www.digitalbevaring.dk Demonstration af sofia.sa.dk version 1.0 Styring af adgang med adgangsbegrænsninger Aktuel brug af sofia.sa.dk Udviklingsbehov og muligheder Hvor mange bruger digitale arkivalier? Sofias styrker Hvordan laves en søgeformular (DIP)? Demonstration af det oprindelige Sofiasystem (Offline)
Hvor mange bruger digitale arkivalier? 19 eksterne brugere på 6 år (på læsesalen) 40 interne brugere (medarbejdere i Statens Arkiver) 150 bestillinger på digitale arkivalier om året Enkeltopslag Eksamensudtræk Kopi af AIP til forskere Myndighedsbrug af egen AIP www.digitalbevaring.dk
? Hvorfor ikke benytte et almindeligt databaseprogram til tilgængeliggørelse af databaser? Sofias styrker: Søgeformularen er brugervenlig Metadata fra AIP vises i Sofia Elektronisk dokument knyttes til dokumentregistreringen Visning af kontekstdokumentation fra AIP
Hvordan laves en søgeformular (DIP)? Kan søgeformularen genereres automatisk? NEJ
Program Sofia View (DIP) Journalplan Sager Dokumenter Database (AIP)
Alle views til et sags- og dokumenthåndteringssystem Undernummer UnderNrType UnderNrTypeTekst UnderNr UnderNrTekst Afsender/Modtager SagsNr DokNr AfsMod Journalplan SagGruppeNr SagGruppeTekst UnderNrType SagsAntal Sager SagGruppeNr UnderNrType UnderNr SagsNr SagsDato SagsTitel PrincipSag PrincipSagTekst Indblikskode Afdeling SagsBehandler Sagshenvisninger SagsNr SagsHenvisningsType SagsHenvisning Blå = søgefelter Sort = resultat Sagsoplysninger SagsNr AndreSagsOplysningerType AndreSagsOplysninger Dokedoc SagsNr DokNr Dato Titel LagringsForm DokumentID Dokumenter SagsNr DokNr DokDato DokTypeKode DokType DokTitel AfsMod DokumentID Dokumenthenvisninger SagsNr DokNr DokHenvisningsType DokHenvisning Dokumentoplysninger SagsNr DokNr AndreDokOplysningerType AndreDokOplysninger
Søgeformular i Sofia View for sager SELECT SAGER.TSAGR1_FGSAID AS SagGruppeNr, JOURPLAN.TJOUR1_FUNTYP AS UnderNrType, SAGER.TSAGR1_FUNDNR AS UnderNr, SAGER.TSAGR1_FSAGNR AS SagsNr, SAGER.TSAGR1_FSGDTO AS SagsDato, SAGER.TSAGR1_FGSTX1 + SAGER.TSAGR1_FGSTX2 AS SagsTitel FROM JOURPLAN INNER JOIN SAGER ON JOURPLAN.TJOUR1_FGSAID = SAGER.TSAGR1_FGSAID
Demonstration af det oprindelige Sofia-system (Offline)
Sags- og dokumenthåndteringssystem fra Civilstyrelsen
Metadata
Forespørgselsværktøj
Søgeformular designer
Snak med din sidemand i 2 minutter: Er Sofia en løsning I kan bruge? www.digitalbevaring.dk