MANUFACTURING KNOWHOW Guide 4 Forbedret kvalitetskontrol og overholdelse af branchekrav 4 TRIN TIL FORBEDRINGER i virksomheden KRITISKE SPØRGSMÅL I skal stille jer selv LÆR AF DE førende produktionsvirksomheder HØR HVAD Microsoft Dynamics bidrager med Gør som de bedste! Baseret på en benchmarkundersøgelse udarbejdet af Aberdeen Group for Columbus
4 TRIN TIL AT FORBEDRE kvalitetskontrol og overholdelse af branchekrav Trin 1: Opbyg fundamentet for compliance i økonomistyringen Trin 2: Gør bæredygtighed til en koncernprioritet, og skærp målene for miljø, sundhed og sikkerhed Trin 3: Fjern negative indvirkninger på leverancekæde og indtjening med automatisk styring af REACH og RoHS compliance Trin 4: Indfør kontrolkultur og integrerede værktøjer til revisionsstyring, så manglende compliance ikke kan påvirke virksomhedens resultat Compliance er på kort tid blevet et af de vigtigste områder for diskrete produktionsvirksomheder. Der stilles compliance-krav til organisationerne fra alle sider. Hvis lovgivning om finansielle og økonomiske forhold, sundhed og sikkerhed, miljø og produktstyring ikke overholdes, kan det have enorme negative konsekvenser for en virksomheds brand og økonomiske resultater. SYNLIGHED OG KONTROL Vi introducerer RapidValue forretningsprocesmodellering, en løsning, der er fuldt integreret med den førende ERP-løsning, Microsoft Dynamics AX. Denne guide til diskret produktion er udarbejdet, som et både hurtigt og effektivt referenceværktøj til ledelsen og giver en viden om, hvordan man kan styre compliance i fire enkle trin, der er lette at implementere. De enkelte trin giver et godt overblik over konceptet understøttet af resultater fra brancheanalytikeres undersøgelser samt andre produktionsvirksomheders erfaringer. Afsnittene afsluttes med en gennemgang af, hvordan Columbus teknologi og servicetilbud kan understøtte processen. Vi håber, at guiden bliver det første trin i jeres proces mod effektiv compliance, og vi ser frem til eventuelt at bidrage som jeres partner. Løsningen opfylder op til 80 % af produktionsvirksomhedernes forretningskrav i standardløsningen. ColumbusManufacturing har undersøgt bedste praksis inden for fremstillingsprocesser og indbygget dem i Microsoft Dynamics AX, så virksomhederne kan udnytte løsningen fuldt ud og sikre en hurtigere tilbagebetaling af investeringen. Hvordan kan RapidValue bidrage til bedre compliance? Dokumenterede processer og procedurer til overholdelse af standarder (fx ISO 2000) Synlighed i processer og procedurer, der understøtter revision Ensartet brug af kerneprocesser i alle forretningsenheder Mulighed for at fastlægge kontrolpunkter i forretningsprocesserne Applikationsanvendelse identificeres af processtøttekontrol Brugerprocedurer fastlægger brugerrolle entydigt RapidValue sikrer ensartethed, synlighed og kontrol Baseret på en benchmarkundersøgelse udarbejdet af Aberdeen Group for Columbus Læs mere om RapidValue på www.columbusglobal.dk/manufacturing/rapidvalue
1: Produceret af Kamstrup, Møbler produceret af Orangebox, Opbyg fundamentet for compliance i økonomistyringen I de seneste ti år har økonomisk risikostyring og overholdelse af lovgivning vedrørende økonomiske og finansielle forhold, såsom Sarbanes-Oxley, stået øverst på topledelsernes dagsorden. Hvis diskrete produktionsvirksomheder ikke allerede har indført Hvis diskrete produktionsvirksomheder benytter regneark og andre isolerede dokumenter til at styre og registrere de økonomiske data, vil der være mange muligheder for at ændre eller manipulere dokumenterne ud fra en række forskellige motiver. Uden dokumenteret Sikkerhed og revisionsspor Adgangsrettigheder til data og funktionalitet i Microsoft Dynamics AX tildeles via en robust sikkerhedsmodel. I sikkerhedsmodellen kan virksomheden definere medarbejderroller og opsætte regler for de menuvalg, de gives adgang til, data, de kan se, og data, de kan ændre. For at sikre en hurtig organisatorisk implementering af sikkerhedsmodellen leveres systemet med 85 fordefinerede roller, der hver især kan tilpasses eller bruges som skabelon til oprettelse af nye roller. For yderligere at reducere den administrative byrde autoriseres adgangen til Dynamics AX via netværkets Active Directory. Budgetstyring I Microsoft Dynamics AX 2012 kan budgetstyring anvendes til at overvåge budgetter og give feedback om restbudget ved indtastning af budgettransaktioner, regnskabsoplysninger eller kildedokumenter, såsom købsordrer og fakturaer. Med budgetstyringen kan virksomheden aktivt styre sine udgifter ved at opsætte meddelelser, når et transaktionsbeløb for en konto overskrider det beløb, der er til rådighed på det tilsvarende budget. Brugerne kan opsætte en beregningmodel, der angiver resterende budgetbeløb, og angive, hvilke transaktioner der skal omfattes af budgetstyringen. automatisk løsninger til økonomistyring og compliance, vil der være mange huller i økonomiprocesserne, der på sigt kan medføre ukalkulerede risici og problemer med manglende overholdelse af gældende regler. kontrol eller revisionsspor og med mulighed for at manipulere tal for omsætning, finansielle risici osv. kan der gå måneder eller år, før uregelmæssigheder opdages. Diskrete produktionsvirksomheder bør indføre automatiserede løsninger til både økonomirapportering, risikostyring og økonomisk compliance for at sikre, at der ikke længere er mulighed for at angive urigtige oplysninger, og for at minimere risici og sikre pålidelige økonomiske data. Microsoft Dynamics AX omfatter et fuldt revisionsspor over alle aktiviteter foretaget af systemets brugere, herunder detaljer om ændring af data (før og efter skærmbilleder registreres). Systemet understøtter også digital signering, hvor man opsætter regler for, hvornår brugeren skal kvittere med adgangskode for at foretage visse dataændringer, for eksempel ved godkendelse af nye produktopskrifter. Systemet kan også bede brugeren om at angive årsagskoder og anføre bemærkninger ved givne handlinger. Compliance Management Compliance Management i Microsoft Dynamics AX gør compliance enklere ved at indføre ét centralt sted, hvor forretningsprocesser, interne kontroller og rapportering vises, administreres og styres. Compliance Centre giver let adgang til alle oplysninger og aktiviteter vedrørende compliance og varetager sikkerheden omkring forretningsoplysningerne med et bredt sæt værktøjer til administration og styring af følsomme data og kritiske KPI'er. Brugeren kan se grafer over interne kontrollers effektivitet, styre aktionspunkter ud fra alarmer eller workflow og indsætte link til vigtige eksterne compliance-hjemmesider. For hurtigt at skabe forbedringer i økonomistyringen tager de førende diskrete produktionsvirksomheder følgende skridt: Afskaffer brug af usikre dokumenter til fordel for automatisk økonomistyring og rapportering Implementerer en formel risikostyringsproces til identificering, kvantificering og minimering af risici i økonomiprocesserne De dygtigste diskrete produktionsvirksomheder har over 75 % større sandsynlighed for at anvende Ur fremstillet af Georg Jensen, > > Hvor høj risiko foreligger i jeres organisation? > > Kan I garantere, at virksomheden overholder alle krav lige nu? standardiserede KPI'er og målepunkter for rapportering end andre virksomheder, der ikke er så langt i processen. Baseret på en benchmarkundersøgelse udarbejdet af Aberdeen Group for Columbus 4 5
2: Styringsenhed produceret af Sevcon, Produktionsmiljøet hos Thorlabs, Inc., Pumper fremstillet af MetPro, Gør bæredygtighed til en koncernprioritet, og skærp målene for miljø, sundhed og sikkerhed Bæredygtighed er på kort tid gået fra at være et populært buzzword til at være et centralt strategisk område i mange af de førende diskrete produktionsvirksomheder. De diskrete produktionsvirksomheder reorganiserer sig efter bæredygtighedsarbejdet og opretter ofte nye roller og rapporteringsstrukturer, der ledes af en Chief Sustainability Officer (CSO) eller direktør for bæredygtighed. I de virksomheder, der er kommet så langt, har virksomhedens CSO ansvar for mange både årsager og effekter ved negative hændelser og fælles systemer til udarbejdelse af årsagsanalyser og udveksling af bedste praksis. Med den nuværende lovgivning er det afgørende, at alle dele af en organisation styrer miljø- og arbejdsmiljøemner på samme niveau. Forskelle i afdelingernes miljø- og arbejdsmiljøpræstation kan ikke længere tilskrives manglende viden eller redskaber. Hvis ét produktionssted er i stand til at overholde kravene, bør alle andre også være det. OSHA og andre lovgivere ser negativt på diskrete produktionsvirksomheder, der har Arbejdsmiljøhændelser Dynamics AX understøtter logning af arbejdsmiljøhændelser, herunder nærved-ulykker og ulykker med fravær. For effektivt at styre den forretningsmæssige risiko forbundet med den type hændelser giver systemet mulighed for at tildele processer og opgaver/evalueringer automatisk til medarbejdere på basis af den indledende hændelsesrapport. Virksomhedens miljøog arbejdsmiljøafdeling har mulighed for at overvåge den opfølgning, der sker på hver enkelt indrapporteret hændelse. Derudover kan brugerne henvise til og tilføje artikler til systemets vidensbase, så man har en central referenceramme og understøtter løbende forbedringstiltag. Rapporter, alarmer og målepunkter De omfattende, indbyggede redskaber til rapportering, varsling og forretningsinformation i Dynamics AX giver brugerne mulighed for at opnå en viden om frekvens, årsager og opfølgning på sundhed- og sikkerhedshændelser. Torsten Lytken Infrastructure Systems Director Thorlabs, Inc. HURTIG REAKTION PÅ HÆNDELSER De globale told- og handelsregler ændres konstant, og hvis vi ikke hele tiden agerer korrekt i forhold til reglerne, kan det få alvorlige konsekvenser for effektiviteten i vores leverancekæde. interne og eksterne områder, herunder miljø-, sundhedsog sikkerhedsområderne. For at sikre overholdelse af miljø- og arbejdsmiljøkrav fastlagt af OSHA, Clean Air, Clean Water og andre omstrukturerer de førende diskrete produktionsvirksomheder de interne processer og kommunikationen med eksterne interessenter. Hvad angår miljø- og arbejdsmiljøprocesserne, har de førende diskrete produktionsvirksomheder indført central styring af nærved-ulykker, ulykker med fravær og miljøudslip for at sikre compliance. Det indebærer ét fælles rapporteringssystem, et standardiseret sæt af varierende præstationsgrader og varierende compliance på forskellige fabrikker. For hurtigt at skabe forbedringer på miljø-, sundhedsog sikkerhedsområdet tager de førende diskrete produktionsvirksomheder følgende skridt: Automatisk opsamling af data om manglende overholdelse af miljø- og arbejdsmiljøregler Central styring af miljø- og arbejdsmiljøregler Transparent rapportering til interne og eksterne interessenter vedrørende miljø- og arbejdsmiljømål > > Havde jeres virksomhed flere eller færre ulykker med fravær end sidste år? Ved I hvorfor? De dygtigste diskrete produktionsvirksomheder har over 67 % større sandsynlighed for at kende miljøpåvirkningen af deres drift end andre virksomheder, der ikke er så langt i processen. Baseret på en benchmarkundersøgelse udarbejdet af Aberdeen Group for Columbus Varmeudstyr produceret af Exheat, 6 7
3: Baneproduktion hos Progress Rail, Fremstillet af Hi-Tech Mold and Engineering S.E. Inc., Cykelholder produceret af Thule, Fjern negative indvirkninger på leverancekæde og indtjening med automatisk styring af REACH og RoHS compliance REACH (registrering, vurdering og godkendelse af samt begrænsninger for kemikalier, Den Europæiske Unions forordning (EF) 1907/2006) og RoHS-direktivet om begrænsning af anvendelsen af visse farlige stoffer i elektrisk og elektronisk udstyr, EU-direktiv 2002/95/EF) har ændret lovkravene til mange diskrete produktionsvirksomheder over de seneste ti år. Selvom der er tale om EU-forordninger, har de påvirket diskrete produktionsvirksomheder globalt, både fordi leverandørerne er globale, og fordi mange diskrete produktionsvirksomheder ikke ønsker at skulle styre forskellige produktvarianter, der overholder reglerne i forskellige regioner. For at overholde bestemmelserne i REACH-forordningen og RoHS-direktivet skal diskrete produktionsvirksomheder have kontrol over leverancekæden og navnlig kunne dokumentere, hvilke kemikalier og farlige stoffer omfattet af reglerne, der indgår i deres produkter. Diskrete produktionsvirksomheder skal også mærke produkterne korrekt og udarbejde lovmæssige deklarationer over, hvilke stoffer der indgår i produkterne. Endelig skal virksomhederne ifølge kravene kunne spore materialerne på komponentniveau gennem hele leverancekæden. Det kan være både en stor udfordring og omkostningstungt at opfylde kravene med traditionelle enkeltstående eller manuelle systemer, og derfor har mange diskrete produktionsvirksomheder indført centrale ERP-systemer med funktionalitet til styring af sporbarhed og compliance for at opfylde de lovmæssige krav. For hurtigt at sikre overholdelse af REACHog RoHS-reglerne tager de førende diskrete produktionsvirksomheder følgende skridt: Begynder at måle effekten af manglende overholdelse af REACH og RoHS på omsætningen Automatiserer indsamling af REACH- og RoHS-data gennem hele leverancekæden Compliance Produktionsvirksomhederne pålægges konstant nye krav, der skal overholdes. Overholdelse af forretningprocedurerne underkastes øget kontrol og revision, og samtidig indføres nye miljødirektiver (REACH, sikkerhedsdatablade etc.). Dynamics AX hjælper virksomhederne til bedre at styre complianceopgaverne med centraliseret produktinformation og klassifikation, herunder analyser af indgående og udgående materialevolumen. Oplysninger til sikkerhedsdatablade registreres for både indgående og solgte materialer, og regler for modtagelse og afsendelse af materialer kan defineres for situationer, hvor oplysninger til sikkerhedsdatablade mangler eller er forældede. Det er også vigtigt med klar og velimplementeret ændringsstyring for at undgå en konstant risiko for manglende overholdelse af nye regler. Dynamics AX muliggør en effektiv styring af produktændringer via indbyggede workflowprocesser, så man sikrer, at et produkt godkendes af alle krævede parter, før det indgår i leverancekæden. Lagerstyring Dynamics AX indeholder værktøjer til kontrol, der sikrer overholdelse af politikker for lagerbevægelser for varer, der kan være behæftet med kvalitetsproblemer. Samtidig understøtter Dynamics AX styring af udløbne produkter eller materialer via regler for tildeling heraf til produktion eller kunder. > > Kender I alle de materialer, som er omfattet af reglerne, der indgår i jeres produkter lige nu? Citat: En kunde hos Columbus GØR COMPLIANCE TIL ET PRIORITERET OMRÅDE Compliance prioriteres højt af ledelsen i diskrete produktionsvirksomheder, og Columbus med AX hjælper os til løbende at skabe forbedringer inden for regnskab, kvalitet og sporbarhed. Printløsninger produceret af Mueller Martini, 8 9
4: Belysningssystem produceret af Urbis Lighting Limited, Industrirobotter produceret af Kuka Systems, Produktionsudstyr fra Wheelabrator Group, Indfør kontrolkultur og integrerede værktøjer til revisionsstyring, så manglende compliance ikke kan påvirke virksomhedens resultat På baggrund af de lovgivningsmæssige og makroøkonomiske tendenser gennem de seneste 10 år vil myndigheder og revisorer skærpe kontrollen over de kommende år. For at leve op til de skærpede lovkrav foretager diskrete produktionsvirksomheder gennemgribende ændringer og går væk fra interne processer og ledelsesmetoder, der på det seneste har været fremherskende. Hvad ledelse angår, gør ledelserne compliance til en topprioritet. Det indebærer, at man skal belønne en kultur, der skaber transparens, fokusere på bæredygtighed og sætte mennesker først. Hvad processerne angår, skal virksomhederne sikre, at de hele tiden kan gennemgå en revision, og ikke afvente, at en tredjepart finder uhensigtsmæssigheder i organisationen. et klart signal. Når de diskrete produktionsvirksomheder ændrer metoden og i stedet implementerer processer, der sikrer compliance 100 % af tiden, er det et signal til alle, og virksomhedskulturen ændres. Det er også vigtigt at bemærke, at med hensyn til tredjeparts- eller leverandørrevisioner kan en manglende godkendelse være lige så skadelig eller måske endnu mere skadelig end en myndighedsrevision. Der er reelle forretningsmæssige fordele forbundet med altid at være klar til revision. For løbende at sikre, en revisionsklar organisationen, indbygger diskrete produktionsvirksomheder værktøjer til styring af revision og compliance i ERP-systemerne, som allerede styrer compliance med hensyn til økonomi, miljø og arbejdsmiljø, produktstyring og sporbarhed. Compliance Centre og revisionsstyring Compliance Management i Microsoft Dynamics AX gør compliance enklere ved at indføre ét centralt sted, hvor forretningsprocesser, interne kontroller og rapportering vises, administreres og styres. Compliance Centre giver let adgang til alle oplysninger og aktiviteter vedrørende compliance og varetager sikkerheden omkring forretningsoplysningerne med et bredt sæt værktøjer til administration og styring af følsomme data og kritiske KPI'er. Procesdokumenter kan gemmes, revideres og godkendes. Til hver enkelt proces kan identificerede risici registreres sammen med en risikovurdering (f.eks. sandsynlighed, effekt osv.). For hver risiko kan forretningen angive planer for afhjælpning og test. Procesdokumenterne refererer med stor sandsynlighed til funktioner i computersystemet. Det kan være sikkerhedsdefinitioner, workflow-regler og alarmeringsværktøjer. For at give revisoren indblik i, hvordan de er implementeret i systemet, indeholder compliancecentret en suite af systemrapporter, der angiver, at sikkerhed-, workflowog alarmmekanismer er korrekt opsat og benyttes. Brugeren kan se grafer over interne kontrollers effektivitet, styre aktionspunkter ud fra alarmer eller workflow og indsætte link til vigtige eksterne compliancehjemmesider. Udarbejdelse af forretningsprocesdokumenter kan være en vanskelig opgave. Dynamics AX har også et værktøj, der kan gøre opgaven lettere. Task Recorder giver brugerne mulighed for at begynde at registrere en serie hændelser, mens de navigerer gennem systemet og færdiggør en opgave. På baggrund af registreringen kan brugeren generere et Microsoft Office Word dokument med alle detaljer om de handlinger, brugeren har foretaget, og skærmbilleder af alle handlinger. Brugeren kan færdigredigere dokumentet til det endelige procesdokument. Task Recorder kan også generere Office PowerPoint præsentationer (nyttigt til intern uddannelse) og Office Visio flowdiagrammer. Ud over den eksterne revision indeholder Dynamics AX også værktøjer til intern revision. En intern revisionscase kan genereres automatisk i systemet for transaktioner omfattende udgifter, købsordrer og leverandørfakturaer. Casen kan køres gennem et workflow, hvor man sikrer, at opgaverne gennemføres, og at der er fuld synlighed til brug for revisionsprocessen. Når de diskrete produktionsvirksomheder vælger denne tilgang til compliance, kan de konstatere, at revisionsprocessen går langt lettere, når de implementerede systemer kan levere de nødvendige informationer til revisorerne, i den rigtige form og til enhver tid. Medarbejderne mærker også en ændring i kulturen. Når en diskret produktionsvirksomhed må bruge mere tid, mere energi og flere ressourcer, end den burde, en eller to gange om året for at forberede en revision, er det For hurtigt at skabe forbedringer på miljø-, sundhedog sikkerhedsområdet tager de førende diskrete produktionsvirksomheder følgende skridt: Implementerer en altid revisionsklar kultur Anvender revisionsstyringsværktøjer til at styre alle områder af compliance og bæredygtighed Integrerer revisionsstyring- og compliancesystemer i ERP-systemerne > > Hvor godt klarede I den seneste revision? Kunne resultatet have været bedre? > > Tror I, at konkurrenterne klarer sig bedre? De dygtigste diskrete produktionsvirksomheder har over 25 % større sandsynlighed for at have etablerede forretningsprocesser til håndtering af manglende overholdelse og sporbarhed end andre virksomheder, der ikke er så langt i processen. Baseret på en benchmarkundersøgelse udarbejdet af Aberdeen Group for Columbus 10 11
Læs også vores andre guider Guide 1: Forbedring af driftseffektivitet Guide 2: Forbedring af indtjeningen Guide 3: "Forbedring af samarbejdet i leverancekæden" Columbus indgår i tæt samarbejde med produktionsindustrien og udvikler målrettede løsninger som overbygning til den pålidelige Microsoft platform. Vores løsninger opfylder ofte 80 % af branchens krav i standardløsningen, og med en grundlæggende systemkonfiguration opnår virksomhederne den fulde effekt på forretningsresultaterne med lavere samlede ejeromkostninger. To-Increase, der er global ISV og en division af Columbus, har udviklet softwareløsninger af høj kvalitet til produktionsvirksomheder siden 1999. Divisionen tilbyder i dag en omfattende portefølje af tilpassede moduler og branchespecifikke løsninger, der nedbringer implementeringstid og -omkostninger og samtidig forbedrer virksomhedsdriften. Kunder over hele verden benytter den brede portefølje af softwaremoduler med det mål at forbedre virksomhedens resultater og dermed aktionærværdien. Den fulde Columbus løsning omfatter procesmodellering af bedste praksisstandard med RapidValue, den førende ERP-løsning med Microsoft Dynamics AX, specialudviklede produktionsmoduler fra vores softwaredivision To-Increase og den afprøvede implementeringsmetode SureStep+. OM COLUMBUS Columbus anerkendes som global leder inden for maksimering af affektivitet og resultatskabelse i produktions- og distributionsvirksomheder. Med en dyb brancheekspertise ved vi, hvordan vi hjælper vores kunder til at skabe bedre resultater ved at indføre og implementere afprøvede Microsoft-baserede løsningssæt med øjeblikkelig forretningsmæssig effekt. Columbus er en del af det registrerede varemærke Columbus IT Implementation Methodology SureStep+ Business Integration Solutions To-Increase Business Process Modeling RapidValue COLUMBUS KNOW HOW Industry Solutions To-Increase ERP Solutions Microsoft Dynamics Læs mere på www.columbusglobal.com/manufacturing Adresse: Icon Business Centre, Lake View Drive Annesley, Nottinghamshire, NG15 0DT United Kingdom Telefon: +44 (0) 1623 72 99 77 Fax: +44 (0) 1623 72 93 77 Internet: www.columbusglobal.com