12. juni 2014 Til bestyrelsen for Alssundgymnasiet Sønderborg: Jens Jørgen Nielsen, Linak - mødt Claus Christensen, Broager skole - mødt Tage Petersen, Sønderborg Kommune - mødt Arne Bilberg, Syddansk Universitet - afbud Peder Sloth Züricho, Alssundgymnasiet - mødt Line Frølund Christensen, Alssundgymnasiet - mødt Sekretær: Rektor Per Møller - mødt Protokolfører: Uddannelsesleder Jens Verdoner - mødt Dagsorden til møde i Alssundgymnasiets bestyrelse den 12. juni 2014 Kl. 17.00-20.00 Fraværende: Arne Bilberg. 1. Konstituering af skolens bestyrelse pr. juni 2014 I henhold til skolens vedtægter går bestyrelsen ind i en ny valgperiode pr. 1. maj efter et kommunalvalg, dvs. pr. 1. maj 2014. Skolen har skriftligt modtaget udpegninger til de udefrakommende medlemmer af bestyrelsen og til skolens elever. Den 22. maj blev der fra lærerside indkaldt til medarbejdermøde hvor de fremmødte lærere valgte to medarbejderrepræsentanter blandt lærerne. Det teknisk-administrative mødte ikke op da man i processen op til mødet havde erklæret sig uenige i fastlæggelsen af udpegningsproceduren og selve den foreslåede udpegningsprocedure. Status på sammensætningen af Alssundgymnasiets bestyrelse pr. 1. maj 2014, Passus fra referatet fra MIO-mødet den 26. maj 2014 (inkl. TAP-gruppens notat) Juridisk anvisning fra Undervisningsministeriet af 4. april 2014 Sammensætning bestyrelse - status pr Passus.pdf TAP-gruppens notat.pdf e-mail fra uvm 01-04-2014.pdf Grundtvigs Allé 86 6400 Sønderborg Tlf. 74 42 05 01 Fax 74 43 32 38 ags@ags.dk www.ags.dk x:\bestyrelsen\bestyrelsen 2014\bestyrelsesmøde 12. juni 2014\referat bestyrelsesmøde den 12 juni 2014.docx
2 Rektor indstiller, at bestyrelsen konstituerer sig med udpegning af både en formand og en næstformand blandt de udefrakommende medlemmer, samt tager til efterretning, at de to medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen er vakante ind til videre jf. den juridiske anvisning fra Undervisningsministeriet. Ad.1 PM orienterer om udpegningsproceduren, og introducerer de nye medlemmer. Peder Züricho overtager pladsen med stemmeret for elevrådet. Medarbejderpladserne står vakante grundet uenighed om udpegningsprocedure mellem skolens to medarbejdergrupper. Bestyrelsen konstaterer, at den er beslutningsdygtig, og kan konstituere sig, da der er 5 stemmeberettigede medlemmer til stede ud af 7 mulige. jf. 12 stk. 3 i vedtægterne. Bestyrelsen konstituerer sig med Jens Jørgen Nielsen som formand og med Claus Christensen som næstformand. Bestyrelsen beklager, at medarbejderne ikke har kunnet blive enige om udpegning af repræsentanter til bestyrelsen, men konstituerer sig nu for ikke at opholde skolens drift. Når de vakante pladser er besat, foretages ny konstituering. Bestyrelsen beder rektor om at få undervisningsministeriet til at vurdere sagen og sagsforløbet juridisk og i øvrigt at tilbyde den nødvendige hjælp til at mediere mellem grupperne, hvis de ønsker det. 2. Underskrivelse af referat af mødet den 27. marts 2014 Referatet er forhåndsgodkendt og forelægges til underskrivelse på mødet. Ad. 2 Referatet blev underskrevet af de tilstedeværende medlemmer, men mangler underskrift enkelte underskrifter. Rektor indhenter disse. 3. Meddelelser Status vedrørende skolens pædagogiske og administrative arbejde v/rektor Gennemgang af årsrapport og revision Referater af MIO-møderne den 26. maj 2014 og den 6. juni 2014 (det sidste eftersendes) MIO referat 26-05-2014.pdf Ad. 3: - Gode arrangementer i foråret (Yahya Hassan, Buk-Swienty) med god omtale i lokal presse. - I øjeblikket er der 2-3 åbne stillinger til besættelse som følge af 2 opsigelser i lærerkollegiet. - Der er ansat 2 nye kandidater i pædagogikum til næste skoleår. - Derudover er der 3 nye fastansatte, hvoraf den ene får en rolle i kommunikationsarbejdet på skolen. - Der er et eksternt opslag om studievejledning et nyt tiltag i forhold til tidligere. Fokus på øget tilgængelighed gennem tilstedeværelse og koncentration på færre personer. - Pdf-filer til dagsorden vil af hensyn til Mac-brugere fremover både sendes separat og være indlejret som fil. - Rektor redegjorde for emnerne fra MIO-møderne bl.a. om overgangen fra akkord til jobløn. Bestyrelsen konstaterede at det var en vanskelig overgang, men havde ingen yderligere bemærkninger.
3 4. Budgetopfølgning 1. kvartal 2014 Administrationen har udarbejdet budgetopfølgning for 1. kvartal 2014. Budgetopfølgningen blev forelagt for MIO den 26. maj 2014. MIO havde ingen kommentarer. Regnskabs- og budgetoversigt for 1. kvartal 2014 af 26. maj 2014 Regnskabs og budgetoversigt 2009- Rektor indstiller, at bestyrelsen godkender det reviderede budget 2014 af 26. maj 2014 Ad 4: Rektor redegjorde for det reviderede budget. Der er budgettet med 7 fulde klasser, men lige nu ser der ud til at være 193 elever i kommende 1. g. Omkostningen til ledelse og administration forventes at falde med ½ mio. kr. i 2015 som følge af effektiviseringer. Derudover er der variationer i de finansielle poster som følge af forventede men ikke realiserede kurstab på skolens obligationsbeholdning, der afbalancerer skolens lån. Kommende investeringer i næste skoleår: fødevarelaboratorium og innovationsområde. Den tidligere bestyrelse pålagde rektor at holde et budgetteret overskud på mindst 500.000 kr. Den nuværende bestyrelse fastholder dette mål. Bestyrelsen godkendte det reviderede budget. 5. Rektors resultatlønskontrakt: Målopfyldelse vedrørende indsatsområderne i 2013-2014 Rektors beskrivelse af målopfyldelsen vedrørende indsatsområderne i resultatlønskontrakten for 2013/2014 forelægges bestyrelsen til orientering og drøftelse. Formanden indstiller, at bestyrelsen drøfter graden af målopfyldelse, og at formandskabet på baggrund heraf får kompetence til efterfølgende at træffe beslutning om størrelsen af den endelige udbetaling af resultatløn for 2013/2014. Evaluering af resultatløn 2013-2014 Ad. 5: Bestyrelsen gennemgik evalueringen af rektors resultatlønskonkrakt: Indsatsområder for basisrammen I henhold til bestyrelsesbeslutning gennemføres en benchmarking-analyse med henblik på at identificere effektiviseringsmuligheder og optimere skolens øvrige driftsområder. Resultater og tiltag forelægges bestyrelsen i løbet af processen. Målet vurderes som opfyldt. Gennemførsel af den lovpligtige elevtrivselsundersøgelse med udarbejdelse af handleplan. Herunder specielt tiltag som kunne tænkes at øge elevtilgangen til skolen.
4 Målet vurderes som næsten opfyldt. I løbet af perioden laves der en konkret markedsføringsplan som forelægges bestyrelsen. Målet vurderes som delvist opfyldt (Arbejdet med planen ønskes forsat ind i den kommende kontraktperiode) Gennemførsel af medarbejdertrivselsundersøgelse med udarbejdelse af tilhørende handlingsplan. Målet vurderes som opfyldt. Indsatsområder for ekstrarammen Et målrettet arbejde med prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid, så lærerne anvender en større del af deres arbejdstid sammen med eleverne ved undervisning eller andre læringsaktiviteter Jf. revisionens benchmarkrapporter fra 2011 og 2012 anvender AGS hhv. 12,2 og 12,4 årsværk pr. 100 elever. Tallene for sammenlignelige institutioner er hhv. 13,0 og 12,7. AGS ligger således godt placeret i forhold til sammenligelige institutioner. Målet er at fastholde denne position og højne kvaliteten af læringsaktiviteterne via forskellige større udviklingsprojekter. (Tæller 50% af ekstrarammen) Målet vurderes som opfyldt En målrettet indsats mod frafald Med henblik på at mindske frafaldet på AGS beskrives ansvarsfordelingen mellem studievejledningen, klasseteam, lærer og ledelsen. Der implementeres en konkret handlingsplan. (Tæller 50% af ekstrarammen) Målet vurderes som opfyldt Bestyrelsen vurderede på selve mødet den samlede målopfyldelsen til 85%. 6. Rektors resultatlønskontrakt: Drøftelse af indsatsområder i 2014/2015 Bestyrelsesformanden har i samarbejde med rektor udarbejdet et forslag til indsatsområder for resultatlønskontrakten for 2014/2015. Formanden indstiller, at bestyrelsen drøfter det udarbejdede forslag, og at formandskabet på baggrund heraf får kompetence til efterfølgende at træffe beslutning om fastlæggelse af kontraktens endelige udformning. Bemyndigelse til at indgå resultatløn samt forslag til resultatlønskontrakt Bemyndigelse til at indgå resultatkontrakt Udkast resultatløn 2014-2015.docx Ad. 6 Efter indstilling fra rektor besluttede bestyrelsen at udsætte behandlingen af punktet til august måned/næste møde i håb om, at der til den til ikke vil være vakante pladser. Fristen for indgåelsen af kontrakten er jf. bemyndigelsen 1. oktober 2014. 7. Mødeplan 2014-2015 Administrationen har udarbejdet et forslag til mødeplan for bestyrelsen for skoleåret 2014-2015. Rektor indstiller, at mødeplanen godkendes. Mødeplan for bestyrelsen 2014-2015
5 Mødeplan 2014-2015 bestyrelse.docx Ad. 7: Bestyrelsen godkendte mødeplanen, samt at der indlægges et ekstraordinært møde ultimo august (21/8), hvor bestyrelsen nykonstitueres og rektors resultatlønskonktrakt for 2014/15 behandles. 8. Eventuelt Ad. 8: Tage Petersen viser kommunens fremskrivning af elevtal i kommunens folkeskoler indtil 2025. Der vil være et samlet fald i elevtal på ca. 22%. Skolens arbejde med profil og markedsføring bliver vigtigt i de kommende år. Bestyrelsen vil arbejde videre med udfordringen. Underskrevet på bestyrelsesmødet den 21. august 2014