Parterne Samarbejdsaftale mellem Fredericia Kommune, Conventus og DGI 1 Denne aftale finder anvendelse mellem parterne Fredericia Kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia, som den ene part og Conventus A/S, Sinding Hovedgade 3, 7400 Herning samt DGI Sydøstjylland, Langmarksvej 45, 8700 Horsens som den anden part. Opgaven 2 Udbredelse af Conventus Pro-Pakke til alle foreninger i kommunen. Anvendelse af Conventus Pro Pakke som administrationsværktøj mellem selvejende idrætshaller, skoler, foreninger og den kommunale forvaltning. Anvendelse af Conventus i forbindelse med kommunal fritidsportal. (Se bilag 1) Aftalen omfatter: 68 idrætsforeninger 35 øvrige foreninger 1 Idrætscenter 4 Selvejende haller 3 Kommunale haller 15 Skoler Aftaleperiode 3 Nærværende aftale finder anvendelse i en 2 årig periode fra 1.2.2012 til 1.2.2014. Licensen for de selvejende haller og Fredericia Idrætscenter løber fra den dag den enkelte hal tager Conventus i brug og to år frem, dog skal de være taget i brug senest den 1. august 2013. Stk. 2 Såfremt aftalen ønskes forlænget, aftales dette i løbet af aftaleperioden. Forhandling om fornyelse eller forlængelse af aftale indledes senest 5 måneder før kontraktudløb. Stk. 3 Aftalen er uopsigelig fra begge parters side i aftalens løbetid, medmindre der foreligger misligholdelse, jf. 7. Betaling 4 Conventus fakturerer kr. 271.800 kr. for de, i bilag 1, skitserede elementer. Stk. 2 Betaling falder i to rater med 198.250 kr. det første år og 73.550 kr. det andet år. Første rate faktureres ved aftalens begyndelse. Anden rate faktureres 1 år senere.
Overdragelse 5 Ingen af parterne kan overdrage forpligtigelser i henhold til denne aftale. Loyalitetsforpligtelser 6 Alle parter forpligter sig til loyalt at varetage hinandens interesser i henhold til nærværende aftale (gensidig loyalitetsforpligtelse). Stk. 2 Parterne forpligtes til at holde den anden part underrettet om ethvert forhold, der har/kan have indflydelse på aftalen. Stk. 3 Opstår der nye forhold efter denne aftales indgåelse, der kan have betydning for de andre parter, skal de andre parter underrettes om dette forhold straks. Stk. 4 Parterne må ikke indgå aftale med tredjemand, der bevirker at forpligtelserne i henhold til denne aftale bliver påvirket i strid med den anden parts interesser. Opsigelse 7 Nærværende aftale kan i tilfælde af misligholdelse opsiges med 14 dages varsel. Stk. 2 DGI og Conventus er endvidere berettiget til at opsige nærværende aftale med Fredericia Kommune, såfremt det vurderes, at der indtræder forhold, der gør, at DGIs og Conventus associationer med Fredericia Kommune kompromitterer DGIs og Conventus værdier og profil. Sådanne forhold betragtes som misligholdelse. Stk. 3 Opsigelse i medfør af en situation som nævnt i stk. 2 kan ske med 14 dages varsel. Stk. 4 DGI og Conventus forpligter sig til at gøre Fredericia Kommune opmærksom på, at et sådant forhold anses at foreligge, inden opsigelse foretages, således at Fredericia Kommune kan afklare en misforståelse eller bringe misligholdelsen til ophør. Erstatning 8 Såfremt DGI eller Conventus måtte blive erstatningsansvarlig overfor Fredericia Kommune i medfør af denne kontrakt, vil erstatningens størrelse ikke kunne overstige et samlet beløb på kr. 100.000 kr.
Force majeure 9 En part anses ikke for ansvarlig overfor de andre parter for misligholdelse, som skyldes force majeure. Stk. 2 Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den part der er ramt af force majeure, har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part uden ugrundet ophold fra det tidspunkt force majeure situationen er opstået. Lovvalg 10 Aftalen er underkastet dansk ret. Mediation 11 Måtte der mellem parterne opstå en tvist, er parterne forpligtet til at søge en sådan tvist løst i mindelighed ved mediation. Enhver part har ret til at kræve, at der foretages mediation. Er parterne ikke enige om valg af mediator, udpeges denne af foreningen af danske mediatoradvokater. Stk 2. Opnås der ikke enighed ved mediation, kan tvisten afgøres endeligt ved voldgift efter regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Voldgiftsretten skal bestå af 3 medlemmer, hvoraf hver aftalepart udnævner ét medlem. Det 3. medlem, voldgiftens formand, udpeges af Voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler. Ingen tvist kan således indbringes for de almindelige domstole. Ændringer og tilføjelser 12 Alle ændringer i eller tilføjelser til denne aftale skal foretages skriftligt. Mundtlige aftaler der ændrer eller tilføjer bestemmelser efter denne aftales underskrivelse, er således ikke gyldige. Ugyldige bestemmelser 13 I tilfælde af at en eller flere af bestemmelserne i denne aftale er ugyldige, berøres gyldigheden af de øvrige bestemmelser i aftalen ikke heraf.
Vilkår for brugernes anvendelse af Conventus 14 Forhold omkring de generelle bestemmelser for den enkelte brugers (forening, facilitet m.v.) anvendelse af Conventus er beskrevet i Generelle vilkår for brug af Conventus /disclaimer, som er vedlagt denne aftale. Fredericia den / 2012 Herning den / 2012 Vibeke Kinch, Direktør, Børn og Kultur Fredericia Kommune Jimmy Damgaard Conventus Horsens den / 201 Peer Stokholm DGI Sydøstjylland
Bilag 1: Fredericia Kommune Udbredelse af Conventus i Fredericia Kommune 1. Aftalens omfang Alle foreninger og idrætshaller i Fredericia Kommune kan i projektperioden gratis anvende Conventus Pro Pakken. Endvidere kan de skoler, som har faciliteter som anvendes af idrætsforeninger eller andre foreninger i Fredericia Kommune anvende Conventus Pro Pakke. Den primære projektperiode er aftalt til 1.2.212 30.1.2014. Derefter videreføres projektet i en 2-årig periode. Her fokuseres på fastholdelse. Der arbejdes med 4 bølger af udbredelse. 1. Bølge igangsættes marts/april 2012 2. Bølge igangsættes september/oktober 2012 3. Bølge igangsættes februar/marts 2013 4. Bølge igangsættes oktober/november 2013 Der leveres data fra foreningsregister samt bookingoversigter fra haller til kommunal fritidsportal. Eventuelt som pop-up vindue direkte hos Conventus. 2. Conventus Pro Pakken Conventus Pro Pakken indeholder: Medlemskartotek og holdkartotek med onlinetilmelding og betaling med dankort Let kommunikation med udvalg og hold via bl.a. e-mail og SMS Finanssystem til udarbejdelse af regnskab Fælles aktivitets- og mødekalender med dagsorden og referater m.v. Fælles videns database Bookingsystem med online booking 3. Informationsarrangementer for foreninger Der afvikles informationsarrangementer hvor Conventus præsenteres. Arrangementerne afvikles i Fredericia Kommunes lokaler. Fredericia Kommune afholder lejeudgifter og andet i forbindelse med arrangementerne. Conventus og DGI præsenterer og fremviser Pro-Pakkens indhold, muligheder og perspektiver. Informationsmøderne aftales løbende, men Fredericia Kommune forventer at der afholdes et møde for skolerne mellem 1. Og 2. Bølge, og to møder mellem 3. Og 4. Bølge (for foreninger). 4. Conventus-workshops Der afvikles Conventus-workshops, hvor foreningsrepræsentanter får lejlighed til at arbejde med og afprøve Conventus Pro Pakke. Udstrækning Deltagerantal Undervisere 3 timer Maks. 24 deltagere 2 pladser pr forening 2 undervisere (1 underviser ved færre end 15 deltagere) DGI Sydøstjylland forestår undervisningen.
Faciliteter Deltagerne Fredericia Kommune Pris Tilmelding Lokale med fast og sikker internetforbindelse. Der skal være adgang til support ved nedbrud i lokalet. Projektor og pc til rådighed Gerne IT undervisningslokale med faste PCer. Hvis det ikke er muligt med IT undervisningslokal skal deltagerne medbringer bærbar pc. Afholder udgifter til lokaleleje, forplejning og lignende i forbindelse med workshops. Fredericia Kommune er synlig og deltager i workshops. Deltagelsen er gratis Tilmelding til kurserne sker online gennem www.dgi.dk Conventus workshops fordeler sig med 2 i første bølge, 2 i anden bølge, 2 i tredje bølge og 2 i fjerde bølge. Yderligere workshops aftales efter behov, de afvikles efter ovenstående retningslinjer og derudover uden yderligere udgifter for Fredericia Kommune til DGI og Conventus. 5. Uddannelse af haller og skoler Repræsentanter fra haller uddannes i anvendelse af Conventus pro Pakke. Der afvikles workshops af 2 x 4 timer. Fredericia Kommune afholder udgifter til lokaleleje, forplejning og lignende i forbindelse med workshops. For skoler afholdes der 2 workshops af 3 timer med op til 24. Deltagere pr. gang. Fredericia Kommune stiller lokaler m.m.til rådighed, og DGI eller Conventus forestår undervisningen. Fra hver af de skoler der skal benytte Conventus uddannes 2 personer. Det er et krav, at undervisningslokalerne indeholder mindst 12 selvstændige arbejds-pc er med fast internetadgang. Der skal være adgang til support ved nedbrud i lokalet. Conventus forestår undervisning. Fredericia Kommune er synlig og deltager i workshops. 6. Forenings finanskurser Der afvikles finanskurser, hvor foreningernes økonomiansvarlige har mulighed for at blive uddannet i Conventus Pro Pakkens finansmodul. Udstrækning Deltagerantal Undervisere Faciliteter Deltagerne Fredericia Kommune 3 timer Maks. 20 deltagere 2 pladser pr forening 2 undervisere (1 underviser ved færre end 12 deltagere) DGI Sydøstjylland forestår undervisningen. Lokale med fast og sikker internetforbindelse. Der skal være adgang til support ved nedbrud i lokalet. Projektor og pc til rådighed Gerne IT undervisningslokale med faste PCer. Hvis det ikke er muligt med IT undervisningslokal skal deltagerne medbringer bærbar pc. Afholder udgifter til lokaleleje, forplejning og lignende i forbindelse med workshops.
Fredericia Kommune er synlig og deltager i workshops. Pris Tilmelding Finanskurserne er behæftet med deltagerbetaling på 200 kr. pr. deltager, som afholdes af foreningen. Tilmelding til kurserne sker online gennem www.dgi.dk Finanskurserne tilbydes i hver af de 4 bølger. Yderligere finanskurser aftales efter behov og afvikles efter ovenstående retningslinjer. 7. Foreningsworkshops Hvis foreninger ønsker særlige workshops hjemme i foreningen kan sådanne workshops rekvireres ved kontakt til DGI Sydøstjylland. Udstrækning Deltagerantal Undervisere Faciliteter Deltagerne Fredericia Kommune Pris Tilmelding 3 timer Minimum 8 deltagere maks. 20 deltagere 1 underviser DGI Sydøstjylland forestår undervisningen. Lokale med fast og sikker internetforbindelse. Der skal være adgang til support ved nedbrud i lokalet. Projektor og pc til rådighed Gerne IT undervisningslokale med faste PCer. Hvis det ikke er muligt med IT undervisningslokal skal deltagerne medbringer bærbar pc. Foreningen afholder udgifter til lokaleleje og forplejning. DGI-medlemsforeninger: 150 kr. pr. deltager, som afholdes af foreningen Øvrige foreninger: 1.400 kr. + 150 kr. pr. deltager, som afholdes af foreningen Tilmelding til kurserne sker online gennem www.dgi.dk 8. Kultur & fritidsafdelingen Et antal medarbejdere fra Fredericia Kommunes Kultur- & Fritidsafdeling oplæres i Conventus. Det sker gennem 2 x 4 timer workshops samt telefonsupport fra Conventus. Kultur- og fritidsafdelingens medarbejdere håndterer de involverede skolers anvendelse af Conventus. 9. Support Support omkring Conventus varetages af DGI. 10. Kontraktvilkår og prisoverslag For Fredericia Kommune er aftalt kr. 271.800 kr. Beløbet inkluderer de ovenfor nævnte aktiviteter i forbindelse med udbredelse af Conventus. 11. Følgegruppe Conventus og DGI Sydøstjylland indgår i lokal følgegruppe som følger arbejdet med udbredelse af Conventus i Fredericia kommune.