PowerPoint 2007 Grundlæggende
Velkommen på vores PowerPoint kursus Det er vores håb, at du vil finde dig godt tilrette på kurset, samt du vil få mange gode og konkrete ting med herfra. Du kan være sikker på at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang at PowerPoint. Råd til kursisten Efter kurset er det vort håb, at du indenfor kort tid læser dette materiale igennem. Det vil medføre, at du har langt bedre mulighed for at huske de på kurset gennemgåede emner, og herved bliver dit udbytte af kurset langt større. Husk Det er dig der er på kursus, det er dig der skal hjem og arbejde med dette produkt, det er derfor DIG der skal spørge, når der er noget som er uklart for dig. Vi ønsker dig et godt kursus og held og lykke med materialet og dit videre arbejde med PowerPoint. Spørgsmål efter kurset Efter kursets afslutning har du fortsat mulighed for at få svar på dine spørgsmål, klik blot ind på www.officekursus.dk/powerpointgrund herfra vil du kunne kontakte os med dine spørgsmål. Denne service er en del af kursusprisen. Firma kurser Hvis der er flere i Jeres virksomhed der ønsker et kursus, kunne det være en mulighed at tage en dialog med os om mulighederne for at afholde et internt kursus i Jeres virksomhed. På disse kurser kan vi langt hen af vejen tilrette indholdet direkte mod Jeres behov i det enkelte program, således får I et udbytte der oftest med det samme kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på www.officekursus.dk/kurser Vores udvalg af åbne kurser finder du på følgende adresse: www.officekursus.dk/kursuskalender Rettigheder til dette materiale: Rettighederne til dette materiale tilhører Office kursus.dk - JS Group. Nogen former for gengivelse af dette materiale uden aftale er ikke tilladt. Copyright Officekursus.dk - JS Group
Kapitel 1 PowerPoint intro... 6 BESKRIVELSE AF POWERPOINT SKÆRMENS ELEMENTER... 6 Kapitel 2 Opret en præsentation... 7 SÅDAN SKRIVER DU I POWERPOINT... 7 INDSÆT NYE DIAS MED ANDET LAYOUT... 9 DE FORSKELLIGE LAYOUT... 10 Kapitel 3 Formatering... 11 PUNKTOPSTILLINGER... 11 FORMATERING AF TEKSTBOKSE... 13 TEKST FORMATERING MED WORD ART STYLE... 17 Kapitel 4 Billeder... 18 ÆNDRING AF BILLEDETS LAYOUT... 19 FOTOALBUM... 22 Kapitel 5 Tegne værktøjer... 24 ANVENDELSE AF TEGNE FIGURER... 24 FORMATERING AF TEGNEOBJEKTER/TEKSTBOKSE... 25 ROTER OG STØRRELSESMÆSSIG ÆNDRING AF ET OBJEKT... 27 FLYT ELLER KOPIER ET OBJEKT... 27 DUPLIKERE OBJEKTER... 28 Kapitel 6 Dias master... 29 GENNEMGÅENDE ÆNDRINGER... 30 OPRETTELSE AF EGNE LAYOUTS... 33 Kapitel 7 Hyperlink... 34 HYPERLINK TIL EN WEBSIDE... 34 HYPERLINK TIL EN EXCEL FIL... 35 ET BILLEDE SOM HYPERLINK... 35 Kapitel 8 Professionelle illustrationer... 36 DIAGRAMMER... 36 ÆNDRE TAL VÆRDIER ELLER TEKSTER... 37 SMART ART ILLUSTRATIONER... 38 Kapitel 9 Præsenter tal direkte fra Excel med kæder... 39 Kapitel 10 Præsenter tal fra Excel... 41 Kapitel 11 Animation... 43 ANIMATION AF DIAS OVERGANG... 43 ANIMATION AF ELEMENTER INDE PÅ DIAS... 44 SPECIEL ANIMATION TIDS FORSINKELSE... 47 SPECIEL ANIMATION NEDTONING EFTER ANIMATION... 48 Kapitel 12 Værktøjer til Afvikling af præsentation... 50 Kapitel 13 Genvejstaster... 51
Kapitel: PowerPoint intro KAPITEL 1 POWERPOINT INTRO PowerPoint er et effektivt redskab til formidling af et budskab, PowerPoint kan bruges på mange måder, oftest anvendes det til forevisning for et antal personer i mødelokaler auditorier mv. I dette materiale vil vi give dig nogle værktøjer til at opnå gode og professionelle præsentationer men husk indholdet i præsentationen skal du skabe, husk løbende at sætte dig i tilhørernes sted når du opbygger din præsentation, hvordan vil de opfatte din præsentation, kan de i det hele taget se din præsentation (Størrelsen af tekst mm.), eller er den plasteret til med unødig animation som forstyrrer mere end det gavner. Beskrivelse af PowerPoint skærmens elementer Grupper Faner Titellinje Ikoner Båndet Dias Diasoversigt Status linje Visninger Zoom 6
Kapitel: Opret en præsentation KAPITEL 2 OPRET EN PRÆSENTATION Når Du skal oprette en præsentation i PowerPoint kan det, når man kender programmet, forekomme forholdsvist let, herunder vil vi beskrive hvorledes dette foretages, men med fokus på at gøre arbejdet let ved en vekslen mellem at anvende musen og tastaturet. Sådan skriver du i PowerPoint Når PowerPoint åbnes vil du se et billede der ligner nedenstående Et Dias i PowerPoint er opbygget af såkaldte pladsholdere eller tekstbokse som mange også kalder dem. I disse er der altid anført teksten Klik for at tilføje en xxxxx Men i stedet for at klikke kan du efter at have åbnet PowerPoint som standard bare taste på tastaturet, derved vil du indsætte tekst i den første pladsholder der er på diasset. I billedet til højre er der tastet i den første pladsholder, for at skifte til den næste pladsholder der er på diasset kan man tage musen og klikke på denne, eller du kan bruge tastaturet ved at trykke på Ctrl + Enter, derved vil du altid i PowerPoint skifte ned til den næste pladsholder der er på Diasset. Ctrl+Enter for at skifte til næste pladsholder. 7
Kapitel: Opret en præsentation Princippet med at anvende Ctrl + Enter til at skifte til den næste pladsholder på et Dias, er et gennemgående element i PowerPoint. Også når man skal have det næste Dias frem Brug også Ctrl + Enter for at få det næste Dias frem. Dias nr. 2 vil altid have det udseende som du ser her herovenover, men det kan ændres via ikonet Layout som du finder på fanen Startside under gruppen Dias. 8 På denne måde kan du meget let opbygge en præsentation, dvs. når du skal ned til den næste pladsholder trykker du på Ctrl + Enter, skal du skifte linjer i tekstboksene trykker du kun på Enter.
Kapitel: Opret en præsentation Genvejen Ctrl+M kan også anvendes og vil forekomme mere dynamisk hvis man hurtigt, uanset hvor i præsentationen du står, skal have nye Dias ind. Udover at skrive tekst på et dias kan du i stedet vælge at lave forskellige illustrationer, hvilket gøres fra en af de seks ikoner der er beskrevet i billedet herunder. Diagram Tabeller Smart Art Tabeller Clip Art Film klip Ved at klikke på de enkelte ikoner der er vist på diasset har du flere muligheder for at visualisere dine budskaber og derved måske gøre dem mere spændende i stedet for kun at bruge tekst. Indsæt nye dias med andet layout Hvis du ønsker at indsætte et dias med et nyt layout, skal du klikke på ikonet Nyt Dias som du finder på fanen Startside, der findes som udgangspunkt 9 forskellige layouts at vælge i mellem. Klik på det layout du vil anvende, hvorefter du vil have indsat et nyt dias med det valgte layout. Diasset vil blive indsat under det dias der var markeret. 9
Kapitel: Opret en præsentation De forskellige layout Når du evt. har fået et nyt dias frem på skærmen, kan du meget let ændre dets udseende, på fanen Startside under gruppen Dias kan du ved at klikke på ikonet Layout ændre på det Layout som er på diasset. I eksemplet her vælges der Layoutet der hedder To indholdsobjekter, hvilket vil give det udseende du ser herunder: Uanset hvilket Layout du anvender, er principperne fra før med at trykke på Ctrl+ Enter fortsat gældende, også når vi taler om ovenstående Layout, eller for den sags skyld de øvrige, men for at aktivere et af de seks indholdsobjekter skal du have fat i musen. 10
Kapitel: Formatering KAPITEL 3 FORMATERING Formatering er med til at skabe fokus, selvfølgelig kun hvis det er brugt på den rigtige måde. Hold formateringen forholdsvist enkelt lav ikke for mange formateringer af teksten, da det kan skabe mere forvirring end det vil gavne. I kapitlet her beskrives det hvorledes tekstboksene eller pladsholderne som de hedder i PowerPoint kan ændres samt en ændring af punktopstillingerne. Punktopstillinger Som udgangspunkt er alt tekst opstillet i punktopstillinger, dog ikke i titel eller overskrifts boksene, punktet ses også som standard som et rundt punkt med sort udfyldning. Disse punkter kan meget let ændres hvis der er behov for dette, hvilket beskrives herunder: Marker hele teksten, eller dele af den og klik derefter på pilen der ses til højre for dette ikon, som du finder på fanen Startside under gruppen Afsnit. Her vil du kunne klikke på et af de andre forslag, og det valgte vil derefter være det gældende punkt til din markeret tekst. Men hvis du ikke ønsker at gøre brug af disse forslag kan du definere dit eget punkt, hvilket gøres ved at klikke på Punktopstilling som findes nederst i menuen du ser i eksemplet her til højre. Herefter vil denne boks komme frem på skærmen, her skal du klikke på knappen Tilpas. 11
Kapitel: Formatering Herefter vil denne boks komme frem. Her kan du i feltet skrifttype vælge mellem forskellige skrifttyper som indeholder symboler du kan anvende i din præsentation. Specielt skrifttyperne, Webdings, Wingdings, Wingdings 2 og 3 indeholder brugbare symboler. Marker den du ønsker at gøre brug af og klik på OK, hvilket også gøres til den efterfølgende boks. 12
Kapitel: Formatering Resultatet af punktopstillingsændringen vil herefter se således ud: Hvis du i stedet ønsker at opstille din tekst i PowerPoint med tal, så skal du markere teksten som skal ændres til opstilling med tal, og klik derefter på dette ikon, som du finder på fanen Startside under gruppen Afsnit. Formatering af tekstbokse Tekstbokse eller pladsholdere kan i nogle sammenhænge med fordel formateres således de kommer til at se anderledes ud. Herunder er en titel pladsholder markeret, generelt er det således at når skrive markøren står i en eller anden form for tekstboks/pladsholder i PowerPoint, så er der en fane med navnet Formater (er markeret på billedet herunder) den findes helt til højre på båndet, her er alle værktøjerne til ændring af udseendet af tekstboksene er til stede På fanen Formater er der mulighed for i gruppen Figurtypografier at påvirke udseendet af selve den tekstboks der er markeret, i gruppen Word Art typografier er der mulighed for at påvirke tekstens udseende i den tekst boks der er markeret. 13
Kapitel: Formatering Fyldfarve Herunder er der valgt en af de foruddefinerede figur typografier, og om det ses har det ændret på baggrunden samt skriftfarven (var før sort), ydermere er der lagt en form for effekt på kanten af tekstboksen. Således kan der som vist herover vælges mellem mange forskellige foruddefinerede udseender til tekstboksenes udseende. Typografierne er altså defineret på forhånd, dog kan du selv justere på farven ved at vælge ikonet der hedder Fyldfarve til figur, her har du mange muligheder omkring udfyldningen af selve baggrunden, lige fra farver, til gradueringer til billeder. Under punktet Gradueringer kan der vælges mellem forskellige gradueringer (farve overgange), du kan selv skabe dine egne gradueringer ved at klikke på Flere gradueringer nederst i boksen med gradueringer 14
Kapitel: Formatering Kontur (kanten omkring tekstboksen) Konturen kan ligesom fyldfarven defineres på forskellig vis, alt lige fra forskellige farver til type og tykkelse på selve konturen. Figureffekter Figur effekterne er absolut et af de stærke elementer omkring påvirkningen af tekstboksenes udseende, det har aldrig været lettere at lave et præg på tekstboksene. Mulighederne er mange, der kan anføres skygge effekter, skær effekter, bløde kanter facettering af selve tekstboksen, alt sammen elementer der i forskellige sammenhænge kan virke meget professionelt. Herunder er der lagt refleksion på tekstboksen som meget tydeligt reflektere tekstboksen nedad. 15
Kapitel: Formatering Ændre tekstboksens udseende Tekstboksene er normalt rektangulære, men det er meget let at lave dem eksempelvis runde i hjørnerne, eller skifte dem til udseende med en pil pegende mod højre. Yderst til venstre på båndet Formater findes ikonet Rediger figur Skift figur I den menu der kommer frem vælger du det udseende du vil have på din tekstboks. Herunder er der valgt et figur til tekstboksene der har runde hjørner Til nogle af de figurer man kan bruge kan man ændre lidt på deres udseende, bla. kan man på nedenstående figureffekt se en lille gul rude formet ikon, hvis der tages fat i denne kan udseendet ændres til i dette tilfælde meget runde kanter. 16
Kapitel: Formatering Tekst formatering med Word Art style Specielt overskrifter kan med fordel se lidt mere prangende ud end selve teksten nede på diasset, det er meget let at lave et udseende på overskrifterne i en tekstboks med de indbyggede Word Art style. I eksemplet til højre er der valgt et specielt udseende til teksten, der ligesom gør tekst konturen rund samt giver en spejl effekt. Resultatet ses herunder, imponerende og specielt med så få klik med musen. Ligesom med fyldfarven til tekstboksene kan du selv bestemme udseendet af dine overskrifter, Word Art typografierne er således kun nogle foruddefinerede forslag som du kan anvende, dem kan du selv rette på eller du kan bygge dine egne op fra bunden. Fra ikonerne tekstfyld, tekst konturen og teksteffekter kan du selv definere det præcise udseende som du er ude efter. Herunder er der valgt 3D rotation. 17
Kapitel: Billeder www.officekursus.dk professionelle kurser KAPITEL 4 BILLEDER Et ordsprog siger. et billede siger mere end 1000 ord, du kan meget let gøre din præsentation mere levende og vedkomne ved at indsætte billeder som kan være med til at fastholde fokus og ofte give tilhørende en mulighed for bedre at huske tingene da billeder forekommer en del mere klart. Du kan indsætte et billede på forskellige måder, den ene ved som det er vist herunder ved at have et nyt dias med et indholdslayout, hvor du kan klikke på Billede ikonet, den anden måde er via fanen Indsæt, hvor der også findes et indsæt billede ikon. Uanset hvorledes det indsættes virker det på samme måde. Når du klikker på billede ikonet åbnes indsæt billede boksen som du ser til højre. Find det billede du ønsker at indsætte og klik på Indsæt. 18
Kapitel: Billeder Billedet vil herefter kunne ses indsat på diasset. Principperne for ændringer af den visuelle størrelse og roteringen er de samme som der bliver gennemgået under tegneværktøjer på side 27. Ændring af billedets layout Når billedet er markeret vil du som i så mange andre sammenhænge kunne se en kontekstafhængig fane længst til højre blandt fanerne, i dette eksempel har vi en ekstra fane der hedder Formater. Den giver os nogle muligheder for at skabe nogle meget spændende og illustrative layout ændringer på vores billede. 19
Kapitel: Billeder www.officekursus.dk professionelle kurser 20
Kapitel: Billeder Med et par klik med musen er billedet som du kan se herunder, nu ændret til et billede med et tredimensionelt layout mæssig udseende 21
Kapitel: Billeder www.officekursus.dk professionelle kurser Fotoalbum Hvis du skal præsentere mange billeder kan du gøre det på forskellige måder, som vist på de foregående sider kan du indsætte et dias med mulighed for at indsætte et billede. Men hvis du har mange billeder du vil forevise kan ovenstående forklaring være en langsommelig proces. Der findes i PowerPoint en mulighed for at oprette et Fotoalbum hvor du efterfølgende vil have ligeså mange dias med billeder som du har billeder du vil præsentere. For at oprette et fotoalbum skal du på fanen Indsæt vælge at klikke på ikonet Fotoalbum, hvorefter boksen der er vist til højre kommer frem. Klik her på knappen Fil/Disk hvorefter nedenstående boks kommer frem: I boksen skal du finde frem til dine billeder, hvorefter de billeder du ønsker skal markeres (Crtl+Alt for ar markere alle) Klik herefter på Indsæt 22
Kapitel: Billeder Her er vi tilbage i boksen hvor der kan foretages små justeringer af billederne. Klik på Opret og du vil oprette en PowerPoint præsentation hvor der vil være ligeså mange dias som du har valgt billeder. Herunder ses et oprettet fotoalbum, hvor der i venstre siden kan ses de forskellige dias med hvert billede placeret på. Tryk evt. på F5 tasten for at se billederne i præsentationsvisning 23
Kapitel: Tegne værktøjer www.officekursus.dk professionelle kurser KAPITEL 5 TEGNE VÆRKTØJER Hvis du har et budskab du ønsker at illustrerer, kan du med fordel anvende de mange muligheder der gemmer sig i de indbyggede tegne værktøjer, hvor du i princippet kan tegne lige det du ønsker, og dertil skrive tekst i dine tegnede objekter. Anvendelsen af tegnede objekter kan være med til at give din præsentation mere liv og gøre den mere alsidig. Anvendelse af tegne figurer På fanen Indsæt under gruppen Illustrationer finder du ikonet Figurer hvor der er mange muligheder for at lave spændende illustrationer til dine præsentationer Principperne er at du klikke på den objekttype ønsker at tegne, derefter går du ned på dit dias og klikker med venstre musetast og trækker med musen for at definere størrelsen på det objekt du tegner. Klikkes der blot et sted i præsentationer vil objektet have et fastdefineret størrelse. Når der tegnes ved at holde venstre musetast nede, kan man holde Shift tasten nede, således vil det tegnede objekt blive proportionelt korrekt, dvs. at en cirkel vil blive rund, og en firkant vil blive til et kvadrat. Når objektet er tegnet kan du skrive den ønskede tekst, teksten vil således automatisk blive indsat i det markerede objekt. 24
Kapitel: Tegne værktøjer Formatering af tegneobjekter/tekstbokse Udseendet på objektet en standarddefineret farve (som er defineret udfra det valgte design på fanen design), men du kan meget let ændre på denne farve selv. Når objektet er markeret kan du se en ny fane til højre, en såkaldt kontekstafhængig fane som du kan se i eksemplet herunder, her forefindes mange muligheder for at definere udseendet af det eller de markerede objekter i din præsentation. Ændring af baggrund I eksemplet herunder er der valgt et foruddefineret typografi under gruppen Figurtypografier 25
Kapitel: Tegne værktøjer www.officekursus.dk professionelle kurser Hvis man ønsker at fjerne baggrundsfarven fra et objekt kan man på knappen fyldfarve til figur klikke og se denne menu, hvor du kan vælge blandt de farver som du foretrækker, i eksemplet her vælges Ingen udfyldning hvilket betyder at objektet ikke vil have nogen former for baggrundsfarve, som du tydeligt kan se det herunder. Ændring af tekstens udseende Ligesom det er muligt at ændre baggrunds farven er det muligt at ændre på tekstens udseende. Under gruppen WordArt Typografier som du finder på den kontekstafhængige fane Formater findes der nogle fastdefinerede typografier til anvendelse på teksten i det eller de markerede objekter. I eksemplet til højre er der anvendt en typografi der giver teksten et spændende særpræg. Hvis du ønsker at lave nogle andre formateringer end de der er defineret under WordArt typografierne, kan du foretage dine egne valg på ikonerne der ligger til højre for de fast definerede typografier 26
Kapitel: Tegne værktøjer Roter og størrelsesmæssig ændring af et objekt Hvis du ønsker at ændre den måde et objekt er placeret på kan du vælge at rotere dette, det gøres ved at markere objektet. Når det er markeret vil du kunne se en lille rund grøn prik i toppen af objektet, kør musemarkøren op over den og klik og drej med musen til det ønskede udseende er opnået. Her til venstre ses et roteret objekt Ønskes objektet gjort større elle mindre kan du tage fat i en af de markeringer der er på kanten af det markerede objekt. Principperne er at hvis der tages fat i et af hjørnerne, så ændres objektet både i højden og bredden. Holdes shift tasten nede samtidigt gøres det proportionelt korrekt mindre eller større. Tages der kun fat i dem i siderne, ændres objektet kun i den retning du trækker. Flyt eller kopier et objekt Hvis objektet er placeret forkert er det meget let at flytte, før markøren indover objektet, når du ser denne markering ønskede sted hen. Kopierer et objekt kan du klikke og trække objektet det Ønsker du derimod at kopiere det, kan du bruge de normale kopierings funktioner, men det leteste er at klikke på objektet og samtidig holde Ctrl tasten nede, derved trækker du objektet hen til den ønskede placering og slipper musetasten før Ctrl tasten. 27
Kapitel: Tegne værktøjer www.officekursus.dk professionelle kurser Duplikere objekter Hvis du ønsker at lave en form for ensartet opstilling kan man anvende duplikeringsfunktionen der findes i PowerPoint 1. Start med at tegne det objekt som d efterfølgende vil duplikere. 2. sørg for at objektet er markeret tryk derefter på Ctrl+D Du vil herefter have et duplikat liggene henover det første objekt. 3. Træk objektet derhen hvor du ønsker det placeret, og tryk igen på Ctrl + D Resultatet kunne være som det er vist herunder. 28
Kapitel: Dias master KAPITEL 6 DIAS MASTER Når du åbner en ny tom præsentation er udseendet af præsentationen bestemt på forhånd, udseendet er defineret i en såkaldt Diasmaster, som er en for præsentationen defineret master der skal bestemme over udseendet, den er som udgangspunkt meget neutral i sit udseende. Eksempler på anvendelse af master funktionen: Placering af logo på alle siderne Ændring af udseendet punktopstillinger i tekst Fremhævelse af rammerne omkring pladsholderene Ændring af skriftstørrelsen For at få Diasmasteren vist skal du på fanen Vis klikke på Ikonet Diasmaster som du finder i gruppen der hedder Præsentationsvisninger, hvorefter du vil se dette lidt pudsige billede af din præsentation. Overordnet master Master for Dias med Titel Layout Arbejds billedet Master for Dias med titel og Master for Dias Afsnits Layout Master for Dias med 2 spaltet tekst Masteren er i princippet opdelt i to forskellige ting, en overordnet master og de underliggende mastere, de underliggende mastere repræsenterer de forskellige Dias Layout der kan findes på fanen Startside under ikonet Nyt Dias. I venstre siden kan du se nogle forskellige master. Den master der visuelt er lidt større end de andre, kalder vi for den overordnede master. Ændringer i den overordnede master vil således ændre på udseendet i de nedenstående mastere, og derved i hele din præsentation. Skal du lave specielle udseender i de forskellige Dias 29
Kapitel: Dias master www.officekursus.dk professionelle kurser muligheder du har i din præsentation, kan du markere en af de underliggende mastere, hvor du så vil lave et udseende der kun gælder når det pågældende layout er valgt i din præsentation. Når du i venstre siden har klikket på den master du ønsker at ændre udseendet på, kan du i højresiden (i eksemplet herover er den kaldt arbejdsbilledet) angive hvordan udseendet skal se ud. Gennemgående ændringer I ovenstående eksempel er den overordnede master markeret og i højresiden (arbejdsbilledet) er der indsat et logo i øverste højre hjørne, og pladsholderen er ændret således at der er plads til logoet. Som det kan ses er denne ændring blevet nedarvet til de underlæggende dias mastere. For at se ændringerne i selve præsentationen, kan du klikke på ikonet Luk mastervisning, som findes på den fane der hedder Diasmaster som findes til venstre for fanen startside. I eksemplet her til højre er mastervisningen lukket og et uddrag på tre dias kan ses, hvor specielt logoet i højre hjørne kan skimtes. 30
Kapitel: Dias master I det næste eksempel vi ser på ønsker vi at ændre alle punktopstillingerne i vores præsentation, sålede de kommer til at se således ud Vi skifter igen til Diasmasteren hvor vi angiver de ønskede ændringer. Da vi ønsker at alle layout hvor der anvendes punktopstillinger skal ændres, vælger vi den overordnede master, derfor er den valgt i ovenstående eksempel, og i højresiden er punkterne blevet ændret til den ønskede kraftige pil, ændringer af punktopstillinger kan du se læse nærmere om i kapitlet omhandlende dette emne på side 11. Luk mastervisningen og se resultatet herunder. 31
Kapitel: Dias master www.officekursus.dk professionelle kurser I det næste eksempel ønskes logoet på det første Dias i præsentationen (også kaldet titel dias) gjort mere tydeligt og måske mere fremtræden. Underordnede master ændringer Herunder er visningen skiftet til Diasmasteren, for at udføre den nævnte ændring. Masteren for titel Dias er valgt, således vil de rettelser vi laver på denne kun være gældende når dette layout er anvendt i præsentationen. Da vi tidligere indsatte et billede på den overordnede master kan vi ikke bare vælge at flytte det på denne, i stedet for kan vi fjerne den ved at sætte et hak i feltet der hedder Skjul baggrundsgrafik. Herefter er billedet indsat igen og placeret lidt mere fremtræden. Luk for mastervisningen for at se resultatet. Herover ses set tydeligt at der nu er forskel på hvor logoet er placeret. 32
Kapitel: Dias master Hvis masteren ikke fungerer på alle dias Du kan komme ud for at masteren ikke påvirker ændringen af alle dine Dias. Hvis du oplever dette er det med stor sandsynlighed fordi at du manuelt på et dias ude i præsentationen har ændret på et eller andet, f. eks. udseendet af punkterne på et enkelt dias. Så hvis du har arbejdet med formateringer af forskellige ting på et dias, så vil masteren altså ikke røre ved dette. For at få masteren til at påvirke udseendet af de dias der driller skal du markere det i oversigten i venstre siden og på fanen Startside under gruppen Dias skal du klikke på ikonet Nulstil. Dette ikon betyder at det markerede dias skal nulstilles og have et udseende som det der er defineret i masteren. Oprettelse af egne layouts Hvis du i din præsentation flere gange har et behov for et specielt layout på flere af dine dias kan du indbyggede dine egen layouts. Skift til master visningen og klik på ikonet Indsæt Layout Du vil derved have indsat et nyt master layout hvorpå du skal angive de elementer du ønsker der skal være der på. Klik på ikonet Indsæt pladsholder og vælg de t element du vil anføre på dit nye dias. Her ses resultatet af det nye layout som efterfølgende vil kunne vælges fra Indsæt Nyt dias ikonet på fanen Startside. 33
Kapitel: Hyperlink www.officekursus.dk professionelle kurser KAPITEL 7 HYPERLINK I en præsentation kan du få behov for at skulle præsenterer nogle tal fra Excel, eller vise en webside. Til disse formål kan der oprettes et hyperlink, et hyperlink er et element der kan bestå af tekst, billede, et tegnet objekt eller en pladsholder/tekstboks, derved vil du i din præsentation kunne definere linket på de forskellige elementer og derved meget let og elegant vises et eller andet der ligger udenfor PowerPoint. Hyperlink til en webside Marker den tekst du ønsker at lægge et hyperlink på, dernæst skal du skifte til fanen Indsæt hvor du i gruppen kæder klikker på ikonet Hyperlink, hvor denne boks efterfølgende kommer frem: I feltet Adresse (er markeret med en cirkel) angiver du det sted du ønsker at komme til når du aktivere hyperlinket. Klik på OK Du vil efterfølgende se teksten have ændret farve samtidig med at det er blevet understreget, således vil et link altid se ud. Farven på linket kan dog se anderledes ud, da det er defineret ud fra det valgte farve tema som du finder på fanen design Men hvis du prøver at klikke på linket nu vil det ikke fungere, det virker nemlig først når du ser din præsentation i fuldskærm, hvilket kan gøres ved at trykke på tasten F5 Her vil du kunne se den velkendte hånd som vi kender fra Internettet, klikkes der nu på linket vil du automatisk komme det sted hen som du har defineret i Hyperlinket. 34
Kapitel: Hyperlink Hyperlink til en Excel fil Hvis du ønsker at vise en større talmængde fra Excel, eller for den sags skyld et Word dokument, så kan du meget let lave et link til en af disse filer. Igen skal du markere den tekst linket ønskes placeret på, dernæst skal du skifte til fanen Indsæt hvor du i gruppen kæder klikker på ikonet Hyperlink, hvor denne boks efterfølgende kommer frem: I feltet Søg I (er markeret med en cirkel) klikker du på pilen i feltets højre side og finder frem til placeringen af Excel filen Marker den ønskede fil og Klik på OK Ligesom i det foregående eksempel kan det nu ses at teksten er lavet til et link. Fort at teste om det virker skal du skifte til fuldskærmsvisning ved at trykke på tasten F5. Et billede som Hyperlink Hvis du ønsker at lave et bilede til et Hyperlink er principperne det samme, marker billedet, og herefter er fremgangsmåden den samme som efter teksten er markeret i de to foregående eksempler. 35
Kapitel: Professionelle illustrationer www.officekursus.dk professionelle kurser KAPITEL 8 PROFESSIONELLE ILLUSTRATIONER Ved at anvende nogle af PowerPoints indbyggede værktøjer kan du på ganske kort tid lave nogle særprægede og fængende professionelle illustrationer. I dette kapitel gennemgås Diagrammer og Smart Art illustrationer. Diagrammer Hvis du vil lave et diagram i PowerPoint skal du have et Dias indsat med et Indholdsobjekt, hvorefter du klikker på Diagram ikonet Efter kort tid vil skærmen blive splittet mellem et Excel billede og din PowerPoint præsentation, ligesom du kan se det er illustreret herunder Som du kan se herunder kan du i Excel billedet ændre de standardværdier og tekster til de ting du ønsker skal udgøre dit Diagram. Ønsker du mere end de fire rækker som der er i eksemplerne her, skriver du blot mere tekst i rækkerne under, og det vil automatisk herefter indgå i Diagrammet. Luk for Excel delen når du er færdig med indtastningen af tal og tekst. Herunder ses tal og tekst ændret. 36
Kapitel: Professionelle illustrationer Her til højre ses resultatet af de tal og tekst ændringer der blev foretaget. Ændre tal værdier eller tekster Hvis du finder behov for at ændre de allerede indtastede værdier eller tekster, eller tilføje yderligere, kan du på den kontekstafhængige fane Design som er fremme når diagrammet er markeret klikke på ikonet, hvorefter Excel delen vil kommer frem på skærmen. Lav de ændringer du ønsker at foretage, og luk Excel igen, ændringerne skulle nu være synlige i Diagrammet i PowerPoint. Formatering af diagrammet Når diagrammet er markeret vil du kunne se ikke mindre end tre kontekstafhængige faner der alle indeholder muligheder for at ændre udseendet på Diagrammet 37
Kapitel: Professionelle illustrationer www.officekursus.dk professionelle kurser Da Diagram delen er meget identisk med det der tidligere er beskrevet i delen omkring Excel, henvises der til kapitlet omkring formatering af et diagram på side Fejl! Bogmærke er ikke defineret., de ting du læser der vil kunne bruges på samme måde selvom diagrammet ligger i PowerPoint. Smart Art illustrationer Dette er et meget relevant emne i PowerPoint da det kan være med skabende til et godt visuelt overblik over forskellige beskrivelser af forskellige art. Men da dette emne er ligeså relevant i Word henvises der til beskrivelsen der er foretaget i dette kapitel som du finder på side Fejl! Bogmærke er ikke defineret.. 38
Kapitel: Præsenter tal direkte fra Excel med kæder KAPITEL 9 PRÆSENTER TAL DIREKTE FRA EXCEL MED KÆDER Hvis du har tal eller diagrammer der allerede er lavet i Excel kan du tage en kopi af disse og indsætte i PowerPoint, for at sikre dig at det altid er de korrekte tal der præsenteres kan du oprette en kæde fra det indsatte i PowerPoint og ned til Excel filen som altid henter de nyeste tal. Herunder vises et eksempel på et tal område der kopieres fra Excel til PowerPoint, det kunne i princippet ligeså godt være et diagram der blev kopieret, principperne er de samme. Åben for Excel filen som indeholde de data ud ønsker at kopiere over i din PowerPoint præsentation. Marker tal området og kopier det efterfølgende. Skift nu over til din PowerPoint præsentation hvor du på fanen Startside vælger at klikke på Ikonet Sæt ind og dernæst Indsæt Speciel, som du kan se det her: Boksen der hedder Indsæt speciel som du kan se herunder vil komme frem Sæt markeringen i feltet der hedder Indsæt kæde og klik på OK 39
Kapitel: Præsenter tal direkte fra Excel med kæder www.officekursus.dk professionelle kurser Sådan vil det se ud når det er indsat i PowerPoint, kæderne er ikke umiddelbare lette at se, men de lægger et sted bagved. Hvis tallene i Excel filen ændres vil de også blive ændret her i PowerPoint. I eksemplet til højre er vi tilbage i Excel, hvor tallet for vare 1 i 1. Kvartal er blevet ændret fra 122 til 210, en ændring som efterfølgende meget gerne skal afspejle sig i det indsatte i PowerPoint. Og som det ses her er tallene i PowerPoint blevet ændret så de afspejler tallenes værdier i Excel. Ting du skal være opmærksomme på Fremover når du åbner din PowerPoint præsentation vil du blive spurgt om de kæder der er til eksterne filer skal opdateres, siger du ja til det vil PowerPoint præsentationen hente de sidste nye tal fra Excel filen. Placeringen af filerne er også vigtige for at tingene kan holdes opdateret. Dermed skal filerne kunne se hinanden, dvs. at Excel filen eller omvendt PowerPoint filen ikke skal lægge på en USB nøgle som ligger i din lomme, så vil det selvsagt ikke fungere. 40
Kapitel: Præsenter tal fra Excel KAPITEL 10 PRÆSENTER TAL FRA EXCEL Ofte kan man have et behov for at præsentere tal fra Excel, man skal dog vurdere hvor meget det er man ønsker at præsentere. Er det et stort og kompleks regneark skal du overveje at lave et link fra din præsentation til Excel projektmappen (se kapitlet med hyperlink på side 34). Er det et mindre område kan du med fordel bruge Excel og PowerPoints integration til at vis dele af tal far Excel og med mulighed for at holde disse opdateret. Sådan indsætter du data fra Excel med kæder Kopier dine tal fra Excel og returner til PowerPoint. På fanen Startside Klikker du på den nederste del af Sæt ind knappen og vælger indsæt Speciel I denne boks vælger du Indsæt kæde Klik på OK Herunder ses det indsatte tal område fra Excel, kæderne er ikke umiddelbare synlige 41
Kapitel: Præsenter tal fra Excel www.officekursus.dk professionelle kurser Når PowerPoint præsentationen efterfølgende åbnes vil denne boks kunne ses. Vælg at klikke på Opdater kæder hvis du ønsker at den skal hente de nye og ændrede tal fra Excel Herunder ses resultatet Det eneste krav der stilles til kæder er at filerne skal kunne se hinanden, dvs. at Excel filen ikke skal lægge på en hel anden placering hvor PowerPoint ikke kan få fat i den og opdatere kæderne. 42
Kapitel: Animation KAPITEL 11 ANIMATION Animation er et begreb der dækker over hvordan dine dias og elementer inde på diassene skal komme ind på skærmen når de præsenteres. Animationen kan umiddelbart opdeles i tre dele: Animation på dias overgang Animation af elementer inde på diasset Brugerdefineret animation Man kan mange ting med animationer, måske for mange. I dette kapitel beskrives en lettere og meget stilren form for animation. Animation af Dias Overgang Med animation af Dias overgangen menes hvilke effekter der skal vises når diasset kommer frem på skærmen. På fanen Animationer finder du de ting der er relevante når du skal lave animation i din præsentation. Under gruppen overgang til dette Dias, finder du forskellige typer for overgange til dine dias. Når du fører muse markøren henover et af dias animations overgangene vil du ganske kort kunne se effekten på det dias der er på skærmen. Når du har fundet det du ønsker at bruge skal du vurdere om det skal være gældende for alle dias i din præsentation, er det tilfældet, skal du klikke på ikonet der hedder Anvend på alle derved lægger du denne Dias overgangs animation ud på alle Dias. Ønsker du forskellig animations overgange fra Dias til Dias skal du have hvert dias frem på skærmen og foretage et valg, men det kan ikke anbefales at have for mange forskellige da det kan virke meget generende. Tidsintervaller på Dias Hvis du ønsker at dine Dias skal skifte automatisk efter et givent tidsinterval, kan du på fanen Animationer vælge at påføre tids indstillinger for hvornår det næste dias skal komme frem på skærmen. Som nævnt i det foregående afsnit skal du vurdere om denne tidsindstilling kun skal gælde for det markerede dias, skal det derimod gælde for alle dias i præsentationen skal du klikke på ikonet Anvend på Alle. Se din præsentation igennem ved at trykke F5. 43
Kapitel: Animation www.officekursus.dk professionelle kurser Animation af elementer inde på Dias Den næste form for animation vi ser på drejer sig om at animere elementerne inde på diasset. Dvs. at linjerne på Dias med tekst kommer for sig, og at diagrammer eller Smart Art illustrationer kommer ind på en speciel adskilt måde. Animation af dias med tekst Sørg for at det dias du ønsker at animere er vist fremme på skærmen, herefter skifter du til fanen Animationer. Klik nu et eller andet sted i den pladsholder som indeholder det du ønsker at animere, således denne er aktiv. I gruppen Animationer klikker du på pilen (markeret med cirkel) og vælger blandt de forskellige forekomster af animation der hedder Efter afsnit med niveau 1. Når du lader markøren hvile over en af dem vil du kunne se effekten med det samme på dit dias, når du har fundet den rette klikker du på den. Når animationen er valgt kan du trykke på F5 tasten på tastaturet for at se effekten af denne animation. Det samme skal du gøre ved de andre dias med tekst, hvis du ønsker at få dem animeret. 44
Kapitel: Animation Når det drejer sig om Dias med tekst kan du med fordel gå i Dias masteren og anføre animationen her, så vil det gælde for alle Dias med tekst i din præsentation. Diasmasteren kan du læse mere om på side 29. 45
Kapitel: Animation www.officekursus.dk professionelle kurser Animation af dias med diagrammer eller Smart Art illustrationer Sørg for at det dias du ønsker at animere er vist fremme på skærmen, herefter skifter du til fanen Animationer. Klik et eller andet sted på det element du ønsker at animere, således denne er aktiv. I gruppen Animationer klikker du på pilen (markeret med cirkel) og vælger blandt de forskellige forekomster af animationer der hedder findes. Når du lader markøren hvile over en af dem vil du kunne se effekten med det samme på dit dias, når du har fundet den rette klikker du på den. Herunder er et Dias med illustrativt element laves med Smart Art funktionen, principperne er de samme som med diagrammet 46
Kapitel: Animation Animation af dias med billeder og tegnede objekter Sørg for at det dias du ønsker at animere er vist fremme på skærmen, herefter skifter du til fanen Animationer. Marker det element du ønsker at animere, således denne er aktiv. I gruppen Animationer klikker du på pilen (markeret med cirkel) og vælger blandt de forskellige forekomster af animationer der hedder findes. Når du lader markøren hvile over en af dem vil du kunne se effekten med det samme på dit dias, når du har fundet den rette klikker du på den. Er der flere elementer der skal animeres samtidig marker du dem inden du vælger animationen Således kan du blive ved indtil alle de tegnede objekter eller billeder er animeret Speciel animation tids forsinkelse Der kan forekomme elementer som du ønsker at fin tune animationen på Sørg for at det dias du ønsker at animere er vist fremme på skærmen, herefter skifter du til fanen Animationer, hvor du efterfølgende klikker på Brugerdefineret animation hvilket betyder at der kommer et vindue frem i højre side af skærmen. Marker nu de elementer du ønsker at finindstille animationen på, nedenstående billede kommer frem F. eks. kan du i ovenstående vindue bestemme fra hvilken retning elementerne skal flyve ind fra, ligesom hastigheden kan indstilles. 47
Kapitel: Animation www.officekursus.dk professionelle kurser Hvis du vil have objekterne til at komme ind med 2 sekunders mellemrum, kan du klikke på hver enkelt linje i ruden i højre siden, du vil se en lille pil på den linje der er markeret og vælg Indstilling for effekt. I boksen der kommer frem vælges fanebladet Tidsindstilling i feltet Start vælges der Efter forrige og i feltet Forsinkelse vælges det tidsinterval du ønsker der skal være mellem hvert enkelt. Dette gøres for hvert enkelt element, dvs. med de 6 objekter der er vist øverst på denne side skal denne proces gentages 5 gange. Speciel animation nedtoning efter animation Animation er et stærkt redskab til at skabe fokus på det oplægsholderen er i gang med at tale omkring, men det der ikke længere er i fokus kan man få nedtonet således det kan ses men ikke så tydeligt som normalt I eksemplet her vil vi sørge for at når et punkt kommer frem på skærmen så skal det foregående nedtones 48 Sørg for at vinduet Brugerdefineret animation er vist i højre side, det gøres ved på fanen Animationer, at klikker på Brugerdefineret animation hvilket betyder at der kommer et vindue frem i højre side af skærmen. For at alle e punkterne i ovenstående vindue skal nedtones når næste punkt kommer frem skal du sørge for at animations
Kapitel: Animation niveauerne i højre side er grupperet, hvilket de ikke er i det ovenstående billede, men er i billedet her til højre Klik på den grupperede animations linje således en lille pil ses til højre, klik på denne og vælg Indstilling for effekt I den boks der kommer frem vælges der hvilken type for nedtoning der ønskes. Klik på OK og de enkelte punkter vil blive nedtonet når næste punkt kommer frem. Resultatet ses herunder 49
Kapitel: Værktøjer til Afvikling af præsentation www.officekursus.dk professionelle kurser KAPITEL 12 VÆRKTØJER TIL AFVIKLING AF PRÆSENTATION I dette kapitel beskrives nogle små men nyttige funktioner til afvikling af præsentationen. Starte præsentationen For at starte præsentationen kan der trykkes på tsten F5, på denne måde vil du altid starte din præsentaion fra Dias nr 1 Start fra et bestemt dias Fra et bestemt sted i din præsentation, f.eks. fra dias nr. 10, så skal du sørge for at dette er markeret, derefter trykker du på shift tasten + F5, denne taste kombination vil starte din præsentation fra de dias der er markeret. Skifte til næste Dias Skifte til forrige dias Stoppe tidsindstilling Gøre skærmen sort Illustrationer For at komme til det næste dias i din præsentation kan du trykke gøre forskellige ting. Mellemrums tasten, enter tasten, pil til højre, pil ned eller venstre musetast vil alle bringe dig til næste dias i præsentationen. Hvis du har behov for at skifte tilbage til et tidligere dias, kan du bruge pil op. Pil til venstre, eller højreklikke og vælge forrige Tryk på pause tasten som du oftest finder i den højre del af dit tastatur, alternativt kan du højreklikke i præsentationen, det vil også sætte tidsindstillinger mm. i pause. Hvis du ønsker at fjerne fokus fra præsentationen kan du vælge at gøre skærmen hvis eller sort, dette kan gøres på tasterne B (Black) eller W (White). For at starte igen kan der trykke på en vilkårlig tast på tastaturet. Hvis du under din præsentation ønsker at illustrerer et eller andet, så kan du vælge at tegne samtidigt med at du fortæller. Dette gøres ved at højreklikke på præsentationen (i præsentationsvisningen) og vælge markørindstillinger, når du har foretaget et valg kan du derefter tegne på præsentationen. Efter præsentationens afslutning vil du blive spurgt om du vil gemme de tegnede elementer, hvilket du kan tage stilling til. Siger du Ja, vil du lægge dem ind på hver Dias som et tegnet objekt, som du dog senere kan gå ind og 50
Kapitel: Genvejstaster KAPITEL 13 GENVEJSTASTER Nyt dias... Ctrl+M Gå til næste pladsholder/tekstboks... Ctrl+Enter Vis Diasshow... F5 Vis Dias show fra markeret dias... Shift+F5 Afslut diasshow... Esc Gør skærmen sort... B Gør skærmen hvis... W Stop tidsinterval... Pause tasten (på tastaturet) Gå til næste dias... mellemrum, enter Gå til forrige dias... venstre pil, pil op Gå til dias nr... Skriv tal tryk enter 51