Intern kommunikation Acadre - hvorfor og hvordan Generelle retningslinjer Kvalitet Døgnet Rundt Administrationen
Indholdsfortegnelse Forord...s. 3 Hvorfor journalisere...s. 4 Hvem opretter sager...s. 5 Hvem journaliserer og hvad skal journaliseres...s. 6 Hvad skal journaliseres - helt konkret...s. 7 Posthåndtering...s. 8 Bilag, titel, dato og afsender...s. 9 Skabeloner...s. 10 Enkeltsagsprincippet...s. 11 Samlesagsprincippet...s. 12 Åbenhed og sikkerhed...s. 13 Sletning af sager og dokumenter............s. 14 Personalesager, borgersager og emnesager...s. 15 Brugeroprettelse...s. 16 Brugerroller...s. 17 Bilag A: Materiale der ikke journaliseres...s. 18 Bilag B: Materiale på personalesager...s.19 2
Forord Det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem Acadre har siden 2007 være anvendt af Regionshuset samt de sociale institutioner under Region Syddanmark. Systemet er et sags- og dokumenthåndteringssystem, og skal anvendes til administrative sager. På Sygehus Sønderjylland tages Acadre i brug i Administrationen og ServiceCentret i januar 2012. Alle administrative medarbejdere og ledere i Administrationen og ServiceCentret skal anvende Acadre som elektronisk arkiverings- og sagsbehandlingssystem herunder til oprettelse af dagsordener og referater til direktionsmøder, afdelingsledelsesmøder og lignende større møder. Der er fuld integration mellem Outlook og Acadre samt integration til øvrige MS officeprodukter. Et fælles regionalt ESDH-system (Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) giver endvidere mulighed for at dele sager på tværs af sygehuset og den regionale administration, hvis der er indgået aftale herom mellem sagsbehandlerne. Pjecen beskriver de overordnede principper og regler for anvendelse af Acadre, som er gældende for alle de medarbejdere og ledere på Sygehus Sønderjylland, der anvender Acadre. 3
Hvorfor journalisere Det er god forvaltningsskik, at en offentlig organisation har styr på - og overblik over - deres informationer, og der er også visse lovmæssige hensyn til eftertidens forskning og historieskrivning udtrykt i arkivlovens bevarings- og kassationsbestemmelser. Man journaliserer bl.a. for at kunne: identificere dokumenter og sager entydigt og kunne dokumentere sagsforløb og opgavesammenhæng finde oplysninger til besvarelse af forespørgsler, anmodning om aktindsigt eller til brug i sagsbehandlingen sikre vidensdeling med andre genbruge tidligere behandlede sager, både som præcedens og ved genoptagelse sikre et entydigt grundlag for indsamling af statistiske oplysninger gennem søgning efter dokumenter og sager eller på tværs af dokumenter og sager medvirke til overholdelse af gældende love og regler - primært forvaltningslov, offentlighedslov, arkivlov og lov om behandling af personoplysninger. Forvaltningsloven I forvaltningsloven er samlet en række regler om, hvordan den offentlige forvaltning skal forholde sig, når der behandles sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse. Offentlighedsloven Offentlighedsloven skal sikre, at alle borgere (offentligheden) kan få indsigt i, hvad det offentlige laver. Loven pålægger også alle myndigheder notatpligt ved modtagelse af mundtlig information. Arkivloven Arkivloven indeholder regler for hvilke arkivoplysninger, der skal bevares for eftertiden, og hvad der må kasseres. Lov om behandling af personoplysninger Loven handler om alle former for behandling af personoplysninger. Loven skal sikre, at oplysningerne benyttes og opbevares på betryggende vis. 4
Hvem opretter sager Hvem har adgang til Acadre? Alle administrative medarbejdere og ledere på Sygehus Sønderjylland skal anvende Acadre som elektronisk sagsbehandlingssystem. Hvem opretter sager? Alle administrative medarbejdere og ledere på Sygehus Sønderjylland kan oprette en sag i Acadre. Personalesager oprettes af Lønafdelingen, og i praksis deler Løn, HR og de enkelte chefer sagen på den enkelte medarbejder. Før du opretter en ny sag, skal du altid søge efter, om der eksisterer en sag på emnet i forvejen, som du kan journalisere på. Lav en aftale med den sagsansvarlige, hvis du ikke har adgang til sagen. 5
Hvem journaliserer og hvad skal journaliseres Hvem journaliserer? Sagsbehandleren har ansvar for at journalisere al relevant materiale på sagen. Sagsbehandleren har også ansvar for, at indskanne og journalisere ikke elektronisk materiale, som er relevant for sagen. For dokumenter sendt internt på Sygehus Sønderjylland gælder: Den der producerer dokumentet, har ansvar for at journalisere det. Det betyder, at modtager du et dokument fra en person, som har adgang til Acadre, kan du forvente, at dokumentet allerede er journaliseret. Ønsker du en kopi af dokumentet på en anden sag, har du selv ansvar for at journalisere en sådan. Du kan sende dokumenter som en reference fra Acadre. Så ved modtageren at dokumentet er journaliseret på en sag i Acadre. Hvad skal journaliseres? Sygehus Sønderjylland har som udgangspunkt kun elektroniske sager og dokumenter. Den digitale udgave af et dokument er altid at regne for originalen. Alt sagsmateriale skal journaliseres. Derud over skal alt, som kan have interesse i forhold til vidensdeling og i forhold til at dokumentere de interne processer i en sag, journaliseres. Det er nødvendigt for at kunne leve op til lovgivningens krav i forbindelse med aktindsigt, dels for at muliggøre og sikre vidensdeling og overblik i regionen. Der er ingen begrænsninger i Acadre på, hvor store dokumenter, der kan journaliseres eller vises. 6
Hvad skal journaliseres - helt konkret Følgende skal journaliseres: Alt indgående post (fysisk eller elektronisk) fra borgere, myndigheder, samarbejdspartnere m.m. som vedrører sygehusets administrative sagsområder. Alt udgående post (fysisk eller elektronisk), som er en del af sygehusets sagsbehandling eller på anden måde vedrører sygehusets sagsområder. Alt internt materiale (fysisk eller elektronisk), som interne rapporter, notater, referater, intern korrespondance m.m. Telefonnotater m.m. som vedrører en sag. Følgende skal ikke journaliseres: Materiale, som ikke indgår i sagsbehandlingen. Materiale, som registreres i andre systemer (f.eks. Prisme, ILS, Cosmic). Avisartikler, adressefortegnelser, brochurer. Ingen papirarkiver Der bør ikke længere være aktive papirarkiver. For kontrakter gælder, at disse skal skannes og journaliseres på den pågældende sag. Underskriften skal fremgå af det skannede dokument. Hvornår skal jeg journalisere? Indgående og udgående post journaliseres så vidt muligt umiddelbart efter modtagelse/ afsendelse. Alt andet materiale journaliseres også hurtigst muligt, så sagerne er tidstro. Husk at låse Du kan journalisere udkast, og arbejde videre på dem. Når dokumentet er færdigt, er det vigtigt at låse dokumentet, så der ikke kan foretages rettelser i dokumentet. Skift af sagsansvarlig Såfremt en sagsbehandler siger op eller flytter afdeling, er det ledelsens ansvar at sørge for at skifte sagsansvarlig på sagen i Acadre. Afslutning af sagen Når en sag er afsluttet, er det sagsbehandlerens ansvar at sikre, at sagen markeres som Afsluttet. 7
Posthåndtering I Acadre journaliseres ind- og udgående post. Det er sagsbehandlerens eget ansvar at håndterer post i form af e-mail. Papirpost omdeles til de enkelte afdelinger, hvor den enkelte medarbejder SELV vurderer hvorvidt post skal indgå i en sag i Acadre, og efterfølgende skanner posten til journalisering. Undtaget er post som modtages i sygehusets centrale e-mail postkasse, hvor Direktionssekretariatet håndterer journalisering og videredistribuering af dette. Det samme med papirpost som modtages på sygehuset uden en navngivet modtager eller afdeling. Se Bilag A for post, der som udgangspunkt ikke skal journaliseres. 8
Bilag, titel, dato og afsender Navngivning af dokumenter Alle bilag skal journaliseres som selvstændige dokumenter på en sag. Dette skyldes, at det i sagsoversigten ikke er muligt at se, om der er et bilag tilknyttet et dokument. Hvert bilag navngives, så det er muligt at danne sig overblik over, hvilke bilag, der hører til hvilket dokument. Eksempler på navngivning: Driftsaftale 2012 Direktionssekretariatet (Bilag 1 til Budget 2012 Direktionssekretariatet 12-12-2011). Forkortelser af titler Titler på sager og dokumenter skal være sigende og forståelige. Derfor bruger vi IKKE forkortelser på sager og dokumenter. Der er stor forskel på, hvordan forkortelser skrives og anvendes. Benyttelse af forkortelser vil derfor kilde til uensartet journaliseringspraksis og vil gøre det vanskeligere at søge på sager og dokumenter i Acadre. Datoformat På Sygehus Sønderjylland anvendes følgende datoformat dd-mm-åååå = 01-02-2012. Registrering af modtager/afsender For at registrere modtager og afsender for alle ind- og udgående dokumenter skal du bruge Acadres adressekartotek. Der skal som minimum registreres afsender for indgående dokumenter og modtager for udgående dokumenter. Husk at søge på, om kontaktpersonen findes i registeret, inden du opretter en ny. Fejljournalisering Ved fejljournalisering (hvis du har lagt et dokument ind på en forkert sag) af et dokument skriver du 'Annulleret' i dokumentets titelfelt. Derefter journaliserer du en kopi af dokumentet til den ønskede sag med en passende titel. 9
Skabeloner Skabeloncentret i Acadre I Acadre kan du anvende skabeloncentret, hvor en brevskabelon og en notatskabelon er tilgængelig med sygehusets logo. Det er Word-programmet, der benyttes til selve redigeringen af dokumenterne. Skabeloner i Word Der er stadig adgang til sygehusets skabeloner i Word, præcis som vi kender dem. Dokumenter oprettet vha. af sdisse kan også journaliseres i Acadre. 10
Enkeltsagsprincippet På Sygehus Sønderjylland arbejder vi primært efter enkeltsagsprincippet, én hændelse, én sag. Enkeltsagsprincippet bruges ved alle eksterne henvendelser fra borgere, andre myndigheder, leverandører m.fl. Der oprettes således en ny sag for hver ny henvendelse eller hændelse, som skal behandles. Når sagen er færdigbehandlet, afslutter du den. Fordelene ved enkeltsagsprincippet er: Kun relevante dokumenter findes i den konkrete sag. Herved overholdes lovgivningen omkring aktindsigt. Sagsbehandleren kan få overblik over, hvilke sager der er under behandling. Eksempel på en enkeltsag: Sygehuset modtager en henvendelse fra en patientforening om støtte til oprettelse af patienttræningscenter. En sag oprettes i Acadre. Sagen skal rumme henvendelsen fra patientforeningen, kommunikationen omkring sagen, analyse af konsekvenserne, sagsfremstilling til direktionsmøde, direktionens beslutning samt konkrete initiativer, som sættes i værk. Sagen afsluttes herefter. Ved ny henvendelse fra patientforeningen oprettes en ny sag i Acadre. Eksempel 11
Samlesagsprincippet Samlesager egner sig ikke til egentlige sagsbehandling af typen 'henvendelser udefra' som enkeltsager. Samlesager er derimod udmærkede til løbende dokumentation af emner med værdi for arbejdet internt i organisationen. Fordelene ved samlesagsprincippet er, at samlesager skaber tematisk overblik. Dog er det vigtigt at være opmærksom på at undgå, at disse sager bliver for omfangsrige. Ved anvendelse af samlesagsprincippet registreres dokumenter, som vedrører samme person eller emne fortløbende på en sag. Sådanne sager er oftest opdelt efter år, hvorfor du afslutter den tidligere sag og opretter en ny ved hvert årsskifte. Eksempler på samlesager: Samling af dagsordener og referater fra afdelingsmøder året 2012. Samling af alle pressemeddelelser året 2012. Samling af budgetsag vedrørende Sundheds-It året 2012. Eksempel 12
Åbenhed og sikkerhed I Acadre findes der tre sagstyper: Emnesager (og direktionsmødesager) Borgersager Personsager Åbenhed Emnesager er tilgængelig for alle, som har adgang til Acadre. Dette giver mulighed for at arbejde sammen på tværs af organisationen, samt mulighed for at en kollega kan overtage sagsbehandlingen ved sygdom og ferie. Samtidig kan mange dobbeltsager undgås. Borgersager er kun tilgængelige for de medarbejdere, som er autoriseret til at se og arbejde i disse. Personalesager er kun tilgængelige for de chefer og medarbejdere, som er autoriseret til at se og arbejde i disse. Sikkerhed Adgangen til en emnesag kan begrænses, hvis sagen indeholder fortrolige oplysninger. Dette gælder f.eks. sager om udbud, licitation og indkøb. På disse sager kan der oprettes en adgangskode. Borgersager og personalesager bliver automatisk oprettet med adgangskode. Kun relevante medarbejdere må have adgang til personalesager og borgersager. Følgende adgangskoder kan anvendes i Acadre: PE - Personalesager BO - Borgersager FO - Fortrolig DI - Direktionens fortrolige sager UL - Udbud og licitation IK - Indkøb Adgangskoden giver adgang til afdelingens egne sager med f.eks. BO - Borgersagskode. Der kan gives rettigheder til at se andre afdelingers sager med adgangskoder, hvis dette er nødvendigt. Det er afdelingschefer eller personer som er autoriseret til dette, som beslutter hvilke medarbejdere der skal have adgang til hvilke sager i Acadre. 13
Sletning af sager og dokumenter Hvis du har oprettet en sag eller et dokument ved en fejl kan det slettes i Acadre. Det er dog kun superbrugere og administratorer, der kan slette sager og dokumenter i Acadre. Sådan får du et dokument eller en sag slettet Skriv Fejljournaliseret i enten sagstitelfeltet eller i dokumenttitelfeltet Klik på Gem Dernæst sender du en besked pr. mail til din superbruger, hvori sagseller dokumentnummer indgår, med anmodning om at få det slettet i Acadre. 14
Personalesager, borgersager og emnesager I Acadre findes der tre sagstyper Emnesager (og direktionsmødesager) Borgersager Personsager Personalesager Personalesager oprettes på cpr.nr. og navn. Ved oprettelse af en personalesag sættes der automatisk adgangskode på, da de altid indeholder personfølsomme oplysninger og derfor skal begrænses til relevante medarbejdere. Hvis en medarbejder har været ansat på tre forskellige afdelinger på Sygehus Sønderjylland vil medarbejderen have tre personalesager (én for hvert ansættelsesforhold). På den måde kan afdelingsledelsen få adgang til at se den del af den ansattes personalesag, som netop vedrører ansættelsen i deres afdeling. De skal ikke kunne se personalesagen fra en tidligere ansættelse i en anden afdeling. Se hvilke dokumenter der skal, kan og ikke skal ligge på en personalesag i bilag B. Borgersager Borgersager oprettes på cpr.nr. og navn. Der er automatisk en adgangskode sat på disse sager, da de ofte indeholder personfølsomme oplysninger og derfor skal begrænses til relevante medarbejdere. Emnesager (og direktionsmødesager) Emnesager er generelle sager, som vedrører et emne. Disse sager er som udgangspunkt åbne for alle, der har adgang til Acadre. Emnesager giver mulighed for tværgående samarbejde og vidensdeling mellem de afdelinger, som anvender Acadre. Ved følsomme oplysninger kan man begrænse adgangen til en begrænset gruppe ved at lægge en adgangskode på. Det kunne være ved anvendelse af fortroligkoden, hvor sagen vil begrænses til en enkelt afdeling og enkelte medarbejdere. 15
Brugerhåndtering Brugeroprettelse Ved oprettelse af en bruger i Acadre skal der rettes henvendelse til It-Brugerservice og Direktionssekretariatet. It-brugerservice sørger for at installere programmet på pc eren, og Direktionssekretariatet tildeler brugeren rettigheder efter hevisning fra ledelsen i den pågældendes afdeling. Henvendelsen til Direktionssekretariatet sker via en mail med følgende indhold: Mailen skal sendes fra en person som er autoriseret til at anmode om ændringer i en brugers adgange. Henvendelsen skal indeholde: Brugernavn på den medarbejder, som skal have nye adgangskoder Hvilken adgangskode medarbejderen skal have tildelt og til hvilke administrative enheder. En anmodning fra medarbejderen selv, vil ikke blive godkendt. Brugernavn Fulde navn Afdeling Hvilke adgangskoder medarbejderen skal have tildelt og til hvilke administrative enheder. En anmodning fra medarbejderen selv, vil ikke blive godkendt. Ændring i adgangskoder Hvis en medarbejder har arbejdsopgaver, som kræver en adgang til en adgangskode, skal der sendes en mail til Direktionssekretariatet. 16
Brugerroller Der er forskellige brugerroller i Acadre alt efter, hvad du skal kunne i systemet. Sagsbehandler Er du ansat som sagsbehandler/sekretær har du følgende rettigheder: Oprette sager Redigere sager Journalisere dokumenter Søge Flytte dokumenter Ændre sagsansvarlig Ændre adgangsbegrænsninger (afhængig af hvilke adgangskoder du har) Administrator (=superbruger) Administratorer har, udover sagsbehandlens rettigheder, ret til: Åbne låste dokumenter Slette sager/dokumenter Åbne afsluttede sager Afdelingscheferne afgøre hvem der i administrationen skal kunne varetage opgaverne som administrator/superbruger. I så fald en medarbejder har brug for oplåsning eller sletning af sager og dokumenter rettes henvendelse via mail til en superbruger med specifik angivelse af dokument- eller sagsnummer. 17
Bilag A: Materiale der ikke journaliseres Følgende materiale journaliseres normalt ikke: Adresseændringer Anordninger* Aviser Avisartikler Bekendtgørelser* Beretninger* Betænkninger* Biblioteksmateriale Blade Boglister Brochurer Bøger Cirkulærer* Fakturaer Ferielister Følgesedler Håndbøger Indbydelser Infonet Instrukser* Kontoudtog Lovbekendtgørelser* Love* Lønningslister Lønoversigter Månedsskrifter Personaleoversigter Pressemeddelser* Publikationer* Raskmeldinger Refusionsanordninger Reglementer* Regninger Regnskaber Regulativer* Rejseafregninger Rejseforskudanmodninger Reklamer Rekvisitationer Restancelister Statistiske meddelser og indberetninger Sygemeldinger Takkeskrivelser Telefonfortegnelser Tidsskrifter Udbetalingsoversigter Udsendelseslister Ugeskrifter Varekataloger Vejledninger* Årsberetninger* * Som er udgivet af andre og ikke indgår som primært materiale i sagsbehandlingen i Sygehus Sønderjylland. 18
Bilag B: Materiale på personalesager Følgende materiale journaliseres på en personalesag: Ansættelsesoplysninger Lønoplysninger Referater fra sygefraværssamtaler, tjenstlige samtaler m.v. Disciplinære sanktioner som advarsler, opsigelser og bortvisning Efteruddannelsespapirer Fratrædelsesoplysninger Kompetenceplaner i forbindelse med årlig MUS-samtale Uddannelsespapirer Følgende materiale skal ikke journaliseres på en personalesag: Revisionsmateriale (kørsel/udlæg) Materiale vedr. straffe- og børneattester Registrering af ferie og sygdom Arbejdstidsplaner Referat/notater fra MUS-samtaler 19
Sygehus Sønderjylland Egelund 10, 6200 Aabenraa Tlf.: 74 63 15 15 www.sygehussonderjylland.dk regionsyddanmark.dk 23149 - SML - 1. udgave - November 2011