Amgros Udbudssystem Brugervejledning for tilbudsgivere Senest opdateret 9. december 2011
Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION... 3 2. AMGROS UDBUDSSYSTEM... 4 2.1 Udbudsoversigt... 9 2.2 Brugerinformation... 12 2.2.1 Firmastamdata... 12 2.2.2 Brugervedligeholdelse... 13 2.2.3 Distributør og kontakt... 14 2.2.4 Advisering... 15 2.3 Hjælp... 17 2.4 Tilbudsgivning... 19 2.4.1 Udbudsmateriale... 19 2.4.2 Spørgsmål og svar... 21 2.4.3 Opret tilbud... 22 2.4.4 Vedhæft fil... 31 2.4.5 Gem tilbud til senere redigering... 35 2.4.6 Eksportér tilbud... 39 2.4.7 Afsend tilbud... 40 2.4.8 Annuller tilbud... 47 2.5 Log ud... 48 2.6 Fastmængde udbud... 49 2.6.1 Generelt... 49 2.6.2 Tilbudsbilledet og afgivelse af tilbud... 49 2.7 Parallelle tilbud... 53 2.8 Forskellige tilbudspriser på samme vare... 56 2.9 Bagatelkøb (BA)... 57
1. INTRODUKTION Velkommen til Amgros Udbudssystem! Amgros Udbudssystem er et online og elektronisk system, som skal anvendes af virksomheder, der ønsker at afgive tilbud under udbud, som er annonceret af Amgros I/S via udbudssystemet. På udbud.amgros.dk eller på www.amgros.dk under menupunktet "Udbud" til venstre finder man Amgros Udbudssystem. Her kan man logge sig på som bruger og danne sig et overblik over bekendtgørelser for udbudsgrupper, få adgang til udbudsmateriale og anden relevant information om et udbud samt afgive tilbud på de forskellige udbud. Denne vejledning er skrevet til brugerne af Amgros Udbudssystem. Den indeholder en beskrivelse af udbudssystemet, oplysninger om, hvilke informationer udbudssystemet indeholder, samt vejledning til, hvordan et tilbud afgives. Emnerne parallelle tilbud, forskellige tilbudspriser på samme vare og bagatelkøb er beskrevet sidst i vejledningen, jf. pkt. 2.6-2.8 Beskrivelserne i disse afsnit forudsætter, at læseren har gjort sig bekendt med systemets generelle funktionsmåde. Generelle forudsætninger Man skal have installeret Microsoft Internet Explorer 7.0 eller nyere. Seneste version kan hentes på www.microsoft.com. Man skal have installeret Java Runtime Environment (JRE) version 1.6.0_16 eller nyere. Seneste version kan hentes på www.java.com. Man skal have en digital signatur. Læs herom i denne vejledning under brugeroprettelse, side 6-7.
4 2. AMGROS UDBUDSSYSTEM Når man via sin web-browser klikker sig ind på udbudssystemet på udbud.amgros.dk eller via menupunktet "Udbud" til venstre på www.amgros.dk, kommer man til en forside med en overordnet navigationsmenu som øverste linje (1) af siden og for hvert overordnet menupunkt er der vist den tilhørende undermenu på venstre side (2) af skærmen: (1) (2) Nedenfor følger en forklaring på de enkelte punkter i navigationsmenuen. Forside Ved klik på menupunktet "Forside" vil man få vist websitets forside ligesom i ovenstående billede. Man kan også klikke på Amgros logoet øverst til højre på siden for at få vist forsiden.
5 Udbudsoversigt Ved klik på menupunktet Udbudsbekendtgørelser får man vist en liste over de aktuelle udbudsbekendtgørelser: Udbudsbekendtgørelser vises under de relevante kategorier eksemplvis i kategorien "Lægemidler EU udbud".
6 Kalender Med menupunktet Kalender er det muligt at få et datooverblik, som illustrerer, hvornår der er forskellige deadlines for de aktive udbud: Ved klik på pilene kan der navigeres mellem måneder i kalenderen. Listen under kalenderens dage indeholder aktiviteter eller hændelser for de forskellige udbudsgrupper. Der kan så klikkes på den enkelte hændelse for at få bedre overblik over den enkelt hændelse: Brugeroprettelse Menupunkt Brugeroprettelse under hovedmenu Forside benyttes hvis man ønsker at blive oprettet som bruger til systemet. Man skal være registreret bruger med en digital signatur, før man kan afgive tilbud. Hvis man ønsker oprettelse som registreret bruger skal man anvende følgende formular. Amgros I/S vil så udstede en digital signatur via DanID som skal installeres på brugerens PC. Proceduren er den samme uanset om det er en Dansk registreret virksomhed eller udenlandsk registreret virksomhed. For udenlandske virksomheder skal CVR-nummeret udfyldes med 99999999.
7 Formularen udfyldes. Vær opmærksom på, at alle felter markeret med * (stjerne) er obligatoriske. Når formularen er udfyldt, trykkes på knappen Send forespørgsel, og ansøgningen behandles af Amgros I/S. Ved brugeroprettelse - og afgivelse af tilbud - skal man være opmærksom på, at tilbud afgives af den virksomhed (dvs. den retlige enhed med det angivne CVRnummer), der er oprettet som bruger, og at rammekontrakt i givet fald vil blive indgået med denne retlige enhed. Erklæringer i henhold til udbudsbetingelsernes pkt. 4.4 skal afgives for denne tilbudsgiver (dvs. den samme retlige enhed med det angivne CVR-nummer). Man vil derefter modtage en e-mail fra DanID med et link, til installation af den digitale signatur. Når denne er installeret sendes en e-mail udbud@amgros.dk med besked om at den digitale signatur nu er installeret. Amgros vil så sende et adgangslink til brugeren som aktiverer adgangen. Først herefter er man oprettet som bruger af systemet. Det er virksomhedens ansvar at meddele Amgros I/S når en brugeradgang skal nedægges / deaktiveres.
8 Log ind En bruger, som allerede er oprettet i udbudssystemet, og som har et gyldigt digitalt certifikat, kan ved klik på Log ind i menuen blive logget på udbudssystemet: Når man har klikket på linket for at logge på udbudssystemet, skal man som det første vælge digitalt certifikat:
9 Tryk OK og indtast adgangskode for det valgte certifikat: Tryk OK. Hvis man arbejder længe i systemet, kan der forekomme sikkerhedstjek, hvor man bliver bedt om at indtaste adgangskoden på ny. Dette er nødvendigt for at kunne fortsætte arbejdet. Når man er logget på udbudssystemet med sit digitale certifikat, præsenteres en ny, udvidet forside: I midten af venstre side kan man se sit bruger-logind og serverens tid. I det følgende redegøres nærmere for de vigtigste nye menupunkter, nemlig: Udbudsoversigt Brugerinformation Advisering Hjælp Log ud 2.1 Udbudsoversigt Ved klik på menupunktet "Udbudsoversigt" vises udbudsbekendtgørelser på udbud der endnu aktive og derfor kan afgives tilbud på.
10 Ved at vælge undermenu Aktive udbud kan der vælges hvilke udbud man ønsker at se detaljer for: Herefter vælges den periode der ønskes vist:
11 For eksempel kan man vælge et givent medicinudbud ved at klikke på et udbud i gruppen "Lægemidler EU udbud". Øvrige detaljer og informationer om udbuddet fås, når man har valgt et udbud og klikket på knappen Vis, se "Tilbudsgivning" side 19. Samtidig registrerer Amgros, at virksomheden har tilkendegivet interesse for den pågældende udbudsgruppe.
12 Menupunkterne Kommende udbud og Bagatelkøb giver generelinformation om disse emner hvis det forefindes. 2.2 Brugerinformation Hvis man ønsker at redigere sine egne brugerdata eller data om virksomheden, skal man gå til menupunktet "Brugerinformation": Nedenfor fremgår, hvordan man redigerer henholdsvis firma- og brugerdata. 2.2.1 Firmastamdata Under "Brugerinformation" vises "Firmastamdata" så man kan redigere sine firmadata:
13 Ved tryk på knappen Rediger ændres de felter, som kan redigeres, til tekstfelter: Bemærk, at firmanavn og CVR-nummer ikke kan ændres uden at der anskaffes ny digital signatur og virksomheden oprettes igen. Når rettelserne er udført, trykkes på knappen Gem, hvorefter firmastamdata er opdateret. 2.2.2 Brugervedligeholdelse Under "Brugerinformation" med undermenupunktet "Brugervedligeholdelse" kan man redigere de brugere, der er oprettet i samme virksomhed:
14 Der vises en liste over alle oprettede brugere. Nye brugere oprettes ved at trykke på knappen Opret ny. Eksisterende brugerdata redigeres ved at markere brugerens navn i listen og dernæst trykke på knappen Ret: Data redigeres, og der gemmes ved at trykke Gem. 2.2.3 Distributør og kontakt Under "Brugerinformation" med undermenupunktet "Distributør og kontakt" kan man angive og redigere sine kontaktpersoner samt distributører: Data redigeres, og der gemmes ved at trykke Gem. Oplysninger om Distributør og kontaktpersoner kan ændres ved afgivelse af tilbud. Se side 44.
15 2.2.4 Advisering Under "Brugerinformation" med undermenupunktet "Advisering" kan man angive adviseringsønsker på lægemidler ud fra ATC-kode angivelse fra niveau 1 til 5. Man har mulighed for at vælge mellem følgende ønsker: - Ingen ATC-koder (som udgangspunkt er man tilmeldt dette) - Alle ATC-koder - Følgende ATC-koder Det vil kun være ved offentliggørelse af nye udbud, man bliver adviseret og ikke ved ny information om eksisterende udbud, såsom spørgsmål/svar. INGEN ATC-KODER Som default er systemet sat til Ingen ATC-koder. Efter at have valgt fx Alle ATC-koder eller Følgende ATC-koder er det muligt at fravælge modtagelse af adviseringsmails om lægemiddel udbud. Dette gøres ved at markere i cirklen udfor ingen ATC-koder. ALLE ATC-KODER Ønskes advisering på Alle ATC-koder markeres dette. Når dette er markeret, betyder det, at man modtager mails om offentliggørelse af alle nye udbud inkl. dem, der evt. er valgt under Følgende ATCkoder.
16 FØLGENDE ATC-KODER Ønskes advisering om specifikke ATC-koder, markér da Følgende ATC-koder. Indtast den ATC-kode der ønskes advisering om og klik opret og de specificerede ATC-koder fremkommer i en liste. Specificeringen af en ATC-kode kan ske på de 5 niveauer, og der er ingen begrænsning på antallet af ønsker. De grundlæggende 5 muligheder er følgende: 1. [-] fx N 2. [-] [--] fx N02 3. [-] [--] [-] fx N02A 4. [-] [--] [-] [-] fx N02AA 5. [-] [--] [-] [-] [--] fx N02AA01 Således er det muligt fx at ønske advisering om alle ATC-koder, der starter med N eller N02, N02, N02AA, eller hele ATC-koden N02AA01. Vælges der fx N02 modtager leverandøren kun advisering om ATC-koder, der starter med N02, og ikke alle ATC-koder, der starter med N.
17 Der er mulighed for at ændre de specificerede ATC-koder ved at slette dem enkeltvis og oprette nye. På denne liste er det muligt at slette enkelte ATC-koder. Dette gøres ved at trykke på slet ved siden af den ATC-kode, der skal slettes. Har du allerede indtastet en række ATC-koder, forbliver disse gemt og er kun aktive, hvis der er trykket på Følgende ATC-koder. Vælger man Ingen ATC-koder eller Alle ATC-koder gemmes dette automatisk. Følgende ATC-koder gemmes, når der trykkes opret og disse vil forblive gemt, selvom man efterfølgende vælger Ingen ATC-koder eller Alle ATC-koder. 2.3 Hjælp Man kan klikke på menupunktet Hjælp for at stille Amgros et spørgsmål vedrørende brugen af websitet eller for at se allerede afgivne og besvarede spørgsmål fra andre brugere:
18 Man udfylder feltet med det pågældende spørgsmål og klikker Videre for at afsende spørgsmålet. Det er IKKE her, at der kan stilles udbudsspecifikke spørgsmål. Spørgsmål til et udbud kan kun stilles ved at tilkendegive interesse for et specifikt udbud, se afsnit "Spørgsmål og svar" side 22
19 2.4 Tilbudsgivning 2.4.1 Udbudsmateriale I dette afsnit redegøres der for, hvordan man ser yderligere oplysninger om en udbudsgruppe, hvordan man stiller spørgsmål til et udbud og afgiver et tilbud, herunder redigerer og afsender et tilbud. Hvis man vil se yderligere oplysninger om en udbudsgruppe, herunder udbudsmateriale m.m. og afgive tilbud, skal man klikke på menupunktet Aktive udbud : Man kan indtaste en ATC-kode eller dele af en ATC-kode for at finde den relevante udbudsgruppe. Et lægemiddel i én ATC-kode kan være udbudt under forskellige udbudsgrupper (f.eks. i forskellige dispenseringsformer). I så fald vises alle disse udbudsgrupper ved søgning. Når man trykker på knappen Vis, opfatter systemet det på samme måde, som når man manuelt rekvirerer udbudsmaterialet. Det vil sige, at Amgros I/S registrerer, at virksomheden har bedt om at få vist udbudsmaterialet.
20 Herefter vælger man det ønskede udbud: Trykker på knappen Vis: Klik her for at se og stille spørgsmål til det aktive udbud. I billedet får man vist alle informationer om den valgte udbudsgruppe: Udbudsmateriale og dokumenter med anden information kan downloades eller vises i pdf-format.
21 Spørgsmål og svar kan læses og der kan stilles nye spørgsmål. Der kan oprettes et tilbud på det valgte udbud ved at trykke på knappen Opret ny. "Erklæringen"-formular downloades og udfyldes. Vær opmærksom på, at erklæring skal afgives for den retlige enhed, der er oprettet som bruger og dermed tilbudsgiver. Jf, bemærkning ovenfor i tilknytning til side 7. Erklæringen skal vedhæftes tilbuddet, inden det sendes til Amgros I/S. Tilbudsgiver skal huske at medsende denne erklæring, da dette har betydning for, om tilbuddet er konditionsmæssigt, jf. udbudsbetingelserne pkt. 8. I menuen til venstre kan man under sit bruger-logind, se en visning af den officielle tid på Amgros' server. Med andre ord er det den tid, som er gældende, når man ønsker at afgive tilbud inden for tidsfristen. Det er væsentligt, at tilbudsgiver læser udbudsmaterialet og anden information vedrørende den valgte udbudsgruppe inden tilbud afgives. Der kan løbende blive offentliggjort yderligere informationer om udbuddet på denne del af udbudssystemet, og det er leverandørernes ansvar at gøre sig bekendt hermed. Dette gælder også selvom leverandøren har tilmeldt sig adviseringsfunktionen, idet denne kun omfatter advisering vedrørende selve offentliggørelse af udbud; ikke offentliggørelse af yderligere oplysninger, herunder spørgsmål og svar vedrørende det pågældende udbud. 2.4.2 Spørgsmål og svar Hvis man har valgt at få vist spørgsmål eller svar til et udbud, vises en liste over de stillede spørgsmål samt tilhørende svar: Spørgsmål modtaget inden denne dato vil blive besvaret, jf. bemærkningen nedenfor. Man kan desuden stille et nyt spørgsmål, som vil blive besvaret af Amgros I/S. Tryk på knappen Stil nyt spørgsmål for at indtaste spørgsmålet.
22 Alle spørgsmål bliver offentliggjort i anonymiseret form. Det vil sige, at andre virksomheder og brugere, som arbejder med samme udbudsgruppe, ikke vil kunne se hvem, der har stillet spørgsmål. Spørgsmål, der stilles efter den anførte frist, vil blive besvaret, med mindre spørgsmålets karakter gør det særligt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar offentliggøres løbende på udbudssystemet, og det er leverandørens ansvar at gøre sig bekendt hermed. 2.4.3 Opret tilbud Når man skal afgive tilbud, skal man: Trykke på knappen Opret ny:
23 Som det første får man en sikkerhedsadvarsel, som man skal svare "Ja" til: Dernæst vil man på ny blive bedt om at vælge digitalt certifikat: Tryk OK, når certifikatet er valgt og indtast adgangskoden igen.
24 Systemet vil herefter åbne et nyt vindue, der viser en oversigt over de udbudte lægemidler. Dette vindue kaldes Udbudsvinduet : For at kunne tilgå udbudsvinduet skal man sikre sig, at man har den seneste version af Java installeret. Man kan til hver en tid downloade den seneste version på www.java.com. For vejledning i oprettelse af parallelle tilbud se afsnit Parallelle tilbud, jf. pkt. 2.6.
25 Udbudsvinduet Udbudsvinduet består af følgende elementer: Man vælger en udbudslinje fra den øverste liste ved at klikke på den én gang, hvorefter den bliver blå:
26 I udbudsvinduet er de udbudte lægemidler fortløbende nummereret med et udbudsnummer. Hvert udbudsnummer betragtes som et selvstændigt udbud af det anførte lægemiddel og udbydes uafhængigt af de øvrige udbudsnumre. En leverandør kan således vælge at afgive tilbud på et, eller flere udbudsnumre, og indgåelse af rammekontrakt vil ske separat for hvert udbudsnummer. Amgros tilbudssystem er indrettet så afsendelse af tilbud skal ske som samlet tilbud på alle relevante udbudsnumre i udbudsgruppen. Derfor skal tilbuddet på alle de relevante udbudsnumre i den pågældende udbudsgruppe udfyldes og sendes samlet. Det vil sige, at det ikke er muligt at afsende tilbud på først et udbudsnummer i udbudsgruppen for så efterfølgende at afsende et tilbud på et andet udbudsnummer i udbudsgruppen, idet man herved overskriver det først afgivne tilbud. Hvis et udbudsnummer omfatter flere linjer (som f.eks. udbudsnummer 1 ovenfor) er det et krav, at leverandøren afgiver tilbud på mindst én vare pr. linje under det pågældende udbudsnummer. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. For at oprette et tilbud på det valgte udbudsnummer trykker man dernæst på knappen Opret, hvorefter tilbudsvinduet åbnes: Der henvises til udbudsbetingelserne for yderligere oplysninger om angiven DDD og forventet mængde i DDD pr. år.
27 Indtast varenummer fra taksten ud for varenummerfeltet: Når varenummer er indtastet, skal man trykke på tastaturets TAB-tast:
28 Hvis varen findes i den elektroniske takst og i øvrigt passer til den anførte ATCkode for udbudsnummeret, vil de øvrige felter for varen udfyldes automatisk: Indsæt dernæst pris pr. pakning og tryk TAB. Hvis DDD pr. pakning kendes fra taksten, udregner systemet selv pris pr. DDD. Hvis der i taksten ikke er opgivet DDD pr. pakning, skal leverandøren indtaste antal DDD pr. pakning på grundlag af den DDD, der er angivet i udbudslinjen og den anførte pakningsstørrelse. Hvis det indtastede ikke er korrekt, kan man trykke på Nulstil og begynde forfra. Når alle data er indtastet, klikker man på OK for at gemme tilbuddet på varen. Vare ej i taksten Man kan i visse tilfælde få besked om, at varen ikke findes i Taksten inden for den angivne ATC-gruppe:
29 Dette kan skyldes et af følgende forhold: 1) Man har tastet varenummeret forkert, eller varenummeret hører ikke til denne ATC-kode. I dette tilfælde kan man på ny taste det rigtige varenummer, som hører til ATC koden, ind i feltet Varenummer, og de resterende felter vil blive udfyldt automatisk med data fra taksten (jvf. beskrivelsen ovenfor). 2) Varen findes ikke i Taksten. I det tilfælde kan man angive det varenummer man forventer vil komme i taksten i feltet Forv. varenr. (ikke i taksten), (jf. beskrivelsen nedenfor). Husk, at der skal foreligge en markedsføringstilladelse for tilbudte varer inden for den frist, der er angivet i udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. Hvis systemet ikke har registreret varenummeret i Taksten (og der angives "vare ej i taksten/atc-gr.") er det et leverandøransvar at sikre, at Amgros får meddelelse om gyldig markedsføringstilladelse. Tilladelsen kan vedhæftes det endelige tilbud sammen med de øvrige dokumenter inden afsendelse til Amgros I/S, se afsnittet Vedhæft fil (side 31), eller på anden måde sendes til Amgros inden, at fristen for markedsføringstilladelse udløber.
30 Indtast varenummeret i feltet Forv. varenr. (ikke i taksten) samt udfyld de øvrige felter med varens oplysninger: Trykke OK, når alt er indtastet. Vær opmærksom på, at systemet automatisk udregner en pris pr. DDD på grundlag af leverandørens oplysninger om DDD pr. pakning og pris pr. pakning. Bemærk, at ikke alle felter kan udfyldes, og at indtastning i et felt kan resultere i en automatisk beregning i et andet felt, såsom felter relateret til DDD.
31 Tilbudslinjer i udbudsvinduet Når man har oprettet et tilbud på en udbudslinje, vil det blive vist i udbudsvinduets nederste del: Man kan oprette flere tilbudslinjer pr. udbudslinje, hvis dette efter specifikation af det udbudte lægemiddel er relevant, jf. udbudsbetingelserne. Allerede eksisterende tilbudslinjer kan redigeres eller slettes alt efter behov. Det anbefales, at man aktiverer knappen Leverandørkontrol løbende, når man er færdig med et udbudsnummer, således at man er sikker på, at tilbuddet kan gemmes eller afsendes. Et tilbud med fejl kan ikke gemmes. 2.4.4 Vedhæft fil Som en del af et tilbud skal leverandøren sende forskellige dokumenter, som er nærmere angivet i udbudsbekendtgørelsen og udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. Disse dokumenter skal vedhæftes som filer, der sendes til Amgros I/S sammen med tilbuddet. Alle dokumenter kan vedhæftes som PDF-filer eller scannede JPG-filer. Disse bør samles i en såkaldt ZIP-fil, da man kun kan knytte en fil pr. tilbud. Nedenfor redegøres for, hvordan man opretter en ZIP-fil. Måden hvorpå ZIP-filer oprettes, kan variere alt efter hvilket operativsystem mv., man bruger. Nedenstående vejledning er angivet ud fra, hvordan man med en dansk Windows XP kan oprette ZIP-filer.
32 Opret ZIP-fil Find dokumenterne i din Windows Stifinder: Marker relevante dokumenter: Højreklik, vælg Send til og dernæst menupunktet "Zip-komprimeret mappe":
33 ZIP-filen må maksimalt fylde 10 MB. Zip-filen er nu oprettet, og man kan vedhæfte den til tilbuddet. Det sker således: Man klikker på Vedhæft: Trykker OK:
34 Finder filen på netværket og trykker Open: Herefter vil systemet knytte filen til tilbuddet, når dette afgives. Hvis leverandøren afgiver tilbud under flere udbudsgrupper vil en del af de påkrævede dokumenter være de samme for disse udbudsgrupper. Af hensyn til Amgros håndtering af tilbud er det imidlertid et krav, at alle de påkrævede dokumenter under en udbudsgruppe sendes med tilbud afgivet under den pågældende udbudsgruppe. Manglende opfyldelse af de formelle krav til det enkelte tilbuds indhold indebærer, at tilbuddet kan og eventuelt skal anses for ukonditionsmæssigt, jf. udbudsbetingelserne pkt.8. Amgros ser gerne, at alle dokumenter sendes elektronisk. Hvis visse dokumenter ikke foreligger i elektronisk form, og leverandøren ikke har mulighed for at scanne dokumenterne, kan disse dokumenter indsendes til Amgros I/S på adressen anført i udbudsmaterialet. I så fald skal brevet mærkes med nummeret på den pågældende udbudsgruppe og afleveres til Amgros inden tilbudsfristens udløb. Endvidere bedes leverandøren ved afgivelse af tilbud i udbudssystemet anføre, i et vedhæftet dokument, at der tillige er sendt øvrige dokumenter som en del af tilbuddet pr. brev eller mail.
35 Størrelsen på den vedhæftede fil kan maksimalt være på 10MB. Man kan manuelt justere Appletten, således at man få mulighed for at sende store filer op til 10 MB. Når Appletten er åben kan man i proces linjen nederst til højre på computer skærmen finde Java ikonet: Højre klik på Java ikonet og vælg Open Control Panel På fanebladet Java, klik på view udfor Java Applet Runtime Settings Marker den Java Runtime Version som der benyttet (den med det højeste versionsnummer) og skriv følgende: -Xmx230M. 2.4.5 Gem tilbud til senere redigering Hvis man undervejs i tilbudsgivningen vil stoppe arbejdet og fortsætte på et andet tidspunkt eller korrekturlæse det indtastede, kan man gemme tilbuddet til senere redigering. Man skal være klar over, at "leverandørkontrol" aktiveres automatisk. Hvis der skulle være en fejl i tilbuddet, kan man ikke gemme det, før fejlen er rettet. Man gemmer tilbuddet til senere redigering af enten sig selv eller en kollega, som også er oprettet som bruger af udbudssystemet, på følgende vis: Personen vælges fra en liste ud for knappen Gem tilbud til senere redigering af:
36 Tryk dernæst på knappen Gem tilbud til senere redigering af: : Indtast adgangskode og tryk OK:
37 Tryk OK, når beskeden om hvem tilbuddet er gemt til er læst: Luk vinduet ved at klikke på og herefter OK.
38 I billedet for udbuddet kan man nu se, hvem som kan redigere tilbuddet: Det er nu kun personen, som tilbuddet er blevet gemt til, som kan åbne det og arbejde videre med det. Det sker ved at markere det gemte tilbud og trykke Åbn. Bemærk dog, at andre brugere vil kunne oprette helt nye tilbud og dermed overskrive det eksisterende. Da det kun er personen, som tilbuddet er blevet gemt til, som kan åbne og arbejde videre med tilbuddet, er det en fordel at gemme tilbuddet både til sig selv og til en kollega. I det tilfælde, at ens kollega er fraværende, vil man således stadig kunne arbejde videre på tilbuddet og/eller gemme det til en tredje bruger. Tilsvarende vil din kollega kunne få adgang til tilbuddet, hvis du er fraværende. Ved afsendelse af tilbud til Amgros gemmes det afsendte tilbud automatisk til den bruger, der afsendte tilbuddet.
39 2.4.6 Eksportér tilbud Når man er ved at være færdig med tilbudsgivning, eller når man blot ønsker at gemme og gennemse allerede oprettede tilbud, er det muligt at eksportere tilbuddet til ens egen maskine. Det sker ved at trykke på knappen Eksportér: Vælg herefter, hvor filen skal gemmes. Der er mulighed for at vælge i mellem to forskellige formater (files of type): 1)CSV (normal): her er det muligt at eksporterer alle de oprettede tilbudsdetaljer 2)CSV (alle udbudsdetaljer): her er det muligt at eksportere hele udbudsgruppen med alle udbudsdetaljer, hvis der er oprettet tilbudsdetaljer vil de ligeledes komme med i eksporten 3) PDF en formateret rapport 4) XML særligt format som kun anvendes internt til afsendelse
40 Formatet, der gemmes i, hedder.csv. Dette format ses bedst med Microsoft Excel: Man har hermed to forskellige måder, hvorpå man kan få et overblik over det samlede tilbud. Der er ikke noget link mellem CSV-filen og systemet. Det vil sige, at man skal lave alle rettelser/redigeringer i systemet. - Når tilbuddet er færdigredigeret i udbudssystemet, er det klar til afsendelse. 2.4.7 Afsend tilbud Når alle tilbudsdata er udfyldt, er tilbuddet klar til afsendelse til Amgros I/S. Samtidig med afsendelsen vil tilbuddet automatisk blive gemt til den bruger, der er logget ind og har trykket på afsend knappen. Dette er en hjælp, såfremt man efter afsendelse vil lave en rettelse, hvorved man kan åbne det afsendte tilbud, lave rettelse og sende det igen. Tilbud kan kun rettes indtil tilbudsfristens udløb. Når tilbuddet afsendes, vil det automatisk blive kontrolleret med den kontrol, der er indbygget i systemet. Denne kontrol kan man imidlertid også selv foretage undervejs i tilbudsgivningen. Dette sker via knappen Leverandørkontrol:
Som det fremgår af billedet, bliver man via denne verificering gjort opmærksom på, om det er nødvendigt at ændre i tilbuddet for, at det kan afsendes. 41
42 Følgende kontrolleres: At der afgives tilbud på samtlige udbudslinjer med samme udbudsnummer (kontrolleres altid). At pris pr. DDD er ens for tilbudte varer ved tilbud under et udbudsnummer på flere pakninger af et lægemiddel i én bestemt dispenseringsform og i én bestemt styrke, når det er et krav, at pris pr. pakning er fastsat således, at pris pr. DDD (eller enhed) er den samme for disse forskellige pakninger, det gælder f.eks.: o Hvor der under samme linje af et udbudsnummer gives tilbud på flere forskellige pakninger af et lægemiddel i samme dispenseringsform og i samme styrke,, jf. udbudsbetingelserne. o Endvidere gælder det i de tilfælde, hvor et udbudsnummer omfatter flere anførte pakninger af et lægemiddel i samme dispenseringsform og i samme styrke (angivet ved flere linjer i det pågældende udbudsnummer), såfremt det er et krav at priserne pr. DDD er den sammen for disse forskellige pakninger, jf. udbudsbetingelserne. Det anbefales løbende at foretage Leverandørkontrol. Bemærk, at systemet således kun til dels kan kontrollere, at den eller de tilbudte varer opfylder kravene under det pågældende udbudsnummer. Det er leverandørens ansvar, at kravene er opfyldt og tilbuddet er konditionsmæssigt. Bemærk, at kontrolfunktionen ikke finder anvendelse for bagatelkøb, jf. pkt. 2.8. Herefter kan den egentlige afsendelse ske.
43 For at afsende tilbuddet gør man følgende: Tilknytter en tilbudsansvarlig, som er Amgros' primære kontaktperson, når tilbuddet efterfølgende behandles og meddelelse om resultat af udbuddet udsendes Husk også, at vedhæfte relevante filer I udbudsvinduet trykker man på knappen Afsend tilbud til Amgros. Ved afsendelse at tilbud bliver det afsendte tilbud automatisk gemt til den bruger, der afsender tilbuddet, således at man har mulighed for efterfølgende at rette i det afsendte og sende det på ny, indtil tilbudsfristens udløb. Hvis tilbuddet skal gemmes så en anden bruger skal kunne redigere i det, skal det gemmes særskilt og først dernæst sendes til Amgros.
44 Ved afsendelse bliver man nu bedt om at bekræfte distributør og kontaktperson. Disse oplysninger vil fremgå af bilaget til rammekontrakten, såfremt der indgås aftale med tilbudsgiveren: Hvis oplysningerne er korrekte, klikke på Bekræft ellers ændre ved at markere en linje og klikke Redigér : Hvis distributør- og kontaktpersondata skal opdateres eller rettes permanent skal dette gøres på sitet under menupunktet Brugerinformation -> Distributør og kontakt. Herefter åbnes et nyt vindue, der minder om, at tilbuddet skal vedhæftes ét eller flere dokumenter. Hvis dokumenterne ikke er vedhæftet, tryk på Annullér-knappen og vedhæft dokumenterne inden afsendelse. Hvis dokumenter er vedhæftet, tryk da på Acceptér-knappen for endelig afsendelse:
45 Når man har accepteret, kontrolleres tilbuddet med den kontrol, der er indbygget i systemet som tidligere beskrevet. Når tilbuddet er kontrolleret af systemet, skal det krypteres og godkendes til afsendelse: Det sker ved at indtaste adgangskoden for det valgte certifikat og trykke OK: Herefter vil tilbuddet blive sendt til Amgros I/S og en kvittering for Dokumenter og afsendelse bekræftelse med en verifikationskode vil blive præsenteret. Det anbefales at printe begge disse, da det er dokumentationen for, at tilbud er afsendt: Hvis der kun er vedhæftet én fil vil navnet på denne være skrevet.
46 Hvis der er vedhæftet en ZIP-fil vises navnet på denne og navnet på de filer den indeholder. Tilbuddet ligger nu krypteret og gemt på en sikker server. Det kan først hentes og åbnes af Amgros I/S, når tilbudsfristen er udløbet. Udbudsvinduet kan herefter lukkes ved at trykke på krydset i vinduets titellinje:
47 Når man returnerer til udbudssystemet og klikker sig ind på det udbud, der er afgivet tilbud på, vil følgende skærmbillede blive vist: Således kan man se, om der allerede er afsendt tilbud, samt hvilket tilbud der er blevet afsendt. Såfremt man har gemt et tilbud til senere redigering, vil dette kunne åbnes og redigeres. Det er indtil tilbudsfristens udløb muligt at oprette et nyt eller ændre i gemte tilbud, men bemærk, at det ved afsendelse vil overskrive det allerede afsendte tilbud. Den automatiske gem funktion, der bliver aktiveret, når man trykker på knappen "Afsend til Amgros", gemmer kun til den bruger, der er logget ind og har aktiveret knappen. Hvis man vil gemme til en anden bruger, skal dette gøres særskilt. 2.4.8 Annuller tilbud Hvis man ønsker at annullere sit allerede afsendte tilbud, skal man afsende et nyt, redigeret tilbud eller et tomt tilbud. Dette kan ske indtil tilbudsfristens udløb. Et tomt tilbud oprettes ved at: Få vist udbuddet og trykke på knappen Opret ny:
48 Trykke OK: Vælge tilbudsansvarlig. Trykke på knappen Afsend tilbud til Amgros. 2.5 Log ud Når man ønsker at forlade systemet, skal man: Klikke på menupunktet Log ud:
49 2.6 Fastmængde udbud 2.6.1 Generelt I dette afsnit redegøres for afgivelse af tilbud på fastmængdeudbud. Ved fastmængde udbud forpligter Amgros sig til at købe og leverandøren til at levere den i udbudsmaterialet anførte mængde. Fastmængde udbud forkortes FM i udbudssystemet. Fastmængde udbud vil være vist under overskriften: Fastmængde Lægemidler EU udbud på siden over aktive udbud. Standardfunktionaliteten i forbindelse med tilbudsgivning er den samme som øvrige udbud. Særlige forhold vedrørende tilbudsgivning på optioner er beskrevet i punkt 2.6.2. 2.6.2 Fastmængde udbud - om afgivelse af tilbud på option(er) Når der gennemføres fastmængde udbud, kan der samtidig være knyttet en eller flere optioner til en delaftale (udbudsnummer) om levering af et bestemt lægemiddel. Der kan kun afgives tilbud på en option, hvis der afgives tilbud på det udbudsnummer, som optionen knytter sig til. Det fremgår af udbudsbetingelserne for den enkelte udbudsgruppe, om det ved afgivelse af tilbud på et udbudsnummer er pligtmæssigt eller frivilligt at afgive tilbud på optionerne, der knytter sig til det pågældende udbudsnummer. En option vil optræde som et særskilt udbudsnummer med reference til det udbudsnummer, som optionen er knyttet til. I feltet "udbudsnummer" fremgår således selve optionens eget udbudsnummer, ligesom det fremgår, at der er tale om en "option". I feltet "generisk navn" fremgår det, hvilket udbudsnummer, optionen er knyttet til. I nedenstående eksempel (skærmbilledet) er udbudsnummer 2 en option til udbudsnummer 1 og udbudsnummer 4 er en option til udbudsnummer 3. På de udbudsnumre, der er optioner, er der samtidig markeret en hængelås:. Hængelåsen viser, at tilbudsgivning på optionen ikke lader sig gøre, før der er afgivet tilbud på det udbudsnummer, som optionen er knyttet til. Når der er afgivet tilbud på det tilhørende udbudsnummer, vil hængelåsen forsvinde.
50 Hvis en tilbudsgiver forsøger at afgive tilbud på et låst udbudsnummer (option med hængelås) vil der komme en besked om at tilbud ikke kan afgives (på optionen) før tilbud er afgivet på det udbudsnummer, som optionen knytter sig til. Eksempel: Udbudsnummer 1 er et udbud af en fast mængde Paracetamol. Udbudsnummer 2 er option til udbudsnummer 1. I næste billede er der forsøgt at afgive tilbud på udbudsnummer 4 (dvs. optionen til udbudsnummer 3), uden at der i forvejen var afgivet tilbud på udbudsnummer 3:
Efter oprettelse af tilbud på udbudsnummer 3, forsvinder låsen på udbudsnummer 4, og der kan herefter afgives tilbud på denne option: 51
Der afgives nu tilbud på optionen (udbudsnummer 4): 52
53 Næste billede viser, at der er afgivet tilbud på alle udbudsnumre, herunder optioner: 2.7 Parallelle tilbud For visse udbudsgrupper har leverandøren mulighed for at afgive såkaldte parallelle tilbud. I så fald vil dette være nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne (pkt. 4.1) for den pågældende udbudsgruppe og en særlig funktionalitet vil være tilgængelig i udbudssystemet. Ved parallelle tilbud forstås forskellige tilbud (forskellige produkter), som en leverandør afgiver på samme udbudsnummer, og som ved vurderingen betragtes som 2 separate tilbud. Hvis en leverandør således har forskellige varer, der opfylder specifikationerne i varelisten under et udbudsnummer (dvs. ATC-kode, dispenseringsform, styrke og eventuelt pakninger), men adskiller sig på en sådan måde, at de betragtes som forskellige produkter, kan leverandøren afgive flere forskellige tilbud under det pågældende udbudsnummer (parallelle tilbud). Hvert af tilbuddene skal omfatte de varer, der er specificeret under det pågældende udbudsnummer, herunder eventuelt flere forskellige varer, hvis der som følge af specifikationen af udbudsnummeret er krav herom, f.eks. et lægemiddel i flere forskellige dispenseringsformer, styrker og/eller pakninger (angivet ved flere udbudslinier under det pågældende udbudsnummer).
54 Hvert tilbud skal i øvrigt afgives i overensstemmelse med de krav, der gælder for afgivelse af tilbud under et udbudsnummer under den pågældende udbudsgruppe. Der henvises i øvrigt til beskrivelsen om parallelle tilbud i udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe. For de udbudsgrupper, hvor der kan afgives parallelle tilbud ser udbudsvinduet således ud: Her identificeres om der er tale om parallelt tilbud Hvis en leverandør ønsker at afgive flere tilbud på samme udbudsnummer trykkes først på knappen Parallelle Tilbud hvorefter dette billede vises: Der vil altid være Tilbud 1 som default. Herefter trykkes Opret :
55 Hvorefter billede til oprettelse nyt tilbud vises. Indtast Tilbud 2 og tryk OK Der kan herefter trykkes på OK og fortsættes med afgivelse af tilbud. Når en tilbudslinje indtastes ved at klikke Opret, ser tilbudsvinduet således ud:
56 Forskellen fra standardtilbudsvinduet er, at leverandøren skal angive, ved valg i tilbudsruden, om tilbudslinjen er tilbud 1 (eller en del heraf, hvis tilbuddet efter specifikationen af udbudsnummeret kan eller skal omfatte flere varer (flere tilbudslinjer)) eller om tilbudslinjen er tilbud 2 (eller en del heraf). Tilbud 1 og tilbud 2 betragtes som parallelle og dermed separate tilbud. Hvis der efter specifikationen af udbudsnummeret er krav om, at tilbuddet skal omfatte flere varer, skal leverandøren være opmærksom på, at hvert af de to tilbud omfattet samtlige sådanne varer. Hvis der er afgivet to parallelle tilbud på udbudsnummer 1, vil det se således ud i udbudsvinduet: Tilbuddet afsendes på samme måde som ved tilbud, der ikke er parallelle. I parallelle tilbud kontrolleres det også, om alle udbudslinjer er besvaret. Således hvis udbudsnummeret indeholder 3 udbudsdetaljer (dvs. 3 udbudslinjer under samme udbudsnummer), og man ønsker at give 2 parallelle tilbud, skal der gives henholdsvis tre tilbudslinjer markeret med tilbud 1 og tre markeret med tilbud 2. 2.8 Forskellige tilbudspriser på samme vare
57 For enkelte udbudsgrupper kan leverandøren have mulighed for at afgive tilbud under et udbudsnummer med en "pris 1", som vil være gældende, hvis han tildeles rammeaftale 1, og en "pris 2", hvis han tildeles en anden rammeaftale end rammeaftale 1 (d.v.s. rammeaftale 2, 3, 4, osv.). For de udbud, hvor leverandøren har en sådan mulighed, er dette beskrevet i udbudsbetingelserne for den pågældende udbudsgruppe, og der henvises nærmere til beskrivelsen deri. Hvis leverandøren ønsker at benytte en sådan mulighed for de pågældende udbudsgrupper, skal dette ske ved anvendelse af funktionaliteten for parallelle tilbud, jf. afsnittet ovenfor. Tilbudslinier med "pris 1" skal betegnes "tilbud 1", og tilbudslinier med "pris 2" skal betegnes "tilbud 2". 2.9 Bagatelkøb (BA) Hovedparten af Amgros lægemiddelindkøb sker på grundlag af EU-udbud. For visse lægemidler skønnes indkøbet dog at være af så begrænset værdi, at indkøb sker på grundlag af en forenklet procedure. Disse indkøb betegnes bagatelkøb i udbudssystemet, og forkortes BA. Standard funktionaliteten mht. tilbudsgivning er grundlæggende den samme. Dog er udbudsvinduet forenklet, så der kun skal tilbydes en vare indenfor på forhånd definerede produktgrupper (ATC-koder), uden at dispenseringsform mv. er nærmere bestemt. Udbudsvinduet ser således ud:
58 Tilbudsvinduet er tilsvarende forenklet: De kontrolfunktioner, der findes på almindelige udbud findes ikke under bagatelkøb, hvorfor knappen Leverandørkontrol ikke har nogen funktion. Der er som udgangspunkt mulighed for at give flere tilbud pr. udbudsnummer på bagatelkøb dette er kun relevant, hvis man giver tilbud på flere varer indenfor samme ATC-kode, dvs. indenfor samme udbudsnummer, således at varerne bliver evalueret uafhængigt af hinanden. Tilbuddet afsendes på samme måde som almindelige tilbud.