Modtager(e): Ledere af SNUK, UVAEKA og Information & Vejledning AU Studieadministration de tværgående bånd Dato: 12. december 2011 Ref: mvl Side 1/6 Det fremgår af udmeldingen af 9. marts, at fællesadministrationen varetager følgende opgaver: Generel administration og udarbejdelse af fælles retningslinjer Udvikling og drift af fælles systemer Opgaveløsning, der kræver spidskompetencer, hvor hele universitetet er den nødvendige kritiske masse Den samlede FALK-kreds har suppleret ovenstående og ønsker, at AU administrationen skal være kendetegnet ved følgende principper: - Brugerorientering - Professionalisering - Standardisering (90 10) - Digitalisering - Effektivisering I AU Studieadministration er der således fastlagt en række opgaver, der skal løses i fællesskab med udgangspunkt i ovenstående. Derudover er der defineret og beskrevet en række processer, der understøtter de studieadministrative kerneopgaver. AU Studieadm., Vicedirektør Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 8000 Aarhus C Tlf.: Fax: 871 52824 E-mail: mvl@adm.au.dk www.au.dk/au
Side 2/6 Dette papir beskriver de tre tværgående bånd, der i praksis skal sikre, at studieadministrationen implementerer og lever op til ovenstående principper og målsætninger. Tværgående bånd De tværgående bånd er: Uddannelseskvalitet og studienævnsbetjening (SNUK) (grøn) Undervisning og eksamen (UVA/EKA) (blå) Information og vejledning (gul) Båndenes skal, med udgangspunkt i de af FALK-kredsen opstillede principper for den samlede administration samt beslutninger truffet i funktionschefkredsen fastlægge fælles best practice og implementere denne på tværs af hovedområderne løse opgaver/initiere løsning af opgaver, der bedst løses i fællesskab på tværs af hovedområderne effektuere ledelsesbeslutninger indenfor det faglige felt sikre koordinering, erfaringsudveksling og samarbejde i snitflader til institutter, andre vicedirektørområder mv. Arbejdet i de tværgående bånd Medlemmerne i båndene er de respektive front-office ledere i de 4 hovedområders centre samt korresponderende repræsentant fra back-office. Båndene konstitueres med en tovholder, der fungerer som formel kontaktperson for båndet.
Side 3/6 Alt efter emne og problem, der søges belyst eller behandlet suppleres møderne med relevante specialister fra back-office, front-office eller andre vicedirektørområder mv. Dertil deltager i hver gruppe én repræsentant for Forretnings- og systemstøtte enheden. Der ydes sekretariatsbetjening efter behov. Alle medlemmerne kan få punkter på dagsordenen, og alle medlemmer har pligt til at medvirke til at bringe relevante punkter op i fællesskabet og prioritere mellem disse, hvad enten disse har rod i deres egen enhed eller (politiske) bagland eller er meddelt dem fra f.eks. et andet vicedirektørområde, institut mv. Et bånd har kun beslutningskompetence ved konsensus blandt medlemmerne. Båndet drøfter de relevante problemstillinger, der opstår inden for det faglige felt og søger at opnå enighed om handling, retningslinjer m.v. Hvis båndet er enigt, kan beslutninger umiddelbart eksekveres og skal således ikke konfirmeres i funktionschefkredsen. Hvis der ikke kan opnås enighed om et spørgsmål, skal problemstillingen bæres ind i funktionschefkredsen af tovholderen i form af et beslutningsoplæg, hvoraf dissensen fremgår. Hvis blot ét medlem af båndet ønsker det, skal tovholderen bringe et emne ind i funktionschefkredsen til afklaring. I det omfang det ikke er muligt at få en opgave håndteret, skal det også bringes ind i funktionschefkredsen af tovholderen. I sidste ende er det vicedirektøren, der træffer beslutning. Uafklarede snitflader til de øvrige vicedirektørområder skal kortlægges og forelægges vicedirektøren, så eventuelle problemstillinger kan bæres videre til de øvrige vicedirektører mhp. at etablere ensartede snitflader på alle fire hovedområder.
Side 4/6 Oplysninger om deltagere, mødeplan, referater, beslutninger mv. lægges på den studieadministrative portal. De tværgående bånd konstitueres som beskrevet nedenfor og er ansvarlig for de listede processer i relation til det samlede proceslandskab for studieadministration på Aarhus Universitet. Vejledningsbåndet Medlemmer af vejledingsbåndet er: lederne for vejledning på de administrative centre lederen af den centrale vejledningsenhed (tovholder) Deltagere er: én repræsentant for Forretnings- og systemstøtte evt. sekretær specialister efter behov Vejledningbåndet er ansvarlig for processerne: Foretag studievejledning
Side 5/6 Båndet for studienævnsbetjening og kvalitet (SNUK) Medlemmer af SNUK er: lederne for Uddannelseskvalitet og studienævnsbetjening på de administrative centre én person fra Kvalitetsenheden (tovholder) Deltagere er: én repræsentant for Forretnings- og systemstøtte evt. sekretær specialister efter behov Båndet for studienævnsbetjening og kvalitet er ansvarlig for processerne: Godkend og udbyd uddannelse Foretag individuel sagsbehandling Kontrollér studieprogression Båndet for undervisnings- og eksamensadministration (UVA/EKA) Medlemmer af UVA/EKA er: lederne for Undervisnings- og eksamensadministration på de administrative centre Da der ikke er en naturlig korrespondance med back-office kan tovholderen med fordel konstitueres af båndet selv. Deltagere er: én repræsentant for Forretnings- og systemstøtte evt. sekretær specialister efter behov Båndet for undervisnings- og eksamensadministration er ansvarlig for processerne: Planlæg og afvikl undervisning Planlæg og afvikl eksamen Udsted bevis Maria Volf Lindhardt, december 2011
Side 6/6