COLLABORATION MANAGEMENT TRELLO & PROCESSOR RETNINGSLINJER - 2015 Intern Information / RG 1
Contents Procesdiagram 3 Formål 4 Generelt 4 Organisationer 5 Tavle typer 6 Tavle indhold 6 Intern Information / RG 2
Procesdiagram kort bug Intern Information / RG 3
Formål OUTPUT / PRODUKT Standardiserede Trello tavler Indholdsbestemt struktur Indholdsbestemt proces Informerede medarbejdere UDBYTTE / ÆNDRINGER Bedre overtagelsesevne Bedre kommunikation Bedre arbejdsgang Bedre overblik RESULTAT / FORBEDRINGER Mindre spildtid Større fortjeneste Generelt HVAD ER EN TAVLE? Når du er logget ind på Trello vil du på forsiden kunne se alle de tavler som du er tilføjet til. Tavlerne er repræsenteret i forskellige farver i forhold til dets organisation. Klikker man på tavlen åbner den sig og viser et arbejdsområde med en serie af lister. HVAD ER EN LISTE? Lister vises som grå bokse i den tavle du har klikket dig ind i. Lister kan prioriteres i rækkefølge og kan indeholde kort som yderligere kan prioriteres. HVAD ER ET KORT? I hver liste kan man oprette kort. Kort vises som hvide kasser inde i listen. Et kort indeholder yderligere en masse interne kommunikationsredskaber. Intern Information / RG 4
STANDARDISEREDE TRELLO TAVLER En standardiseret Trello Tavle, er en tavle hvor alle lister er predefineret, prioriteret og navngivet på forhånd. Der bør ikke tilføjes, fjernes eller rettes i disse. OPRETTELSE & SLETNING AF TAVLER Projektets leder opretter tavler til en given produktion. I virksomhedens interne organisation forefindes skabeloner til PLAN og PROD tavler. Ved oprettelse sikres at projektets øvrige ledere sættes som ADMIN for tavlen. Det er kun en leder af projektet som bør lukke tavlen endegyldigt. Samme forhold er gældende for organisationer. TILFØJELSE AF MEDLEMMER ADMIN af tavlen/organisationen, tilføjer altid alle øvrige medarbejdere, der er aktive i projektet. AFMELDING FRA TAVLER Det er løbende den enkelte medarbejders ansvar at afmelde sig fra tavler, hvor han/hun ikke er projekt-aktive. Husk at vende afmeldingen med en Projektleder. OPDELING AF TAVLER Tavler er opdelt i PLAN, PROD og # DIV tavler. PLAN tavler (planlægning) er tilegnet Projektledelse, PROD tavler (produktion) er tilegnet udvikling og # DIV tavler er tillegnet alle. På denne måde modtager de aktive medlemmer udelukkende relevant information. TILFØJELSER OG RETTELSER Generelt bør der ikke rettes i PROD og PLAN tavler. Til visse interne projekter kan lister naturligvis fjernes, hvis der ikke er behov for dem. Ønskes der rettelser til PLAN eller PROD, bør disse sendes til en projektleder. Emnet vil herefter blive taget op til et projektstandardiseringsmøde. OPRETTELSE AF KORT I forbindelse med den daglige fremdrift på projekter, bliver der løbende oprettet og slettet kort. For det enkelte kort bør den løbende dialog og kommunikation foregå i selve kortet. Udnyt derfor kortets interne funktioner optimalt under kortets livscyklus. Hold gerne overskriften på kortet til en enkelt linje (bedre overblik) Gå i dybden med problemformuleringen i kortets beskrivelse Udnyt kortets Checkliste funktion, fremfor at oprette flere nye kort Udnyt kortets Attachment funktion til filhåndtering Udnyt kortets Due Date funktion til evt. deadlines Kommuniker via kortets Comments Organisationer INTERN CPH Cloud Company s interne organisation hedder CPH Cloud 999. Her finder man tavler, som vedrører virksomhedens interne produktioner og projekter. Alle medarbejdere er medlemmer af denne. Intern Information / RG 5
EKSTERNE Der tildeles en kunde-organisation for hver oprettet kunde i TimeLog med aktive projekter, Eks, CPHC - Novo Nordisk 007. Kunde-organisationer navngives altid CPHC KUNDENAVN KUNDENR. Alle kan være medlem af disse. Her forefindes tavler der vedrører eksterne klienters produktioner. 4Tavle typer PLAN PLAN-tavlen henvender sig til projektets ledere. Tavlen er altid knyttet til et projektnummer i TimeLog. Det tilstræbes ikke at oprette nye lister i denne. PROD PROD-tavlen henvender sig til projektets udviklere. Tavlen er altid knyttet til et projektnummer i TimeLog. Det tilstræbes ikke at oprette nye lister i denne. # DIV # DIV tavlen henvender sig til alle i projektet. Tavlen bør have relevans for et eller flere projekter. Tavlen kan være tilknyttet et projektnummer i TimeLog. Tavlen har ingen standarder. Typiske eksempler; # Notes (Oprettes f.eks. på en kunde-organisation) # Client (Oprettes f.eks.på tavler med kundeadgang) # Test (Oprettes f.eks.ved beskrivelse af test forløb) MY BOARDS MY BOARDS er personlige tavler. Disse Tavler har ingen standarder. Tavle indhold PLAN-TAVLER Navngives altid PROJEKTNAVN PLAN PROJEKTNUMMER PLAN-tavlen er tillegnet Projektledere og egner sig til registrering, debat, planlægning, prioritering og udførsel. Tavlen har til hensigt at skabe eksekverbare kort, der kan overføres til en tilhørende PROD-tavle. Tavlen indeholder følgende lister: * Det er primært en projektleder der opretter kort i Tasks, Backlog og Icebox udfra den løbende dialog i Inbox. Intern Information / RG 6
ACCOUNT Account-listens primære funktion er CRM. I denne liste arkiveres og registreres relevant information vedrørende kunden. Listen er et forum for Account Managers. INBOX Inbox-listen er til for at skabe dialog. Her kan tavlens medlemmer ytre sig om stort og småt og have en løbende kommunikation. Dette kan føre til eksekverbare kort i Tasks, Backlog eller Icebox. TASKS * Tasks-listen er til for at organisere løbende opgaver for Projektledere. Tasks er typisk oprettet som resultat af en Inbox-dialog. Listen holder styr på de løbende interne opgaver der skal udføres af Projektledere og Account Managers. Tasks fører ofte til eksekverbare kort i Backlog, Icebox. Labels: To do, Doing, Done ICEBOX * Icebox-listen består af bearbejdede eksekverbare kort, der er lagt på is. Disse indgår ikke i backloggen, men kan til hver en tid overføres hertil. BACKLOG * Backlog-listen består af bearbejdede eksekverbare kort, der indgår i produktionens samlede omfang, men ikke i det nuværende sprint. TRANSFER * Transfer-listen er en værktøj, hvor man kan organisere et evt. Sprint før det overføres til PROD tavlen. Det er en nyttig liste, hvis man ikke ønsker at flytte enkelte eksekverbare kort ad gangen, men ønsker at flytte alle kort på en gang. Listen signalerer samtidig til tavlens øvrige medlemmer, at et Sprint er ved at blive planlagt. Det er vigtigt at kort der overføres til PROD, ikke har tilknyttet ressourcer eller labels, da disse vil fusionere med eller gå tabt ved overførsel til PROD tavlen. Tilføj derfor først ressourcer og labels i PROD miljøet. PROD-TAVLER Navngives altid PROJEKTNAVN PROD PROJEKTNUMMER PROD-tavlen er tillegnet udviklere og egner sig til prioritering, udførsel, test, kvalitetssikring og udgivelse. Tavlen har til hensigt at udvikle eksekverbare kort. Tavlen indeholder følgende lister: Labels: Bug TO DO To do-listen udgør det nuværende Sprint og dets primære funktion er at prioritere og allokere medarbejdere til eksekverbare kort. Projektlederen sørger altid for at kort er prioriteret i rigtig rækkefølge, hvor kort med højeste prioritet ligger øverst. Herefter tildeler han/hun en eller flere udviklere til kortet. Den allokerede udvikler begynder altid sit arbejde på det kort der ligger øverst på listen for ham/hende. Intern Information / RG 7
DOING Doing-listen er til for at signalere hvilke eksekverbare kort, der er i færd med at blive udviklet. Den allokerede udvikler trækker kortet fra To do til Doing listen, i det øjeblik, han/hun begynder på opgaven. DONE Done-listen er til for at signalere hvilke eksekverbare kort, der er blevet udført. Projektlederen kontrollerer kortets ændringer i et TEST miljø. Hvis det vurderes at kortet ikke er udført korrekt, sættes kortets label til Bug og trækkes tilbage i To do listen i prioriteret rækkefølge. APPROVED Approved-listen er til for at signalere hvilke eksekverbare kort, der er blevet udført og godkendt af projektlederen. Hvis projektlederen godkender kortet, trækkes det fra Done til Approved listen og et evt. TEST repository kan pushes til et STAGING miljø. Her kan Account Manageren fremvise opdateringen til kunden. DEPLOYED Deployed-listen er til for at signalere hvilke eksekverbare kort, der er blevet godkendt af kunden. Hvis Account Manageren ikke finder fejl på kortet, trækkes det fra Approved til Deployed listen og et evt. STAGING repositoty kan pushes til et PROD miljø, hvor brugere kan se det endelige produkt. Intern Information / RG 8