Notat. Formålet med analysen:

Transkript

1 Notat Forvaltning: Social og Arbejdsmarked Dato: J.nr.: 25. marts 2014 Br.nr.: Udfærdiget af: Steinar Eggen Kristensen Vedrørende: Kommissorium for uvildig ekstern analyse af Sygedagpengeafdelingens sagsgange, faglige metoder og sagsbehandlingsressourcer Notatet sendes/sendt til: COJ / HN Som led i den politiske konstitueringsaftale efter kommunalvalget i november 2013 er der mellem Venstre og Socialdemokratiet fælles forståelse om at gennemføre en uvildig ekstern analyse af Sygedagpengeafdelingen. Det er konkret aftalt, at Der gennemføres en uvildig ekstern analyse af Sygedagpengeafdelingens sagsgange, faglige metoder og sagsbehandlingsressourcer med henblik på at øge den direkte dialog med borgerne i sagerne, reducere sagsbehandlingstiden samt sikre en hurtig indsamling og anvendelse af helbredsoplysninger, så borgernes forsørgelsesgrundlag kan afklares hurtigst muligt med relevante oplysninger. Kommissoriet for undersøgelsen forelægges partierne bag denne aftale til godkendelse. Dette notat indeholder forslag til dette kommissorium. Der lægges op til en analyse med det fremadrettede sigte at sikre en dialogbaseret sagsbehandling på sygedagpengeområdet og en effektiv / borgerorienteret implementering af den nye sygedagpengereform, der træder i kraft 1. juli Der foreslås indhentet projektforslag fra 3 konsulentfirmaer til gennemførelse af analysen indenfor en samlet økonomisk ramme på kr.. Formålet med analysen: Årsagen til at analysen sættes i værk er, at sygedagpengesagsbehandlingen på Jobcenter Randers igennem den seneste tid har været mødt med utilfredshed både blandt de berørte borgere og deres netværk. Utilfredsheden medfører løbende kritik af Jobcentrets afgørelser, ligesom mange borgere er utilfredse med den løbende

2 - 2 - kommunikation og inddragelse i sagerne samt den måde afgørelser kommunikeres ud på. Den efterfølgende følelse af afmagt er dels ubehagelig og stressende for den enkelte borger, samtidig med at utilfredsheden fra borgerne og de klagesager der ofte følger i kølvandet er tidskrævende, og i stigende grad lægger beslag på Jobcentrets og medarbejdernes ressourcer. Med til det samlede billede af sagsbehandlingen hører også, at samtidig med den beskrevne kritik af sagsbehandlingen har Sygedagpengeafdelingen over de seneste år formået at reducere sagsbehandlingstiden i sygedagpengesagerne væsentligt og det juridiske indhold af afgørelserne vurderes at være tilfredsstillende bl.a. vurderet ud fra Ankestyrelsens afgørelser i klagesager rejst mod Randers Kommune. Samtidig med dette står Jobcenteret i Randers Kommune på linie med kollegerne i landets øvrige kommuner lige overfor implementering af en ny sygedagpengereform, der ændrer sagsbehandlingen på området fra 1. juli Reformen skærper forholdet mellem borgernes rettigheder og kommunens pligt til, og mulighed for, at stille krav til borgeren, som forudsætning for udbetaling af sygedagpenge. Endvidere betyder de nye retningslinjer på området, at der sker en reduktion af sygedagpengeydelsen efter 26 uger, svarende til niveauet for kontanthjælp. Begge forhold øger såvel det økonomiske pres som den psykiske usikkerhed hos den gruppe borgere, der ikke raskmeldes indenfor 26 uger. Det er til enhver tid kommunens opgave at sikre, at alle borgere føler sig korrekt behandlet. Dette gælder i særlig grad borgere som af den ene eller anden årsag ikke er i stand til at opretholde deres hidtidige selvforsørgelse, og som på grund af sygdom risikerer væsentlige ændringer i deres fremtidige livssituation, det værende risikoen for at miste et job, og/eller risikoen for en reduktion af deres fremtidige, økonomiske forsørgelsesgrundlag. Der pålægger således kommunen et særligt ansvar for at sikre, at gældende sagsbehandling og dialogen mellem borgere og Jobcentret, foregår på en korrekt og professionel måde, hvor der ikke kan stilles spørgsmålstegn ved rigtigheden af en afgørelse, eller rettes kritik mod den måde afgørelsen kommunikeres ud til borgeren på. For at øge borgernes forståelse for de beslutninger der træffes på Jobcentret og dermed borgernes tilfredshed med den kommunale service, ønsker Randers Kommune at iværksætte et målrettet arbejde, der har til formål at sikre en forbedring af dialogen mellem Jobcentret og borgerne. Det foreslås derfor, at der iværksættes en uvildig, ekstern undersøgelse af Jobcentrets gældende procedurer og praksis omkring sagsbehandling og dialog med borgerne, på sygedagpengeområdet. Fokus skal være på iværksættelse af fremadrettede initiativer, der sigter på at forbedre dialogen mellem Jobcentret og borgerne, en dialog der sikrer den fornødne inddragelse borgerne, øger borgerens forståelse for det til tider - komplicerede sagsforløb. Endvidere skal dialogen undervejs give borgeren en bedre forståelse af de lovgivningsmæssige rammer Jobcenteret skal træffe sine afgørelser indenfor og, hvad det kan betyde for den enkelte borgers sag. Det er derfor afgørende, at der fremadrettet etableres klarhed om sagsforløbene med præcist definerede og genkendelige sagsskridt. Dette vil gøre det muligt at skabe en klar forventningsafstemning mellem borger og Sygedagpengeafdelingen om hvordan sagerne vil forløbe og det efterfølgende er

3 - 3 - muligt at vurdere om sagsforløbet har fulgt de fastlagte sagsgange og dette indenfor rammen af en dialog- og borgerorienteret tilgang til sagsbehandlingen. I det analysen er tidsmæssigt sammenfaldende med implementeringen af den nye Sygedagpengereform, der træder i kraft 1. juli 2014, er det naturligt, at analysen og den fremtidig tilrettelæggelse af dialog og sagsgange knytter an til at sikre den bedst mulige implementering af de retningslinier / krav til sagsbehandlingen, der ligger i den nye reform. I sidste ende er formålet med analysen at styrke dialogen mellem borgerne og sagsbehandlerne i sygedagpengeafdelingen. Analysen skal forbedre borgernes tilfredshed med den kommunale service og reducere antallet af klager, samtidig med at myndighedsopgaven varetages korrekt lovgivningsmæssigt og indenfor de økonomiske rammer fastlagt af byrådet. Det bemærkes, at det er vigtigt at analysen sker med behørig inddragelse af berørte interessenter på området det være sig borgere, arbejdsmarkedets parter og Jobcenterets medarbejdere (en medarbejdergruppe, der er naturligt påvirkede af kritikken af sagsbehandlingen og som er afgørende medspillere i at skabe den ønskede forandring). Den eksterne undersøgelse skal omfatte følgende produkter: Det forudsættes, at den uvildige analyse munder ud i følgende produkter fra konsulentfirmaet: - At der på baggrund af analysearbejdet fremsættes anbefalinger og anvisninger til hvordan Sygedagpengeafdelingen sikres de bedste værktøjer til at arbejde med afsæt i konstruktiv, proaktiv dialog med borgerne. Fokus i sagsbehandlingen skal være på det gode personlige møde, løbende inddragelse af borgerne og tydelighed på betydningen af sammenhængen mellem lovgrundlaget for en afgørelse og forvaltningens forpligtigelser overfor såvel borger som gældende retspraksis. - At implementeringen af sygedagpengereformen og sagsbehandlingen af sygedagpengesager styrkes ved, at der ved afslutningen af analysen er tilrettelagt hensigtsmæssige og enkle sagsgange, der matcher kravene i reformen til den fremtidige sagsbehandling af sygedagpengesager - At der foretages en opgørelse af udviklingen i sagsmængden for de enkelte sagsbehandlere, sagsbehandlingstiden og omgørelserne ved ankeinstanserne over tid. - At der sker en afrapportering til Økonomiudvalget ift. de anbefalede ændringer i opgaveløsningen i Sygedagpengeafdelingen. Indholdet og formen for de forskellige leverancer beskrives i undersøgelsesdesignet fra de mulige leverandører og kan spænde over f.eks. interessentanalyser, undervisningsaktiviteter, spørgeguides til sagsbehandlere, sagsgangsbeskrivelser, opfølgningsmål / ledelsesrapporter og forslag til informationsmateriale osv..

4 - 4 - Konsulentfirmaerne vil i tilbudsfasen blive inviteret til et møde hvor de har mulighed for at komme med forslag til yderligere produkter og analysetemaer for undersøgelsen. Disse kan så indarbejdes i tilbuddet. Forvaltningen vil på baggrund af de eventuelle forslag der kommer frem på møderne vurdere om de bør give anledning til en generel ændring af kommissoriet for undersøgelsen. Det bemærkes, at analysen har fokus på at sikre en god og borgerorienteret sagsbehandling på området og ikke sigter på at placere et eventuelt ansvar for den kritik af sagsbehandlingen, som har karakteriseret området den seneste tid. Organisering af undersøgelsen: Undersøgelsen gennemføres med reference til Økonomiudvalget (suppleret med formanden for Beskæftigelsesudvalget således at både formanden for Socialudvalget og Beskæftigelsesudvalget er repræsenteret ved behandlingen af sagen). Den eksterne undersøgelse skal inddrage input fra følgende interessenter: Brugerrepræsentanter, eksterne samarbejdspartnere (herunder arbejdsmarkedets parter og Praktiserende Lægers Organisation i Randers), Randers Kommunes borgerrådgiver, ledere og medarbejdere på Jobcenter Randers. Konsulentfirmaerne kommer med forslag til den mest hensigtsmæssige måde at gøre dette på ifbm udarbejdelse af forslag til undersøgelsesdesign og tilbud. Der nedsættes en referencegruppe ved gennemførelsen af analysen, som konsulenterne kan bruge til opklarende og faktuelle spørgsmål ifbm. analysen. Referencegruppen sammensættes af 4 medarbejderrepræsentanter fra Jobcenteret / sygedagpengeafdelingen, leder og souschef i sygedagpengeafdelingen, arbejdsmarkedschefen og direktøren for Social og Arbejdsmarked. Konsulenternes indgang til forvaltningen i tilbudsfasen og undervejs i analysen vil være via direktøren for Social & Arbejdsmarked. Budget, indhentning af tilbud og valg af leverandør: Forvaltningen indhenter forslag til undersøgelsesdesign og økonomisk tilbud på opgaven fra 3 eksterne konsulentfirmaer. Følgende virksomheder foreslås kontaktet på baggrund af deres erfaringer med lignende opgaver på området 1) Cowi, 2) Rambøll Management / Attractor, og 3) BDO Consulting. Budgetrammen er kr , som finansieres på Social og Arbejdsmarkedsområdets konto 6. Forvaltningen forelægger på baggrund af de indkomne tilbud en indstilling for Økonomiudvalget om valg af leverandør. Tidsplan for undersøgelsen: Indstilling om Kommissoriet for undersøgelsen forelægges Økonomiudvalget på møde den 24. marts 2014.

5 - 5 - Derefter indhentning af tilbud som forelægges Økonomiudvalget på møde den 22. april Gennemførelse af analyse som slut-afrapporteres til Økonomiudvalget på første møde efter sommerferien (25. august 2014) med en mundtlig statusrapportering fra konsulenterne på sidste udvalgsmøde inden sommerferien den 10. juni Selve analysen skal senest afsluttes i juni 2014.