Dialogbaseret aftale mellem Viborg Stadion Center og KSE 2014 1
Generelt om dialogbaserede aftaler Den dialogbaserede aftale, er en aftale der indgås mellem forvaltningen og den enkelte budgetansvarlige enhed. Aftalen udarbejdes årligt, og følger kalenderåret. I KSE er det ambitionen, at der i aftalerne på sigt tages udgangspunkt i en 4-årig udviklingsplan, hvor 1-årige effektmål skal angive mål/områder. Disse mål skal helt naturlig have en god sammenhæng med de vedtagne strategier, hvor der som minimum er krav om: at øge bredden i kulturtilbuddene, således at flest mulige borgere inddrages i et aktivt kulturliv, at øge tilgængeligheden til kulturtilbud. Nye arenaer, nye formidlingsformer i ønsket om en stadig demokratisering af kulturlivet, at øge omfanget af partnerskaber og samarbejder i udvikling af kulturlivet. De valgte mål skal som udgangspunkt nås indenfor den økonomiske ramme, der er tildelt enheden. Kerneydelse og enhedens service til brugerne fortsættes og videreudvikles sideløbende med, at der arbejdes med de skitserede mål. Aftalen tjener således flere formål: Den skal fungere som et dialogredskab mellem forvaltningen og driftsenheden Skabe synlighed og sammenhæng mellem de politiske prioriteringer, budget og driftsenhedens aktiviteter Sikre en systematisk opfølgning på sektorpolitikker og mål på området. Nedenstående aftale mellem Viborg Stadion Center og KSE omhandler følgende områder: 1. Energibesparelser 2. Belægningsprocent 3. Deltagelse i events 4. Uddannelse og udvikling af arbejdsmetoder 2
1.a. Fokusområder i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Energibesparelser Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Viborg kommune har en vision om at skabe en sund og grøn kommune. For at leve op til visionen er det derfor vigtigt at kommunens institutioner er bevidste om brugen af vand, varme og elektricitet. Samtidig andrager udgifterne til forbruget en stor del af budgettet, hvorfor en besparelse har stor indflydelse på centrets samlede budget. Besparelse på forbruget af vand, varme og el på 5% årligt. Besparelse gælder kun forbruget i hallerne og ikke udendørs på banen, da disse udgifter er meget afhængige af VFF s placering og vejret i almindelighed. Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Den forventede besparelse regnes ud fra det gennemsnitlige forbrug over de sidste 4 år. El: Gennemsnitlig årlig forbrug 480 Mwh besparelse 25 Mwh Vand: Gennemsnitlig årlig forbrug 2240 m3 besparelse 112 m3 Varme: Gennemsnitlig årlig forbrug 797 Mwh besparelse 40 Mwh Der laves en målrettet indsats for at nå besparelsen. Herunder søges lette løsninger og øget bevidsthed hos medarbejderstaben og centrets brugere. I det omfang det skønnes nødvendigt, efteruddannes medarbejdere i energibesparende løsninger. Finansiering af indsatsen skal ske inden for Institutionens nuværende ramme. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 3
1.b. Fokusområder i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Hallernes belægningsprocent. Hallerne udnyttes mest i eftermiddags- og aftentimerne. Der er således et stort potentiale for at øge brugen i specielt morgen- og formiddagstimerne, for derved også at øge indtjeningsmulighederne. Belægningsprocenten skal have en positiv udvikling. Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Belægningsprocenten for 2014 sammenholdes med tallet for 2013. Resultatet evalueres med forvaltningen. Der iværksættes forsøg med nedsatte priser i ydertimerne og der gøres en aktiv indsats for at tiltrække nye brugergrupper, herunder dagplejere, daginstitutioner og lignende. Finansiering af indsatsen skal ske inden for Institutionens nuværende ramme. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 4
1.c. Fokusområder i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Deltagelse i events (Viborg sport og events, Snapsting og lignende). Generation Handball er en begivenhed, der kræver en indsat fra alle medarbejdere omkring Tingvej. Viborg Stadion Center har en god skare af medarbejdere der fleksibelt og hurtigt kan løse en række praktiske opgaver. På samme vis er det naturligt, at centrets medarbejdere indgår i arbejdet omkring Viborg Sport og events omdannelse og organisering af området omkring Tingvej. Specifikke mål for deltagelsen aftales med forvaltningen i foråret 2014. Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Indsatsen evalueres med forvaltningen. Viborg Stadion Center bidrager aktivt i relevante arbejdsgrupper omkring Viborg Sport og Events, Generation Handball og Snapsting 2014, herunder især i planlægning og udførelsen af praktiske opgaver. Forvaltningen orienterer løbende om de omtalte arrangementer til centrets personalemøder. Det henstilles, at ferie ikke afholdes i uge 31 (Generation Handball) Finansiering af indsatsen aftales med forvaltningen. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 5
1.d. Fokusområder i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Uddannelse og udvikling af arbejdsmetoder Med ønsket om at skabe attraktive arbejdspladser, hvor der hersker et godt arbejdsmiljø og hvor der til stadighed er udvikling i opgavevaretagelsen, fokuseres der på at udvikle medarbejdernes kompetencer. Måler er at skabe en god arbejdsplads med en effektiv og fleksibel opgavevaretagelse. Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatsen evalueres med forvaltningen ultimo 2014. Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? MUS-samtalerne primo 2014 fokuserer på medarbejdernes kompetencer, herunder bl.a. en opkvalificering af områderne: stilladsarbejde, brand, energi og græspleje. Det sikres, at centret er i stand til at være fleksible i dagligdagen og gennem rotation kan dække alle opgaver. Finansiering af indsatsen skal ske inden for Institutionens nuværende ramme. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 6
2. Aftaler i aftaleperioden Aftaler, der indgås mellem aftaleparterne, som har betydning for institutionen/aftaleenheden i aftaleåret. Emne Aftale Dialog Økonomi Personaleforhold Andet 3. Opfølgning Der foretages en årlig opfølgning i november-december i aftaleåret, hvor evalueringen af aftalen samtidig er optakt til indgåelse af aftale for det følgende år. Emne Generelt om aftaleperiodens forløb Aftale Succeser Forbedringsområder Opfølgning er foretaget af Dato for opfølgning 7
8