Offentligt udbud (annoncering): Udvikling af ny hjemmeside, implementering og tilretning Oversigt over udbudsmaterialet: 1. Indledning/beskrivelse 2. Ordregiver 2.1 Kontaktinformationer 3. Den udbudte opgave og kravspecifikation 3.1 Tidsplan 3.2 Kravspecifikation 3.2.1 Målgruppen 3.2.2 Sideskabeloner 3.2.3 Uddannelsesoversigt 3.2.4 Søgning 3.2.5 Medarbejderoversigt 3.2.6 Video- og billedbibliotek 3.2.7 Nyhedsbrevssystem 3.2.8 Niveau af integration med andre systemer 3.2.9 Mobilunderstøttelse 3.2.10 Brugervejledninger 3.2.11 Undervisning af redaktører/superbrugere 3.1.12 Udvidelsesmuligheder 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Tilbudsfrist 4.2 Indleveringsadresse 4.3 Sprog 4.4 Tro og love-erklæring 4.5 Honorar og omkostninger 5. Forbehold 6. Kriterier for tildeling af opgaven 7. Praktiske forhold 7.1 Åbning af tilbud 7.2 Betaling efter indgåelse af kontrakt Bilag 1: Tro og Love-erklæring Side 1 af 7
1. Indledning/beskrivelse Selandia CEU ønsker at få udviklet en ny hjemmeside. Hjemmesiden skal give et moderne og tidsvarende indtryk af Selandia CEU og understøtte integrationen med diverse sociale medier. Opgaven omfatter både en ny teknisk platform og en ny struktur for hele sitet. I den nye struktur skal der udvikles forsider for hver indgang. Det vil sige 9 forsider udover en corporate forside. Målet er, at langt de fleste brugere skal lande direkte på forsiderne for hver indgang enten via Google eller andre søgemaskiner. Netop derfor er det centralt at sitet er søgeoptimeret. Selve arbejdet med informationsarkitektur, struktur og grafik vægtes højt. Og det vil også være en del af opgaven at undersøge målgrupperne nærmere. Et af målene med projektet er at skabe et website, der kan møde målgruppen der, hvor den er, uanset om sitet besøges på en mobiltelefon, en tablet eller en almindelig computer. Læs mere om Selandia og se vores eksisterende hjemmeside på www.sceu.dk Websitet skal opbygges i et indholdsstyringssystem (CMS), der giver redaktørerne en høj brugervenlighed og mulighed for selv at tilføje, ændre og redigere indhold i forhold til deres ønsker. I forfasen forventer Selandia CEU også at få støtte og sparring i forhold til definition af succeskriterierne og i arbejdet med at få hjemmesiden forankret i organisationen. Det er ordregivers vurdering at systemet Drupal på mange måder lever op til vores forventninger, så vi ønsker enten det eller et lignende system. Det er et krav, at alle involverede skal være dansktalende. Ligesom at tilbuddet skal være på dansk. Løsningen udbydes efter reglerne i lovbekendtgørelse 2007-12-07 nr. 1410 om indhentning af tilbud på visse Offentlige og offentligt støttede kontrakter (med senere ændringer). CPV-koder: 72000000-5 It-tjenester: Rådgivning, programmeludvikling, internet og support. 72263000-6 Implementering af programmel 2. Ordregiver Ordregiver under udbudsforretningen er: Selandia Center for Erhvervsrettet Uddannelse Bredahlsgade 1 4200 Slagelse 2.1 Kontaktinformationer Eventuelle spørgsmål stiles til: Maren Kaadt kommunikationschef E-mail: maka@sceu.dk Direkte telefon: +45 58 56 70 44 Mobil telefon: +45 28 44 20 99 (kan være svær at træffe, men læg besked på mobil-svarer, så bliver du kontaktet) Side 2 af 7
Udbuddet offentliggøres på www.udbud.dk og www.sceu.dk Spørgsmål og svar i forbindelse med udbuddet vil blive offentliggjort torsdag den 27. juni 2013 på www.udbud.dk og www.sceu.dk 3. Den udbudte opgave og kravspecifikation 3.1 Tidsplan Selandia CEU forventer, at hjemmesiden skal udvikles og løsningen implementeres fra den 1. oktober 2013 til den 2. april 2014 - Selandia CEU ønsker herefter løbende service (se tidsplan for opgaven herunder). Kontraktperioden vil derfor være fra 1. oktober 2013 30. september 2016. Tidsplan for opgaven: 1. oktober 2013-2. april 2014 Specifikationsfase og udviklingsarbejde. Implementering og integration (herunder oplæring af medarbejdere/ressourcepersoner på Selandia CEU) 3. april 2014 31. juli 2014 Opsamling af erfaringer 1. august 2014 31. januar 2015 Eventuel udvikling/tilretning på baggrund af brugernes feedback 1. februar 2015 30. september 2016 Vedligeholdelse/service 3.2 Kravspecifikation Selandia CEU forventer, at der som en del af projektet er en specifikationsfase, hvor der laves en udførlig kravspecifikation. På den baggrund tilpasses løsningen endeligt, så vi inden for den økonomiske ramme er enige om, hvilke funktioner, vi vil prioritere, og om eventuelle andre funktioner, som leverandøren kan tilbyde også skal implementeres. Herunder er den udbudte opgave yderligere beskrevet. Punkterne er angivet som mindstekrav. Mindstekrav skal altid opfyldes, idet tilbuddet ellers vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver garanterer således ved afgivelse af tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Selve arbejdet med informationsarkitektur, struktur og grafik vægtes højt. 3.2.1 Målgruppen Det vil være en del af opgaven at undersøge målgrupperne nærmere. 3.2.2 Sideskabeloner Forsideskabelon Sekundære forsider. Imødekommende indgange til uddannelsesforsiderne (9 stk.) og måske andre centrale indgange af hjemmesiden Artikelskabelon. En generel side i systemet som består af sektioner opbygget med overskrift, resume, tekst, billeder, links, sociale media feeds, filer til download, videovisning og teaserindholdsbokse som kan linke mellem siderne og eksponere relateret indhold Side 3 af 7
Jobskabelon, der præsenterer aktuelle jobs, hvor data hentes direkte med feed fra Medarbejderplan En skabelon der pænt kan eksponere lister af fx. kursustyper, uddannelser eller interesseområder. I de listevisninger kan der være behov for lokal søgning eller filterfunktion Skabelon der præsenterer nyheder, events og pressenyheder. En nyhed kan eksempelvis bestå af en overskrift, dato, tekst, links, billede, video, fil til download. Derudover vil en nyhed have udgivelses- og evt. udløbs- dato tilknyttet. Den pågældende nyhed skal automatisk eksponeres på enten hovedforsiden eller en af uddannelsesforsiderne En skabelon som både kan bruges til kontaktformularer og formularer til spørgsmål, Rekvirer materiale -sider eller andet. En skabelon der præsenterer kalenderaktiviteter på en liste, men det skal også være muligt via tags at vise dem i forbindelse med indhold, hvor de er aktuelle. Brugerne skal nemt kunne sortere i dem, hvis de tilgår listen fra en central side. På selve kalenderpræsentationen vil der være dele mulighed som på de resterende sider. Der kan også være links til tilmeldingsformular, video, tilknyttet uddannelse mv. Kalender begivenheder kan sorteres efter dato, målgruppe og arrangement type samt mulighed for en lokal søgning. 3.2.3 Uddannelsesoversigt Oversigt over uddannelsestilbud, der præsenteres på forskellige måder og via tags hentes ind i forbindelse med relevant indhold. Det skal for eksempel være muligt for de unge at indtaste informationer såsom yndlingsfag, personlige kompetencer eller andre færdigheder, og de herefter kan få præsenteret mulige uddannelser, der på baggrund af det indtastede er relevante for dem. Lidt ligesom når man søger en bolig og kan vælge forskellige kriterier og derefter får præsenteret huse i de kategorier. Her skal det bare præsentere de unge for mulige uddannelsesvalg på baggrund af de kompetencer, de har valgt. 3.2.4 Søgning Der skal både være mulighed for en almindelig og en avanceret søgning, så der kan være en filtrering så søgeresultatet sorteres og fordeles ud blandt forskellige kategorier eller uddannelser. 3.2.5 Medarbejderoversigt Medarbejderoversigt med visning af billede og diverse stamdata evt. inddelt i medarbejderkategorier. Medarbejderdata skal hentes automatisk fra eksisterende database og valideres op imod AD et. 3.2.6 Video- og billedbibliotek Der skal udvikles et video- og billedgalleri. 3.2.7 Nyhedsbrevssystem Brugerne kan tilmelde sig med f.eks. navn, e-mail og evt. interesseområde. Mailadresser bliver samlet i systemet og derinde fra skal man kunne sende nyhedsbreve ud til de tilmeldte i almindeligt tekstformat og som HTML nyhedsbreve. Der skal være en frameld funktion. Det skal være muligt at sende til alle tilmeldte eller udvalgte modtagergrupper segmenteret efter interesseområder, alder, køn, geografi mv. eller afhængigt af hvor de er tilmeldt sig (fx. via facebook eller presse-sider). Der skal være isoleret statistik på alle mails, så vi kan se, hvad modtagerne klikker på. 3.2.8 Niveau af integration med andre systemer Løsningen skal være optimeret til integration i diverse sociale tjenester som minimum med sociale plug-ins og share integration. Side 4 af 7
3.2.9 Mobilunderstøttelse Der skal være en mobilhjemmeside med samme funktionalitet som den almindelige hjemmeside. Hvilken enhed brugeren tilgår siden fra detekteres automatisk af systemet. Design af alle ovenstående sidetyper udvikles i mobilstørrelse. 3.2.10 Brugervejledninger Tilbudsgiver skal udarbejde brugervejledninger til brug for medarbejdere på Selandia CEU, der fungerer som redaktører/superbrugere på Selandia CEU. 3.2.11 Undervisning af redaktører/superbrugere Tilbudsgiver skal gennemføre undervisning for medarbejdere på Selandia CEU, der fungerer som redaktører/superbrugere. 3.1.12 Udvidelsesmuligheder Projektet skal gennemføres med agil projektmodel, så projektet deles op i mindre leverancer (sprints), så vi løbende har mulighed for at tilpasse leverance, efterhånden som der opstår læring i projektet. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er onsdag den 3. juli 2013 kl. 12.00 4.2 Indleveringsadresse Tilbud skal sendes pr. e-mail til: Kommunikationschef Maren Kaadt E-mail: maka@sceu.dk Tilbuddet anses for rettidigt modtaget, såfremt tilbuddet er modtaget pr. e-mail inden tilbudsfristen. 4.3 Sprog Alle involverede skal være dansktalende, ligesom at tilbuddet skal afleveres på dansk. 4.4 Tro og love erklæring Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at have en gæld til det offentlige på over kr. 100.000. Som dokumentation herfor skal tilbudsgiver returnere: Tro og love-erklæringen givet i udbudsmaterialets bilag 1 i udfyldt og underskrevet stand 4.5 Honorar og omkostninger Tilbudsgiver modtager ikke honorar for udarbejdelse af tilbud. Alle omkostninger og eventuelle tab, der kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelsen af tilbud eller andre aktiviteter i den forbindelse, afholdes af tilbudsgiver. Side 5 af 7
5. Forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet. Forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet indebærer, at tilbuddet vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud vil ikke indgå i den endelige evaluering. På baggrund af ovenstående opfordres tilbudsgiver til ikke at tage forbehold. 6. Kriterier for tildeling af opgaven Tilbuddet vil blive evalueret på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier med vægtning som angivet herunder: Organisation og bemanding: 40 % Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at tilbudsgiver kan garantere, at der er beredskab (udviklere og designere) på opgaven på trods af sygdom eller andre uforudsete hændelser. Det vægtes derudover positivt, at der er andre leverandører, der kan supportere det cms, der vælges, så Selandia CEU har en høj grad af leverandørsikkerhed. Kvalitet: 40 % Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at løsningen har en høj kvalitet samt at tilbudsgiver kan dokumentere stor erfaring med såvel teknisk udvikling som udvikling af IA, struktur og grafik. Økonomi: 20 % Ved bedømmelsen lægges der vægt på prisen på: Løsningen, inkl. evt. tilretninger og implementering Licens (billigt eller licensfrit) Support og vedligeholdelse Priser skal angives i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger. Det bemærkes, at såfremt et tilbud ikke opfylder et mindstekrav, vil Selandia CEU være forpligtet til at afvise tilbuddet, da det anses for ukonditionsmæssigt. 7. Praktiske forhold 7.1 Åbning af tilbud Tilbud vil først bliver åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. 7.2 Betaling efter indgåelse af kontrakt Det bemærkes, at der ved indgåelse af kontrakt vil ske betaling for udført arbejde efter følgende foreløbige betalingsplan: 1. rate: 3/6 betales 2. januar 2014, når arbejdet er udført og faktura er fremsendt til Selandia CEU. 2. rate: 1/6 betales 15. februar 2014, når arbejdet er udført og faktura er fremsendt til Selandia CEU. 3. rate: 2/6 betales successivt over kontraktens restperiode, når arbejdet er udført og faktura er fremsendt til Selandia CEU. Selandia CEU forbeholder sig ret til at ændre i betalingsplanen, når den endelige kontrakt og konkret tidsplan for arbejdets udførelse foreligger. Side 6 af 7
Faktura fremsendes til Selandia CEU, når arbejdet er udført første faktura fremsendes medio december 2013, hvorefter betaling sker som angivet i den endelige betalingsplan. Side 7 af 7