Forms Composer. Document Producer 1. Document Producer

Transkript

1 1 I Lexmark TM, version 3.1, kombineres softwaren til udformning af e-formularer med et serverprogram for e-formularer. Du kan nu oprette dine egne formularer og kombinere dem med scripts og på den måde skabe en dynamisk arbejdsgang for dokumenter i virksomheden. består af to dele: Forms Composer enkeltstående software til udformning af e-formularer samt datatilknytning. Server Manager en administrationsgrænseflade til styring af formularer på Document Servers. Forms Composer Med Forms Composer kan du udforme formularer, oprette variabler i formularer og knytte data fra datastrømmen til de nyoprettede variabler. Grænsefladen i Forms Composer er opdelt i to hovedvinduer. I venstre side findes vinduet Design (layoutvindue). I højre side findes vinduet Data. I vinduet Design kan du skabe formularens udseende og oprette variabler til at modtage dataene fra kildedokumentet. Du kan også oprette en formular fra andre tekstbehandlingsprogrammer og gemme den som en PDF-fil og derefter importere PDF-filen og oprette variablerne i den. I vinduet Data kan du identificere de forskellige datafelter, der skal vises i værtsprogrammets output, som skal findes i den nyoprettede formular.

2 2 Server Manager Når du har færdiggjort udformningen af formularen, kan du overføre den og den tilknyttede oplysninger (f.eks. PDF'er og billedfiler) til Document Server. Når flettehandlingen er udført, og formularen er flettet med dens relaterede oplysninger fra datastrømmen, kan du: flytte formularerne til andre servere på netværket. kombinere formularerne med effektive scripts (oprettet som softwaren Workflow Composer), der giver dig mulighed for at vedhæfte formularen til en arbejdsgang (fax, , arkiv, osv.).

3 3 Oprettelse af en formular Der er fire trin i oprettelsen af en formular: 1 Opret felttilknytningen. Tag output fra værtsprogrammet (f.eks. en tekstfil), og tegn kasser uden om oplysningerne for at oprette felter. Disse felter tildeles variablerne på den nye formular. Gem den nye felttilknytning med filtypenavnet.fmp. 2 Planlæg den nye formular. Opret en formular, som du vil have den til at se ud. Din skabelon er et net, hvor du kan tilføje variable objekter, billeder, osv. Gem den nye formular med filtypenavnet.lff. 3 Konfigurer projektindstillingerne. Disse indstillinger omfatter printerindstillinger, indstillinger for projekt- og sideaktivering og jobindstillinger (kombinerer formularen med et script på Document Server). 4 Overfør formularsættet med Server Manager, og få fuld fordel af de arbejdsprocesværktøjer, der er tilgængelige i Document Server. Oprettelse af felttilknytningen Datafeltpositionerne gemmes af Forms Composer i en felttilknytning. Her kan du ændre udseende af output fra værtsprogrammet uden at ændre programmet. Du kan oprette en felttilknytning og omplacere dele af dataene og derefter formatere dataene i henhold til de egenskaber, der er tildelt af de variabler, du oprettede til formularudseendet.

4 4 Når dataemnet er udskrevet, bestemmes dets placering af den variable placering på formularen og ikke den oprindelige placering på output fra værtsdataene. En felttilknytning virker efter princippet, at værtsprogrammet altid anbringer dataemner på samme sted i output fra værtsdataene. Planlægning af den nye formular Før du begynder udformningen af den nye formular, skal du bestemme: Hvilken formular du vil oprette (en faktura, et konnossement, etc.). Hvordan den endelige formular skal se ud. Hvilke oplysninger der skal fremgå af formularen. Hvilken type objekter der skal tilføjes (billeder, tekstbokse osv.). Hvilke farver du vil bruge på formularen. Hvilke oplysninger der er normale for de formularer, du opretter. Når du har bestemt alle disse, er det let at udforme formularen.

5 5 Formularobjekter En formular oprettes ved at oprette objekter på formularen, som skal indeholde forskellige typer oplysninger. Den færdige formular indeholder en samling af dataobjekter. Dataobjekter kan enten være faste eller variable. Faste data er oplysninger, der genbruges på en formular igen og igen. Det kan f.eks. være virksomhedens hjemmeadresse eller firmalogoet. Variable data er data, der ændres med enhver formular. Disse variable dataobjekter kan omfatte en leveringsadresse, en samlet pris på de sendte varer eller datoen på fakturaen.

6 6 Konfiguration af projektindstillingerne Hver gang der oprettes en ny formular til et datasæt, oprettes der et projekt i Document Producer. Du kan derefter konfigurere følgende indstillinger, der gælder globalt for projektet. Sideudskrivningsprofil Med Sideudskrivningsprofil kan du gemme en udskriftsprofil for projektet. Indstillingerne Udbakke, Papirskuffe, Medietype og Duplex kan alle vælges. Projektaktiveringsbetingelser Der kan være mange formularprojekter på din Document Server. Projektaktiveringsbetingelser anvendes til at vælge det korrekte formularprojekt til output for hvert værtsprogram. Brug projektaktiveringsbetingelserne til at identificere enestående data i output fra værtsprogrammet. Fakturadata indeholder f.eks. altid ordene "Kundenummer" i første datalinje. Sideaktiveringsbetingelser Formularprojektet kan indeholde mange sider. Sideaktiveringsbetingelser anvendes til at vælge de korrekte formularsider, der skal produceres for hver side med data fra værtsprogrammet. Hvis mængdeordrevariablen [QUANTITY] f.eks. er større end ti [>10], produceres en side, der indeholder et rabattilbud på kundens næste køb.

7 7 Jobegenskaber Hvis output fra værtsprogrammet indeholder mange logiske job (f.eks. udskrives der mange fakturaer ad gangen fra værtsprogrammet), skal du bruge Jobegenskaber til at identificere første eller sidste side og opdele logiske job. Du kan tildele scriptet til behandling af hvert job.