Tlf.: 7847 9300 E-mail: ikh@ps.rm.dk Web: www.ikh.rm.dk

Regionshuset Viborg Anmeldt tilsyn på Institut for Kommunikation og Handicap Psykologgruppen Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 7841 0000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Udført den 11. september 2012 Dato 24-10-2012 Ellen Brunebjerg Tel. +45 7841 0192 Ellen.Brunebjerg@stab.rm.dk 1-51-73-48-07 Side 1 Institut for Kommunikation og Handicap Tjørnevej 6 8240 Risskov Målgruppe Tlf.: 7847 9300 E-mail: ikh@ps.rm.dk Web: www.ikh.rm.dk Forstander: John Jørgensen Viceforstander: Sandy Dalum Fagchef: Bodil Kloborg Institut for Kommunikation og Handicap tilbyder udredning, vejledning, rådgivning, undervisning og behandling indenfor kommunikations-, rehabiliterings- og handicapområdet til både børn, unge og voksne samt til familier med børn med betydeligt og varigt nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsevne eller mistanke herom. Desuden gives tilbud til familier med børn med kronisk sygdom. Der tilbydes livslang behandling til alle børn og voksne boende vest for Storebælt, som er født med læbe-ganespalte. Afdelinger og Områdeledere Institut for Kommunikation og Handicap tilbyder primært ydelser indenfor følgende områder: Høre Stemme Stamme Ganespalte Senhjerneskade Børn med sprogvanskeligheder Børn med funktionsnedsættelser Læse og Matematik Psykologgruppen Yderligere oplysninger om målgrupper og ydelser kan ses på hjemmesiden www.ikh.rm.dk Områdeledere: Mette H Villadsen, områdeleder Stemme, Stamme, Senhjerneskadede Anette Skovgaard, områdeleder Læse, Psykologgruppen, ABA, Høreområ-

det Louise Leturgie, områdeleder Småbørns- og Ganespalteafdelingen Ingeborg Lysdal, områdeleder Børn Århus og Børn Viborg/Randers Driftscenter Center for Børn, Unge og Specialrådgivning Tingvej 15, 3. sal 8800 Viborg E-mail: cbus@ps.rm.dk Tilsynets fokusområder Tilsynets metode Tilsynet havde ved dette besøg fokus på følgende områder: Status og organisatoriske udfordringer Indhold og organisering af psykologgruppen Dokumentation Samarbejdsrelationer Kompetenceudvikling Arbejdsmiljø Tilsynet udføres i henhold til Lov om Social Service 148a og efter Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på www.tilsyn.rm.dk Forud for tilsynsbesøget havde tilbuddet fremsendt relevante dokumenter til tilsynet, som desuden har søgt informationer i tidligere tilsynsrapporter, i ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) og på hjemmesiden. Datamateriale, som har været tilgængeligt for tilsynet: Virksomhedsgrundlag Arbejdsmiljøaftale og referat fra fælles arbejdsmiljømøde Rapport fra Arbejdstilsynet, marts 2012 Diverse personalepolitikker Fraværsstatistik Retningslinjer for MUS To seneste referater fra LMU-møde Referater fra tre psykologmøder Oversigt og beskrivelse af psykologgruppen Eksempel på supervisionskontrakt Seneste tilsynsrapport fra den 15. november 2011 ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter i rapporten. De foregående tilsyn er: Anmeldt 4.11.2010 i Børn, Unge og Rehabilitering, Århus Anmeldt 12.8.2010 i Ganespalteafdelingen Alle tilsynsrapporter kan ses på www.tilsyn.rm.dk Ved tilsynsbesøget blev der gennemført interview med henholdsvis ledelse og medarbejdere. Følgende deltog i interview med tilsynet: John Jørgensen, forstander Anette Skovgaard, afdelingsleder Psykolog Psykolog, TR for psykologerne Medarbejderrepræsentanterne var udvalgt af ledelsen. Side 2

Medarbejdernes navne er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Der medvirkede ikke brugere og pårørende i dette tilsyn, da psykologgruppens ydelser oftest gives i forbindelse med en anden ydelse. Tilsynet ankom kl. 9 og forlod tilbuddet igen kl. 13.15. Afslutningsvist var der en opsamling med ledelsen. Tilsynet er udført af Trine Birkemose Tilsynskonsulent Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: 7841 0193 E-mail: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: 7841 0192 E-mail: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering Institut for Kommunikation og Handicap (IKH) er en mangespektret organisation, som leverer ydelser til borgere efter blandt andet Lov om Specialundervisning, serviceloven og sundhedslovgivningen. Finansieringen af IKHs ydelser sker fra henholdsvis kommuner og Sundhedsområdet. IKH er fortsat udfordret som følge af kommunernes økonomiske situation og de årlige forhandlinger om abonnementsaftaler, men ledelsen søger løbende at tilpasse udbuddet med efterspørgslen. Psykologgruppen indgår i den tværfaglige indsats i IKHs øvrige afdelinger med undervisning, rådgivning og vejledning og leverer desuden supervision og psykologydelser til de regionale tilbud på børne- og ungeområdet. Psykologgruppen består pt. af 10 psykologer, som alle har primære funktioner i forhold til deres specialer og sekundære funktioner på andre områder. Psykologgruppen og andre involverede faggrupper på IKH anvender itsystemet Kingo til dokumentation af indsatsen. Kingo kan både rumme notater fra flere fagpersoner i kontinuitetsark og fortrolige sagsoplysninger og vurderes at være et velegnet redskab på IKH. Der har været fokus på at skabe fælles identitet i psykologgruppen, hvor et fælles mødeforum nylig er ændret til månedlige møder med et fælles fagligt indhold. Det er en udfordring at anvende fælles supervision, da psykologgruppens opgavefelt er meget spredt. IKHs finansiering af ydelser udfordrer ledelsen i at prioritere økonomi til efteruddannelse og specialisering. Medarbejderne efterspørger ledelsens prioritering af midler til efteruddannelse, samt at kompetenceudvikling drøftes ved medarbejderudviklingssamtaler (MUS). Det er tilsynets anbefaling at kompetenceudvikling drøftes ved MUS i overensstemmelse med retningslinjen for MUS. Det er fortsat tilsynets anbefaling at IKH drøfter og udvikler en overordnet kompetenceudviklingsplan. Arbejdsmiljøet er præget af de usikre ansættelsesvilkår i en takstfinansieret organisation, samt udfordringer som følge af tidligere fusioner med at skabe fælles identitet og sparring i psykologgruppen. Det er tilsynets vurdering at ledelsen har iværksat relevante handlinger for at rammesætte opgaverne og koordineringen i psykologgruppen. Tilsynet vurderer i overensstemmelse med forstanderen at arbejdsmiljøet i psykologgruppen ikke påvirker den daglige opgaveløsning. Side 3

Opmærksomhedspunkter Tilsynet er ikke blevet præsenteret for forhold, som giver anledning til opmærksomhedspunkter. Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview eller observation ved tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Status/organisatoriske udfordringer Målgruppe/ Efterspørgsel Ifølge forstanderen består Institut for Kommunikation og Handicap (IKH) af mange forskellige indsatser og fagligheder overfor forskellige målgrupper. De forudgående fusioner med Høreinstituttet og Børn og Unge Centret Rehabilitering har givet bredere målgrupper og et bredere fagligt felt. IKH leverer således ydelser efter en række lovgivninger, herunder Folkeskolens specialrådgivningsparagraf, Lov om Specialundervisning, Serviceloven og Sundhedslovgivningen. Finansieringen af IKHs ydelser afhænger af lovgrundlaget; der kommer fx midler fra Sundhedsområdet til Tidlig indsats for nyfødte og Ganespalteområdet, mens en række specialundervisningsydelser finansieres af kommunerne gennem abonnement eller tilkøb. Aftaler med kommunerne forhandles årligt, og kommunernes økonomi er under pres i disse år. IKH har vundet et udbud fra SU-styrelsen vedrørende specialpædagogisk støtte til voksne i uddannelse, hvilket forstanderen vurderer er et område i vækst. Institut for Kommunikation og Handicap danner sammen med Kildebjerget Kostskole og Ungdomsuddannelsescenter fra januar 2013 et nyt Specialområde for Kommunikation og Undervisning. Omstruktureringen sker som implementering af en del af den Sociale Omstillingsplan, som er en nystrukturering af hele det sociale område i Region Midtjylland. Psykologgruppen, som består af psykologerne fra det tidligere Tale- og Høreinstitut samt fra Børn og Unge Centret Rehabilitering, indgår i den tværfaglige indsats i de øvrige afdelinger i IKH. Driftscentret har desuden etableret psykologkorpset fra IKH til blandt andet udredninger og supervision på de regionale tilbud på børneområdet. Dermed er bredden i psykologopgaverne øget, men samtidig også specialiseringen, hvilket kan udfordre fleksibiliteten. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Indhold/ Organisering af psykologgruppen Psykologgruppen tilbyder undervisning, rådgivning og vejledning af børn, unge og voksne, som er udfordrede med kommunikation, handicap eller langvarig kronisk sygdom, samt deres pårørende. Ydelserne kan blandt andet omfatte udredning, undersøgelse, samtaleterapi eller støtte til kommunikation. Desuden tilbydes supervision, undervisning og kurser Side 4

Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold samt rådgivning til pårørende og fagpersoner. Psykologgruppen består pt. af 10 psykologer, som alle har primære funktioner i forhold til et specialområde og sekundære funktioner på andre områder. To psykologer udfører fx primært PPR-opgaver, og fire arbejder primært i psykologkorpset. Tilsynet talte med en psykolog, som primært arbejder i Småbørnsafdelingen, hvortil børnene henvises fra kommunens PPR. De fleste børn visiteres ind i en samlet gruppe efter sommer og nytår, men der kan også foretages korterevarende observationer og afklaringsforløb. Forløbene er typisk to gange ugentligt i et halvt år med mulighed for forlængelse, hvis der fortsat sker udvikling. Den kontinuerlige tværfaglige indsats tilrettelægges med et tæt forældresamarbejde, der indeholder opstartsmøde, netværksmøder og et afsluttende møde. Desuden afholdes en konference med aflevering af rapport til kommunen, hvor barnets behov er beskrevet. I forløb, hvor de sproglige udfordringer er det primære, kan forældre og personale i daginstitutionen desuden få instruktion i, hvordan de kan støtte børnenes sproglige udvikling. Manglende sproglige udvikling kan desuden være tegn på mere komplekse vanskeligheder hos børnene. Psykologen kan medvirke til erkendelse hos forældre, hvis barn har udfordringer ud over det sproglige. Ifølge medarbejderen er kommunerne primært interesserede i den tværfaglige udredning og det tætte forløb i Småbørnsafdelingen. Der holdes årlige møder med kommunernes PPR blandt andet for at udvikle IKHs ydelser i forhold til efterspørgslen. Tilsynet talte tillige med en psykolog, som arbejder med voksenpsykologiske opgaver i forhold til en række af IKHs afdelinger, og desuden medvirker i psykologkorpset. Opgaverne fra IKHs afdelinger visiteres til psykologen, hvis fx undervisning fra logopæd ikke medfører tilstrækkelig sproglig udvikling. Psykologen kan give op til ni samtaler for at afklare behovet for undervisning eller behandling, men oftest er det kortere forløb. Der kan indgå samtaler med pårørende eller parsamtaler, men pt. ikke gruppeforløb. Dokumentation Samarbejdsrelationer Indsatsen i Småbørnsafdelingen, herunder fx referater fra møder med forældre, dokumenteres i kontinuitetsark i Kingo (et it-system, som anvendes bredt på IKH). Hver fagperson dokumenterer sin indsats, og alle kan se de fælles tværfaglige noter i kontinuitetsark. Visitationen dokumenteres skriftligt i Kingo. Psykologens løbende sagsnotater fra samtaler er fortrolige og kan ikke ses af andre i Kingo, men den afsluttende sammenfatning kan ses af de tværfaglige samarbejdspartnere. På voksenområdet efterspørger kommunerne ikke notater om indsatsen og resultaterne. En medarbejder vurderer, at Kingo er et velegnet arbejdsredskab for psykologgruppen. Psykologerne indgår ofte i de tværfaglige teams på IKH, fx i Småbørnsgruppen, Tidlig Indsats overfor nyfødte børn med handicap i Århus, Vi- Side 5

Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold borg og Randers, samt høre, stemme, stamme, senhjerneskadeafdelingen og ganespalteafdelingen. Samarbejdspartnere fx i Småbørnsafdelingen er logopæder og en fysioterapeut. Der tilbydes supervisionsforløb og enkelte forældresamtaler. Psykologgruppen giver fx supervision til Århus Kommune, som har overtaget et tilbud fra IKH om ABA (Applied Behavour Analysis, et tilbud til børn og unge med autismespektrumforstyrrelser). Psykologgruppen udfører PPR-opgaver i forhold til de interne skoler på regionale tilbud for børn og unge, hvilket kan omfatte udredning af skolebørn, samt supervision af lærergruppen. Psykologkorpset er en nyere ydelse, som leveres til de regionale børneog ungetilbud, hovedsageligt som supervision af en varieret målgruppe, som fx kan bestå af pædagoger, andre faggrupper eller ledelse. I ydelsen kan desuden indgå undersøgelser og udredning af børn og unge, samt samtaler med børn og unge. Der indgås kontrakter med tilbuddet om omfanget af supervisionsopgaven. Psykologkorpset kan desuden løse sub-akutte psykologopgaver på tilbuddene. Organisatoriske forhold Kompetenceudvikling Ifølge områdelederen og tillidsrepræsentanten har der været fokus på at skabe en fælles identitet i psykologgruppen, hvor psykologerne udfører meget forskelligartede opgaver, men nu samles til et månedligt møde, som blandt andet skal indeholde fælles faglige temaer. Psykologerne mødes i deres grupper hver uge, hvor de får specialfaglig sparring. Ifølge medarbejderne giver det god mening at samles i psykologgruppen, hvilket kan medvirke til inspiration og faglig sparring. I nogle grupper anvendes fælles supervision, men opgaverne kan spænde så bredt, at fælles supervision eller sparring ifølge en medarbejder kan være en udfordring. To af psykologerne har en specialistuddannelse, og de øvrige psykologer har på ledelsens opfordring beskrevet hvilke kurser, supervision mv. de mangler i forhold til deres ønskede specialistområde. Ledelsen vil gerne udvikle en strategi for hvordan specialiseringen af psykologerne kan finansieres i en takstfinansieret organisation. I psykologkorpset er der indregnet midler til uddannelse. Tilsynet har modtaget retningslinjer for gennemførelse af MUS på IKH, hvoraf det fremgår at uddannelse og udvikling er et tema både i forberedelse og i konklusion/sammenfatning fra MUS. Medarbejderne oplever ikke at kompetencebehov drøftes i MUS og efterspørger ledelsens prioritering af specialistuddannelse samt udmelding om, hvordan de begrænsede midler til efteruddannelse prioriteres. En medar- Side 6

Organisatoriske forhold bejder overvejer om en fælles temadag fx kunne konverteres til et dyrt kursus til specialistuddannelsen. En medarbejder er opmærksom på at psykologkorpsets opgaver kan medføre behov for ny viden, fx om miljøterapi, som anvendes på nogle regionale tilbud. Tillidsrepræsentanten oplyser at kompetenceudvikling skal drøftes i MED. Ledelsen giver udtryk for at en kontinuerlig faglig opkvalificering tillægges stor betydning og indgår derfor som en naturlig del af konceptet for MUSsamtaler. Det er dog ofte en udfordrende opgave at imødekomme dette behov i en tid, hvor det økonomiske råderum er begrænset. Arbejdsmiljø IKH har modtaget en grøn smiley fra Arbejdstilsynet for arbejdsmiljøet efter et besøg i marts 2012. Områdelederen for psykologgruppen er arbejdsmiljøleder på IKH fra 1.1.2012. Der gennemføres en årlig arbejdsmiljøgennemgang på det fysiske arbejdsmiljø, hvilket har løst enkelte problemer med ledninger mv. Samtidig har arbejdsmiljølederen fokus på at få afsluttet APV-sager fra 2011. I arbejdsmiljøgruppen drøftes at bruge løbende APV. Sygefraværet i psykologgruppen ligger ifølge ledelsen lavt; dog har der været langtidssygemeldte, som igen er startet på arbejde. Ledelsen har løbende fokus på fravær og følger Psykiatri og Socials sygefraværspolitik. I det psykiske arbejdsmiljø er udfordringen i psykologgruppen ifølge ledelsen at skabe fælles identitet og sparring i gruppen, hvilket bekræftes af en medarbejder. Psykologerne har ifølge medarbejderen desuden haft forskellige forventninger til opgaverne, som varetages i psykologkorpset. Ifølge en medarbejder rammer opgaverne i psykologkorpset ikke altid psykologernes kernekompetencer, hvorfor det kan være en udfordring at fordele opgaverne med respekt for fagligheden. En HR-konsulent har medvirket til at sætte fokus på gruppens funktion og potentiale, hvilket har været afklarende for medarbejderne. Ifølge en medarbejder har ledelsen nu defineret og beskrevet en fordeling af arbejdsopgaverne for hele psykologgruppen, hvilket har været afklarende for medarbejderen og øget arbejdsglæden. Tillidsrepræsentanten er opmærksom på udfordringer i arbejdsmiljøet for at supplere den nyvalgte arbejdsmiljørepræsentant, som arbejder i en anden afdeling. Arbejdsmiljørepræsentanter deltager i to årlige møder i de afdelinger, som repræsenteres. Ledelsen og medarbejdere oplyser samstemmende at de årlige forhandlinger med kommunerne om abonnementsaftaler generelt skaber utryghed i organisationen, da kommunerne samtidig er pressede på økonomien. Psykologerne er sat ned i tid, da der visiteres færre opgaver til IKH. Det forestående specialområde, som IKH danner sammen med Kildebjerget, fylder samtidig en del i organisationen, hvor organiseringen behandles i MED-systemet. Forstanderen vurderer at disse forhold ikke påvirker den daglige opgaveløsning, da medarbejderne er engagerede og oplever at de gør en væsentlig forskel for de borgere, som modtager ydelserne. Ifølge medarbejderne har arbejdspladsen tidligere givet gode muligheder Side 7

Organisatoriske forhold for faglige udfordringer med plads til efteruddannelse. Kommunalreformen har givet et større kendskab til omkostninger og sat fokus på udnyttelse af ressourcerne, hvilket en medarbejder vurderer kan bidrage positivt til opgaven. Side 8