Næstved Kommune Risikostyring og Arbejdsmiljø www.naestved.dk Sagsid.: 81.38.04-P35-1-16 Referat 21 09 2016 MED-Hovedudvalget Mødedato 21-09- 2016 Tid 10:00 12:15 Sted mødelokale 8, Teatergade NB: Formøde for medarbejderne: Tirsdag den 13. september kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 4 Overordnet tema: Tidlig indsats i forhold til sygefravær i Næstved Kommune (punkt 3 og relateret til punkt 4). Ledelsesevaluering (punkt 5). Mødedeltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Sven Koefoed-Hansen, Bruno Lind, Bo Kiersgaard, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Morten Lundhøj, Nils Ørby-Lieberkind, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Mette Weirup Lyngsø, Karen Dahl Mejlstrup, Patricia Dundorff, Linda Clemmensen, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind, og Sabrina Vibeke Christiansen. Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Fraværende/afbud Per B. Christensen, Birthe Hoeck Hansen, Lisbeth Ulla Møller samt suppleant. Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Gæster Ulla Jensen, CPH og Line Bruun Bertelsen, CAM i forbindelse med punkt 3 Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 16
MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2015 til 31. december 2016: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Sven Koefoed-Hansen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Kirsten Solveig Nielsen, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Henrik Sandel Hansen, LO/3F Linda Clemmensen, FTF/DS Nanna Svendsen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Karen Dahl Mejlstrup FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Pia Sundberg, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Steen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind (Eventyrgården) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Sabrina Vibeke Christiansen (Ældre syd) Birthe Hoeck Hansen (selvejende) Lenette Bech (Evigglad) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Benthe Karin Nielsen (Nattergalen) vakant Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljø- og HR-chef, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 16
Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden... 4 2. Godkendelse af referater... 4 3. Tidlig indsats i forhold til sygefravær i Næstved Kommune... 4 4. Status på fremmøde i Næstved Kommune... 6 5. Ledelsesevaluering anonymitet eller ej i forhold til medarbejdernes bidrag... 7 6. Synliggørelse af statement om dialog, tillid og samarbejde... 10 7. Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen... 11 8. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved... 12 9. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder ledelsens redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold... 12 10. Rammer for kompetenceudvikling... 13 11. Ændringer i forhold til medlemmer og suppleanter i udvalget... 15 12. Eventuelt kun til orientering... 16 Kommende sager:... 16 Mødeplan for 2016... 16 Oversigt over Bilag: Bilag 3a Flyer om Fast Track Leder Bilag 3b Flyer om Fast Track Medarbejder Bilag 3c Opdateret administrationsgrundlag for håndtering af sygefravær Bilag 5a Anonymitet eller ej ledelsesevaluering Bilag 5b Slidepakke til udrulning/præsentation af hvordan evalueringen vil foregå Bilag 6 MHUs statement om dialog, tillid og samarbejde Bilag 7a Referat og indstilling fra MED-udvalget for NSV Bilag 7b Indstilling fra MED-udvalget for Visp Bilag 7c Indstilling fra MED-udvalget Daginstitution Område Nord Bilag 7d Referat fra MED-udvalget Daginstitution Område Syd Bilag 8 Oversigt over Arbejdstilsynets besøg Side 3 af 16
1. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt. 2. Godkendelse af referater Godkendelse af referater fra henholdsvis mødet den 1. juni 2016 og ekstraordinært møde den 18. august 2016 (ét punkt) herunder udvalgets egen evaluering af mødernes form og struktur m.m. (Budgetseminar og dialogmøde med byråd evalueres i forbindelse med punkt 10). Se referatet på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2016 Drøftelse og Beslutning Godkendt. 3. Tidlig indsats i forhold til sygefravær i Næstved Kommune Indledning ved Ulla Jensen, CPH og Line Bruun Bertelsen, CAM. Undersøgelser viser, at en tidlig indsats på sygefraværsområdet er afgørende for at fastholde medarbejderen til arbejdsmarkedet. I 2014 var 4067 beskæftigede i Næstved Kommune på et eller andet tidspunkt sygemeldt i mere end 30 dage. Et højt sygefravær er både dyrt og uhensigtsmæssigt, ikke alene for kommunen, men også for vores medarbejdere. Med udsigten til højere udgifter til sygedagpenge i forbindelse med refusionsreformen, har kommunen derfor stillet skarpt på, hvordan vi kan få nedbragt vores udgifter på langvarigt sygefravær - ved hjælp af en endnu tidligere indsats og har i 2016 igangsat et projektsamarbejde mellem CAM og CPH. Center for Personale og HR (CPH) beskæftiger sig allerede med en række indsatser på sygefraværsområdet, mens Center for Arbejdsmarked (CAM) har den lovgivningsmæssige forudsætning for en tidlig indsats samt ekspertisen på Fast Track. Med etableringen af et tværgående projektsamarbejde, suppleres den nuværende indsats for nedbringelse af sygefraværet, så vi kan arbejde med størst mulig effekt og optimal ressourceanvendelse på forebyggende indsatser. Resultaterne af det landsdækkende forsøgsprogram KVIS (Koordineret Virksomhedsrettet Indsats for Sygedagpengemodtagere) viser, at succesraten af fastholdelsesforløb forøges når der - i samarbejde med den sygemeldte, arbejdsgiver og fastholdelseskonsulenten fra CAM - udarbejdes en håndgribelig plan for den enkelte medarbejders tilbagevenden til sine arbejdsopgaver og sin arbejdsplads. Med den nye sygedagpengereform i 2015, blev det derfor muligt for den enkelte arbejdsplads at anmode om Fast Track forløb, som del af en aktiv tidlig indsats. Med Fast Track inddrages fastholdelseskonsulenter i CAM fra begyndelsen, når medarbejder og leder vurderer, at der i det enkelte tilfælde er tale om en langtidssygemelding, der vil vare mere end otte uger. Side 4 af 16
Der er som udgangspunkt størst succes med at fastholde medarbejderen jo tidligere fastholdelseskonsulenterne bliver inddraget. Der viser sig dog at være stor forskel på, hvor tidligt i forløbet fastholdelseskonsulenterne fra CAM bliver inddraget i de konkrete sager i Næstved Kommune. CPH inddrages som oftest først, når sygemeldingen bliver langvarig eller lederen må påtænke at opsige medarbejderen pga. de driftsmæssige forstyrrelser fraværet giver. Erfaringer i projektet understreger desuden, at virksomhedslederne i Næstved Kommune ikke er bekendt med tilbuddet og at det derfor ikke anvendes i det omfang som det er tiltænkt. Derfor opfordrer CPH og CAM alle virksomhedsledere og (medarbejdere) i Næstved Kommune til, at benytte sig af tilbuddet om Fast Track og trække på fastholdelseskonsulenter, som har stor viden og erfaring med at få medarbejderen hurtigere tilbage til arbejdet - eller omplacere en kompetent medarbejder et andet sted i kommunen på den måde sikrer lederne sig støtte og hjælp til deres indsats. Nedenstående er aktiviteter der er igangsat for implementering og udbredelse af Fast Track og fastholdelsesforløb: Samarbejde med arbejdsgruppe for Fast Track og fastholdelse i privat regi, erfaringsudveksling, idéplatform, dele de gode historier fra det private med de kommunale virksomhedsledere. Fremlæggelse og samarbejde med Virksomhedspanel for at udbrede brugen af Fast Track. Fællesmøde mellem parter i CAM og CPH, for at sikre smidige og effektive tværgående arbejdsgange på Fast Track og fastholdelsesforløb til støtte for ledere og medarbejdere. Opdatering af ERNA og www.naestved.dk med oplysning om Fast Track og fastholdelsesforløb. Gennemførsel af orienteringsmøder hos alle ledere i kommunen. Lederne har haft tre valgmuligheder i forhold til hvilken orienteringsform der passer bedst til deres organisation tilrettelagt på baggrund af surveys om ledernes behov for information. Udarbejdelse af flyers til ledere og medarbejdere som uddeles på orienteringsmøder med instruktion i hvor behovet for Fast Track kan spottes. Fast Track og fastholdelsesforløb er indskrevet i referat af sygefraværssamtale og Administrationsgrundlag for håndtering af sygefravær. Administrationsgrundlaget indeholder nu en beskrivelse af mulighederne i forhold til indsatsen om Fast Track, samt tilføjelse om handicapbegrebet. Administrationsgrundlaget er beskrivelse af den praktiske efterlevelse af retningslinjen for håndtering af sygefravær. Bilag 3a Flyer Fast Track, Leder Bilag 3b Flyer Fast Track, Medarbejder Bilag 3c Opdateret Administrationsgrundlag for håndtering af sygefravær Orientering Line og Ulla indledte med et lille oplæg, som vedhæftes referatet. Fast Track er et tilbud, som indeholder et afklaringsforløb, hvor en Fast Track konsulent er uvildig part i at hjælpe med at se, hvilke muligheder der kan være for fastholdelse, når et sygefravær risikerer at blive mere end 8 uger. CAM og CPH er nu i gang med et større formidlingsarbejde. Ledere kontaktes for at aftale nærmere, hvordan formidlingen af tilbuddet skal ske dette kan være både ved personalemøder, Side 5 af 16
ledermøder og MED-udvalgsmøder. Budskabet er, at alle føler sig klædt godt på og godt informeret om mulighederne i et Fast Track forløb. Der har endnu ikke været ret mange sager, hvor Fast Track er benyttet, men generelt set er tendensen, at der sker en højere grad af fastholdelse på arbejdspladsen. Der er ingen konkrete opgørelser over, om det primært er fysiske eller psykiske sygdomsforløb, men CAM og CPH har et billede af, at det mest er psykiske sygdomsforløb og især stress. Der opfordres generelt til, at leder overvejer at benytte tilbuddet om Fast Track, før end leder evt. forventer, at der er behov for det. Fast Track er en hurtigere indgang og derved en hurtigere afklaring af, hvilket muligheder der er for fastholdelse på arbejdspladsen, eller hvis det ikke er muligt at fastholde. Fastholdelseskonsulenten, som har dialogen i afklaringsprocessen, har adgang til fx lægelige vurderinger, arbejdsskader mv. Omsorgen for den sygemeldte handler også om aktivt at finde frem til de muligheder der er frem for at fastholde en sygemelding i fx 1 år. Det kan være muligt i afklaringsprocessen, at man finder frem til, at det er nødvendigt med omskoling. Fastholdelseskonsulenten sikrer, at disse sager sendes videre i systemet til rette instans. Leder og medarbejder skal være enige om at benytte Fast Track tilbuddet. Medarbejder er ikke tvunget til at deltage i et forløb og står ikke dårligere personalejuridisk, hvis man takker nej. Der er endnu ikke de store erfaringer med medarbejderens oplevelse af, at der er en fastholdelseskonsulent, som medvirker med afklaringen og ikke kun leder. Forløbet opleves meget individuelt, men den brede tendens i andre samtale-forløb er en positiv oplevelse af, at der er en 3. part der deltager i afklaringen. Projektet kan senere i 2017 give udvalget en opfølgende tilbagemelding om effekten af mere synlighed om Fast Track og erfaringer med gennemførelsen af forløb. Der opfordres til at udvalget og den øvrige del af MED-organisationen - er med til at udbrede budskabet om muligheden for et Fast Track forløb. 4. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde i år 2016 på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året 2016 - Fremmøde. Direktionen har besluttet at fastlægge et overordnet mål for sygefravær/fremmøde i 2016 på hhv. 5,2/94,8% for hele Næstved Kommune. Som en del af resultataftalerne fastlægger hver centerchef fremmødeprocenten for det pågældende område. Måltal for 2016 både for Centret som helhed og evt. refererende virksomheder er fremsendt af den relevante centerchef til CPH. Udover at sygefraværet/fremmødet kan følges via det KOMmunale Ledelses Informations System, (KOMLIS), kan virksomhedsledere forsat følge den daglige status på sygefravær via KMD Rollebaseret Indgang. Side 6 af 16
Drøftelse Den dårlige start med en lav fremmødeprocent i første del af 2016 er indhentet. Fremmødet ligger nu lidt bedre end i 2015. Der venter dog vinter-måneder forude måneder som normalt er mere belastede af naturligt vinter-sygefravær. Der kræves derfor et stort fokus på fremmødet for at nå målet i 2016. Til næste møde ses på nøgletal (FLIS) for sammenligning med øvrige kommuner. Der er forskel på udviklingen af fremmødet centrene i mellem. Der ses forskelle, når der fx sker større forandringer eller ændringer. Professor Tage Søndergaard Christensen har i forskellige regi påpeget, at man i Danmark generelt må acceptere et 5% sygefravær i offentligt regi set i forhold til vores klima/breddegrader. Netop forskelle centrene og virksomhederne imellem er baggrunden for implementering af KOMLIS analyseværktøjet. Det er vigtigt med et fokus både individuelt, men især målrettede team-forløb, da det er dét der flytter mest på den lange bane. 5. Ledelsesevaluering anonymitet eller ej i forhold til medarbejdernes bidrag Resume Direktionen besluttede 6. januar 2015, at der skal gennemføres ledelsesevaluering i efteråret 2016, og at metoden denne gang skal være en kvantitativ 360 graders måling. Det blev endvidere besluttet, at spørgerammen skal tage udgangspunkt i det nye ledelsesgrundlag. Det er et krav i Trepartsaftalerne, at der ledelsesevalueres i Næstved Kommune hvert tredje år, hvilket er én blandt flere indsatser for at styrke ledelsesudviklingen (lederakademi, ledelsescoaching, strategisk ledelsesudvikling, ledelsesgrundlag, toplederuddannelse, talentudvikling, netværk, gå-hjem møder mv.). Indstilling Administrationen indstiller at, MED-Hovedudvalget drøfter, om der skal være anonymitet i forhold til bidraget fra medarbejderne eller ej - med udgangspunkt i vedhæftede bilag. Sagsfremstilling: God ledelse er afgørende i værdiskabelsen for borgerne/brugerne, det er væsentligt for at skabe en attraktiv arbejdsplads. Derudover er det et organisatorisk formål at sætte ledelse på dagsordenen, for at understøtte en konstruktiv feedbackkultur. Der er solid dokumentation for, at god ledelse gør en stor forskel. Men det er lige så vigtigt, at de organisatoriske rammer giver lederne reelle muligheder for at udøve ledelse. Derfor handler ledelsesevaluering om at udvikle ledelsespraksissen for den enkelte leder og forbedre rammerne for at udøve ledelse i Næstved Kommune. Alle ledere med personaleledelse skal ledelsesevalueres. CPH hjælper med at understøtte processen, hvis lederen har personaleledelse. Det er centercheferne/virksomhedslederne, der hjælper CPH med at vurdere, hvem der skal evalueres inden for deres respektive center. Side 7 af 16
Det bliver en 360 graders måling, forstået på den måde at det er leders medarbejdere, leder selv, leders leder, der skal svare på spørgsmål samt medarbejdernes selvevaluering altså spørgsmål, der handler om teamets rolle i at understøtte god ledelse. Spørgeskemaet pilottestes først med repræsentanter fra MED-Hovedudvalg og virksomhedspanelet, og herefter bliver sendt ud til alle respondenter fra onsdag den 2. november til fredag den 18. november 2016. Alle medarbejdere bliver på et personalemøde orienteret om processen. Der udarbejdes en dias-pakke til den enkelte leder som hjælp til formidlingen af disse informationer. Kommunens APV-system (Frontavenues SafetyNet) bliver anvendt som IT-værktøj, da lederne kender det på forhånd. Dette er valgt for at gøre det så nemt som muligt for den enkelte leder. Det afklares i øjeblikket, hvor stor en mængde af organisationens stamdata (LOS en), der er opdateret, da de rette e-mails/e-boks oplysninger og informationer om ledelsesniveauerne er nødvendig for evalueringen. Dette punkt er afgørende for tidsplanen i ledelsesevalueringen. Center for personale og HR vil kontakte alle centerchefer/virksomhedsledere, der skal evalueres for at følge op på stamdata. Spørgsmålene bliver standardspørgsmål med udgangspunkt i det nye ledelsesgrundlag. Repræsentanter fra MED-Hovedudvalg og fra virksomhedspanelet hjælper til at kvalificere spørgeramme. Svarkategorierne bliver præsenteret på forhånd, og der vil være kombination mellem fritekst mulighed og en tal-skala, som anvendes i det teoretiske perspektiv LØFT (løsningsfokuseret tilgang). Bidraget fra leders leder er åbent. Bilag vedhæftes til at understøtte drøftelsen af fordele og ulemper vedrørende anonymitet. I praksis vil anonymitet betyde, at ledelsen ikke kan se, hvem af medarbejderne der svarer hvad. Hvis man som medarbejder er i en enhed med under 5 ansatte, vil der blive spurgt om tilladelse til at danne en ledelsesevalueringsrapport, som dog fortsat er anonym i forhold til medarbejderne. Der vil i besvarelsesperioden blive etableret nogle dage i IT-lokalet i Teatergade, hvor man kan få hjælp, hvis der er problemer med at besvare spørgeskemaet. Formålet med ledelsesevaluering er at sætte fokus på god ledelsespraksis og på rammerne for god ledelse. Målsætningen for ledelsesevaluering 2016 er at opnå samme tilfredshed som sidste evalueringsrunde. Her oplevede 100 % at blive bekræftet i det, de allerede gør godt, 87 % oplevede, at feedbacken havde haft indflydelse på deres ledelsespraksis, og 94 % oplevede, at de kan bruge resultaterne fra ledelsesevalueringen. Som del af ledelsesevaluering er det et krav, at hver enkelt leder drøfter deres ledelsesevaluering ved deres kommende udviklingssamtale (LUS). De overordnede proceskrav, der er til ledelsen i forhold til ledelsesevaluering kan ses på ERNA. Både ledere og medarbejdere er velkomne til at kontakte CPH/HR-teamet ved spørgsmål vedrørende ledelsesevaluering 2016. Bilag 5a Anonymitet eller ej ledelsesevaluering Bilag 5b Slidepakke til udrulning/præsentation af hvordan evalueringen vil foregå Side 8 af 16
Drøftelse Det er nu 2-3 år siden der blev gennemført en kvalitativ ledelsesevaluering for alle ledere med personaleansvar. Direktionen har besluttet at næste gennemførelse af ledelsesevaluering bliver kvantitativ via spørgeskemaer, hvor der sker en 360 evaluering. Der ønskes anvendt en anden metode, da der således kan komme andre perspektiver ind i evalueringen og at alle ligeledes får mulighed for at svare. Endvidere har den første gennemførelse været ressourcetung. Den første gennemførelse af ledelsesevaluering blev ikke gennemført anonymt, idet et antal medarbejdere var tilstede i rummet sammen med lederen i proces/dialog-metoden. Det drøftes om konceptet for den kommende ledelsesevalueringen gennemføres anonymt eller ej. Ikke-anonymitet kan være mere brugbart, da der er bedre muligheder for at følge op og have en dialog om målingerne, mens risikoen er, at der ikke svares ærligt. Det skal ikke nødvendigvis afgøres en gang for alle, hvad der ønskes. Det er en mulighed for at prøve anonymitet eller ikkeanonymitet af i konteksten denne gang og samle op på, hvordan oplevelsen og erfaringerne har været. Medarbejdersiden vægter at medarbejdernes bidrag gøres anonymt denne gang. Samtidig med udrulning af ledelsesevaluering ses en mulighed for, at tydeliggøre MHUs statements om dialog, tillid og samarbejde (punkt 6) og kommunens 4 værdier. Hvis målingerne viser tendenser i nogle temaer, vil det fortsat være muligt for leder, at tage temaerne op i en dialog efterfølgende på arbejdspladsen. Selvom en anonymitet ikke giver leder mulighed for en individuel understøttende uddybning af svarene, så skal der være opmærksomhed på, at leder ikke blot lader problematikker ligge. I processen er det forudsat at leder giver en tilbagemelding til medarbejderne hvor leder via dialog kan sikre sig at have forstået tilbagemeldingerne via en dialog på et personalemøde. Det er et krav, at leder samler op på evalueringen i en LUS med sin leder. Ved anonymitet vurderes, at der kan blive et større behov for i højere grad at benytte samarbejdet i den dynamiske trio, så TR og AMR kan understøtte/sparre med leder i forhold til opsamling på evalueringen. Ledelsesevalueringen udsættes, så den gennemføres i marts/april 2017 på grund af den foranstående organisationsændring. Det giver ikke mening at gennemføre evalueringen nu, idet der sker ændringer for ledelsesfunktioner, som vil komme til at referere til andre lederne end i dag. Selvom marts/april ikke er så lang tid efter organisationsændringen, så forventes det alligevel at give mening. Konklusion: Der er enighed om at afprøve anonymitet i medarbejdernes evaluering af leder. Der skal være opmærksomhed på MHUs statement og de 4 værdier i udrulningen af evalueringen, som gennemføres i marts/april 2017. Den dynamiske trio er vigtig i opsamlingen på evalueringen. Side 9 af 16
6. Synliggørelse af statement om dialog, tillid og samarbejde En arbejdsgruppe af MED-Hovedudvalgets repræsentanter har den 11. august drøftet og aftalt et statement om grundelementer for at skabe og fastholde tillid, åbenhed, dialog og gensidig respekt i et godt samarbejde i organisationen som helhed og i MED-organisationen i særdeleshed. Baggrunden for det fælles statement er, at tillidsvalgte har oplevet eksempler på at skulle stå skoleret overfor egen lokale ledelse i forhold til MED-Hovedudvalgets dialogmøder med Byrådet, samt at MED-Hovedudvalget gennem de seneste år har været igennem en succesfuld og vigtig proces, som har medvirket til at skabe øget fokus på gensidig tillid og respekt i samarbejdet mellem ledere og medarbejdere. Arbejdsgruppen var enige om at Byrådet har fået en tilbagemelding i forbindelse med budgetdialogmødet den 25. august. Den nedsatte arbejdsgruppe drøftede ligeledes, hvordan man kunne synliggøre og implementere udvalgets statement i den øvrige del af organisationen. Arbejdsgruppen har foreslået, at budskabet udbredes i MED-organisationen ved elektronisk distribution til alle formænd og næstformænd m/k i alle MED-udvalg udvalget tager initiativ til, at en ledelses- og medarbejderrepræsentant fra udvalget deltager med ½ times oplæg og dialog med de fem MED-Områdeudvalg Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter og beslutter, hvordan statement synliggøres og implementeres. Bilag 6 MHUs statement tillid, åbenhed, dialog og gensidig respekt i samarbejdet. Drøftelse og Beslutning Medarbejderne ser gerne, at man når ud til de enkelte MED-udvalg på virksomhedsniveau. Dette ses dog ikke som en mulig opgave MED-Områdeudvalgene har en rolle i forhold til at sikre en formidling til deres refererende virksomheder. Som udgangspunkt vil det være muligt at gennemføre en proces, hvor medarbejder- og lederrepræsentant fra MHU deltager på et møde i MED-Områdeudvalgene ultimo 2016. Det vil give god mening, at det ikke er en MHU-medarbejder, som præsenterer oplægget for eget MED-Områdeudvalg, hvor medarbejderen også er medlem. De virksomheder, som refererer direkte til MED-Hovedudvalget de tværgående administrative center, sundhedsområdet, det tekniske område og borger/kulturområdet kan medarbejdere/ledere tilbyde at informere om MHUs statement. Der fortælles om et konkret eksempel, hvor en af medarbejderne ikke har oplevet anerkendelse og respekt fra leders side, da medarbejderen fra MHU var inviteret til at præsentere MHUs statement på et MED-Virksomhedsudvalg. Personalechef og Arbejdsmiljøchef følger konkret op på oplevelsen. Udvalgets statement er endnu ikke udbredt i linjeorganisationen. Det var hensigten at præsentere det på strategisk lederforum i næste uge, men dette virker ikke hensigtsmæssigt, da det vil forsvinde i oplægget om organisationsændring MHUs statement signaleres ligeledes via udsendelsen af referatet. Side 10 af 16
7. Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen Som følge af beskrivelsen i MED-aftalens 9D skal MED-Hovedudvalget godkende i ændres organisering af arbejdsmiljøgrupper: MED-Hovedudvalget har beslutningskompetencen for ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper og MED-Virksomhedsudvalg. De berørte MED-udvalg såvel Virksomhed som Område skal fremsende begrundelse for den foreslåede ændring af organiseringen. MED-udvalgs organiseringen skal til enhver tid afspejle linjeorganisationen og vil derfor ikke indeholde ændringer, som skal godkendes af MED-Hovedudvalget. De respektive lokale MEDudvalg/Personalemøder med MED-status skal drøfte og høre medarbejdernes synspunkter inden der træffes ledelses-/politisk beslutning om organisatoriske ændringer/omstillinger (MED-aftalens 7 stk. 4). Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt alle virksomhedens/områdets/afdelingens medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. a) Næstved Sociale Virksomhed ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende 6 til fremtidigt at have 5. Ændringen er et ønske efter at virksomheden har gennemført intern omstrukturering. MED-udvalgets indstilling fremgår af bilag 7a. b) Videncenter for Specialpædagogik ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra nuværende 2 til fremadrettet 1 med ikrafttræden for næste valgperiode. Begrundelsen er blandt andet en organisatorisk ændring, hvor alle ansatte nu er tilknyttet Næstved og Nykøbing Falster-afdelingen er lukket ned. Bilag 7b er fremsendt med MED-udvalgets indstilling. c) Daginstitutionsafdelingen Glumsø Børnehus er lukket. Derved er også arbejdsmiljøgruppen nedlagt. Dette er en organisatorisk ændring, som tillige fremgår af indstillingen fra MEDudvalget i Område Nord, bilag 7c. d) Dagsinstitutionsafdelingen Solstrålen er blevet lukket. Derved er også arbejdsmiljøgruppen nedlagt. Dette er en organisatorisk ændring, som tillige fremgår af referatet fra MEDudvalget i Område Syd, bilag 7d. Bilag 7a Referat og indstilling fra MED-udvalget for NSV Bilag 7b Indstilling fra MED-udvalget for Visp Bilag 7c Indstilling fra MED-udvalget Daginstitution Område Nord Bilag 7d Referat fra MED-udvalget Daginstitution Område Syd Indstilling Administrationen indstiller at ændringerne godkendes af MED-Hovedudvalget, på baggrund af, at drøftelser og beslutning om ændringer retmæssigt har foregået lokalt i samarbejde mellem ledere og medarbejdere, som bedst kender opgaveportefølje, geografi, kultur og den organisatoriske sammenhæng på virksomhedsniveau. Beslutning Godkendt. Bemærkning om, at fastholde at dokumentationen for ønsket om ændringerne skal være referaterne (eller det relevante udpluk deraf) fra MED-Virksomhedsudvalgene. Side 11 af 16
8. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 8 Oversigt over besøg i perioden fra den 17. maj 26. august 2016. Drøftelse Der er kommet en alvorlig afgørelse. Der er iværksat processer for redegørelse i forhold til Center for Socialt Udsatte. Der forventes at komme en afgørelse om et påbud på afd. Sydby /Kobberbakkeskolen. I øvrigt taget til efterretning. 9. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder ledelsens redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold (APSA). Herunder drøftes tillige evaluering/oplevelse af MED-Organisationens budgetseminar den 18. august, samt dialogen med byrådet på seminaret den 25. august. Budgetprocessen for 2017 kan følges på www.naestved.dk : http://www.naestved.dk/kommunen/oekonomi/budget/budget2017.aspx I forbindelse med punktet gives endvidere en status på SAO-projektet. Information med oplægget til udmøntning af effektiviseringsgevinster er sendt til udvalgets medlemmer den 8. september (afsender økonomichef Steen Andersen). Oplægget fremsendes til politisk behandling i ØK den 12/9 og Byrådet den 20/9. Orientering og Drøftelse Et enstemmigt byråd har sendt første behandlingen af budgettet videre til anden behandling. Det forventes at der senest en gang i næste uge aftales et budgetforlig. Status på SAO-analysen: Byrådet godkendte at der arbejdes for implementering af bæredygtighedsmodellen. Der blev dog nævnt, at der er faktuelle fejl i materialet, som skal rettes. Der er udbedt en konkretisering af hvilke fejl, og der følges op på det. Hvis det eksempelvis er fejllæsning af analysen, hvor der er læst, at alle skal udstyres med en telefon, for at bruge en app til at indhente indkøbsbesparelser, så forventes det at optimeringen/besparelsen ikke udelukkende sker via en app, men også handler om mere effektiv fakturering og udbringningsordninger fra indkøb i supermarkeder m.m. SAO-rapporten er et oplæg til at ændre konkrete arbejdsgange/procedurer som fx fakturering, indkøb, refusion, EMPLY-rekrutteringssystemet, ansættelsesudvalg mv. Der vil komme meget detaljerede beskrivelser på, hvordan og hvornår man ændrer arbejdsgangene, som skal implementeres. Side 12 af 16
Medarbejderne oplever, at der er en politisk anerkendelse af, at SAO-projektet er besparelser at budgettet reduceres. Imidlertid ændres opgaver/arbejdsgange, så opgaver kan løses mere effektivt og med mindre tidsforbrug der implementeres smartere opgaveløsninger. Processer/ændringer vil blive dokumenteret og implementeret trin for trin. Der er en anerkendelse og forståelse af, at mange er presset i hele vores organisation. Der opfordres til en åbenhed overfor at se de konkrete beskrivelser af implementeringen af arbejdsgangene og evaluere/følge op på ændringerne før man dømmer om det vil lykkes og besparelserne er reelle. Også næste år skal der findes en pulje på 15 mio. Direktionen opfordrer derfor allerede nu medarbejderne til at bringe ideer frem, som gør, at vi kan løse opgaverne for færre penge/færre ressourcer og smartere. Et element, som hænger sammen med SAO, er den administrative organisationsændring. Der ses allerede usikkerhed hos medarbejderne i forhold til, hvor opgaver og personer kan blive placeret fremadrettet. Der opfordres til, at vi er opmærksomme på, at medarbejderne bliver påvirket af dette. Potentialer for næste års budgetlægning kan genoptages på kommende møde. 10. Rammer for kompetenceudvikling Resume Løsningen af kerneopgaven kræver kompetente medarbejdere, der kan beslutte og handle kvalificeret i samspillet med borgeren/brugeren. Rammerne for kompetenceudvikling skal understøtte dette. I og med, at medarbejderskabet (ligesom lederskabet ) er en holdsport, er der behov for, at konceptet for medarbejderudviklingssamtaler (MUS/TUS/LUS) gentænkes. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget tager sagen til orientering Sagsfremstilling En udviklingssamtale (MUS/TUS/LUS) har til formål at skabe bedre løsning af kerneopgaven gennem kompetenceudvikling samt bedre trivsel. At kunne anvende egne kompetencer betyder, at man som medarbejder har motivation for, frihedsgrad og evne til at anvende faglige, personlige og relationelle kvalifikationer i et samspil med andre i en given arbejdssituation. Så kompetencer er et ord, der kan forstås bredt. Det handler om lysten og beslutningskraften til at bruge det lærte i samspil med andre. Læring kan være alt fra sidemandsoplæring, mentorordning til uddannelse eller udstationering. I Næstved Kommune er det et overenskomstmæssigt og personalepolitisk krav, at der årligt gennemføres udviklingssamtale, og at samtalen skal munde ud i en udviklingsplan. Side 13 af 16
Afholdelse af udviklingssamtale og skabelse af værdi Gennem kommunens APV-undersøgelser med en svarprocent på 99,7 % kan det ses, at der er 58,3 %, der svarer ja til, at de har haft en udviklingssamtale (MUS, GRUS/TUS eller LUS 1 ) inden for det sidste år. 41,4 % svarer nej til dette spørgsmål. Det er tæt på hver anden medarbejder, der ifølge disse tal ikke holder en udviklingssamtale, selvom det er et krav. HR s stikprøveundersøgelse i 2014 (telefonisk undersøgelse for 128 medarbejdere og 32 ledere repræsentativt fordelt i forhold til kommunens centre) viste, at hver femte medarbejder og leder ikke har været til en udviklingssamtale inden for det sidste år. Her spurgte HR også ind til kvaliteten af samtalen. 39 % vurderede samtalen som meget værdifuld, 52 % som i nogen grad værdifuld og 9 % oplevede værdien som ringe. Forenkling af rammer for kompetenceudvikling HR sætter nye målsætninger og forenkler rammerne for udviklingssamtaler, så de holdes og (for)bliver værdifulde. Det er ca. 45.000 timer årligt (ved et gennemsnit på 3 timer med forberedelse og samtale x 7.500 medarbejdere x 2, da der sidder to til alle samtaler), der bruges på MUS, når alle medarbejdere gennemfører én om året. Målsætninger for udviklingssamtaler til og med 2017 2 : At min. 90 % af ledere i Næstved Kommune har holdt en LUS indenfor det sidste år. At min. 90 % af alle medarbejdere i Næstved Kommune har holdt MUS indenfor det sidste år. At der i APV en også spørges ind til kvaliteten af udviklingssamtalen. Deraf en målsætning om, at min. 80 % i 2017 oplever, at de i stor eller overvejende grad har haft et godt udbytte af deres seneste MUS. At både ledere og medarbejdere ved, at de kan kontakte HR om sparring ift. udviklingssamtaler Succeskriteriet for udviklingssamtalen er, at der opleves god balance mellem, hvilke muligheder og ønsker medarbejderen har, afstemt i forhold til organisationens og leders ønsker. Så der skabes bedre løsning af kerneopgaven via kompetenceudvikling og trivsel. Borgerne skal mærke, at der blandt Næstved Kommunes medarbejdere er arbejdsglæde og kvalitet i opgaveløsningen. Udvikling af MUS-kort Der er metodefrihed for MUS, så samtalens form er dermed sekundær. HR anbefaler, at gøre det der virker! Hvis der lokalt er brug en ny metode, er det HR s anbefaling at bruge MUS-kort, som HR udvikler med inddragelse af repræsentanter for MED-Hovedudvalg og virksomhedspanelet. Disse kort er klar ultimo oktober 2016. 1 MUS står for medarbejderudviklingssamtale, TUS står for teamudviklingssamtale og LUS står for lederudviklingssamtale. 2 90 % svarer ofte (gennem praktiske erfaringer fra andre organisationer) til 100%, når der således medtages orlov, uddannelse, fravær mv. med i målsætningen. Målet er selvfølgelig 100 % både for ledere og medarbejdere i forhold til dem, der er til stede på arbejdspladsen. Side 14 af 16
Kort-metoden er inspireret fra Herlev og Gentofte Hospitaler, der har haft stor succes med MUSkort, da de virker på alle faglige niveauer. Både afholdelse af MUS og værdien af MUS er steget markant efter indførelse af kort-metoden. Det er en form for spillekort, der har et nøgleord på forsiden og eksempel på spørgsmål på bagsiden. Ved MUS og LUS vælger hver medarbejder 4-6 kort ud, inviterer deres leder til møde, finder et afslappet sted, og spiller dem ind til samtalen, og leder vælger 2-3 kort og byder ind med dem til samtalen. Dermed bliver fokus i samtalen skabt mere frit end ved spørgeskemaer, og med de emner hver især oplever som væsentlige. Ved TUS vælger hvert teammedlem 1-2 kort og spiller dem ind i samtalen. Der vil være en kort instruktion i hvert sæt af kort. På denne måde er det medarbejderen, der driver processen og også inviterer til samtale efter behov. Det kan være en eller flere gange årligt, at medarbejderen inviterer sin leder til samtale. Dog skal lederen fortælle om metoden og byde op til samtaler via et fælles personalemøde og være initiativtager i forhold til udviklingsplan og opfølgning. Det er leders ansvar i slutningen af året at sikre, at alle har fået tilbudt en MUS. Den skriftlige udformning af udviklingsplanen er sekundær. Eksempelvis en mail, hvor der er lavet en skriftlig aftale om en udviklingsplan er gældende. Den skal dog gemmes på SBSYS med begrænset adgang. HR vil lave et opslagshæfte, der bl.a. handler om bredden af muligheder inden for kompetenceudvikling og hjælp til opfølgning. HR s anbefaling er at fokusere på styrker frem for svagheder. Udgangspunktet er, at medarbejderne i videst mulige omfang skal gøre det, de er allerbedst til. Frihedsgrad er også en væsentlig faktor at diskutere i MUS. Hvad må jeg som medarbejder beslutte i en (akut) arbejdssituation? Så både motivation, frihedsgrad og evne er nøgleord for kompetenceudvikling og for fokus uafhængig af samtalens tema. Orientering Udviklingssamtaler skal holdes en gang årligt. Der er udviklet et sæt spillekort, som kan bruges som metode, såfremt det ønskes. Der er en anerkendelse af, at værktøjerne er fine, men det halter visse steder med gennemførelsen af MUS og opfølgningen. Organisationsoplægget til ny administrativ organisering forholder sig også til, hvilket personalespænd, der vil være optimalt at udøve ledelse i. Det er hensigten, at dette fokus skal være med til at øge gennemførelsen af MUS. Man skal fortsat være opmærksom på hjørner i organisationen, hvor et stort personalespænd gør, at MUS måske ikke gennemføres. Der er en skabelon til brug for at notere den aftalte udviklingsplan, og kan bruges hvis man ønsker det. 11. Ændringer i forhold til medlemmer og suppleanter i udvalget Patricia Dundorff (OAO/FOA) er fremadrettet medlem af udvalget. Patricia har været suppleant for Lene Nedergaard Andersen, som er stoppet. FOA har udpeget Solvejg Nielsen som suppleant. Maria Pedersen (FTF/DS) er ikke længere TR. Linda Clemmensen er valgt som ny TR for DS og er fremadrettet medlem af udvalget. Nanna Svendsen er udpeget som suppleant. Side 15 af 16
Karina Andersen, som har været suppleant for pladsen som arbejdsmiljørepræsentant for de selvejende virksomheder, er ikke længere arbejdsmiljørepræsentant. Suppleant-pladsen er p.t. vakant. Orientering Til efterretning. 12. Eventuelt kun til orientering Orientering Nyvalg til arbejdsmiljøgrupper og MED-organisationen udsættes pga. organisationsændringen. Det betyder, at den fremadrettede valgperiode bliver kortere 1. april 2017 31. december 2018. Den nuværende valgperiode forlænges derfor til 31. marts 2017. Valgproceduren gennemføres i 1. kvartal 2017. Kantinelukninger har kørt et par somre, men der stilles fortsat spørgsmål til beslutningen, og om dette ikke har været kvalificeret i MED-systemet? Direktionen oplyser, at beslutningen er taget i forbindelse med budget 2015. (Serviceoplysning: Der er sket sædvanlig inddragelse i forbindelse budgetbehandlingen af budget 2015 af Økonomiudvalgets budgetforslag herunder ny kontrakt med Næstved Madservice). Det forventes, at der mandag sen eftermiddag bliver informeret på ERNA og til MED- Hovedudvalget om oplægget til organisationsændring. Kommende sager: 1) Forslag til ændringer af rammer: a) retningslinje for ansættelse b) strategi for lønforhandling c) retningslinje for rygning d) strategi for fastholdelse af seniorers kompetence. 2) Evaluering af APV-systemet 3) Projektgruppe for beslutningsgrundlag vdr. et eventuelt medarbejdergrundlag 4) Retningslinje for tjenstefrihed ønskes revideret særligt i forhold til brug af special-læger o.lign. som ikke altid kan konsulteres lige i baghaven. Mødeplan for 2016 Onsdag 2. november 10-12:15 (ekstraordinært) Onsdag 9. november, Arbejdsmiljøkonference heldagsarrangement 8-16 Onsdag 7. december 10-12:15 Side 16 af 16