Rekvirent Varemodtagelse på faktura Versionsnummer Dato Forfatter Kommentarer 0.9 12.01.2010 KTH www.progratorgatetrade.com/indfak V.0.9
1. Login... 3 1.1 Personlige forside... 3 2. Bekræft varemodtagelse på faktura uden e ordre... 4 2.1. Behandling af faktura fra forside... 5 2.2. Behandling af faktura... 6 2.3 Kontering på fakturalinjer... 7 2.4 Opsplitte en faktura... 9 2.5 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent... 11 2.6 Færdigbehandling af faktura... 12 2
1. Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.1 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle 3
informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 2. Bekræft varemodtagelse på faktura uden e ordre Varemodtagelse på fakturaer registreres, når der ikke kan forekomme et match mellem en faktura og ordre dannet i IndFak. Fakturaen kan blive sendt til dig som rekvirent fra en fakturafordeler. Hvis din systemadministrator har tilladt autoroutning af faktura, kan fakturaen lande direkte hos dig som referenceperson på fakturaen, dvs. uden om fakturafordeleren. Når du logger ind i IndFak vises dine fakturaer, som afventer varemodtagelse. 4
2.1. Behandling af faktura fra forside 5
2.2. Behandling af faktura Du kan også åbne fakturaen, som ligger på din forside. Du åbner fakturaen ved at klikke på fakturaen. Herefter ses fakturaens indhold. Hvis du ville have sikkerhed for de fakturaer, som du skal behandle, er det en god idé at åbne fakturaerne først. Du har hermed mulighed for at ændre de felter som ikke er korrekte. Du skal være opmærksom på at ikke alle felter er redigerbare. Bl.a. er felter som indeholder beløb ikke redigerbare. 6
Du skal vælge hvilken disponent, som du skal sende fakturaen til. Dette gør du ved, at klikke på rullegardinet ved siden af Disponent. Her vælger du så den aktuelle disponent. Som rekvirent har du mulighed for at angive kontering på fakturaen. I Indfak kan man kontere fakturaer både på headeren og på fakturalinjen. Headerkonteringen er definition for en samlet kontering, som vil gælde for samtlige fakturalinjer på fakturaen, hvis fakturalinjerne ikke er konteret. Dvs. at det til en hver tid er fakturalinjekonteringen, der er den styrende og gældende kontering. 2.3 Kontering på fakturalinjer Du kan vælge at angive konteringen på fakturalinjerne. Dette gøres ved at klikke på ikonet pågældende fakturalinje. ud fra den 7
Fakturalinjen åbnes herefter, og du har mulighed for at påføre linjen kontering og angive en note til fakturalinjen. Når du har angivet din kontering, afslutter du med at klikke på ikonet fakturalinjekontering gemt.. Hermed er din 8
2.4 Opsplitte en faktura Som rekvirent har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Du kan vælge hvor mange linjer fakturaen skal splittes op i. Dette gøres ved at angive antallet i feltet til højre for knappen Split. Klik dernæst på knappen Split. Herefter vises de opsplittede fakturalinjer. Du har nu på samme vis mulighed for at editere hver enkel af de opsplittede fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Se afsnit 2.3. Kontering på fakturalinje. 9
Hermed har du mulighed for påføre kontering og redigere i antallet eller total på hver enkel opsplittet fakturalinje. NB! Ændrer du i antal eller total på de opsplittede fakturalinjer, skal summeringen til slut give det samme antal og total, som står på den oprindelige fakturalinje. Husk at afsluttet ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine opsplittede fakturalinjer skal du afslutte med knappen Gem. Vil du derimod annullere fakturasplittet, skal du klikke på knappen Fortryd. Du returneres nu til forrige skærmbillede af fakturaen, hvor du kan se din fakturalinje er opsplittet i x antal fakturalinjer. 10
2.5 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Du kan vælge at sende dine fakturalinjer til forskellige disponenter i IndFak. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Bemærk at du kun kan vælge de disponenter, der har prokura til at godkende beløbet, som fakturalinjen lyder på. Du har nu mulighed for at angive en disponent på fakturalinjen. Klik i feltet Disponent og vælg den ønskede disponent. Du behøver nødvendigvis ikke angive en disponent på hver enkel fakturalinje.når du har valgt en disponent, skal du afslutte ved at klikke på ikonet. NB! Selv om du har valgt en disponent på en fakturalinje, skal du også huske at vælge en disponent på fakturahovedet angivet med et blåt felt. 11
2.6 Færdigbehandling af faktura Når du har angivet en eller flere disponenter på fakturaen, skal du bekræfte varemodtagelsen på fakturaen. Dette gøres ved at klikke på knappen Bekræft varemodtagelse. Hermed sendes fakturaen til disponenterne. Du modtager en bekræftelse i IndFak på at din faktura er videresendt til en eller flere disponenter. 12