Høringssvar. Medarbejderne i BSS Studier. September 2014

Transkript

1 Dato: 15. september 2014 Side 1/9 Høringssvar Medarbejderne i BSS Studier September 2014 Vejledning og studieinformation, BSS Aarhus Universitet Tåsingegade Aarhus C Tlf.: Fax: studier.bss@au.dk

2 Side 2/9 Indholdsfortegnelse: Indledning og sammenfatning af fælles pointer Høringssvar fra medarbejdergrupper: Team Erhvervssprog og Psykologi Team Statskundskab og Jura Høringssvar fra Janne Højriis Olesen, Louise Bornemann Søe, Charlotte Bak Svendsen, BSS SNUK VEST medarbejderne

3 Side 3/9 Indledning og sammenfatning af fælles pointer På baggrund af Universitetsledelsens forslag som opfølgning på problemanalysen, har BSS Studiers medarbejdere udarbejdet følgende høringssvar. Høringssvaret indeholder denne fælles indledning og opremsning af fælles pointer, samt svar fra forskellige grupper af medarbejdere. De forskellige høringssvar viser, at både arbejdsopgaver og baggrund har stor indflydelse på holdninger, og de svarer derfor ikke overens på alle punkter. Vi har i medarbejdergruppen været enige om at alle skulle komme til orde, og at det er vigtigt, at forskelligheder også præsenteres og tages med i overvejelserne. Vi er positive overfor, at universitetsledelsen har indledt en proces, hvor man aktivt ønsker at inddrage og høre medarbejdernes holdninger til de problemer, der er i organisationen. Samtidig vil vi som administrative medarbejder også gerne pege på, at der også er mange successer i administrationen, som vi ikke skal overse i denne proces. Der er en udbredt træthed over forandringer og omorganiseringer flere steder i administrationen. Medarbejderne i de administrative centre, har været under hårdt pres, både arbejdsmæssigt og i fyringsrunden, hvorfor der er brug for ro og kontinuitet i dagligdagen. Mange af de gode tiltag skal også have tid til at blive implementeret og dette sker ikke, hvis vi ændrer på det hele, uden at have det for øje, som faktisk virker i den nuværende struktur. Derudover har rektors udmelding om evt. udflytning af administrative medarbejdere til institutter eller fakulteter givet anledning til mange tanker, både positive og negative. For BSS Studier er det også vigtigt, at ledelsen er opmærksom på, at flere medarbejdere servicerer uddannelser på flere institutter, der ligger på flere lokaliteter, hvorfor en fornuftig udflytning til institutter kan være vanskelig i forhold til nogle funktioner. Derudover er der desværre også en tendens til at man glemmer de uddannelser, der ikke ligger i 8000 C, f.eks. har vi også kollegaer og studerende på AU Herning! Der er i Universitetsledelsens løsningsforslag ingen tidsplan for processen efter bestyrelsens udmelding i november. Det er et stressmoment for medarbejderne i de administrative centre, at vi ikke kender processens videre forløb og vi ønsker derfor en snarlig afklaring eller en gennemskuelig tidsplan. Umiddelbart mener vi, at det er vigtigt, at der opretholdes tydelige ledelsesstrenge, så medarbejdere der evt. bliver fysisk placeret på et institut, ikke risikerer at skulle forholde sig til både en institut- og en administrativ ledelse. Vi kan se fordele i at administrative centre flytter ophæng fra VD-området til et dekanat. En af omkostningerne ved den centraliserede administration er netop den manglende

4 nærhed til især de faglige miljøer. Vi vil fortsat gerne udvikle og skabe større sammenhæng imellem den administrative praksis og de faglige miljøer, der står for undervisning og forskning. Side 4/9 Organiseringen af de studieadministrative centre bør fokusere på brugernes behov og ikke mindst AUs godt studerende. For os der til daglig arbejder tæt på studerende er det vigtigt, at de ikke kommer til at opleve serviceforringelser og komplekse sagsgange. En indgang, både som fysisk servicecenter og via studieportaler og LMS er, er at foretrække fremfor en fragmenteret administration. Studieadministrationen yder også megen myndighedsbetjening og skal sikre implementering af flere større projekter de kommende år, f.eks. fremdriftsreform og digital eksamen. Der vil derfor fortsat være et behov for standardisering og ensretning af systemer og procedurer. Vores forslag er derfor, at man identificerer de positive administrative procedurer, som faktisk er opnået de sidste tre år, og derefter arbejder med en struktur, der sikrer kontinuitet og fortsat udvikling. Hvis de administrative centre flytter ophæng fra VD-områderne til et dekanat, hvor en administrationschef får den øverste ledelse for hele fakultetsadministrationen, skal det sikres at administrationscheferne får det fornødne overblik og viden til at kunne lede medarbejdere med meget forskellige arbejdsopgaver og faglig baggrund. Medarbejderne har været vant til en vicedirektør med ekspertviden om netop sit VD-område, og denne ekspertise skal overbringes til den nye ledelse. Derudover bør det også prioriteres at opbygge velfungerende samarbejdsorganer for administrationen på LSU og LAMU niveau, der matcher de meget velfungerende LSU er og LAMU er vi har i den nuværende VD-organisering. Ovenstående er fælles bekymringer og tanker, der er dækkende for medarbejderne i BSS Studier. Herunder finder I høringssvar fra fem medarbejdergrupper. Disse høringssvar indeholder mere specialiserede og fagnære overvejelser, som er vigtige at tage med, når der tages stilling til den fremtidige studieadministrative organisering. De følgende høringssvar giver ligeledes et godt billede af de mange forskellige opfattelser, bekymringer og overvejelser rektors svar på problemanalysen har afstedkommet. Det er derfor vigtigt, det hele læses, da det ellers ikke er dækkende for alle medarbejdere i BSS Studier. Med venlig hilsen På medarbejderne i BSS Studiers vegne Marie Louise Bro Pold

5 Side 5/9 Høringssvar fra Uddannelsesteamet for Erhvervskommunikation/psykologi/ICM vedr. problemanalysen Dennis Haarup Carlsen, Denny Damgaard Nielsen, Annette Bech-Larsen, Majbritt Nielsen, Marianne Petersen, Gitte Nielsen, Hanne Falsig Fysisk placering Hvis medarbejdere fysisk flyttes ud på institutterne, vil megen videndeling og mulighed for sparring gå tabt, hvilket må anses for et tilbageskridt, da der er en høj grad af faglighed og professionalisme i arbejdet i administrationen. Arbejdet og systemerne er meget komplekse, og faglig sparring inden for afdelingen er derfor en nødvendighed. Det er vigtigt, at der er sammenhæng i administrationen, og at vi opfattes som og arbejder som en enhedsadministration. Det vil desuden være svært at bibeholde den nuværende teamorganisering, hvor medarbejdere og supportgrupper går på tværs af institutter, hvis (nogle) medarbejdere placeres decentralt. Teamorganiseringen sikrer, at vi kan løse de administrative arbejdsopgaver langt smidigere, og at vi kan gøre brug af hinandens ekspertiser (samt aflaste hinanden i spidsbelastningsperioder og ved sygdom). Det er vores opfattelse, at en decentralisering vil medføre øget sårbarhed i afdelingen. Det er ligeledes svært at forestille sig en løsning, der er forskellig for de enkelte medarbejdere, dvs. at nogle fysisk har kontor på et institut og andre sidder centralt. Det er vigtigt med tydelige ledelsesstrenge, og medarbejdere, der fysisk er placeret på et institut, vil sidde langt fra ledelsen på BSS Studier, og afdelingen vil let blive splittet. Der vil fortsat være et vist behov for standardisering og ensretning af systemer og procedurer, hvilket en decentral placering af medarbejderne vil vanskeliggøre. Tættere tilknytning til dekanatet Teamet ser positivt på at rykke tættere på dekanatet, da vi føler en stærkere tilknytning til dekanatet end til vicedirektøren. Der blev dog udtrykt bekymring for, at den mest optimale fysiske placering af de enkelte medarbejdere er op til en forhandling mellem institutleder, dekan og administrationschef.

6 Side 6/9 Høringssvar til problemanalysen fra team Jura, Statskundskab og samfundsfag: Solveig Andsbjerg, Tina Aronro, Adam Galai, Bente Østergaard Hansen, Katrine Pinholt Hall, Astrid Larsen Som indledning vil vi gerne give udtryk for, at vi ser oplægget forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen som en meget positiv tilretning af omorganiseringen. I den forbindelse vil vi gerne give vores ønsker til kende til forandringen. Generelt ser vi, at de arbejdsopgaver, der er i teamet i dag, hører til i teamet. Vi har kun et arbejdsområde som vi ikke mener, er hensigtsmæssigt lagt under BSS-studier. Administrativ indskrivning: er flyttet fra AU-studier til BSS-studier. Vi mener ikke det er placeret rigtigt. Administrativ indskrivning bør flyttes tilbage til AUstudier, Optag. F.eks. er der nogen potentielle studerende, der både søger om optag via KOT og Administrativ indskrivning. Bliver de optaget via KOT optager de en KOT plads selvom, de også bliver administrativt indskrevet. F.eks. potentielle studerende, der ønsker optag på BA i Jura med en HA(Jur.) baggrund. Det sker, da det ikke er samme afdeling der administrerer alt optag. Teamet er overvejende åben overfor en fysisk flytning, hvis målet er at skabe større nærhed til det miljø, der serviceres/administreres op imod = tættere samarbejde. I dag sidder vi fysisk sammen med vores Erfa-grupper dog samtidig med vi også sidder tæt på de øvrige i teamet. Det vil kunne fungere at Erfa-gruppen ikke sidder fysisk tæt sammen, da man ikke nødvendigvis har brug for daglig kontakt. Vigtigt for temaet er et ønske om, at studievejlederne igen kommer fysisk tættere på administrationen/ teamet for de enkelte studier, så den gode daglige kontakt igen kan være med til at give de studerende den bedste vejledning. Vi må erkende, at der går vigtig information tabt til studievejlederne som de skal bruge i vejledningen af studerende ved manglende daglig kontakt. Vi kunne se BSS-PLAN med stor fordel sammenlagt med BSS-studier under Fakultetet. Det kunne også give god mening at BSS-Forskning og Talent er sammenlagt med BSSstudier, da vi arbejder meget på tværs omkring Internationalisering (Incoming/outgoing studerende). Der er flere arbejdsopgaver som Forskning og Talent har for nogen studier og BSS-Studier har de samme opgaver for andre studier, hvorfor der ses, at der i forvejen ikke er en klar snitfladeopdeling. Efter- og videreuddannelsen kunne eventuelt også være en naturlig del af Studier

7 Side 7/9 Høringssvar fra Janne Højriis Olesen, Louise Bornemann Søe, Charlotte Bak Svendsen, BSS SNUK Høringssvar problemanalysen, del I, 20. august 2014 Der er behov for at skabe/genskabe en højere grad af forståelse for det enkelte fakultetsbehov og på den anden side det samlede universitets behov. Vi er åbne over for, at administrationschefen med reference til såvel dekan som til universitetsdirektør - overtager det ledelsesmæssige ansvar for BSS. Beslutninger om eventuelle ændringer i fysisk placering træffes bedst lokalt, men bør afvente effekterne af ændringer i den organisatoriske forankring. Uanset at der inden for visse områder er sket en professionalisering af administrationen, er der på samme tid sket et vist tab af professionalisme især hvad angår de opgaver, der kræver en hensigtsmæssig balance mellem administrative og uddannelsesfaglige/uddannelsespolitiske hensyn. Der er behov for en genopretning også i lyset af universitetsledelsens krav om, at den administrative støtte fremover skal basere sig på et bredere kvalitetsbegreb. Vi er åbne over for forandringer til det bedre, og opfatter universitetsledelsens initiativer til at justere den nuværende organisering som positive og nødvendige.

8 Side 8/9 VEST BSS høringssvar til Problemanalysen Majbritt Nielsen, Kathrine Raagaard Nielsen, Marie Louise Bro Pold, Mette Bak Odder og Michael Mejlgaard Udby Som vejledningsenhed kan vi se flere fordele i at overgå til en fakultetsadministration, hvor budget og ledelse af BSS Studier overgår til dekanen og en administrationschef. Det er vores håb at denne model kunne sikre hurtigere beslutningsprocesser og mere fagnære løsninger. Derudover kunne denne organisatoriske struktur bringe os tættere på de faglige miljøer, hvorved vi i vejledningsarbejdet kan arbejde mere fokuseret på at skabe nærhed til de enkelte institutter. Samtidig er det også vigtigt, at understrege, at enhedsadministrationen har bidraget positivt til at vi som administration også er blevet professionaliseret og dygtigere af at arbejde sammen. Hvis vi overgår til en fakultetsadministration er det vigtigt, at det fortsat prioriteres, at vi samarbejder på tværs af fakulteter og fællesadministration og det sikres, at det høje faglige niveau anerkendes og udvikles. Derudover har vi følgende input: Omstrukturering af fællesadministrationen og vicedirektørområder Vi ser mulighed for, at nogle af de vejledningsaktiviteter og vejledere placeret i Fredrikshus, med fordel kunne placeres på de enkelte fakulteter, og dermed kunne give mere fagnær studievejledning. Dog bør det pointeres, at der er opgaver, som fortsat bør varetages af en central fælles studievejledning: - Fortsat koordinering og styring af projekter såsom bachelorbog, studieguiden og fælles rekrutteringsarrangementer som U-Days og Studiepraktik. Denne koordinering har vi oplevet som utrolig værdiskabende både for os som fakultet, men især for AU som helhed. Desuden sikrer det, at de opgaver der giver mest mening at lave centralt, bliver lavet der, så der bliver skabt plads til, at de mere fagspecialiserede opgaver, er placeret på fakulteternes studievejledninger. - På trods af der sker omstrukturering af tilhørsforhold og vicedirektørområder vil vi foreslå, at man fastholder et VEST-bånd, der fortsat kan koordinere og kvalificere de vejledningstilbud, som vi har på AU. Vi har siden fusionen oplevet, at samarbejdet på tværs af hovedområderne, har skabt mange gode resultater, og ført til en mere fælles og professionel studievejledning på hele AU. Det har blandt mange projekter betydet, at vi nu har en fælles og sammenlignelig dataindsamling og analyse af vejledningshenvendelser på hele AU, hvorved vi bedre kan tilrettelægge proaktiv studievejledning.

9 Derudover har vi kunne lave kollektive vejledningsarrangementer, hvor vi har kunnet nå ud til flere studerende ad gangen, da vi har blandet studerende fra flere fakulteter. Side 9/9 - Overordnet set ville det være meget givtigt, hvis man tænkte ændringer med øje for, at de afdelinger der har direkte kontaktflade med studerende, får bedre muligheder for at samarbejde. Dette gør sig gældende inden for f.eks. Efter- og videreuddannelse hvor der kunne høstes en del synergieffekt, hvis både fuldtidsog deltidsstuderende var tænkt samlet. Dette gælder især også i forhold til rekruttering af nye studerende, men også for at skabe sammenhæng mellem alle vores tilbud rettet mod uddannelsessøgende. Vi antager også, at en sammenlægning ville betyde, at samarbejdet mellem medarbejderne på de to områder, vil blive styrket til fordel for de studerende. Fakultetsadministration Som skrevet tidligere kan vi se muligheder i at BSS Studier overgå til fakultetets ledelse. Særligt vil vi gerne foreslå, at der specifikt bliver angivet, at fakulteterne har mulighed for at lave løsninger, der er mere tilpasset de enkelte institutter. Her tænker vi især på AU Herning, hvor mange løsninger der fungerer på AU Aarhus, ikke nødvendigvis er de bedste løsninger for AU Herning. Særligt i forhold til rekruttering af studerende, hvor målgrupperne i nogle henseender er vidt forskellig. Derudover forventer vi, selvom der sker en overgang til fakultetsadministration, at Universitetsledelsen stadig har viljen til at fortsætte professionaliseringen af studievejledningen, således det ikke kun er op til den enkelte dekan, at fastlægge et niveau samt en struktur for dette. Vi har siden fusionen arbejdet med, at der på alle studier og institutter er veluddannede studievejledere, der har yderligere kompetencer end at kunne reglerne på de enkelte studier. Hvis fokus forsvinder fra denne professionalisering, vil det også betyde, at vi står værre rustet til at håndtere den gruppe af studerende med stress og studievanskeligheder, som vi forventer, kommer til at opstå i forbindelse med fremdriftsreformen. Samtidig skal det sikres, at administrationscheferne har det fornødne overblik og viden til at kunne lede medarbejdere med meget forskellige arbejdsopgaver og faglig baggrund, da medarbejderne jo har været vant til en vicedirektør med ekspertviden om netop sit VD-område. Vi ser frem til et knap så forandret, men styrket AU for fremtiden! Med venlig hilsen Vejledning og Studieinformation, BSS