IndFak Fakturafordeler manual

Transkript

1 IndFak Fakturafordeler manual

2 IndFak Fakturafordeler manual Fakturafordelers arbejdsopgaver Indledende forklaring til IndFak Indkøbsprocessen Varemodtagelse Fakturaprocessen Opsamling Login Personlige forside Hurtig menu Personlige indstillinger Opsætning Automatisk kontering Skift adgangskode E mail notifikationer Søge dokumenter Søg ordre Søg faktura Søg kreditnota Søg fritekst Søg kontoudtog Søg udlæg Ny faktura i IndFak Fremsøge fakturaer Faktura status Behandling af søgeresultat Åbn faktura Gennemgå faktura Faktura hoved Fakturalinier Forsendelses muligheder Kvittering Kontering på fakturalinier

3 3.6 Kontering på flere fakturalinier Opsplitte en faktura Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Konverter faktura og sammenlægning af fakturalinier Behandling af faktura match fejlet Oprette et ny dokument manuelt Udfyld fakturalinier Udfyld faktura hoved og faktura tillægsoplysninger Omkontering af en faktura Find faktura som omkonteres Behandle den nye faktura Genåbning af en afvist faktura Find afvist faktura og genåbn Kreditnota Fremsøge kreditnota Kreditnota status Gennemgå kreditnota Rediger kreditnota Tilknyt faktura til kreditnota Påmindelse Behandle en rykker

4 1. Fakturafordelers arbejdsopgaver I IndFak er det din opgave som fakturafordeler, at have overblikket over alle indkomne fakturaer, herunder hvilke fakturaer der matcher med en ordre, og hvilke der skal behandles manuelt. En fakturafordeler kan vha. søgefunktionen se status for ordrer, fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog og rykkere samt videresende de enkelte dokumenter til den rettee modtager. Som fakturafordeler er dine primære opgaver: 1. Behandle nye dokumenter i Indfak og fordele disse til rette personer. 2. Overvåge fakturaer og kreditnotaer som afventer behandling af en anden person i IndFak. Denne manual vil gennemgå de opgaver som en fakturafordeler skal udføre i IndFak. 1.1 Indledende forklaring til IndFak Velkommen til IndFak! Du skal nu til at anvende IndFak, som et redskab til at løse nogle af dine arbejdsopgaver. IndFak anvendes primært til at håndtere Statens elektroniske indkøb og fakturahåndtering. For at du kan opnå den største forståelse for IndFak, vil dette indledende afsnit forsøge at forklare, hvordan IndFak fungerer; set fra et helikopterperspektiv. IndFak er et system, som er bygget op om nogle fastlagte processer, hvor der indgår nogle roller. En rolle tildeles en bruger, for at denne kan udføre en del af processen. En rolle fx en indkøber rolle giver altså brugeren rettigheder til at udføre nogle fastdefinerede opgaver. Det er muligt for en bruger at få tildelt flere roller, og brugeren kan såledess udføre fleree opgaver. I de nedenstående afsnit vil indkøb og fakturahåndterings processerne i IndFak forklares ud fra et overordnet perspektiv Indkøbsprocessen I IndFak er det muligt at afsende en ordre til leverandøren. Inden ordren afsendes, så vil en række roller skulle ind over. Det ser derfor sådan ud: En bruger med rollen rekvirent har et behov. Rekvirenten opretter en rekvisition og sender den til en indkøber. En bruger med rollen indkøber behandler rekvisitionen og det er nu brugerens prokura, som afgør om rekvisitionen skal sendes til leverandøren eller om den skal godkendes af en bruger med rollen disponent. Der behøver altså ikke være en bruger med disponent rolle inde over en rekvisition. 4

5 n brugeren selv s oprette rrekvisitionen n, behandle Hvis en brugger har rollerne rekvirent og indkøber, så kan den og ladee sin prokura afgøre om rekvisitionen r n sendes til le everandøren n eller om deen skal godke endes af en bruger med d rollen disp ponent. Brugeren skal have rollerne rekvirent og indkøbeer fordi rekvvirent rollen udtrykker, hvem h der har behovet Varremodtag gelse Når den afsendte ordre modtages, så s er det vigttigt at varem modtagelsen registreres i IndFak. Da det d var m rollen reekvirent som m havde beh hovet, så vil det d også værre denne bru uger, som skal registrere brugeren med varemodtaggelsen i IndFak. Da det ikkke altid er brugeren med d rollen rekkvirent, som m forestår varemodtaggelsen, så er det også mu uligt for en bruger b med rollen varem modtager att registrere varemodtaggelsen i IndFak. Det er viggtigt for faktturaprocesse en, at ordren n er registreret som varem modtaget i IndFak Fak kturaproccessen I IndFak vil en e faktura fo orsøge at maatche med deen varemodttagne ordre. Hvis fakturaa og ordre matcher med hinanden ogg der ikke err nogen diffeerence mellem ordre og faktura, f så kaan fakturaen n autogodken ndes og sendes til bogføring i Naavision. Såfreemt der er en difference mellem ordre og fakturaa, så kan faktturaen ikke autogodken ndes, men skkal manuelt godkendes g af en bruger med m dispon nent rollen. Hvis en ordre ikke er afggivet i IndFakk, men fx oveer telefonen, så kan fakturaen ikke fiinde ordren i IndFak, og der kan derrfor ikke skab bes et match h mellem fakttura og ordre. Fakturaen n skal derfor behandles med m følgende ro oller: En bruger med m rollen FFakturafordeeler vil findee den modtaggne faktura i IndFak, og vvideresende den til en bruger med d rollen rekvvirent. Bruggeren med ro ollen rekvire ent vil skullee bekræfte vvaremodtage elsen på fakturaen, og o sende den n videre til en bruger meed rollen dissponent, som skal godkeende fakturaaen inden den bogførees i Navision. 5

6 1.1.4 Opsamling Formålet med ovenstående afsnit har været at give et overordnet indblik i hvordan IndFak fungerer. Hvis du ønsker en mere udtømmende forklaring af den enkelte brugers arbejdsopgaver og muligheder i IndFak, så henvises der til brugermanualen for den enkelte rolle. 1.2 Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.3 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du 6

7 mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt Hurtig menu I IndFak har du også mulighed for at anvende en hurtig menu fra din personlige forside. Med hurtigmenuen har du mulighed for at behandle et dokument uden at åbne det. Du skal eksempelvis blot markere ordren i venstre side og herefter klikke på en relevant knap i hurtig menuen. Du skal være opmærksom på, at det ikke er alle knapper i hurtig menuen, der er relevante for det dokument, som du skal behandle. NB: Det anbefales naturligvis, at du gennemgår dokumentet inden du videresender det. 1.4 Personlige indstillinger Hvis du klikker på indstillinger, vil du få mulighed for at tilrette de personlige indstillinger. Som skærmbilledet viser, har du 4 faner under indstillinger: 1. Opsætning 2. Automatisk kontering 3. Skift adgangskode 4. E mail notifikationer 7

8 1.4.1 Opsætning Hvis du fx skal på ferie, og du ønsker at en kollega skal varetage dine opgaver, så kan du her vælge din kollega som stedfortræder. Som stedfortræder kan en anden person overtage dine roller i Indfak. Det vil blive registreret på dokumentet, at det er din stedfortræder, som har udført opgaven. Din stedfortræder vil ligeledes modtage alle dine E mail notifikationer. Du har også mulighed for at ændre sprog. Her kan du vælge imellem dansk, engelsk, norsk og svensk. Nederst i skærmbilledet kan du vælge en standardadresse, som automatisk vil blive påført, hvis du opretter en rekvisition eller ordre Automatisk kontering Under fanen Automatisk kontering har du mulighed for at opsætte en standard kontering, som vil blive påført på de dokumenter, som du opretter eller får tilsendt, såfremt en kollega ikke allerede har udfyldt konteringsfeltet. På billedet vil du opleve, at enkelte felter er Låst for editering. Dette skyldes, at systemadministratoren har valgt, at du ikke må anføre en standard kontering for den pågældende dimension. Du kan således opleve, at alle felter er Låst for editering. NB: Du skal være opmærksom på, at opsætter du Automatisk kontering, så vil værdierne blive påført på linjekonteringen. Det kan have konsekvens, hvis ikke alle obligatoriske felter kan udfyldes. Det skyldes, at når linje kontering er påbegyndt, så skal den færdig udfyldes. 8

9 1.4.3 Skift adgangskode Du har altid mulighed for, at ændre din adgangskode til IndFak under fanen Skift adgangskode. Du skal huske på, at adgangskode til IndFak skal indeholde både store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. NB: Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren E mail notifikationer I IndFak er det muligt at opsætte specifikt hvilke E mail notifikationer, du ønsker at modtage, såfremt systemadministratoren tillader det. På billedet ses det ved, at brugeren kun har mulighed for at redigere i et felt. Såfremt du ikke ønsker, at modtage nogle af de E mail notifikationer, som du er opsat til at modtage, skal du kontakte din systemadministrator og bede denne om at fravælge dette for dig. I feltet E mailadresse skal du anføre den adresse, som du ønsker at modtage dine mails på. 2. Søge dokumenter Under Søgning i navigeringsbaren øverst i skærmbilledet har du mulighed for, at søge efter dokumenter IndFak. Det kan fx være en faktura eller en ordre, som du tidligere har behandlet. Det er muligt for systemadministratoren at afgøre, om du skal have mulighed for at søge efter dokumenter, som dine kollegaer har behandlet. 9

10 2.1 Søg ordre I Søg ordre kan du søge efter et specifikt ordrenummer. Du kan også forsøge at fremsøge ordren ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Du har også mulighed for at vælge, om du vil søge efter en ordre, som er ikke disponerede, hvilket betyder, at en disponent ikke har godkendt ordren, inden den er sendt til leverandøren. Ligeledes har du mulighed for, at vælge om du kun ønsker at søge på ordrer, som kun er oprettet af dig. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.2 Søg faktura I Søg faktura/ordre kan du søge efter et specifikt faktura eller kreditnotanummer. Du kan også forsøge, at fremsøge dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. I feltet Fakturatotal inkl. moms har du mulighed for at søge efter beløbet på en faktura. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 10

11 2.4 Søg kreditnota I Søg kreditnota kan du søge efter et specifikt kreditnotanummer. Du kan også forsøge, at finde dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Hvis du sætter flueben i Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.4 Søg fritekst Under fanen Søg fritekst kan du søge på indhold i fx ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Hvis du fx blot husker enkelte dele af indholdet i en fakturalinje, kan du indtaste det i Søg fritekst feltet og på den måde finde frem til det ønskede dokument. Du har mulighed for at begrænse dit søgeresultat ved at vælge, hvilken dokumenttype du ønsker at søge efter fx en faktura. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har indtastet. 2.5 Søg kontoudtog 11

12 Under fanen Søg kontoudtog har du mulighed for at søge efter kontoudtog. Du kan fx søge på kontoudtogsnummeret eller også blot vælge et datointerval, som du ved at kontoudtoget er modtaget indenfor. 2.6 Søg udlæg I Søg udlæg kan du søge efter udlæg, som du tidligere har oprettet. Vælg et datointerval, som udlægget er oprettet indenfor, og søg evt. også efter den rekvirent som har oprettet udlægget. 3. Ny faktura i IndFak I IndFak modtages en elektronisk faktura på et EAN nummer. EAN nummeret kan sammenlignes med en adresse, hvor den elektroniske faktura afleveres. Som fakturafordeler er en af dine primære opgaver, at overvåge adressen for nye fakturaer, behandle dem og sørge for de bliver videresendt til den korrekte modtager. Når en faktura modtages i IndFak er der flere faktorer, som afgør hvor i jeres organisationsenhed, fakturaen lander. Når en faktura modtages i IndFak, så vil den gennemgå nedenstående validering i nævnte rækkefølge. 1. Fakturaen indeholder et ordrenummer Hvis leverandøren har angivet et ordrenummer på fakturaen, så vil fakturaen altid forsøge at blive matchen med ordre. Hvis ordre og faktura stemmer overens, så kan fakturaen blive autogodkendt og sendt til betaling. Hvis ordre og faktura ikke stemmer overens, så vil fakturaen blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter fakturaen og videresende den til rette person. 2. Fakturaen har en reference person Hvis leverandøren har angivet en reference person på fakturaen, så vil fakturaen forsøge at finde referenceperson i IndFak, og dermed sendes direkte til bruger. 3. Der er udpeget en standard fakturafordeler Hvis der er udpeget en standard fakturafordeler, så vil fakturaer, som ikke opfylder et af de to ovenstående kriterier, blive sendt direkte til standard fakturafordeler og lande på dennes forside. 4. Ingen af ovenstående kriterier er opfyldt Hvis ingen af ovenstående krav er opfyldt, så vil fakturaen blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter fakturaen og videresende den til rette person. 12

13 3.1 Fremsøge fakturaer I IndFak er dokument søgefunktionen et vigtigt arbejdsredskab for fakturafordeleren. Du skal bruge søge funktionen til at finde nye fakturaer og kreditnotaer, samt anvende søgefunktionen til at overvåge, om fakturaer og kreditnota blive behandlet af de øvrige brugere eller blot ligger afventede. Under Søg faktura/ordre kan du søge nye fakturaer frem. Du har følgende muligheder for at sikre, at dit søgeresultat bliver mest mulig præcist. Som udgangspunkt anbefales det, at du anvender flest mulige søgekriterier i din søgning. Herved sikres den hurtigste og meste præcise søgning. I Nedenstående gennemgås, hvordan du kan bruge søgekriterierne. Faktura nummer I feltet kan du indtaste et faktura eller ordrenummer. Som fakturafordeler kender du typisk ikke nummeret, og feltet er derfor ikke så relevant. Hvis du kender fakturanummeret eller en del af det, så anbefales det, at du indtaster det. Leverandør Vælg en leverandør fra listen. Listen opdateres ved stamdata overføres fra Navision. Organisation Vælg en organisationsenhed fra listen. Som udgangspunkt vil nye fakturaer kun modtages i en organisationsenhed, og den kan du med fordel vælge når du søger nye fakturaer frem. I organisationssøgefeltet kan du også have mulighed for, at vælge andre organisationsenheder. Gem søgeindstillinger Ved at afkrydse feltet vil dine seneste søgekriterier gemmes. Fakturastatus Til at søge nye fakturaer og overvåge fakturabehandling hos andre brugere, er Faktura status et meget anvendeligt redskab. Det anbefales at du lærer de forskellige status at kende, for at kunne udføre dine fakturafordeler opgaver bedste muligt. Ordrestatus I søgning på faktura bør du ikke anvende ordrestatus. Fakturatotal inkl. Moms Hvis du kender fakturatotalen inkl. Moms. Datointerval Brug datointervallet til at begrænse dit søgeresultat samt opnå hurtigere søgning. Bemærk at datointervallet tager udgangspunkt i fakturadato, og ikke den dag fakturaen er modtaget i IndFak. 13

14 3.1.1 Faktura status I det tidligere afsnit blev det pointeret, at du som fakturafordeler har stor fordel af at kende de forskellige fakturastatusbetegnelser, til at fremsøge nye fakturaer samt de fakturaer, som afventer behandling hos en bruger. Nedenstående beskriver nye fakturaer, og de som afventer behandling. Faktura uden ordre modtaget En ny elektronisk faktura, som ikke kan matches med en ordre i IndFak. Fuldt varemodtaget Varemodtaget af rekvirent. Afventer godkendelse hos en Disponent. Afventer modtagelse uden ordre Afventer varemodtagelse af Rekvirent. Afventer modtagelse med ordre En faktura med et ordrenummer, som er registreret i IndFak, men hvor ordren ikke er varemodtaget. Mangler modtagelse Hvis fakturaen er sendt tilbage til Fakturafordeler fra Rekvirent. Mangler godkendelse Hvis faktura er sendt tilbage til Fakturafordeler fra Disponent. Afventer behandling Hvis en faktura er sendt retur til en Rekvirent fra en Fakturafordeler for fornyet varemodtagelse. Faktura afvist Hvis en faktura er afvist. Der kan være bestilt en kreditnota til den afviste faktura. Faktura godkendt Fakturaen er godkendt af en disponent og sendt til Navision Faktura automatisk godkendt Hvis er faktura er matchet med en ordre og overholder matchkriterier. Fakturaen er sendt til Navision. Faktura match fejlet Faktura kan ikke matches mod forudgående ordre i systemet. NB: Det er vigtigt at Fakturafordeler søger på denne status ofte, og får fakturaen sendt til en Disponent. NB: Det er vigtigt at Fakturafordeler søger på denne status ofte, og får fakturaen sendt til en Disponent. Faktura matchet Hvis din systemadministrator ikke tillader automatch, så vil fakturaen matche ordren, men ikke blive automatisk godkendt. Omkontering til godkendelse Hvis en faktura tidligere har været godkendt, men er blevet omkonteret og afventer ny godkendelse hos en Disponent. Manuelt oprettet Hvis en faktura er konverteret til en manuel, skifter kopien status til Manuelt oprettet Overført til manuel Den originale faktura/kreditnota, som er konverteret til en manuel. 14

15 Kladde Hvis en faktura er manuelt oprettet og ligger gemt hos en fakturafordeler. 3.2 Behandling af søgeresultat Når dit søge resultat er fremkommet, så har du mulighed for at sortere efter de forskellige overskrifter fx leverandør eller fakturatotal. Som tidligere benævnt, så anbefales det at gøre søgeresultatet mindst muligt, ved at anvende søgekriterierne. Herved undgår du også, at skulle anvende sorteringen i høj grad. Yderst i højre side af søgeresultatet kan du se et lille ikon, som betyder der ikke er betalings fra informationer tilgængelige i IndFak. I IndFak bliver fakturaerne opdateret med betalingsoplysninger Navision. Du kan finde følgende betalingsstatus ikoner: Ikke betalt Delvist betalt Helt betalt Ingen betalingsinformation tilgængelig 15

16 3.3 Åbn faktura Når du åbner en faktura har du følgende muligheder: Tilknyt ordre Det er muligt at tilknytte et ordrenummer til fakturaen. Indtast ordrenummeret i feltet og klik Tilknyt ordre. Kender IndFak ordre nummeret vil ordren blive matchet med fakturaen. Tilknyt kontraktnummer Det er muligt at tilknytte et kontraktnummer til fakturaen. Indtast kontraktnummeret i feltet og klik Tilknyt kontrakt nummer. Kender IndFak kontraktnummeret vil kontrakten blive matchet med fakturaen. Send til en anden organisation Når en ny faktura modtages i IndFak, så er der muligt at sende den til anden organisationsenhed. Typisk vil der være flere underafdelinger til din organisationsenhed, som du har mulighed for at flytte fakturaen til, så du sende den til den korrekte modtager. Konverter til manuel I IndFak er det muligt at konverter en faktura til manuel. Konverteringen gør det muligt at redigere i fakturaen og bl.a. sammenlægge fakturalinierne. Når du konvertere fakturaen til en manuel vil der blive oprettet en kopi af den originale faktura og kopien vil få et andet fakturanavn. Afvis faktura Når en faktura afvises vil den ændre status til faktura afvist. Når det klikkes på Afvis faktura vil du 16

17 blive bedt om at kontakte leverandøren eller skrive en besked til leverandøren. Hvorvidt du selv skal kontakte leverandøren, eller om IndFak kan sende en besked afhænger af leverandørens opsætning, og om leverandøren har mulighed for at modtage et svar fra IndFak. Rediger Klik Rediger i fakturaen for at viderebehandle fakturaen. 3.4 Gennemgå faktura Når du har klikket Rediger, så skal du gennemgå fakturaen, og herudfra afgøre hvem den skal sendes videre til. Du kan opdele gennemgangen af fakturaen i tre dele: Faktura hovedet: I faktura hovedet som er den øverste del af fakturaen, finder du generelle informationer om fakturaen. Faktura linier: På fakturalinjerne har du bl.a. mulighed for at redigere og opsplitte. Behandlingsmuligheder Hvordan fakturaen skal videre behandles. Fx afvises eller sendes til en rekvirent. Du kan læse mere om hvordan en faktura gennemgås i de kommende afsnit Faktura hoved Du skal som fakturafordeler være opmærksom på, at følgende når du gennemgår den øverste del af en faktura, faktura hovedet. 17

18 Rekvirent Vælg en bruger med rekvirent rolle, som kan bekræfte varemodtagelsen på fakturaen. Vis elektroniske format Det er muligt at se den elektroniske original. Kommentar: I kommentarfeltet kan du påføre en kommentar. Historik: I historik feltet har du mulighed for at se, hvor fakturaen tidligere har været. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan udfyldes af fakturafordeler, rekvirent og disponent Fakturalinier På fakturalinierne skal du være opmærksom på hvad, der bliver faktureret for. På den enkelte fakturalinie har du mulighed for, at påføre en liniekontering og en liniedisponent. Ligeledes har du mulighed for, at opsplitte den enkelte fakturalinie i flere underlinier. Se hvordan i de kommende afsnit. Hvis der er angivet et ikon ud for linien betyder det, at der er påført en kontering på linien Forsendelses muligheder Når du modtager en faktura, så har du flere forsendelses muligheder. Send til varemodtagelse Når fakturaen er færdigbehandlet og korrekt, så klik på Send til Varemodtagelse for at sende fakturaen videre til en rekvirent. Gem faktura Du har mulighed for, at gemme en fakturaen på din personlige forside, imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. 18

19 3.4.4 Kvittering Når du har sendt en faktura til varemodtagelse hos en rekvirent, så vil du modtage en bekræftelse på at fakturaen er videresendt. Du har altid mulighed for, at finde fakturaen på et senere tidspunkt i IndFak ved hjælp af søgefunktionen. 3.5 Kontering på fakturalinier Du kan vælge at angive konteringen på fakturalinierne. Dette gøres ved at klikke på ikonet pågældende fakturalinie. ud fra den Fakturalinien åbnes herefter, og du har mulighed for at påføre liniekontering og angive en note til fakturalinien. 19

20 Når du har angivet din kontering, afslutter du med at klikke på ikonet kontering gemt.. Hermed er din fakturalinie 3.6 Kontering på flere fakturalinier I IndFak er det muligt for fakturafordeler, at påføre en kontering på fleree fakturalinier på en gang. Klik på Konter flere linier Et konteringsfelt åbnes under fakturalinierne. Marker de linier, som du ønsker, at konteringen skal gælde for. Vælg herefter den ønskede kontering, og klik slutteligt på Gem kontering på valgte linier 3.7 Opsplitte en faktura 20

21 Som fakturafordeler har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Du kan vælge hvor mange linier fakturaen skal splittes op i. Dette gøres ved at angive antallet i feltet til højre for knappen Split. Klik dernæst på knappen Split. Herefter vises de opsplittede fakturalinier. Du har nu på samme vis mulighed for at editeree hver enkel af de opsplittede fakturalinjer. Dettee gøres ved at klikke på ikonet. Se afsnit: 7.3. Kontering på fakturalinie. Hermed har du mulighed for at påføre kontering og redigeree i antallet eller total på hver enkel opsplittet fakturalinie. NB! Ændrerr du i antal eller total på de opsplittede fakturalinjer, skal summeringen til slut give det samme antal og total, som står på den oprindelige fakturalinje. 21

22 Husk at afsluttet ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine opsplittede fakturalinjer skal du afslutte med knappen Gem. Vil du derimodd annullere fakturasplitte et, skal du klikke på knappen Fortryd. Du returneres nu til forrige skærmbillede af fakturaen, hvor du kan se din fakturalinie er opsplittet i x antal fakturalinjer. 3.8 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Du kan vælge at sende dine fakturalinier til forskellige disponenter i IndFak. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Bemærk at du kun kan vælge de disponenter, der har prokura til at godkende beløbet, som fakturalinjen lyder på. Du har nu mulighed for at angive en disponent på fakturalinjen. Klik i feltet Disponent og vælg den ønskede disponent. Du behøver ikke nødvendigvis at angive en disponent på hver enkel fakturalinie. Når du har valgt en disponent, skal du afslutte ved at klikke på ikonet. Når du godkender fakturaen, så vil de fakturalinier, hvor der er valgt en disponent blive sendt videre til godkendelse hos disse/ dem. 222

23 3.9 Konverter faktura og sammenlægning af fakturalinier I IndFak har du mulighed for at sammenlægge fakturalinier og herved sikrer en mere effektiv fakturahåndtering. Du har kun mulighed for at sammenlægge fakturalinier, hvis du har konverteret fakturaen til en manuel faktura. Dvs. at du ikke kan sammenlægge fakturalinier på det oprindelige fakturadokument, men kun på den manuelle udgave. Vi vil nu gennemgå, hvordan det er muligt, at konverter en faktura til manuel og herefter sammenlægge fakturalinier. Når du behandler en faktura, så vil du have mulighed for, at konverterer fakturaen til en manuel. Når du konverterer fakturaen, så vil nummeret på den originale faktura bliver markeret med stjerner: ** fakturanummer **. Markeringen fortæller at fakturaen er konverteret til manuel faktura, og du skal derfor ikke længere behandle dette dokument. Den nye manuelle faktura tilføjes som et faneblad øverst på fakturaen og vil blive tildelt samme nummer, som den originale faktura. Fanebladenes navne er Faktura for den originale faktura Kopi for den nye faktura. 23

24 Når du har klikket på Konverter til manuel så vil ovenstående skærmbillede fremkomme. Her skal du være opmærksom på følgende: Dokument faner Når du har konverteret en faktura til manuel, så vil den manuelle faktura blive oprettet som en kopi af den originale faktura. Du har fortsat mulighed for at se den originale faktura ved at vælge fanen Faktura. Den aktive fane er den aktive. 24

25 Betalingsdato Angiv en betalingsdato. Brug evt. kalenderen til hjælp. Fakturatotal Moms På den manuelle faktura har du mulighed for at redigere i fakturalinjerne, og dermed også i antal og beløb. Såfremt du ændret i en parameter, som medfører en ændring for den samlede fakturatotal, så skal du huske at anføre total beløbet inklusiv moms i feltet Fakturatotal moms. Faktura tillægsoplysninger Du har mulighed for at anføre kreditorens betalingsoplysninger i Faktura tillægsoplysninger. Som udgangspunkt bør de oplysninger være registreret i Navision. Ny fakturalinje På den manuelle faktura har du mulighed for at tilføje ekstra fakturalinjer. Udfyld linjen med de påkrævede oplysninger, og klik på for at gemme ændringerne. Som udgangspunkt vil linje være åbn. Ønsker du derfor ikke at tilføje en ekstra linje, så skal du klikke for at annullere linje tilføjelsen. Når du har gemt eller annulleret linje ændringen på den manuelle faktura, så vil fakturalinje feltet vises med ovenstående muligheder. Hvis du klikke på Sammenlæg linjer, så vil du sammenlægge samtlige linjer på fakturaen Behandling af faktura match fejlet Såfremt en faktura med et ordre nummer ikke kan autogodkendes i IndFak, vil fakturaen fejle og få status Faktura match fejlet. Som fakturafordeler er det din opgave, at sikrer at disse fakturaer, bliver videre sendt til den rigtige Disponent. Vælg derfor fakturamatch fejlet i fakturastatus, og søg. Vælg de 25

26 fakturaer, som ikke i forvejen ligger hos en disponent, og send fakturaen til den rigtige disponent for manuel godkendelse. Du skal være særlig opmærksom på de fakturaer, som ikke ligger hos en bruger. 4. Oprette et ny dokument manuelt I IndFak er det muligt at oprette en elektronisk faktura og kreditnota manuelt. I tilfælde af at I modtager en papir faktura fra en udenlandsk leverandør, så kan du indtaste den og manuelt omdanne den til en elektronisk faktura. I den øverste menubar, skal du vælge du vælge Ny faktura. NB: Nedenstående gennemgang vil blive vist med en faktura, men proceduren er den samme for en kreditnota. 26

27 4.1 Udfyld fakturalinier Udfyld alle obligatoriske felter markeret med blåt, samt evt. valg af Disponent og liniekontering. Når linien er færdigudfyldt, så skal du klikke på ikonet for at gemme. Ved at klikke på Tilføj linie kan du påføre endnu en fakturalinie. Når du er færdig med at tilføje linier skal du klikke på Næste>> for at viderebehandle fakturaen. 4.2 Udfyld faktura hoved og faktura tillægsoplysninger Du skal som minimum udfylde alle obligatoriske felter markeret med blåt. Derudover kan du selv bestemme, hvilke felter du finder relevante. Hvis leverandøren er kendt i Navision, kan du finde denne i leverandørlisten. Herved undgår du skal skulle taste Leverandør CVR nr. Når du er færdig med fakturahovedet, så skal du udfylde Faktura tillægsoplysninger. 27

28 NB: På en kreditnota har du både mulighed for at vælge en Rekvirent og en Disponent. Du kan på en kreditnota nøjes med kun at vælge en Disponent. I Faktura tillægsoplysninger skal du udfylde leverandørens betalingsoplysninger. Som minimum skal de obligatoriske felter med blåt udfyldes. Du skal være opmærksom på, at din Systemadministrator kan slå Faktura tillægsoplysninger fra, og området vil derfor ikke være synligt for dig. Når fakturaen er færdig udfyldt, så klik Næste>> for at komme videre. Her vil du have mulighed for at gennemgå fakturaen en sidste gang inden du videresender. Klik på Send til rekvirent, og fakturaen vil blive sendt til rekvirenten for varemodtagelse. 5. Omkontering af en faktura I IndFak er det muligt at omkontere en faktura, som er godkendt og dermed sendt videre til betaling. Det kan være nødvendigt, at omkontere en faktura, hvis konteringen på den fakturaen er forkert, og er blevet afvist i Navision. Du har kun mulighed for at omkontere en faktura, som er godkendt i IndFak. NB: Det er muligt for systemadministratoren at opsætte, at der automatisk afsendes en kreditnota til Navision for den faktura, som skal omkonteres. 5.1 Find faktura som omkonteres Anvend Søg faktura/ordre til at finde den faktura, som du ønsker at omkontere. Vælg Omkonter på den fremsøgte faktura. Den nye faktura vil oprettes. Den oprindelige faktura vil skifte status til Omkonteret faktura. Den nye faktura har fået nyt fakturanummer. 28

29 5.2 Behandle den nye faktura På den nye faktura skal du ændre de nødvendige konteringsoplysninger. Når du har indtastet de korrekte konteringsoplysninger skal du klikke Send til godkendelse for at sende den omkonterede faktura til godkendelse hos den oprindelige disponent. 6. Genåbning af en afvist faktura Der er i forrige afsnit blevet belyst, at du har mulighed for at afvise en faktura, hvis du mener, at der er fejl på fakturaen. Når du afviser en faktura, så vil den skifte status til Faktura afvist. Da du afviste fakturaen, kontaktede du også leverandøren og bad evt. denne sender en kreditnota, som kan udligne hele eller en del af fakturaen. 29

30 6.1 Find afvist faktura og genåbn Anvend Søg faktura/ordre til at finde den faktura, som du ønsker at genåbne. Du kan også med fordel søge på faktura status Faktura afvist. Klik Genåbn for at genåbne fakturaen. 7. Kreditnota Når en kreditnota modtages i IndFak er der flere faktorer, som afgør hvor i jeres organisationsenhed den lander. Kreditnotaen vil gennemgå nedenstående validering i nævnte rækkefølge når den komme til IndFak. 1. Kreditnota indeholder et fakturanummer Hvis leverandøren har angivet et fakturanummer på kreditnotaen, så vil kreditnotaen altid forsøge at blive matchet med fakturaen. Hvis kreditnota og faktura stemmer overens, så kan kreditnotaen blive autogodkendt og sendt til behandling. Hvis kreditnotaen og faktura ikke stemmer overens, så 30

31 kan det ske fakturaen blot lander i systemet, og du skal derfor søge efter kreditnotaen og videresende den til rette person. 2. Kreditnota har en reference person Hvis leverandøren har angivet en reference person, så vil kreditnotaen forsøge at finde referenceperson, og dermed sendes direkte til bruger. 3. Der er udpeget en standard fakturafordeler Hvis der er udpeget en standard fakturafordeler, så vil kreditnotaen, som ikke opfylder et af de to ovenstående kriterier, blive sendt direkte til standard fakturafordeler og lande på dennes forside. 4. Ingen af ovenstående kriterier er opfyldt Hvis ingen af ovenstående krav er opfyldt, så vil kreditnotaen blot lande i systemet, og du skal derfor søge efter kreditnotaen og videresende den til rette person. 7.1 Fremsøge kreditnota På samme måde, som søgning efter faktura kan du under Søg kreditnota søge kreditnotaer frem. For at sikrer at dit søgeresultat bliver mest muligt præcist anbefales det, at du anvender flest mulige søgekriterier i din søgning. Herved sikres den hurtigste og meste præcise søgning. Kreditnotanummer I feltet kan du indtaste et kreditnotanummer. Hvis du kender nummeret eller en del af det, så anbefales det, at du indtaster det. Leverandør Vælg en leverandør fra listen. Listen opdateres ved stamdata overføres fra Navision. Organisation Vælg en organisationsenhed fra listen. Som udgangspunkt vil nye fakturaer kun modtages i en organisationsenhed, og den kan du med fordel vælge når du søger nye fakturaer frem. I organisationssøgefeltet kan du også have mulighed for, at vælge andre organisationsenheder. Gem søgeindstillinger Ved at afkrydse feltet vil dine seneste søgekriterier gemmes. Kreditnotastatus Til at søge nye kreditnotaer og overvåge kreditnotabehandling hos andre brugere, er Kreditnotastatus et meget anvendeligt redskab. Det anbefales at du lærer de forskellige status at kende, for at kunne udføre dine fakturafordeler opgaver bedste muligt. Datointerval Brug datointervallet til at begrænse dit søgeresultat samt opnå hurtigere søgning. Bemærk at 31

32 datointervallet tager udgangspunkt i kreditnota dato, og ikke den dag kreditnotaen er modtaget i IndFak Kreditnota status Kreditnota uden faktura En ny elektronisk kreditnota, som ikke kan matches med en faktura i IndFak. Afventer modtagelse uden ordre En kreditnota som ligger hos en rekvirent og afventer accept Kreditnota omkonteret En kreditnota som er blev Kreditnota afvist Kreditnota, som er afvist af en Rekvirent eller Disponent. Der kan være bestilt en ny kreditnota. Kreditnota matchet Hvis kreditnotaen er matchet medfakturaen, men ikke blevet automatisk godkendt. NB: Det er vigtigt at Fakturafordeler søger på denne status ofte, og får fakturaen sendt til en Disponent. Kreditnota til godkendelse Afventer godkendelse hos en Disponent. Kreditnota godkendt En kreditnota som er godkendt. Kreditnota omkontering til godkendelse Hvis en kreditnota tidligere har været godkendt, men er blevet omkonteret og afventer ny godkendelse hos en Disponent. Mangler godkendelse En kreditnota som en disponent har sendt tilbage til fakturafordeler. Mangler godkendelse af omkontering En omkonteret faktura som disponenten har returneret til fakturafordeler. Mangler modtagelse En kreditnota som en rekvirent har returneret til fakturafordeler Overført til manuel En kreditnota som er blevet overført til en manuel kreditnota Kladde En manuelt oprettet kreditnota som er gemt på fakturafordelers forside. 7.2 Gennemgå kreditnota Når du åbner en Kreditnota, skal du gennemse og herudfra afgøre, hvorvidt du kan godkende den. Du kan opdele gennemgangen af Kreditnotaen i tre dele: Kreditnota hoved: I Kreditnota hovedet, som er den øverste del af Kreditnotaen finder du generelle informationer om Kreditnotaen. Kreditnotalinier 32

33 Behandlingsmuligheder: Hvordan kreditnotaen skal videre behandles. Fx sendes til en rekvirent. Tilknyt faktura I IndFak har du mulighed for at tilknytte en kreditnota til en faktura og herved skabe en reference mellem faktura og kreditnota. Du får på denne måde mulighed for at sammenligne faktura og kreditnota. I feltet indtaster du fakturanummeret og herefter klikker du Tilknyt faktura. Vis elektroniske original Det er muligt at se den elektroniske original. Send til anden organisation Det er muligt at sende fakturaen til en anden organisatorisk enhed. Det kan være anvendeligt, såfremt fakturaen er modtaget i en forkert afdeling, og du kende den rigtige modtager afdeling. Konverter til manuel Det er muligt at kontere kreditnotaen til en manuel. Ved at konvertere kreditnotaen til en manuel har du mulighed for at redigere i kreditnotaens indhold. Afvis Kreditnota Du kan kun afvise en Kreditnota, hvis du mener at leverandøren har lavet en fejl på Kreditnotaen. Når du afviser en Kreditnota, så vil den skifte status til Kreditnota afvist, og du er derfor nød til at kontakte leverandøren, og bede om en kreditnota. Husk at bede leverandøren om at anføre Kreditnotanummeret på kreditnotaen, så kreditnota og Kreditnota kan sammenkobles. Rediger Klik på Rediger for at behandle fakturaen. Se næste afsnit for redigering af faktura. 33

34 7.2.1 Rediger kreditnota Kommentar: I kommentar feltet kan du påføre en kommentar. Det anbefales at du skriver en kommentar, såfremt du sender Kreditnotaen videre til en anden person, således at denne kan kende forudsætning for at modtage Kreditnotaen fra dig. Historik: I historik feltet kan du se hvor Kreditnotaen tidligere har været hos. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele Kreditnotaen, medmindre der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan også udfyldes af en rekvirent eller en disponent, når du modtager Kreditnotaen. Da du også har mulighed for at redigere i hovedkontering, så vil det være dig som har den endelig ansvar for at konteringen er rigtig udfyldt. Gem Kreditnota Du har mulighed for at gemme Kreditnotaen på din personlige forside, imens du behandler den. Kreditnotaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Send til rekvirent Du har mulighed for at sende kreditnotaen til en rekvirent til videre behandling. 34

35 Send til Disponent Du kan også vælge at sende fakturaen direkte til en disponent. 7.3 Tilknyt faktura til kreditnota I IndFak kan du tilknytte en faktura til en kreditnota og herved få mulighed for at sammenholde de to dokumenter. Når du tilknytter en faktura til kreditnota, som beskrevet i tidsligere afsnit, så vil det blive afspejlet i fanebladene, hvor fakturaen og kreditnotaen vil være tilgængelig. En faktura kan også have en ordre tilknyttet. Hvis du har en kreditnota, som refererer til en faktura, hvor fakturaen også referer til en ordre, så vil der vises 4 faneblade, nemlig ordre, varemodtagelsen, faktura og kreditnota. I eksemplet nedenunder er der derudover også et varemodtagelses faneblad. 35

36 Send til anden disponent Fremsend kreditnotaen til disponent for godkendelse. Konverter til manuel Det er muligt at kontere kreditnotaen til en manuel. Ved at konvertere kreditnotaen til en manuel har du mulighed for at redigere i kreditnotaens indhold. Gem Kreditnota Du har mulighed for at gemme Kreditnotaen på din personlige forside, imens du behandler den. Kreditnotaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. 8. Påmindelse I IndFak er det muligt for leverandører at fremsende en rykker. En rykker fungere på samme måde som en faktura, men det er muligt at knytte påmindelse og faktura sammen. Når en påmindelse modtages i IndFak er der flere faktorer, som afgør hvor i jeres organisationsenhed, påmindelsen lander. Når en påmindelse modtages i IndFak, så vil den gennemgå nedenstående validering i nævnte rækkefølge. 1. Påmindelse har en faktura reference 2. Såfremt påmindelse har en faktura reference, så vil fakturaen knytte sig til fakturaen. Begge dokumenter vil skulle behandles. 36

37 3. Påmindelsen har en reference person Hvis leverandøren har angivet en reference person på påmindelsen, så vil fakturaen forsøge at finde referenceperson i IndFak, og dermed sendes direkte til bruger. 4. Der er udpeget en standard fakturafordeler Hvis der er udpeget en standard fakturafordeler, så vil påmindelser, som ikke opfylder ovenstående kriterium, blive sendt direkte til standard fakturafordeler og lande på dennes forside. 5. Ingen af ovenstående kriterier er opfyldt Hvis ingen af ovenstående krav er opfyldt, så vil rykkeren blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter den og videresende den til rette person. Det er muligt for en rykker at indeholder gebyr. Herved skal rykkeren konteres på samme måde som en faktura. Såfremt rykkeren ikke indeholder gebyr, så er det ikke muligt at kontere den. 8.1 Behandle en rykker Når du som Fakturafordeler har modtaget en rykker eller fremsøgt den, så skal du behandle den på samme måde som en faktura. 37