Glostrup, den 10. februar 2017 Dagsorden 20. februar 2017 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen Birgith Hansen Dorte Pihl Madsen Birgit K. Nielsen Henrik Segato Gunnar Christensen Per Nielsen Kurt Kristensen Lars Hansen Per Nygaard Tommy Torbjørnsen Kasper Nørballe Per Dige Lisbeth Kristensen Benny Lundgaard formand (EA) næstformand (BH) bestyrelsesmedlem (DPM) bestyrelsesmedlem (BN) bestyrelsesmedlem (HS bestyrelsesmedlem (GC) bestyrelsesmedlem (PN) bestyrelsesmedlem (KK) bestyrelsesmedlem (LH) bestyrelsesmedlem (PEN) bestyrelsesmedlem (TT) direktør driftschef sekretær statsautoriseret revisor Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Årsregnskab 2015/16 for GAA og GAAs afdelinger (bilag 1-8) - Dispositionsfond (bilag 9) - Arbejdskapital - Trækningsret (bilag 10) 3. Regnskab 2015/16 for GAA ApS (bilag 11-11a) 4. Budget for GAA 2017/2018 (bilag 12) 5. Revisionsprotokol (bilag 13) 6. Repræsentantskabsmøde onsdag 15. marts 2017 (bilag 14-15) 1
7. Byggepolitik (bilag 16) 8. Billeder af afdelingerne 9. Vinduesudskiftning Marielyst (bilag 17, 17a og 18) 10. Hævd på areal i Marielyst (bilag 19) 11. Mageskifte af areal ved Kildevængets Børneinstitution 12. Refusionsopgørelse, Kildevængets Børneinstitution (bilag 20) 13. Status på LAR i Kildevænget 14. Altaner i Bakkely 15. Tiltag til effektivisering af driften 16. Driftsmodeller for GAA 17. Forretningsorden for GAAs repræsentantskabsmøder (bilag 21) 18. Opfølgning på løse fliser 19. Status erhvervslejemål 20. Udlejningssituation (bilag 22) 21. Tinglysning af fjernvarmerør i Kildevænget 22. Murbindere 23. Forsikring (bilag 23) 24. Orientering fra administrationen 25. Styringsdialog 26. Nyt fra afdelingerne 27. Lukket punkt (bilag 24) 28. Sager til opfølgning 29. BL Orientering 30. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 er forinden udsendelse delvist rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referaterne godkendes og underskrives af formanden. 2
2. Årsregnskab 2015/16 for GAA og GAAs afdelinger Regnskaber for GAA og GAAs afdelinger er vedlagt som (bilag 1-8). Afdeling 1 - Højebo Regnskabet udviser et overskud på kr. 201.715 svarende til 8,1% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til almindelig vedligeholdelse og diverse udgifter samt en indtægt vedr. korrektion af henlæggelser til køkkenmodernisering. Overskuddet er overført til opsamlet resultat. Afdeling 2 - Ved Stadion Regnskabet udviser et underskud på kr. 50.611 svarende til 1,7% af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes i al væsentlighed lavere renteindtægt samt merforbrug til sæbe i vaskeriet. Afdeling 3 - Bakkely Regnskabet udviser et underskud på kr. 132.708 svarende til 3,4% af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes i al væsentlighed et merforbrug på istandsættelse ved fraflytning - slid og ælde, grundet mange fraflytninger i året. Afdeling 4 - Marielyst Regnskabet udviser et overskud på kr. 1.449.260 svarende til 4,1% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed en lavere udgift til vand, lavere udgifter til ydelse på forbedringslån samt færre udgifter til afskrivning af forbedringsarbejder, da vaskeriet blev ekstraordinært afskrevet i 2014/15. Overskuddet er overført til opsamlet resultat. Afdeling 5 - Kildevænget Regnskabet udviser et overskud på kr. 2.554.109 svarende til 10,5% af de samlede lejeindtægter. 3
Overskuddet skyldes i al væsentlighed en lavere udgift til vand, lavere udgifter til løn/renholdelse, lavere udgifter til vaskeri samt færre udgifter til afskrivning af forbedringsarbejder, da varmeanlægget blev ekstraordinært afskrevet i 2014/15. Overskuddet er overført til opsamlet resultat. Afdeling 6 - Mørkhøjvænge Regnskabet udviser et overskud på kr. 274.422 svarende til 5,8% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til vand og renholdelse samt færre udgifter til ydelser på forbedringslån. Overskuddet er overført til opsamlet resultat. Afdeling 8 - Bondehave Regnskabet udviser et overskud på kr. 26.643 svarende til 4,7% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed at der ikke har været udgifter til bidrag til dispositionsfonden, samt en lavere udgift almindelig vedligeholdelse. Overskuddet er brugt til ekstraordinær afskrivning af energimærkning og det resterende overskud på kr. 15.643 er overført til opsamlet resultat. GAA Regnskabet udviser et overskud på kr. 171.998 mod et budgetteret overskud på kr. 50.000. Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på bestyrelsesudgifter og kontorholdsudgifter. Overskuddet er overført til arbejdskapitalen, der derefter udgør kr. 4.458.967. I forbindelse med beregning af administrationshonorar for 2015/16 skal det bemærkes, at det samlede administrationsbidrag i budget 2015/16 var beregnet til at udgøre et grundbidrag til FA09 på kr. 2.015 ekskl. moms pr. lejemålsenhed + lønomkostninger på kr. 727 pr. lejemålsenhed i alt kr. 2.742 pr. lejemålsenhed. I regnskabet for 2015/16 udgør udgiften til grundbidrag kr. 1.728 pr. lejemålsenhed + kr. 1.039 i lønomkostninger i alt kr. 2.767 pr. lejemålsenhed. Når regnskabet udviser et samlet merforbrug, skyldes det, at overskudsdelingen fra FA09 først bliver udloddet når FA09s regnskab er godkendt. FA09 har på nuværende tidspunkt estimeret GAAs 4
andel af FA09s overskud vedrørende den del af GAAs regnskabsperiode der ligger i 2016 (januar til september) til at udgøre kr. 401.250. Dette svarer til ca. kr. 296 pr. lejemålsenhed og det estimerede samlede administrationshonorar vil derfor udgøre ca. kr. 2.471 pr. lejemålsenhed, hvilket er ca. kr. 271 mindre pr. lejemålsenhed end budgetteret i budget 2015/16. I regnskabet 2015/16 er grundbidraget til FA09 kr. 287 lavere pr. lejemålsenhed end budgetteret i budget 2015/16 og lønomkostningerne er kr. 312 højere pr. lejemålsenhed end budgetteret i budget 20115/16. Dette skyldes, at FA09s endelige budget først godkendes efter at GAAs budget er godkendt og, at man her har ændret i fordelingen af grundbidrag og lønomkostninger, samt at der er ansat to nye i ledelsen (Rasmus Nielsen og John Kim Fletting), der begge indgår som en del af lønomkostningerne. Ansættelserne er sket indenfor det samlede budgetterede administrationshonorar, hvilket også er i overensstemmelse med, at det samlede opkrævede administrationshonorar efter tilbagebetaling af overskud fra FA09, er estimeret til at udgøre ca. kr. 2.471 imod en samlet budgetteret udgift i budget 2015/16 på kr. 2.742 per lejemålsenhed. Administrationen vil til FA09s ekstraordinære bestyrelsesmøde i marts 2017 stille forslag om, at administrationshonoraret allerede med virkning fra den 1. januar 2017 skal opkræves som et administrationshonorar, da vi har erfaret, at ordningen med lønfordeling har givet anledning til usikkerhed vedrørende sammensætningen af administrationshonoraret. Prognose for dispositionsfond og trækningsret. Dispositionsfond Dispositionsfondens disponible andel udgør 1/10-16 kr. 14.336.000. Der er givet tilskud fra dispositionsfonden til følgende afdelinger i 2015/16: Tilskud til tab v/fraflytning Bakkely 6.330 kr. Marielyst 323.575 kr. I alt 329.905 kr. Prognose for dispositionsfondens disponible andel 2016/17-2025/26 vedlægges som (bilag 9). 5
Arbejdskapital Arbejdskapitalens andel udgør 1/10-16 kr. 4.458.967, hvoraf der er en disponibel del på kr. 4.266.253. Bevægelserne på arbejdskapitalen har i 2015/16 været nedenstående: Primo saldo 4.305.719 kr. Tilskud til Marielyst -18.750 kr. Overskud 171.998 kr. I alt 4.458.967 kr. Den bundne del udgør: Indskud i FA09 Indskud GAA ApS I alt 67.714 kr. 125.000 kr. 192.714 kr. Trækningsret Trækningsretten udgør primo 2017 kr. 40.568.000. Der er ikke givet tilskud fra trækningsretten i 2016. Prognose for trækningsretten for 2017-2022 vedlægges som (bilag 10). at regnskaberne godkendes af organisationsbestyrelsen med henblik på den endelige godkendelse på repræsentantskabsmødet. at orientering om trækningsretten tages til efterretning. at orientering om dispositionsfonden tages til efterretning. at orientering om arbejdskapitalen tages til efterretning. 3. Regnskab 2015/16 for GAA ApS Regnskabet for GAA ApS samt sideaktivitet er vedlagt som (bilag 11 og 11a). Regnskabet udviser et overskud på kr. 187, der overføres til egenkapitalen. Administrationshonoraret til GAA udgør kr. 35.000. 6
at organisationsbestyrelsen godkender dette. 4. Budget for GAA 2017/2018 Administrationshonorar til FA09 er for perioden 1/1-30/9 2018 fremskrevet med 2 %, da FA09s honorar for 2018 først kendes efter godkendelse på FA09s ordinære bestyrelsesmøde i juni 2017. Budget for GAA vedlægges som (bilag 12). at organisationsbestyrelsen godkender budgettet. 5. Revisionsprotokol Revisionsprotokol vedlægges som (bilag 13). at protokollatet tages til efterretning. 6. Repræsentantskabsmøde onsdag 15. marts 2017 Indkaldelsen til repræsentantskabsmødet er udsendt før organisationsbestyrelsesmødets afholdelse. Udkast til kommenteret dagsorden og beretning vedlægges som (bilag 14-15). at organisationsbestyrelsen godkender kommenteret dagsorden samt beretningen. 7
7. Byggepolitik Ifølge vedtægterne skal repræsentantskabet træffe beslutning om GAAs byggepolitik. Administrationen har udarbejdet et udkast til en byggepolitik, til drøftelse i organisationsbestyrelsen inden endelig indstilling for repræsentantskabet. Udkast til byggepolitik er vedlagt som (bilag 16). Kompetencen til at træffe beslutning om at igangsætte nybyggeri ligger jf. GAAs vedtægters 5, stk. 4 i repræsentantskabet. Da igangsættelse af nybyggeri nogen gange skal ske med relativ kort varsel, vil det være formålstjenligt at organisationsbestyrelsen stiller forslag til repræsentantskabet om at delegere denne kompetence til organisationsbestyrelsen, hvilket kan ske med hjemmel i GAAs vedtægters 5, stk. 5. at organisationsbestyrelsen drøfter og efterfølgende godkender en byggepolitik for GAA, til indstilling på repræsentantskabsmødet den 15. marts 2017. At organisationsbestyrelsen beslutter om der skal stilles forslag om delegering af kompetencen til at iværksættelse af nybyggeri til repræsentantskabsmødet den 15. marts 2017. 8. Billeder af afdelingerne I forbindelse med FA09s indførelse af AnsøgerWeb er der mulighed for at lægge billeder af afdelingerne ind, så ansøgere kan se de afdelinger de søger i. Administrationen foreslår derfor, at der tages billeder af afdelingerne af en professionel fotograf og at dette betales af arbejdskapitalen. Dette koster kr. 1.100 + moms pr. afdeling. at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal tages billeder af alle afdelingerne i GAA og at udgifterne til dette betales af arbejdskapitalen. 8
9. Vinduesudskiftning Marielyst Afdeling Marielyst har i deres DV-plan for 2016/17 afsat kr. 1.510.000 til udskiftning af 146 ovenlysvinduer. Udførelsen forventes gennemført inden udgangen af oktober, 2017. Administrationen har udbudt opgaven vedrørende den tekniske rådgivning i forbindelse med udskiftning af afdelingens ovenlysvinduer i rækkehusene, herunder udarbejdelse af udbud for sagens løsning, samt opfølgning og kontrol af entreprenørens arbejder, på FA09s rammeaftale (miniudbud). Tildelingskriteriet er laveste pris angivet som % af honorarbærende byggeudgifter. Svarfrist for de deltagende er 8. februar 2017, hvorefter administrationen vil indstille vinderen til endelig godkendelse i organisationsbestyrelsen. Indstilling af vinderen vedlægges som (bilag 17). I forbindelse med sagens gennemførelse har administrationen udarbejdet en byggeforretningsføreraftale. Byggeforretningsføreraftalen vedlægges som (bilag 17a). Organisationsbestyrelsen skal jf. byggeforretningsføreraftalens 2 særskilt godkende udbudsmateriale, licitationsresultat, rådgiveraftale (rammeaftale) og entreprisekontrakter. For at sikre en smidig og hurtig godkendelsesproces, vil det være formålstjenligt at nedsætte et udvalg med bemyndigelse til at godkende ovenstående, samt at kommunikationen foregår via mail med svarpligt. Ved uddelegering af beslutningskompetence til et udvalg, skal GAAs retningslinjer overholdes. Retningslinjer for igangsætning af byggesager (moderniserings og forbedringsarbejder) i GAA, godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 3. september 2014, vedlægges som (bilag 18). 9
at organisationsbestyrelsen drøfter sagen i relation til organisationsbestyrelsens vedtagne retningslinjer. at organisationsbestyrelsen evt. nedsætter et udvalg med kompetence til at godkende de i byggeforretningsføreraftalens 2 nævnte særskilte godkendelser. 10. Hævd på areal i Marielyst Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 9. Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 30. november 2016, at gå videre med sagen og lade en advokat føre en skelforretning og evt. efterfølgende en retssag. Erik Andersen blev bemyndiget til at vælge advokat. Udgiften tages fra arbejdskapitalen. På et møde i administrationen den 19. december 2016 med deltagelse af Erik Andersen og Kasper Nørballe, blev det aftalt at administrationen skulle udarbejde et notat, der i kronologisk rækkefølge beskriver forløbet af sagen vedrørende ejerne af Marienborg Allé 15 og deres påstand om, at have vundet hævd på et areal tilhørende GAA afd. Marielyst. Notatet er vedlagt som (bilag 19). Bilag til notat kan rekvireres hos administrationen. Erik Andersen har anmodet administrationen om, at undersøge muligheden for at få retshjælp til sagen, via retshjælpsdækning i tilknytning til bygningsforsikringen hos Gjensidige. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 10
11. Mageskifte af areal ved Kildevængets Børneinstitution Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 10. På mødet den 30. november 2016 godkendte organisationsbestyrelsen købet af arealet og salgsbetingelserne og gav Erik Andersen fuldmagt til at underskrive papirerne. Udgiften på kr. 20.000 betales af dispositionsfonden. Administrationen har den 17. januar 2017 rykket Gladsaxe Kommune for købsaftalen. Kommunen har i mail af 3. februar 2017 fremsendt udkast til købsaftale. Kommunen har mundtligt orienteret om, at aftalen skal godkendes af byrådet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 12. Refusionsopgørelse, Kildevængets Børneinstitution Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. september 2016 pkt. 10. PwC har som aftalt gennemgået refusionsopgørelsen og deres gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger. Brevet vedlægges som (bilag 20). På organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 under pkt. 5 var der som bilag 6 vedhæftet Gladsaxe Kommunes brev af 5. juli 2016 vedrørende gennemgang af årsregnskab 2014/2015 for GAA, hvoraf følgende fremgik: Afdeling Kildevængets Børneinstitution Afdelingen har solgt afdelingens ejendom med overdragelsesdato 1. juli 2015. Som følge af overdragelsen har afdelingen indfriet prioritetslån i ejendommen. Indfrielsen af lånene har medført, at indregnede forbedringsarbejder er afskrevet fuldt ud, ligesom ejendommens anskaffelsessum er afskrevet ekstraordinært. Afskrivningerne er den primære årsag til at afdelingens årsregnskab udgør et underskud på ca. 1.400.000 kr. 11
Der afventes udarbejdelse af endelig refusionsopgørelse, hvorved at ejendommens overdragelse ikke er indarbejdet i afdelingens årsregnskab i henhold til sædvanlig praksis. Kommunen imødeser fremsendelse af regnskabet for afdelingen når den endelige refusionsopgørelse er udarbejdet Efter at administrationen v. Rasmus Nielsen telefonisk har henvendt sig til Gladsaxe Kommune, er det blevet aftalt, at der ikke fremsendes årsregnskab for afdelingen, da denne er afviklet. Det forventes at afhændelsen vil fremgå af revisionsprotokollatet, og ydermere vil købesummen være tilført boligorganisationens dispositionsfond. Administrationen har modtaget notat af 10. januar 2017 fra Gladsaxe Kommune, der bekræfter dette. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Status på LAR i Kildevænget Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 11. A: Rammekontrakt og deklaration På mødet orienterede Erik Andersen om, at revideret rammekontrakt var modtaget og at udvalget har gennemgået denne. Af rammekontraktens pkt. 6 fremgår det, at GAA skal udfærdige og sikre tinglysning af en deklaration vedrørende den fremtidige drift og vedligeholdelse af LAR anlægget for GAA og fremtidige ejere af Kildevænget. Deklarationen er pr. mail af 15. september 2016 fremsendt til godkendelse hos Gladsaxe kommune og Nordvand A/S. Nordvand A/S og Gladsaxe Kommune har begge skriftligt meddelt, at de kan godkende deklarationens ordlyd. 12
Den endelige deklaration af 7. november 2016 er den 21. december 2016 fremsendt per mail til underskrift af de tegningsberettigede. Når deklaration og rammekontrakt er underskrevet af de tegningsberettigede i GAA, vil administrationen på vegne af GAA forestå tinglysning. Udgifterne til advokat og tinglysningsafgift i forbindelse med tinglysningen vil indgå i byggeregnskabet for LARprojektet. Rammekontrakten og deklarationen bliver fremsendt til administrationen, når der er en afklaring på pkt. 11 og 21 i nærværende dagsorden. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. B: Status på sagen Orbicon oplyser, at endeligt byggeregnskab kan udarbejdes i juni 2017, hvorefter Nordvand vil udbetale det forventede overskud. Orbicon er i gang med at gennemgå Hoffmann s kvalitetsmateriale, herunder dokumentation på regnbedenes størrelser og diverse arbejder på ledninger. Derfor udestår følgende anlægsarbejder som er planlagt udført i foråret (april/maj) 2017. Slidlag udlægges ved Blok1 m. fl. GAB (Grusasfaltbeton) på ledningsgrave fræses af. Slidlag udlægges. Der kigges på endelig løsning ved trappe Blok 1. I juni 2017 afholdes der 1 årsgennemgang af det udførte anlægsarbejde idet hovedparten af anlægsarbejdet blev overdraget fra entreprenøren til Kildevænget den 30. juni 2016. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13
14. Altaner i Bakkely Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 12. Organisationsbestyrelsen har nedsat et udvalg bestående af Birgit K. Nielsen og Erik Andersen. Udvalget fik uddelegeret kompetencen til at godkende de i byggeforretningsføreraftalens 2 nævnte særskilte godkendelser omfattende, udbudsmateriale og licitationsresultat, samt totalrådgiveraftale (rammeaftale) og entreprisekontrakter. Gladsaxe Kommune har den 18. oktober 2016 per brev godkendt GAAs ansøgning om modernisering og renovering omhandlende nedrivning af 80 altaner og opsætning af 80 glasinddækkede altaner samt 8 åbne altaner. Landsbyggefonden har i brev af 3. november 2016 meddelt tilsagn om brug af trækningsret på kr. 2.200.000. Rådgiver er i gang med at udarbejde udbudsmateriale. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Tiltag til effektivisering af driften Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 13. Som opfølgning på GAA dagen 8. oktober 2016 blev der på mødet den 30. november 2016 nedsat et udvalg bestående af 3 medlemmer fra bestyrelsen (Henrik Segato, Tommy Torbjørnsen og Erik Andersen), 3 ejendomsmestre (Tonny Mose Jensen, Max Hendrich og Lars Riggelsen) og driftschef Per Dige fra FA09. Per Dige er tovholder og indkalder til møder i udvalget. Det blev besluttet at udvalget skal arbejde videre med at få et overblik over håndværkere, priser m.v. jf. administrationens forslag om analyse af leverandører på mødet den 30. november 2016 pkt. 13. 14
Der vil være en løbende orientering fra udvalget på organisationsbestyrelsesmøderne. Første møde i udvalget er afholdt og næste møde afholdes den 8. februar 2017, kl. 10.00 12.00 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Driftsmodeller for GAA Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 15. På organisationsbestyrelsesmødet den 7. september blev det besluttet at administrationen på mødet den 30. november 2016 skulle fremlægge konkrete forslag til driftsmodeller for GAA. På mødet den 30. november 2016 blev det under pkt. 15 besluttet at nedsætte et udvalg, der skal arbejde videre med organisering af driften. Udvalget er det samme som skal arbejde med effektivisering af driften. Stillingen som ejendomsmester i driftsfællesskabet er stadig vakant og er ikke længere opslået, da denne vil indgå drøftelserne om den fremtidige organisering af driften i GAA. Der vil være en løbende orientering fra udvalget på organisationsbestyrelsesmøderne. Første møde i udvalget er afholdt og næste møde afholdes den 8. februar 2017, kl. 10.00 12.00. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Forretningsorden for GAAs repræsentantskabsmøder Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 17. 15
I forlængelse af det ekstraordinære repræsentantskabsmøde 31. oktober 2016, har afdeling Marielyst henvendt sig til formand Erik Andersen, med ønske om at der bliver udarbejdet en forretningsorden for repræsentantskabsmøder. Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 30. november 2016 under pkt. 17, at Henrik Segato og administrationen udarbejder et forslag til en forretningsorden for GAAs repræsentantskabsmøder. Udkast til forretningsorden for repræsentantskabet i GAA vedlægges som (bilag 21). at organisationsbestyrelsen godkender udkast til forretningsorden for repræsentantskabet i GAA og indstiller det til godkendelse på det ordinære repræsentantskabsmøde den 15. marts 2017. 18. Opfølgning på løse fliser Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 29, eventuelt. Nedenstående er resultatet af den iværksatte undersøgelse i 2015 Mørkhøj- Ved Kildevænge Højebo Stadion Marielyst vænget Antal udsendte skemaer 84 40 53 567 450 Antal retursendte skemaer 32 7 23 186 382 Skemaer med "fliser ok" 17 6 8 69 108 Skemaer hver beboerne ønsker besøg 8 1 9 55 153 Skemaer med "ødelagte fliser" 7 0 6 62 60 Fuger i bad og håndvask 61 Besøg af ejendomskontoret 15 1 15 117 213 NB. I afdeling Marielyst er ødelagte fliser og fuger slået sammen og står derfor kun som et tal på i alt 62. Der er derfor ingen tal i rækken med Fuger i bad og håndvask ud for afdeling Marielyst. 16
Status Kildevænget Reparationer er udført i alle disse lejemål i efteråret/foråret 2015-16. Fliser i badeværelser tjekkes systematisk i alle flyttelejligheder. Status Marielyst Der er besøgt 117 lejemål, hvoraf der var 31 kritiske tilfælde som alle er blevet håndteret. Da udgifterne til udbedring af alle de mindre kritiske badeværelser vil være forholdsvis store, er der oprettet en løbende aktivitet i DV-planen til udbedring af fliser i baderum på. kr. 500.000 årligt fra og med budget 2016/17. Der er på nuværende tidspunkt 13 igangværende sager. Der er 62 sager liggende med "små reparationer" som bliver gennemgået dette forår (beboere der ikke har meldt tilbage til kontoret). Fliser i badeværelser tjekkes systematisk i alle flyttelejligheder. Status i Driftsfællesskabet Administrationen er i samarbejde med ejendomsmestrene ved at følge op på skemaer for Mørkhøjvænge og Ved Stadion. Fliser i badeværelser tjekkes systematisk i alle flyttelejligheder. Generelt Det tilsigtes at der hvert 5. år foretages en gennemgang af afdelingernes baderum(fliser) for at være på forkant med problemstillingen med løse fliser/fuger og potentielle skimmelskader. Emnet vil løbende blive diskuteret på de respektive afdelingsbestyrelsesmøder og markvandringer. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17
19. Status erhvervslejemål Afd. 4, Marielyst 8-4-567 Tips- og travcafeen har opsagt sit lejemål pr. 31.07.2016 og ønsker hurtig genudlejning. Afd. 5, Kildevænget 8-5-453 Stærfeldts Gastronomi har overtaget lejemålet pr. 01.12.2016. 8-5-454 Nok-Noi Chin-Arj har overtaget lejemålet pr. 01.01.2017. Der skal være thaimassage og genbrugstøj. at organisationsbestyrelsen tager oplysninger til efterretning. 20. Udlejningssituation Der er stadig ingen udlejningsvanskeligheder. Årsstatistik fraflytning for 2016 vedlægges som (bilag 22). Garager Erik Andersen har fået en henvendelse fra en lejer, der har fortalt at FA09 skulle have indført et nyt system til udlejning af garager, hvilket må bero på en misforståelse. Ved overtagelse af administrationen fra KAB foregik udlejning af garager ved ajourføring i et Excel regneark. Denne liste blev frem til endelig implementering i Unik bolig 4 vedligeholdt manuelt mht. aktive ansøgere, ansøgere i bero, og sletning af ansøgere. Alle aktive ansøgere og ansøgere i bero er oprettet i Unik med oprindelig anciennitet og udlejning foregår via Unik, således at det kan dokumenteres at udlejning af garager sker korrekt og efter venteliste. 18
Da det er muligt, at beholde sin anciennitet på ventelisten selv om man takker nej til et tilbud eller vælger at stå i bero for en periode, vil det bevirke at ventelisten er dynamisk, hvilket betyder at man kan flytte både op og ned på ventelisten. Udlejning af garager sker på baggrund af venteliste og de kriterier der er anført i de lejekontrakter administrationen har fået overdraget fra KAB. at orienteringen tages til efterretning. 21. Tinglysning af fjernvarmerør i Kildevænget Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 21. Servitutten er den 15. september 2016 fremsendt til de tegningsberettigede i GAA til underskrift. Den 21. december 2016 er der per mail fremsendt tinglysningsfuldmagter til de tegningsberettigede i GAA. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Murbindere Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 9. Termograferingen er udskudt til vinteren 2016/17, da undersøgelsen er vejrafhængig. De optimale vilkår er vindstille, ingen sol og frostgrader. 19
Holmsgaard A/S, rådgivende ingeniører, er kontaktet med henblik på snarlig termografering når de optimale vejrforhold er tilstede. Termografering af afdelingerne er opstartet og vi afventer byggeteknisk notat at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Forsikring Glasforsikring Marielyst GAAs forsikringsmægler Willis har i mail af 16. januar 2017 oplyst, at skadesforløbet for afdeling Marielyst er blevet meget bedre og at Dansk Glasforsikring derfor ikke har indført den tidligere varslede selvrisiko. Willis oplyser dog, at de samlede skadeudgifter på glasforsikringen overstiger forsikringspræmien, hvorfor de forventer at der vil blive varslet en forhøjelse af præmien ved fornyelse den 1. oktober 2017. Bygningsforsikring Administrationen har den 6. februar 2017 afholdt møde med GAAs forsikringsmægler Willis, hvor de oplyste at GAAs forsikringsaftale hos Gjensidige blev indgået pr. 1. oktober 2013 for en 3-årig periode, med ret til forlængelse i op til 2 år, hvilket vil sige, at der er mulighed for at forlænge den nuværende aftale med endnu et år, frem til 1. oktober 2018. Willis præsenterede også muligheden for at lave et fælles udbud med to andre af medlemsorganisationerne i FA09 (FSB Gladsaxe og HvidovreBo), da deres forsikringer skal i udbud i 2017. Forudsætningen for at lave et fælles EU-udbud er, at alle tre boligorganisationer siger ja til et fælles udbud og, at det bliver afholdt EU-udbud i 2017. På mødet blev det aftalt, at Willis fremsender deres anbefaling ud fra de tre nedenstående muligheder, som beslutningsgrundlag til organisationsbestyrelsen. Willis anbefaling er vedlagt som (bilag 23). 20
1. GAA forlænger forsikringerne hos Gjensidige for endnu et år. 2. GAA går i udbud alene. 3. GAA går i fælles udbud med Hvidovrebo og FSB Gladsaxe. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. at organisationsbestyrelsen beslutter om GAA skal deltage i et fælles EUudbud, vil gå i EU-udbud alene, eller forlænge nuværende aftale med Gjensidige til 1. oktober 2018. at organisationsbestyrelsen nedsætter et udvalg der har bemyndigelse til at godkende udbudsmateriale ved eventuelt EU-udbud. 24. Orientering fra administrationen A - Beboertilfredshedsanalyse i løbet af vinteren 2017: I løbet af vinteren 2017 planlægges en beboertilfredshedsanalyse i boligorganisationerne. Undersøgelsen løber i perioden 12/1 26/1 2017. FA09s bestyrelse vil blive orienteret om resultatet af beboertilfredshedsanalysen på et ekstraordinært bestyrelsesmøde 23. marts 2017. B - Ændring af adkomsthaver i Tinglysningsbogen: Adkomsthaver i tingbogen var i forbindelse med digitaliseringen af tinglysningsbogen fejlagtigt blevet anført som Gladsaxe Almene Boligselskab. Tinglysningsretten har nu korrigeret følgende matr.nr. på administrationens foranledning: Højebo: matr.nr. 0025cb. Marielyst: matr.nr. 0012ep, 0012ef, 0012eo, 0012ek, 0012el, 0012ee,0012b, 0012fv m.fl., 0012fy m.fl., 0012gr m.fl., 0012kt m.fl., 0012md m.fl. Kildevænget: matr.nr. 0017br, 0017c, 0019ci. Bondehavevej: matr.nr. 0008is, 0008iy m.fl. 21
C - Deltagelse i Organisationsbestyrelsesmøder: Fremadrettet vil det fra FA09s direktion fortrinsvis være Kasper Nørballe, der vil deltage i GAAs organisationsbestyrelsesmøder. Dette skyldes at direktionen har skønnet det nødvendigt, at dele de organisationsbestyrelsesmøder der holdes i FA09s medlemsorganisationer. Lone Lund-Rasmussen vil stadig deltage i alle formøder med administrationen, således at hun til stadighed er klædt på vedrørende GAAs organisation, hvis Kasper Nørballe skulle få forfald. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Styringsdialog Der er aftalt styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune 31. maj 2017, kl. 13.00-15.00 på Gladsaxe Rådhus, lokale 2607 Søborgværelset. Administrationen fremsender sidste års oplysningsskemaer til alle afdelingsbestyrelsesformændene i uge 8 med svarfrist senest 13. marts 2017. Administrationen skal have indberettet skemaerne til kommunen senest den 19. april 2017. at det besluttes hvem der deltager i styringsdialogmødet. at organisationsbestyrelsen drøfter, hvilke punkter der skal tages op på mødet. 26. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Der er bestilt nyt vaskeri der forventes leveret februar/marts 2017. Markvandring er 25. januar 2017. Afdelingsmøde er 2. maj 2017. 22
Afd. 2, Ved Stadion Altaner. Der er konstateret revner i altaner og der er derfor iværksat en undersøgelse af omfanget og tilstanden af konstruktionerne. Markvandring er 30. januar 2017. Afdelingsmøde er 8. maj 2017. Afd. 3, Bakkely Intet nyt Markvandring er 7. februar 2017. Afdelingsmøde er 10. maj 2017 Afd. 4, Marielyst Intet nyt Forslag til markvandring er 9. februar 2017. Afdelingsmøde er 17. maj 2017, mangler tilbagemelding fra bestyrelse. Afd. 5, Kildevænget Intet nyt Markvandring er 22. februar 2017. Afdelingsmøde er 31. maj 2017. Afd. 6, Mørkhøjvænge Intet nyt Markvandring er 14. februar 2017. Afdelingsmøde er 29. maj 2017. Afd. 8, Bondehavevej Intet nyt Forslag til markvandring er 16. februar 2017. Afdelingsmøde er 31. maj 2017. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. 27. Lukket punkt (bilag 24). 23
28. Sager til opfølgning A: Evaluering af glatførebekæmpelse i Marielyst Der har senest været orienteret om sagen på organisationsbestyrelsesmødet den 1. december 2015 pkt. 22. Marielyst vil blive brugt som "forsøgsområde" i den kommende snesæson. Det betyder, at Kommunen vil hjælpe med indkøb af flydende tømiddel og materiel til bekæmpelse af sne og is. Hele snesæsonen vil undervejs blive analyseret. Projektet vil blive evalueret efter sæsonen. B: Fleksibel udlejning Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. september 2016 pkt. 18. Administrationen har efter aftale med Erik Andersen i mail af 14. juni 2016 bedt kommunen redegøre for, hvor de har deres oplysninger fra vedr. at fraflytningshyppigheden for kommunalt anviste lejligheder er lavere, end den er for de lejligheder, der anvises via ventelisten og fremsende dokumentation for dette for de sidste 5 hele kalenderår. Administrationen afventer svar fra kommunen. C: SMS-Service Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 16. SMS-servicen er et redskab for administrationen/ejendomskontorerne til hurtigt og nemt at kommunikere med beboerne. Det er med SMS-servicen vigtigt at pointere, at information via SMS kun vil blive brugt som supplement til den information der gives til beboerne ved breve, opslag m.v. FA09 betaler det årlige abonnement for systemet. De enkelte boligorganisationer betaler for brugen af systemet. Afventer de kommende afdelingsmøder, hvor det besluttes om SMS-servicen skal indføres i de enkelte afdelinger. 24
D: I-syn Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 30. november 2016 pkt. 24. Under hensyntagen til den ekstra arbejdsbyrde med at varetage ejendomsmesterfunktionen i afdelingerne Højebo, Ved Stadion og Mørkhøjvænge, er det aftalt at I-syn først igangsættes når der er en afklaring på hvordan driften af disse afdelinger skal organiseres. at oplysningerne tages til efterretning. 29. BL Orientering Det er muligt selv at tilmelde sig nyhedsbrevet her: https://bl.dk/tilmelding-af-nyhedsbrev/ Nyhedsbreve siden sidste møde - BL-Informerer nr. 47-1: 0117 - Oversigt over BL informerer 2016 4816 - Medlemskontingent 2017 4716 - Fritstilling og hovedferie 30. Eventuelt Næste ordinære møde er tirsdag den 6. juni 2017 kl. 16.45. Der holdes formøde tirsdag den 30. maj 2017. Punkter til næste møde: GAAs gavepolitik Beboerklagenævnssager 25