Dato: 01.12.10 Vor ref.: DSL Referat fra 2. møde i hjemmepleje-sygehuspilotgruppen Dato: Mandag den 29. november 2010 Sted: Deltagere: MedCom Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev Kommune Birthe Østergård Jensen, Brønderslev Kommune Alice Kristensen, Region Syddanmark Bente Falk, Region Syddanmark Hanne Gustafsson, Sygehus Lillebælt Lone Dorthe Hansen, Odense Universitetshospital Linette Krell, Sydvestjysk Sygehus Mette Fredensborg, Assens Kommune Kate Aagaard Pedersen, Assens Kommune Lene Nielsen, Odense Kommune Anne Danborg, Region Hovedstaden Jeanette Jensen, MedCom Lars Vibild, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland Kerstin Høgenhaug, Region Nordjylland Carsten Stanley Mortensen, Aalborg Kommune Karina Borregaard Eriksen, Hjørring Kommune Søren Peter Gunge, Frederikshavn Kommune Helle Rossen, Sygehus Lillebælt Karin Agger, Vejle Kommune Signe Karstoft, Vejle Kommune Bodil Grøn, Fredericia Kommune Lene Kjellstrøm, Odense Kommune Mette Harbo, Region Hovedstaden Inge Ruth Fisker, Hillerød Hospital Merete Halkjær, Københavns Kommune Pia Wisbøl, Herlev Kommune Else Marie Laursen, Frederiksberg Kommune Gitte Femerling, Hillerød Kommune Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune Kate Kusk, MedCom Referat:
1. Velkomst, dagsorden, meddelelser og kommunestatistik Velkomst v. Dorthe. Kort præsentationsrunde. Mange afbud til dagens møde, hovedsagligt pga. vejret. Vi udsætter derfor punkt 2, 3, 4 og 5 til et senere møde, da de stadigvæk vil have relevant indhold, og mange vil have glæde af disse erfaringsudvekslinger. Tilføjelse fra Dorthe: Det vil være naturligt at bede indlægsholderne om at fortælle, hvad de har aftalt med deres leverandør og indbyrdes lokalt mellem region og kommuner omkring de emner, som er behandlet og vedtaget på dagens møder. Der er fortsat behov for et projekt-site. Det har været nedprioriteret i kampen om ressourcer. MedCom har købt bistand udefra til at få etableret et projekt-site, som vi har en første udkast på. Der sendes link ud sidst i uge 48. Dorthe har her til morgen haft en lang snak med Mette Vinther Poulsen fra KL på baggrund af de udfordringer, som de forskellige versioner af Fælles Sprog giver i praksis, specielt da XMLhjemmepleje-sygehusstandarderne er udarbejdet efter den fremadrettede version. KL og MedCom går fortsat efter Fælles Sprog 2 version 2, som er i en høringsfase hos de pilotkommuner, som deltager i KL s/kombits projekt for udvikling af Fælles Sprog 2 version 2. Der kommer en officiel version i januar. Mette har også rimelig godt styr på God Sag, som kommer fra Servicestyrelsen. Mette vil gerne møde op til det kommuneleverandørmøde, som Dorthe har planlagt den 20/12 2010. For at få en fælles forståelse, og for at alle parter kan komme videre med den praktiske implementering af hjemmepleje-sygehusstandarderne, vil det være en stor fordel at få KL s retningslinjer for den fremtidige brug af Fælles Sprog. Kort intro af projekt-site: Man kommer ind via kommunestatistikdatabasen. Der har hidtil været fælles login, men det er nu sådan, at man skal gå ind og registrere sig som bruger og ikke længere bruge det fælles login. Projekt-sitet bygger på funktionaliteten i Wikipedia. Meningen er, at man bygger emnerne op efterhånden, som de opstår uden en fordeling i regioner eller leverandører, da en opdeling gør det svært at bevare overblik. Det bliver således emnerne, som giver opdelingen. Dorthe vil gå ind og oprette alle de emner, som hun har fået indrapporteret. Man kan efterfølgende gå ind og lave en opdeling, hvis gruppen finder det nødvendigt på sigt. Anne spurgte til, hvordan vi samler op efterfølgende. Nogle ting vil blive samlet op nationalt, men andre ting vil være regionalt bestemt eller leverandørafhængigt. Vi havde en lang snak om fx korrespondancen hvornår man kan forvente at få svar på en sådan. Det afhænger af de sundhedsaftaler, der er lavet regioner og kommuner imellem. Der var forslag om at lægge disse aftaler ind på projekt-sitet, hvor man så kan sammenligne måske er der ikke så store forskelle. Der er enighed om at bruge korrespondancen til supplerende kommunikation til plejeforløbsplanen. Der vil være alt for meget fyld i plejeforløbsplanen til den form for kommunikation. Der blev spurgt til, om man oplever, at korrespondancen bliver brugt som en administrativ korrespondance, som egentlig ikke har noget med patienten at gøre. Der var et enkelt eksempel på det, men de fleste havde ikke oplevet det. Dorthe forespørger, om der er behov for en dedikeret plejekorrespondance, således at man kan skelne mellem korrespondance til plejepersonalet og andre korrespondancemeddelelser, men da de tilstedeværende repræsentanter anvender flere forskellige typer visninger i deres systemer (fx findes der både en afdelingspostkasse og en patientpostkasse, og typisk arbejder en afdelingssekretær via afdelingspostkassen, mens plejepersonalet arbejder via patientpostkassen), vil man kun opfatte det som besværligt at indføre en ny type korrespondance. 2
2. Anne Danborg, Region Hovedstaden a. Organisering af projektarbejdet, herunder implementeringsstruktur af eksisterende og kommende meddelelser b. Region og kommuner holder workshops med leverandøren. Første udkast på GUI er udarbejdet, og programmeringsspørgsmål er identificeret undervejs i processen 3. Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland a. Intro til skabelon for flow-oversigt og baggrund for indhold b. Overvejelser omkring samtykke, fælles forståelse af begrebet færdigbehandling, psykiatriområdet og privathospitaler c. Arbejdet med indikatorer, hvad omfatter dette, og hvad er planen for det kommende arbejde med indikatorerne? 4. Alice Kristensen, Region Syddanmark sammen med repræsentanter fra kommuner og sygehuse a. Virkeliggørelse af fælles strategi hvordan kom vi i gang? b. Erfaringer fra implementeringsprocessen, undervisning og hvorledes, der følges op c. Erfaringer med eksisterende brug af elektronisk udveksling, er det en hjælp i hverdagen i samarbejdet mellem hjemmeplejen og sygehusets plejepersonale? d. Hvor er Region Syddanmark og kommuner lige nu, hvilke opgaver og udfordringer er der ved at implementere XML-standarderne som afløsning for korrespondanceformatet? 5. Jeanette Jensen, Bornholms Regionskommune a. Rambøll-kommunernes fælles kravspecificeringsarbejde med Rambøll, hvorledes er arbejdet organiseret, og hvad har været en udfordring at omsætte fra MedCom-standarder til system? b. Hvilke emner er medtaget i guides? 6. Udfordrende emner i hjemmepleje-sygehusstandarderne a. Flow (advis, kvitteringer) MedCom og leverandørerne arbejder med emnet i fællesskab. Aktuelt har MedCom kontakt med CSC, og emnet tages med på leverandørmødet/fællesmødet den 20. december. Dorthe trækker på pilotdeltagerne, hvis der er behov for det. Det er aftalt, at hvis en meddelelse ikke går igennem, prøver systemet at gensende 3 gange. Anne spurgte til, om det er aftalt, indenfor hvilket tidsrum. Det er ikke aftalt, men det er en god idé at 3
forholde sig til emnet. b. Pårørende Dorthe har en rettelsesliste, som lægges ind, så der bliver mange flere muligheder. c. Ydelser Oplægget var, at det skulle være det samme, som man indberetter til Danmarks Statistik. Det giver dog ikke nogen mening for sygehusene. CSC arbejder en del med det. I Uniq har de været inde og kigge på brugt tid om ugen fordelt over døgnet (dag/aften/nat), og om det er personlig eller praktisk hjælp. På CSC-møde er de blevet enige om ydelsestype personlig eller praktisk hjælp, sygepleje eller træning og antal besøg om dagen/ugen. Fra Middelfart Kommune (Rambøll) sender de døgnrytmeplanen, og det er faktisk den, som sygehusene er mest glade for. Avaleo har ikke umiddelbart døgnrytmeplanen, men kan tilpasse systemet, så de kan lave noget lignende. Dorthe vil gerne indsamle eksempler fra de 3 leverandører, således at vi har fælles kendskab til de variationer, som vil være i praksis. Det kunne være en fordel, hvis man kunne se, om patienten bor i plejebolig. Det er med i standarden, så udfordringen er måske mapning i det enkelte EOJ-system. Der er også brug for at kende, hvis borgeren bor på en C/O-adresse. Det kan fremgå af indlæggelsesrapporten, at borgeren midlertidigt bor et andet sted. Det må være folkeregisterkommunen, der skal sørge for at videreformidle oplysningerne. Folkeregisterkommunen skal også betale. Psykiatri- og handicapområdet vil også gerne være med på adviskommunikation, men man må ikke sende adviser, med mindre borgeren har en aktiv sag i hjemmeplejen. Det er en del af retssikkerhedsloven. Kate sender skrivelse fra Socialministeriet, som tydeligt viser, hvilke områder som er lovlige at udveksle advis omkring. d. Fælles Sprog håndtering mellem forskellige versioner Standarderne er lavet med udgangspunkt i Fælles Sprog 2 version 2. Nogle kommuner kører Fælles Sprog 1. Andre kommuner kører Fælles Sprog 2 version 1. Og endnu andre kører noget, der hedder God Sag. Mapning fra Fælles Sprog 1 er nok den vanskeligste, og det kan være, at mapning ikke er muligt. e. Funktionsevne, hvorledes håndteres, at det er visitator, som har udfyldt funktionsevne og punktet lave mad? Der er behov for at diskutere 2 emner: 1 at det er visitator, som har udfyldt funktionsevne og 2 punktet lave mad. I funktionsevneskemaet har man at drikke og at lave mad med, men der er et stort gab mellem de 2, da at drikke hører under kapitel 5 Omsort for sig selv i Fælles Sprog 2 version 2, mens lave mad hører under kapitel 6 Husholdning/husførelse. Sygehuspersonalet har ikke altid forudsætninger for at vurdere, om patienten kan lave mad, men det er dog en vigtig information for kommunen. Dorthes forslag er, at vi laver et punkt, der hedder spisning med at drikke og at spise som underpunkter og et punkt, der hedder at lave mad. Havde også en snak om hjælpemidler og behandlingsredskaber. På nationalt plan er det besluttet, at på sygehusene hedder det behandlingsredskaber, og i kommunerne hedder det hjælpemidler. Overskriften skal derfor være både/og. Vi havde en lang snak om ikke vurderet versus ikke relevant. Vi fastholder, at den i funktionsevneskemaet hedder ikke vurderet, da dette signalerer, at emnet hverken er fravalgt eller vurderet. Begrebet ikke relevant anvendes i God Sag. Det skal beskrives i 4
et notat, hvorledes forskellene er mellem Fælles Sprog 1, God Sag og Fælles Sprog 2, henholdsvis version 1 og 2 (dette udarbejdes af MedComs konsulenter i samarbejde med pilotkommunerne). I Odense Kommune har man købt en ekstra funktionalitet hos Rambøll, så funktionsvurderingen laves af visitator, men funktionsevnen kan der redigeres i af alle også social- og sundhedshjælperne, som kender borgerne bedst. Man kan således både imødekomme det faglige dokumentationsbehov i det daglige arbejde samt imødekomme, at visitator skal dokumentere i forhold til tildeling af ydelser under serviceloven. I CSC Omsorg er det aktuelt sådan, at visitator udfylder funktionsevneskemaet, men plejepersonalet kan arbejde videre med skemaet og fagligt beskrive funktionsevne i forhold til dagligt niveau. Visitator kan altid finde det oprindelige skema. Arbejdsmetoden kræver, at man lokalt i kommunen aftaler, at funktionsevneskemaet anvendes på denne måde. Vi har valgt ikke at gøre skemaet mandatory. Vi laver et notat ved siden af guiden, som beskriver scenarierne for de forskellige leverandører, da det afføder mange spørgsmål. Lars og Jeanette kigger på notaterne i samarbejde med nogle af kommunerepræsentanterne, som ligger inde med viden på området. f. Indlæggelsesrapport ved overflytninger på sygehuset Pilotgruppen mener ikke, at det kan være kommunens opgave at sende indlæggelsesrapport, når sygehusene overflytter patienterne. Det bør være sygehusets egen opgave at sende opdaterede oplysninger med til den nye afdeling. Det foregår forskelligt fra system til system, men der kan være samtykke, man skal tage højde for. Der gives også udtryk for, at der er mange kommuner, der er trætte af at modtage plejeforløbsplan, når patienterne bliver overflyttet. Andre synes det er rart. Efterhånden som regionerne får konsolideret deres EPJ-systemer, bliver det nemmere at håndtere overflytninger og dermed adviser. Man kunne sætte sygehussystemet til ikke at sende indlæggelsesadvis til kommunen, når patienten bliver overflyttet, for kommunen vil jo alligevel få en plejeforløbsplan. Der er ingen grund til at få begge dele. Der er dog mange kommuner, som gerne vil have indlæggelsesadviset også ved overflytning (en ekstra sikkerhed for, at patienten ikke er kommet hjem ved fx forkert registrering). Der er også nogle sygehussystemer, der ikke kan sende en overflytning, hvis patienten også skal overgå til et ambulant forløb. Så skal de afslutte til ambulant forløb. Vi talte lidt om, hvorvidt man kan se forskel på automatisk trigget indlæggelsessvar og et manuelt udfyldt indlæggelsessvar. De fleste kan ikke se det i overskriften, og det vil være en stor fordel at kunne se forskel. Det foreslås at tilføje et ekstra felt, så leverandørerne kan oplyse, hvilke meddelelser der er autogenereret, og hvilke der er sendt manuel. Samtykke håndteres stadig på den måde, at kommunen sender indlæggelsesrapport på alle indlagte borgere, mens sygehuset skal sikre sig patientens samtykke, inden de åbner meddelelserne fra kommunen. g. Afsendelse af melding om færdigbehandling, hvorledes sikres, at der bliver sendt på de indlagte færdigbehandlede, som har en ydelse i kommunen? Der er i Region Hovedstaden ønske om, at plejepersonalet kan foretage færdigbehandlingsregistrering, således at dette vil ske mere tidstro. Det er samtidig væsentligt at få styr på, hvorledes en melding om færdigbehandling sendes af sted om dette sker automatisk, eller om det bliver en manuel arbejdsgang. Man skal også være opmærksom på at gøre arbejdsgangen så enkel som mulig. Der skal kun sendes melding om færdigbehandling på patienter, når patienten reelt er registreret færdigbehandlet og ikke hjemtaget som planlagt og aftalt i samarbejde med kommunen (som ofte vil være 5
aftalt via plejeforløbsplanen). h. Smitterisiko: For 2 år siden blev man enige om, at der ikke var behov for et decideret felt til smitterisiko i indlæggelsesrapporten. Det ligger ikke struktureret i kommunesystemerne, men det var ønskeligt at få et felt til det og en dato for registrering af smitterisiko og en slutdato. Dette medtages som ændringsønske til standarderne. i. Medicin: Det er aftalt, at kommunen kun sender medicinskema med til sygehuset, hvis kommunen enten administrerer eller giver medicin. CSC spørger, hvordan de skal vide, om de skal sende skemaet eller ej. Det håndteres lidt forskelligt hos leverandørerne. Det anbefales, at nå man i EOJ har et medicinansvar, så skal medicindata medsendes. Lovgivningen siger, at hvis man på mindste måde er involveret i medicingivning eller medicinadministration, skal man have overblik over al borgerens medicin i medicinskema i kommunen. Der er i standarden ikke plads til alle de felter, som er i PEM, så vi tilretter standarden, da CSC bruger PEM. Der er en problematik omkring OUH, hvor sygeplejersken ikke må ændre i medicinstatus ved udskrivelse, og lægen har ikke ajourført medicinstatus før udskrivelse. Derfor vil man ikke sende medicinstatus med til kommunen. Samtidig skriver man en medicinliste ud til patienten, så arbejdsgangen bør kunne ajourføres til gældende aftaler i SAMBO. På Sydvestjysk Sygehus har man dog valgt at ændre arbejdsgang, da det er en del af sundhedsaftalen/sambo, at der skal en medicinstatus med til kommunen. j. Indlæggelsesforløb: Der gives udtryk for, at 350 felter er for lidt til en beskrivelse af indlæggelsesforløbet. Vi hæver den til 3500. k. Kommentar til medicin: Feltet er for kort. Det udvides til det dobbelte: 700. l. Melding om færdigbehandling: Region Syddanmark har fravalgt den. Region Nordjylland har ikke besluttet det endnu. Region Hovedstaden vil meget gerne have den, men kunne ønske sig den mulighed, at den blev sendt automatisk af sted fra plejeforløbsplanen, hvor den forventede færdigbehandlingsdato er registreret. Det er dog en kompliceret arbejdsgang, og afsendelse skal være koblet til reel registrering af færdigbehandling i PAS-/EPJ-systemet. Anne er ikke helt klar over, om man vil sende meldingen på alle patienter, der har en kommunal ydelse, eller om man kun vil sende på de patienter, hvor varslingen ikke passer sammen med færdigbehandlingstidspunktet. Det understreges, at der kun skal sendes på de få patienter, som ikke hjemtages til tiden. m. Lokationsnumre: Der er SOR-leverandørmøde medio januar. Leverandørerne mangler en web-servicesnitflade til at trække oplysningerne direkte fra SOR. Flere typer data er fortsat ikke opdateret i SOR, og derfor er SOR-data vanskelige at anvende, men alle leverandører opfordres til at anvende SOR-udtræk frem for manuel opdatering. Ellers skal nogle kommuner i gang med indtastning af rigtig mange sygehuslokationsnumre. Sygehusene/regionerne skal også huske at opdatere, hvilke meddelelsestyper de kan modtage. 7. Guide for hjemmepleje-sygehusstandarderne a. Formål med guides vejledning, som skal tilpasses under pilotprocessen i år 2011 6
b. Hvad skal uddybes, og er der yderligere input til guides deltagerne bedes komme med input! Når man i kommunen udfylder en indlæggelsesrapport manuelt, skal man være opmærksom på, om det skal sendes samme sted hen, som kommunen har fået indlæggelsesadviset fra (hvis patienten er overflyttet). Der er også brug for at kende, hvis borgeren bor på en C/O-adresse. Det kan fremgå af indlæggelsesrapporten, at borgeren midlertidigt bor et andet sted. Det må være folkeregisterkommunen, der skal sørge for at videreformidle oplysningerne. Folkeregisterkommunen skal også betale. 8. Status for leverandørsamarbejdet a. Plan for test af VANS og leverandører Dorthe havde planer om at lave et fælles programmeringsseminar her i efteråret, men leverandørerne arbejder vidt forskelligt og ofte med kompliceret kontekst i eget udviklingsmiljø og i forskellige kadencer, så det er ikke praktisk muligt. Den gode nyhed er, at man er kommet i gang. KMD går foran med VANS-envelope går i test i løbet af december. Test-site er på plads. CSC og Avaleo er klar til test i januar. Rambøll formodentlig i januar. Vi har ikke hørt planerne fra Logica/Cosmic, men dette skyldes formodentlig, at leverandøren afventer en melding fra Region Syddanmark. MedCom havde et godt heldagsarbejdsmøde med CSC i sidste uge både for kommuneog sygehusside. CSC giver udtryk for, at det er enormt vigtigt at få aftalt rettelsesreleases, og at pilotreleasedatoer er kendte, således at alle kan vide, hvilken version der er i drift i pilottesten, og hvilke der er på vej i udviklingsmiljøet. 9. Eventuelt Intet. b. Aftale om kommende proces for test af kommuner og regioner/sygehuse hvad skal der ske hvem gør hvad? Dorthe laver et notat på det. 7