PowerPoint 2013 Palle Bruselius 1. udgave, 1. oplag 2013 2013 Forlagsredaktion: Iben Falden Grafisk tilrettelæggelse: Henrik Stig Møller Omslag: Henrik Stig Møller Dtp: Palle Bruselius Tryk: Narayana Press ISBN: 978-87-571-2801-7 ISBN: 978-87-571-3322-6 (e-bog) Varenummer: 134012-1 Bogen er sat med Berthold Akzidenz 10/12 Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Kopiering fra denne bog må kun finde sted på institutioner, der har en aftale om kopiering med Copydan Tekst & Node, og kun inden for aftalens rammer: Hovedreglen er: højst 20 sider af en bog til samme hold/klasse pr. studerende pr. undervisningsår. Og kopier må ikke genbruges. Kopier skal tilføjes kildeangivelse: Forfatter, titel og forlag Se mere på www.copydan.dk Ny Vestergade 17 1471 København K info@nyttf.dk www.nyttf.dk Ekspedition: Erhvervsskolernes Forlag 63 15 17 00
Indledning Præsentationer er en vigtig del af det professionelle liv i mange brancher og på uddannelsessteder. PowerPoint er det dominerende program i den forbindelse. Dette hæfte handler om den seneste version af Power Point, nemlig version 2013. Måske kender du en tidligere version af programmet og vil gerne opgraderes, eller også har du brug for at lære programmet lidt mere i dybden, uden at det bliver meget avanceret. Er du usikker på, hvordan du sætter dit eget design af en Power- Point-skabelon op, finder du en række svar i hæftet. Har du tænkt over, hvordan du fremlægger din præsentation, så den går rent ind hos modtagerne, kan du også finde gode råd på hæftets sider. Denne version af PowerPoint indeholder masser af gode funktioner og naturligvis også en del nyheder i forhold til den foregående version. Det omfatter blandt andet muligheden for at finde den der funktion, der gør det der rigtig smarte, eller at finde den rigtige form på en præsentation, så den skiller sig ud fra alle de andre. Sådan bruger du hæftet Hæftet er, som nævnt i indledningen, henvendt til alle, der gerne vil i gang med at bruge PowerPoint 2013. Indholdet er derfor udformet sådan, at du kommer i gang med de mest almindelige funktioner samt at du lærer at bruge det effektivt til forskellige formål. Illustrationerne er fra den danske version af programmet. Navne på menuer, knapper, taster og links, du skal vælge, markere eller trykke på, vises med denne skrifttype. Tip Nyttige tips og opklarende kommentarer vil være indsat i en boks som denne. Kom i gang Hæftet er ikke en komplet vejledning til PowerPoint, men når du har været igennem det, er du godt rustet til at få meget mere ud af programmet. God fornøjelse Palle Bruselius 3
4
Indhold 1. Nyheder i PowerPoint 2013 7 2. Skabeloner, temaer og design 12 3. Foto, grafik, video og lyd 21 4. Tekst på dine dias 36 5. Diagrammer og tabeller 45 6. Animation 51 7. Diasovergange og tid 55 8. Tjek og vis din præsentation 59 9. Gem, eksporter eller publicer 68 10. Præsentér din præsentation 74 Stikordsregister 79 5
6
1. Nyheder i PowerPoint 2013 Har du før prøvet at opdatere til den nyeste version af et program, så ved du, at mange funktioner enten er flyttet eller lavet helt om. Nye funktioner er kommet til, og de skal findes og tages i brug. I dette kapitel gennemgås de vigtigste nyheder i PowerPoint 2013. Kapitlet er en tur rundt i de nye funktioner, hvorfor der springes lidt i det uden for mange detaljer. I forbindelse med udviklingen af PowerPoint 2013 har Microsoft givet programmet et helt nyt udseende. Der er renset op i udseendet, blandt andet for at gøre det klar til brug på tablet-computere og telefoner, så du kan stryge og trykke dig gennem arbejdet med præsentationer. Præsentationsvisningen tilpasses automatisk til den anvendte projektors opsætning. Temaerne, som altid har været en fast del af programmet, er nu lavet i flere varianter, hvilket gør det lidt mere overskueligt for dig at finde det udseende og design, du ønsker at bruge til den aktuelle præsentation. Arbejder du sammen med andre om præsentationen, kan du tilføje kommentarer, stille spørgsmål og få svar tilbage. I dette kapitel gennemgås de nye funktioner ikke i detaljer. De gennemgås i stedet i hæftets forskellige kapitler, hvor de indgår i et antal øvelser. Flere startmuligheder I tidligere versioner af programmet blev der pr. automatik åbnet en tom præsentation. Ønskede man at bruge en af de skabeloner, der fulgte med programmet, skulle man først finde den og åbne den. I PowerPoint 2013 får du i stedet en række forskellige indgange til at starte på en ny præsentation. Det kan således ske via en skabelon eller et tema, via en af de senest åbnede præsentationer, en lidt ældre præsentation eller en helt tom se figur 1.1. Her klikker man blot på den ønskede type og er straks i gang. Figur 1.1 Når du starter PowerPoint 2013, får du en række muligheder for at starte en ny præsentation. 7
1. Nyheder i PowerPoint 2013 Problemløs præsentationsvisning Præsentationsvisning-funktionen gør det muligt at se dine noter på skærmen, mens dine tilhørere kun kan se dine dias. I tidligere versioner kunne det være noget bøvlet at finde rundt i, hvem der egentlig kunne se hvad og på hvilken skærm. Den nye præsentationsvisning fjerner problemet. Det vil tit være rart at kunne fremhæve en pointe på et dias ved for eksempel at zoome ind på den. Via forstørrelsesglas-funktionen kan du nu zoome ind på diagrammer, tabeller eller andre ting, du gerne vil skabe fokus på. Slidenavigatør-funktionen gør det muligt at finde frem til andre dias i præsentationen. Har du arbejdet med Powerpoint før, så ved du sikkert også, at det indimellem kunne være ret besværligt at få tilpasset præsentationer til det rigtige skærmformat. PP13s automatiske konfiguration betyder, at Power- Point automatisk registrerer din computers konfiguration og vælger den rette skærm til præsentationsvisning. Widescreen Widescreen(HD)-formaterne præger efterhånden tv-verdenen. Det samme er også tilfældet på computerskærmene. PP13 er forberedt til det. De nye medfølgende præsentationsdesign er i 16:9-format. Samtidig er der designet nye temaer, som er beregnet til at udnytte widescreen-formatet. Designredskaber Som tidligere nævnt er der designet nye temaer til PP13. Disse indeholder også forskellige varianter af hvert enkelt tema baseret på forskellige farvepaletter og skrifttyper. Nemt at placere tingene Førhen kunne det være ualmindeligt bøvlet at skulle opstille en række elementer på et dias med samme afstand. Det behøver du ikke at tænke så meget på i PP13. Programmet indeholder smarte hjælpelinjer, der automatisk bliver vist, når elementer som billeder, figurer etc. står placeret næsten lige ud for hinanden. Hjælpelinjerne viser også, om der er lavet lige store mellemrum mellem objekterne. Bevægelsessti Når du nu arbejder med animation af et objekt i en såkaldt bevægelsessti, viser PP13, hvor objektet ender henne. Det oprindelige objekt forbliver, hvor det er, mens bevægelsen vises via et spøgelsesbillede, der bevæger sig langs stien til slutpunktet. Figur 1.2: Nu kan du bruge hjælpelinjer til at placere de enkelte elementer i en præsentation nøjagtigt. 8
1. Nyheder i PowerPoint 2013 Enheder med touchskærm Nu er det muligt at arbejde med PP13 på næsten en hvilken som helst enhed, herunder en Windows 8 baseret PC. Ved hjælp af typiske touchbevægelser kan du blade, trykke, rulle, zoome og panorere gennem dine dias. Figur 1.3 En bevægelsessti bruges til at skabe brugerdefinerede animationer. Her ses e n bevægelsessti for en rød stjerne. Kombination af figurer Du kan nu markere to eller flere almindelige elementer på et dias og kombinere dem. Dermed kan du oprette nye figurer, ikoner med videre. Samarbejde om en præsentation Du kan arbejde sammen med andre på den samme præsentation enten via onlineversionen eller den lokale version af PP13 på computeren. I vil kunne se hinandens ændringer omgående. Onlinemøde Du kan nu dele en præsentation via nettet på flere måder. Du kan sende et link til dine dias eller starte et egentligt møde i Lync, hvor dine dias vises med lyd og chatfunktion. Dit publikum kan deltage fra en hvilken som helst enhed med Lync eller præsentationstjenesten til Office, uanset hvor de måtte befinde sig blot de er koblet på nettet. Figur 1.4 En kombineret figur. Ny pipette til farvetilpasning Du kan kopiere en bestemt farve fra et objekt på skærmen og bruge den i en hvilken som helst anden figur. Pipetten overfører farven for dig. Gem og del en præsentation Du kan gemme en præsentation på Microsoft SkyDrive for at gøre det lettere at få adgang til og dele dine filer i skyen. Denne funktion understøtter ikke synkronisering mellem SkyDrive og dit lokale drev i Office på en enhed med Windows RT. Du kan imidlertid åbne og gemme dine præsentationer på dit SkyDrive ved at klikke på Filer-fanen og derefter klikke på Åbn- og Gem-fanerne. For at konfigurere en gratis SkyDrive-konto skal du have en Microsoft-konto. Hvis du allerede har en SkyDrive-konto, skal du gå til trin 2. Figur 1.5 Pipette-værktøjet i brug. 1. Log på Windows Live med din Microsoftkonto. OBS. Har du ikke tidligere gemt i skyen, kan 9
1. Nyheder i PowerPoint 2013 du i PP13 begynde med at tilføje en sky-tjeneste som for eksempel SkyDrive til listen over steder. Hvis du allerede har tilføjet Sky- Drive som et sted i PP13, kan du springe dette over. 2. I PP13 skal du klikke på Filer > Gem som > Tilføj et sted. 3. Klik på SkyDrive. 4. Åbn den præsentation, du vil gemme på SkyDrive, i PowerPoint. 5. Klik på Gem som under Filer-fanen. 6. Klik på <dit navn> SkyDrive under Gem som. 7. Vælg en mappe på Seneste mapperlisten, eller klik på Gennemse for at finde en mappe på SkyDrive, og klik derefter på Åbn-knappen. Kommentarer Nu kan du give dine kommentarer i PP13 med den nye Kommentarer-rude. Desuden kan du vælge at vise eller skjule kommentarer og ændringer samt naturligvis besvare andres kommentarer. Bedre video og lyd I PP13 kan du indsætte og afspille en række forskellige lyd- og videofilformater. Den bedste videoafspilning fås, hvis du benytter.mp4-videoer, der er kodet med H.264-video (også kaldet MPEG-4 AVC) og AAC-lyd. Når det gælder lyd, anbefaler Microsoft, at du bruger.m4a-filer, der er kodet med AAClyd. Disse formater anbefales også til brug med PowerPoint Web App. Bemærk, at en del ældre videofilformater muligvis ikke bliver komprimeret eller eksporteret korrekt i Office på en enhed med Windows RT. Du skal i stedet bruge nyere medieformater som f.eks. H.264 og AAC (Advanced Audio Coding), der understøttes af PowerPoint 2013 RT. Skift skærmformat Hvis du vil ændre diasstørrelsen fra standard til widescreen, skal du gøre følgende: 1. Klik på Design-fanen, og klik derefter på Slidestørrelse. 2. Klik på Widescreen (16:9). (Eller: hvis du vil skifte fra widescreen til 4:3-format, så klik på Standard (4:3). Figur 1.7 Her vælger du om elementerne på dine dias skal tilpasses den nye skærmversion. Figur 1.6 Kommentar-ruden i brug. 10
1. Nyheder i PowerPoint 2013 Maksimer Vælg denne indstilling for at øge størrelsen på diasindholdet, når du skalerer til en større diasstørrelse. Hvis du vælger denne indstilling, vil indholdet muligvis ikke passe ind i diasset. Tilpasning af indhold Vælg denne indstilling for at mindske størrelsen på indholdet, når du skalerer til en mindre slidestørrelse. Dette kan få indholdet til at virke mindre, men du vil kunne se alt indholdet på dit dias. OBS: Du kan også ændre diasstørrelsen til et brugerdefineret format. 1. Klik på Design-fanen og derefter på Slidestørrelse. 2. Klik dernæst på Brugerdefineret slidestørrelse. Angiv dimensioner for højde og bredde samt retningen i Slidestørrelsefeltet. 3. Hvis du fortsat vil benytte 4:3, kan du angive det som standardstørrelsen for dias. Figur 1.8 Præsentation i widescreen format. 11
2. Skabeloner, temaer og design Grundlaget for din præsentations udseende er den skabelon og det tema, den er baseret på, som fastlægger, hvilken farveskala der anvendes, hvilke skrifttyper og skriftsnit der bruges etc. Du er dog ikke fastlåst af skabelon og tema; du kan sagtens ændre en skrifttype eller en farve, hvor det nu måtte passe ind. PP13 har fra fødslen et antal skabeloner og temaer med sig. Hovedparten af disse er designet til brug for bestemte typer præsentationer, og det kan du komme meget langt med. I det følgende gennemgås forskellen på skabeloner, design og temaer og brugen af disse. Når du åbner PP13, ser du skærmbilledet vist i figur 2.1. Her vises en række skabeloner, som du kan vælge imellem. Er det ikke nok, kan du indtaste søgeord i søgefeltet øverst i skærmbilledet og finde flere skabeloner. Prøv for eksempel at indtaste ordet konkurrence. Det gav mig dette resultat: Figur 2.2 Et søgeresultat ved søgning på konkurrence. Ulempen er dog, at søgningen også finder skabeloner til andre Office-programmer. Det kræver med andre ord lidt sorteringsarbejde især hvis du får mange resultater på søgningen. Jeg vælger her skabelonen Ion fra Velkomstskærmen. Nu åbnes den dialogboks, du kan se nederst på næste side (figur 2.3). Dialogboksen viser i højre side et antal for- Figur 2.1 Velkomstskærmen i PP13 gør det muligt at vælge en skabelon med det samme. 12