REFERAT FRA MED-UDVALG DATO: ONSDAG D. 24. FEBRUAR 2016 STED: TIDSPUNKT: KL. 8.15 12.15 FRAVÆRENDE: MØDELOKALE NYKØBING PÅ RÅDHUSET GÆSTER: KOMMUNIKATIONSKONSULENT TINE SIMONSEN HALD SAMT CHEFKONSULENT NIKOLAI VEDSTED VEDR. PKT. 2 TILSTEDE: (JS) JØRGEN SVENDSEN, LEDER, FORMAND (CM) CHRISTINA MADSEN, LEDELSESREPRÆSENTANT (MT) MONA THORSEN, LEDELSESREPRÆSENTANT (BF) BENT FREDERIKSEN, LEDELSESREPRÆSENTANT (MBL) MARIA BOLINE LARSEN, TR SL (DT) DORTE NØRFELT, TR SL (BWJ) BETTINA WEISS JENSEN, AMR (LF) LASSE C. FREDERIKSEN, AMR (KJ) KATHE JACOBSEN, AMR (SA) SANNE ANDERSEN, TR 3 F (LD) LENE DALBY, TR 3 F (BR) BRITT HANSEN, FOA, FOA (AFJ) ANETTE FREJLEV JENSEN, SL (HH) HEIDI HENRIKSEN, HK (GE) GITTE ELMER, REFERANT
SIDE 1/10 INDHOLD FAST PUNKT: Check ind (10 min) Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst (5 min) BESLUTNING: 1. AMR og ledelsesrepræsentanter i MED (15 min) 2. Procesplan for Målaftale 2016-2018 (Bilag 1) (30 min) DEBAT: 3. Regnskab 2015 og Budget 2016 (20 min) 4. Status på brugen af hjemmesiden (15 min) 5. Massage (15 min) 6. Årshjul (10 min) Pause (10 min.) 7. TRiM (Bilag 2) (10 min) 8. Politianmeldelse af vold (Bilag 3-5)(20 min) 9. Fraværs-/Trivselspolitik (Bilag 6)(20 min) ORIENTERING: 10. Orientering fra ledelsen (5 min) 11. Status på personalehåndbogen (10 min) 12. Hoved MED v/dn (5 min) 13. Center MED v/sa, LF, DN, JS (5 min) 14. Orientering fra TR (5 min) 15. Orientering fra AMG (10 min) 16. Orientering fra administrationen (5 min) 17. Evt.
FAST PUNKT: Check ind (10 min) SIDE 2/10 JS er tidtager og ordstyrer Team 4 og Team Kohaven har indleveret punkter til dagsorden. Punkterne kommer med på næste MED møde d. 15.4.16. Chefkonsulent Nikolai Vedsted deltager i pkt. 2 TR Maria Boline Larsen er næstformand i MED. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst (5 min) Dagsorden godkendt. Referat. Pkt. 8: 2-dages seminar for MED planlægges af MBL, KJ og JS. BESLUTNING: 1. AMR og ledelsesrepræsentanter i MED (15 min) Forslag fra B-siden om faste repræsentanter fra Arbejdsmiljøgruppen og fra lederteamet. Det er besluttet i AM-gruppen at man deltager i MED for 1 år af gangen. AM-gruppen har 6 medlemmer som er valgt for en 2-årig periode. AM-gruppen har 3 pladser i MED-udvalget. På den måde får alle mulighed for at deltage i MED. Det AM-medlem som er med i Center MED, deltager fast i MED-udvalget. Dialog i MED omkring ledelsesrepræsentanters deltagelse på skift i MED-udvalget. Det er en fordel, at lederne deltager i forhold til punkterne på dagsorden og deres arbejdsområder hver især. Det er en ledelsesbeslutning, hvem som deltager i MED møder fremover. Alle vil organisationen det bedste. Ved fleksibel deltagelse bliver det alles ansvar. 2. Procesplan for Målaftale 2016-2018 (Bilag 1) (30 min) Der er udarbejdet forslag til procesplan for målaftale 2016-2018. Indledende drøftelse af indsatsområder til målaftaler v/chefkonsulent Nikolai Vedsted. Målaftalerne er en ny måde at styre på i vores organisation. De sikrer, at de opgaver vi løser, hænger sammen med de politiske beslutninger. Gennemgang og orientering af målaftaler. Det er ikke en sparerunde, men en øvelse i at prioritere hensigtsmæssigt når nu det er givet, at Guldborgsund Kommune skal spare.
SIDE 3/10 Målaftalerne skal få os til at gå i den sammen retning og se mod den samme horisont, uanset hvor vi sidder i organisationen. Procesplan for Guldborgsund Handicap blev drøftet. Målaftalerne for vores område skal være afsluttet og sendt til Centerchef Pedro Michael inden 1.7.16. Det er vigtigt med klar og tydelig information i forhold til vores målaftaler. Der skal være sammenhæng i tingene. Det gøres via nyhedsbrev og hjemmeside samt gruppeledere som deltager på p-møder. Det er vigtigt at medarbejderne gøres nysgerrige på hvad målaftalerne er. Al information vedr. målaftaler står på GUFI. Målaftalerne for 2016-2018 er 2. generation. De første målaftaler blev lavet for perioden 2014-2015 og er evalueret med udgangen af 2015. Der ligger et stort forarbejde bag målaftalerne for 2016-2018, som tager udgangspunkt i de politisk besluttede udvalgsstrategier. Der er blandt andet gennemført uddannelsesforløb for alle ledere i Guldborgsund Kommune og HU. Her er undervist i effektbaseret styring, som er et grundlæggende princip bag målaftalerne.
DEBAT: 3. Regnskab 2015 og Budget 2016 (20 min) v/ SIDE 4/10 Regnskab for 2015 foreligges. Budget for 2016 foreligges til høring. Regnskab 2015 STH gennemgik regnskab 2015 der udviser et underskud for hele det tidligere handicapområde på kr. -356.000. 85 udviser et overskud på kr. 93.000,- 104 Pavillionen går i 0,- 108 udviser et underskud på kr. -1.395.000,- 108 børneaflastning udviser et overskud på kr. 946.000,- Budget 2016 STH og BF gennemgik budget 2016. Budgettet er taget til efterretning. DSV gik ud af regnskab 2015 med et underskud på i alt kr. 1.594.000. Underskuddet overføres ikke til 2016. Det kan skabe forvirring, at bilag først udleveres på selve dagen og der er ikke mulighed for at MED udvalget kan forberede sig. Bilagene skal omvendt heller ikke skabe mere forvirring end de gavner. Ved det planlagte MED-seminar skal det drøftes hvilken udformning talmaterialet skal have til foreliggelse for MEDudvalget. 4. Status på brugen af hjemmesiden (15 min) Medarbejder delen af hjemmesiden har nu været i brug i et par måneder, og er forsat under opbygning. Der ønskes en status i forhold til brugen af denne del af hjemmesiden og en drøftelse af eventuelle idéer til forbedringer. Tine Hald vil medvirke under punktet. Punktet udsættes til næste MED møde d. 15.4.16. 5. Massage (15 min) I det tidligere DSV har der været tilbudt massage i arbejdstiden til ansatte med delvis brugerbetaling. Udbredelse af ordningen til alle ansatte i GH vil med samme niveau for brugerbetaling betyde en samlet udgift på ca. kr. 150.000. Der er ikke afsat midler
til massageordning i budget 2016. Midler til eventuel massageordning skal derfor prioriteres fra andre områder. Der ønskes en stillingtagen til massageordning. SIDE 5/10 Det blev besluttet i MED, at massageordningen skal være udgiftsneutral for GH og der skal ikke bruges arbejdstid på massage. Ordningen har været til gavn for mange, men den har også været en stor udgift i forhold til, at ikke alles behov kunne dækkes af ordningen. Hvis man har arbejdsstillinger eller andet som giver specielle udfordringer, så skal de adresseres til AM-gruppen. Alle skal give de fysiske arbejdsforhold mere opmærksomhed. Vi har flere forflytningsvejledere i vores område som kan give tips og tricks i forhold til arbejdsstillinger m.v. AM-gruppen har via punktet fået input til at arbejde videre med: Bedre placering og udnyttelse af massagestol som p.t. står i Aktivitetshuset, hvor ikke alle har adgang. AM-gruppen vil ligeledes undersøge hvilket aftaler der foreligger om rabatordninger hos massører som kan udbredes til hele organisationen. Undersøge muligheden for at Fysioterapeut-elever kunne øve sig på os. Massage som en del af en lønforhandling
6. Årshjul (10 min) Gennemgang af årshjul. SIDE 6/10 Årshjulet udarbejdes i december 16 for 2017, såfremt mødedatoer i Center MED er udmeldt på det tidspunkt. Formøder kommer med i næste udgave af årshjulet som udarbejdes af Tine i en mere visuel udgave. Formøder afholdes tirsdag før MED-møde i tidsrummet kl. 9-12 i Rønnehuset. Tidspunkt for MED-møder er kl. 8.15-12.15. Tidspunkt for åbne MED-møder er kl. 10-14. Pause (10 min.) 7. TRiM (Bilag 2) (10 min) HR og personale har med en del af de afsatte midler til trivselsindsatsen i 2016 tilbudt at betale TRiM-uddannelse af ledere, AMR og nøglepersoner i GH. TRiM (Traume Risk Management) er et uddannelsesprogram til kollegastøtte ved belastende situationer. TRiM er præsenteret for AMG den 22.02.2016. Dialog i MED om de muligheder vi vil få ved at uddanne TRIM personer til vores organisation (se bilag vedlagt dagsorden). Der skal være opmærksomhed på de forskellige faggrupper og den stor organisation vi er. Det kræver investering for at få et godt resultat. Fordelen ved TRIM er, at metoden fokuserer på selve episoden. Forskellen på TRIM og personaletjenesten er at TRIM er tættere på og forholder sig til selve episoden. AM-gruppen arbejder videre med et udkast. 8. Politianmeldelse af vold (Bilag 3-5)(20 min) I forbindelse med en ændring af offererstatningsloven har der været fokus på politianmeldelse af vold mod personale. Som det fremgår af vedlagte notater fra SL og KL samt gennemgået ved workshop på arbejdsmiljødag den 03.02.2016 er politianmeldelse ikke en forudsætning for at kunne få eventuel erstatning i henhold til arbejdsskadeloven. (Ved bilag 5 er det siderne 13-14, der er relevante). Der ønskes drøftet holdning og procedure for politianmeldelse af vold.
MED-udvalget får tilsendt et udkast til en procedureplan fra JS som kan benyttes i tilfælde af en voldshændelse. SIDE 7/10 Der har tidligere været udarbejdet retningslinjer i forbindelse med vold. Der er mange forhold som gør sig gældende. Ledergruppen drøfter det og undersøger de juridiske forhold. Efterfølgende drøftes den i AM-gruppen.
9. Fraværs-/Trivselspolitik (Bilag 6)(20 min) SIDE 8/10 Ved MED-møde den 17.12.2015 blev det besluttet at indsatsen ift. at nedbringe sygefraværet lægges i AMG. Indsatsen har været drøftet på møde i AMG, og der er på den baggrund udarbejdet notat med forslag til politik. Bilag som er sendt ud med dagsorden blev drøftet. Opmærksomhed til fremtidig drøftelse i AM-gruppen: Sygefraværssamtaler omformuleres til omsorgssamtaler Trivsel skal refereres mere i forslaget Udarbejdes skriftlige aftaler med medarbejderne om forløb (gennemskuelighed) hvad meldes ud til teamet, hvor meget information ønsker medarbejderen AM-gruppen udarbejder råskitse som sendes ud i organisationen for forslag og bemærkninger. AM-gruppen udarbejder efterfølgende færdigt koncept. ORIENTERING: 10. Orientering fra ledelsen (5 min) JS sender forslag til arbejdsmiljøredegørelsen til MED medlemmer efter afvikling af MED møde i dag. MED udvalget bedes kommentere den senest d. 11.3.16, hvorefter JS sender den til Center MED. 11. Status på personalehåndbogen (10 min) Personalehåndbogen er nu sammenskrevet. Hvert enkelt emne skal godkendes i MED-udvalget. Personalehåndbogen får fast punkt på dagsorden fremover. Tine sender det foreløbige arbejde til MED. Det sættes på dagsordenen til næste møde i MED. 12. Hoved MED v/dn (5 min) Udsættes til næste møde. 13. Center MED v/sa, LF, DN, JS (5 min) Udsættes til næste møde. 14. Orientering fra TR (5 min) Udsættes til næste møde. 15. Orientering fra AMG (10 min)
Under punktet vil arbejdsmiljøredegørelse blive præsenteret. 16. Orientering fra administrationen (5 min) SIDE 9/10 Udsættes til næste møde. 17. Evt.