Grundlæggende Forhandlings teknik

Grundlæggende Forhandlings teknik Mere at vide? Vil du vide mere om forhandlingsteknik, kan du blandt andet læse disse bøger: Solveig Schmidt: Lønforhandling for kvinder. Githe Nielsen og Trine N. Nielsen: Sæt pris på dig selv. Søren Viemose: Konstruktive forhandlinger - på arbejdspladsen. Søren Viemose: Forhandlingsteknik. Roger Fisher og William Ury: Få ja når du forhandler. FIU/LO: Køn og fagbevægelse i 100 år. LO-Dokumentation nr.1-2004. HK/DANMARK Weidekampsgade 8 0900 København C Tlf. 3330 4343 DANMARK Organisations- og Kursusafdelingen DANMARK Organisations- og Kursusafdelingen

Hvad er forhandling? Forhandling som et grundvilkår i dagens Danmark. INDHOLD Selve ordet forhandling kan for mange mennesker lyde både formelt og måske lidt faretruende. Men egentlig er der ikke noget fremmed ved selve det at forhandle. Faktisk er det en del af hverdagen for os alle. Og en meget vigtig ingrediens i vores samfund, som - når alt kommer til alt - er bygget op om ideen om at nå til enighed gennem forhandling og forlig. Derfor er det også vigtigt for det enkelte menneske, at vide hvornår man er i en forhandlingssituation og at kende spillereglerne for selve forhandlingsspillet. For tillidsrepræsentanter er det meget afgørende, at kende selve teknikken i forhandlingerne. Vide hvordan man får det bedst mulige resultat forhandlet hjem og samtidig bevarer det gode forhold til forhandlingsmodparten. For forhandling er samarbejde - ikke en kamp. Hvad er forhandling?... 2 Der forhandles overalt... 3 Forhandling - krig eller forlig... 4 Den konstruktive forhandlingsmetode... 4 De 3 principper... 5 Forhandlingens faser - Forberedelsen... 6 Forhandlingens faser - Under forhandlingen.. 8 Når mænd og kvinder forhandler... 10 Forhandlingens faser - Forhandlingsafslutning... 12 Tjekliste... 14 Litteraturliste... 16 Forhandling er det grundlæggende middel til at opnå, hvad man ønsker fra andre mennesker. Det er tosidig kommunikation beregnet til at nå til enighed med en modpart, med hvem man har både fælles og modsatte interesser. Den demokratiske kultur i Danmark, hviler på fasttømrede begreber som: samarbejde, forhandling og forlig. På arbejdsmarkedet er forhandling også et centralt begreb. De vilkår, vi er ansat på og arbejder under, er fastsat i Overenskomsten, der forhandles mellem arbejdsgiver- og lønmodtagerorganisationerne. Ligeså forhandles der på arbejdspladserne om lokale forhold. Forhandling er med andre ord et instrument til at forene de særlige - og ofte modsætningsfyldte - interesser, som parterne på arbejdsmarkedet har. Men forhandling er også et grundvilkår i vores hverdag. Der forhandles overalt - i privatlivet og i arbejdslivet. Du forhandler mere end du tror! Disse eksempler fra hverdagen viser, at forhandlingssituationer opstår hele tiden, og at vi faktisk omgås forhandlinger med en vis vane og rutine. Se blot: Hos familien I privatlivet bliver der forhandlet om, hvornår teenage-børnene skal være hjemme fra fest. Der forhandles om, hvem der foretager indkøb, madlavning, børnehentning, husarbejde, og hvor der skal holdes ferie. I dit sociale liv I fodboldklubben eller i gymnastiskforeningen. I kulturgruppen og på aftenskolen. Her forhandler du om mødetidspunkter, eller hvem der skal holde den næste fest. Du forhandler med dine naboer om hækkeklipning, høj musik og træskogang på trappen. Og meget mere selvfølgelig. Når du underskriver en kontrakt Inden den bindende underskrift sættes på papiret, så vil de fleste gerne spørge nærmere til kontraktens indhold, vilkår og konsekvenser f.eks. om løbetid, afdrag og renter. På arbejde På arbejdspladsen er mange af de daglige møder med andre mennesker en forhandling, der leder mod en beslutning en aftale. Det kan være om, hvordan et givet stykke arbejde skal udføres. Eller om hvem der skal udføre det og hvornår. Det kan også handle om, hvad det skal koste. 2

Forhandling krig eller forlig på arbejdspladsen? Hårdt mod hårdt to tabere. Den konstruktive forhandlingsmetode to vindere. Man kan finde mange definitioner på, hvad forhandling er. Vi vil fremhæve specielt én definition, som dækker vores måde at bruge forhandling som redskab på. Den konstruktive forhandlingsmetode Hvad går den ud på? Ved at vælge Den konstruktive forhandlingsmetode får man et resultat, som begge parter kan stå inde for, og som skaber grobund for fortsat udvikling på arbejdspladsen. De 3 principper Hold person og problem adskilt. Fokusér på interesser - ikke på standpunkter. Tilvejebring flere forslag, før der træffes beslutninger. Der er 3 vigtige principper, der skal anvendes, når du vælger at forhandle efter den konstruktive metode. Forhandling er det grundlæggende middel til at opnå, hvad man ønsker fra andre mennesker. Det er tosidig kommunikation beregnet til at nå til enighed med en modpart, med hvem man har både fælles og modsatte interesser. Pointen er, at forhandling ikke er en krig, der skal vindes. Slutresultatet skal ikke være den totale udslettelse af modpartens krav. Derimod skal den optimale forhandling føre til, at begge parter har opnået et resultat, som hver især anser for godt. Hvis man i en forhandling sætter hårdt mod hårdt kan hele situationen gå så meget i hårdknude, at der slet ikke kommer noget brugbart resultat ud af det. Og så er vi jo lige vidt! Vi ser forhandling, som en konstruktiv vej til fælles resultater på arbejdspladsen. Det gøres ved, at: Parterne anerkender, at de har forskellige interesser. Parterne undersøger hinandens interesser, målsætninger og vilkår - og søger at forstå de værdier og rammer, som modparten forhandler ud fra. Det er gennem forståelsen at et resultat, der tilfredsstiller begge parter, kan skabes. 1 - Hold person og problem adskilt Forhandlere er først og fremmest mennesker, derfor er det vigtigt, at sætte sig i modpartens sted hvilket ikke er det samme som at være enig med modparten. Men det giver en bedre forståelse og kan få os til at ændre mening. Giv ikke modparten skylden for dine problemer. Hvis mennesker angribes forsvarer de sig oftest og de holder op med, at høre efter eller går til modangreb. 2 - Fokusér på interesser - ikke på standpunkter En klog løsning forliger interesser ikke standpunkter. Med standpunkt mener vi vores anskuelse mening og opfattelse. Formålet med at forhandle er, at få tilgodeset sine interesser. Muligheden for at nå frem til det resultat er større, hvis du fortæller modparten, hvad dine interesser er. Forklar modparten hvad de går ud på. Og omvendt: spørg ind til din modparts interesser - og anerkend dem. Beskriv dine interesser levende eventuelt med eksempler fra hverdagen! Konkrete enkeltheder gør din beskrivelse troværdig og forøger virkningen. Og husk at forhandle hårdt for sine interesser betyder ikke, at man lukker af for modpartens synspunkter. Tværtimod. Vær opmærksom på at: Kritik bremser fantasi. Find først på forskellige løsninger og træf beslutningerne senere. At finde på nye ideer alene kan være svært, men du kan spørge om hjælp hos kollegaer eller venner. Eller indkald også gerne modparten - til et brainstormingsmøde, som har til formål at fremkomme med flest mulige ideer til den fælles løsning. Kritik og vurdering udskydes til senere. 3 Tilvejebring flere forslag, før der træffes beslutninger Det sker ofte, at forhandlerne træffer en aftale, der kunne have været bedre for begge parter, fordi parterne sjældent føler behov for at have flere valgmuligheder. Vi mener nemlig, at vi fra start kender det rigtige svar. Men det er en stor fordel for resultatet, hvis begge parter prøver at hjælpe hinanden med få flere forslag på bordet, inden den endelige beslutning tages. 4

Forhandlingens faser - Forberedelsen Hvad skal der forhandles om? Hvad vil du opnå? Hvad er dine interesser? Hvad er dine mål? Indsamling af fakta. Vælg din strategi og din taktik. Hvem skal deltage i forhandlingen fra os og fra modparten? En god forberedelse er en væsentlig forudsætning for et godt resultat. Inden selve forhandlingen går i gang, er der forskelligt, du skal overveje. Selvfølgelig skal du først og fremmest vide præcis, hvad der forhandles om! Og hvad du vil opnå med forhandlingen. I mange tilfælde vil du have nogle langsigtede interesser, som skal tilgodeses; men måske vælger du ved denne forhandling, at få opfyldt nogle umiddelbare målsætninger. Lad os tage et eksempel: Interesser og målsætninger Lad os sige at dine langsigtede interesser er at få forbedret jeres mulighed for kompetenceudvikling. Konkret har du 8 punkter, du vil have forbedret. Du vurderer måske, at det ikke er muligt at få alle punkterne forhandlet hjem i denne omgang, hvorfor du sætter dig en målsætning om at få et godt forhandlingsresultat inden for 5 af områderne. Spørg f.eks. dig selv - når du fastsætter dine interesser og mål: Hvad ønsker jeg ideelt at få ud af forhandlingen? Hvad skal jeg absolut have ud af forhandlingen? Hvad er mine alternativer, hvis der ikke kan opnås enighed? Hvad er det værste, der kan ske, hvis der ikke kan opnås enighed? Indsamling af data Når du har præciseret dine mål, kan du gå i gang med at indsamle data, der underbygger dine interesser og mål. Du skal have fakta i orden, og det kan du få ved at finde dokumentation i f.eks.: Love. Overenskomster og aftaler. Lønstatistikker. Internet - f.eks. HKs hjemmeside www.hk.dk. Tal med personer der har erfaring med de emner, du skal forhandle om. Tal med dem der er berørt af situationen. Du er også altid velkommen til at kontakte din lokale HK afdeling og søge hjælp og vejledning til at finde relevant dokumentation. Strategi og taktik Du skal lægge en plan for, hvordan du vil nå dine mål, og du skal beslutte dig for en passende metode til gennemførelse af planen. Med andre ord skal du til at arbejde med strategi og taktik. Vi definerer strategi, som den plan en forhandler har for forløbet, mens taktikken relaterer sig til selve forhandlingsmetoden. Både strategi og taktik lægges i hvert enkelt tilfælde ud fra egne styrker og svagheder i den givne situation, hvorfor en effektiv forhandler skal analysere forhandlingssituationen og vælge den rette strategi. Når den endelige forhandlingsstrategi skal vælges, skal det ske i en vurdering af, hvilken forhandlingspart man står overfor, og hvor vigtigt målet er for en selv. Strategien er også afhængig af den styrkeposition, man har overfor modparten. Forsøg for eksempel af se nærmere på, hvad du mener, modpartens motiv og interesser er. Spørg: Hvad ville jeg ønske mig, at få ud af situationen, hvis jeg var modparten? Hvorfor ville jeg gerne det? Hvordan og hvornår ville jeg opnå det? 6

Forhandlingens faser - Under forhandlingen Skab en dialog med modparten. Kommunikation. Vær åben. Spørg og lyt. Kropssprog og non-verbal kommunikation. Skab en god stemning Skab en god stemning allerede ved mødets start. Mennesker, der har sympati og respekt for hinanden, er bedre til at nå konstruktive resultater, der tilgodeser begges interesser. Derfor er det vigtigt, at du skaber en god stemning og dialog til din modpart. Kommunikation Selv personer, der kender hinanden godt, kan gå fejl af hinanden, hvis ikke kommunikationen er klar og tydelig. En forhandling er helt afhængig af, at kommunikation mellem parterne er god. At der tales klart og forståeligt, og at der lyttes aktivt. Du kan hjælpe både dig selv og din modpart, ved at være opmærksom på følgende: Tips, der kan hjælpe dig til forbedring af dine lytteevner: Lad være at afbryde. Lad dig ikke distrahere af ydre faktorer. Vær tålmodig - også selv om din forhandlingsmodpart har svært ved at få ordene frem. Virk opmuntrende med smil og nik. Vurder hvad der bliver sagt, snarere end hvem der siger det. Kropssprog og non-verbal kommunikation Bevidstheden om den nonverbale kommunikation kropsholdning, ansigtsmimik og gestikulation - også kaldet kropssprog rummer to vigtige elementer for en god forhandler. Dels kan man med bevidst anvendelse af kropssproget påvirke en forhandlingssituation ved at være endnu stærkere i sin kommunikation. Dels kan man læse og tolke modpartens nonverbale kommunikation bedre. Enten til at få en fordel i forhandlingssituationen eller til at komme tættere på forståelsen. Hvis du arbejder aktivt med kropssproget, vil du opøve færdigheden i at afkode andres signaler, men også at blive opmærksom på de signaler, du selv udsender. Du bliver bedre i stand til at kontrollere dit udtryk og dermed kommunikere mere præcist og effektivt. Vil du vide mere om Lytning og om Spørgeteknik? Læs HKs brochurer. Lytning Bedre DANMARK Kursusafdelingen Vær åben Tal om dig selv og om dine interesser i det, der forhandles om. Vær troværdig. Spørg og lyt til din modparts interesser At lytte rigtigt kan være svært. Det kræver nemlig at du ikke bare hører efter, hvad der siges, men at du forstår at give lydene mening. Det er med andre ord evnen til at modtage og fortolke ord og tegn og give en passende reaktion, der kendetegner den gode lytter. Under forhandlingen er det vigtigt at lytte aktivt og være sikker på, hvad der bliver sagt. Vis, at du lytter f.eks. ved at spørge: Har jeg forstået det rigtigt, når du siger... Samtidig viser du, at du er interesseret i modparten. Hvis du er i tvivl om, hvad modparterne siger eller mener, så spørg til det! Hold pauser Pauser er nødvendige for at holde koncentrationen og for at imødegå forhastede resultater. Brug pauserne når du: Er i tvivl eller vil konferere med dine kolleger. Når der kommer nye oplysninger, du vil tjekke. Når du bliver træt eller ukoncentreret. Kommunikation der virker Stil mange spørgsmål - og lyt godt til svarene. Det får din modpart til at åbne op og afdækker mulige alter native løsninger. Opsummer løbende. Det giver klarhed i forhandlingen. Brug få argumenter. Dine argumenter skal være foku serede og kvalificerede. Inviter til størst mulig iderigdom, fleksibilitet og enig hed. Vis begejstring og fremhæv fordele ved det du ønsker. Pas på med at fremkomme med vurderinger - særligt om din modpart og hans synspunkter. 8 Vær vedholdende i din forhandling. Uenighed er en central del af forhandlinger, men ikke nødvendigvis en afslutning.

Når mænd og kvinder forhandler Hvad forventer vi, når modparten er af det modsatte køn? Forhandlingsstil- og teknik er meget individuelt. Ikke to mennesker forhandler på samme måde eller kommunikerer ens. Det gælder også for kvinder og mænd, der generelt og traditionelt har forskelligt udgangspunkt, fordi kønsrollemønstrene spiller ind. At fremstille forskellene vil selvfølgelig fremstå som generaliseringer, men der er visse træk, som på dette generelle plan vil være kønsspecifikke. Forventninger i forhandlingssituationen Den forskel, der nu en gang er på mænd og kvinders adfærd, giver sig også udslag i nogle forventninger til hinandens roller i hverdagen, på arbejdspladsen, og når der skal forhandles. Så allerede før vi er kommet i gang med forhandlingerne, er vi stærkt påvirket af nogle forestillinger om, hvordan vi selv er i forhandlingen og hvordan vores modpart (af modsatte køn) agerer. En stereotyp fremstilling af disse forventningsbilleder tager sig nogenlunde således ud: Kvinder forventer typisk at en mandlig forhandler: Er bedre end dem selv. Har tjek på forløbet. Kender sagens indhold. Bedre kan slå i bordet. Er god til at tænke taktisk. Kilde: Solveig Schmidt: Lønforhandling for kvinder. Omvendt forventer mænd typisk at kvinden ved forhandlingsbordet er: Passiv. Eftergivende. Ikke-konkurrerende. Medgørlig. Social. Kilde: Solveig Schmidt: Lønforhandling for kvinder. Disse stereotype forestillinger har ofte en meget stor indflydelse på forhandlingsmetoderne og processerne. Forskellig - hvordan? På det konkrete plan giver den sproglige forskellighed sig udtryk i nogle kommunikative træk for henholdsvis kvinder og mænd. I en konkret forhandlingssituation er det vigtigt at kunne identificere de forskellige kønsspecifikke udtryk/adfærd, samt at være bevidst om de kønsspecifikke virkemidler. På den måde kan du fokusere på budskabet og reagere på indholdet frem for på faconen. I skemaform kan de kønsspecifikke forskelle tage sig således ud: Kvinder Runde sætninger. Personlige udsagn. Optaget af modpartens argumenter. Indirekte tale. Venter på oplysninger. Bliver let afbrudt. Afbryder sjældent. Taler ikke meget. Afslører kortene for tidligt Optaget af omsorg for alle. Mænd Kilde: Solveig Schmidt: Lønforhandling for kvinder. Klar tale. Upersonlige udsagn. Lægger vægt på egne udsagn. Direkte tale. Beder om oplysninger. Svær at afbryde. Afbryder ofte. Taler meget. Holder kortene ind til kroppen. Optaget af egen position. Mænd og kvinder opfatter ordet forhandling forskelligt. Ikke kun i forbindelse med løn, men også om mange andre forhold på arbejdspladsen: Kvinder Griber ikke forhandlingsmulighederne forhandler deres arbejdsforhold 10 gange færre end mænd. Forbereder sig efter den laveste sammenlignelige kollega (ofte en anden kvinde). Fokuserer på det der er leveret - ikke hvad de vil/kan levere fremadrettet. Slutter forhandlinger hurtigere end mænd. Mænd Ser forhandlingsmuligheder i mange situationer. Forbereder sig ud fra det der kan give mest (mand til mand) har fokus på, hvad de kan blive til. Skal lige prøve om de kan opnå lidt mere. 10 Kilde: Søren Viemose (baseret på konkrete historier og undersøgelser).

Forhandlingens faser Forhandlingsafslutning Referat/aftale underskrift Udmelding af resultatet hvornår, hvordan og hvem gør hvad? Et ord er et ord; men en underskrift på et stykke papir er nu ikke at foragte. Vi anbefaler, at forhandlingen afsluttes med at begge parter sætter deres signatur på en aftale, som kan offentliggøres, eller som kan danne grundlag for en officiel udmelding om resultatet. Vi er tilhænger af rene linjer, og at der er klarhed om, hvad der er aftalt. Begge parter bør være enige om: Hvilket resultat, der meldes ud. Hvornår det meldes ud. Til hvem. Hvem der melder det ud. Og hvordan det skal gøres (mundtligt/skriftligt). Hvis det overhovedet er muligt, så skal referatet underskrives af begge parter inden man går fra forhandlingsbordet. Det er en sikkerhed for, at resultatet står klart og entydigt for alle. Husk at der i aftalen bør stå de faktuelle data, I er enige om. Det kan for eksempel være aftalens gyldighedsperiode, konkrete beløb, navngivne personer, tidspunkter m.v. Uenig - hvad så? Hvis I ikke kan blive enige, er det vigtigt at få dette skrevet ned i et uenighedsreferat. Så er I nemlig enige om, hvad det er for punkter, der skiller jer, hvis forhandlingerne senere skal tages op igen. 12

FØR FORHANDLINGEN Tjekliste Formuler dine langsigtede interesser. Hvis du vurderer, at du ikke kan få alle dine interesser forhandlet igennem, så: Præcisér dine (del)mål - hvad skal du som minimum have med hjem? Læg din strategi, som er afhængig af: Hvilken modpart du står overfor. Hvor vigtigt dit mål er, samt. Din egen styrke i forhandlingen. Vælg din taktik ud fra dine strategiske overvejelser. Husk De 3 principper: Hold person og problem adskilt. Fokusér på interesser - ikke på standpunkter. Kom med flere forslag før der træffes beslutninger. Sæt et godt forhandlerteam. Afklar jeres roller i teamet. Hvem skal være de ekstra øjne/ører? Hvem skal præsentere fakta? Hvem skal lede forhandlingen for jer? Tjekliste EFTER FORHANDLINGEN Du og din modpart skal tage stilling til: Hvilket resultat meldes ud? Hvornår meldes det ud? Til hvem? Hvem melder det ud? Og hvordan det skal gøres? Husk - der skal skrives et referat. Ved uenighed - skriv et uenighedsreferat? Tjekliste UNDER FORHANDLINGEN Skab en god stemning, få styr på kommunikationen: Vær åben. Spørg og lyt. Vær bevidst om, at du taler med dit kropssprog. Mænd og kvinder forhandler forskelligt. Mænd og kvinder har forskellige forventninger til hinanden som forhandlingspart: Afstem dine forventninger og vær realistisk. Se på personen - ikke på kønnet. Kvinder og mænd har forskelligt sprog. Vær opmærksom på budskabet. Lyt og spørg for at få præciseret uklarheder. Pas på blindgyder. Det er vigtigt at løse op for problemerne. De vil nemlig bestå, hvis forhandlingerne går i stå. Det har modparten også en interesse i. Nej-forhandlinger skal hjælpes ind på en positiv vej. Hold pauser og vær i åben med informationer. Giv ikke modparten skylden for alle vanskeligheder. Find på alternative forslag, som gør det muligt for modparten, at komme dig i møde. Husk man behøver ikke være enige om alt. Uenighed er en del af et forhandlingssamarbejde. Er der ikke uenighed, er der ingen forhandling! 14