DANMARKS MILJØUNDERSØGELSER 19. august 2005 IT-sektionen SDC,BMu/- F:\2005\udvalg og moeder\it-styringsgruppe\it-styr moede 20050822\20050822 dagsorden til it-styr 22-8-2005.doc Til medlemmerne af IT-styringsgruppen i DMU: Dagsorden og mødematerialer til IT-styringsgruppens videomøde mandag den 22. august 2005 kl. 13.00 14.00 Til brug for det aftalte møde i IT-styringsgruppen torsdag den 19. maj 2005 følger hermed ITsektionens forslag til dagsorden med tilhørende bilagsmateriale. 1. Godkendelse af dagsorden 2. Drøftelse af IT-sektionens analyse af GIS-området. Hanne Bach forventes at deltage under dette dagsordenspunkt. Til grundlag for drøftelsen vedlægges et diskussionsoplæg fra IT-sektionen, jf. bilag 1. Der ønskes stillingtagen til om de i oplægget beskrevne tiltag skal iværksættes uanset at tiltagene kommer til at koste mandressourcer og penge. Det videre procesforløb, bl.a. i forhold til arbejdsprogramplanlægningen for 2006 ønskes ligeledes drøftet. 3. Status for MS-Office-projektet. Orientering fra IT-sektionen, bl.a. om det planlagte kursusforløb, udvikling af rapportskabelon, og rundspørge vdr. installation af Office 2003 på hjemme-pc er. 4. Status for overvejelserne vdr. brugerservicekonceptet i DMU På baggrund af drøftelserne på det sidste møde i IT-styringsgruppen har problemstillingen omkring brugerservicekonceptet, efterfølgende været drøftet i de 3 IT-udvalg. Meldingerne fra IT-udvalgene går entydigt på at basere konceptet på uformelle IT-kontaktpersoner, frem for mere formelle superbrugere. IT-sektionen sikrer en ajourføring af listen over IT-kontaktpersoner på basis af indmeldinger fra afdelingerne. Der foreligger endnu ikke en melding fra DMU s ledelse om det af IT-sektionen foreslåede resultatlønsprojekt om etablering af en help-desk lignende funktion til IT-support. 5. Drøftelse af de større IT-investeringer m.h.p. udarbejdelse af en investeringsplan for de kommende år. Som grundlag for drøftelsen vedlægges som bilag 2 IT-sektionens arbejdspapir om investeringsbehovet i indeværende år. På mødet vil der ligeledes blive orienteret om IT-sektionens vurdering af behovet for IT-investeringer i DMU i medfør af kommunalreformen. 6. Orientering om halvårsstatus, udarbejdelse af arbejdsprogram for 2006 og kommunalreformens forventede implikationer for IT-sektionen. Mundtlig orientering fra IT-sektionen. 7. Eventuelt
DANMARKS MILJØUNDERSØGELSER 19. august 2005 IT-sektionen BMu,JG,SDC/- F:\2005\udviklingsprojekter o.l\gis-analyse\20050818 afrapportering gis-analyse sommer 2005.doc Diskussionsoplæg til IT-styringsgruppen: Analyse af GIS-området i DMU og forslag til fremtidige effektiviseringstiltag. Efter opfordringer fra IT-udvalgene og IT-styringsgruppen blev det i IT-sektionens arbejdsprogram for 2005 indarbejdet at IT-sektionen skulle gennemføre en analyse af GIS-området i DMU. Dette analysearbejde er nu gennemført hen over sommeren og afrapporteres her. Baggrunden for aftalen om analysen er bl.a. at vedligeholdelsen af GIS-databaserne med nye, ajourførte kortdata er stort set gået i stå, fordi der efter reduktionen af GIS-basis, ikke længere er ressourcer til fælles GIS-arbejde, men kun til køb af kortdata og vedligeholdelse af visse af de serverbaserede softwarelicenser. Analysearbejdet er baseret på interviews af GIS-medarbejdere og GIS-brugere fra afdelingerne MAR, ATMI, SYS, AM, FEVØ og VIBI. Både eksisterende problemstillinger og mulige løsninger har været drøftet hele vejen rundt, og fællestrækkene fra de gennemførte interviews danner grundlag for IT-sektionens vurderinger og for de forslag der gives i nærværende notat. Selvom interviewrunden har efterladt det indtryk at der i DMU er forskellige GIS-kulturer, dvs. forskellige måder at arbejde med GIS på i de forskellige afdelinger/tjenestesteder, er der alligevel et stort sammenfald m.h.t. hvad der nævnes som problemer og løsninger derpå. Det er IT-sektionens vurdering at de grundlæggende problemstillinger kan sammenfattes i nedenstående punkter (rækkefølgen er ikke udtryk for en vægtning): 1. Der mangler overblik over hvilke datasæt og programmer der er til rådighed i DMU 1. 2. Der mangler kendskab til hvordan kolleger i DMU arbejder med GIS. 3. Der er utilstrækkelig adgang til programmer og data. 4. Der mangler mulighed for at få support til anvendelse af GIS. 5. Der mangler en GIS-service, hvor man kan få foretaget GIS-baserede data-analyser, når brugeren ikke selv har GIS-ekspertise. 6. Der mangler kurser i anvendelse af de nye versioner af GIS-programmerne. Derudover er der under samtalerne selvfølgelig nævnt mange andre problemstillinger, konkrete oplysninger m.m., som bestemt ikke er vurderet uvæsentlige, men som det vil være for omfattende at komme ind på i dette notat. M.h.t. at løse blot nogle af de nævnte problemstillinger er det IT-sektionens vurdering, at det ikke er muligt uden at der afsættes ressourcer til en større tværgående indsats end der ydes på GIS-området i dag. Det er samtidig IT-sektionens opfattelse at dén indsats der allerede bruges på tilgængeliggørelse af 1 Det kan tilføjes at adgangen til data og programmer er forskellig mellem tjenestestederne. Kun Roskilde har en egentlig GIS-server (Windows-baseret) med en egentlig GIS-database. Silkeborg og Kalø har GIS-data liggende på filservices på Novell-serverne. Det er desuden forskellige medarbejdere der lægger data tilrette på tjenestestederne, og det koordineres ikke på tværs.
2 data m.m., kan anvendes mere effektivt ved at sikre at denne opgave fremover løses samlet for tjenestestederne. En ny licensaftale for GIS-værktøjer, som forventes indgået i efteråret 2005 må formodes at sikre, at alle GIS-brugere kan komme til at bruge de nyeste versioner af værktøjerne, både på desktop- og serversiden, og dette vil bidrage til at gøre koordination og erfaringsudveksling nemmere. Udover disse billige gevinster vil der være en del arbejde, der skal findes ressourcer til, hvis DMU s GIS-anvendelse skal effektiviseres og stå i rimeligt forhold til den investering, der allerede er gjort på GIS-området, inklusive den årlige udgift til kortdata og licenser. På den anden side er det umuligt, på grundlag af nærværende analyse, at afgøre hvor stor en ressource der rent faktisk er brug for på længere sigt. En mulighed kunne derfor være at håndtere en del af opgaven projektorienteret, således at det indgår i projektarbejdet at det vurderes hvorledes den løbende drift, support m.v. efterfølgende kan håndteres. Især pga. kommunalreformen vil der i løbet af det næste par år ske meget på dataområdet, også internt i DMU, hvor datastrategien også skal diskuteres og revideres. Disse forhold vil uden tvivl også vil berøre GIS, og i relation til de muligheder der kan blive for at integrere GIS mere i det daglige dataarbejde, vil det formodentlig være fornuftigt at have GIS-effektiviseringen kørende som et projekt, der løbende kan justeres. Mht. fremtiden er det holdningen både blandt GIS-eksperter og GIS-brugere at GIS som værktøj har potentialet til at få en meget større udbredelse og anvendelse blandt almindelige brugere i DMU, idet der bl.a. har været peget på at amternes miljøfolk i væsentlig større udstrækning er vant til at anvende GIS som et dagligt værktøj, og at der rundt omkring i bl.a. de andre sektorforskningsinstitutioner i øjeblikket oprustes omkring anvendelsen af GIS. I de følgende afsnit beskriver IT-sektionen en række forslag til tiltag, som samlet skulle medføre den ønskede effektivisering på GIS-området. Forslagene forudsætter bl.a. at IT-sektionen kan komme til at bruge ressourcer udover hvad der er aftalt i dag. Det er derfor til diskussion hvorvidt dette er en god idé, og i givet fald hvorledes det ressurcemæssigt skal løses. Adgang til GIS-programmer. [Bidrag til løsning af problem 1 og 3] Der vil i SEDIRK-regi blive indgået en licensaftale med ESRI (DMU s hovedleverandør af GIS-software). Det forventes at licensaftalen medfører at DMU fremover vil få adgang til de nyeste GIS-værktøjer fra ESRI i et antal licenser, der sikrer at værktøjerne kan bruges bredt i DMU. Økonomien omkring den nye licensaftale er endnu ikke afklaret. Problemet med utilstrækkelig adgang til programmer kan således ventes løst indenfor en kortere tidshorisont, og samtidig vil den standardisering som en ny licensaftale indebærer gøre det nemmere at holde et overblik over GIS-programmer, fordi der ikke længere i institutionen skal bruges et mix af meget gamle og helt nye versioner. Mht. installation på servere, samt sikring af at programmerne kan distribueres til brugerne, foreslås det at opgaven fremover løses af IT-sektionen, på linie med øvrigt standard-software.
3 GIS-erfagruppe. [Bidrag til løsning af problem 1, 2 og 6] For at give GIS-medarbejdere og GIS-brugere mulighed for erfaringsudveksling og kompetenceudvikling foreslås det at der forsøgsvis oprettes en intern GIS-erfagruppe, der organiseres på samme måde som systemudviklerkredsens erfaringsudveksling. Det foreslås at IT-sektionen står for afholdelsen af de 2-3 første møder i erfa-gruppen, idet disse møder bruges på både målrettet undervisning i at anvende de nye GIS-værktøjer, og på at præsentere erfaringer fra forskellige GIS-projekter. Møderne kan veksle mellem heldagsmøder med interne og eksterne oplægsholdere, samt kortere møder der kan afholdes over video. Efterfølgende bør der i samråd med deltagerne gennemføres en evaluering af om det er en løsning, der bør videreføres, og i hvilken form. Forslaget indebærer at der skal skaffes midler til en ekstern underviser. Der oprettes en distributionsliste i e-post-systemet, som de interesserede kan tilmelde sig, således at det er nemt for GIS-brugerne i DMU at kommunikere på tværs af afdelinger og tjenestesteder. GIS-udvalg. [Bidrag til løsning af problem 1 og 3] Til sikring af bedre koordination og ensartethed i datatilgængelighed, vejledninger m.m., samt til vurderinger omkring anskaffelse af data m.m., foreslås det at nedsætte et GIS-udvalg. IT-sektionen vil kunne varetage formandsskab og sekretariatsfunktioner for et fælles GIS-udvalg, der f.eks. kan bestå af 1-2 GIS-repræsentanter fra hvert tjenestested. GIS-udvalget bør referere til ITstyringsgruppen, således at GIS-udvalget får samme status som de nuværende 3 lokale IT-udvalg. ITsektionen deltager med den medarbejder, der har ansvaret for installation af GIS-software og ITsektionens del af tilgængeliggørelse af GIS-data m.v. Konkrete GIS-drift-opgaver. [Bidrag til løsning af problem 1 og 3] Der vil kunne hentes effektiviseringsgevinster ved at programmer og data lægges tilrette på samme måde på alle tjenestesteder. Pga. GIS-datas størrelse og omfang vil det efter al sandsynlighed være nødvendigt med en egentlig GIS-server pr. tjenestested (i dag er det kun Roskilde der har en sådan, og den benyttes ikke fra Silkeborg og Kalø). Det praktiske arbejde med installation på servere og distribution af programmer foreslås løst i IT-sektionen. Indlægning af data bør nok være et samarbejde mellem IT-sektionen og en eller flere GIS-medarbejdere, da dette indebærer et behov for konkret GIS-viden, som IT-sektionen ikke er i besiddelse af i dag. For at forbedre overblikket og tilgængeligheden af data og programmer, bør der parallelt med ovenstående - afsættes ressourcer til at vedligeholde oversigter, som placeres på Intranettet. Tilsvarende bør der på Intranettet være adgang til vejledninger omkring anvendelse af GIS. Nogle af disse vejledninger findes i dag, men bør tilpasses og flyttes til Intranettet. Som situationen er i dag vil disse drift-opgaver starte som et pionérarbejde, og derfor kan man overveje at starte et projekt, der står for etablering, samt for at give et bud på indhold og omfang af den efterfølgende drift.
4 GIS-Support og GIS-service. [Bidrag til løsning af problem 4 og 5] En del GIS-brugere har givet udtryk for at det kan være svært at få support til løsning af opgaverne, fordi de dedikerede GIS-medarbejdere alle er hårdt hængt op, og at det derfor er et ønske at en medarbejder får ansvar for at yde en sådan support. Hvis en medarbejder i IT-sektionen som foreslået ovenfor - oplæres omkring installation og distribution af GIS-software, samt tilrettelæggelse af GIS-data på serverne, vil vedkommende formodentlig også kunne svare på de basale spørgsmål i forbindelse med at komme i gang med GIS. Vedkommendes indsats i denne sammenhæng vil nemt kunne afregnes sammen med den øvrige IT-support som ydes af IT-sektionen. Men det vil kun dække en del af behovet for GIS-support, og i givet fald vil de mere avancerede spørgsmål skulle besvares af de dedikerede GISmedarbejdere i afdelingerne. GIS-eksperter og -brugere har også givet udtryk for at selvom GIS-værktøjernes anvendelse forventes at få større udbredelse blandt andre brugere, så vil det ikke kunne betale sig at lære GIS, hvis man kun sjældent skal foretage en GIS-baseret databehandling/-analyse. Derfor er der behov for at kunne købe en sådan ydelse hos en GIS-medarbejder. Måske kan denne mulighed etableres ved at indføre et internt afregningssystem, som f.eks. det Grafisk Værksted eller IT-sektionen benytter. Indstilling. Det er IT-sektionens vurdering at en målrettet effektiviseringsindsats på GIS-området kan give nogle gevinster, både i form af et kvalitetsløft i databehandling og præsentation, og i forhold til hvorledes ressourcerne på GIS-området udnyttes optimalt. Derfor anbefaler IT-sektionen at DMU's ledelse drøfter om en række tiltag som de beskrevne, samlet kan give gevinster for institutionen, uanset at tiltagene også koster mandressourcer og penge. IT-sektionen anbefaler at problemstillingen i givet fald håndteres hurtigt og indgår i arbejdsprogramplanlægningen for 2006.
DANMARKS MILJØUNDERSØGELSER 19. august 2005 IT-sektionen BMu/- F:\2005\planlaegning og lgn\20050819 arbejdspapir investeringsplan 2005.doc Arbejdspapir. Foreløbig opgørelse af investeringsbehovet på IT-området i 2005 Der er pt. anskaffet og ibrugtaget nedenstående små-servere i indeværende år: 4 stk. AD-domain controllere til håndtering af netværket omkring post-servere, Navision o.l. Backup-server til Silkeborg Ny FTP server til filudveksling (store filer der ikke kan sendes i mail) med eksterne samarbejdspartnere I alt 100.000 kr. 20.000 kr. 10.000 kr. 130.000 kr. Overgangen til nyt postsystem og nødvendige kapacitetsudvidelser på data-siden har desuden medført anskaffelse af nogle større servere: Postserver til Roskilde (den eksisterende server blev nedarvet til Silkeborg, mens Silkeborgs blev nedarvet til Kalø) Diskkapacitet, RAM osv. til eksisterende servere primært i Jylland I alt 130.000 kr. 100.000 kr. 230.000 kr. Herudover er der på foranledning af og finansieret af Sekretariatet (fællesudgifter) anskaffet ny WEBserver, ny SQL-server og en rapport-server. Investeringsbehovet for den resterende del af 2005 kan foreløbig opgøres således: Nyt Netware Storage-system inkl. servere i Roskilde (det eksisterende 1.000.000 kr. nedarves til Silkeborg) 4 Servere til distribution af anti-virus-system og øvrige sikkerhedsopdateringer 100.000 kr. Små-servere til nye opgaver og udskiftning af eksisterende, herunder ZEN, 100.000 kr. Identity Management osv. i alt 5 stk. I alt 1.200.000 kr. Afhængig af beslutninger der måtte træffes i DMU omkring GIS, øgede krav til datakapacitet etc. vil der blive behov for en række andre investeringer, som vil falde i år eller i 2006. Dette gælder bl.a. 2-3 nye GIS-servere, overgang til et helt nyt backup-koncept, nye database-servere, ny NIS-server til understøtning af Linux/UNIX-systemerne, ny Navision dump-server, og ny ARSWEB-server. Samlet set kan disse yderligere investeringer nemt løbe op i ca. 1.000.000 kr. Det ekstraordinære investeringsbehov i forbindelse med kommunalreformen er vurderet særskilt, og er i øvrigt afhængig af hvilke koncepter der træffes beslutning om at basere sig på. Endelig henledes opmærksomheden at der i 2006 er ekstraordinære udgifter til ibrugtagning af det aftalte ESDH-system i Miljøministeriet.