Acadre CM 15 Trin for trin hæfte

Transkript

1 Acadre CM 15 Trin for trin hæfte

2 Hjælp! Navigation i Acadre CM Skift mellem forskellige visninger af træstrukturen Klik, dobbeltklik og højreklik på en sagsliste Klik, dobbeltklik og højreklik på en dokumentliste Opret sag Opret en emnesag Opret en personalesag vha. opslag til CPR-register Opret Papirsag Opret Principsag Opret en sag og journaliser dokument på én gang Journaliser dokumenter Vis et dokument i Dagens post Flyt Dagens post til en sag i Acadre Flyt Dagens post med bilag til en sag i Acadre Annuller reservation af dokument i 'Dagens post' Kopier en ind på en sag i Acadre Journaliser en med vedhæftede filer som hoveddokumenter Journaliser en med vedhæftede filer som bilag Kopier en fil fra computeren til Acadre (import) Kopier en fil fra Stifinderen til Acadre (højreklik) og opret ny sag samtidig Kopier fil fra hjemmeside til Acadre (højreklik) Gem et Word-dokument i Acadre (tegnestiften) Opret dokument i Acadre (via knap) Opret papirdokument i Acadre (via knap) Journaliser kopi af hoveddokument med udfyldt titel og indhold Journaliser løse dokumenter vha. knappen Nyt arkivdokument Journaliser løse dokumenter vha. tegnestiften Journaliser kopi af arkivdokument til sag Avanceret Outlook integration Brugerindstillinger; journaliseringsdialog Formpipe Software A/S 2014 Side 2

3 27. Brugerindstillinger; filtyper der kan journaliseres Brugerindstillinger; standard forslag til journalisering Brugerindstillinger; standard titelformat Opret ny Acadre-mappe i Outlook Opdater visningen af Foretrukne sager Journaliser ved hjælp af Acadre-mappe Journaliser med vedhæftet fil ved hjælp af Acadre-mappe Flyt til Dagens Post i Acadre Slet Acadre-mappe Opret ny regel ud fra afsender i Outlook Opret ny regel ud fra emnefelt i Outlook Suspender regel i Outlook Rediger regel i Outlook Autojournaliser vha. journaliseringsdialogen Autojournaliser flere s på én gang vha. journaliseringsdialogen Journaliser vha. registreringsguiden Autoprofilering Opret ny autoprofil til sag og dokument Opret ny autoprofil til sagsoprettelse Opret ny autoprofil til dokumentjournalisering Ret i eksisterende autoprofil Føj automatisk samlesagstilknytning til autoprofil Del eksisterende autoprofil Anvend adgangskoden fra sagen i autoprofilen Anvend aktindsigt fra sagen i autoprofilen Angiv standard autoprofil Anvend personlig autoprofil Anvend delt autoprofil Slet personlig eller delt autoprofil Arbejde med sager Titel på emnesag ud fra partsinformation Foretrukne Formpipe Software A/S 2014 Side 3

4 57. Omjournaliser sag Send en fra en sag Masserettelser på sager Notater på sager Vis journalark i Word Rapporter på notater Henvisninger mellem sager Rediger henvisning Projekter Styring (opgaver i Outlook) Notifikation (fordel sager og dokumenter) Kopier en sag Afslut sag Saml sagens dokumenter til en PDF-fil Kontakter (parter) Opret en kontakt Opret en kontakt via registeropslag og knyt til sag Opret en kontakt manuelt og knyt til sag Sæt en eksisterende kontakt på en sag Vis sager en kontakt er part i Gruppér kontakter ud fra relation Arbejde med dokumenter Se hvilken sag et dokument er tilknyttet Visning af dokument - Word eller Quickviewer Visning af dokument under dokumentprofilen Opret mapper til sagens dokumenter i Organisationsvisningen Opret mappe til sagens dokumenter med menupunktet Ny Mappe Flyt dokument til sagsmappe Journaliser til mappe Rediger dokument Rediger dokument vha. dobbeltklik Rediger et PDF-dokument Masserettelser på dokumenter Formpipe Software A/S 2014 Side 4

5 88. Masselåsning på dokumenter Videresend Dagens post Omdøb dokument og bilag i Dagens post Se historik på et dokument i Dagens post Flyt dokument fra en sag til en anden Kopier dokument fra en sag til en anden Check dokument ud/ind Undersøg hvem der har checket et dokument ud Opret en ny version af Word-dokument Se versioner af et dokument Gem et dokument som en ny version Vis dokumenthistorik Konverter et dokument til PDF-format Lås dokument Lås dokument ved at ændre journalstatus Indstillinger for låsning af dokumenter Send dokument på (stå i Acadre) Send dokument på (stå i ) Send dokument med bilag Send Word-dokument som PDF Send og journaliser E-følgeseddel Send en til en Acadre kontakt Afsender/modtager i registreringsguiden Afsender/modtager fanebladet på dok. profilen Sags- og dokumentstyring Sagsfrister OBS-dato på sager Prioritet på sager Dokumentfrister Journaliser besvarelse Vis besvarelser Høring og arbejdslister Formpipe Software A/S 2014 Side 5

6 119. Ekstern høring a. Opret ekstern høring b. Registrer høringssvar c. Behandling af høringssvar d. Afslut høring Intern høring a. Opret intern høring b. Besvar internt høringsdokument c. Afslut intern høring Arbejdslister Bilag Opret bilag og genfind det Vis bilag til et dokument Journaliser vedhæftet fil som bilag Skabeloncentret Opret en skabelon i Word Placér ny skabelon i Acadre Flyt skabelon til ny undermappe Opret en mappe til skabeloner Kopier skabelon og gem standardværdier Skriv brev via skabelon Skriv brev via skabelon udvidet Tilføj ny dokumentmodtager som part på sagen Skriv brev via skabelon - gem og genoptag brevskrivning Opret bilag via skabelon Søgning Søg efter egne sager som standard Søg i anden administrativ enhed som standard Opsætning af listevisning og sortering (feltvælger) Sorter søgeresultater efter flere kriterier Bladre i et søgeresultat Opsæt antal rækker i søgningens resultatliste Formpipe Software A/S 2014 Side 6

7 140. Søgning på sager Søg på del af ejendomsnummer Søgning på dokumenter Søg i alle dokument versioner Fritekstsøg i alle versioner af et dokument Søgning efter bilag på dokumentprofilen Søgning efter arkivdokumenter Søg på bruger ud fra placering i organisationen Filtrer søgning Søgning på parter Fremsøg partens sager Søg opgaver og workflows Avanceret søgning Lynsøgninger Del lynsøgningen Fjern lynsøgningen Udskriv et søgeresultat Udskriv Udskriv en sag Udskriv et sagsomslag Fremstil sagsoverblik Fremstil og udskriv rapporter Fremstil og udskriv postlister Udskriv sagsparter Workflows Opret en opgave til dig selv Accepter en opgave Afslut en opgave Videregiv en opgave Opret et serielt forløb Opret et parallelt forløb Opsæt notifikation og stedfortræder(workflows) Vis opgave for Stedfortræder Formpipe Software A/S 2014 Side 7

8 171. Tilføj et workflow fra en skabelon til en sag Routing Admin Opret en workflow skabelon Opret workflow og opgaver til en skabelon Dagsordenspunkter Opret et dagsordenspunkt Tilknyt bilag til dagsordenspunktet Opret workflow/opgaver på dagsordenspunktet Sæt dagsordenspunktet i kø Fjern et dagsordenspunkt fra kø Få vist et dagsordenpunkt (html) Kopier et dagsordenpunkt til Word Vis historik på et dagsordenpunkt Slet et dagsordenpunkt Påmindelse - dagsordenspunkt der ikke er sat i kø Samlesag Fremsøg samlesag Opret en samlesag af typen 'Emne' Opret en samlesag af typen 'Person' Tilknyt en sag til en samlesag Opret en ny sag fra en samlesag Føj en samlesag til dine Foretrukne Fjern en sag fra en samlesag Udskriv samlet journalark fra en samlesag Søgning på sag ud fra samlesagstilknytning ved journalisering Sikkerhed Sæt en adgangskode på en sag Opret en adgangsgruppe Sæt en adgangsgruppe på en sag Sletning af sager og dokumenter Fjern dokument Fjern sag Formpipe Software A/S 2014 Side 8

9 198. Genskab sag eller dokument Tøm papirkurven Slet fra Dagens post Aktindsigt Opret en sag til aktindsigt Giv aktindsigt til flere sager på én gang Tilknyt dokumenter til eksisterende aktindsigtsag Specielt om BU-sager Opret en BU-sag personsag med opslag af cpr.nr Opret en BU-sag som en rådgivningssag Opret en BU-sag som en konsulentsag Tilføj og rediger ydelser på en BU-sag Søg BU-sager Styringsreolen Sæt en sagsgruppe og sagsfase på en sag Skift sagsfase Sagen afventer en hændelse Marker sagens afgørelse Afslut sagen med faseskifte Formpipe Software A/S 2014 Side 9

10 Hjælp! Når du har startet Acadre CM, så kan du finde hjælp til alle Acadres funktioner ved at klikke på knappen Hjælp i værktøjslinjen eller ved at trykke på F1-tasten. Hjælpen er organiseret i emner og du har mulighed for at søge efter relevante emner eller funktioner. Navigation i Acadre CM 1. Skift mellem forskellige visninger af træstrukturen 1. Klik på Vis i menulinjen og vælg Aktuel visning -> Organisation for at få fokus på organisationsvisningen i venstre side af skærmbilledet 2. Klik igen på Vis i menulinjen og vælg Aktuel visning -> Genvejspanel for at få fokus på genvejspanelvisningen i venstre side af skærmbilledet I genvejspanelvisningen er det muligt at klikke på de forskellige paneler alt efter hvad du ønsker fokus på, fx Post for at få vist elektronisk samt indskannet post, Foretrukne for at få vist de sager, du har markeret som foretrukne, eller Arbejdslister for at få vist de personlige og fælles arbejdslister Stort set alle øvelser tager udgangspunkt i, at du anvender Genvejspanelet. Så hvis der i en øvelse står, at du skal skifte til visning af Dagens post, så skal du ganske enkelt klikke på panelet Post i genvejspanelet og finde Dagens Post her. Har du fået skiftet til en anden visning af træstrukturen, kan du bruge denne øvelse til at 'genfinde' genvejspanelet. Det er også muligt at skifte visning i træstrukturen vha. værktøjsbjælken, klik her på nr. to knap i værktøjsbjælken og vælg den ønskede visning fra rullemenuen. 2. Klik, dobbeltklik og højreklik på en sagsliste 1. Klik på knappen Ny søgning i værktøjslinjen 2. Vælg fanen Sager 3. Hvis du ved, at du har sager i Acadre, så sæt flueben i feltet Mine sager ellers lader du bare feltet være tomt. Det kan resultere i et meget stort søgeresultat, men det betyder ikke noget for øvelsen. 4. Klik på knappen Søg til højre i søgeprofilen Nu får du et søgeresultat med sager nederst i billedet, i det vi kalder listevisningen. Du kan klikke på forskellige måder i listen: 5. Klik én gang på en række (=en sag) i listevisningen. Søgeprofilen erstattes nu med en visning af sagsprofilen, dvs. du kan se generelle oplysninger om den sag, du har klikket på. I listevisningen under profilvinduet kan du stadig se dit søgeresultat fra før, og du kan klikke på en ny sag hernede for at se sagsprofilen for denne sag i stedet. 6. Højreklik på en række (=en sag) i listevisningen. Nu vil du i højrekliksmenuen kunne se en række funktioner, som er tilgængelige for den enkelte sag. Antallet af funktioner vil afhænge af om sagen fx er under behandling eller afsluttet, om du kun har rettighed til at læse den, eller om du må arbejde med den osv. Formpipe Software A/S 2014 Side 10

11 7. Dobbeltklik på en række (=en sag) i listevisningen. Nu vil du 'åbne' sagsprofilen i stedet for kun at få den vist. Det betyder, at listen over de fremsøgte sager forsvinder fra listevisningen og erstattes af en liste over dokumenter i sagen (hvis der er nogen). Hvis du i genvejspanelet har valgt visningen Organisation, vil du nu kunne se, at træet foldes ud til den organisatoriske enhed, hvor sagen hører til. 8. Ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen kommer du tilbage til dit søgeresultat fra før. 3. Klik, dobbeltklik og højreklik på en dokumentliste 1. Klik på knappen Ny søgning i værktøjslinjen 2. Vælg fanen Dokumenter 3. Hvis du ved, at du har dokumenter i Acadre, så sæt flueben i feltet Mine dokumenter ellers lader du bare feltet være tomt. Det kan resultere i et meget stort søgeresultat, men det betyder ikke noget for øvelsen. 4. Klik på knappen Søg til højre i søgeprofilen Nu får du et søgeresultat med dokumenter nederst i billedet, i det vi kalder listevisningen. Du kan klikke på forskellige måder i listen: 5. Klik én gang på en række (=et dokument) i listevisningen. Søgeprofilen erstattes nu med en visning af dokumentprofilen, dvs. du kan se generelle oplysninger om det dokument, du har klikket på. I listevisningen under profilvinduet kan du stadig se dit søgeresultat fra før, og du kan klikke på et nyt dokument hernede for at se dokumentprofilen for dette dokument i stedet. 6. Højreklik på en række (=et dokument) i listevisningen. Nu vil du i højrekliksmenuen kunne se en række funktioner, som er tilgængelige for det enkelte dokument. Antallet af funktioner vil afhænge af om dokumentet fx er låst, om det er under redigering af en anden bruger osv. 7. Dobbeltklik på en række (=et dokument) i listevisningen. Nu vil dokumentprofilen åbne samtidig med, at selve dokumentet åbner, så du kan læse det. Dokumentet kan enten blive vist i det program, som det er produceret i (fx Word), eller det kan blive vist i en særlig 'viewer' det er en indstilling, som du kan læse om i en senere øvelse. 8. Ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen kommer du tilbage til dit søgeresultat. Opret sag 4. Opret en emnesag 1. Klik på knappen Ny sag (Autoprofil) i værktøjslinjen 2. Profilen for oprettelse af ny sag vises 3. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter). Fx: a. Sagstype = Emnesag b. Sagstitel = vælg en relevant titel, som du kan huske Formpipe Software A/S 2014 Side 11

12 c. Udfyld evt. Sagsindhold d. Vælg evt. Prioritet fra rullemenuen e. Klik på knappen Journalkode og et nyt vindue åbnes f. Vælg en journalkode i træstrukturen og klik OK g. Vinduet med journalplanen lukkes 4. Udfyld resten af de obligatoriske (gule) felter. Bemærk at felterne kassationskode og slettekode automatisk får udfyldt indhold svarende til den journalkode og facet, du har valgt. 5. Klik på knappen Gem for at gemme sagen Du har nu oprettet en sag (svarende til sagsomslaget). Klik på fanebladet Generelt og noter dig, at sagen har fået et unikt sagsnummer fx 09/77. Tallet læses på følgende måde: Det er sag nummer 77, der er oprettet i år Efter pkt. 2 kan du også vælge en autoprofil for sagen til højre i dialogen (se øvelse 52, men vælg en sagsautoprofil) 5. Opret en personalesag vha. opslag til CPR-register 1. Klik på knappen Ny sag (Autoprofil) 2. Profilen for oprettelse af ny sag vises 3. Udfyld sagsoplysninger, fx: a. Sagstype = Personalesag 4. Skærmbilledet skifter felter 5. I feltet ud for CPR nr taster du medarbejderens cpr-nummer ind (fx ) 6. Systemet tjekker om cpr-nummeret findes i kontaktdatabasen og sætter automatisk det fulde navn ind i navnefeltet nedenunder, hvorefter du kan fortsætte til pkt. 12. Hvis personen ikke findes i kontaktdatabasen, bliver feltet blanket af, og du skal i stedet fortsætte til pkt 7 herunder for at oprette vedkommende. 7. Klik på knappen CPR nr 8. Et opslagsbillede vises a. Klik på knappen Opret ny kontakt b. Der vises en dialogboks Opret/rediger kontakt c. Vælg Person under Kontakttype d. Indtast CPR nummer og Navn i de respektive felter e. Vælg evt. Køn fra rullemenuen f. Indtast evt. telefon nummer og adresse husk at klikke på knappen Tilføj, når du er færdig Formpipe Software A/S 2014 Side 12

13 g. Indtast adresseoplysninger husk at klikke på knappen Tilføj, når du er færdig 9. Klik på knappen Gem & luk for at vende tilbage til dialogboksen Søgning kontakter 10. Marker den netop oprettede person i søgeresultatlisten nederst og klik på knappen Vælg kontakt 11. Billedet lukkes og felterne CPR nr og Navn er blevet udfyldt på fanebladet Generelt 12. Udfyld evt. Sagsindhold og Adgangskode samt Prioritet fra rullemenuen 13. Vælg en journalkode til sagen, hvis den ikke er udfyldt af autoprofilen: a. Klik på knappen Journalkode/Journalnr og et nyt vindue åbnes b. Vælg en journalkode i træstrukturen og klik OK c. Vinduet med journalplanen lukkes 14. Udfyld resten af de obligatoriske (gule) felter. Bemærk at felterne kassationskode og slettekode automatisk får udfyldt indhold svarende til den journalkode og facet, du har valgt. 15. Klik på knappen Gem for at gemme sagen Sagen er nu oprettet og har fået tildelt et unikt sagsnummer. (Se på fanebladet Generelt). Ved at bladre om til fanebladet Partsinformation fremgår det, at den valgte person er tilknyttet sagen som part. Når du søger på et cpr.nr. i kontaktdatabasen, kan det angives med mindst 6 cifre efterfulgt af *, fx * Du kan søge på et navn med * både før og efter navnet. 6. Opret Papirsag En Papirsag er en sag, der af en eller anden grund stadig findes på papir den findes altså ikke elektronisk i Acadre. Men du har mulighed for at oprette et sagsomslag til den i Acadre, som du fx kan oprette henvisninger til det er det, vi kalder en Papirsag. 1. Vælg menupunktet Filer/ny sag 2. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter) på fanebladet Generelt og fanebladet Journalisering som beskrevet i øvelse 4, pkt Afkryds feltet Papirsag på fanebladet Journalisering 4. Klik på knappen Gem 5. Vælg fanebladet Papirsag, der vises mellem fanebladene Partsinformation og Notat 6. Under Fysisk placering kan du angive, i hvilket arkiv sagen befinder sig i Klik Gem 7. Klik evt. på knappen Registrer udlån for at angive, hvem der har lånt sagen. I oversigtsvinduet registreres udlån og aflevering, så du kan følge med i, hvor sagen befinder sig. Formpipe Software A/S 2014 Side 13

14 7. Opret Principsag En Principsag er en sag, der opfattes som værende af principiel karakter og derfor kan anvendes som beslutningsgrundlag i lignende sager. 1. Vælg menupunktet Filer/ny sag 2. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter) på fanebladet Generelt og fanebladet Journalisering som beskrevet i øvelse 4, pkt Afkryds feltet Principsag på fanebladet Journalisering 4. Klik på knappen Gem Du kan søge specifikt efter principsager ved at markere tjekboksen Søg kun i principsager på søgeprofilens sagsfaneblad. 8. Opret en sag og journaliser dokument på én gang Du har mulighed for at oprette en ny sag, samtidig med at du journaliserer et dokument. Denne øvelse beskriver journaliseringen af et skannet dokument, men det fungerer på samme måde med Word-dokumenter og s. 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du bruger genvejspanelet) for at åbne postkassen 2. Marker et dokument uden bilag i listevisningen nederst th. 3. Højreklik og vælg Åbn i nyt vindue, for at få en bedre visning af dokumentet 4. Minimer vinduet ved at klikke på ikonet _ i øverste højre hjørne 5. Dokumentet ligger nu i bundlinjen og du kan løbende vende tilbage til det, hvis du ønsker at læse det, imens du er i gang med journaliseringen. Du har sikkert også mulighed for, at kopiere tekst fra dokumentet til din dokumentregistrering - men det afhænger af hvilken viewer, der anvendes til visning af dokumentet. 6. Højreklik igen på dokumentet i listevisningen og vælg menupunktet Journaliser dokument 7. Dialogboksen Tilknyt dokument til sag åbner 8. Vælg punktet Nyt dokument i en ny sag 9. Klik på knappen Næste 10. Dialogboksen Registrer oplysninger om sagen og dokumentet åbner 11. Klik på dokumentet i bundlinjen, hvis du har brug for at læse, hvad det drejer sig om, og minimer det igen 12. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af sagen og dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Sager og dokument Formpipe Software A/S 2014 Side 14

15 c. Klik på plus'et ud for EMSAG d. Klik på den profil, du ønsker at anvende 13. Udfyld efter behov Sagsoplysninger, fx: a. Sagstype = Emnesag (hvis du ikke har valgt en autoprofil) b. Titel = Angiv en titel du kan huske c. Udfyld evt. Sagsindhold d. Journalkode = skriv direkte i feltet eller klik på knappen og søg journaloplysningen frem e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt. 14. Udfyld efter behov Dokumentoplysninger, fx: a. Dokumenttitel = Ansøgning fra. Du kan evt. kopiere tekst fra dokumentet til Dokumenttitel b. Indholdsbeskrivelse = Skannet dokument c. Dokumenttype = Indgående d. Kategori = (vælg fra listen) e. Journalstatus = (vælg fra listen, J låser dokumentet) f. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt g. Klik på knappen OK 15. Svar OK til pop-op meddelelsen om at sag og dokument blev gemt (bemærk at sagsog journalnr. fremgår af meddelelsen) 16. Sagen oprettes og dokumentet journaliseres på sagen, og fjernes fra listen over indskannede dokumenter 17. Luk også dokumentet, der ligger i bundlinjen Fik du ikke noteret journalnummeret ned, da du gemte dokumentet, kan du fx fremfinde det på nedenstående vis og skifte mellem at få vist sagsprofil og få vist dokumentprofil på skærmen: 1. Fremsøg sagen ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen 2. Vælg fanebladet Sager a. Et søgebillede vises b. Marker tjekboksen Mine sager, hvis den ikke allerede er markeret c. Sæt flueben i feltet ud for Oprettelsesdato og tjek, at dags dato indsættes d. Klik på knappen Søg på søgeprofilen for at udføre søgningen Formpipe Software A/S 2014 Side 15

16 e. Resultatet vises under søgeprofilen (med mindre søgningen kun finder én sag, i hvilket tilfælde sagsprofilen åbner umiddelbart, og du kan fortsætte til pkt. 4) 3. Højreklik på sagen i listen under søgeprofilen og vælg menupunktet Åbn sagsprofil (eller dobbeltklik) 4. Højreklik på dokumentet i listen under sagsprofilen og vælg menupunktet Åbn dokumentprofil 5. Klik på knappen Åbn Sag på dokumentprofilen for at vende tilbage til sagen Formpipe Software A/S 2014 Side 16

17 Journaliser dokumenter 9. Vis et dokument i Dagens post 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post. Posten vises i en liste neders til højre 2. Vælg et filter for, hvilken post du vil se: a. Min - du kan kun se din egen personlige post b. Min afdeling du kan se posten i din primære administrative enhed c. Alle mine afdelinger du kan se posten i alle de afdelinger, hvor du har en rolle d. Alle mine afdelinger og underafdelinger du kan se posten i alle de afdelinger, hvor du har en rolle inklusiv alle underliggende afdelinger e. Andre brugeres fortrolige post DENNE LISTE KRÆVER EN SÆRLIG RETTIGHED! 3. Listens indhold tilpasses dit valg. Marker med flueben i Sæt som standard, den liste du ønsker vist, når Dagens post åbnes. 4. Højreklik på et dokumentet i listen og vælg menupunktet Åbn i nyt vindue. Du kan nu læse det skannede dokument, så du kan danne dig et overblik over indholdet, inden du skal journalisere det. Afhængig af, hvilket program dokumentet vises i, vil du også have mulgihed for at kopiere tekst fra dokumentet til din dokumenbtregistrering ved blot at anvende marker og kopier -funktionerne. 5. Luk det skannede dokument ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne. 10. Flyt Dagens post til en sag i Acadre 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post 2. Markér et dokument uden bilag i listevisningen nederst th. 3. Højreklik på dokumentet og vælg menupunktet Journaliser dokument a. Registreringsguiden åbner b. Vælg punktet Nyt dokument i sagen c. Klik på knappen Sager. Et søgevindue åbnes. d. Søg nummeret frem på den sag, du lige har oprettet: i. Afkryds evt. feltet Egne sager (bemærk at det i sagssøgedialogen også er muligt fx kun at søge i Foretrukne, eller du kan vælge Søg kun i aktive sager, hvis det hjælper dig til at fremfinde den relevante sag) ii. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet Formpipe Software A/S 2014 Side 17

18 iii. Markér sagen på listen under søgeprofilen iv. Klik på knappen OK v. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden 4. Klik på knappen Næste 5. En ny dialog Registrer oplysninger om dokumentet vises a. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag b. Åbn evt. det skannede dokument, det ligger i bundlinjen, og læs hvad det handler om, inden du udfylder dokumentoplysningerne (den nederste del af skærmbilledet) 6. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokumenter c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 7. Udfyld resterende obligatoriske dokumentoplysninger (de gule felter), hvis de ikke allerede er udfyldt via autoprofilen. Fx: a. Dokumenttitel = Ansøgning om b. Indholdsbeskrivelse = Skannet dokument c. Dokumenttype = er default sat til Indgående, med mindre der anvendes en autoprofil med anden default dokumenttype d. Kategori = (vælg fra listen) e. Klik på OK Dokumentet fjernes fra listen i Dagens post og journaliseres på sagen. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. Så snart du vælger Journaliser dokument, bliver dokumentet reserveret til dig, og andre kan ikke journalisere det. Det vil fremgå i listen med Dagens post, hvilke dokumenter der er reserveret og af hvem, og du kan således se, om et dokument er ved at blive journaliseret. Hvis du ønsker at oprette en helt ny sag til dokumentet i stedet for at anvende en af de eksisterende sager, kan du anvende knappen Ny sag på sagssøgeprofilen (under trin 4). 11. Flyt Dagens post med bilag til en sag i Acadre 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post 2. Markér et dokument med bilag (vist med en clips i kolonnen Bilag) i listevisningen nederst th. Formpipe Software A/S 2014 Side 18

19 3. Højreklik på dokumentet og vælg menupunktet Åbn i nyt vindue, minimer vinduet, så det ligger i bundlinjen (højreklik evt. endnu en gang på dokumentet fra listevisningen og vælg Vis bilag for at se bilagsliste) 4. Højreklik igen på dokumentet fra listevisningen i Acadre og vælg menupunktet Journaliser dokument a. Registreringsguiden åbner b. Vælg punktet Nyt dokument i sagen c. Klik på knappen Sager. Et søgevindue åbnes. d. Søg nummeret frem på en sag, du selv har oprettet: i. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne hvis din sag er føjet til Foretrukne - eller Søg kun i aktive sager) ii. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet iii. Markér sagen på listen under søgeprofilen iv. Klik på knappen OK v. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden 5. Klik på knappen Næste 6. Et nyt billede Registrer oplysninger om dokumentet vises a. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag b. Åbn evt. det skannede dokument, det ligger i bundlinjen, og læs hvad det handler om, inden du udfylder dokumentoplysningerne (den nederste del af skærmbilledet) 7. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokumenter c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 8. Udfyld evt. resterende obligatoriske dokumentoplysninger (de gule felter), hvis de ikke allerede er udfyldt af autoprofilen. Fx: a. Dokumenttitel = Ansøgning om b. Indholdsbeskrivelse = Skannet dokument c. Dokumenttype = er default sat til Indgående, med mindre der anvendes en autoprofil med anden default dokumenttype d. Kategori = (vælg fra listen) e. Klik på OK Formpipe Software A/S 2014 Side 19

20 f. Der fremkommer nu to dialogbokse med, at henholdsvis dokument og bilag er gemt 9. Luk visning af det skannede dokument fra bundlinjen Dokumentet fjernes fra listen i Dagens post og journaliseres på sagen. Bilag gemmes på dokumentet med metadata i henhold til jeres specifikke opsætning. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 12. Annuller reservation af dokument i 'Dagens post' Der kan ske fejl, når et dokument skal journaliseres, og fejlen kan resultere i, at dokumentreservationen ikke ophæves korrekt. Derfor kan man manuelt annullere en reservation af et dokument. Dette kræver en særlig rollerettighed, der oftest gives til en administrator eller superbruger. 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post 2. Markér et reserveret dokument i listevisningen nederst til højre 3. Højreklik på dokumentet og vælg menupunktet Annuller reservation Dokumentet frigives, og kan nu journaliseres af en anden person. 13. Kopier en ind på en sag i Acadre 1. Start i dit mailsystem 2. Åbn en , der IKKE har en vedhæftet fil ved at dobbeltklikke på den 3. Klik derefter på tegnestiften 4. En registreringsguide startes 5. Vælg punktet Nyt dokument i sagen 6. Skriv sagsnummeret i feltet. Hvis du ikke kan huske det, kan det søges frem ved at klikke på knappen Sager a. Et søgevindue vises b. Marker fx Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) c. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet d. Resultaterne vises i listen forneden e. Dobbeltklik på den ønskede sag f. Søgevinduet lukkes, og sagsnummeret indsættes automatisk 7. Klik på knappen Næste Formpipe Software A/S 2014 Side 20

21 8. Der vises et nyt billede med sags- og dokumentoplysninger 9. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 10. Udfyld evt. resterende dokumentoplysninger så alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt, fx: a. Dokumenttitel = ens overskrift b. Indholdsbeskrivelse = fra Outlook c. Dokumenttype = Indgående d. Kategori = (vælg fra listen) e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt f. Klik på knappen OK g. Klik OK til pop-op-meddelelsen og luk en 11. en journaliseres på den valgte sag Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører at dokumentet låses. Find en igen: 1. Søg sagen frem ved at klikke på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Et søgebillede vises a. Indtast en del af sagens titel i feltet Sagstitel med * foran (fx *ansøgning - eller hvad du nu har kaldt din sag) b. Marker tjekboksen ud for Mine sager c. Klik på knappen Søg på søgeprofilen for at udføre søgningen. a. Resultatet vises under søgeprofilen, (med mindre søgningen kun finder én sag, i hvilket tilfælde sagsprofilen åbner umiddelbart, og du kan fortsætte til pkt. 4) 3. Dobbeltklik på sagen på listen under søgeprofilen eller højreklik og vælg menupunktet Åbn sagsprofil 4. Marker dokumentet på listen under sagsprofilen 5. Højreklik og vælg menupunktet Visning af dokument 6. en vises 7. Luk en igen Formpipe Software A/S 2014 Side 21

22 I stedet for at søge din sag frem som beskrevet ovenfor, kan du også blot vælge Filer -> Seneste sager fra menulinjen dette vil åbne en menu, der viser de seneste (typisk fire, med mindre andet er valgt) sager, der er blevet arbejdet med på klienten. Herfra kan du åbne den ønskede sag ved at klikke på den. 14. Journaliser en med vedhæftede filer som hoveddokumenter 1. Start i dit mailsystem 2. Åbn en , der har en vedhæftet fil, ved at dobbeltklikke på den 3. Klik derefter på tegnestiften. 4. Der vises et pop-op-vindue, hvor du skal markére, hvad du vil journalisere. Tjek at der er flueben ud for de vedhæftede filer, du ønsker at journalisere, og at der ikke er markeret i tjekboksen ud for Tilknyt vedhæftede filer som bilag til en og klik OK 5. En registreringsguide starter 6. Vælg punktet Nyt dokument i sagen 7. Skriv sagsnr. i feltet eller klik på knappen Sager... og søg sagsnr. frem a. Afkryds feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) b. Klik på knappen Søg på søgeprofilen c. Resultatet vises under søgeprofilen d. Dobbeltklik på den ønskede sag 8. Søgevinduet lukkes og du vender tilbage til registreringsvinduet. Sagsnr. er nu overført 9. Klik på knappen Næste 10. Et nyt billede med sags- og dokumentoplysninger vises (sagsoplysningerne er udfyldt) 11. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: e. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler f. Klik på plus'et ud for Dokument g. Klik på den profil, du ønsker at anvende 12. Udfyld dokumentoplysningerne fx: h. Dokumenttitel = < ens overskrift> i. Indholdsbeskrivelse = fra... j. Dokumenttype = Indgående k. Kategori = <Vælg fra listen> l. Klik på knappen OK Formpipe Software A/S 2014 Side 22

23 m. Svar OK til at dokumentet er gemt 13. Registreringsguide starter igen (nu skal du journalisere den vedhæftede fil) 14. Vælg punktet Nyt dokument i sagen, sagsnr. er udfyldt automatisk 15. Klik på knappen Næste 16. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger (sagsoplysningerne er udfyldt) 17. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: n. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler o. Klik på plus'et ud for Dokument p. Klik på den profil, du ønsker at anvende 18. Udfyld resterende dokumentoplysninger, fx: q. Dokumenttitel = < ens overskrift> r. Indholdsbeskrivelse = ang... s. Dokumenttype = Indgående t. Kategori = <Vælg fra listen> u. Klik på OK 19. Luk en Du har nu journaliseret selve en og den vedhæftede fil som to selvstændige hoveddokumenter. De vises på dokumentlisten, når du åbner sagen. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 15. Journaliser en med vedhæftede filer som bilag 1. Start i dit mailsystem 2. Åbn en , der har en vedhæftet fil, ved at dobbeltklikke på den 3. Klik derefter på tegnestiften. 4. Der vises et pop-op-vindue, hvor du skal markére hvad du vil journalisere. Tjek at der er flueben ud for de filer, du ønsker at journalisere, og at der er flueben i tjekboksen ud for Tilknyt vedhæftede filer som bilag til en og klik OK 5. En registreringsguide starter 6. Vælg punktet Nyt dokument i sagen 7. Skriv sagsnr. i feltet eller klik på knappen Sager... og søg sagsnr. frem a. Afkryds feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) Formpipe Software A/S 2014 Side 23

24 b. Klik på knappen Søg på søgeprofilen c. Resultatet vises under søgeprofilen d. Dobbeltklik på den ønskede sag 8. Søgevinduet lukkes og du vender tilbage til registreringsvinduet. Sagsnr. er nu overført 9. Klik på knappen Næste 10. Et nyt billede med sags- og dokumentoplysninger vises (sagsoplysningerne er udfyldt) 11. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: e. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler f. Klik på plus'et ud for Dokument g. Klik på den profil, du ønsker at anvende 12. Udfyld dokumentoplysningerne fx: h. Dokumenttitel = < ens overskrift> i. Indholdsbeskrivelse = fra... j. Dokumenttype = Indgående k. Kategori = <Vælg fra listen> l. Klik på knappen OK m. Svar OK til at dokumentet er gemt n. Svar OK til at bilaget er gemt 13. Luk en Du har nu journaliseret selve en som dokument på den valgte sag, og den vedhæftede fil som bilag til dette dokument. Bilaget har automatisk fået påført metadata i henhold til jeres konfiguration, disse kan naturligvis ændres efterfølgende. Både dokument og bilag vises på dokumentlisten, når du åbner sagen (bilaget som en clips i kolonnen Bilag). Ønsker du at se bilaget, kan du højreklikke på dokumentet i listevisningen og vælge Vis bilag. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 16. Kopier en fil fra computeren til Acadre (import) 1. Vælg menupunktet Filer -> Importer dokument Registreringsguiden startes op 3. Vælg Tilknyt et dokument 4. Klik på knappen Næste 5. Registreringsbilledet vises 6. Klik på knappen Gennemse Formpipe Software A/S 2014 Side 24

25 7. Klik dig frem til den fil, du vil journalisere, og markér filen 8. Klik Åbn 9. Vælg registreringsmuligheden Nyt dokument i sagen 10. Indtast sagsnummer eller søg det frem ved at klikke på knappen Sager a. Et søgevindue vises b. Marker fx Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) c. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet d. Resultaterne vises forneden e. Dobbeltklik på den ønskede sag f. Søgevinduet lukkes, og sagsnummeret indsættes automatisk 11. Klik på knappen Næste. 12. En sags- og dokumentprofil vises 13. Sagsoplysningerne er udfyldt, og du kan ikke rette i dem 14. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 15. Udfyld resterende dokumentoplysninger fx: a. Dokumenttitel = Angiv en relevant titel du kan huske b. Indholdsbeskrivelse = Giv en beskrivelse af dokumentets indhold c. Dokumenttype = Indgående d. Kategori = (vælg fra listen) e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt f. Klik på knappen OK. 16. Dokumentet journaliseres på sagen, klik OK til pop-op-meddelelsen 17. Søg dokumentet frem ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen a. Vælg fanebladet Dokumenter b. Angiv søgekriterier c. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet b. Søgeresultatet vises på listen nederst til højre, (med mindre søgningen kun finder ét dokument, i hvilket tilfælde dokumentprofilen åbner umiddelbart) 18. Højreklik på dokumentet og vælg Åbn dokumentprofil Formpipe Software A/S 2014 Side 25

26 Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 17. Kopier en fil fra Stifinderen til Acadre (højreklik) og opret ny sag samtidig 1. Højreklik på knappen Start i nederste venstre hjørne på skærmen 2. Vælg Stifinder 3. Klik dig frem til et Word-dokument (pdf eller tif-fil kan også benyttes) 4. Højreklik på filen og vælg Gem i Acadre fra højrekliksmenuen 5. Registreringsguiden starter op 6. Svar Ja til pop op meddelelsen 7. Vælg Nyt dokument i sagen 8. Klik på opslagsknappen Sager for at åbne sagssøgedialogen 9. Nederst i dialogen Find sag klikker du på knappen Ny sag 10. Dialogen til sagsoprettelse åbner, udfyld alle obligatoriske (gule) felter i øverste halvdel af dialogboksen, evt. vha. en autoprofil, og klik på knappen OK i nederste højre hjørne 11. Du sendes nu tilbage til sagssøgedialogen, fremsøg og marker den sag, du netop har oprettet, i listevisningen og klik OK 12. Klik på knappen Næste 13. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger 14. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag 15. Angiv dokumentoplysninger. Du kan enten vælge en autoprofil: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende d. Udfyld evt. manglende oplysninger Eller du kan selv indtaste alle dokumentoplysninger fx: 16. Dokumenttitel = Svarbrev til Indholdsbeskrivelse = Svar på ansøgning om Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt 19. Klik på knappen OK 20. Svar OK til meddelelsen om at dokumentet er gemt 21. Luk stifinder ved at klikke på krydset øverst th. Formpipe Software A/S 2014 Side 26

27 22. Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt 18. Kopier fil fra hjemmeside til Acadre (højreklik) 1. Åbn en hjemmeside, hvor der ligger en pdf-fil, fx hvor der findes fileri pdf-format nederst til højre på siden 2. Højreklik på linket til pdf-filen, vælg Gem i Acadre 3. Registreringsguiden starter op 4. Vælg Nyt dokument i sagen 5. Indtast sagsnr. Det kan evt. søges frem ved opslag på knappen Sager a. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) b. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet c. Markér sagen på listen under søgeprofilen d. Klik på knappen Luk/OK e. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden. 6. Klik på knappen Næste 7. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger 8. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag 9. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 10. Angiv dokumentoplysninger fx: a. Dokumenttitel = Svarbrev til... b. Indholdsbeskrivelse = Svar på ansøgning om... c. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt d. Klik på knappen OK 11. Svar OK til meddelelsen om at dokumentet er gemt Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. Det er muligt at journalisere alle de filtyper, der er angivet som lovlige i Acadre. Formpipe Software A/S 2014 Side 27

28 19. Gem et Word-dokument i Acadre (tegnestiften) 1. Åbn Word, skriv dit brev 2. Klik på tegnestiften i værktøjslinjen for at gemme dokumentet (for Office 2007 brugere ligger tegnestiften på fanen Tilføjelsesprogrammer) 3. Registreringsguiden starter op 4. Vælg Nyt dokument i sagen 5. Indtast sagsnr. Det kan evt. søges frem ved opslag på knappen Sager a. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) b. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet c. Markér sagen på listen under søgeprofilen d. Klik på knappen Luk/OK e. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden 6. Klik på knappen Næste 7. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger 8. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag 9. Vælg evt. først en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 10. Angiv dokumentoplysninger fx: a. Dokumenttitel = Svarbrev til... b. Indholdsbeskrivelse = Svar på ansøgning om... c. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt 11. Klik på knappen OK 12. Svar OK til meddelelsen om at dokumentet er gemt 13. Luk Word ved at klikke på krydset øverst th. 14. Svar Nej til spørgsmålet om låsning Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. 20. Opret dokument i Acadre (via knap) 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Nyt dokument yderst til venstre på værktøjslinjen Formpipe Software A/S 2014 Side 28

29 3. En profil vises 4. Udfyld dokumentoplysningerne fx: a. Dokumenttitel (Giv dokumentet en dækkende titel) b. Indholdsbeskrivelse (Uddybende beskrivelse af dokumentets indhold) c. Dokumenttype = Udgående d. Kategori = <Vælg fra listen> e. Program = Microsoft Word (Markér at Word skal bruges som standard) f. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt g. Klik på knappen Gem 5. Et nyt vindue åbnes a. Udpeg en standard Word-skabelon fx Tomt dokument b. Klik på knappen OK 6. Word-dokumentet åbnes - klart til redigering 7. Skriv dit brev i Word, klik på ikonet med disketten for at gemme 8. Luk Word ved at klikke på krydset øverst th. 9. Svar Nej til spørgsmålet om låsning 10. Dokumentet gemmes i Acadre Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. 21. Opret papirdokument i Acadre (via knap) 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Nyt dokument yderst til venstre på værktøjslinjen 3. En profil vises 4. Udfyld dokumentoplysningerne fx: a. Dokumenttitel (Giv dokumentet en dækkende titel) b. Indholdsbeskrivelse (Uddybende beskrivelse af dokumentets indhold) c. Dokumenttype = Internt d. Kategori = <Vælg fra listen> e. Lagringsform = Papir f. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt g. Klik på knappen Ok 5. Dialogboksen lukkes og dokumentomslaget gemmes i Acadre Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. Formpipe Software A/S 2014 Side 29

30 Når du har dokumenter, der ikke er elektroniske, så kan du vælge mellem to lagringsformer: Papir og Delvist på papir. 22. Journaliser kopi af hoveddokument med udfyldt titel og indhold 1. Fremsøg og åbn en sag med minimum et journaliseret dokument 2. Højreklik på dokumentet i listevisningen under sagen og vælg Journaliser kopi af dokument 3. Importguiden vises 4. Vælg handlingen Nyt dokument i sagen og tast nummeret ind på den sag, du ønsker at journalisere en kopi af dokumentet på. Du kan også søge sagsnummeret frem ved at klikke på knappen Sager, hvis du ikke kan huske det. 5. Klik på knappen Næste 6. Dialogboksen Registrer oplysninger om dokumentet vises 7. Profiloplysninger om dokumentet er kopieret fra originaldokumentet, ret evt. oplysninger til og tryk Ok 8. En meddelelse, der fortæller, at dokumentet er blevet gemt, vises 9. Klik Ok Bemærk at det ikke var nødvendigt at indtaste dokumentets metadata under importguiden, da disse er journaliseret med over til det nye dokument automatisk. Du kan ikke journalisere en kopi af et dokument, hvis dokumentet er gemt på en afsluttet sag. 23. Journaliser løse dokumenter vha. knappen Nyt arkivdokument Dokumentarkivet giver mulighed for at gemme dokumenter i Acadre uden sagstilknytning, typisk består dokumentarkivet af en fælles og en personlig del. Brugerne kan selv administrere den personlige del af dokumentarkivet, dvs. oprette mapper og undermapper, hvori såkaldt løse dokumenter (dokumenter uden sagstilknytning) kan gemmes. Løse dokumenter kan efterfølgende nemt kopieres til sager i Acadre, hvis brugeren ønsker det. 1. Klik på panelet Dokumentarkiv i Genvejspanelvisningen 2. Marker mappen Personligt materiale 3. Højreklik på mappen og vælg Nyt arkiv fra højrekliksmenuen 4. Navngiv arkivet, fx Udkast til sagsdokumenter, og klik på knappen OK 5. Marker den netop oprettede mappe og klik på knappen Nyt arkivdokument yderst til venstre i værktøjsbjælken Formpipe Software A/S 2014 Side 30

31 6. Profilvinduet ændres til en tom dokumentprofil, hvor du skal udfylde oplysninger om dokumentet ift. jeres opsætning (typisk dokumenttitel, status og kategori, samt evt. indholdsbeskrivelse, sagsbehandler og aktindsigt) 7. Når alle obligatoriske oplysninger er udfyldt, kan du klikke på knappen Gem til højre i profilvinduet 8. Stifinder åbner, så du kan finde det ønskede dokument og klikke på Åben for at få det overført til Acadres dokumentarkiv Dokumentet er nu gemt i Acadre uden sagstilknytning, og kan ses i træstrukturen under den valgte mappe i Dokumentarkivet. Du kan også søge dokumentet frem via fanen Arkivdokumenter under søgeprofilen (klik på knappen Ny søgning i værktøjsbjælken og marker fanen Arkivdokumenter). Vær opmærksom på, at løse dokumenter ikke flyttes til papirkurven, når de bliver slettet, og derfor ikke kan gendannes! Vær opmærksom på, at der ikke kan sættes adgansgkoder på løse dokumenter - dokumenter placeret i det personlige arkiv kan udelukkende ses af brugeren selv, mens dokumenter placeret i den fælles del af arkivet kan ses af alle brugere! 24. Journaliser løse dokumenter vha. tegnestiften 1. Åbn det dokument, du ønsker at gemme i dokumentarkivet i Acadre 2. Klik på tegnestiften i værktøjsbjælken 3. Importguiden vises 4. Vælg Dokument uden sagstilknytning til arkivet og klik på opslagsknappen Arkiver 5. Udpeg det arkiv, du ønsker at gemme dokumentet under, og klik på knappen OK 6. Klik på knappen Næste 7. Dialogboksen Registrer oplysninger om dokumentet vises 8. Udfyld oplysninger om Dokumenttitel mv. og klik på knappen OK Dokumentet er nu gemt i Acadre uden sagstilknytning, og kan ses i træstrukturen under den valgte mappe i Dokumentarkivet. Du kan også søge dokumentet frem via fanen Arkivdokumenter under søgeprofilen (klik på knappen Ny søgning i værktøjsbjælken og marker fanen Arkivdokumenter). 25. Journaliser kopi af arkivdokument til sag Ønsker du at journalisere en kopi af et af dine løse Office-dokumenter fra dokumentarkivet til en sag i Acadre, gøres dette nemt vha. højrekliksmenuen Journaliser kopi på Acadresag 1. Klik på knappen Ny søgning i værktøjsbjælken Formpipe Software A/S 2014 Side 31

32 2. Vælg fanen Arkivdokumenter 3. Fremsøg det dokument, du ønsker at gemme på en sag a. Søg fx på Mine dokumenter 4. Højreklik på dokumentet i listevisningen under søgeprofilen og vælg Journaliser kopi på Acadre-sag 5. Importguiden åbner, vælg Nyt dokument i sagen og indtast eller fremsøg nummeret på den sag, du ønsker at journalisere dokumentet på 6. Klik på knappen Næste 7. Dialogboksen Registrer oplysninger om dokumentet vises 8. Udfyld obligatoriske (gule) felter under Dokumentoplysninger og klik på knappen OK En kopi af dokumentet er nu journaliseret på den ønskede sag i Acadre med unikt journalnummer mv. Det oprindelige dokument ligger stadig i Dokumentarkivet der er ingen sammenhæng mellem de to dokumenter efterfølgende. Formpipe Software A/S 2014 Side 32

33 Avanceret Outlook integration 26. Brugerindstillinger; journaliseringsdialog Sæt brugerindstillinger til ikke at vise journaliseringsdialog ved hver læst/afsendt Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Brugerindstillinger i menulinjen 3. Dialogboksen Brugerindstillinger åbner 4. Fjern fluebenene ved Vis journaliseringsdialog ved læst og Vis journaliseringsdialog ved afsendt hvis de er slået til 5. Luk dialogboksen Brugerindstillinger ved at klikke på knappen Ok Du kan nu læse og sende s, uden at journaliseringsdialogen starter automatisk. I stedet skal du enten højreklikke og vælge Journaliser i Acadre, benytte tegnestiften eller anvende Acadre-mapper for at journalisere s i Acadre. 27. Brugerindstillinger; filtyper der kan journaliseres Når der journaliseres med vedhæftede filer kan der som default sættes flueben ved valgte filtyper. Ikke valgte filtyper kan altid tilvælges under journaliseringen. Eksempelvis kan en indholde en TIF- og Docfil. Såfremt TIF_filen ikke er forvalgt som filtype vil der ikke være sat flueben her, men kan vælges under journaliseringen. 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Brugerindstillinger i menulinjen 3. Dialogboksen Brugerindstillinger åbner 4. Marker en filtype under Tilgængelige filtyper ved at klikke på den 5. Føj den til listen over filtyper, der kan journaliseres i Acadre ved at klikke på knappen > 6. Gentag øvelsen indtil alle de filtyper, du ønsker Acadre skal genkende under journaliseringen- findes på listen til højre i skærmbilledet. 7. Luk dialogboksen Brugerindstillinger ved at klikke på knappen Ok Du vil nu kunne se at filtyper genkendt af Acadre vil være afkrydset under journaliseringen. Hvorimod filtyper, der ikke er genkendt vil ikke være afkrydset under journaliseringen. 28. Brugerindstillinger; standard forslag til journalisering Sæt brugerindstillinger til som standard at foreslå dine Foretrukne sager i Acadre til journalisering. Øvelsen forudsætter, at du har placeret sager i din Foretrukne mappe i Acadre, se øvelse Åbn Outlook Formpipe Software A/S 2014 Side 33

34 2. Klik på Acadre -> Brugerindstillinger i menulinjen 3. Dialogboksen Brugerindstillinger åbner 4. Vælg Foretrukne i dropdown-listen under Vis følgende forslagstype som standard 5. Luk dialogboksen Brugerindstillinger ved at klikke på knappen Ok 6. Højreklik på en i indbakken i Outlook og vælg Journaliser i Acadre. 7. Journaliseringsdialogen åbner, og Forslagsvinduet i højre side af skærmen indeholder nu en oversigt over dine Foretrukne sager i Acadre, så du nemt kan vælge at journalisere dokumentet på en af dem 8. Luk journaliseringsdialogen igen 29. Brugerindstillinger; standard titelformat Sæt brugerindstillinger til som standard at foreslå afsendernavn samt emnefelt fra e- mailen som titel på dokumentet, der journaliseres i Acadre. 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Brugerindstillinger i menulinjen 3. Dialogboksen Brugerindstillinger åbner 4. Vælg Afsender + Emne i dropdown-listen under Anvend dette som standard titelformat 5. Luk dialogboksen Brugerindstillinger ved at klikke på knappen Ok 6. Højreklik på en i indbakken og vælg Journaliser i Acadre. 7. Journaliseringsdialogen åbner, og du kan nu tjekke i Oversigtsvinduet i bunden af skærmen, at titlen på dokumentet svarer til dit valg 8. Luk journaliseringsdialogen igen 30. Opret ny Acadre-mappe i Outlook Mapper er et værktøj til hurtigt at journalisere en eller flere mails i Acadre CM. Når du føjer en sag til dine Foretrukne, vil der automatisk blive oprettet en mappe i Outlook, der refererer til sagen. Men du kan også selv oprette mapper i Outlook. 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Mapper i menulinjen eller klik på knappen Mapper i bjælken under værktøjslinjen 3. Dialogboksen Acadre mapper åbner 4. Klik på knappen Ny under listen med Acadre mappeoversigt a. Navngiv din mappe i feltet Mappetitel, fx Uopfordrede ansøgninger. Det er også en god ide, at lade sagsnr. indgå i navnet, da du så nemt kan identifi- Formpipe Software A/S 2014 Side 34

35 cere mappen i forhold til en sag i Acadre. Den sag du vælger skal have status Under behandling eller Passiv. b. Vælg hvilken autoprofil der skal anvendes ved journalisering til mappen ved at klikke på opslagsknappen (med de tre prikker) ud for Autoprofil: og finde autoprofilen i listen. Hvis der ikke allerede er oprettet en egnet profil, kan du lave en ved at klikke på knappen Administration. Vigtigt: Den autoprofil du vælger, skal være udfyldt i alle gule felter bortset fra dokumenttitel, som må være tom! c. Vælg hvilken sag i Acadre, mappen skal knyttes til ved at klikke på opslagsknappen (med de tre prikker) ud for Knyt til sag: og søge sagen frem d. Klik på knappen Ok for at oprette mappen 5. Tjek at mappen er oprettet og ligger i træet i Outlook under Indbakken i mappen Acadre Du kan godt oprette en mappe, uden at du knytter en autoprofil til mappen. Når du trækker en over til mappen, vil journaliseringsdialogen åbne. Mapperne i Outlook til Foretrukne sager kan på samme måde, som de mapper du selv opretter, tilknyttes en autoprofil. 31. Opdater visningen af Foretrukne sager Foretrukne sager kan ses som mapper i Outlook. Du opdaterer visningen af Foretrukne sager på denne måde: 1. Åbn Outlook 2. Åbn mappen Acadre, der ligger under Indbakken 3. Højreklik på mappen Foretrukne og vælg menupunket Opdater Acadre Foretrukne Du skal opdatere visningen af Foretrukne i Outlook, når: Du har tilføjet sager til Foretrukne Du har ændret titel på en foretrukken sag Du sletter en sag som foretrukken 32. Journaliser ved hjælp af Acadre-mappe 4. Åbn Outlook 5. Sørg for at mappen Acadre, der ligger under Indbakken, er foldet ud, så du kan se de underliggende sagsmapper 6. Marker den (uden vedhæftet fil), du ønsker at journalisere i Acadre, og træk den over i din sagsmappe ved hjælp af træk-og-slip. 7. Journaliseringsservicen starter automatisk, og en bliver gemt i Acadre på den sag, der er knyttet til mappen vha. den valgte autoprofil Formpipe Software A/S 2014 Side 35

36 8. Åbn Acadre CM og fremsøg dokumentet for at tjekke, at det er blevet journaliseret korrekt Du kan kun journalisere til mapper, der er knyttet til sager med status Under behandling eller Passiv. Du kan også journalisere til en sagsmappe under Foretrukne: 1. Åbn Outlook 2. Sørg for at mappen Foretrukne, der ligger under Indbakken -> Acadre, er foldet ud, så du kan se de underliggende sagsmapper 3. Marker den , du ønsker at journalisere i Acadre, og træk den over i sagens mappe under Foretrukne ved hjælp af træk-og-slip 4. Dialogboksen Journalisering af åbner 5. Under Metode i venstre side af dialogboksen vælger du Anvend registreringsguide fra dropdown-listen 6. Ret evt. i dokumentets titel ved at markere titlen i listevisningen i bunden af journaliseringsdialogen og taste en ny titel ind 7. Fjern evt. fluebenet i afkrydsningsfeltet ud for Fjern efter journalisering 8. Klik på Ok 9. Registreringsguiden åbner; udfyld alle resterende obligatoriske felter og klik på Ok 10. Åbn Acadre CM og find sagen under dine Foretrukne sager for at tjekke, at dokumentet er blevet journaliseret korrekt Du kan selvfølgelig også vælge Autojournalisering som Metode. Så skal der enten være knyttet en autoprofil til mappen, eller du skal selv vælge autoprofilen, inden du kan klikke på Ok. Vigtigt: Når du vælger Autojournalisering, så skal den autoprofil du vælger, skal være udfyldt i alle gule felter bortset fra dokumenttitel, som må være tom! Ellers fejler journaliseringen og mailen lægges i stedet i Dagens Post 33. Journaliser med vedhæftet fil ved hjælp af Acadre-mappe 1. Åbn Outlook 2. Åbn mappen Acadre, der er placeret i Indbakken, og find din sagsmappe oprettet i en af de foregående øvelser 3. Marker den (med min. én vedhæftet fil), du ønsker at journalisere i Acadre, og træk den over i din sagsmappe ved hjælp af træk-og-slip. 4. Journaliseringsservicen starter automatisk, og en bliver gemt i Acadre på den sag, der er knyttet til mappen vha. den valgte autoprofil. Formpipe Software A/S 2014 Side 36

37 5. Vedhæftede filer bliver gemt som bilag til dokumentet i Acadre. 6. Åbn Acadre CM og fremsøg sagen for at tjekke, at dokument og bilag er blevet journaliseret korrekt Du kan kun journalisere til mapper, der er knyttet til sager med status Under behandling eller Passiv. 34. Flyt til Dagens Post i Acadre 1. Åbn Outlook 2. Marker den , du ønsker at flytte til Dagens Post, og træk den over i mappen Dagens Post (afdeling) under Acadre i Indbakken i træet ved hjælp af træk-og-slip 3. Journaliseringsservice starter automatisk, og en bliver flyttet til Dagens Post i Acadre, hvor den vil være synlig for dig selv samt dem du sidder i afdeling med 4. Åbn Acadre CM og find en i Dagens Post for at tjekke, at den er blevet flyttet korrekt 5. Har du flyttet en med vedhæftede filer, vil disse fremgå af Dagens Post som bilag til hoveddokumentet (angivet ved hjælp af en clips under kolonnen Bilag i listevisningen). For at se de vedhæftede filer kan du højreklikke på dokumentet i Dagens Post og vælge Vis bilag. Ønsker du at en skal sendes til Dagens Post i Acadre, men kun være synlig for dig selv, trækker du mailen ned til mappen Dagens Post (personlig). 35. Slet Acadre-mappe Når du ikke har brug for din mappe mere, så kan du slette den: 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Mapper i menulinjen eller klik på knappen Mapper i bjælken under værktøjslinjen 3. Dialogboksen Acadre mapper åbner 4. Marker den mappe, du ønsker at slette, fra listen over Acadre mapper 5. Tryk på knappen Slet og svar Ja til at du ønsker at slette mappen 6. Luk dialogboksen på krydset i øverste højre hjørne Sletning af en mappe har ingen indflydelse på sagen i Acadre CM. Men når du sletter mappen, så sletter du også de mails, der er trukket over i mappen. Så inden du sletter en mappe, skal du sikre dig, at de mails der er i mappen, er blevet journaliseret på sagen. Formpipe Software A/S 2014 Side 37

38 36. Opret ny regel ud fra afsender i Outlook Opret en ny regel i Outlook, der sørger for, at alle s, der kommer fra en bestemt afsender, journaliseres på en af dine sager i Acadre CM. 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Regler i menulinjen eller klik på knappen Regler i bjælken under værktøjslinjen 3. Dialogboksen Regeladministration åbner 4. Klik på knappen Ny regel... i nederste venstre hjørne, dialogboksen Egenskaber for regel åbner a. Navngiv din regel i feltet Titel, fx s fra Hans Hansen b. Giv evt. en kort beskrivelse af reglen i feltet Beskrivelse c. Vælg evt. en prioritet fra rullemenuen ud for Prioritet (hvis der er flere regler, der konflikter med hinanden, vil systemet se på tallet her) d. Under Betingelser klikker du på knappen Ny, der åbner dialogboksen Egenskaber for betingelse i. Ud for Type vælger du sendt fra ii. Ud for Værdi taster du mail-adressen på den ønskede afsender (fx [email protected]) og klikker på OK e. Ved at klikke på knappen Ny under Handlinger, åbner du dialogboksen Egenskaber for handling. Her kan du vælge, hvilken handling systemet skal foretage, når der kommer s fra den valgte afsender: i. Ud for Titel vælger du Autojournaliser. Herefter skal du vælge, hvilken autoprofil der skal anvendes ved autojournaliseringen, ved at klikke på opslagsknappen... ud for Autoprofil. Udpeg den ønskede autoprofil fra listen over tilgængelige profiler og klik OK ii. Hernæst fremsøger du den sag, en skal journaliseres på vha. opslagsknappen... ud for Knyt til sag søg sagen frem, marker den i listen og klik OK f. Klik OK i dialogboksen Egenskaber handling for at lukke den og OK i dialogboksen Egenskaber for regel. 5. Din regel er nu oprettet, og du kan lukke dialogboksen Regeladministration ved at klikke på knappen Luk Fremover vil alle s, der kommer fra [email protected], automatisk blive journaliseret på den valgte sag i Acadre CM med de oplysninger, der er angivet i den valgte autoprofil. 37. Opret ny regel ud fra emnefelt i Outlook En regel kan aflæse et sagsnr. i en s emnefelt. På den måde kan en og samme regel anvendes til at journalisere s på forskellige sager. Formpipe Software A/S 2014 Side 38

39 Vær opmærksom på, at sagsnr. skal have præcis det format, der angives af reglen. Som standard vil formatet være: [Sagsnr.:00/0000], eksempelvis [Sagsnr.:12/5117], altså inkl. de 'skarpe' parenteser. Årstal skal altid angives med to cifre. Sagsløbenr. kan variere i længde og skal ikke have foranstillede nuller, hvis det er på mindre end fire cifre. Det kan naturligvis også være på mere end fire cifre. 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Regler i menulinjen eller klik på knappen Regler i bjælken under værktøjslinjen 3. Dialogboksen Regeladministration åbner 4. Klik på knappen Ny regel... i nederste venstre hjørne, dialogboksen Egenskaber for regel åbner a. Navngiv din regel i feltet Titel, fx s med sagsnummer i emnefelt b. Giv evt. en kort beskrivelse af reglen i feltet Beskrivelse c. Vælg evt. en prioritet fra rullemenuen ud for Prioritet (hvis der er flere regler, der konflikter med hinanden, vil systemet se på tallet her) d. Under Betingelser klikker du på knappen Ny, der åbner dialogboksen Egenskaber for betingelse i. Ud for Type vælger du Sagsnr. på emne ii. Værdi indsættes af systemet - [Sagsnr.:00/0000] e. Klik på OK f. Ved at klikke på knappen Ny under Handlinger, åbner du dialogboksen Egenskaber for handling. Her kan du vælge, hvilken handling systemet skal foretage, når der kommer s med sagsnummer i emnefeltet i. Ud for Titel vælger du Autojournaliser. Herefter skal du vælge, hvilken autoprofil der skal anvendes ved autojournaliseringen, ved at klikke på opslagsknappen... ud for Autoprofil. Udpeg den ønskede autoprofil fra listen over tilgængelige profiler og klik OK g. Klik OK i dialogboksen Egenskaber handling for at lukke den og OK i dialogboksen Egenskaber for regel. 5. Din regel er nu oprettet, og du kan lukke dialogboksen Regeladministration ved at klikke på knappen Luk Fremover vil alle s med et sagsnummer i emnefeltet, automatisk blive journaliseret på den pågældende sag i Acadre CM med reglens autoprofil. 38. Suspender regel i Outlook Du har mulighed for midlertidigt at sætte en regel ud af kraft, hvis du ikke har brug for den i en periode. Formpipe Software A/S 2014 Side 39

40 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Regler i menulinjen eller klik på knappen Regler i bjælken under værktøjslinjen 3. Dialogboksen Regeladministration åbner 4. Marker den regel, du ønsker at suspendere 5. Klik på knappen Suspender under listen over tilgængelige regler Reglen er nu inaktiv, indtil du evt. markerer den igen og klikker på knappen Aktivér. 39. Rediger regel i Outlook 1. Åbn Outlook 2. Klik på Acadre -> Regler i menulinjen eller klik på knappen Regler i bjælken under værktøjslinjen 3. Dialogboksen Regeladministration åbner 4. Marker den regel i listevisningen, som du ønsker at redigere, og klik på knappen Rediger 5. Ret i beskrivelsen af reglen og klik på knappen Ok i bunden af dialogboksen 6. Luk dialogboksen Regeladministration ved at klikke på knappen Luk 40. Autojournaliser vha. journaliseringsdialogen Du kan højreklikke på en eller flere s i Outlook og journalisere dem i Acadre CM vha. journaliseringsdialogen. 1. Åbn Outlook 2. Højreklik på den , du ønsker at journalisere, og vælg Journaliser i Acadre 3. Dialogboksen Journalisering af åbner 4. Under Metode i venstre side af dialogboksen vælger du Autojournaliser fra dropdown-listen 5. Klik på knappen til at fremsøge autoprofil 6. Dialogboksen Vælg autoprofil åbner; vælg din profil fra listen og klik på Ok 7. Vælg sag ved at taste sagsnummeret ind i felterne og afslut med tabulator, eller søg sagen frem ved at klikke på knappen Åbn sagssøgning (dialogboksen Find sag åbner, hvor du kan fremsøge din sag, markere den i listen og klikke Ok) 8. Ret i dokumentets titel ved at markere titlen i dokumentoversigten og taste en ny titel ind 9. Fjern evt. fluebenet i afkrydsningsfeltet ud for Fjern efter journalisering Formpipe Software A/S 2014 Side 40

41 10. Sørg for at der er sat flueben ud for Tilknyt vedhæftede filer som bilag til e- mailen, hvis du ønsker at evt. vedhæftede filer skal journaliseres som bilag til hoveddokumentet (selve en). Fjerner du fluebenet, vil evt. vedhæftede filer i stedet blive journaliseret som hoveddokumenter. 11. Klik på Ok 12. Fremsøg dokumentet i Acadre CM for at tjekke, at det er blevet journaliseret korrekt Vigtigt: Når du vælger Autojournalisering, så skal den autoprofil du vælger, skal være udfyldt i alle gule felter bortset fra dokumenttitel, som må være tom! Ellers fejler journaliseringen og mailen lægges i stedet i Dagens Post Hvis vedhæftede filer ikke fremgår af dokumentoversigten, skal du tjekke, at der under Brugerindstillinger er sat flueben i Journaliser vedhæftede filer. 41. Autojournaliser flere s på én gang vha. journaliseringsdialogen 1. Åbn Outlook 2. Marker de s, du ønsker at journalisere ved at holde ctrl nede, højreklik og vælg Journaliser i Acadre 3. Dialogboksen Journalisering af åbner 4. Under Metode i venstre side af dialogboksen vælger du Autojournaliser fra dropdown-listen 5. Klik på knappen til at fremsøge autoprofil 6. Dialogboksen Vælg autoprofil åbner; vælg din profil fra listen og klik på Ok 7. Vælg sag ved at taste sagsnummeret ind i felterne og afslut med tabulator, eller søg sagen frem ved at klikke på knappen Åbn sagssøgning (dialogboksen Find sag åbner, hvor du kan fremsøge din sag, markere den i listen og klikke Ok) 8. Ret evt. i dokumenternes titel ved at markere titlen i listevisningen og taste en ny titel ind 9. Fjern evt. fluebenet i afkrydsningsfeltet ud for Fjern efter journalisering 10. Sørg for at der er sat flueben ud for Tilknyt vedhæftede filer som bilag til e- mailen, hvis du ønsker at evt. vedhæftede filer skal journaliseres som bilag til hoveddokumentet (selve en). Fjerner du fluebenet, vil evt. vedhæftede filer i stedet blive journaliseret som hoveddokumenter. 11. Klik på Ok 12. Fremsøg dokumenterne i Acadre CM for at tjekke, at de er blevet journaliseret korrekt. 42. Journaliser vha. registreringsguiden Journaliser en på en af dine foretrukne sager i Acadre CM vha. registreringsguiden. Formpipe Software A/S 2014 Side 41

42 1. Åbn Outlook 2. Højreklik på den , du ønsker at journalisere, og vælg Journaliser i Acadre eller vælg knappen Journaliser i værktøjslinjen 3. Dialogboksen Journalisering af åbner 4. Under Metode i venstre side af dialogboksen vælger du Anvend registreringsguide fra dropdown-listen 5. Under Forslag i højre side af dialogboksen klikker du på knappen Foretrukne for at få en liste over dine foretrukne sager fra Acadre CM frem i listevisningen 6. Marker den sag, du ønsker at journalisere en på 7. Ret evt. i dokumentets titel ved at markere titlen i listevisningen i bunden af journaliseringsdialogen og taste en ny titel ind 8. Fjern evt. fluebenet i afkrydsningsfeltet ud for Fjern efter journalisering 9. Klik på Ok 10. Registreringsguiden åbner; udfyld alle resterende obligatoriske felter og klik på Ok Fremsøg dokumentet i Acadre CM for at tjekke, at det er blevet journaliseret korrekt. Formpipe Software A/S 2014 Side 42

43 Autoprofilering Hvis du journaliserer mange sager/dokumenter, der ligner hinanden, kan du med fordel benytte Autoprofilering i Acadre CM. I en autoprofil kan du angive dynamiske værdier for: datoer (fx sags- og dokumentfrist og dokumentdato) brugernavn sagsansvarlig enhed Det betyder, at du fx kan oprette en autoprofil, der altid indsætter en sagsfrist der ligger 14 dage frem i tid og altid indsætter den aktuelle brugeres navn som sagsansvarlig. Du kan læse om dette i indledningen til afsnittet om Søgning og i øvelse 153 Lynsøgninger. 43. Opret ny autoprofil til sag og dokument Opret en ny autoprofil til oprettelse af sag og journalisering af dokument vha. autoprofil administration: 1. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 1. Vælg Autoprofil fra rullemenuen under knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinjen 2. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 3. Udfyld titel på autoprofil, fx Revalideringssager (til højre for træstrukturen) 4. Lav evt. en beskrivelse af autoprofilen 5. Vælg autoprofiltype i dropdownlisten = Sag og dokument autoprofil 6. Udfyld evt. aktiveringsdato = dags dato 7. Udfyld alle de felter omkring sags- og dokumentoplysninger, der er relevante for netop din profil, på Generelt fanebladet i højre halvdel af dialogboksen. En profil til journalisering af ansøgning om revalideringsydelse kunne fx se således ud: a. Sagstype = Borgersag b. Sagsindhold = Ansøgning om revalidering c. Journalkode = d. Facet = G01 e. Dokumenttitel = Ansøgning om revalideringsydelse f. Dokumenttype = Indgående g. Kategori = Henvendelse 8. Ønsker du at autoprofilen skal styre automatisk oprettelse af mapper på sagen, sættes dette op på fanebladet Sagsstyring. Det kan fx se således ud: Formpipe Software A/S 2014 Side 43

44 a. Klik på knappen Ny mappe b. Dialogboksen Mappenavn åbner c. Navngiv mappe = Lægeerklæringer og klik Ok d. Mappen Lægeerklæringer vil nu automatisk blive dannet under sager oprettet vha. denne autoprofil 9. Klik på knappen Gem for at gemme din personlige profil Profilen er nu oprettet og ligger i træstrukturen i venstre side af dialogboksen under Personlige profiler -> Sager og dokument -> [valgt sagstype]. Luk autoprofil administration ved at klikke på knappen Luk. 44. Opret ny autoprofil til sagsoprettelse Opret en ny autoprofil til oprettelse af sag vha. autoprofil administration: 1. Klik Filer -> Ny i menulinien og vælg Autoprofil fra rullemenuen, eller: 1. Vælg Autoprofil fra rullemenuen under knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinjen 2. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 3. Udfyld titel på autoprofil, fx Personalemapper (til højre for træstrukturen) 4. Lav evt. en beskrivelse af autoprofilen 5. Vælg autoprofiltype i dropdownlisten = Sag autoprofil 6. Udfyld evt. aktiveringsdato = dags dato 7. Udfyld alle relevante felter omkring sagsoplysninger i højre halvdel af dialogboksen, fx: a. Sagstype = Personalesag b. Sagsindhold = Mappe til personaleoplysninger c. Journalkode = d. Facet = A00 8. Ønsker du at autoprofilen skal styre automatisk oprettelse af mapper på sagen, sættes dette op på fanebaldet Sagsstyring. Det kan fx se således ud: a. Klik på knappen Ny mappe b. Dialogboksen Mappenavn åbner c. Navngiv mappe = MUS-referater og klik Ok d. Mappen MUS-referater vil nu automatisk blive dannet under sager oprettet vha. denne autoprofil 9. Der kan også tilknyttes et workflow til en autoprofil. Skift til fanebladet Workflow Formpipe Software A/S 2014 Side 44

45 a. Klikke på knappen Vælg skabelon. Det åbner Workflowadministratoren og giver dig mulighed for at udpege et eksisterende workflow. b. Udpeg det workflow, du ønsker tilknyttet til autoprofilen og klik på OK 10. Klik på knappen Gem for at gemme din personlige profil Profilen er nu oprettet og ligger i træstrukturen i venstre side af dialogboksen under Personlige profiler -> Sager -> [valgt sagstype]. Luk autoprofil administration ved at klikke på knappen Luk. 45. Opret ny autoprofil til dokumentjournalisering Opret en ny autoprofil til journalisering af dokument, samtidig med at du journaliserer fra Dagens Post: 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post 2. Markér et dokument i listevisningen nederst th. 3. Højreklik på dokumentet og vælg menupunktet Journaliser dokument a. En registreringsguide startes b. Vælg punktet Nyt dokument i sagen c. Klik på knappen Sager. Et søgevindue åbnes. d. Søg nummeret frem på den sag, du lige har oprettet: i. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) ii. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet iii. Markér sagen på listen under søgeprofilen iv. Klik på knappen OK v. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden 4. Klik på knappen Næste 5. Et nyt billede Registrer oplysninger om dokumentet vises. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag 6. Klik på knappen Opret ny nederst til venstre 7. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. 8. Udfyld titel på autoprofil, fx Uopfordrede ansøgninger (til højre for træstrukturen) 9. Lav evt. en beskrivelse af autoprofilen 10. Vælg autoprofiltype i dropdownlisten = Dokument autoprofil 11. Udfyld evt. aktiveringsdato = dags dato Formpipe Software A/S 2014 Side 45

46 12. Udfyld alle relevante felter omkring dokumentoplysninger i højre halvdel af dialogboksen, fx: 23. Dokumenttitel = Uopfordret ansøgning 24. Dokumenttype = Indgående 25. Kategori = Henvendelse 13. Klik på knappen Gem for at gemme din personlige profil. Profilen er nu oprettet og ligger i træstrukturen i venstre side af dialogboksen under Personlige profiler -> Dokumenter. Oplysninger fra profilen er overført til dialogen, hvor du registrerer oplysninger om dokumentet fra Dagens post. 14. Udfyld resterende obligatoriske dokumentoplysninger (de gule felter). Fx: a. Indholdsbeskrivelse = Skannet dokument 15. Klik på OK Nu har du i samme arbejdsgang gemt det skannede dokument på en sag, og oprettet en ny dokument-autoprofil. Du kan selvfølgelig også lave en ny autoprofil til både sag og dokument, samtidig med at du registrerer sagen og gemmer dokumentet. Så skal du blot under pkt. 3.b. vælge 'Nyt dokument i en ny sag'. 46. Ret i eksisterende autoprofil Når du retter i en autoprofil kan du selvfølgelig ændre værdierne i felterne. Men du kan også tilføje eller ændre på mapper eller du kan tilføje eller ændre på workflows. Under pkt 8 og 9 i øvelse 44 kan du læse, hvordan man tilknytter mapper og workflows til en autoprofil. 1. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 1. Klik på pilen til højre for knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinien 2. Vælg Autoprofil i rullemenuen 3. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 4. Vælg ønsket autoprofil ved at markere den i mappestrukturen under Personlige i venstre side af dialogboksen 5. Rediger ønskede felter (sæt fx ny facet på eller ret dokumenttitel) 6. Klik på knappen Gem i bunden af dialogboksen (til højre for knappen Opret ny) Autoprofilen er nu gemt med de nye metadata. Luk autoprofil administration ved at klikke på knappen Luk. Vær opmærksom på, at det er rettighedsstyret, hvem der kan redigere i eksisterende autoprofiler, dog kan man altid redigere i de profiler, man selv har oprettet. Formpipe Software A/S 2014 Side 46

47 47. Føj automatisk samlesagstilknytning til autoprofil 1. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 1. Klik på pilen til højre for knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinien 2. Vælg Autoprofil i rullemenuen 3. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 4. Vælg ønsket autoprofil ved at markere den i mappestrukturen under Personlige i venstre side af dialogboksen (det skal være en profil til oprettelse af enten sag eller dokument og sag) 5. Klik på knappen Samlesag under Sagsoplysninger 6. Dialogboksen Find samlesag åbner. 7. Indtast søgekriterier for samlesag og klik på Søg 8. Søgeresultater fremkommer i listevisningen, marker den ønskede samlesag og klik Ok eller dobbeltklik på den. Hvis der ikke findes en relevant samlesag, kan du klikke på knappen Ny samlesag og oprette en samlesag til formålet 9. Klik på knappen Gem i bunden af dialogboksen (til højre for knappen Opret ny) Fremover vil sager oprettet ved hjælp af autoprofilen automatisk blive knyttet til den valgte samlesag. Luk autoprofil administration ved at klikke på knappen Luk. Vær opmærksom på, at det er rettighedsstyret, hvem der kan redigere i eksisterende autoprofiler, dog kan man altid redigere i de profiler, man selv har oprettet. 48. Del eksisterende autoprofil Forudsætningen for at kunne gennemføre denne øvelse er at Du har rettighed til at dele dine Autoprofiler. 1. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 1. Klik på pilen til højre for knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinien 2. Vælg Autoprofil i rullemenuen 3. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 4. Vælg ønsket autoprofil ved at markere den i mappestrukturen under Personlige i venstre side af dialogboksen 5. Marker Del denne autoprofil og klik på knappen Tilføj Formpipe Software A/S 2014 Side 47

48 6. Marker den afdeling du ønsker at dele din profil med og klik på knappen Ok 7. Marker evt. tjekboksen foran afdelingens navn for at dele med alle underafdelinger 8. Klik på knappen Gem i bunden af dialogboksen Profilen er nu delt med den valgte afdeling. Luk autoprofil administration ved at klikke på knappen Luk. 49. Anvend adgangskoden fra sagen i autoprofilen Denne autoprofil benyttes ved autoprofiler til dokumenter og hvis der ønskes at adgangskoden nedarves automatisk fra sagen 1. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 2. Klik på pilen til højre for knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinien 3. Vælg Autoprofil i rullemenuen 4. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 5. Vælg ønsket autoprofil ved at markere den i mappestrukturen under Personlige i venstre side af dialogboksen 6. Marker Anvend adgangskoden fra sagen og klik på knappen Gem Autoprofilen er nu gemt og adgangskoden nedarves automatisk fra sagen ved oprettelse af dokumenter via autoprofilen 50. Anvend aktindsigt fra sagen i autoprofilen Denne autoprofil benyttes ved autoprofiler til dokumenter og hvis der ønskes at aktindsigtskoden nedarves automatisk fra sagen 2. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 7. Klik på pilen til højre for knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinien 8. Vælg Autoprofil i rullemenuen 9. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 10. Vælg ønsket autoprofil ved at markere den i mappestrukturen under Personlige i venstre side af dialogboksen 11. Marker Anvend adgangskoden fra sagen og klik på knappen Gem Autoprofilen er nu gemt og aktindsigtskoden nedarves automatisk fra sagen ved oprettelse af dokumenter via autoprofilen Formpipe Software A/S 2014 Side 48

49 51. Angiv standard autoprofil 1. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 1. Klik på pilen til højre for knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinien 2. Vælg Autoprofil i rullemenuen 3. Dialogboksen Autoprofil administration åbner. Vær opmærksom på, hvad der står i den blå linje øverst i dialogen, så du sikrer dig, at du har åbnet den rigtige dialog. 4. Vælg ønsket autoprofil ved at markere den i mappestrukturen i venstre side af dialogboksen 5. Højreklik på profilen og vælg Sæt som standard Profilen er nu sat som standard, så den fremover vil være valgt, når du åbner registreringsguiden. Luk autoprofil administration ved at klikke på knappen Luk. 52. Anvend personlig autoprofil 1. Højreklik på dokument i Dagens post og vælg Journaliser dokument (eller åbn Word, skriv dit brev og klik på tegnestiften) 2. Importguiden åbner, vælg Nyt dokument i en ny sag 3. Klik på knappen Næste 4. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger 5. Find den profil, du ønsker at anvende, under Personlige i træstrukturen i venstre side af registreringsguiden. 6. Klik på profilen 7. Udfyld evt. resterende obligatoriske felter 8. Klik på knappen Ok for at journalisere dokumentet Registreringsguiden lukker, og sag samt dokument er oprettet i Acadre. 53. Anvend delt autoprofil 1. Højreklik på dokument i Dagens post og vælg Journaliser dokument (eller åbn Word, skriv dit brev og klik på tegnestiften) 2. Importguiden åbner, vælg Nyt dokument i en ny sag 3. Klik på knappen Næste 4. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger Formpipe Software A/S 2014 Side 49

50 5. Find den profil, du ønsker at anvende, under Delte profiler i træstrukturen i venstre side af registreringsguiden. 6. Klik på profilen 7. Udfyld evt. resterende obligatoriske felter 8. Klik på knappen Ok for at journalisere dokumentet Registreringsguiden lukker, og sag samt dokument er oprettet i Acadre. 54. Slet personlig eller delt autoprofil 1. Klik Filer -> Ny i menulinjen og vælg Autoprofil fra rullemenuen eller: 1. Klik på pilen til højre for knappen Ny sag (autoprofil) i værktøjslinien 2. Vælg Autoprofil i rullemenuen 3. Dialogboksen Autoprofil administration åbner 4. Vælg ønsket autoprofil ved at markere den i mappestrukturen i venstre side af dialogboksen 5. Højreklik på profilen og vælg Slet autoprofil 6. Svar Ja til spørgsmålet, om du er sikker på, at du vil slette Autoprofilen er nu slettet fra oversigten over profiler. Luk autoprofil administration ved at klikke på knappen Luk. Vær opmærksom på, at det er rettighedsstyret, hvem der kan redigere i eksisterende autoprofiler, dog kan man altid redigere i de profiler, man selv har oprettet. Formpipe Software A/S 2014 Side 50

51 Arbejde med sager 55. Titel på emnesag ud fra partsinformation 1. Åbn en eksisterende emnesag med min. én tilknyttet part 2. Gå til fanebladet Partsinformation 3. Marker den part i listevisningen, som du ønsker sagstitlen opbygget ud fra 4. Højreklik og vælg Overfør til sagstitel -> 5. Marker fx Navn foran titel 6. Klik Ok til dialogboksen om at titlen blev ændret 7. Gå til fanebladet Generelt for at tjekke, at sagstitlen blev ændret korrekt 8. Klik Gem på sagsprofilen for at gemme dine ændringer 56. Foretrukne 1. Åbn en sagsprofil 2. Vælg Handlinger i menulinjen 3. Vælg Sager -> Føj til foretrukne 4. Sagen findes nu i mappen Foretrukne -> Sager i træstrukturen Alternativt kan du søge sagen frem, højreklikke på den i listevisningen under søgeprofilen og vælge Føj til foretrukne. Når du bagefter skal finde dine foretrukne sager gør du sådan: 1. Vælg Foretrukne i Genvejspanelet eller Foretrukne i træstrukturen, hvis du bruger den 2. Dine foretrukne sager vises nu i panelet/træstukturen til venstre og vil være sorteret alfabetisk 57. Omjournaliser sag 1. Åbn en af de sager, du har oprettet 2. Skift til fanebladet Journalisering 3. Klik på knappen Journalkode Et nyt vindue vises 5. Udpeg den kode, der ønskes. Bemærk: Nogle koder kan være grå, dem kan du ikke journalisere på 6. Klik OK, vinduet lukkes 7. Klik på knappen Facet... Formpipe Software A/S 2014 Side 51

52 8. Udpeg den ønskede facet 9. Klik OK, vinduet lukkes 10. Klik på knappen Gem på sagsprofilen 11. Sagen er nu omjournaliseret 58. Send en fra en sag 1. Åbn en sagsprofil 2. Vælg menupunktet i menuen Filer -> Ny 3. Der åbnes en ny , hvor sagsnr. er overført til ens emnefelt 4. Tilføj evt. mere tekst til ens emnefelt og skriv en besked 5. Klik på knappen Send og journaliser 6. Mailen bliver nu både afsendt og journaliseret på den sag, som du har åbnet 59. Masserettelser på sager Masserettelser er nyttige, når flere sager skal skifte sagsansvarlig eller afdeling, eller hvis man ønsker at afslutte flere sager på én gang. 1. Klik på knappen Søg på værktøjslinjen for at komme til søgefunktionen 2. Klik evt. på knappen Ny søgning for at rydde søgebilledet 3. Indtast egne initialer ud for Sagsansvarlig 4. Klik på knappen Søg på profilen for at udføre søgningen 5. Markér et par sager i resultatlisten. Tip: Hold Ctrl- eller Shift-tasten nede, samtidig med at du klikker musen 6. Højreklik og vælg menupunktet Opdater sager -> Skift sagsstatus -> Passiv 7. Sagernes status opdateres 8. Systemet giver en meddelelse om at opdateringen er foretaget, klik OK 60. Notater på sager 1. Åbn en sag 2. Vælg fanebladet Notat 3. Klik på knappen Nyt notat 4. Acadre Writer åbnes. I øverste del af vinduet kan du skrive dit notat og i den nederste del af vinduet kan du se journalarket, der består af notater, der tidligere er skrevet i sagen Formpipe Software A/S 2014 Side 52

53 5. Klik på ikonet Check dokument ind i Acadre 6. Notatprofilen åbnes 7. Angiv notattype = <Vælg fra listen> 8. Udfyld alle gule felter. Hvis du har valgt notattypen Tidsnotat, så vil notatet blive låst på den dato, der angives i feltet Frist. Ved at anvende opslagsknappen ved siden af feltet, han du angive en kommentar til din frist. 9. Klik på knappen OK 10. Notatet er nu gemt på sagen 11. Klik på knappen Skift visning for at se journalarket 12. Klik på knappen Skift visning for at se listen med notater 13. Højreklik på notatet i listevisningen og vælg Eksportér journalark til Word 14. Luk Word Hvis du vil have vist journalarket som standard i stedet for listevisningen, kan du lave indstillingen under: Funktioner -> Indstillinger -> Visning -> Vis journalark. 61. Vis journalark i Word 1. Fremsøg en sag, der indeholder et eller flere notater 2. Højreklik på sagen i listen over de fundne sager og vælg Rapporter -> Vis notater 3. Nu vises det samlede journalark 4. Luk Bemærk: Du kan få vist et samlet journalark for flere sager, ved at markere flere sager i listen, inden du højreklikker og vælger Vis notater 62. Rapporter på notater 1. Åbn en sag, der indeholder et notat 2. Vælg fanebladet Notat 3. Højreklik på et vilkårligt notat og vælg Fremstil rapport 4. Sæt flueben ud for de oplysninger, du ønsker medtaget i rapporten, fx a. Sag, sagsnr, titel b. Dokument, titel, aktindsigt c. Notat, titel, aktindsigt d. Vælg medie fx Word e. Klik på knappen OK. Formpipe Software A/S 2014 Side 53

54 5. Rapporten oprettes i det valgte medie 6. Luk rapporten 63. Henvisninger mellem sager Når der oprettes en henvisning mellem fx to sager, så er henvisningen dobbelt. Dvs. at det peger både fra sag A til sag B og vise versa. Du kan både lave en henvisning fra én sag til en anden; fra en sag til et dokument; fra ét dokument til et andet; eller fra et dokument til en sag. 1. Søg en af dine sager frem 2. Åbn sagen ved at dobbeltklikke på den eller højreklik og vælg Åbn sagsprofil 3. Vælg fanebladet Henvisninger 4. Klik på knappen Tilføj - et nyt vindue vises Opret henvisning 5. Lav en henvisning til en anden sag: 6. Angiv nr. på den sag du vil henvise til/søg sagsnummeret frem ved at klikke på knappen Sager a. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) b. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet c. Dobbeltklik på sagen i listevisningen under søgeprofilen d. Vinduet lukkes automatisk - Sagsnummeret er nu overført til profilen. 7. Vælg evt. en relation fra rullemenuen (fx Parallelt forløb ) 8. Skriv en forklaring til henvisningen i feltet Note 9. Klik OK 10. Dobbeltklik på sagstitlen i listevisningen for at åbne den sag, du har henvist til 11. Vælg fanebladet Henvisninger 12. Der er lavet en krydsreference tilbage til den sag, du har henvist fra. Dobbeltklik på sagstitlen i listevisningen for at hoppe tilbage til den oprindelige sag 64. Rediger henvisning 1. Fremsøg en af dine sager, hvorpå der ligger en henvisning 2. Åbn sagen ved at dobbeltklikke på den eller højreklik og vælg Åbn sagsprofil 3. Vælg fanebladet Henvisninger 4. Marker den henvisning, du ønsker at redigere, i listevisningen 5. Klik på knappen Rediger Formpipe Software A/S 2014 Side 54

55 6. Vælg fx en anden Relation og ret i feltet Note 7. Klik på knappen Opdater 8. Marker henvisningen i listevisningen og tjek, at dine rettelser er blevet gemt 65. Projekter 1. Åbn en sagsprofil 2. Klik på knappen Projekt... på Generelt fanebladet 3. Et nyt vindue vises Vælg projekt a. Klik på knappen Nyt for at oprette et nyt projekt 4. Et nyt vindue vises Nyt projekt a. Angiv passende navn for projektet, fx Kommunens anlægsprojekter b. Angiv projektadgang, fx Afdeling(er) c. Indtast evt. en Bemærkning d. Klik på knappen OK. 5. Projektet fremgår nu af listen 6. Marker projektet på listen og klik på knappen OK 7. Klik på knappen Gem på sagsprofilen for at gemme projekttilknytningen 8. Gå til menuen Vis -> Aktuel visning -> Projekter eller klik på panelet Projekter, hvis du har valgt Genvejspanelvisningen. 9. Fold træstrukturen ud ved at klikke på plus erne og find projektet og den tilknyttede sag Du kan knytte alle de sager, du ønsker, til et givent projekt, men en sag kan ikke høre til flere projekter på én gang. Det er muligt efterfølgende at rette eller slette et projekt, dette gøres ved at klikke på knappen Projekt på en vilkårlig sagsprofil og herefter markere det ønskede projekt fra listen over tilgængelige projekter. Knappen Rediger bliver nu aktiv og giver adgang til at omdøbe projektet, ændre adgang til projektet og ændre/tilføje kommentarer i bemærkningsfeltet. Herudover findes knappen Afslut, der inaktiverer projektet, og knappen Slet, der sletter projektet (men naturligvis ikke de underliggende sager). 66. Styring (opgaver i Outlook) Denne øvelse gælder kun for brugere, der anvender Outlook. 1. Åbn en sagsprofil 2. Klik på knappen Styring på Generelt fanebladet 3. Der vises et pop-op-vindue med Outlooks opgave: Formpipe Software A/S 2014 Side 55

56 a. Angiv Emne (sagens nummer og titel indsættes automatisk) b. Afkryds Påmindelse og angiv tidspunkt for påmindelse c. Skriv hvad opgaven drejer sig om i tekstfeltet nederst. Pas på ikke at overskrive linket, der henviser direkte til den sag i Acadre, du har oprettet opgaven på. d. Klik på knappen Gem og luk Din opgave bliver vist i Outlook. Bemærk: Pas på ikke at forveksle den med Acadres Workflow funktion. 67. Notifikation (fordel sager og dokumenter) Det første du skal gøre, er at slå notifikation til: 1. Gå til menuen Funktioner -> Indstillinger Et nyt vindue åbnes a. Vælg fanen Notificer b. Kontroller at der er sat flueben i felterne under Aktiv ud for Sag, Dokument, Sager og Dokumenter c. Du kan evt. ændre i meddelelsesteksten. d. Klik OK 3. Billedet lukkes Opret ny sag til anden sagsbehandler: 1. Klik på knappen Ny sag (eller Ny sag (autoprofil)) yderst til venstre på værktøjslinjen 2. Et tomt billede til sagsoprettelse vises 3. Udfyld sagsoplysningerne fx: a. Sagstype = Emnesag b. Sagstitel = Sag med notificering. 4. Skift sagsansvarlig evt. via opslag på knappen 5. Gå til fanebladet Journalisering 6. Lav opslag til Stikordsregistret ved at klikke på knappen Stikord c. Et nyt vindue med stikord vises d. Vælg et relevant stikord e. Klik på knappen OK vinduet lukkes. Formpipe Software A/S 2014 Side 56

57 7. Sørg for at alle obligatoriske sagsoplysninger er angivet både på fanebladet Generelt og på fanebladet Journalisering 8. Klik derefter på knappen Gem 9. En notificeringsmail vises med link direkte til sagen i Acadre. Klik på Send for at afsende mailen Overdrag dokumentansvar til en anden sagsbehandler: 1. Åbn søgeprofilen og vælg fanen Dokumenter 2. Fremsøg dine egne dokumenter ved at sætte flueben i tjekboksen Mine dokumenter og klikke på knappen Søg til højre på søgeprofilen 3. Marker min. to af dokumenterne, der fremkommer i listevisningen som resultat af din søgning, ved at holde ctrl-tasten nede samtidig med at du klikker på de ønskede dokumenter 4. Højreklik i listevisningen og vælg Opdater dokumenter -> Skift sagsbehandler fra højrekliksmenuen 5. En dialogboks åbner Videresend dokument til 6. Indsæt din sidemands initialer i feltet, eller fremsøg ham/hende vha. opslagsknappen [ ], og klik på OK 7. En notificeringsmail vises med links direkte til dokumenterne i Acadre samt link til den sag (de sager), dokumenterne ligger på. Klik på Send for at afsende en Kontroller afsendelse af Gå til mappen Sendt post i dit -system. Kontroller at de to netop afsendte s figurerer i denne mappe. 68. Kopier en sag Du kan kopiere en sag både via højrekliks-menuen og via menupunktet Kopier sag i menuen Handlinger -> Sager. Denne øvelse beskriver brug af Handlings-menuen. 1. Foretag en sagssøning, der finder den sag, du ønsker at kopiere, og åbn sagsprofilen 2. Vælg menupunktet Kopier sag i menuen Handlinger -> Sager 3. En dialogboks Kopier sag åbner 4. Under Dokumenter udpeger du de dokumenter, der skal kopieres 5. Klik på knappen Udfør 6. Nu åbner registreringsdialogen, og du kan udfylde sagsoplysningerne på 'kopi'-sagen. Dialogen vil automatisk være udfyldt med samme oplysninger som den sag, du kopierer. Du kan også vælge en autoprofil i træet til venstre (se fx øvelse 53). 7. Klik på Gå til sag for at oprette sagen og få den vist med det samme Formpipe Software A/S 2014 Side 57

58 Du har nu dannet en kopi af sagen. Der er oprettet henvisninger mellem sagerne (den originale sag og 'kopi'-sagen). De udpegede dokumenter er i nøjagtig kopi journaliseret på den nye sag sammen med metadata. Evt. mapper og sagsparter vil også være kopieret. Du kan efterfølgende arbejde med og ændre på sag og dokumenter på helt almindelig vis. OBS. Hvis der vælges en autoprofil, er det autoprofilen, der er bestemmende for de metadata, som kopisagen oprettes med. Hvis du ønsker en eksakt kopi, er det derfor vigtigt ikke at vælge en autoprofil. 69. Afslut sag Sager kan have status Under behandling, Passiv, Afsluttet eller 'Periodeskiftet' (ellers andre sagsstatus afhængig af konfigurationen). Du skal afslutte sagen, når der er sket en afgørelse i sagen, og der ikke kommer yderligere henvendelser i sagen. Åbn den sag, du ønsker at afslutte 1. Vælg sagsstatus = A - Afsluttet 2. Klik på knappen Gem 3. Hvis der er ud-chekede dokumenter på sagen fremkommer en dialogboks Nogle dokumenter skal kontrolleres. Klik på knappen Næste for at komme videre til næste dialogboks eller knappen Udfør for at tjekke dokumenterne ind og afslutte sagen. 4. Hvis der er ulåste dokumenter på sagen fremkommer en dialogboks Nogle dokumenter skal låses. Klik på knappen Næste for at komme videre til næste dialogboks eller knappen Udfør for at låse dokumenterne og afslutte sagen. 5. Hvis der er dokumenter på sagen, der mangler at blive fulgt op på, fremkommer en dialogboks Nogle dokumenter kræver opfølgning. Klik på knappen Udfør for at udføre samtlige handlinger og afslutte sagen. Det kan være forskelligt, hvordan man opsætter rettigheden til at genåbne sager. Men der vil altid være mulighed for at genåbne en afsluttet sag, såfremt der er behov for det. Når en sag er afsluttet, så kan du ikke journalisere dokumenter på sagen. Du kan heller ikke redigere eller fjerne parter, redigere notater, redigere, oprette eller slette henvisninger eller oprette, omdøbe eller slette mapper. 70. Saml sagens dokumenter til en PDF-fil Muligheden for at samle en sags dokumenter i en (eller flere) pdf-filer er et tilkøb, som ikke nødvendigvis vil være tilgængelig i din version af Acadre. 1. Åbn den sag, du ønsker at samle dokumenter på. Det kan gøres med en søgning eller via en arbejdsliste 2. Klik på knappen PDF-samler nederst til højre på sagsprofile. En ny dialog åbner 3. Skriv en dokumenttitel til det nye PDF-dokument Formpipe Software A/S 2014 Side 58

59 4. Det samlede pdfdokument kan blive meget stort. Derfor kan det deles op i mindre pakker, så det også kan sendes med Doc2Mail. Vælg derfor hvor stor filen maksimalt må blive i feltet Filstørrelse 5. Marker nu de dokumenter, du ønsker at samle: a. Start evt. med at flytte om på dokumentrækkefølgen ved at markere et dokument og anvend knapper Op og Ned indtil du har den ønskede rækkefølge b. Sæt derefter flueben ud for de dokumenter og bilag, som du ønsker at samle. Bilag ses ved klikke på + ud for dokumentet, på samme måde som i Stifinderen 6. Klik på knappen PDF-samler for at få dannet ét samlet pdf-dokument med de valge sagsdokumenter og bilag. Statuslinjen viser fremdrift på konverteringen 7. klik på Ok, når dokumentet er samlet Det samlede dokument journaliseres automatisk på sagen som et internt og lås dokument. Formpipe Software A/S 2014 Side 59

60 Kontakter (parter) Personer, ejendomme og firmaer kaldes kontakter og oprettes i Acadre s kontaktdatabase. Når en kontakt sættes på en sag, kaldes den en part. Kontakter kan lægges i Acadres kontaktdatabase på tre måder: 1. Kontakten oprettes manuelt ved at du indtaster og vedligeholder alle relevante oplysninger (øvelse 71 og 73) 2. Kontakten hentes via et registeropslag og kopieres til kontaktdatabasen. Du kan via et fornyet registeropslag ajourføre kontakten med de reviderede oplysninger (øvelse 72) 3. Der laves synkronisering mellem Acadres kontaktdatabase og et decentralt register, der indeholder alle oplysninger om kontakten. Kontaktdatabasen ajourføres automatisk med ændringer fra det decentrale register (øvelse 74) Om du skal bruge registeropslag og om der er synkronisering med et decentralt register afhænger af, hvordan Acadre er sat op. 71. Opret en kontakt I denne øvelse opretter du manuelt en part i Acadres Kontaktdatabase: 1. Åbn Acadre CM 2. Klik på knappen Kontakter... i værktøjslinjen, hvorefter vinduet Søgning kontakter vises 3. Klik på knappen Opret ny kontakt 4. Vinduet Opret/rediger kontakt vises 5. Udfyld Navn samt evt. Køn og CPR nummer 6. Udfyld felterne Telefon og . Sæt flueben i boksen Primær 7. Klik på Tilføj 8. Udfyld felterne under Adresseoplysninger. Sæt flueben i boksen Primær 9. Klik på Tilføj 10. Klik på Gem & luk Der returneres til Søgning kontakter. Læg mærke til at kontakten har fået et lille grønt ikon i listevisningen under Importeret dette betyder, at kontakten er oprettet manuelt og efterfølgende kan redigeres af sagsbehandleren. 11. Vælg Luk for at lukke Du kan også markere tlf.nr. og -adresse som privat ved at sætte flueben i boksen Privat. Formpipe Software A/S 2014 Side 60

61 72. Opret en kontakt via registeropslag og knyt til sag I denne øvelse skal du hente en kontakt ind i Acadres kontaktdatabase via registeropslag (fx til P-data) og herefter knytte kontakten til en sag i Acadre CM. Registeropslaget skal være konfigureret til Acadre CM for at du kan udføre øvelsen. 1. Åbn den sag, du vil sætte parten på 2. Klik på fanebladet Partsinformation 3. Klik på knappen Tilføj 4. Et opslagsbillede Søgning kontakter vises 5. Vælg Kontakttype = Person 6. Klik på knappen Søg eksternt a. Dialogboksen Søg i ekstern persondatakilde åbner b. Markér Søg efter navn c. Skriv en del af navnet efterfulgt af trunkeringstegn (*), fx hans* d. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet e. Søgeresultaterne vises, markér den ønskede person f. Klik på knappen Tilføj g. Du vender tilbage til vinduet Søgning kontakter Oplysningerne om den valgte person er nu hentet fra P-data til Acadre, og de vises automatisk i dialogboksens resultatliste. Læg mærke til at kontakten har fået et lille rødt ikon i listevisningen under Importeret dette betyder, at kontakten er importeret og efterfølgende ikke bør redigeres af sagsbehandleren. 7. Markér personen i listen under Søgeresultat 8. Klik på knappen Vælg kontakt 9. Vinduet lukkes Du vender tilbage til fanebladet Partsinformation. Kontroller at parten vises i listevisningen. Tip: Klik på parten i listevisningen og få oplysningerne vist i profilvinduet. 73. Opret en kontakt manuelt og knyt til sag I denne øvelse skal du oprette en kontakt i Acadre s kontaktbase ved selv at taste alle informationer om kontakten ind, og hernæst knytte kontakten til en sag i Acadre. Øvelsen er således en udvidelse af øvelse 71, hvor du oprettede en kontakt uden at tilknytte kontakten til en sag. 1. Find og åbn den sag, du vil sætte parten på 2. Klik på fanebladet Partsinformation 3. Klik på knappen Tilføj Formpipe Software A/S 2014 Side 61

62 4. Et opslagsbillede vises Søgning kontakter a. Klik på knappen Opret ny kontakt b. Dialogboksen Opret/rediger kontakt åbner c. Vælg Person under Kontakttype d. Udfyld Navn samt evt. CPR nummer og Køn e. Udfyld evt. Telefon og husk at klikke på Tilføj f. Udfyld adresseoplysninger: i. Vejnavn, husnr., postnummer og by ii. Marker evt. Primære adresse iii. Klik Tilføj g. Klik på Gem & luk vinduet lukkes. 5. Du ser igen vinduet Søgning kontakter 6. Markér den netop oprettede part i listevisningen under Søgeresultat 7. Klik på knappen Vælg kontakt 8. Vinduet lukkes 9. Parten er nu oprettet på sagen og vises på fanebladet Partsinformation 74. Sæt en eksisterende kontakt på en sag 1. Åbn den sag, du vil sætte parten på 2. Klik på fanebladet Partsinformation 3. Klik på knappen Tilføj a. En dialogboks vises Søgning kontakter b. Søg en kontakt frem: Indtast navn, cpr-nummer eller andet efterfulgt af * (stjerne) - fx hans*, du kan også søge på en del af et cpr.nr., fx * (husk mindst 6 cifre) c. Klik på knappen Søg til højre i dialogboksen d. En resultatliste vises nederst i dialogboksen e. Markér en af personerne i søgeresultatet f. Klik på knappen Vælg kontakt 4. Vinduet lukkes. Du vender tilbage til fanebladet Partsinformation. Kontroller at parten vises i listevisningen Klik på parten i listevisningen og få oplysninger vist i profilvinduet. Hvis du dobbelt-klikker på parten, søges partens sager frem. Formpipe Software A/S 2014 Side 62

63 75. Vis sager en kontakt er part i Du kan fra Acadre kontaktdatabase få et overblik over, hvilke sager i Acadre en given kontakt er part i. 1. Klik på knappen Kontakter... i værktøjslinjen, hvorefter vinduet Søgning kontakter vises 2. Fremsøg en kontakt ved at indtaste søgekriterier (fx navn) og klikke Søg 3. Marker kontakten i listevisningen under Søgeresultat 4. Klik på knappen Vis sager i højre side af vinduet Vinduet Søgning kontakter lukker, og søgeprofilen åbner på fanebladet Partsinformation. Den valgte kontakt er søgt frem, og i listevisningen findes en oversigt over de sager i Acadre, kontakten er part på. 76. Gruppér kontakter ud fra relation Det er muligt at gruppere kontakter, som har en relation til hinanden; fx to kontakter (personer), som er i familie, eller en kontakt (ejendom) som ejes af en anden kontakt (person). Bemærk: Funktionen er et tilkøb og den er rettighedsstyret, så det kan fungere anderledes end beskrevet for den enkelte bruger. 1. Klik på knappen Kontakter i værktøjslinjen 2. Dialogboksen Søgning kontakter åbner 3. Fremsøg en af de kontaktpersoner, du selv har oprettet 4. Marker kontakten i listevisningen og klik på Rediger kontakt 5. Dialogboksen Opret/rediger kontakt åbner 6. Fold mappen Relationatyper ud i træstrukturen i venstre side af dialogboksen ved at klikke på plusset 7. Marker fx relationen Firma 8. Klik på opslagsknappen ud for feltet Ansat i firma 9. Fremsøg den ønskede kontakt (firma) ved at indtaste søgekriterier og klikke på Søg 10. Marker kontakten i listevisningen og klik Vælg kontakt 11. Vælg relationstype fra dropdown-listen ud for feltet Med titlen 12. Klik evt. på knappen Hent relaterede adresse 13. Indtast evt. beskrivelse i feltet Notat 14. Klik på knappen Tilføj 15. Klik på knappen Opdater & luk Formpipe Software A/S 2014 Side 63

64 For at få vist relationer på en kontakt skal du fremsøge kontakten i kontaktdatabasen og vælge Rediger kontakt. Du vil nu kunne se kontaktens relationer ved at klikke rundt i mappen Relationstyper i træstrukturen i venstre side af dialogboksen. Formpipe Software A/S 2014 Side 64

65 Arbejde med dokumenter 77. Se hvilken sag et dokument er tilknyttet 1. Søg først dokumentet frem: 2. Klik på knappen Søg i værktøjslinjen 3. Vælg fanebladet Dokumenter 4. Angiv søgekriterier, fx: a. Efter dokumenter af typen = Udgående eller Indgående 5. Klik på knappen Søg til højre i profilvinduet 6. De dokumenter, der passer med dine søgekriterier, vil fremkomme i listevisningen 7. Højreklik på det ønskede dokument i listevisningen 8. Vælg Åbn dokumentprofil fra rullemenuen 9. Dokumentprofilen vises i profilvinduet 10. Klik på knappen Åbn sag i profilvinduet, for at se hvilken sag dokumentet ligger på 11. Klik på knappen Søg i værktøjslinjen for at vende tilbage til søgeresultatet 78. Visning af dokument - Word eller Quickviewer Du kan selv angive, om dokumenter skal vises i den applikation, de er oprettet i, fx at Word-dokumenter skal vises i Word, eller om alle dokumenter skal vises i Acadre CM s quickviewer. 1. Indstil først Acadre til at åbne dokumenter i quickview: 2. Klik på menuen Funktioner -> Indstillinger 3. Vælg fanebladet Visning 4. Tjek at markeringen er sat ud for Acadres Quickview program 5. Klik OK og luk dialogboksen på krydset 6. Åbn en sagsprofil 7. Højreklik på et dokument i listevisningen under sagen 8. Vælg Visning af dokument 9. Dokumentet åbnes nu i et selvstændigt vindue i quickview eren Nu skal du prøve den anden visning gentag øvelsen og vælg i stedet Dokumentets standardprogram f.eks. Word under pkt. 4. Dokumentet åbnes nu i det program, det er oprettet i. Dvs. Word-dokumenter åbnes i Word, s åbnes i Outlook eller Notes osv. Denne visning skal fx benyttes, hvis du vil se en med en vedhæftet fil, hvor filen ikke er journaliseret separat. Formpipe Software A/S 2014 Side 65

66 79. Visning af dokument under dokumentprofilen Du kan selv indstille, om du vil have vist et preview af dokumentet under dokumentprofilen, eller om du vil have vist en listevisning med sagens dokumenter. 1. Klik på menuen Funktioner -> Indstillinger 2. Vælg fanebladet Visning 3. Fjern fluebenet ud for Vis automatisk dokumentindhold 4. Klik OK og luk dialogboksen på krydset 5. Åbn en sagsprofil 6. Højreklik på et dokument i listevisningen under sagen 7. Vælg Åbn dokumentprofil 8. Dokumentprofilen vises øverst th. I oversigtsvinduet nedenunder vises dokumentet på listeform Nu skal du prøve den anden visning gentag øvelsen og vælg i stedet Vis automatisk dokumentindhold. Dokumentets indhold vises nu i oversigtsvinduet. 80. Opret mapper til sagens dokumenter i Organisationsvisningen 1. Åbn en sagsprofil a. Hvis du anvender Genvejspanelet, skal du vælge visningen Organisation 2. Højreklik på sagen i træet, og vælg Ny mappe. Alternativt kan du højreklikke på et dokument i listevisningen under sagen og vælge Ny mappe fra højrekliksmenuen. 3. En ny dialog åbner: a. Mappenavn = navngiv mappen, fx Ansøgninger 4. Klik på knappen OK Tips: Acadre CM har 'indbygget' nogle standardmapper, du kan bruge: 1. Åbn en sagsprofil 2. Vælg Mappeinddeling i menuen Vis 3. Du kan nu vælge at inddele dokumenterne efter: a. Adgangskode b. Dokumenttype c. Journalstatus d. Kategori Formpipe Software A/S 2014 Side 66

67 e. Papirbaseret f. Sagsbehandler 4. Klik på Ok, når du har valgt din inddeling 5. I vinduet Organisation og Aktuel sag i venstre side vil du nu under dokumenterne se mappeinddelingen 81. Opret mappe til sagens dokumenter med menupunktet Ny Mappe 1. Åbn en sagsprofil a. Hvis du anvender visningen Organisation, skal du vælge visningen Genvejspanel 2. Vælg menupunktet Mappe i menuen Filer -> Ny 3. En ny dialog åbner: a. Mappenavn = navngiv mappen, fx Ansøgninger 4. Klik på knappen OK 5. Mappen kan nu ses i listevisningen med dokumenter 82. Flyt dokument til sagsmappe 1. Åbn en sagsprofil 2. Højreklik på et dokument i listevisningen (du kan også markere flere dokumenter) 3. Vælg menuen Flyt til mappe 4. Udpeg den ønskede mappe og klik OK 5. Dokumentet flyttes til mappen Klik på det lille plus-tegn ud for mappen i træstrukturen og se at dokumentet ligger i mappen. Alternativt kan du åbne mappen ved at dobbeltklikke på den i listevisningen under sagen. Det er også muligt at flytte dokumenter til mappe ved at anvende træk-og-slip. 83. Journaliser til mappe Hvis du allerede ved journalisering af dokumentet ved, at det skal lægges i en bestemt mappe på sagen, kan du gøre dette fra registreringsguiden. 1. Klik på mappen Dagens Post under panelet Post (ved visningen Genvejspanel) 2. Marker det dokument i listevisningen, som du ønsker at journalisere 3. Højreklik og vælg Journaliser dokument Formpipe Software A/S 2014 Side 67

68 4. Vælg Nyt dokument i sagen og indtast/fremsøg sagsnummer på den sag, du ønsker at journalisere til (skal være en sag med mapper under). 5. Fra rullemenuen ud for I mappen: vælger du den mappe på sagen, dokumentet skal placeres i 6. Klik Næste 7. Registreringsguiden åbner, udfyld resterende obligatoriske felter. Læg mærke til at feltet ud for Journaliser i mappe under dokumentoplysninger er udfyldt med navnet på den mappe, du valgte i forrige trin. Du kan vælge en ny mappe her, hvis du ønsker det 8. Klik på knappen OK nederst i registreringsguiden. Åbn sagsprofilen for at tjekke, at dokumentet er journaliseret på den valgte sag i den angivne mappe. Bemærk at hvis du i registreringsguiden vælger at anvende en autoprofil til at udfylde dokumentoplysningerne, skal du indsætte mappen igen i feltet Journaliser i mappe, med mindre det ligger som en del af den valgte autoprofil. 84. Rediger dokument 1. Åbn dokumentprofilen på det (ulåste) dokument, du ønsker at redigere 2. Klik på knappen Rediger dok på Generelt fanebladet 3. Dokumentet åbnes i redigerbar tilstand, i det program det er oprettet i, fx Word 4. Foretag rettelser, klik på ikonet med disketten for at gemme 5. Luk Word, fx ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne 6. Svar Nej til at låse dokumentet Rettelserne er nu gemt i Acadre. 85. Rediger dokument vha. dobbeltklik 1. Åbn den sag, hvorpå det dokument du ønsker at redigere ligger 2. Dobbeltklik på dokumentet i listevisningen 3. Dokumentet åbnes i redigerbar tilstand, i det program det er oprettet i, fx Word. Bemærk: Du kan ikke redigere låste dokumenter, de vil i stedet åbne i skrivebeskyttet tilstand 4. Foretag rettelser, klik på ikonet med disketten for at gemme 5. Luk Word, fx ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne 6. Svar Nej til at låse dokumentet Rettelserne er nu gemt i Acadre. Formpipe Software A/S 2014 Side 68

69 86. Rediger et PDF-dokument Du kan anvende denne øvelse, hvis du har en PDF-writer, fx Adobe PDF Writer. Men du kan i princippet anvende samme fremgangmåde til alle dokumenter, du ønsker at redigere i andre programmer end Word, Excel eller PowerPoint. 1. Åbn den sag, hvorpå det dokument du ønsker at redigere ligger 2. Dobbeltklik på PDF-dokumentet i listevisningen 3. I den nye dialog, der vises, skal du klikke på Fortsæt redigering (knappen Vis dokument er valgt som standard) 4. Ny åbnes dokumentet i programmet til redigering 5. Når du er færdig med at redigere dokumentet, gemmer og lukker du det Dokumentet vil nu være checket ud af Acadre. Derfor skal du checke det ind igen: 6. Højreklik på dokumentet i listevisningen 7. Klik på Check dokument ind 8. Angiv en kommentar til versionen og klik på OK 87. Masserettelser på dokumenter Masserettelse på dokumenter kan anvendes, hvis man fx ønsker at låse flere dokumenter på én gang eller hvis der skiftet sagsbehandler på en større antal dokumenter. Du kan lave masserettelse på disse felter: Dokumentstatus Dokumenttype Dokumentkategori Sagsbehandler Låse/Låse op (se øvelse 88) 1. Klik på knappen Søg på værktøjslinjen 2. Vælg fanebladet Dokumenter 3. Klik på knappen Ny søgning for at rydde søgebilledet 4. Indsæt dine egne initialer ud for feltet Sagsbehandleren er, hvis de ikke står der i forvejen 5. Klik på knappen Søg på profilen for at udføre søgningen 6. Marker alle (eller et udvalg af) dokumenter i resultatlisten. Tip: Hold Shift- eller Ctrltasten nede, samtidig med at du klikker med musen Formpipe Software A/S 2014 Side 69

70 7. Højreklik og vælg menupunktet Opdater dokumenter -> Skift journalstatus -> J/R 8. Dokumentprofilerne opdateres 9. Systemet giver en meddelelse om, at opdateringen er foretaget Bemærk: Når du skifter sagsbehandler på et dokument med bilag, så bliver du spurgt, om du også vil ændre sagsbehandler på de tilknyttede bilag. 88. Masselåsning på dokumenter 1. Klik på knappen Søg i værktøjslinjen 2. Vælg fanebladet Dokumenter 3. Klik på knappen Ny søgning for at rydde søgebilledet 4. Indtast søgekriterium: a. Indsæt egne initialer ud for feltet Sagsbehandleren er, hvis de ikke står der i forvejen b. Vælg dokumenttype = U - Udgående c. Vælg Kun ulåste 5. Klik på knappen Søg på profilen for at udføre søgningen 6. Marker alle (eller et udvalg af) dokumenter i resultatlisten. Tip: Hold Shift- eller Ctrltasten nede, samtidig med at du klikker med musen 7. Højreklik og vælg menupunktet Opdater dokumenter -> Lås dokumenter 8. Svar Ja til at låse 9. Dokumentprofilerne opdateres 10. Der fremkommer en dialogboks med resumé af handlingen 11. Klik på knappen Vis mere for en detaljeret beskrivelse og på Luk for at lukke dialogboksen Hvis du markerer dokumenter, der er tjekket ud eller allerede er låst, vil der fremkomme en dialogboks, der advarer om dette. 89. Videresend Dagens post Hvis du vil fordele post, dvs. sætte en modtager på, men samtidig ønsker, at resten af afdelingen stadig skal kunne se posten i Dagens post, skal du benytte funktionen Videresend dokument til person og afdeling. Det fremgår af listevisningen, om et skannet dokument har været videresendt, og om der er tilføjet eventuelle bemærkninger til dette. 1. Vælg knappen Post i genvejspanelet og marker mappen Dagens post 2. Markér et dokument i listevisningen Formpipe Software A/S 2014 Side 70

71 3. Højreklik og vælg menupunktet Videresend dokument til -> Person og afdeling 4. Klik på knappen ved Vælg person - og et søgebillede åbnes (eller tryk F2 på tastaturet) a. Fremsøg personen i søgebilledet b. Markér personen og klik OK - søgevinduet lukkes. c. Tilføj en bemærkning i bemærkningsfeltet d. Klik OK. 5. Vinduet lukkes og dokumentet er videresendt. Listen over dagens post opdateres Bemærk: Hvis du videresender dagens post til en person alene, vil posten ikke kunne ses af nogen andre. Det kan være uhensigtsmæssigt, hvis personen bliver syg eller går på ferie, så er der ingen andre, der har adgang til den persons skannede post. Videresend post til en anden afdeling: 1. Vælg knappen Post i genvejspanelet og marker mappen Dagens post 2. Markér et dokument i listevisningen nederst th. 3. Højreklik og vælg menupunktet Videresend dokument til -> Afdeling 4. Klik på knappen - og ot vindue med en træstruktur åbnes a. Markér den afdeling, som skal modtage posten b. Klik OK. c. Tilføj evt. bemærkning i bemærkningsfeltet d. Klik OK 5. Vinduet lukkes og dokumentet er videresendt. Listen over dagens post opdateres 90. Omdøb dokument og bilag i Dagens post Det er muligt at omdøbe både dokumenttitel og bilagstitel fra Dagens Post. Titlerne vil automatisk blive overført til dokumentet og bilaget ved journalisering i Acadre. 1. Vælg knappen Post i genvejspanelet og marker mappen Dagens post 2. Markér et dokument med vedhæftet bilag (vist med clips i kolonnen Bilag ) i listevisningen 3. Højreklik og vælg menupunktet Ændre titel 4. Dialogboks Ændre titel åbner 5. Indtast den nye titel i feltet og klik Ok Formpipe Software A/S 2014 Side 71

72 6. Svar Ja til dialogboks om bilag skal have samme titel som hoveddokument med foranstillet bilagsnummer (svarer du Nej bibeholder bilaget sin oprindelige titel, og kun hoveddokumentet omdøbes) Dokumentet er nu omdøbt og den nye titel ses af listevisningen under Dagens Post. Ved at højreklikke på dokumentet i listevisningen og vælge Vis bilag fremkommer en dialogboks med oversigt over bilag på dokumentet. 91. Se historik på et dokument i Dagens post Det fremgår af listevisningen, om et dokument tidligere har været videresendt samt evt. bemærkninger til dette. 1. Vælg knappen Post i genvejspanelet og marker mappen Dagens post 2. Markér et dokument i listevisningen 3. Højreklik og vælg menupunktet Vis log og bemærkning 4. Dialogboks åbner med oversigt over postfordelingshistorik 5. Klik på Luk for at lukke dialogboksen Formpipe Software A/S 2014 Side 72

73 92. Flyt dokument fra en sag til en anden Dokumenter kan naturligvis blive journaliseret på en forkert sag. Derfor kan man også flytte et eller flere dokumenter: 1. Søg en sag frem, der indeholder mindst et dokument 2. Åbn sagen 3. Klik på knappen Flyt dokumenter på værktøjslinjen 4. Et nyt vindue vises 5. Afkryds de dokumenter, der skal flyttes til en anden sag 6. Indtast sagsnummer på den sag, som dokumenterne skal flyttes til. Nummeret kan evt. søges frem ved opslag på knappen Sager 7. Klik på knappen OK 8. Søg modtagersagen frem og tjek, at dokumenterne er flyttet til den valgte sag Du skal være opmærksom på, at du ikke kan flytte låste dokumenter. 93. Kopier dokument fra en sag til en anden Har du brug for at journalisere samme dokument på flere sager, kan du kopiere det: 1. Søg en sag frem med mindst et dokument 2. Åbn sagen 3. Marker det dokument, som skal kopieres (i listevisningen) 4. Højreklik og vælg menupunktet Journaliser kopi af dokument 5. Registreringsguiden startes 6. Vælg muligheden Nyt dokument i sagen a. Indtast sagsnummeret på den sag, som skal have en kopi af dokumentet. Nummeret kan evt. fremsøges ved opslag på knappen Sager b. Klik på knappen Næste. 7. Et billede vises med sags- og dokumentoplysninger 8. Udfyld dokumentoplysningerne fx: a. Dokumenttitel = Kopi af b. Indholdsbeskrivelse = Kopiering mellem sager c. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt d. Klik OK. 9. Hvis dokumentet har bilag tilknyttet, vises en ny dialog. Her kan du svarer Ja til også at få kopieret dokumentets bilag. Formpipe Software A/S 2014 Side 73

74 10. Svar OK til at dokumentet er gemt Dokumentet findes nu på to sager uden sammenhæng. Hvis du laver rettelser i det ene dokument, slår det altså ikke igennem i det andet. Søg modtagersagen frem, og tjek at dokumentet er kopieret hertil. Du kan evt. lave en henvisning mellem det originale dokument og kopien, se hvordan i øvelse Check dokument ud/ind Har du brug for at reservere et dokument, så ingen andre kan redigere i dokumentindhold og evt. også trække dokumentet midlertidigt ud af systemet (fx for at lægge det på et usb-stik) kan du anvende funktionen check ud/check ind. Alle brugere kan checke egne dokumenter ud og ind, men det er rettighedsstyret, hvem der kan checke andre brugeres dokumenter ind igen. 1. Start med at gå i menulinjen Funktioner -> Indstillinger -> Filer og tjek under Dokumentplacering, hvor udcheckede dokumenter vil blive lagt. Du kan evt. ændre stien (hvis du har tilladelse til det iflg. jeres konfiguration) til fx dit eget skrivebord 2. Søg en af dine sager frem med mindst et (ulåst) dokument 3. Åbn sagsprofilen 4. Marker det dokument i listevisningen under sagen, som skal checkes ud 5. Højreklik og vælg menupunktet Check dokument ud Dit dokument er nu trukket midlertidigt ud af Acadre og kan ikke tilgås af andre end dig. Dokumentet er markeret med en lille rød pil i kolonnen under Låst i listevisningen. For at checke dokumentet ind igen højreklikker du på det i listevisningen og vælger Check dokument ind (evt. som ny version hvis ønsket) For at checke et dokument ind, en anden bruger har checket ud, højreklikker du på dokumentet i listevisningen og vælger Annuller ud-checking (kræver at du har rettigheder hertil og husk først at sikre dig, at pågældende bruger ikke er i færd med at arbejde på dokumentet samtidig) 95. Undersøg hvem der har checket et dokument ud 1. Fremsøg et dokument der er checket ud af en anden bruger end dig selv 2. Højreklik på dokumentet i listevisningen og vælg Versioner af dokument 3. En dialogboks åbner med versionshistorik 4. I kolonnerne Udført af og Udført d. fremgår det af hvem og hvornår, dokumentet er blevet checket ud Formpipe Software A/S 2014 Side 74

75 96. Opret en ny version af Word-dokument Sådan foretager du ændringer i et Word-dokument og gemmer det som en ny version: 1. Søg en sag frem, der indeholder Word-dokumenter 2. Dobbeltklik på sagen i listevisningen, sagen åbnes 3. Marker et Word-dokument på dokumentlisten 4. Højreklik og vælg menupunktet Rediger dokument - eller dobbeltklik på dokumentet. Bemærk, det er ikke muligt at redigere låste dokumenter 5. Dokumentet åbnes til redigering 6. Lav en rettelse i dokumentet 7. Klik på knappen til oprettelse af nye versioner på værktøjslinjen - eller - det afhænger af hvilken version af Word, du anvender 8. Et nyt vindue Ny version vises 9. Indtast en kommentar til versionen, fx Rettelse af Klik OK vinduet lukkes 11. Luk Word, på krydset i øverste højre hjørne 12. Svar Nej til at låse dokumentet for yderligere redigering Du kan lave nye versioner på denne måde både i Word, Excel og Powerpoint 97. Se versioner af et dokument 1. Åbn dokumentprofilen og klik på Handlinger -> Dokumenter -> Versioner af dokument i menulinjen Eller: 1. Åbn sagsprofilen og højreklikke på dokumentet i listevisningen. Her vælger du Versioner af dokument. 2. Et nyt vindue vises med alle oprettede versioner på dokumentet. Her fremgår også oplysninger om, hvem der har oprettet versionen og hvornår mv. 3. Klik på en version og klik på knappen Vis 4. Nu åbnes den valgte 5. Tjek at den seneste version er låst (vises med en hængelås) Bemærk: Du kan ikke redigere låste dokumenter. Hvis du ikke selv kan låse dokumentet op, skal du kontakte din superbruger eller administrator. Formpipe Software A/S 2014 Side 75

76 98. Gem et dokument som en ny version Du kan bruge denne funktion til at opdatere et dokument, der allerede er gemt i Acadre. Du kan gøre det fra alle steder, hvor du kan gemme et dokument, og hvor du får vist registreringsguiden. I denne øvelser gøres det fra Stifinderen. For at du kan gemme en ny version af et dokument, må dokumentet ikke være låst eller checket ud. 1. Højreklik på knappen Start i nederste venstre hjørne på skærmen 2. Vælg Stifinder 3. Klik dig frem til et Word-dokument (et hvilken som helst dokument, der kan gemmes i Acadre, kan benyttes) 4. Højreklik på filen og vælg Gem i Acadre 5. Registreringsguiden starter op 6. Svar Ja til pop op meddelelsen 7. Vælg Ny version af dokument 8. Indtast dokumentnr. Det kan evt. søges frem ved opslag på knappen Dokumenter a. Afkryds evt. feltet Egne dokumenter b. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet c. Markér dokumentet på listen under søgeprofilen. Husk, at det må ikke være låst eller checket ud d. Klik på knappen Luk/OK e. Dokumentnr. indsættes automatisk i registreringsguiden. 9. Klik på knappen Næste 10. Et nyt billede vises. Indtast en kommentar til versionen og kli på OK 11. Klik OK til at dokumentet er gemt 99. Vis dokumenthistorik 1. Åbn en sagsprofil 2. Højreklik på det det dokument, hvis historik du ønsker at se, og åbn dokumentprofilen 3. Vælg Historik for at se dokument-historik Følgende informationer vises om dokumentet: tid/dato, bruger og handlinger (opret, opdater, lås/lås op, flyt, fjern, slet, genfind, check ind/ud og opret version). Formpipe Software A/S 2014 Side 76

77 100. Konverter et dokument til PDF-format Du kan konvertere dokumenter til PDF-format både via højrekliks-menuen og via menupunktet Konverter til PDF i menuen Handlinger -> Dokumenter. Denne øvelse beskriver brug af højrekliks-menuen. 1. Åbn en sagsprofil på en sag, som har et eller flere dokumenter tilknyttet 2. Højreklik på det dokument, du ønsker at konvertere til PDF. Du kan markere flere dokumenter ved at holde Ctrl- eller Shift-tasten nede samtidig med, at du klikker med venstre musetast. BEMÆRK: Dokumentet skal være ulåst eller du skal have rettighed til at låse det op! 3. Vælg menupunktet Konverter til PDF 4. Nu åbner en guide, der fortæller om der fx er dokumenter, der skal låses op og om evt. bilag også skal konverteres til PDF. Følg guiden ved at klikke på Næste indtil knappen Udfør bliver aktiv. 5. Nu konverteres dokumentet og evt. også bilag til PDF-format. PDF-dokumentet gemmes som en ny dokument-version. Hvis der opstår fejl ved konvereringen, kan du få vist en liste over de fejlede dokumenter ved at klikke på knappen Vis detaljer. Ulåste dokumenter bør låses efter konverteringen, hvis du ikke skal arbejde med PDFversionen af dokumentet. Du skal være opmærksom på, at ikke alle dokumentformater kan konverteres til PDF. Du kan læse i F1-Hjælpen hvilke dokumenttyper, der kan konverteres Lås dokument Når du sender et dokument ud af huset, skal du låse det, så man kan se, hvilken version der er sendt. Acadre spørger selv i forskellige situationer, om du ønsker at låse dokumentet. Her kan du enten svare ja eller nej. Låse-dialogen kan du selv konfigurere, se øvelse 103. Låsning af et dokument kan konfigureres således at der findes to former for låsning: 1. Selve dokumentindholdet låses for ændringer 2. Både dokumentindhold og dokumentprofil låses for ændringer Øvelsen kan derfor afvige i forhold til kundens konkrete konfiguration. Bemærk: Normalt er det kun få brugere, der har rettighed til at låse dokumenter op igen. 1. Åbn sagsprofilen 2. Højreklik på det dokument, du vil låse 3. Vælg menuen Lås dokument 4. Svar Ja til dialogboksen om hvorvidt du er sikker Formpipe Software A/S 2014 Side 77

78 Dokumentet låses og menuen Lås dokument ændres til Lås dokument op for brugere, der har rettighed til dette. Hvis du ikke har rettighed til at låse op, forsvinder menuen helt. Du kan også se det på 'hængelåsen', hvis den er valgt i feltvælgeren Bemærk at dokumentets status som standard ændres til J (journalført), når det låses Lås dokument ved at ændre journalstatus Et dokument kan også låses ved at ændre journalstatus til J = Journalført af arkivet: 1. Fremsøg et ulåst dokument 2. Højreklik på dokumentet i listevisningen 3. Vælg Opdater dokumenter -> Skift dokumentstatus 4. Vælg status = J Journalført af arkivet 5. Dialogboks med information om ændring af filstatus fremkommer 6. Klik på knappen Udfør 7. Dialogboks med resume over handlingen fremkommer. Klik på knappen Luk for at lukke dialogboksen 8. Dokumentet har nu fået den nye dokumentstatus og er blevet låst Du kan tjekke, hvem der har låst et dokument i versionsboksen. Højreklik på dokumentet i listevisningen og vælg Versioner af dokument. Der vil være en hængelås ud for den låste version, og i kolonnen Udført af kan du se, hvem der har låst dokumentet Indstillinger for låsning af dokumenter Du kan selv indstille, om du vil spørges, hvorvidt et dokument skal låses eller ej efter endt redigering. 1. Klik på menuen Funktioner -> Indstillinger 2. Vælg fanebladet Låsning 3. Vælg Vis aldrig promptning for låsning og dokumentet låses ikke 4. Klik OK, og pop-op-vinduet lukkes 5. Åbn en sag 6. Højreklik på et ulåst (Word)dokument i listevisningen under sagen 7. Vælg Rediger dokument 8. Dokumentet åbnes for redigering. Udfør dine ændringer og luk ned på krydset i øverste højre hjørne. 9. Svar Ja til at gemme dine ændringer 10. Du bliver ikke spurgt om du ønsker at låse dokumentet, og dokumentet forbliver ulåst Formpipe Software A/S 2014 Side 78

79 Sæt indstillingen tilbage til standard gentag øvelsen og vælg i stedet Vis altid promptning for låsning, hvor Nej er forvalgt Send dokument på (stå i Acadre) Du kan sende et dokument på tre måder: Som kopi. En kopi kan læses af alle Som en reference. Et dokument sendt som en reference kan kun læses af andre Acadre-brugere. Modtageren vil altid få vist den seneste version af dokumentet og dermed også rettelser foretaget efter referencen er afsendt Som PDF. Det kan du bruge til Word-dokumenter, som du sender 'ud af huset' og som ikke må redigeres af modtageren Yderligere findes mulighed for at sende et dokument og samtidig journalisere den afsendte som bilag til dokumentet i Acadre. Dette gennemgås i øvelse Åbn en sag 2. Markér det dokument, du ønsker at sende. Du kan markere flere dokumenter ved at holde Ctrl- eller Shift-tasten nede samtidig med, at du klikker med venstre musetast 3. Højreklik på det markerede dokument 4. Vælg menuen Send dokument, vælg kopi, reference eller som PDF 5. Der dannes en . Du kan nu selv angive, hvem der skal modtage en og derefter sende den 105. Send dokument på (stå i ) 1. Åbn dit system (Outlook eller Notes) 2. Klik på knappen til oprettelse af en ny mail 3. Angiv modtager, emne og skriv en besked i tekstfeltet 4. Klik på Acadre ikonet (ikonet med en tegnestift og et stykke papir - arbejder du i Office 2007, finder du tegnestiften på fanebladet Tilføjelsesprogrammer) 5. Der vises en pop-op-meddelelse, vælg om du vil søge efter dokumenter eller bilag. Vælg søgning på dokumenter 6. Der vises et søgevindue a. Afkryds Egne dokumenter/bilag b. Klik på knappen Søg i pop-op-vinduet c. Søgeresultatet vises nederst d. Dobbeltklik på det ønskede dokument e. Dokumentet overføres til en som en vedhæftet fil Formpipe Software A/S 2014 Side 79

80 f. Gentag evt. øvelsen 7. Send en, når du har vedhæftet alle de dokumenter, du ønsker Du kan på samme måde tilknytte Acadre dokumenter til en aftale eller et møde Send dokument med bilag 1. Åben en sag, hvorpå et dokument med tilknyttede bilag er journaliseret 2. Højreklik på dokumentet og vælg funktionen Send Send kopi 3. Herefter vil en meddelelse vises, som spørger, om man ønsker at sende vedhæftede bilag med i mailen 4. Vælg OK. En mail med det vedhæftede dokument samt bilag vises 5. Angiv modtager og eventuelle kommentarer i selve mailen og tryk på Send Send Word-dokument som PDF 1. Åbn en sagsprofil, hvorpå et Word-dokument er journaliseret 2. Højreklik på Word-dokumentet i listevisningen og vælg Send dokument Send som PDF 3. Dokumentet overføres som vedhæftet PDF-fil i en , der automatisk åbnes 4. Indtast modtager af en og skriv eventuelt en kommentar i en 5. Tryk Send 108. Send og journaliser 1. Åbn en sagsprofil, hvorpå et dokument er journaliseret 2. Højreklik på et Word-dokument i listevisningen og vælg Send dokument Send kopi med journalisering (hvis det skal sendes som Word) eller Send som PDF med journalisering (hvis det skal sendes som PDF). 3. Svar Ja til beskeden om du ønsker at låse det afsendte dokument 4. En åbner med dokumentet vedhæftet 5. Indtast modtager af en og skriv eventuelt en kommentar i en 6. Tryk Send 7. Genfind sagsprofilen og tjek, at den afsendte er blevet journaliseret som bilag til det dokument, du sendte (vær opmærksom på, at der godt kan gå lidt tid, før systemet opdaterer) Formpipe Software A/S 2014 Side 80

81 Bilaget bliver journaliseret i Acadre med titel fra ens emnefelt og de metadata (altså oplysninger om bilaget), der er bestemt ved jeres specifikke konfiguration. Brugeren kan naturligvis ændre metadata på det enkelte bilag efterfølgende, hvis det ønskes E-følgeseddel Der er mulighed for at bruge E-følgeseddel såfremt behovet for at sende til et andet ESDHsystem opstår. En E-seddel indeholder metadata på et dokument og en sag 1. Åbn Acadre CM 2. Vælg Funktioner Indstillinger i menulinjen 3. Vælg fanebladet Påmindelse 4. Under e-følgeseddel er der tre valgmuligheder: Ja medsend e-følgeseddel hver gang, Nej medsend ikke e-følgeseddel eller spørg, hvorvidt e-følgeseddel skal medsendes hver gang. I dette tilfælde vælges spørg, hvorvidt e-følgeseddel skal medsendes 5. Marker en sag i træstrukturen, hvor et dokument er tilknyttet 6. Højreklik på dokumentet og vælg Send dokument Send kopi 7. Der vises en meddelelse, hvor der spørges til om e-følgesedlen skal medsendes 8. Klik på Ja 9. En dannes, hvori dokumentet samt e-følgesedlen er vedhæftet 10. Indtast modtager og sende mailen 110. Send en til en Acadre kontakt 1. Start i Outlook med at vælge Ny 2. Vælg modtager til en ved at klikke på knappen Acadre kontakt a. En dialogboks Søgning kontakter vises b. Vælg kontakttypen Person c. Søg en person: Indtast navn, cpr-nummer eller andet efterfulgt af * (stjerne) - fx hans*, du kan også søge på en del af et cpr.nr., fx * (husk mindst 6 cifre) d. Klik på knappen Søg til højre i dialogboksen e. En resultatliste vises nederst i dialogboksen f. Markér en eller flere af personerne i søgeresultatet. Du skal sikre dig, at personen har en adresse! g. Klik på knappen Vælg kontakt 3. Vinduet lukkes og du vender tilbage til en. Kontakten er overført til modtagerfeltet i en. Formpipe Software A/S 2014 Side 81

82 4. Skriv beskeden færdig og afsend den Du kan sende til en Acadre-kontakt når som helst du afsender en , og du kan også tilføje en Acadre-kontakt til en aftale eller et møde Afsender/modtager i registreringsguiden Du kan angive afsender/modtager på en samtidig med at du journaliserer den i Acadre CM. 1. Start i dit mailsystem 2. Åbn en , der IKKE har en vedhæftet fil ved at dobbeltklikke på den 3. Klik derefter på tegnestiften 4. En registreringsguide startes 5. Vælg punktet Nyt dokument i sagen 6. Angiv sagsnummeret, det kan evt. søges frem ved at klikke på knappen Sager 7. Klik på knappen Næste 8. Der vises et nyt billede med sags- og dokumentoplysninger (registreringsguiden) 9. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt 26. Klik på knappen Tilføj afs/modt. a. Hvis Acadre ikke genkender adresserne, kan du nu oprette disse som kontakter i Acadre: I dialogen Afsender/modtager vælger Du knappen Tilføj i. Vælg Opret ny kontakt i pop-up vinduet Søgning kontakter ii. Udfyld fx: 1. Kontakttype = Firma 2. Navn = Traen informationssystemer 3. = [email protected] 4. Klik på knappen Gem kontakt b. Gentag øvelsen med afsenderen, ved at klikke 'Ja' i. Vælg Opret ny kontakt i pop-up vinduet Søgning kontakter ii. Udfyld fx: 1. Kontakttype = Person 2. Navn = Andersine And 3. = [email protected] 4. Klik på knappen Gem kontakt iii. Når kontakterne er oprettet skal Du søge dem frem. 1. Marker de kontakter Du gerne vil tilføje Formpipe Software A/S 2014 Side 82

83 2. Kontakterne er tilføjet i Afsender/modtager dialogen c. Marker afsender/modtager information i Afsender/Modtager dialogen d. Vælg OK og Du vender tilbage til registreringsguiden 27. Udfyld felterne i Registreringsguiden og klik OK 28. Klik OK til pop-op-meddelelsen om at dokumentet er gemt. en journaliseres på den valgte sag. Afsender og modtager er angivet på fanebladet på dokumentprofilen Afsender/modtager fanebladet på dok. profilen Denne øvelse svarer til øvelse 74, hvor der tilknyttes en part på en sag ved opslag på kontakter, men her knyttes den fremsøgte kontakt til dokumentprofilen: 1. Åbn en dokumentprofil 2. Klik på fanebladet Afsender/Modtager 3. Klik på knappen Tilføj 4. Klik på knappen Kontakter 5. Dialogboksen Søgning kontakter åbner a. Angiv dit søgekriterie fx *Hans* i feltet Navn b. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet c. Dobbeltklik på den ønskede kontakt i listen over søgeresultater 6. Kontakten overføres til fanebladet Afsender/Modtager på dokumentprofilen 7. Angiv kontaktens tilhørsforhold fx Modtager 8. Klik på knappen Gem 9. Kontakten er nu oprettet på dokumentet og vises i listevisningen, når du vælger fanebladet Afsender/Modtager Formpipe Software A/S 2014 Side 83

84 Sags- og dokumentstyring 113. Sagsfrister Sagsfrister er en måde at holde styr på, hvornår behandlingen af en sag skal være afsluttet eller hvornår en bestemt hændelse skal ske. 1. Åbn den sag, du ønsker at påføre en frist 2. Marker tjekboksen ud for Sagsfrist på Generelt fanebladet 3. Sæt dato for sagsfrist ved at klikke på opslagsknappen [...] efter pilen til højre for datofeltet a. Vælg dato i feltet Frist b. Indtast evt. en bemærkning i feltet Note c. Klik på knappen Ok 4. Alternativt kan du blot taste datoen ind i feltet, efter du har markeret tjekboksen, eller slå den op vha. rullemenuen under feltet. Du kan også anvende en dynamisk dato, fx dd+14 for en dato 14 dage frem i tiden 5. Klik på knappen Gem på sagsprofilen for at gemme dine ændringer For at se sager med sagsfrister vælges panelet Arbejdslister i træet. Under Mine arbejdslister finder du folderne Mine sagsfrister og Mine forfaldne sagsfrister. Ved at klikke på den ønskede folder vises i listevisningen en oversigt over egne sager med sagsfrister, henholdsvis egne sager med sagsfrister der er forfaldne. Du kan læse mere om arbejdslister i øvelse 100. Når en sag afsluttes, fjernes sagsfristen automatisk, så den ikke længere figurerer i listen over sager med frister OBS-dato på sager OBS-datoer er en måde at holde styr på, hvilke sager sagsbehandleren skal udføre handlinger på eller inden en specifik dato. 1. Åbn den sag, du ønsker at påføre en OBS-dato 2. Marker tjekboksen ud for OBS-dato på Generelt fanebladet 3. Sæt OBS-dato ved at klikke på opslagsknappen [...] efter pilen til højre for datofeltet d. Vælg dato i feltet Frist e. Indtast evt. en bemærkning i feltet Note f. Klik på knappen Ok 2. Alternativt kan du blot taste datoen ind i feltet, efter du har markeret tjekboksen, eller slå den op vha. rullemenuen under feltet. Du kan også anvende en dynamisk dato, fx dd+14 for en dato 14 dage frem i tiden Formpipe Software A/S 2014 Side 84

85 4. Klik på knappen Gem på sagsprofilen for at gemme dine ændringer. For at se sager med OBS-datoer vælges panelet Arbejdslister i træet. Under Mine arbejdslister finder du folderne Mine OBS-datoer og Mine forfaldne OBS-datoer. Ved at klikke på den ønskede folder vises i listevisningen en oversigt over egne sager med OBSdatoer, henholdsvis egne sager med OBS-datoer der er forfaldne. Du kan læse mere om arbejdslister i øvelse Prioritet på sager Prioritet på sager er en metode, sagsbehandleren kan benytte til at få et overblik over, hvilke sager der haster, og hvilke der er lavere prioriteret. 1. Åbn den sag, du ønsker at (om)prioritere 2. Klik på pilen til højre for feltet Prioritet. 3. Vælg ønsket prioritet fra rullemenuen, fx Haster eller Lav (prioriteter kan konfigureres ift. jeres egne ønsker, så måske valgmulighederne ser lidt anderledes ud hos jer) 4. Klik på knappen Gem på sagsprofilen Nu kan du fx lave en søgning vha. knappen Søg i værktøjslinjen, hvor du fremsøger alle afdelingens sager med prioritet Haster. Du kan også få vist alle dine/afdelingens sager sorteret efter prioritet i arbejdslisterne under mapperne Mine aktive sager efter prioritet og Afdelingens aktive sager efter prioritet. Du kan læse mere om arbejdslister i øvelse Dokumentfrister Dokumentfrister er en måde at holde styr på, hvilke dokumenter sagsbehandleren skal udføre handlinger på inden en specifik dato. 1. Åbn det dokument, du ønsker at påføre en frist 2. Marker tjekboksen ud for Dokumentfrist på Generelt fanebladet 3. Sæt dato for dokumentfrist ved at klikke på opslagsknappen [...] efter pilen til højre for datofeltet a. Vælg dato i feltet Frist b. Indtast en bemærkning i feltet Note c. Klik på knappen Ok 3. Alternativt kan du blot taste datoen ind i feltet, efter du har markeret tjekboksen, eller slå den op vha. rullemenuen under feltet. Du kan også anvende en dynamisk dato, fx dd+14 for en dato 14 dage frem i tiden 4. Klik på knappen Gem på dokumentprofilen for at gemme dine ændringer. Nu er der også sat flueben i boksen Opfølgning. Formpipe Software A/S 2014 Side 85

86 Der er følgende sammenhæng mellem feltet Dokumentfrist og Opfølgning: Hvis du vælger en Dokumentfrist sættes Opfølgning automatisk Hvis du fjerner en Dokumentfrist fjernes Opfølgning automatisk Hvis du fjerner Opfølgning og der er sat en Dokumentfrist, bliver dokumentfristen automatisk fjernet Hvis du sætter flueben i Opfølgning sættes der ikke automatisk en Dokumentfrist For at få et overblik over dokumenter med frister vælges panelet Arbejdslister i træet. Under Mine arbejdslister finder du folderne Mine dokumentfrister og Mine forfaldne dokumentfrister. Ved at klikke på den ønskede folder vises i listevisningen en oversigt over egne dokumenter med dokumentfrister, henholdsvis egne dokumenter med dokumentfrister der er forfaldne Journaliser besvarelse Ofte modtager man et dokument, som en besvarelse på et andet dokument eller sender et dokument, som besvarelse på et andet dokument. Denne arbejdsgang understøttes i Acadre af funktionaliteten Svar på. Vha. Svar på kan man nemt og hurtigt kæde dokumenter sammen indbyrdes, mens man journaliserer dem. Nedenfor er beskrevet, hvordan man journaliserer en indgående besvarelse. 1. Klik på mappen Dagens Post under panelet Post (ved visningen Genvejspanel) 2. Marker det dokument i listevisningen, som du ønsker at journalisere 3. Højreklik og vælg Journaliser dokument 4. Vælg Nyt dokument i sagen og indtast/fremsøg sagsnummer på den sag, du ønsker at journalisere til. 5. Registreringsguiden åbner, udfyld obligatoriske felter (evt. ved at anvende en autoprofil). I felterne ud for Svar på angiver du journalnummer på det dokument, du er ved at journalisere en besvarelse til. Hvis du ikke kan huske journalnummeret, kan du lave et opslag ved at klikke på [ ] bemærk at systemet automatisk har fremsøgt sagens dokumenter, disse vises i listevisningen nederst i dialogboksen Find sagsdokumenter. Marker det ønskede dokument og klik på OK 6. Klik på knappen Tilføj afs/modt for at tilføje afsenderen til dokumentprofilen 7. Dialogen Afsender/Modtager åbner, under Sagens Parter vises en liste over de parter, der er knyttet til sagen. Sagens primære part vil som standard være foreslået som afsender af dokumentet, ønskes der en anden afsender, markeres dette ved at flytte fluebenet. Findes afsenderen ikke på listen, fordi vedkommende ikke er part på sagen, kan afsenderen fremsøges/oprettes i kontaktdatabasen ved at klikke på knappen Tilføj nederst i dialogen. 8. Klik på knappen OK for at lukke dialogen Afsender/Modtager 9. Klik på knappen OK nederst i registreringsguiden. Fremsøg nu dokumentet og tjek, at der ud for Svar på øverst på Generelt fanen står angivet journalnummer på det dokument, det netop journaliserede dokument er svar på. På Formpipe Software A/S 2014 Side 86

87 fanen Henvisninger vil der være oprettet en automatisk henvisning til det dokument, den indgående besvarelse er registreret som svar på med relationstypen Svar på. Bemærk: Der kan godt registreres flere afsendere af samme dokument. Ligeledes kan funktionen svar på bruges i skabeloncenteret og når et dokument skal journaliseres 118. Vis besvarelser Vha. højrekliksmenuens menupunkt Vis Svar på kan du få et hurtigt overblik over, hvilke dokumenter der er registreret som besvarelser på det valgte dokument, samt hvilke dokumenter det valgte dokument er registeret som besvarelse på. 1. Åbn sagsprofilen på den sag, din besvarelse er journaliseret på 2. Højreklik på dokument i listevisningen under sagsprofilens Generelt faneblad 3. Vælg Vis Svar på fra højrekliksmenuen 4. Er der kun registreret ét svar på dokumentet, vil dette åbne automatisk, ellers åbner Dialogboksen Svar på med en oversigt over de besvarelser, der er knyttet til dokumentet 5. Marker evt. det dokument, du ønsker at se, og klik på knappen Vis, eller klik Luk for at lukke dialogboksen Høring og arbejdslister 119. Ekstern høring Har du brug for at sende et dokument til partshøring, understøtter funktionaliteten Ekstern høring denne proces i Acadre. Kort fortalt opretter du et udgående dokument på din høringssag, fx (men ikke nødvendigvis) vha. skabeloncentret, sender dokumentet til høring hos relevante parter, registrerer indkomne svar på sagen, følger sagens gang i arbejdslisterne og på dokumentprofilen, og afslutter til sidst den eksterne høring a. Opret ekstern høring 1. Åbn din høringssag (eller opret en til formålet) 2. Tilknyt de relevante parter, der skal have sagen i høring, vha. knappen Tilføj på fanen Partsinformation 3. Klik på knappen Skabeloner i værktøjslinjen for at åbne skabeloncentret 4. Klik dig frem til den skabelon, du ønsker at anvende 5. Udfyld de obligatoriske felter på dokumentprofilen, husk: a. Dokumenttype = U Formpipe Software A/S 2014 Side 87

88 b. Dokumentfrist = høringsfristen 6. Klik Skriv i værktøjslinjen 7. Dialogen Dokumentoprettelse åbner, vælg først modtagere ved at markere tjekboksen ud for de relevante navne (vælg min. to modtagere) og klik herefter på Næste 8. Vælg evt. kopimodtagere og underskriftholdere og klik herefter på Næste 9. Sæt flueben ud for Et dokument ønskes, da det skal sendes til samme adresse og klik Udfør 10. Word åbner, indtast selve dokumentindholdet og klik på Fortsæt dokumentoprettelse 11. Høringsdokumentet er nu oprettet på sagen, og kan sendes ud til de ønskede parter enten via (send kopi med journalisering), publicering til hjemmeside eller simpel print og send med papirpost. 12. Du har stadig mulighed for at tilknytte yderligere parter til høringen på fanen Afsender/Modtager på dokumentprofilen. 13. Gå til fanen Generelt på dokumentprofilen for at starte høringsprocessen i systemet klik på knappen Besvarelser 14. Dialogen Besvarelser på dokument åbner, klik på knappen Send i høring 15. Klik Luk for at lukke dialogboksen Høringsdokumentet er nu oprettet på sagen og selve høringsprocessen er startet. Øverst på dokumentprofilens Generelt faneblad kan du ud for Høring startet se startdato for høringsprocessen. Du kan også åbne arbejdslisten Udsendt til høring for at finde de dokumenter, der er sendt i høring b. Registrer høringssvar 1. Åbn høringssvaret og klik på tegnestiften/højreklik på høringssvaret i mappen Dagens Post og vælg Journaliser dokument 2. Journaliseringsguiden åbner, vælg nyt dokument i sagen 3. Indtast/fremsøg sagsnummer på høringssagen og klik på Næste 4. Registreringsguiden åbner, sørg for at alle obligatoriske felter er udfyldt (evt. ved at bruge en autoprofil) 5. Ud for Svar på: indtaster du nummeret på det oprindelige høringsdokument. Kan du ikke huske journalnummeret, kan du slå det op ved at trykke på [ ] ud for feltet 6. Klik på knappen Tilføj afs/modt for at registrere afsenderen af høringssvaret på dokumentet 7. Dialogen Afsender/Modtager åbner, marker den af sagens parter brevet er fra og sæt flueben i kolonnen Afsender (hvis afsenderen af brevet ikke er part på sagen, kan du anvende knappen Tilføj til at lave opslag i kontaktdatabasen og ad denne vej finde/oprette afsenderen) Formpipe Software A/S 2014 Side 88

89 8. Klik OK for at lukke dialogen 9. Klik OK på registreringsguiden Høringssvaret er nu registreret på sagen fortsæt med at journalisere dokumenter på samme måde til alle høringssvarene er gemt på sagen. For at se indkomne høringssvar kan du højreklikke på det oprindelige høringsdokument i listevisningen under sagen og vælge Vis svar på, eller du kan åbne dokumentprofilen og klikke på knappen Besvarelser c. Behandling af høringssvar 1. Åbn høringsdokumentets dokumentprofil og klik på knappen Besvarelser på Generelt fanen 2. Dialogen Besvarelser på dokument åbner 3. Marker den afsender, hvis høringssvar du ønsker at kommentere 4. Dokumentet vises nu i listen under Svarbreve 5. Marker dokumentet og klik på Vis dokument for at få vist dokumentindholdet 6. Luk dialogen med visningen på krydset i øverste højre hjørne, og vælg nu type af kommentar fra rullemenuen under Kommentar: a. Vælg fx Godkendt med kommentar b. Indtast kommentar i feltet under Note c. Klik på knappen Gem kommentar 7. Tilføj kommentarer til de andre høringssvar ved at gentage pkt Luk dialogen ved at klikke på Luk Når der er føjet kommentarer til alle høringssvar, vil det oprindelige dokument sendt i høring automatisk blive flyttet fra arbejdslisten Udsendt til høring til arbejdslisten Retur fra høring. Den eksterne høring er nu færdigbehandlet og klar til at blive afsluttet d. Afslut høring 1. Åbn høringsdokumentet (evt. fra arbejdslisten Retur fra høring) 2. Klik på knappen Besvarelser på dokumentprofilens Generelt fane 3. Dialogen Besvarelser på dokument åbner 4. Gennemse nu de forskellige høringssvar og kommentarer til disse ved at markere dem i listen under Afsendere/Modtagere 5. Klik på knappen Afslut høring 6. Luk dialogen ved at klikke på knappen Luk Formpipe Software A/S 2014 Side 89

90 Den eksterne høring er nu afsluttet, og datoen for afslutning er påført dokumentprofilen øverst på Generelt fanen. Høringsafslutningen kan også ses ved at klikke på Historik knappen. Høringsdokumentet vil ikke længere figurere i arbejdslisten Retur fra høring Intern høring Til dokumenter, der skal sendes i intern høring hos andre Acadre-brugere, findes en særskilt dokumenttype; høringsdokumenter (X) a. Opret intern høring 1. Åbn en sagsprofil 2. Klik på knappen Nyt dokument (Autoprofil) i værktøjslinjen 3. Vælg autoprofil til oprettelse af dokumentet eller udfyld selv alle obligatoriske felter, fx: a. Dokumenttitel (Giv dokumentet en dækkende titel) b. Indholdsbeskrivelse (Uddybende beskrivelse af dokumentets indhold) c. Dokumenttype = X d. Kategori = <Vælg fra listen> e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt, og at der er valgt Program = Word f. Marker tjekboksen Opfølgning påkrævet g. Angiv en dokumentfrist h. Klik på OK 4. Word åbner og du kan nu skrive din dokumenttekst. Luk efterfølgende Word ned og svar Ja til at gemme 5. Åbn dokumentprofilen på det netop oprettede dokument og gå til fanen Afsender/Modtager 6. Klik på knappen Tilføj og herefter Kontakter for at åbne kontaktdatabasen, hvor du skal fremsøge de Acadrebrugere, der skal have dokumentet til høring 7. Dialogboksen Søgning kontakter åbner med kontakttypen Bruger forvalgt 8. Indtast søgekriterier (fx din sidemands kursistnavn) og klik på Søg 9. Søgeresultatet fremkommer i listevisningen, marker den ønskede modtager af høringsdokumentet og klik Vælg kontakt 10. Dialogboksen Kontakter lukker 11. Fortsæt evt. med at tilføje brugere, der skal have dokumentet i høring, ved at gentage pkt Gå til fanen Generelt på dokumentprofilen og klik på knappen Besvarelser Formpipe Software A/S 2014 Side 90

91 13. Dialogen Besvarelser på dokument åbner, klik på knappen Send i høring 14. Svar Ja til spørgsmålet, om du ønsker at oprette en ny version inden høringsprocessen starter 15. Klik på Luk Dokumentet er nu oprettet og sendt til høring hos de valgte modtagere. Startdato for høringen er påført dokumentprofilen i øverste højre hjørne, og dokumentet kan nu findes i arbejdslisten Udsendt til høring hos afsenderen. Modtagerne af høringsdokumentet vil kunne se dokumentet i arbejdslisten Modtaget til høring. Bemærk: Der er således fire betingelser, der skal opfyldes, for at et dokument kan sendes i intern høring: Dokumenttypen skal være X Der skal være markering for opfølgning på dokumentet Dokumentet skal have en dokumentfrist Der skal tilknyttes en modtager, og modtageren skal være en Acadre-bruger 119. b. Besvar internt høringsdokument Øvelsen kræver, at der på forhånd er oprettet et dokument af typen X, der er sendt i høring, med din kursusbruger som modtager. 1. Marker arbejdslisten Modtaget til høring 2. Højreklik på høringsdokumentet i listevisningen og vælg Åbn dokumentprofil 3. Klik på knappen Besvarelser 4. Dialogen Besvarelser på dokument åbner 5. Marker dit eget brugernavn på listen under Afsendere/Modtagere 6. Vælg kommentartype fra rullemenuen under Kommentar, fx Godkendt med kommentar 7. Indtast kommentar i tekstfeltet under Note 8. Klik på knappen Gem kommentar 9. Klik på knappen Luk Dokumentet er nu besvaret og ligger ikke længere i din arbejdsliste Modtaget til høring. Det er naturligvis også muligt at besvare høringsdokumentet med et andet dokument i Acadre, i så fald anvendes funktionen Svar på c. Afslut intern høring Øvelsen kræver, at der er udsendt dokument til intern høring, og at alle modtagere har besvaret dokumentet med kommentar som beskrevet ovenfor. Er der modtagere, der ikke har besvaret høringen inden dokumentfristen, kan du via knappen Besvarelser på høringsdo- Formpipe Software A/S 2014 Side 91

92 kumentets Generelt faneblad vælge kommentartypen Intet svar ud for pågældende modtager. 1. Marker arbejdslisten Retur fra høring 2. Marker det høringsdokument, du ønsker at afslutte, i listevisningen 3. Klik på knappen Besvarelser, for at gennemse indkomne høringssvar fra de forskellige modtagere. Evt. svardokumenter vises under Svarbreve disse kan markeres enkeltvis, hvorefter du kan klikke på Vis dokument for at læse selve svardokumentet 4. Hvis høringssvarene er tilfredsstillende kan du nu afslutte høringen ved at klikke på knappen Afslut høring 5. Klik på knappen Luk Høringen er nu afsluttet, og høringsdokumentet ligger ikke længere i din arbejdsliste Retur fra høring. Slutdato på høringen er påført dokumentprofilens Generelt faneblad i øverste højre hjørne. Bemærk at der ved afslutning af høring oprettes en ny version af dokumentet Arbejdslister Under visningen Arbejdslister er det muligt at få et overblik over egne sager og dokumenter, der skal følges op på, samt afdelingens sager og dokumenter, der skal følges op på. Det kan konfigureres, hvilke foldere der skal vises under Arbejdslister hos netop jeres organisation, men nedenfor kan du se den komplette liste over muligheder. Du kan desuden via en feltvælger selv til- og fravælge de lister, du ønsker at se. 1. Åbn Acadre CM 2. Vælg visningen Genvejspanel i værktøjslinjen, hvis den ikke allerede er valgt 3. Vælg knappen Arbejdslister 4. Fold mappen Mine arbejdslister ud, hvis den ikke allerede er foldet ud a. Marker Aktive sager. I listevisningen vises en oversigt over dine aktive sager (= sager under behandling, hvor du er sagsansvarlig). Dobbeltklik på en af sagerne for at få sagsprofilen åbnet enkeltklik hvis du kun ønsker at få vist sagsprofilen, men stadig beholde listen over egne aktive sager fremme. b. Marker Aktive sager efter prioritet. I listevisningen vises en oversigt over dine aktive sager med oplysninger om prioritet som fast kolonne i listevisningen c. Marker Sagsfrister. I listevisningen vises en oversigt over dine aktive sager, som har en frist påført. Der vises hhv. rød, gul og grøn 'prik' ud for sagerne i forhold til, hvor lang tid, der er til fristens forfald. Formpipe Software A/S 2014 Side 92

93 d. Marker Forfaldne sagsfrister. I listevisningen vises en oversigt over dine aktive sager, som har en frist påført, der er ved at være overskredet (kan konfigureres, men er som standard 3 dage før) e. Marker OBS-datoer. I listevisningen vises en oversigt over dine sager, som har en OBS-dato påført f. Marker Forfaldne OBS-datoer. I listevisningen vises en oversigt over dine sager, som har en OBS-dato påført, der er ved at være overskredet (kan konfigureres, men er som standard 3 dage før) g. Marker Indgående Dokumenter med opfølgning. I listevisningen vises en oversigt over dokumenter af typen indgående, som er markeret for opfølgning, og hvor du er dokumentansvarlig h. Marker Interne Dokumenter med opfølgning. I listevisningen vises en oversigt over dokumenter af typen Intern, som er markeret for opfølgning, og hvor du er dokumentansvarlig i. Marker Dokumentfrister. I listevisningen vises en oversigt over dine dokumenter, som har en frist påført j. Marker Forfaldne dokumentfrister. I listevisningen vises en oversigt over dine dokumenter, som har en frist påført, der er ved at være overskredet (kan konfigureres, men er som standard 3 dage før) k. Marker Udgående dokumenter med opfølgning: I listevisningen vises en oversigt over dokumenter af typen Udgående, som er markeret for opfølgning, og hvor du er dokumentansvarlig l. Marker Dokumentudkast. I listevisningen vises en oversigt over dine dokumenter af typen udgående, interne eller høring, som ikke er låst m. Marker Udsendt til høring. I listevisningen vises en oversigt over dine dokumenter, som er sendt i høring n. Marker Udsendt til høring - forfaldne. I listevisningen vises en oversigt over dine dokumenter, som er sendt i høring, og hvor dokumentdatoen er ved at være overskredet. (kan konfigureres, men er som standard 3 dage før) o. Marker Modtaget til høring. I listevisningen vises en oversigt over høringsdokumenter, hvor du er sat på som modtager, og hvor du endnu ikke har fulgt op på dokumentet p. Marker Retur fra høring. I listevisningen vises en oversigt over dine dokumenter, som er sendt i høring, og hvor høringsmodtagerne har udført opfølgningen q. Marker Udcheckede dokumenter. I listevisningen vises en oversigt over de dokumenter, du har cheket ud eller som ved en fejl ikke er blevet checket korrekt ind i Acadre efter redigering r. Marker Tidsnotater. I listevisningen vises dine tidsnotater Formpipe Software A/S 2014 Side 93

94 s. Marker Dagsordenpunkter ikke i kø. I listevisningen vises dine dagsordenpunkter, som du endnu ikke har placeret i en kø t. Marker Modtagne opgaver. I listevisningen vises de opgaver, hvor du står som ansvarlig, men hvor du endnu ikke har accepteret opgaven u. Marker Opgaver. I listevisningen vises de opgaver, som du har accepeteret ansvaret for at udføre/selv har oprettet v. Marker Alle mine afdelingers opgaver. I listevisningen vises alle de opgaver, du er ansvarlig for på tværs af afdelinger 5. Fold mappen Afdelingens arbejdslister ud, hvis den ikke allerede er foldet ud a. Marker Afdelingens aktive sager. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens aktive sager (= sager under behandling, hvor en fra din afdeling er sagsansvarlig) b. Marker Afdelingens aktive sager efter prioritering. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens aktive sager med oplysninger om prioritet som fast kolonne i listevisningen c. Marker Afdelingens sagsfrister. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens aktive sager, som har en frist påført d. Marker Afdelingens forfaldne sagsfrister. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens aktive sager, som har en frist påført, der er ved at være overskredet (kan konfigureres, men er som standard 3 dage før). e. Marker Afdelingens OBS-datoer. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens sager, som har en OBS-dato påført f. Marker Afdelingens forfaldne OBS-datoer. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens sager, som har en OBS-dato påført, der er ved at være overskredet (kan konfigureres, men er som standard 3 dage før) g. Marker Indgående dokumenter med opfølgning. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens indkomne dokumenter, der skal følges op på (= dokumenter af typen indgående som er markeret for opfølgning, hvor en fra din afdeling er dokumentansvarlig) h. Marker Dokumentfrister. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens dokumenter, som har en frist påført i. Marker Forfaldne dokumentfrister. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens dokumenter, som har en frist påført, der er ved at være overskredet (kan konfigureres, men er som standard 3 dage før) j. Marker Udgående dokumenter med opfølgning. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens udgående dokumenter, der skal følges op på (= dokumenter af typen Udgående som er markeret for opfølgning, hvor en fra din afdeling er dokumentansvarlig) Formpipe Software A/S 2014 Side 94

95 k. Marker Afdelingens dokumentudkast. I listevisningen vises en oversigt over afdelingens dokumenter af typen udgående, interne eller høring, som ikke er låst l. Marker Afdelingens dagsordenpunkter ikke i kø. I listevisningen vises afdelingens dagsordenpunkter, som endnu ikke er placeret i en kø m. Marker Afdelingens opgaver. I listevisningen vises de opgaver, der ligger til afdelingen Formpipe Software A/S 2014 Side 95

96 Bilag 121. Opret bilag og genfind det Først skal du søge det dokument frem, som skal have tilknyttet et bilag: 1. Klik på knappen Søg på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet til søgning efter dokumenter 4. Udfør en søgning 5. Resultatet vises 6. Højreklik på et dokument 7. Vælg menupunktet Åbn dokumentprofil 8. Dokumentprofilen vises i øverste del af skærmbilledet 9. Klik på knappen Nyt bilag i værktøjslinjen 10. Vinduet Bilag til dokumentet vises 11. Udfyld oplysninger om bilaget fx: a. Bilagstitel = Bilag til dokument b. Status = Under behandling c. Tilknytningskode = fx Følgeskrivelse d. Kategori = <Vælg fra listen> e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt 12. Klik på Gem. 13. Et Windows-billede åbnes 14. Udpeg den fil, der skal vedlægges som bilag til dokumentet 15. Klik Åbn 16. Bilagsprofilen lukkes. Tjek evt. fanebladet Bilag og se at bilaget ligger på dokumentet. Bilaget er nu journaliseret. Søg det frem: 1. Klik på knappen Søg på værktøjslinjen 2. Et søgebillede vises 3. Vælg fanebladet Bilag 4. Udfyld med søgekriterierne: a. Bilagstitel indeholder = *bilag Formpipe Software A/S 2014 Side 96

97 b. Tilknytningskode = Følgeskrivelse c. Markér Egne bilag d. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet. 5. Bilaget vises i resultatlisten 6. Højreklik og vælg Åbn bilagsprofil 7. Klik evt. på knappen Åbn dokument, for at se hvilket dokument bilaget er tilknyttet Vis bilag til et dokument 1. Vælg Dagens post eller en dokumentliste, hvor et eller flere dokumenter har tilknyttet bilag. Du kan kende dokumenter med bilag på, at der vises en clips i dokumentlisten, helt på samme måde som du på en mail kan se vedhæftede filer 2. Højreklik på dokumentet 3. Vælg Vis bilag, nu får du en liste over dokumentets bilag 4. Marker et af bilagene og klik på knappen Vis. Nu åbnes bilaget, så du kan læse det 5. Luk bilaget på krydset i øverste højre hjørne og luk dialogen med bilagslisten ved at klikke på knappe Luk Du kan også se bilag til et dokument, når du har dokumentprofilen åben, du skal blot klikke på fanen Bilag. Så vises listen med bilag og du kan se registreringerne på hvert bilag Journaliser vedhæftet fil som bilag Se øvelse 15. Skabeloncentret 124. Opret en skabelon i Word 6. Åbn Word 7. Skriv et standardbrev eller tag evt. udgangspunkt i en kopi af en eksisterende brevskabelon, hvor du indsætter Acadre-koder i forhold til de eksisterende oplysninger 8. Anvend et udvalg af følgende Acadre-koder i brevet: Sagsoplysninger Acadre sagsansvarlig Acadre sagsansvarlig initialer Sagsansvarlig enhed AcadreCaseResponsibleUserName AcadreCaseResponsibleUserInitials AcadreOrganisationUnit Formpipe Software A/S 2014 Side 97

98 Sagsnr. Sagstitel Dokumentoplysninger Dokumentdato Dokumentnr Løbenr. Dokumenttitel Indholdsbeskrivelse Acadre sagsbehandler Acadre sagsbehandler initialer Oplysninger om parter Partsnavn Parts primære adresse Partscpr Partsadresse Postnr Partsby Afsender oplysninger Acadre bruger AcadreCaseNumber AcadreCaseTitle AcadreDocumentDate AcadreDocumentAmountNumber AcadreDocumentUniqueNumber AcadreDocumentTitle AcadreDocumentDescription AcadreDocumentResponsibleUserName AcadreDocumentResponsibleUserInitials AcadreRecipientName AcadreRecipient Primary AcadreRecipientPublicIdentity AcadreRecipientAddress AcadreRecipientPostalCode AcadreRecipientCity AcadreUserName Oplysninger tastet ind i skabeloncentret under Funktioner > Indstillinger Navn Tlf. nr Underskriver 1 Underskriver 2 AcadreCreatorName AcadreCreator AcadreCreatorTelephone AcadrePrimarySignature Angives på trin 2 i guiden AcadreSecondarySignature Angives på trin 2 i guiden Listen er eksempler på oplysninger, som kan flettes ind i brevet. Du kan se den aktuelle liste i sin fulde længde i Online-hjælpen. 9. Gem Word-dokumentet som en skabelon, klik Filer -> Gem som a. Sæt Filtype til dokumentskabelon.dot (.dotx eller.dotm i Office 2007) b. Angiv hvor du vil gemme skabelonen, fx på skrivebordet (så kan du kun selv bruge den) eller på et fællesdrev (så kan brugere med adgang til fælles-drevet anvende skabelonen) c. Klik på knappen Gem Formpipe Software A/S 2014 Side 98

99 10. Nu kan du hente skabelonen ind i Acadre, se øvelse 125 Bemærk: Fælles skabeloner skal gemmes på et drev, som alle medarbejdere, der skal anvende skabelonen, har adgang til. Det er udover Word-skabeloner muligt at gemme og anvende skabeloner af typen Excel og PowerPoint, dog er der ingen Acadre flettefunktion for disse filtyper Placér ny skabelon i Acadre Der er ikke noget selvstændigt billede til oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner. Derfor er du nødt til at starte med at finde en sag frem, og på den måde 'lade som om' du skal til at skrive et brev, når du vil placere en skabelon i Acadre: 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Marker mappen Fælles skabeloner eller mappen med dit brugernavn 5. Klik på knappen Ny i skabeloncentrets værktøjslinje 6. Udpeg den Word-skabelon, som du gemte på skrivebordet og klik på knappen Åbn 7. Skabelonen ligger nu i den valgte mappe i skabeloncenteret 8. Angiv evt. standardværdier for skabelonen, så den fungerer på samme måde som en autoprofil: a. Markér skabelonen og angiv information om dokumentet b. Titel fx Tak for din ansøgning om... c. Indhold fx Standard svarbrev til ansøgninger om... d. Klik på knappen Gem i værktøjslinjen i skabeloncentret for at gemme informationerne som standard på skabelonen. Du behøver ikke at udfylde alle obligatoriske (gule) felter 9. Der vises en pop-op-boks 10. Svar Ja til at gemme standardværdierne for denne skabelon 11. Skabelonen er nu klar til brug. Du skal være opmærksom på, at skabeloner du gemmer i din egen mappe i Acadre, og hvor skabelon-filen ikke er gemt på et fælles drev, ikke kan anvendes af andre og derfor heller ikke vedligeholdes central fx i forhold til vedtagne designregler. Formpipe Software A/S 2014 Side 99

100 126. Flyt skabelon til ny undermappe Acadre kan opsættes på to måder mht. mapper i skabeloncenteret: Mapper kan være styret af dokumentkategori eller mapper kan oprettes med valgfrie navne. Denne øvelse er til opsætninger, hvor mapperne følger dokumentkategorien. Mår skabeloner er opdelt i mapper efter dokumentkategori, så flytter en skabelon mappe, hvis du ændrer på kategorien: 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Skabeloner i værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Marker en skabelon med forudfyldte standardværdier i skabeloncenterets træstruktur under fx dit brugernavn > Besvarelser (eller tilsvarende) 5. Ændr kategorien til fx Afgørelser og klik på knappen Gem i værktøjslinjen 6. Svar Ja til at gemme standardværdierne for denne skabelon 7. Hvis der kun ligger denne ene skabelon i mappen, ændres mappens navn til Afgørelser, ellers oprettes der en ny undermappe med titlen Afgørelser, som skabelonen flyttes ned i. 8. Skabelonen er nu klar til brug Opret en mappe til skabeloner Acadre kan opsættes på to måder mht. mapper i skabeloncenteret: Mapper kan være styret af dokumentkategori eller mapper kan oprettes med valgfrie navne. Denne øvelse er til opsætninger, hvor mapperne kan oprettes med valgfrie navne. 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Skabeloner i værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Marker mappen dit brugernavn > Breve 5. Vælg menuen Filer og menupunktet Ny folder 6. Indtast mappenavnet og klik på Ok 128. Kopier skabelon og gem standardværdier Det er rettighedsstyret, hvem der har mulighed for at oprette fælles skabeloner og gemme standardværdier på en skabelon. Standardværdier på en skabelon svarer til at anvende en autoprofil. Har du ikke denne rettighed, kan du i stedet kopiere skabelonen fra fællesmappen til mappen med dine personlige skabeloner. Her har du mulighed for at gemme dine egne metadata i forhold til skabelonen. Formpipe Software A/S 2014 Side 100

101 Du kopierer ikke selve skabelonen-filen (.dot-filen). Det du kopierer, er en reference til skabelon-filen, hvor du så har mulighed for at gemme dine egne metadata. Det betyder, at sker der rettelser i skabelon-filen, så vil de rettelser også gælde for din kopi af skabelonen. Men ændringer i skabelon-filen har ingen indflydelse på dine metadata. 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Marker den ønskede skabelon i skabeloncenterets træstruktur under Fælles skabeloner 5. Klik på knappen Kopier i skabeloncentrets værktøjslinje 6. Skabelonen er nu kopieret til din personlige skabelonmappe 7. Markér skabelonen og angiv information om dokumentet på fanebladet Dokument metadata a. Titel fx Tak for din ansøgning om... b. Indhold fx Standard svarbrev til ansøgninger om... c. Sørg for at alle relevante felter er udfyldt 8. Fortsæt til fanebladet Skabelon indstillinger og sæt markeringer i Vælg ikke modtageroplysninger hvis a. Skabelonen ikke indeholder modtageroplysninger b. Der er kun én modtager tilknyttet sagen 9. Klik på knappen Gem i værktøjslinjen for at gemme informationerne som standard på skabelonen 10. Der vises en pop-op-boks, svar Ja til at gemme standardværdierne for denne skabelon 129. Skriv brev via skabelon 1. Åbn en sag, hvor der er tilknyttet mindst en part 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Klik plus-tegnet ud for dit brugernavn eller Fælles skabeloner 5. Markér den skabelon du vil anvende 6. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter på fanebladet Dokument metadata er udfyldt 7. Gå til fanebladet Skabelonindstillinger og sæt markeringer i Vælg ikke modtageroplysninger hvis a. Skabelonen ikke indeholder modtageroplysninger Formpipe Software A/S 2014 Side 101

102 b. Der er kun én modtager tilknyttet sagen 8. Klik på knappen Skriv på værktøjslinjen 9. Hvis der kun er tilknyttet én part kan du gå videre til pkt Hvis der er tilknyttet flere parter, vises et nyt vindue a. Markér med flueben den eller de parter, brevet skal skrives til under Modtageroplysninger b. Klik på knappen Udfør. 11. Word åbnes med dokumentet klart til redigering a. Hvis der kun er markeret én modtager af brevet, flettes alle oplysninger ind i dokumentet med det samme. Herefter kan du skrive selve brevet og lukke Word ned som vanligt. Svar Ja til at gemme dine ændringer og Nej til at låse. b. Er der markeret flere modtagere, flettes de fælles oplysninger ind, mens resten først flettes ind ved selve dokumentoprettelsen i næste trin. Du skal nu skrive selve brevet og herefter klikke på knappen Fortsæt dokumentoprettelse i værktøjslinjen i Word. 12. Svar Ja til at tilføje modtagerinformation på dokumentprofilen (afhænger af hvordan systemet er konfigureret hos jer) Dokumentet er nu journaliseret på sagen. På fanebladet afsender/modtager på dokumentprofilen vil den valgte part stå opført som modtagere af dokumentet. Har du valgt flere modtagere af brevet, vil der blive journaliseret ét brev pr. modtager Skriv brev via skabelon udvidet Denne øvelse beskriver hvordan du via skabeloncentret angiver indhold til felterne: Navn: AcadreCreatorName AcadreCreator Tlf. nr: AcadreCreatorTelephone Underskriver 1: AcadrePrimarySignature Underskriver 2: AcadreSecondarySignature Derudover beskrives der, hvordan du angiver printer og låser dokumenterne. 1. Åbn en sag, hvor der er tilknyttet mindst en part 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Klik på menuen Funktioner -> Indstillinger Formpipe Software A/S 2014 Side 102

103 5. Udfyld felterne på fanebladet Afsender a. Navn = <dit navn> b. Telefon = <dit telefonnr.> c. = <din > 6. Skift til fanebladet Underskriftholdere a. Ny Underskriver = Hans Hansen b. Klik på knappen Tilføj c. Gentag evt. øvelsen et par gange 7. Skift til fanebladet Printerindstillinger a. På listen under Printer kan du vælge mellem de printere der er installeret b. Når du har valgt printer kan du efterfølgende vælge papirbakker, hvis printeren har flere at vælge imellem. 8. Klik på knappen OK 9. Klik plus-tegnet ud for [dit brugernavn] eller Fælles skabeloner 10. Klik på plus-tegnet ud for Breve 11. Markér den skabelon du vil anvende 12. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter på fanebladet Dokument metadata er udfyldt 13. Gå til fanebladet Skabelonindstillinger og tjek, at der ikke er markeringer i Vælg ikke modtageroplysninger hvis a. Skabelonen ikke indeholder modtageroplysninger b. Der er kun én modtager tilknyttet sagen 14. Klik på knappen Gem, for at gemme dette som standard 15. Svar JA til at gemme standardværdierne. Fremover vil disse standardværdier være udfyldt på forhånd, når du vælger skabelonen, på samme måde som når du vælger en autoprofil 16. Klik på knappen Skriv på værktøjslinjen 17. Hvis der er tilknyttet en part, vises et nyt vindue a. Markér de parter, brevet skal skrives til under Modtageroplysninger b. Klik på knappen Næste 18. På trin 2 i guiden kan du nu angive kopimodtagere og underskrivere 19. Marker en person som kopimodtager 20. Angiv Underskriver 1 og Underskriver 2 (hvis du har oprettet to underskrivere) 21. Klik på knappen Næste 22. På trin 3 i guiden kan du vælge at udskrive dokumenterne og låse dem Formpipe Software A/S 2014 Side 103

104 a. Marker Udskriv dokumenter (hvis der er en printer i uddannelsesmiljøet) b. Marker Anvend disse indstillinger, for at vælge den angivne printer hvis du ikke markerer denne, vil din standardprinter blive benyttet 23. Klik på knappen Udfør. 24. Word åbnes med dokumentet klart til redigering. a. Hvis der kun er markeret én modtager af brevet, flettes alle oplysninger ind i dokumentet med det samme. Herefter kan du skrive selve brevet og lukke Word ned som vanligt. Svar Ja til at gemme dine ændringer og Nej til at låse. b. Er der markeret flere modtagere, flettes de fælles oplysninger ind, mens resten først flettes ind ved selve dokumentoprettelsen i næste trin. Du skal nu skrive selve brevet og herefter klikke på knappen Fortsæt dokumentoprettelse i værktøjslinjen i Word. 25. Svar Ja til at tilføje modtagerinformation på dokumentprofilen (afhænger af hvordan systemet er konfigureret hos jer) Dokumentet er nu journaliseret på sagen. På fanebladet afsender/modtager på dokumentprofilen vil den valgte part stå opført som modtagere af dokumentet. Har du valgt flere modtagere af brevet, vil der blive journaliseret ét brev pr. modtager Tilføj ny dokumentmodtager som part på sagen 1. Åbn en sagsprofil 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Klik på plus-tegnet ud for [dit brugernavn] eller Fælles skabeloner 5. Klik på plus-tegnet ud for Breve og åbn evt. underliggende mappe 6. Markér den skabelon du vil anvende 7. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter på fanebladet Dokument metadata er udfyldt 8. Gå til fanebladet Skabelonindstillinger og tjek, at der ikke er sat markeringer i Vælg ikke modtageroplysninger hvis a. Skabelonen ikke indeholder modtageroplysninger b. Der er kun én modtager tilknyttet sagen 9. Klik på knappen Skriv i værktøjslinjen 10. En dialogboks Dokumentoprettelse åbner med oversigt over de parter, der er på sagen a. Klik på knappen Tilføj... for at åbne kontaktdatabasen Formpipe Software A/S 2014 Side 104

105 b. Fremsøg en kontakt i kontaktdatabasen, marker kontakten i listevisningen og klik på knappen Vælg kontakt c. Sæt flueben i tjekboksen ud for modtagerens navn og klik på Udfør 11. Word åbnes med dokumentet klart til redigering. a. Hvis der kun er markeret én modtager af brevet, flettes alle oplysninger ind i dokumentet med det samme. Herefter kan du skrive selve brevet og lukke Word ned som vanligt. Svar Ja til at gemme dine ændringer og Nej til at låse. b. Er der markeret flere modtagere, flettes de fælles oplysninger ind, mens resten først flettes ind ved selve dokumentoprettelsen i næste trin. Du skal nu skrive selve brevet og herefter klikke på knappen Fortsæt dokumentoprettelse i værktøjslinjen i Word. 12. Svar Ja til at tilføje modtagerinformation på dokumentprofilen (afhænger af hvordan systemet er konfigureret hos jer) 13. Svar Ja til at tilføje kontakter som parter på sagen (afhænger af hvordan systemet er konfigureret hos jer) Dokumentet er nu journaliseret på sagen. På fanebladet afsender/modtager på dokumentprofilen vil den valgte part stå opført som modtagere af dokumentet. Samtidig er den nye kontakt opført som part på sagen (se sagsprofilens faneblad Partsinformationer for at tjekke). Har du valgt flere modtagere af brevet, vil der blive journaliseret ét brev pr. modtager Skriv brev via skabelon - gem og genoptag brevskrivning 1. Åbn en sag, hvor der er tilknyttet mindst 2 parter 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Klik på plus-tegnet ud for [dit brugernavn] eller Fælles skabeloner 5. Klik på plus-tegnet ud for Breve og åbn evt. underliggende mappe 6. Markér den skabelon du vil anvende 7. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter på fanebladet Dokument metadata er udfyldt 8. Gå til fanebladet Skabelonindstillinger og sæt markeringer i Vælg ikke modtageroplysninger hvis a. Skabelonen ikke indeholder modtageroplysninger b. Der er kun én modtager tilknyttet sagen 9. Klik på knappen Skriv på værktøjslinjen Formpipe Software A/S 2014 Side 105

106 10. Markér med flueben de parter (mindst 2), brevet skal skrives til under Modtageroplysninger 11. Klik på knappen Udfør. 12. Word åbnes med dokumentet klart til redigering 13. Skriv dit brev færdigt. Du kan evt. udskrive det eller sende det til godkendelse på dette tidspunkt. 14. Klik på knappen Gem dokument i værktøjslinjen i Word. Dokumentet gemmes og Word lukkes. På et senere tidspunkt kan du nu genoptage skrivningen af brevet: 1. Åbn en sagsprofil 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Klik plus-tegnet ud for Mine udkast 5. Marker det brev, du vil skrive videre på 6. Klik på knappen Genoptag. Nu åbnes dokumentet i word 7. Skriv dit brev færdig 8. Klik på knappen Fortsæt dokumentoprettelse i værktøjslinjen i Word 9. Svar Ja til at tilføje modtagerinformation på dokumentprofilen (afhænger af hvordan systemet er konfigureret hos jer) Dokumentet er nu journaliseret på sagen. På fanebladet afsender/modtager på dokumentprofilen vil den valgte part stå opført som modtagere af dokumentet. Har du valgt flere modtagere af brevet, vil der blive journaliseret ét brev pr. modtager Opret bilag via skabelon Ønsker du at skrive et dokument via skabeloncentret og gemme som bilag i Acadre foregår det på følgende måde: 1. Åbn dokumentprofilen, hvorpå du ønsker at oprette bilaget 2. Klik på knappen Skabeloner på værktøjslinjen 3. Skabeloncenteret åbnes 4. Klik på plus-tegnet ud for enten [dit brugernavn] eller Fælles skabeloner 5. Klik på plus-tegnet ud for Breve og åbn evt. underliggende mappe 6. Markér den skabelon du vil anvende 7. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter på fanebladet Dokument metadata er udfyldt Formpipe Software A/S 2014 Side 106

107 8. Gå til fanebladet Skabelonindstillinger og sæt markeringer i Vælg ikke modtageroplysninger hvis a. Skabelonen ikke indeholder modtageroplysninger b. Der er kun én modtager tilknyttet sagen 9. Klik på knappen Skriv på værktøjslinjen 10. Hvis der kun er tilknyttet én part kan du gå videre til pkt Hvis der er tilknyttet flere parter, vises et nyt vindue a. Markér med flueben den eller de parter, brevet skal skrives til under Modtageroplysninger b. Klik på knappen Udfør. 12. Word åbnes med dokumentet klart til redigering 13. Skriv dit brev færdigt og klik på knappen Fortsæt dokumentoprettelse i værktøjslinjen i Word Bilaget er nu journaliseret på dokumentet. Har du valgt flere modtagere af brevet, vil der blive journaliseret ét bilag pr. modtager. Søgning Når du foretager søgninger, vil det generelt være muligt at anvende disse generiske værdier i datofelter: Større end [>] (Eks.: DD>5 svarer til dagsdato større end 5) Mindre end [<] (Eks.: DD<5 svarer til dagsdato mindre end 5) Interval [:] (eks: DD-100:DD-2 svarer til en søgning dagsdato minus 100 til dags dato minus 2) Blankt felt [=] (hvis ingen værdi er indtastet) Det er muligt at søge på felter, der er blanke. Det kan fx være sager uden en sagsfrist. Der skrives [=] for at indikere at feltet skal være tomt. De firkantede paranteser [ ] i ovenstående eksempler skrives med her for at undgå forvirring de skal ikke tastes, når søgningen udføres! I søgningen på tekstfelter kan * anvendes foran eller efter søgeordet for at tillade at der står noget hhv. før eller efter søgeordet. Venstre-trunkering (*læge) indikerer, at der søges på helordet læge vilkårligt, hvor det forekommer i tekstfelterne (altså ikke både læge og sammensatteord der ender på læge, fx speciallæge). Der kan også kombineres således at man kan søge *folketi*2015 for at få sager om folketingsvalg Der kan ikke søges på venstre del-trunkerede ord (*æge eller *ømmehal ). Formpipe Software A/S 2014 Side 107

108 134. Søg efter egne sager som standard 1. Vælg menuen Funktioner -> Indstillinger 2. Vælg fanen Søgning 3. Afkryds feltet Søg altid efter egne sager 4. Klik på knappen OK 5. Klik på knappen Søg på værktøjslinjen 6. Vælg fanen til søgning på sager 7. Tjek at dit navn nu står i feltet Sagsansvarlig 135. Søg i anden administrativ enhed som standard 1. Klik på knappen Ny Søgning i værktøjslinjen 2. Klik på opslagsknappen ud for feltet Søg i for at udpege, hvilken anden administrativ enhed, der skal søges i 3. Udpeg ønsket administrativ enhed i listen og klik på knappen Standardvalg 4. Klik på knappen OK for at lukke dialogboksen Der er nu valgt en anden administrativ enhed end brugerens primære som standard ved søgninger Opsætning af listevisning og sortering (feltvælger) 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Udfør en søgning på egne sager ved at markere tjekboksen ud for Mine sager (hvis den ikke allerede er markeret) og klikke på knappen Søg på søgeprofilen 3. Marker en sag i listen under søgeprofilen 4. Højreklik og vælg menupunktet Feltvælger a. Et nyt vindue vises. I venstre del af vinduet vises de tilgængelige felter, i højre del de allerede valgte felter b. Dobbeltklik på de felter, du ønsker tilføjet eller fjernet c. Flyt evt. rundt på felterne ved brug af knapperne Flyt op og Flyt ned d. Når ændringerne er foretaget, klikkes OK. 5. Kolonnerne i listen svarer nu til den opsætning, du lige har lavet 6. Ret evt. på kolonnernes bredde ved at trække i den linje, der adskiller kolonnerne 7. Husk at gemme ændringerne: a. Højreklik på en af sagerne i listevisningen Formpipe Software A/S 2014 Side 108

109 b. Vælg menupunktet Gem. 8. Ændringerne er nu gemt som din standardopsætning. Når du søger på sager fremover, vil resultatet blive vist på den måde, du nu har angivet 9. Klik på en af de valgte kolonner (i overskriften på den grå bjælke) 10. Resultatet sorteres nu efter den valgte kolonne Sorter søgeresultater efter flere kriterier 1. Klik på knappen Ny Søgning i værktøjslinjen 2. Foretag søgning der giver mere end ét resultat. Søg fx på afdelingens emnesager 3. Sorter søgeresultatet i listevisningen ved at klikke på op til tre kolonner efter hinanden i feltvælgeren. Fx Sagsdato, Sagsansvarlig, Sagstitel. Søgeresultaterne vises nu i prioriteret rækkefølge efter brugerens valg. Det lille tal efter pilen viser hierarkiet i sorteringsrækkefølgen Bladre i et søgeresultat Når du har foretaget en søgning på sager, dokumenter eller bilag, kan du bladre i søgeresultatet: Klik på knappen > for at bladre en side frem. Knappen < blader en side tilbage. Du kan også skrive et tal i feltet Side, så du fx bladrer frem til side 3 Knappen >> bladrer til sidste side og << til første side Der er genvejstaster til at bladre: Alt + højrepil bladrer en side frem Alt + venstrepil bladrer en side tilbage Alt + HOME bladrer til første side Alt + END bladrer til sidste side Du kan med fordel opsætte sidestørrelsen efter, hvor meget plads du har på skrærmen. På den måde har du ikke behov for at rulle op og ned i listen. Se i øvelse 139. Opsæt antal rækker i søgningens resultatliste For at få bladring af sider i en søgning til at passe med pladsen på din skærm, kan du indstille hvor mange rækker, der skal være på en side: 1. Klik på menupunktet Indstillinger i menuen Funktioner 2. Vælg fanen Søgning Formpipe Software A/S 2014 Side 109

110 3. For hhv sager, dokumenter og bilag kan du nu opsætte hvor mange rækker, der skal vises på en side. Skriv et tal for hver, fx Klik på OK. Nu vil der blive vist det valgte antal rækker i resultatlisten, når du søger på sager, dokumenter og bilag. Du skal måske prøve dig lidt frem med, hvor mange rækker, der passer til netop din skærm Søgning på sager Nu skal du tjekke, hvor mange sager din sidemand har oprettet i de sidste syv dage med en bestemt værdi i sagsindholdsfeltet: 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises, stå på fanebladet Sager 3. Angiv søgekriterier: a. Sagsansvarlig = Angiv initialerne på din sidemands bruger og klik på tabulatortasten. Klik evt. på knappen og søg navnet frem b. Sagsindhold = Angiv et sagsindhold, som du ved, din sidemand har brugt ved oprettelse af min. en af sine sager. Evt. omgivet af ** for at udvide søgningen. c. Marker tjekboksen ud for Sagsdato hvorved dags dato sættes ind. Marker herefter datoen i datofeltet og overskriv med følgende tekst: dd-7:dd d. Klik på knappen Søg th. på søgeprofilen 4. Et søgeresultat vises 5. Marker den første sag på listen 6. Højreklik og vælg menupunktet Åbn sagsprofil 7. Sagen åbnes 8. Klik på knappen Søg på værktøjslinjen for at vende tilbage til din søgning Bemærk at hvis din søgning kun returnerer ét hit, vil pågældende sagsprofil åbne automatisk (dvs. du kan springe pkt. 4-6 over) 141. Søg på del af ejendomsnummer 1. Klik på knappen Ny søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises, stå på fanebladet Sager 3. I feltet Navn/Bemærkning indtastes først et trunkeringstegn (*), herefter en del af et ejendomsnummeret og afslutningsvis indtastes endnu et trunkeringstegn (*), fx. *7849* 4. Tryk på Søg Formpipe Software A/S 2014 Side 110

111 5. Søgeresultaterne vises i listevisningen Søgning på dokumenter Nu skal du genfinde et af de dokumenter, du har journaliseret. 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Dokumenter 4. Udfør en søgning med følgende kriterier: a. Dokumenttitel indeholder = skriv et søgeord, som du ved et af dine dokumenter indeholder i titlen. Søgeordet skal være startet med stjerne * fx *Ansøgning b. Sagsbehandler = Marker tjekboksen ud for Mine dokumenter c. Efter Dokumenter af typen = Indgående d. Klik på knappen Søg på søgeprofilen 5. Et søgeresultat vises 6. Højreklik på det dokument du vil åbne og vælg Åbn dokumentprofil 7. Dokumentprofilen åbner 8. Klik på knappen Søg for at vende tilbage til søgebilledet 9. Tjek at fanebladet Dokumenter er valgt 10. Se at søgekriterierne er gemt 11. Klik Ny søgning for at nulstille søgekriterierne 143. Søg i alle dokument versioner Denne øvelse er afhængig af jeres specifikke konfiguration, da det ikke er alle steder, man har valgt at slå søgning i dokumentversioner til. Du kan søge på seneste version af et dokument eller du kan søge på alle versioner af et dokument. Ved søgning på alle versioner af et dokument, gør du dette: 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Dokumenter 4. Afkryds feltet Søg i alle versioner 5. Udfør en søgning med følgende kriterier: Formpipe Software A/S 2014 Side 111

112 a. Dokumenttitel indeholder = skriv et søgeord, som du ved et af dine dokumenter indeholder i titlen. Søgeordet skal være startet med stjerne * fx *Ansøgning a. Sagsbehandler = Marker tjekboksen ud for Mine dokumenter b. Efter Dokumenter af typen = Indgående c. Klik på knappen Søg på søgeprofilen 6. I listevisningen vises en oversigt over alle versioner af et dokument, der lever op til valgte søgekriterier Fritekstsøg i alle versioner af et dokument Denne øvelse er afhængig af jeres specifikke konfiguration, da det ikke er alle steder, man har valgt at slå søgning i dokumentversioner til. 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Fritekst 4. Afkryds felterne a. Søg i alle versioner b. Søg i dokumenttekst c. 5. Indsæt søgekriterium 6. Søgeresultaterne vises i listevisningen. Bemærk. at dit søgeresultat skal indeholde både dokumenter, versioner, tekstindehold og metadata, der opfylder dine søgekriterier Søgning efter bilag på dokumentprofilen Du kan søge specifikt efter bilag på fanebladet Bilag på søgeprofilen, men du kan også vælge at lave en samlet søgning efter både dokumenter og bilag på fanebladet Dokumenter (fx hvis du er i tvivl om, hvorvidt en fil er gemt som hoveddokument eller bilag). 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Dokumenter 4. Udfør en søgning, fx med følgende kriterier: a. Sagsbehandler = Marker tjekboksen ud for Mine dokumenter b. Journaldato = dd-30:dd (for at søge efter dokumenter og bilag journaliseret de seneste 30 dage) c. Marker tjekboksen ud for Søg også i bilag d. Klik på knappen Søg på søgeprofilen Formpipe Software A/S 2014 Side 112

113 5. Et søgeresultat vises i listevisningen indeholdende alle de dokumenter, der lever op til søgekriterierne samt alle de dokumenter, der har bilag vedhæftet, som lever op til søgekriterierne. Bemærk altså at det ikke er bilagene, der vises i listen, men de hoveddokumenter, som bilagene ligger på. For at se de enkelte bilag må du højreklikke på hoveddokumentet og vælge Vis bilag 146. Søgning efter arkivdokumenter Hvis du ønsker at søge efter et løst dokument, altså et dokument der er gemt i Acadre uden sagstilknytning, foregår det på søgefanen Arkivdokumenter. Husk at du kan kan søge efter dokumenter i de fælles arkivmapper samt i din egen mappe Personligt materiale og altså ikke i andre brugeres mappe med Personligt materiale. 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Arkivdokumenter 4. Udfør en søgning, fx med følgende kriterier: a. Sagsbehandler = Marker tjekboksen ud for Mine dokumenter b. Kategori = Vejledning (vælg en kategori som du ved, du har brugt til at gemme et løst dokument under) c. Klik på knappen Søg på søgeprofilen 5. Et søgeresultat vises i listevisningen indeholdende alle de dokumenter, der lever op til søgekriterierne Søg på bruger ud fra placering i organisationen Hvis du skal finde sager eller dokumenter oprettet af en anden bruger og ikke kender vedkommendes initialer, kan du fremsøge brugeren ud fra hans/hendes placering i organisationen. 1. Klik på knappen Ny søgning på værktøjslinjen 2. Vælg fx fanebladet Sager 3. Klik på opslagsknappen [ ] ud for Sagsansvarlig 4. Dialogboksen Søgeresultater åbner, vælg fanebladet Træstruktur 5. Åbn organisationstræet ved at klikke på + erne 6. Marker den bruger, hvis sager du ønsker at søge i og klik Ok 7. Dialogboksen lukker og brugerens initialer er overført til søgebilledet i feltet Sagsansvarlig Formpipe Software A/S 2014 Side 113

114 148. Filtrer søgning Få vist hvilke dokumenter der er jounaliseret på et udvalg af sager: 1. Klik på knappen Ny Søgning i værktøjslinjen 2. Vælg fanebladet Sager og foretag din søgning her (fx på sager oprettet inden for den seneste uge) 3. Marker en eller flere sager, der har dokumenter tilknyttet, i listevisningen 4. Højreklik og vælg Filter. 5. Fanebladet Dokumenter åbner med en oversigt over de dokumenter, der er tilknyttet de valgte sager, i listevisningen. Få vist hvilke sager, et udvalg af dokumenter er journaliseret på: 1. Klik på knappen Ny Søgning i værktøjslinjen 2. Vælg fanebladet Dokumenter og foretag søgning her 3. Marker et eller flere dokumenter i listevisningen 4. Højreklik og vælg menuen Filter 5. Fanebladet Sager åbner med en oversigt over de sager, som de valgte dokumenter er tilknyttet, i listevisningen Søgning på parter 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Partsinformation 4. Angiv søgekriterier, fx: a. Kontakttype = Person b. Sagspart = Hans Hansen c. Partrolle = Ejer eller afkryds Primær 5. Klik på knappen Søg th. på fanebladet 6. Hvis der er flere parter, der hedder Hans Hansen, vises en dialogboks med dem alle. Udpeg den part du ønsker at søge på. Hvis der kun er en part, der hedder Hans Hansen, udføres søgningen med det samme 7. Søgeresultatet vises i oversigtsvinduet nederst på siden 8. Klik Ny søgning for at nulstille søgekriterierne eller dobbeltklik på den sag i søgeresultatlisten, du ønsker at åbne. Formpipe Software A/S 2014 Side 114

115 150. Fremsøg partens sager 1. Fremsøg en af dine sager, hvorpå der ligger min. en part 2. Åbn sagen ved at dobbeltklikke på den 3. Vælg fanebladet Partsinformation 4. Dobbeltklik på den part, hvis tilknyttede sager du ønsker at se, i listevisningen 5. Søgeprofilen åbner med fanebladet Partsinformation valgt 6. I listevisningen vises en oversigt over de sager, pågældende kontakt er tilknyttet som part 151. Søg opgaver og workflows 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Opgaver 4. Vælg om du vil søge opgaver i relation til sager, dokumenter eller dagsordenpunkter i listen Søg på 5. Indsæt søgekriterier, fx: a. Afkryds feltet Mine egne opgaver b. Status = Aktiv c. Forfaldsdato = dd:dd+14 (hvilket betyder at opgaven forfalder inden for de næste 14 dage) 6. Søgeresultaterne med angivet søgekriterier vises i listevisningen 152. Avanceret søgning 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises 3. Vælg fanebladet Avanceret 4. Angiv søgekriterier: a. Søg efter = Sager b. Felt = Sagsansvarlig c. Betingelse = Lig med d. Værdi = <dine initialer> e. Klik på knappen Føj til listen. 5. Gentag proceduren for at angive flere søgekriterier Formpipe Software A/S 2014 Side 115

116 a. Felt = Sagsansvarlig b. Betingelse = Lig med c. Værdi = <sidemandens initialer> 6. Marker at det skal være en Eller-søgning 7. Klik på knappen Søg, th. på fanebladet, for at foretage søgningen 8. Søgeresultatet vises i listevisningen, dobbeltklik på den sag du vil åbne. I den avancerede søgning kan du også søge med dynamiske datoer, fx dd Lynsøgninger Søgninger som du foretager ofte, kan gemmes som lynsøgninger: 1. Klik på knappen Ny Søgning i værktøjslinjen, vælg fanebladet Sager 2. Angiv søgekriterier fx: a. Marker tjekboksen ud for Mine sager b. Som har status = Under behandling c. Efter sager af typen = Emnesag d. Klik på knappen Gem søgning på søgeprofilen. 3. Et nyt vindue vises a. Indtast et navn på søgningen, fx. Egne sager under behandling b. Klik på knappen OK 4. Vinduet lukkes og søgekriterierne er gemt til fremtidig brug 5. Vælg knappen Lynsøgninger i Genvejspanelet 6. Klik på plus'et ud for Personlige og Sager. Klik på mappen Egne sager under behandling 7. Søgningen foretages, og resultatet vises i listevisningen. Bemærk at systemet automatisk sætter ind ud for Sagsbehandleren er, når du markerer tjekboksen Mine sager. Dette sikrer at søgningen også kan anvendes af andre brugere, hvis du vælger at dele den (se nedenfor). Har du brug for at angive en vilkårlig afdeling, kan du bruge i feltet Søg i: [afdelingsnavn] 154. Del lynsøgningen 1. Vælg knappen Lynsøgninger i Genvejspanelet 2. Find lynsøgningen under Personlige i træet 3. Højreklik på lynsøgningen, som du ønsker at dele Formpipe Software A/S 2014 Side 116

117 4. Vælg menuen Rediger lynsøgning 5. Marker Del denne lynsøgning 6. Klik på knappen Tilføj 7. Udpeg den afdeling, du ønsker at dele din lynsøgning med og klik på Ok 8. Marker evt. tjekboksen ud for afdelingens navn og klik på Gem 9. Søgningen flyttes nu fra mappen Personlige til mappen Delte lynsøgninger 155. Fjern lynsøgningen 1. Vælg knappen Lynsøgninger i Genvejspanelet 2. Find lynsøgningen under Personlige eller Delte søgninger i træet 3. Højreklik på lynsøgningen i træet 4. Vælg menuen Fjern lynsøgning 5. Lynsøgningen vises ikke længere i træet Udskriv et søgeresultat Når du har foretaget en søgning, så kan du få udskrevet dit søgereslutat til Excel eller word. Du vil kunne få overført hele søgeresultatet og hvis det er for stort til at blive vist i Acadre: 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises, stå på fanebladet Sager 3. Angiv søgekriterier: a. Sagsansvarlig = Angiv initialerne på din sidemands bruger og klik på tabulatortasten. Klik evt. på knappen og søg navnet frem b. Sagsindhold = Angiv et sagsindhold, som du ved, din sidemand har brugt ved oprettelse af min. en af sine sager. Evt. omgivet af ** for at udvide søgningen. c. Marker tjekboksen ud for Sagsdato hvorved dags dato sættes ind. Marker herefter datoen i datofeltet og overskriv med følgende tekst: dd-2m:dd d. Klik på knappen Søg th. på søgeprofilen 4. Et søgeresultat vises. Og det kan selv sagt blive ganske stort! 5. Højreklik på en række i resultatlisten og vælg Udskriv liste til -> Excel. En ny dialog åbner 6. Vælg Hele søgeresultatet og klik på Ok. Nu overføres rækkerne til et regneark 7. Skift til visning af regnearket Formpipe Software A/S 2014 Side 117

118 Du kan blot lukke regnearket efterfølgende eller du kan gemme det. Udskriv Husk at tjekke om der er installeret en printer på kursus-pc erne! Ellers kan rapporter også udskrives til Word, så man kan se layout på dem Udskriv en sag Du kan på én gang udskrive alle (eller flere) dokumenter i en sag: 1. Åbn en sag 2. Marker en række af sagens dokumenter. Tip: Hold Ctrl-tasten eller Shift-tasten nede, samtidig med at du klikker med musen 3. Højreklik og vælg menupunktet Udskriv dokument 4. Svar Nej til at låse efter udskrivningen 5. Dokumenterne udskrives Udskriv et sagsomslag 1. Gå til menuen Filer -> Rapporter 2. Et nyt vindue åbnes 3. Vælg fanebladet Eksisterende 4. Vælg Sagsomslag fra listen over rapporter 5. Indtast sagsnummer på sagen (fx 06/127). Nummeret kan evt. findes ved en søgning klik på knappen 6. Afkryds feltet Medtag dokumentliste 7. Klik på knappen Udskriv 8. Word åbnes med et færdigt sagsomslag 9. Udskriv dokumentet og luk Word uden at gemme 10. Klik på knappen Afslut 11. Hent sagsomslaget ovre i printeren ;) 159. Fremstil sagsoverblik 1. Foretag en sagssøgning, der resulterer i flere sager 2. Højreklik på en sag og vælg Rapporter -> Fremstil rapport 3. Rapportvinduet åbnes Formpipe Software A/S 2014 Side 118

119 4. Klik på '+' ud for Sag og vælg hvilke felter, der skal medtages i rapporten 5. Klik på '+' ud for Dokment og vælg hvilke felter, der skal medtages i rapporten 6. Klik på '+' ud for Notat og vælg hvilke felter, der skal medtages i rapporten. Hvis du ikke ønsker at medtage dokumenter på rapporten, skal du fjerne fluebenet ved Notat 7. Vælg at udskrive rapporten til MS Word og klik på OK Inden du klikker på OK, kan du gemme rapportens layout: 1. Klik på Gem 2. Skriv et navn til rapporten og klik på OK Næste gang du vil bruge rapporten kan den vælges i rapportvinduet fra fanen Eksisterende Fremstil og udskriv rapporter 1. Gå til menuen Filer -> Rapporter 2. Rapportvinduet åbnes 3. Vælg fanebladet Sager 4. Udfyld kriterier for rapporten (søgekriterier) fx kan du lave en rapport over igangværende sager for din egen afdeling: a. Egen afdeling (er angivet som standard) b. Sagsansvarlig (slet dine egne initialer, der som standard står i feltet) c. Sæt Sagstatus til Under behandling 5. Dobbeltklik i venstre rude på de felter der ønskes med i udskriften. Den højre rude viser, hvilke felter, der er valgt til udskrivning. Vælg fx felterne: a. Oprettelsesdato b. Prioritet c. Sagsansvarlig d. Sagstitel e. Sagstype f. Vælg 1. sortering: i. Afkryds feltet 1. sortering ii. Vælg et af felterne fra listen, fx Sagsansvarlig g. Vælg Udskriv til Word h. Klik på knappen Udskriv 6. Word åbnes med den færdige rapport 7. Luk Word og dokumentet uden at gemme Formpipe Software A/S 2014 Side 119

120 8. Luk Rapport-modulet ved klik på Afslut. Funktionaliteten findes både på sags- og dokumentniveau. Denne øvelse beskriver kun sagsrapporter. Hvis du vil lave en dokumentrapport, skal du blot skifte over til fanebladet Dokumenter, når du står i Rapport-vinduet Fremstil og udskriv postlister 1. Gå til menuen Filer -> Rapporter 2. Dialogboksen Acadre CM rapporter åbner 3. Vælg fanebladet Eksisterende 4. Vælg Indgående post 5. Vælg den afdeling postlisten skal gælde for 6. Vælg hvilken journaldato, postlisten skal gælde for 7. Vælg om det skal være en åben eller lukket postliste 8. Hvis der er valgt en lukket postliste, skal koder vælges til. Dobbeltklik på en eller flere af de tilgængelige koder i vinduet til venstre for at få dem med som kriterium 9. Vælg om både låste og ulåste dokumenter skal medtages, eller om det kun skal være låste eller ulåste dokumenter, der skal med på postlisten. 10. Klik på knappen Udskriv 11. Postlisten udskrives nu til Word 12. Luk Word uden at gemme 13. Luk rapportmodulet ved at klikke på knappen Afslut Udskriv sagsparter 1. Åbn en sag, der indeholder parter 2. Klik på fanebladet Partsinformation 3. Højreklik på en sagspart i listevisningen 4. Vælg menupunktet Udskriv liste til Vælg fx Excel 6. Excel åbnes, og du ser nu en liste med sagsparterne 7. Luk Excel uden at gemme. Formpipe Software A/S 2014 Side 120

121 Workflows Ved brug af Workflows vil man kunne styre, kortlægge og ensarte arbejdsgange. Et workflow består af en enkel eller en række af opgaver, som kan være en huskeliste, der er tilknyttet en sag, et dokument eller et dagsordenpunkt. Opgaverne kan indgå i parallelle og serielle workflows. Øvelserne tager udgangspunkt i, at man opretter hvert workflow som et ad hoc forløb. Der er mulighed for at oprette et workflow, som indeholder andre workflows. Workflows kan være sammensat af både serielle og parelle forløb, som igen kan være koblet sammen med andre workflows. Workflows kan også være designet af en workflow-administrator. Disse workflow skabeloner kan tilføjes til en sag, et dokument eller et dagsordenpunkt på ad hoc basis eller de kan knyttes til en autoprofil. Der er i princippet ikke forskel på at oprette workflows og opgaver i Acadre CM og at i oprette dem i Routing Administrator, men det kræver en rollerettighed, at kunne anvende Routing administrator Opret en opgave til dig selv 1. Åbn den sag, du vil oprette opgaven på 2. Vælg fanebladet Opgaver 3. Klik på Opgave-ikonet 4. Profilbilledet ændrer sig 5. Udfyld oplysninger for opgaven fx: a. Titel = Send svarbrev b. Afdeling=Brugerens afdeling c. Sagsbehandler= bruger <Indsæt egne initialer> og tryk på tabulatortasten d. Prioritet = Normal e. Sæt forfaldsdato/tidspunkt en måned frem f. Klik på Gem. For at sikre at opgaven modtages kræves følgende: 6. Marker Opgaven på fanebladet 7. Sæt Status: a. Venter = Opgaven placeres i Modtagne opgaver b. Aktiv = Opgaven placeres i Mine opgaver. 8. Klik Gem. Formpipe Software A/S 2014 Side 121

122 Opgaven er nu oprettet og vil blive vist i træet under Modtagne opgaver eller Mine opgaver. Gentag øvelsen et par gange Accepter en opgave 1. Klik på mappen Modtagne opgaver 2. Opgaverne vises i oversigtsvinduet 3. Markér den opgave, du vil acceptere 4. Højreklik på opgaven og vælg Acceptér opgave 5. Opgaven flyttes nu fra Modtagne opgaver til Mine opgaver Afslut en opgave Når du har udført en opgave, skal du afslutte den. Sådan gør du: 1. Klik på mappen Mine opgaver 2. Højreklik på den opgave, du vil afslutte 3. Vælg Afslut opgave Opgaven fjernes nu fra Mine opgaver, men vil stadig optræde på sagen på fanebladet Opgaver Videregiv en opgave Hvis du har modtaget en opgave, som du ikke skal løse, kan du videregive den til en anden bruger, en afdeling eller en stedfortræder. Øvelserne ligner hinanden. Herunder finder du beskrivelsen af, hvordan du videregiver en opgave til en afdeling. 1. Klik på mappen Modtagne Opgaver 2. Opgaverne vises i oversigtsvinduet 3. Markér den opgave, du vil videregive 4. Højreklik på opgaven 5. Vælg Videregiv opgaver til -> Sagsansvarlig enhed, klik OK 6. Udpeg den afdeling, hvor kursusbrugeren er oprettet 7. Opgaven flyttes nu fra Modtagne opgaver i træet til Opgaver i <navnet på den afdeling hvor kursusbrugeren er oprettet> I samme højrekliksmenuen finder du menupunkter til at videregive opgaven til en bruger eller en stedfortræder. Formpipe Software A/S 2014 Side 122

123 167. Opret et serielt forløb 1. Åbn den sag, du vil oprette forløbet på 2. Vælg fanebladet Opgaver 3. Klik på ikonet for oprettelse af Nyt serielt forløb 4. Profilbilledet ændrer sig 5. Udfyld oplysninger for det serielle forløb, fx: a. Titel = Godkendelse af aflastningsfamilie b. Beskrivelse = Workflow der skal gennemløbes ved godkendelse af aflastningsfamilie c. Ejer = Dig selv 6. Klik på knappen Gem Det serielle forløb er nu oprettet og vil blive vist i listevisningen under sagen samt i det lille vindue under Skabeloner. Du er nu klar til at oprette opgaver til forløbet: 7. Marker det serielle forløb i det lille vindue 8. Klik på ikonet for oprettelse af Ny opgave 9. Profilbilledet ændrer sig 10. Udfyld oplysninger for opgaven, fx: a. Titel = Send svarbrev b. Afdeling=Brugerens afdeling c. Sagsbehandler= bruger <Indsæt egne initialer> og tryk på tabulatortasten d. Prioritet = Normal e. Sæt forfaldsdato/tidspunkt en måned frem 11. Klik på knappen Gem Opgaven er nu oprettet og vil blive vist i det lille vindue under Skabeloner. Fortsæt med at oprette opgaver ved at gentage pkt (med nye forfaldsdatoer) indtil forløbet er komplet. Hvis der er andre sagsbehandlere, der skal inddrages i forløbet, sætter du blot dem på som ansvarlig bruger under den pågældende opgave og ændrer status på opgaven til Venter Opret et parallelt forløb 1. Åbn den sag, du vil oprette forløbet på 2. Vælg fanebladet Opgaver 3. Klik på ikonet for oprettelse af Nyt parallelt forløb Formpipe Software A/S 2014 Side 123

124 4. Profilbilledet ændrer sig 5. Udfyld oplysninger for det parallelle forløb, fx: a. Titel = Besvar henvendelse fra borger b. Beskrivelse = Journaliser svarbrev c. Ejer = Dig selv d. Prioritet = Normal 6. Klik på knappen Gem Det parallelle forløb er nu oprettet og vil blive vist i listevisningen under sagen samt i det lille vindue under Skabeloner. Du er nu klar til at oprette opgaver til forløbet: 7. Marker det parallelle forløb i det lille vindue 8. Klik på ikonet for oprettelse af Ny opgave 9. Profilbilledet ændrer sig 10. Udfyld oplysninger for opgaven, fx: a. Titel = Send svarbrev b. Afdeling=Brugerens afdeling c. Sagsbehandler= bruger <Indsæt egne initialer> og tryk på tabulatortasten d. Prioritet = Normal e. Sæt forfaldsdato/tidspunkt en måned frem 11. Klik på knappen Gem Opgaven er nu oprettet og vil blive vist i det lille vindue under Skabeloner. Fortsæt med at oprette opgaver ved at gentage pkt (med nye forfaldsdatoer) indtil forløbet er komplet. Hvis der er andre sagsbehandlere, der skal inddrages i forløbet, sætter du blot dem på som ansvarlig bruger under den pågældende opgave og ændrer status på opgaven til Venter Opsæt notifikation og stedfortræder(workflows) 1. Gå til menuen Funktioner->Indstillinger 2. Et nyt vindue åbnes a. Vælg fanen Workflow og Opgaver b. Sæt flueben under Aktiv ud for: i. Orientering (opgave) ii. Afslutning af workflow c. Afkryds hvem der skal notificeres i. Opgave-sagsbehandler Formpipe Software A/S 2014 Side 124

125 ii. Stedfortræder iii. Du kan evt. ændre i meddelsesteksten d. Vælg stedfortræder ved at anvende opslagsknappen [ ] ud for feltet Stedfortræder 3. Klik OK Notifikation og stedfortræder er nu oprettet Vis opgave for Stedfortræder Forudsætningen for at gennemføre denne øvelse er at stedfortræderen er oprettet under brugerindstillinger (Øvelse: 169). Derudover er det også vigtig at afstemme stedfortræderens roller og rettigheder i f.h.t. opgavens karakter. 1. Åbn den sag, du vil oprette opgaven på 2. Vælg fanebladet Opgaver 3. Klik på Opgave-ikonet 4. Profilbilledet ændrer sig 5. Udfyld oplysninger for opgaven fx: a. Status = Aktiv b. Titel = Godkend c. Afdeling = Brugerens afdeling d. Sagsbehandler = bruger <Indsæt egne initialer> og tryk på tabulatortasten e. Stedfortræder = Forudfyldt med den stedfortræder der er oprettet under funktioner->indstillinger f. Afkryds feltet Vis for stedfortræder g. Prioritet = Normal h. Sæt forfaldsdato/tidspunkt en måned frem 6. Klik Gem Det er nu muligt for stedfortræderen at se og arbejde med opgaven som er placeret i stedfortræderens opgaveliste Tilføj et workflow fra en skabelon til en sag 1. Åbn den sag, du vil oprette opgaven på 2. Vælg fanebladet Opgaver 3. Klik på knappen Tilføj 4. Dialogen Vælg skabelon åbner Formpipe Software A/S 2014 Side 125

126 5. Udpeg den ønskede skabelon fra listen og klik OK 6. Klik på Gem. Den første opgave i workflowet vil blive tildelt en afdeling og en sagsbehandler svarende til det, der er defineret for workflowet. Du kan evt. supplere den første opgave med en forfaldsdato, hvis den ikke allerede er sat, eller du kan ændre opgavens prioritet. Routing Admin Forudsætningen for at gennemføe disse øvelser er, at du har rettigheder til at oprette Workflow skabeloner i programmet Routing Admin. Du kan læse mere om funktionerne i online-hjælpen til Routing Admin Opret en workflow skabelon 1. Vælg Skabelon->Ny Skabelon 2. Udfyld oplysninger for skabelonen fx: a. Titel = Godkend b. Ansvarlig afdeling = vælg din primære afdeling c. Til og fra dato = Vælg en til dato, hvis du ønsker, at skabelonen kun skal være aktiv i en afgrænset periode d. Vælg Gem 3. Skabelonen er gemt og kan nu ses i listevisningen. Bemærk at skabelonerne først kan anvendes af brugerne, når der er oprettet enten opgaver eller workflows Opret workflow og opgaver til en skabelon 1. Marker en skabelon i listevisningen 2. Vælg menuen Skabelon->Skabelon Designer 6. Opret Nyt serielt forløb 7. Profilbilledet ændrer sig 8. Udfyld oplysninger for det serielle forløb, fx: a. Titel = Chef godkendelse b. Beskrivelse = Workflow der skal gennemløbes ved chef godkendelse c. Ejer = Dig selv. Her kan du med fordel bruge dynamiske værdier (bruger) (ansvarlig) d. Redigering af workflows = Må ikke ændres 9. Klik på knappen Gem Formpipe Software A/S 2014 Side 126

127 Det serielle forløb er nu oprettet og vil blive vist i listevisningen. Du er nu klar til at oprette opagver til forløbet: 10. Marker det serielle forløb i det lille vindue under Skabeloner 11. Klik på ikonet for oprettelse af Ny opgave 12. Profilbilledet ændrer sig 13. Udfyld oplysninger for opgaven, fx: a. Titel = Godkend b. Afdeling = Brugerens afdeling c. Sagsbehandler= Her kan du med fordel bruge dynamiske (chef);@cid + 1 (chefens chef) d. Afkryds feltet Vis for stedfortræder e. Prioritet = Normal f. Sæt forfaldsdato/tidspunkt en måned frem g. Klik på Gem 14. Knyt nu evt. en handling til opgaven: a. Klik på Tilknyt handling, det åbner en ny dialog b. Vælg handlingen Åbn skabelonmappe/skabelon c. Klik på Ok d. Beskriv nu den handling der skal udføres e. Vælg i listen Opgavens status efter udførelse den status opgaven skal have, fx Afsluttet f. Klik op opslagsknappen Nu åbner en dialog, hvor du kan se breskabelonerne g. Marker den skabelon, der skal anvendes og klik på Vælg. Så lukker dialogen h. Klik på OK. Dialogen Tilknyt handling lukker 15. Klik på knappen Gem Opgaven/opgaverne er nu oprettet og vil blive vist i det lille vindue til venstre. Fortsæt med at oprette opgaver ved at gentage pkt indtil forløbet er komplet. Skabelonen er derefter klar til brug. Bemærk at der vil være mulighed for her at oprette opgaver på workflow for parallelle og serielle forløb og du kan også konbinere flere forløb i samme workflow. Formpipe Software A/S 2014 Side 127

128 Dagsordenspunkter 174. Opret et dagsordenspunkt 1. Find og åbn en sag, der har tilknyttede dokumenter 2. Knappen Nyt dokument (autoprofil) i værktøsbjælken bliver aktiv 3. Klik på pilen th. for knappen 4. Der åbnes en rullemenu 5. Klik på punktet Nyt dagsordenspunkt (genvej = Ctrl + K) 6. Der vises en dialogboks Opret nyt dagsordenspunkt 7. Udfyld fanebladet Generelt (vær opmærksom på at nogle af felterne er konfigurerbare, dvs. at de muligvis ikke findes/hedder noget andet hos jer) fx: a. Overskrift = Nedsivningsanlæg b. Åben/lukket = Åben c. Status = Redigeres d. Sagsansv. = NN e. Område = Spildevand f. Sagen afgøres i = Miljø- og Teknik udvalget g. Klik på knappen Gem 8. Nu skiftes til visning af dagsordenpunktet, og du kan udfylde sagsfremstilling til punktet: a. Vælg fanebladet Indhold b. Marker den overskrift, hvorunder du vil indtaste din tekst, fx Resumé c. Udfyld indhold i tekstbehandlingsvinduet d. Fortsæt med at indtaste indhold til de forskellige overskrifter i det omfang, de er relevante for dagsordenpunktet 9. Klik på knappen Gem for at gemme indholdet 10. Klik på knappen Vis html for en visning af, hvordan punktet vil se ud ved en evt. senere publicering til nettet 11. Klik på Handlinger i menulinjen og vælg Dagsordenpunkt -> Kopi til Word for at se det samlede dagsordenpunkt i Wordformat Du kan (afhængigt af jeres valgte konfiguration) ændre rækkefølgen af overskrifterne: 1. Højreklik i på et afsnit i listen til højre for Word. Du får nu mulighed for at a. Indsætte et afsnit b. Rykke afsnittet op eller ned Formpipe Software A/S 2014 Side 128

129 c. Omdøbe afsnittet d. Slette afsnittet Du skal som nævnt være opmærksom på, at det er en generel konfigurering af Acadre MM, der tillader disse funktioner. Har I valgt en anden konfiguration, kan der være begrænsninger på, hvad du kan. Bemærk at dagsordenpunktet i vinduet Aktuel sag er markeret med et lille rødt ikon. Dette indikerer, at punktet endnu ikke er sendt til dagsordensamleren, men stadig har status redigeres/til efterbehandling 175. Tilknyt bilag til dagsordenspunktet 1. Åbn dagsordenpunktet 2. Vælg fanebladet Bilag 3. Først skal du tilføje dokumenter/bilag der findes på sagen: a. Klik på knappen Tilføj alle b. Svar Ja til meddelelsen om at alle dokumenter og bilag tilføjes c. Fjern et af de tilføjede bilag ved at markere det på listen og klikke på knappen Fjern d. Svar Ja til pop-op-meddelelsen om at fjerne bilaget 4. Dernæst skal du tilføje et dokument fra en anden sag a. Klik på knappen Tilføj b. Der vises et pop-op-vindue Tilføj bilag c. Klik på knappen Søg sagsdokument i. Der vises en dialogboks, hvor du kan fremsøge dokumenter ii. Marker Egne sagsdokumenter iii. Klik på knappen Søg iv. Søgeresultatet vises på listevisningen v. Marker et dokument vi. Klik på knappen OK vii. Du vender tilbage til dialogboksen Tilføj bilag, dokumentets titel og beskrivelse vises nu i vinduet viii. Klik på knappen Tilføj ix. Klik på knappen Luk Husk at du kan se de tilknyttede bilag ved at markere bilaget i listevisningen og klikke på knappen Vis til højre i dialogboksen. Formpipe Software A/S 2014 Side 129

130 176. Opret workflow/opgaver på dagsordenspunktet 1. Åbn dagsordenpunktet 2. Klik på fanebladet Opgaver 3. Klik på Opgave-ikonet 4. Profilbilledet ændrer sig 5. Udfyld oplysninger for aktiviteten fx: a. Titel = Send svarbrev b. Ansvarlig = bruger <Indsæt egne initialer> og tryk på tabulator-tasten c. Forfaldsdato = Absolut d. Sæt forfaldsdato/tidspunkt en måned frem e. Klik på Gem. For at sikre at opgaven bliver modtaget, kræves følgende: 1. Marker aktiviteten på fanebladet 2. Sæt Status: a. Venter = Opgaven placeres i Modtagne opgaver b. Aktiv = Opgaven placeres i Mine opgaver. 3. Klik Gem. 4. Opgaven er nu oprettet og vil blive vist i træet i Acadre CM under Modtagne opgaver eller Mine opgaver Sæt dagsordenspunktet i kø 1. Klik på fanebladet Placering a. Klik på knappen Placer i kø b. Der åbnes en dialogboks Udpeg kø c. Klik dig frem til den kø, hvor du vil placere dagsordenspunktet (køen under dit udvalg/møde) d. Klik på knappen OK, dialogboksen lukkes e. Der vises en meddelelse om, at punktet er sat i kø f. Klik på knappen OK 2. Du kan sætte et dagsordenpunkt i kø til flere efterfølgende møder i samme eller andre udvalg. 3. Luk Acadre CM. Formpipe Software A/S 2014 Side 130

131 Nu har du oprettet et dagsordenspunkt i Acadre CM og sat det i kø i Acadre MM. Dagsordenspunktet vises i træet i Acadre CM og i køen i Acadre MM. Gentag hele øvelsen med en ny overskrift til punktet, og denne gang skal punktet være lukket. Så snart punktet er placeret i en kø, kan sagsbehandleren ikke længere redigere punktet. Status ændres automatisk til Afsendt, og det lille røde ikon ved dagsordenpunktet i vinduet Aktuel sag er fjernet. Du kan udskrive hele dagsordenpunktet inkl. bilag ved at klikke på knappen Udskriv på Generelt fanebladet på dagsordenpunktet Fjern et dagsordenspunkt fra kø 1. Find sagen med dagsordenpunktet 2. Klik på +'et ud for dagsordenpunkter i visningen til venstre 3. Klik på dagsordenpunktet. Nu vises dagsordenpunktets profil til højre 4. Klik på fanen Placering 5. Marker den kø, du ønsker at fjerne punktet fra 6. Klik på knappen Fjern fra kø Bemærk at status på punktet skal være enten Redigeres eller Til efterbehandling for at øvelsen kan gennemføres dvs. at sagsbehandleren skal have fat i dagsordensamleren og få ham/hende til at låse punktet op, før det kan fjernes fra en kø i Acadre CM Få vist et dagsordenpunkt (html) 1. Find og åbn en sagprofil, hvor sagen har tilknyttet et eller flere dagsordenpunkter 2. Vælg menuen Handlinger > Dagsordenpunkt -> Vis Dagsordenpunktet vises i en Internet browser Kopier et dagsordenpunkt til Word 1. Find og åbn en sagsprofil, hvor sagen har tilknyttet et eller flere dagsordenpunkter 2. Vælg menuen Handlinger > Dagsordenpunkt > Kopi til Word 3. Punktet er åbent i Word 181. Vis historik på et dagsordenpunkt 1. Find og åbn en sagsprofil, hvor sagen har tilknyttet et eller flere dagsordenpunkter 2. Vælg menuen Handlinger > Dagsordenpunkt > Historik Formpipe Software A/S 2014 Side 131

132 3. Vinduet Historik åbner og vises en liste over ændringer på dagsordenpunktet 4. Klik på knappen Vis tekst historik. Ændringer foretaget under hver overskrift vises nu i en Internet browser. 5. Klik på knappen Luk i Historik-vinduet 182. Slet et dagsordenpunkt 1. Find og åbn en sagsprofil, hvor sagen har tilknyttet et eller flere dagsordenpunkter 2. Vælg menuen Handlinger > Dagsordenpunkt > Slet 3. Svar Ja til at slette dagsordenpunktet VIGITGT: Når du sletter et dagsordenpunkt, så slettes det både fra Acadre CM og Acadre MM! Du må derfor ikke slette et dagsordenpunkt, hvis det skal indgå i en dagsorden Påmindelse - dagsordenspunkt der ikke er sat i kø 1. Klik på Funktioner -> Indstillinger -> Påmindelse i menulinjen 2. Sæt et flueben ud for Påmind om dagsordenspunkter der ikke er placeret i kø 3. Klik Ok 4. Hvis du ikke allerede har et dagsordenpunkt, der ikke er placeret i kø, skal du lave et nu (se evt. øvelse 174 uden at placere i kø) 5. Luk og genstart Acadre 6. Dialogboks Påmindelse åbner sammen med Acadre 7. Marker det punkt, du vil arbejde med, og tryk på knappen Åbn Punkt Dagsordenpunktet åbner, og du kan redigere/tilføje bilag/placere det i kø. Der findes desuden et punkt i menulinjen Vis -> Påmindelse dagsordenpunkter, der viser samme dialog. Hvis du ikke ønsker påmindelser ved åbning af Acadre, kan du i stedet vælge at anvende arbejdslisten Dagsordenpunkter ikke i kø, den vil indeholde samme oversigt. Samlesag 184. Fremsøg samlesag Vælg visningen Samlesager ved at klikke på folderen i genvejspanelet 1. Klik på knappen Samlesager i værktøjslinjen 2. En dialogboks Fremsøg samlesag åbner 3. Udfyld søgekriterier, fx: Formpipe Software A/S 2014 Side 132

133 a. Sæt flueben i tjekboksen ud for Mine samlesager b. Vælg samlesagstype i rullemenuen ud for Samlesagstype c. Indtast evt. (dele af) titel på samlesagen i feltet under Søg på titel 4. Klik på knappen Søg i dialogen Fremsøg samlesag Søgeresultatet vises i listevisningen i dialogboksen, marker den ønskede samlesag og klilk på knappen Åbn for at åbne samlesagen 185. Opret en samlesag af typen 'Emne' Vælg visningen Samlesager ved at klikke på folderen i genvejspanelet 5. Klik på knappen Samlesager i værktøjslinjen 6. En dialogboks Fremsøg samlesag åbner 7. Klik på knappen Ny 8. Vælg samlesagstype = emne 9. Navngiv samlesagen i feltet Titel og klik på Gem 10. Klik Luk for at lukke samlesagen 11. Dialogboksen Fremsøg samlesag åbner a. Søg den samlesag frem du lige har oprettet (søg på del af titel omgivet af *) b. Klik Luk for at lukke søgevinduet. 12. Samlesagen er nu oprettet den vises først i træet, når du har placeret en sag i samlesagen. Formpipe Software A/S 2014 Side 133

134 186. Opret en samlesag af typen 'Person' Vælg visningen Samlesager ved at klikke på folderen i genvejspanelet 1. Klik på knappen Samlesager i værktøjslinjen 2. En dialogboks Fremsøg samlesag åbner 3. Klik på knappen Ny 4. Vælg samlesagstype = Personalesag eller Borgersag 5. Navngiv samlesagen i feltet Titel og klik på Gem (Afhængig af konfiguration kan titelfeltet være udfyldt. Såfremt dette er tilfældet skal du gå til næste punkt) 6. Klik på fanebladet Partsinformation 7. Klik på knappen Tilføj a. Dialogboksen Søgning kontakter åbner b. Fremsøg en sagspart c. Marker sagsparten på listen (skal have et cpr-nummer) d. Klik på Vælg kontakt 8. Klik Luk for at lukke samlesagen 9. Dialogboksen Fremsøg samlesag åbner a. Søg den samlesag frem du lige har oprettet b. Klik Luk for at lukke søgevinduet. 10. Samlesagen er nu oprettet den vises først i træet, når du har placeret en sag i samlesagen Tilknyt en sag til en samlesag 1. Fremsøg den sag, du ønsker at placere i samlesagen 2. Åbn sagsprofilen ved at dobbeltklikke på den i listevisningen eller ved at højreklikke og vælge Åbn sagsprofil 3. Klik på knappen Samlesag på sagsprofilens Generelt faneblad 4. En dialogboks Fremsøg samlesag åbner 5. Find din samlesag ved at taste (en del af) titlen ind i feltet under Søg på titel og klik på Søg 6. Marker din samlesag i listevisningen og klik på Tilknyt Dialogboksen lukker og tilknytningen til den valgte samlesag fremgår nu af sagsprofilens Generelt faneblad. Husk at klikke på Gem inden du forlader sagen. Formpipe Software A/S 2014 Side 134

135 188. Opret en ny sag fra en samlesag 1. Klik på Samlesager i værktøjslinjen 2. I dialogboksen Fremsøg samlesag søger du din samlesag frem, markerer den i listevisningen og klikker Åbn 3. Samlesagen åbner i profilvinduet 4. Klik på knappen Opret sag 5. En dialogboks Sagsoprettelse åbner 6. Udfyld alle obligatoriske (gule) felter under Sagsoplysninger (anvend evt. autoprofil) og klik på OK 7. Sagen bliver nu oprettet og automatisk tilknyttet den valgte samlesag Føj en samlesag til dine Foretrukne 1. Klik på Samlesager i værktøjslinjen 2. I dialogboksen Fremsøg samlesag søger du din samlesag frem, markerer den i listevisningen og klikker Åbn 3. Klik på knappen Til Foretrukne på samlesagens Generelt faneblad 4. Klik på panelet Foretrukne i træstrukturen for at tjekke, at din samlesag er blevet føjet til dine Foretrukne Du har nu føjet din samlesag til dine Foretrukne. Fremover kan du åbne samlesagen ved at klikke på den her. Hvis du ønsker at fjerne samlesagen fra dine Foretrukne, skal du højreklikke på den i træstrukturen under panelet Foretrukne og vælge Fjern fra Foretrukne Fjern en sag fra en samlesag 1. Klik på Samlesager i værktøjslinjen 2. I dialogboksen Fremsøg samlesag søger du din samlesag frem, markerer den i listevisningen og klikker Åbn 3. Marker den sag du ønsker at fjerne fra samlesagen i listevisningen under samlesagsprofilen 4. Højreklik og vælg Fjern fra samlesag 5. Svar Ja til om du er sikker på, at du ønsker at fjerne sagen fra samlesagen 6. Sagen er nu fjernet fra den avancerede samlesag og fremgår ikke længere af samlesagsvisningen Formpipe Software A/S 2014 Side 135

136 191. Udskriv samlet journalark fra en samlesag 1. Klik på Samlesager i værktøjslinjen 2. I dialogboksen Fremsøg samlesag søger du din samlesag frem, markerer den i listevisningen og klikker Åbn 3. Vælg det tredje faneblad på samlesagsprofilen; Sagsnoter 4. Klik på knappen Skift visning for at få en samlet visning af de notater, der er oprettet på samlesagens tilknyttede enkeltsager 5. Højreklik på journalarket og vælg enten Print eller Eksporter til Microsoft Excel 192. Søgning på sag ud fra samlesagstilknytning ved journalisering Nu skal du prøve at finde en sag frem ud fra dens tilknytning til en samlesag under journaliseringen 1. Marker Dagens Post under panelet Post 2. Marker det dokument du ønsker at journalisere fra listevisningen 3. Højreklik og vælg Journaliser dokument 4. Dialogboksen Tilknyt dokument til sag åbner 5. Vælg Nyt dokument i sagen 6. Klik på knappen Samlesager 7. Dialogboksen Fremsøg samlesag åbner 8. Find den ønskede samlesag ved at indtaste (del af) titel og klikke på Søg 9. Klik på plusset ud for samlesagen i listevisningen for at se tilknyttede sager 10. Marker den ønskede sag og klik Vælg sag 11. Tjek at sagsnummeret er sat korrekt ind i journaliseringsguiden og klik på Annuller for at lukke dialogboksen. Formpipe Software A/S 2014 Side 136

137 Sikkerhed 193. Sæt en adgangskode på en sag Hvis en sag er fortrolig, kan du påføre den en adgangskode og på den måde begrænse adgangen til sagen. Det kan fx dreje sig om en personalesag, som indeholder personspecifikke oplysninger, som kun skal kunne tilgås af de medarbejdere der sidder i Personaleafdelingen. Adgangskoderne, og hvor du kan benytte dem, er på forhånd defineret i jeres sikkerhedsanalyse. 1. Åbn en sagsprofil 2. Stå på fanebladet Generelt 3. Vælg feltet Adgangskode markér en af adgangskoderne på rullegardinet. 4. Klik på knappen Gem. Adgangskoden er nu sat på sagen. Sagen kan kun ses af personer, som har rettighed til adgangskoden, i den afdeling hvor sagen ligger Opret en adgangsgruppe Hvor an sag eller et dokument er påført en adgangskode, for at afgrænse adgangen til det, kan man udvide adgangen ved at påføre sagen eller dokumentet et adgangsgruppe. Man inkluderer navngivne personer i adgangsgruppen, hvorefter disse personer kan se sagen eller dokumentet. På den måde kan en personale afdeling fx dele en personalesag med en konkret medarbejder og dennes leder. 1. Vælg Funktioner -> Adgangsgrupper på menulinjen 2. Der åbnes et nyt vindue, klik på knappen Opret gruppe... a. Angiv gruppens navn b. Klik på knappen OK 3. Marker den gruppe, du lige har oprettet 4. Klik på knappen Tilføj bruger a. Der åbnes et nyt vindue, vælg en bruger fra listen b. Klik på knappen OK 5. Klik på knappen Opdatér gruppe (VIGTIGT) 6. Gentag evt. med flere brugere 7. Klik på knappen Luk. Nu har du oprettet en adgangsgruppe, og angivet hvem der er medlemmer af gruppen. Formpipe Software A/S 2014 Side 137

138 Bemærk: Forudsætningen for at adgangsgruppen vil virke er, at brugerne i adgangsgruppen er godkendte til den adgangskode, der er sat på sagen. Din administrator kan oplyse dig om, hvem der har godkendelsen til adgangskoden Sæt en adgangsgruppe på en sag Adgangsgrupper benyttes, hvis du skal give brugere adgang til en sag, de ellers ikke kan se. 1. Søg en sag frem 2. Stå på fanebladet Generelt 3. Vælg feltet Adgangsgruppe markér en af adgangsgrupperne på rullegardinet 4. Klik på knappen Gem 5. Svar Ja til at ændre adgangsgruppen på sagens dokumenter. Du har nu givet brugerne i adgangsgruppen adgang til sagen og sagens dokumenter. Bemærk: Det virker kun, hvis brugerne i adgangsgruppen er godkendte til adgangskoden. Din administrator kan oplyse dig om, hvem der har godkendelsen til adgangskoden. Formpipe Software A/S 2014 Side 138

139 Sletning af sager og dokumenter 196. Fjern dokument 1. Fremsøg det dokument du ønsker at fjerne 2. Markér dokumentet i listevisningen under søgeprofilen 3. Højreklik og vælg Fjern dokument fra rullemenuen (vær opmærksom på at kun ulåste dokumenter kan fjernes) 4. Der vises en pop-op-meddelelse, svar Ja til at du er sikker på at du vil slette. Dokumentet er nu slettet, dvs. det ligger i Papirkurven, og det kan ikke længere søges frem i Acadre. Du kan også anvende træk-og-slip, og på den måde hive dokumenter fra en sag i træet ned i papirkurven Fjern sag 1. Fremsøg den sag som du ønsker at fjerne 2. Markér sagen i listevisningen under søgeprofilen 3. Højreklik og vælg Fjern sag fra rullemenuen 4. Der vises en pop-op-meddelelse, svar Ja til at du er sikker på, at du vil slette. Sagen er nu slettet, dvs. detn ligger i Papirkurven, og kan ikke længere søges frem i Acadre. Du kan også anvende træk-og-slip, og på den måde hive sager fra træstrukturen ned i papirkurven Genskab sag eller dokument 1. Klik på panelet Papirkurv i træet 2. Marker mappen Slettet af mig 3. Markér den sag/det dokument i listevisningen, du ønsker at genskabe 4. Der fremkommer en ny menu i menulinjen: Papirkurv 5. Klik på menuen Papirkurv og vælg Gendan. Dokumentet/sagen genskabes på det oprindelige sted og kan nu igen søges frem i Acadre. Du kan også højreklikke på sag/det dokument i listevisningen, du ønsker at genskabe og vælge Gendan. Bemærk: Du kan ikke gendanne et dokument til en afsluttet sag! Formpipe Software A/S 2014 Side 139

140 199. Tøm papirkurven 1. Klik på panelet Papirkurv i træet 2. Marker den ønskede undermappe 3. Slettede dokumenter og sager vises i oversigtsvinduet th. i skærmbilledet 4. Markér den sag/det dokument, du ønsker at slette helt 5. Der fremkommer en ny menu i menulinjen: Papirkurv 6. Klik på menuen Papirkurv og vælg Slet 7. Svar Ja til at du ønsker at slette. Den valgte sag/dokument fjernes nu fra papirkurven. Sagen/dokumentet vil dog stadig findes i Acadre-databasen, men det vil få en markering, så det er skjult for brugeren. Sagen eller dokumentet kan ikke genskabes af systemadministratoren Slet fra Dagens post 1. Vælg knappen Post i genvejspanelet og marker mappen Dagens post 2. Markér et dokument i listevisningen nederst th. 3. Højreklik på dokumentet og vælg Fjern 4. Svar Ja til at fjerne dokumentet 5. Det valgte dokument fjernes nu fra Dagens post Bemærk: Dokumentet lægges ikke i Papirkurven, men fjernes helt fra Acadre! Var det en fejl at dokumentet blev fjernet, må du altså skanne det igen. Det er rettighedsstyret, om du må slette fra Dagens post, så din bruger har muligvis ikke adgang til funktionen. Aktindsigt 201. Opret en sag til aktindsigt Du kan oprette en aktindsigtssag både via højrekliks-menuen og via menupunktet Giv aktindsigt i menuen Handlinger -> Sager. Denne øvelse beskriver brug af Handlingsmenuen. Øvelse 202 beskriver brug af højrekliks-menuen og valg af flere sager på én gang. 6. Foretag en sagssøning, der finder den sag, hvortil du ønsker at give aktindsigt og åbn sagsprofilen 7. Vælg menupunktet Giv aktindsigt i menuen Handlinger -> Sager 8. En dialogboks Giv aktindsigt åbner 9. Under Dokumenter udpeger du de dokumenter, der skal gives aktindsigt til Formpipe Software A/S 2014 Side 140

141 10. Under Notater udpeger du de notater, der skal gives aktindsigt til 11. Under Sagspart vælger du, hvem der skal anføres som part på sagen: a. Marker Sagens parter hvis den oprindelige sags parter skal overføres til den nye sag b. Marker Adgang til anden part og benyt knappen Søg part til at fremsøge kontakter fra kontaktdatabasen, hvis der skal knyttes nye parter til sagen c. Marker Vælg ingen hvis sagen skal oprettes uden parter 12. Klik på knappen Udfør 13. Nu åbner registreringsdialogen og du kan udfylde sagsoplysningerne på aktindsigtssagen. Dialogen vil automatisk være udfyldt med samme oplysninger som den sag, du giver aktindsigt i, dvs. også med samme sagstype. Du kan også vælge en autoprofil i træet til venstre (se fx øvelse 53). 14. Klik på OK for at oprette sagen til aktindsigt Du har nu dannet en sag til aktindsigt. Der er oprettet henvisninger mellem sagerne (den originale sag og aktindsigtssagen). De udpegede dokumenter og notater er journaliseret på den nye sag sammen med metadata samt oversigt over samtlige dokumenter og notater på den oprindelige sag. Du kan gå til aktindsigtssagen via menupunktet Filer -> Seneste sager. Sagen vil stå øverst i listen Giv aktindsigt til flere sager på én gang 1. Fremsøg de sager, hvortil du ønsker at give aktindsigt 2. Marker sagerne i listevisningen under søgeprofilen ved at holde Ctrl nede, mens du klikker på sagerne 3. Højreklik i listevisningen og vælg Giv aktindsigt fra menuen 4. En dialogboks Giv aktindsigt åbner 5. Under Dokumenter udpeger du de dokumenter, der skal gives aktindsigt til 6. Under Notater udpeger du de notater, der skal gives aktindsigt til 7. Under Sagspart vælger du, hvem der skal anføres som part på sagen: a. Marker Sagens parter hvis den oprindelige sags parter skal overføres til den nye sag b. Marker Adgang til anden part og benyt knappen Søg part til at fremsøge kontakter fra kontaktdatabasen, hvis der skal knyttes nye parter til sagen c. Marker Vælg ingen hvis sagen skal oprettes uden parter 8. Klik på knappen Udfør Formpipe Software A/S 2014 Side 141

142 9. Nu åbner registreringsdialogen og du kan udfylde sagsoplysningerne på aktindsigtssagen. Sagstypen Emnesag vil være valgt som standard. Du kan også vælge en autoprofil i træet til venstre (se fx øvelse 53). 10. Klik på Gå til sag for at oprette sagen til aktindsigt og få den vist med det samme. Du har nu dannet en sag til aktindsigt. Der er oprettet henvisninger mellem sagerne sagerne (de originale sager og aktindsigtssagen). De udpegede dokumenter og notater er journaliseret på den nye sag sammen med metadata samt oversigt over samtlige dokumenter og notater på de oprindelige sager Tilknyt dokumenter til eksisterende aktindsigtsag 1. Fremsøg den sag, hvortil du ønsker at give aktindsigt 2. Åbn sagsprofilen ved at dobbeltklikke på den i listevisningen eller ved at højreklikke og vælge Åbn sagsprofil 3. Vælg menupunktet Giv aktindsigt i menuen Handlinger -> Sager 4. En dialogboks Giv aktindsigt åbner 5. Klik på knappen Sager for at udpege, hvilken aktindsigtssag du ønsker at knytte sagen til. 6. Fremsøg den ønskede aktindsigtssag, marker sagen i listevisningen og klik på OK 7. Under Dokumenter udpeger du de dokumenter, der skal gives aktindsigt til 8. Under Notater udpeger du de notater, der skal gives aktindsigt til 9. Under Sagspart vælger du, hvem der skal anføres som part på sagen: a. Marker Sagens parter hvis den oprindelige sags parter skal overføres til den nye sag b. Marker Adgang til anden part og benyt knappen Søg part til at fremsøge kontakter fra kontaktdatabasen, hvis der skal knyttes nye parter til sagen c. Marker Vælg ingen hvis sagen skal oprettes uden parter 10. Klik på knappen Udfør for at tilknytte sagen til den valgte aktindsigtssag De udpegede dokumenter og notater er journaliseret på den valgte aktindsigtssag sammen med oversigt over samtlige dokumenter og notater på den oprindelige sag og evt. valgte parter. Der er oprettet henvisninger mellem sagerne. Formpipe Software A/S 2014 Side 142

143 Specielt om BU-sager 204. Opret en BU-sag personsag med opslag af cpr.nr. 1. Klik på knappen Ny sag (Autoprofil) 2. Profilen for oprettelse af ny sag vises, vælg: a. Sagstype = BU-sag b. Undertype = Person 3. Skærmbilledet skifter felter 4. Klik på knappen CPR nr 5. Et opslagsbillede vises a. Indtast CPR nummer eller Navn i de respektive felter. Når du søger på et cpr.nr. i kontaktdatabasen, kan det angives med mindst 6 cifre efterfulgt af *, fx *. b. Klik på knappen Søg c. Marker barnets navn i listen under søgefelterne og klik på knappen Vælg kontakt 6. Billedet lukkes og felterne CPR nr og Navn er blevet udfyldt på fanebladet Generelt 7. Udfyld evt. Sagsindhold og Adgangskode samt Prioritet fra rullemenuen 8. Vælg en journalkode til sagen, hvis den ikke er udfyldt af autoprofilen: a. Klik på knappen Journalkode/Journalnr og et nyt vindue åbnes b. Vælg en journalkode i træstrukturen og klik OK c. Vinduet med journalplanen lukkes 9. Udfyld resten af de obligatoriske (gule) felter. Bemærk at felterne kassationskode og slettekode automatisk får udfyldt indhold svarende til den journalkode og facet, du har valgt. 10. Skift til fanen Klientinformation. Her står alle oplysninger vedr. BU-sagen. Nogle af felterne vil være udfyldt. 11. Udfyld nu de resterende obligatoriske felter: a. Vælg en Faggruppe, fx fysioterapeut b. Vælg en Henvendelse, fx motoriske vanskeligheder c. Vælg en Faglig vurdering, fx behandligsbehov Vær opmærksom på, at værdierne i listernen er afhængige af, hvad du vælger som faggruppe. Der kan være andre værdier i dine lister end de nævnte. d. Vælg en Kategori, som modsvarer barnets alder, fx småbørn 12. Udfyld evt. Forældremyndighed = Ikke oplyst Formpipe Software A/S 2014 Side 143

144 13. Klik på knappen OK for at gemme sagen 14. Hvis du bliver spurgt, om du vil tilføje familierelationer, svarer du Ja Sagen er nu oprettet og har fået tildelt et unikt sagsnummer (se på fanebladet Generelt). Ved at bladre om til fanebladet Partsinformation fremgår det, at det valgte barn er tilknyttet sagen som part. Har du valgt tilføjelse af familierelationer, vil disse også kunne ses som parter i sagen. På fanen Klientinformation vil du kunne se oplysninger relevant for BU-sagen Opret en BU-sag som en rådgivningssag En rådgivningssag er anonym forstået på den måde, at der ikke knyttes en part til sagen og der anvendes ikke cpr.nr. Der registreres køn og alder ved henvendelse, og der kan registreres en fødselsdato, men det er ikke tvungen. Du kan evt. selv anføre navnet på barnet i feltet Bemærkning, hvis det ønskes. Da der ikke er nogen validering i forhold til et cpr.nr., kan der om nødvendigt angives et fiktivt navn eller et kaldenavn. 1. Klik på knappen Ny sag (Autoprofil) 2. Profilen for oprettelse af ny sag vises, vælg: a. Sagstype = BU-sag b. Undertype = Åben rådgivning 3. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter). Fx: a. Sagstitel = vælg en relevant titel, som du kan huske b. Udfyld evt. Sagsindhold c. Vælg evt. Prioritet fra rullemenuen d. Klik på knappen Journalkode og et nyt vindue åbnes e. Vælg en journalkode i træstrukturen og klik OK f. Vinduet med journalplanen lukkes 4. Udfyld resten af de obligatoriske (gule) felter. Bemærk at felterne kassationskode og slettekode automatisk får udfyldt indhold svarende til den journalkode og facet, du har valgt. 5. Skift til fanen Klientinformation. Her står alle oplysninger vedr. BU-sagen. 6. Udfyld nu de resterende obligatoriske6 felter: a. Vælg barnets Køn b. Vælg en Faggruppe, fx socialrådgiver c. Vælg en Henvendelse, fx sociale vanskeligheder d. Vælg en Faglig vurdering, fx undersøgelse Vær opmærksom på, at værdierne i listernen er afhængige af, hvad du vælger som faggruppe. Der kan være andre værdier i dine lister end de nævnte. Formpipe Software A/S 2014 Side 144

145 e. Skriv en Alder f. Vælg en Kategori, som modsvarer barnets alder, fx skole 7. Klik på knappen Ok for at gemme sagen Sagen er nu oprettet og har fået tildelt et unikt sagsnummer. (Se på fanebladet Generelt). På fanen Klientinformation vil du kunne se oplysninger relevant for BU-sagen Opret en BU-sag som en konsulentsag Den konsultative sag har ikke tilknyttet en part og er i det hele taget mere anonym, da man ikke angiver cpr. nr., alder eller køn. Du kan selv anføre navnet på barnet i feltet Bemærkning, hvis det ønskes. Da der ikke er nogen validering i forhold til et cpr.nr., kan der om nødvendigt angives et fiktivt navn eller et kaldenavn. 1. Klik på knappen Ny sag (Autoprofil) 2. Profilen for oprettelse af ny sag vises, vælg: a. Sagstype = BU-sag b. Undertype = Konsulent 3. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter). Fx: a. Sagstitel = vælg en relevant titel, som du kan huske b. Udfyld evt. Sagsindhold c. Vælg evt. Prioritet fra rullemenuen d. Klik på knappen Journalkode og et nyt vindue åbnes e. Vælg en journalkode i træstrukturen og klik OK f. Vinduet med journalplanen lukkes 4. Udfyld resten af de obligatoriske (gule) felter. Bemærk at felterne kassationskode og slettekode automatisk får udfyldt indhold svarende til den journalkode og facet, du har valgt. 5. Skift til fanen Klientinformation. Her står alle oplysninger vedr. BU-sagen. 6. Udfyld nu de resterende gule felter: a. Vælg en Faggruppe, fx psykolog b. Vælg en Henvendelse, fx faglige vanskeligheder c. Vælg en Faglig vurdering, fx råd og vejledning Vær opmærksom på, at værdierne i listernen er afhængige af, hvad du vælger som faggruppe. Der kan være andre værdier i dine lister end de nævnte. d. Vælg en Kategori, som modsvarer barnets alder, fx ungdomsuddannelse 7. Klik på knappen Ok for at gemme sagen Formpipe Software A/S 2014 Side 145

146 Sagen er nu oprettet og har fået tildelt et unikt sagsnummer (se på fanebladet Generelt). På fanen Klientinformation vil du kunne se oplysninger relevant for BU-sagen Tilføj og rediger ydelser på en BU-sag 1. Åbn sagsprofilen på en BU-sag 2. Skift til fanen Klientinformation. I nederste del af registreringen finder du felter til registrering af ydelser (hvis felterne ikke er umiddelbart synlige, kan det være, du skal sætte flueben i tjekboksen ud for Vis mere først). 3. Vælg en Ydelse, fx taxakørsel 4. Angiv et Beløb pr. md., fx Vælg Startdato og Slutdato for ydelsen 6. Klik på knappen Gem for at gemme ydelsen Ydelsen vil nu blive vist i ydelsesoversigten under sagsprofilen. Du kan redigere en ydelse på følgende måde: 1. Marker en ydelse i Ydelsesoversigten 2. Klik på knappen Rediger. Nu vises den valgte ydelse atter i felterne under Økonomi 3. Ret ydelsen, ret fx på Beløb pr. md. 4. Klik på knappen Gem Ydelsesoversigten opdateres nu med de ændrede data Søg BU-sager Når du i søgeprofilen vælger sagstypen BUSag, så får du en række ekstra felter at søge på. Disse felter svarer felterne på fanen Klientinformation, men ellers er der ikke forskel på måden at fremsøge sagerne på: 1. Klik på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Søgebilledet vises, stå på fanebladet Sager 3. Angiv søgekriterier: a. Sagstype = BUSag b. Undertype = Person c. Faggruppe = Angiv en faggruppe, du har brugt ved sagsoprettelse d. Henvendelse = Angiv en henvendelsesårsag, du har brugt ved sagsoprettelse e. Vælg evt. andre søgekriterier i relation til BU-sagstypen 4. Klik på knappen Søg th. på søgeprofilen Formpipe Software A/S 2014 Side 146

147 5. Et søgeresultat vises 6. Marker den første sag på listen 7. Højreklik og vælg menupunktet Åbn sagsprofil 8. Sagen åbnes 9. Klik på knappen Søg på værktøjslinjen for at vende tilbage til din søgning Styringsreolen Styringsreolen sættes op efter hver enkelt kundes behov. Derfor vil der sandsynligvis være forskel på de sagsgrupper og sagsfaser, som disse øvelser gennemgår og den opsætning, du ser i din Acadre. Men principperne for brug er naturligvis de samme. Du skal også være opmærksom på, at styringsreolen kan sættes op i forhold til bestemte sagstyper, så du kan måske ikke knytte styring til en valgt sagstype Sæt en sagsgruppe og sagsfase på en sag Du kan sætte styring på en sag med det samme, du opretter den, via brug af en autoprofil eller du kan gøre det på et vilkårligt tidspunkt efterfølgende. Denne øvelse tager udgangspunkt i, at du sætter styring på en eksisterende sag: 1. Fremsøg sagen og åbn sagsprofilen 2. Skift til fanen Journalisering 3. Under Styringsreol vælger du en Sagsgruppe ved hjælp af dropdownlisten, der passer til sagsbehandlingen. Hvis du ikke kan se styringsreolen på fanebladet, må du vælge en anden sagstype, da det som nævnt ikke nødvendigvis er alle sagstyper, der kan sættes i styring. 4. Vælg nu en Sagsfase fra dropdownlisten. Sagsfaserne vil være listet i den rækkefølge, som faserne udføres i. Første sagsfase vil typisk hedde Opstået, Oprettet, Igangsat eller lign. 5. Til hver sagsfase kan der være foreslået en standard Fase frist. Hvis den er tom, kan du udfylde fristen med en fremtidig dato, enten ved at skrive i datofeltet eller ved at klikke på den lille pil til højre i datofeltet og vælge datoen fra kalenderen. Du kan også indsætte en dynamisk dato fx 3 uger frem i tiden ved at skrive dd Hvis du ønsker at tilføje en note til fristen, kan du gøre det ved at klikke på opslagsknappen [ ] til højre for datofeltet. 7. Klik på Gem Nu er sagsgruppen, sagsfasen og fasefristen gemt på sagen, og du kan følge sagsforløbet i listevisningen under sagsprofilens journaliseringsfaneblad. Du kan også fremfinde sagen via oversigten i arbejdslisterne; se øvelse Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Fejl! nvisningskilde ikke fundet.. Formpipe Software A/S 2014 Side 147

148 210. Skift sagsfase 1. Fremsøg den sag, du netop har placeret i styringsreolen og åbn sagsprofilen. Du kan nu skifte fase på flere måder: a. På sagsprofilen i. Klik på knappen Næste fase b. Skift til fanen Journalisering i. Under Styringsreol vælger du en efterfølgende Sagsfase, der passer til sagsbehandlingen. Sagsfaserne vil være listet i den rækkefølge, som faserne udføres i, men du kan godt skifte til en tidligere fase, hvis der er behov for det. ii. Udfyld Fase fristen med en fremtidig dato, hvis den er tom, enten ved at skrive i datofeltet eller ved at klikke på den lille pil til højre i datofeltet og vælge datoen fra kalenderen. iii. Hvis du ønsker at tilføje en note til fristen, kan du gøre det ved at klikke på opslagsknappen [ ] til højre for datofeltet. iv. Klik på Gem c. Menuen Handlnger -> Sager i. Vælg menupunktet Skift til næste sagsfase ii. Eller vælg menupunktet Skift sagsfase og vælg en vilkårlig efterfølgende sagsfase Hver gang du skifter sagsfase, vil listevisningen på journaliseringsfanebladet under sagsprofilen blive opdateret med oplysninger om faseskiftet. Således kan du her se, hvor længe sagen har tilbragt i hver fase Sagen afventer en hændelse Markering af at sagen afventer en hændelse kan bl.a. ske, når man afventer et svar fra en ekstern virksomhed, eller hvis fx sagen er sendt i høring: 1. Fremsøg den sag, du netop har placeret i styringsreolen og åbn sagsprofilen. Du kan nu skifte værdien i feltet afventer på to måder: a. Menuen Handlnger -> Sager i. Vælg menupunktet Skift afventer og vælg fx Afventer eksternt. Når du bruger menupunktet har du ikke mulighed for at vælge at feltet skal være tomt. b. Skift til fanen Journalisering i. Ud for Afventer under Styringsreol åbner du dropdownlisten ved hjælp af pilen ii. Vælg fx Afventer eksternt fra dropdownlisten Formpipe Software A/S 2014 Side 148

149 iii. Klik på Gem Listevisningen på journaliseringsfanebladet under sagsprofilen opdateres med de gemte oplysninger, så du kan se, at sagen afventer eksternt svar. Når behandlingen af sagen genoptages, kan du fjerne værdien i feltet Afventer ved at vælge [blank værdi] fra dropdownlisten og klikke Gem. Herved opdateres listevisningen med en slutdato for afventningsperioden Marker sagens afgørelse Når sagen er afgjort, akn du markerer afgørelsen i styringsreolen: 1. Fremsøg den sag, du netop har placeret i styringsreolen og åbn sagsprofilen. Du kan nu skifte værdien i feltet Afgørelse på to måder: a. Menuen Handlnger -> Sager i. Vælg menupunktet Skift afgørelse og vælg fx Godkent b. Skift til fanen Journalisering i. Ud for Afgørelse under Styringsreol åbner du dropdownlisten ved hjælp af pilen ii. Vælg fx Godkendt fra dropdownlisten iii. Klik på Gem Når du skifter afgørelse kan systemet være sat op til at sagen afsluttes. Så vises en dialogboks, hvor du skal svarer ja eller nej til at afslutte sagen Afslut sagen med faseskifte Der kan være forskel på, om en sag ændrer status til Afsluttet eller ej ved afslutningen af en sagsgruppe. Men ofte vil sagsgruppen være sat op således, at et skifte til sidste fase i sagsgruppen også afslutter sagen. Samtidig vil du kunne angive en afgørelse på sagen: 1. Fremsøg den sag, du netop har placeret i styringsreolen og åbn sagsprofilen 2. Skift til fanen Journalisering 3. Åbn dropdownlisten ud for Sagsfase under Styringsreol 4. Vælg den sidste sagsfase i sagsgruppen, den vil typisk hedde Afsluttet, Sagsafslutning eller lign. 5. Svar Ja til dialogboksen, om du ønsker at ændre sagsfasen, selvom det vil afslutte sagen 6. I feltet Afgørelse vælger du den afgørelse fra dropdownlisten, der passer til sagen, fx Godkendt 7. Klik på Gem Formpipe Software A/S 2014 Side 149

150 Sagen er nu gemt og afsluttet. Hvis du ikke bliver spurgt, om sagen skal afsluttes, kan du selv skifte sagsstatus på fanen Generelt, hvis du efterfølgende ønsker at lukke sagen. Havde du ulåste dokumenter på sagen, dokumenter der var checket ud og/eller dokumenter der manglede opfølgning, vil du, inden sagen afsluttes, blive spurgt, om du ønsker at låse dokumenterne, checke dokumenterne ind og følge op på dokumenterne. Formpipe Software A/S 2014 Side 150

151 Formpipe Software A/S 2014 Side 151